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Office 365 のチームサイトを 美味しく つかう 10 の方法

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2013年5月10日、Community Open Day 北陸会場でのセッションスライドです。なにかととっつきにくい「チームサイト(SharePoint Online)」について、ぜひ、まずこんな使い方をしてみて欲しい!という用途を10項目、ご紹介しました。

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Office 365 のチームサイトを 美味しく つかう 10 の方法

  1. 1. チームサイトを 美味しく つかう10の方法Community Open Day 2013 北陸会場
  2. 2. Office 365 とは• Microsoft が提供するクラウドサービス。• Exchange(メール)、Lync(IM、IP電話、会議)、SharePoint(グループウェア) 等の Microsoft のエンタープライズ製品を、ウェブ経由/サブスクリプション形式で利用できる。• Office のライセンスもサブスクリプション形式で提供。• 2013年より Office の新しい提供形態である Office ProPlus 開始。
  3. 3. Office 365サイト小規模チームから大規模組織まで対応
  4. 4. チームサイトとは• Office 365 のサービスのひとつ「SharePoint Online」の別称。• グループウェア機能。オンプレミスサーバー製品である SharePointServer とほぼ同一の機能が提供される。• 一部、機能制約や独自機能がある。
  5. 5. チームサイト(補足)• 画面構成の関係で誤解されがちだが「SkyDrive Pro」「ニュースフィード」も SharePoint Online の一部。• SharePoint Online に標準で用意されるサイト(領域)の名前も「チームサイト」。かつ新しくサイトを作成する際のテンプレートにも「チームサイト」があるため混乱を招く。
  6. 6. SharePoint Online は難しい?• ある程度 事実。• 企業内設置(オンプレミス)システムとして設計されているため、クラウド的「すぐ使える」サービスになりきれていない傾向。• 業種や規模を問わない「汎用性」に特化した設計思想から、利用側もまず「自社業においてどのように活かすか?」業務設計が重要。
  7. 7. このク●システム!
  8. 8. SharePoint はとっつきにくい が、難解 なシステムではない
  9. 9. 本日の内容「10の方法」1. 個人ファイル管理2. チームファイル管理3. メール共有4. クローズドサイト5. チームタスク管理6. チーム予定管理7. アンケート8. 意見交換(ディスカッション)9. ポータルサイト10.契約外ユーザーの招待
  10. 10. 自己紹介
  11. 11. シンプレッソ・コンサルティング株式会社http://simplesso.jp
  12. 12. 自己紹介• SharePoint/O365コンサル• 元 ユーザー企業 システム部• ナレッジマネジメント、情報共有、文書管理、ノーツ移行• エンタープライズ ソーシャル• 非技術系/運用 展開 活用領域
  13. 13. Webメディア/連絡先• Office 365 勉強会• Japan SharePoint Group• ブログ SharePoint Maniacs• ブログ The Simplest Essence• Twitter @saruhiko• FB /kazuhiko.Nakamura• Mail kaz@simples.jp
  14. 14. Microsoft MVPMVP SharePoint (2009/10-2011/9)MVP Office 365 (2012/10-)
  15. 15. 著書TechNet IT Pro シリーズOffice 365チームサイト 活用ガイド(日経BP)
  16. 16. 1.個人ファイル管理
  17. 17. ユーザあたり 7GB の SkyDrive Pro
  18. 18. フォルダ/ファイル単位でアクセス権設定
  19. 19. ドラッグ&ドロップでアップロード
  20. 20. エクスプローラで開く/ドライブ割当て可
  21. 21. SkyDrive Pro クライアントによる同期
  22. 22. Office Web Apps による閲覧と編集
  23. 23. OneNote Web Apps
  24. 24. ドキュメントのその他の機能チェックイン/アウトバージョン管理メール通知RSS配信(更新情報)ダウンロードしないで編集キーワード検索ワークフロー(エージェント)匿名アクセス(SkyDrive Pro限定)
  25. 25. 2.チームファイル管理
  26. 26. チーム用の「ドキュメント」
  27. 27. サイトコレクションの容量制限(クォータ)
  28. 28. 2.ファイル管理機能の制約• 動作(アップロード/ダウンロード)速度は早くない。• ファイルあたり250MB迄。• フォルダーにアップロードできるファイルの数は5,000個まで。• SkyDrive Proによる同期はライブラリあたり20,000ファイルまで。• 契約容量は10GB+ユーザーあたり500MB(追加可能)。• 個人用ドキュメント容量(7GB)は拡張できない。
  29. 29. 3.メール共有
  30. 30. サイトメールボックス機能
  31. 31. OWAでメールを参照/作成
  32. 32. • ・Outlook 2013 クライアントに接続可
  33. 33. 4.クローズドサイト
  34. 34. 目的毎のサイトを権限で管理
  35. 35. サイトを「フォロー」してブックマーク
  36. 36. 5.チームタスク管理
  37. 37. タスクリスト(アプリ)
  38. 38. 全サイト+Exchangeのタスクを集約
  39. 39. Outlook クライアントと同期可能
  40. 40. 6.チーム予定管理
  41. 41. Outlook 予定表互換(複数作成可)
  42. 42. SharePoint 予定表の特徴• 基本機能は Outlook クライアント互換。• サイト内に複数の予定表を作成できる。• 複数の予定表をひとつのカレンダー画面に重ねて表示できる。• 予定表または予定単位で細かく権限を設定できる。• Exchange 予定のとりこみは利用できない• Outlook クライアントと同期できる。
  43. 43. 7.アンケート
  44. 44. 簡易アンケートの仕組み• ・
  45. 45. アンケート回答画面• ・
  46. 46. SharePoint アンケートの特徴• ページング• 途中保存(※自動的にページング)• 回答による設問分岐(※自動的にページング)• 複数回答の可/不可• 匿名回答(※厳密ではない)• スプレッドシートへの結果エクスポート• 書式は利用できない(URLを除く)• 画像は利用できない• 設問の動的な変更ができない。• 匿名アクセスを許可できない。
  47. 47. パブリックなアンケートは Excel• /
  48. 48. 回答→結果はエクセルファイルに記録
  49. 49. 8.ディスカッション
  50. 50. 一般的なフォーラム形式
  51. 51. Outlook クライアントに接続可
  52. 52. 9.ポータルサイト/ブログ/WIKI
  53. 53. Wiki 機能
  54. 54. Blog 機能
  55. 55. CMS(Webページデザイン)機能
  56. 56. 10.契約外ユーザーの招待
  57. 57. サイトを[共有]する
  58. 58. 招待メールが届く
  59. 59. アカウントを選択(組織=O365)
  60. 60. 外部ユーザーとしてサイトにアクセス
  61. 61. Microsoft アカウントで外部ユーザーを招待• Microsoft アカウントで特定サイトに組織外のユーザーを招待することができる(無償)• Office 365 アカウントでの招待も可能• 機能制限なし• 実質的に人数制限なし
  62. 62. まとめO n l i n e

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