Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Apostila Auxiliar Administrativo

118,704 views

Published on

Apostila Auxiliar Administrativo

Published in: Education
  • DOWNLOAD THAT BOOKS INTO AVAILABLE FORMAT (2019 Update) ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... Download Full PDF EBOOK here { http://bit.ly/2m6jJ5M } ......................................................................................................................... Download Full EPUB Ebook here { http://bit.ly/2m6jJ5M } ......................................................................................................................... Download Full doc Ebook here { http://bit.ly/2m6jJ5M } ......................................................................................................................... Download PDF EBOOK here { http://bit.ly/2m6jJ5M } ......................................................................................................................... Download EPUB Ebook here { http://bit.ly/2m6jJ5M } ......................................................................................................................... Download doc Ebook here { http://bit.ly/2m6jJ5M } ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... ................................................................................................................................... eBook is an electronic version of a traditional print book that can be read by using a personal computer or by using an eBook reader. (An eBook reader can be a software application for use on a computer such as Microsoft's free Reader application, or a book-sized computer that is used solely as a reading device such as Nuvomedia's Rocket eBook.) Users can purchase an eBook on diskette or CD, but the most popular method of getting an eBook is to purchase a downloadable file of the eBook (or other reading material) from a Web site (such as Barnes and Noble) to be read from the user's computer or reading device. Generally, an eBook can be downloaded in five minutes or less ......................................................................................................................... .............. Browse by Genre Available eBooks .............................................................................................................................. Art, Biography, Business, Chick Lit, Children's, Christian, Classics, Comics, Contemporary, Cookbooks, Manga, Memoir, Music, Mystery, Non Fiction, Paranormal, Philosophy, Poetry, Psychology, Religion, Romance, Science, Science Fiction, Self Help, Suspense, Spirituality, Sports, Thriller, Travel, Young Adult, Crime, Ebooks, Fantasy, Fiction, Graphic Novels, Historical Fiction, History, Horror, Humor And Comedy, ......................................................................................................................... ......................................................................................................................... .....BEST SELLER FOR EBOOK RECOMMEND............................................................. ......................................................................................................................... Blowout: Corrupted Democracy, Rogue State Russia, and the Richest, Most Destructive Industry on Earth,-- The Ride of a Lifetime: Lessons Learned from 15 Years as CEO of the Walt Disney Company,-- Call Sign Chaos: Learning to Lead,-- StrengthsFinder 2.0,-- Stillness Is the Key,-- She Said: Breaking the Sexual Harassment Story That Helped Ignite a Movement,-- Atomic Habits: An Easy & Proven Way to Build Good Habits & Break Bad Ones,-- Everything Is Figureoutable,-- What It Takes: Lessons in the Pursuit of Excellence,-- Rich Dad Poor Dad: What the Rich Teach Their Kids About Money That the Poor and Middle Class Do Not!,-- The Total Money Makeover: Classic Edition: A Proven Plan for Financial Fitness,-- Shut Up and Listen!: Hard Business Truths that Will Help You Succeed, ......................................................................................................................... .........................................................................................................................
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • Pode enviar para meu e-mail? luciana.normando@hotmail.com obrigada!
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • ola..... vc pode me enviar a apostila por e-mail? rzocoli@gmail.com
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • Por gentileza, gostaria de obter ambas as apostilas. Se possível a encaminhe em meu e-mail: adriano.ferreira@fatecitapetininga.edu.br
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here
  • Pode me mandar essa apostila no email: saionara_campos@hotmail.com
       Reply 
    Are you sure you want to  Yes  No
    Your message goes here

Apostila Auxiliar Administrativo

  1. 1. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você. Parabéns por participar de um de nossos cursos. Você está investindo no seu futuro!Esperamos que este seja o começo de um grande sucesso em sua carreira. Desejamos boa sorte e bom estudo! Em caso de dúvidas, contate-nos: in-novarcursos@hotmail.com Atenciosamente, Equipe do In-Novar Cursos Relações interpessoais Relacionamento Interpessoal no Trabalho. 1
  2. 2. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você. 1.0 - O Fator Humano nas Organizações.Relacionamento Interpessoal significa relacionamento entre pessoas, englobando todos os tipos derelacionamento entre os seres humanos. Desde o seu nascimento, todo ser humano passa apertencer a uma família, já se envolve em seus primeiros relacionamentos interpessoais. Ao chegara fase adulta, o individuo terá estabelecido milhares de vínculos nas suas relações, participando degrupos sociais, relacionamentos afetivos e profissionais. Todos esses relacionamentos apresentam umacaracterística em comum: a comunicação.Podemos dizer que o homem não vive sozinho. O desenvolvimento da sociedade tornou as pessoascada dia mais dependentes de seu grupo. Isto também acontece no trabalho.A dimensão do trabalho na vida do homem é muito extensa. Há autores que afirmam que o homem vive:• No trabalho, pois tudo o que está a sua volta é fruto do trabalho, seu ou de outro individuo;•Do trabalho, pois é dele que se conseguem os recursos necessários para a sobrevivência;•Para o trabalho, pois nele pode realizar-se enquanto homem, sentindo-se útil, responsável,produtivo e reconhecido. 2.0 A Natureza da Comunicação Interpes soalComunicação: É o processo que consiste em transmitir e receber mensagens com finalidade deafetar o comportamento das pessoas. MENSAGEM EMISSOR BARREIRAS RECEPTOR FORMAÇÃO MORAL PERSONALIDADE IDEOLOGIAS/CULTURAS PREFERÊNCIAS/EMOCIONALIDADE REALIMENTAÇÃO/FEEDBACK Processo de Comunicação 2
  3. 3. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você.Se as pessoas descobrirem como agem e tentarem descobrir maneiras para compensar taiscomportamentos, isso os ajudará com mais eficiência no relacionamento interpessoal. Entendendo o Processo de Comunicação•Por meio de comunicação expressamos pensamentos, experiências e emoções;•A comunicação é o processo de transmitir e receber mensagens;•Para que a comunicação se realize, são necessários um emissor e um receptor;•A comunicação ocorre de duas maneiras: Verbal e não verbal. A comunicação VerbalÉ fundamental nos relacionamentos interpessoais alem de ser a mais utilizada. Ocorrem por meiode conversas, livros, jornais, radio TV, cartas, relatórios, entre outros. Exige cuidado e preparo,tanto da parte de quem a origina como a de quem a recebe. É necessário passar ideias com clareza,mas a comunicação nem sempre consegue atingir o objetivo de passar uma mensagem clara. A Comunicação Não verbalNesse tipo de comunicação, o emissor esta transmitindo mensagem com expressões faciais oucorporais e ainda por meio de gestos. Sem que se perceba, frequentemente se está transmitindomensagens. O comportamento inadequado de um condutor no trânsito gera “mensagens” negativasque permitem aos outros analisarem o seu perfil. Exemplos de comunicação não verbal no trânsito: EMISSOR CANAL OU VEÍCULO MENSAGEM RECEPTOR Condutor Buzina Atenção Pedestre Agente de Trânsito Som de Apito Pare Condutor Departamento de Símbolos de Sinalização Proibido Retornar Condutor Trânsito Motorista Conversão à esquerda Vou virar à esquerda Pedestre Problemas de Comunicação 3
  4. 4. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você. As causas principais das falhas de comunicação ou Ainda pela própria mensagem.•Dificuldade de expressão•Escolha inadequada do receptor•Escolha inadequada do meio•Falhas na mensagem•Diferenças de percepção. Condições para uma BOA Comunicação•Falar com clareza e precisão•Ter objetividade•Tom de voz moderado•Saber ouvir•Respeitar•Ter boa vontade, ser receptivo. Aprendendo a Administrar RelacionamentosAlem de uma comunicação eficiente, os indivíduos que possuem um bomrelacionamento interpessoal têm características especiais:  RESPEITO  FLEXIBILIDADE  BOM SENSO  HUMANIDADE  PACIÊNCIA  EQUILIBRIO  EMPATIA  RECEPTIVIDADE  IGUALDADE  EDUCAÇÃO  PERSISTENCIA Personalidade 4
  5. 5. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você.É o conjunto de características que torna a pessoa única a diferente das outras, ou seja, cada umtem a sua personalidade, pois os indivíduos pensam, sentem a gem de maneira bastantedistinta. A personalidade se forma quando ainda somos crianças e vai se adaptando ao ambienteem que vivemos, a medida que vamos crescendo.São fatores que determinam a personalidade:•Herança biológica•Ambiente•IdadeDeve-se ter cuidado ao formar opiniões precipitadas sobre outras pessoas, pois estas informaçõespodem se transformar em preconceitos ou estereótipos. PreconceitosTrata-se de conceito ou opinião formados antes de ter o conhecimento adequado.Alguns preconceitos são:•Criticar ideias e opiniões dos outros que não combinam com o que você pensa;•Julgar a pessoa precipitadamente sem considerar o seu estado emocional. Por exemplo: ela podeestar agressiva porque está vivendo um momento difícil. Ao relacionar-se com o outro, deve-seconsiderar as próprias emoções para não julgar o outro de forma errada.A revelação da personalidade acontece no relacionamento com as outras pessoas.Quando o individuo se conhece melhor, fica mais fácil conhecer o outro. Assim, melhora aqualidade dos relacionamentos. Melhorando os RelacionamentosUm aperto de mão, um sorriso ou um simples olhar de uma pessoa influencia nossospensamentos e sentimentos. E s t a m o s n o s r e l a c i o n a n d o c o m a s o u t r a s p e s s o a s t o d oo t e m p o . U m a d a s principais características do ser humano é que ele interage como seu meio e, ao mesmo tempo, sofre influências dele.O relacionamento interpessoal é uma troca, entre duas ou mais pessoas. Podemos também, a partirda nossa observação sobre uma pessoa, transferir a ideia que formamos para todo o grupo a queela pertença. Vejamos um exemplo: se você tem uma experiência desagradável com umapessoa estrangeira, isso não significa que todos os estrangeiros voa agir da mesma forma.Isso acontece quando pessoas ou grupos são rotulados. Por exemplo: Todos os adolescentes sãopreguiçosos. Essa afirmativa é um preconceito, porque nem todos os adolescentes são preguiçosos.Por isso esteja atento ao comportament o do outro como um todo, procurandoconhecer a pessoa como ele é. Assim, fica mais fácil o relacionamento coma s pessoas. Conhecendo e Respeitando as diferenças 5
  6. 6. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você.Todos nos somos diferentes no modo de pensar, de agir e de sentir. As diferenças e x i s t e m , e oimportante é saber reconhecê-las e lidar melhor come l a s , especialmente no momento de trabalho. Somos diferentes pela nossa maneira depensar e por muitas características pessoais. Cada individuo é um ser único compensamentos, sentimentos, atitudes e historias diferentes. R e s p e i t a n d o a d i f e r e n ç ad o o u t r o , v o c ê p o d e c o n q u i s t a r g r a n d e s relacionamentos! As diferenças semanifestam de acordo com as normas e os hábitos adquiridos na sociedade, ou seja, a cultura decada um. As diferenças existem, também, pelas crenças que cada grupo social tem.Você pode verificar que no ambiente de trabalho, quando sai ou entra outra p e s s o ana sua equipe, percebem-se muitas diferenças na forma com que aspessoas passam a se comportar uma com as outras, ate mesmo a produzir. Com a troca deexperiências e as diferenças de cada um, o grupo se transforma e todos aprendem ecrescem profissionalmente. Muitas vezes, as diferenças no ambiente de trabalho podem gerarconflitos. Por isso, é preciso ter cuidado com as reações preconceituosas ou de intolerância, poiselas criam barreiras para a troca de ideias, de conhecimentos e de experiências. Em nossosrelacionamentos, estamos sempre influenciando o comportamento de a l g u é m o u s e n d oinfluenciados.A i n f l u e n c i a a c o n t e c e n o s e n t i d o d e m u d a r o u acrescentar novas percepçõessobre as pessoas ou os fatos. Essas percepções podem confirmar ou alterar o quepensamos e sentimos, resultando (ou não) em mudança de comportamento.. INTRODUÇÃO AO MERCADO DE TRABALHO 6
  7. 7. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você.O que é empregabilidade?O termo surgiu na última década e pode ser definido como a qualidade que possui a pessoa queestá adequada com as exigências do mercado de trabalho. E m o u t r a s p a l a v r a s , q u a n t om a i s s u a s h a b i l i d a d e s s e a p r o x i m a r e m d o p e r f i l profissional exigido pelosnovos tempos, maiores serão as chances no mercado de trabalho; ou seja, maior será suaempregabilidade. A tendência deste início de século não é ter mais um emprego paratoda vida, mas sim, se tomar empregável para toda vida. Todap e s s o a d e v e concentrar-se no constante desenvolvimento de suas habilidades,administrar sua carreira para tomar-se empregável. B a i x a r a g u a r d a e me m p r e g a b i l i d a d e é s i m p l e s m e n t e f i c a r p a r a d o . Aliás, ficar parado é o mesmo queandar para trás.Você abaixa a guarda em termos de empregabilidade quando:•Pará de estudar;•P a r á d e s e a t u a l i z a r , i s t o é , n ã o l ê , n ã o v ê T V , n ã o v a i a o t e a t r o , n ã onavega na Internet, não vai a associações de classe, não conversa com colegas;•Acha que está bem instalado e se acomoda no lugar;•Para de ler anúncios de emprego perdendo interesse por eles;•Fecha-se deixando de conhecer novas pessoas, convivendo sempre comas mesmas;•Acha que salário, mesada do pai ou poupança vão durar para sempre;•Você começa a se perceber repetindo sempre as mesmas coisas sentindo um vazio existencial interno;•Fica adiando para o ano seguinte projetos antigos. Preparar-se para o mercado de trabalhonão é tarefa fácil, pois exige esforço no sentido de. Manter uma organização,atualização e em especial, não deixar-se abater.Como já falamos não baixar a guarda! PERFIL PROFISSIONAL Atuais exigências do mercado de trabalhoMuito mais que habilidades técnica, o mercado de trabalho atual exige das pessoas habilidadesrelacionadas à personalidade e ao comportamento de cada um. Isso significa que, além dotrabalhador saber como desempenhar bem uma profissão, utilizar corretamente osmeios e ferramentas de seu trabalho, ele deve possuir algumas habilidades quedeterminam sua conduta social. O trabalhador deve ter habilidades para trabalhar emequipe, cooperar com o próximo, ter ideias criativas no desempenho das atividades esoluções de problemas, saber resolver conflitos em seu ambiente de trabalho, motivarsua equipe e ainda, ter vontade e curiosidade de pesquisar e querer aprender mais e maissobre seu trabalho e sobre o mundo em geral. 7
  8. 8. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você.Analise estes dois exemplos:EMPRESA A:A empresa A é composta por pessoas com ótimas habilidades técnicas, todas interessadas em umobjetivo único e motivadas para alcançar tal objetivo. Os trabalhadores desta empresa respeitamuns aos outros e há bastante cooperação entre eles. As ideias são compartilhadas e estudadas emgrupo com a participação de todos. Tanto os sucessos quanto às derrotas são divididas.EMPRESA BE s t a e m p r e s a é c o m p o s t a p o r p e s s o a s c o m a s mesmas habilidades técnicasque as da empresa A, porém os trabalhadores desta empresa pensam apenas em seu própriodesenvolvimento, escondem as novas ideias para seu próprio mérito, não ajudam uns aos outros naresolução de problemas ou na aquisição de novos conhecimentos.Pare e pense:Qual destas empresas terá mais sucesso no futuro? Em qual delas você gostaria mais de trabalhar?Por quê?Repare que os funcionários das duas empresas possuem as mesmas c o m p e t ê n c i a stécnicas, porém são as habilidades de personalidadee comportamento que farão a empresa A se destacar no mercado de trabalho.Tais habilidades comportamentais geram satisfação tanto para o trabalhador em seuambiente de trabalho, quanto para a empresa. A redução do estresse no trabalho, a união da equipee a formação de laços afetivos se traduzem em maior produtividade para a empresa, refletindo emaumento de salários, benefícios e gratificações. Por fim, qual é o perfil do profissional dofuturo? Quais as qualidades que gerentes, empresários e patrões estão dando maior atençãoatualmente?•Aprender a aprender:Ter curiosidade e vontade de aprender novas t é c n i c a s e c o m p e t ê n c i a s , s a b e rp e s q u i s a r s o z i n h o s o b r e u m a s s u n t o , demonstrar interesse noautodesenvolvimento.•Comunicação e colaboração:Saber ouvir e comunicar-se com os colegas de trabalho, saber trabalhar efetivamente emgrupo, colaborar com o s m e m b r o s d a e q u i p e , s o l u c i o n a r c o n f l i t o s ec o m p a r t i l h a r a s m e l h o r e s práticas em seu ambiente de trabalho.•Raciocínio criativo e resolução de problemas: 8
  9. 9. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você.Saber definir e r e c o n h e c e r p r o b l e m a s , i m p l e m e n t a r s o l u ç õ e s , g e r a r n o v a si d e i a s , a g i r , controlar e avaliar os resultados.•Desenvolvimento de liderança:Ser capaz de dar autonomia aos colegas de trabalho, visualizar energizar e capacitar um grupo ouequipe para atingir as iniciativas empresariais. DICAS PARA UM CURRÍCULO COMPETITIVO Elaborando o CurrículoQual o significado da palavra currículo?Segundo o dicionário Aurélio, a palavra currículo vem do latim."Curriculum Vitae”, que quer dizer "Carreira da Vida".Para que serve o currículo?O currículo é um documento que resume a sua t r a j e t ó r i a p r o f i s s i o n a l , s u af o r m a ç ã o e s c o l a r , a s principais atividades e funções exercidas, cursose estágios, além de dados pessoais como endereço, telefone e data de nascimento. Quembusca uma vaga no mercado de trabalho precisa preparar um currículo eficiente, portanto, vocêdeve ter todo o cuidado ao prepará -Io, pois um currículo mal elaborado podedesqualificar um candidato.Já o currículo bem feito facilita o ingresso no mercado de trabalho. 9
  10. 10. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você.ObjetividadeO currículo não deve ser longo, portanto, não ultrapasse duas páginas. Só faça umaterceira página se sua experiência for realmente longa. Caso contrário, o profissionalresponsável pela seleção de pessoal na empresa poderá considerá -lo pouco prático epode perder o interesse em lê-lo. Dados como RG, CPF e Carteira de Trabalho não devem sercolocados. Posteriormente, se forem necessários, a empresa solicitará.Efeitos EspeciaisO currículo deve ser discreto e agradável para a leitura. Não enfeite comvários tipos de letras e desenhos. Caso queira destacar algumai n f o r m a ç ã o importante, use o recurso "Negrito".Utilize uma letra padrão e imprima em uma impressora de qualidade em papel brancoCursosNão é preciso relacionar todos os cursos realizados. Lembre -se que oselecionador tem muitos currículos para analisar. Relacione somente osm a i s i m p o r t a n t e s ( i n i c i a n d o p e l o m a i s r e c e n t e ) e q u e sejam afins ao cargo quevocê está pleiteando. 10
  11. 11. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você.ExperiênciaInicie pela experiência mais recente (último e m p r e g o ) . S e v o c ê t e m u m a l i s t ae x t e n s a d e e m p r e g o s a n t e r i o r e s s e l e c i o n e somente os 05 últimos.E s p e c i f i q u e a e m p r e s a , o c a r g o e x e r c i d o , o t e m p o d e trabalho e, resumidamente,as atividades desenvolvidas.Primeiro EmpregoSe você ainda não tem experiência profissional, ressalte em seu currículo a sua formação escolar ecursos realizados. Mencione também suas habilidades mais relevantes.FotografiaNão anexe fotografia, a não ser que seja solicitado. Neste caso, utilize uma fotografia recente e deboa qualidade. MODELO DE RESENTAÇÃO• DADOS PESSOAISNomeIdadeEndereçoTelefonee-mail•OBJETIVOÁrea que pretende atuar•ESCOLARIDADEIndicar o curso, instituição e período.•CURSOSIndicar cursos diversos como: línguas, informática. Não se esquecer de indicar a carga horária docurso•EXPERIÊNCIA PROFISSIONALLocais, tempo de trabalho, cargo exercido, e as principais atividades desenvolvidas.•O currículo não deverá conter capa.•T o d o s o s d a d o s i n f o r m a d o s n o s e u c u r r í c u l o d e v e m s e r p r e c i s o sE verdadeiros. 11
  12. 12. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você.Ao procurar emprego você tem algumas opções como:•verificar anúncios em jornais;•verificar sites de recrutamento na internet;•contatar agências ou consultorias de recrutamento;•contatar bolsas de empregos em sindicatos; • procurar bolsas de empregos em órgãos eSecretarias do Trabalho. O seu currículo poderá ser enviado via internet, por e-mail (correioeletrônico), pelo correio convencional, ou entregue pessoalmente. É importante fazer uma revisãoantes da entrega ou remessa do currículo.Envio via InternetAtualmente a internet é um meio de seleção de pessoal cada vez maisutilizado. Para utilização da internet você deverá disponib ilizar seu currículo em umhome Page (página da internet).Correio convencionalEnvie somente original em envelope grande sem dobrar o currículo. Cópias prejudicam aaparência do seu currículo, causando impressão de desorganização ao selecionador de pessoal.PessoalmenteOriente-se na recepção ou portaria da empresa sobre como proceder para a entrega do currículo.Caso você seja encaminhado a algum setor da empresa, lembre -se queneste momento você já está sendo avaliado, portanto, atente -sep a r a a b o a educação e imagem que irá transmitir. Apresentação e Postura na Entrevista de Seleção.O que é a entrevista de seleção?A entrevista é um Instrumento de seleção de pessoal. Na entrevista o selecionador busca obterfatos relacionados ao histórico profissional e confirmar as informações citadas no currículo.A entrevista também permite ao selecionador de pessoala v a l i a r a parência, postura, e a qualidade da fluência verbal do candidato. Epossibilita ao candidato expor suas qualificações pessoais e profissionais. 12
  13. 13. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você. .•Confirme data, horário, endereço e nome do entrevistador.•Cheguem ao mínimo 10 minutos antes do horário marcado.•U s e r o u p a s s ó b r i a s e d i s c r e t a s . E x c l u a j e a n s , b e r m u d a s , r o u p a s c u r t a s ec o m decotes.•Não use tênis. Os sapatos deverão estar limpos e engraxados.•Mãos e cabelos devem estar bem cuidados.•Não exagere na maquiagem e no perfume.•Não fume ou mastigue chiclete durante a entrevista.•Quando for marcada a entrevista procure conhecer mais sobre a empresa. Desta forma você estarádemonstrando interesse no cargo.•Seja ético, não comentando fatos negativos de outra empresa ou pessoas.•Se a entrevista for coletiva, aguarde a sua vez de falar.•Fale com clareza e naturalidade. Tenha cuidado com a gramática, evite gírias e víciosde linguagem.•C a s o v o c ê n ã o t e n h a e x p e r i ê n c i a p r o f i s s i o n a l , f a l e d a s s u a sh a b i l i d a d e s , dedicação, disposição e comprometimento com o trabalho.•Evite assuntos polêmicos como política, futebol, e religião. Seja objetivo, mas evite respostascomo "sim" e "não". Desenvolva um raciocínio completo, sem se estender demais.•Lembre-se de desligar o celular.•Não minta em relação ao seu currículo, pois suas informações serão verificadas.No momento da entrevista, aposte na sinceridade, afinal é aí que começam suaschances de aprovação. Uso de Instrumentos de Atendimento ao Público No ambiente de trabalho é importante que o profissional desenvolva uma conduta que tenha comoobjetivo a correta realização de suas ações.•Atendimento TelefônicoA comunicação telefônica é essencial para uma empresa, independente do seu ramode atividades, uma vez que grande parte do relacionamento com os clientes,fornecedores, outras empresas e o publico em geral é feita por telefone. Falar ao telefone podeparecer muito fácil, mas se engana quem pensa assim. O tom de voz a clareza e a atenção são, entreoutros, alguns cuidados a observar nas comunicações telefônicas. Estes hábitos só se adquiremcom a prática e bons métodos. A sua responsabilidade como profissional ao fazer ligações ou receber chamadastelefônicas é muito maior do que se pensa, pois neste momento você está passando uma imagem sua e da empresaem que trabalha. 13
  14. 14. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você.•Atenda ao telefone prontamente, não deixando que o telefone toque, mas de três vezes.• Não atenda ao telefone apenas com “Alô”, sempre mencione o nome da empresa e o seu nome.•Diga sempre, “Por favor”, “um momento” e “obrigado (a)”.•Tenha sempre papel e caneta para anotação, registrando o nome de quem telefonou,numero, hora edata.•Expresse suas ideias com clareza, demonstrando rapidez e segurança nas informações.Palavras e Expressões que não devem ser usadas1. Gírias (Ta legal, falou, oi cara, tudo encima, valeu, pode crê, só né)2. Expressões repetitivas (né, ta, Ok)3. Expressões condicionais (poderia, gostaria, faria, se o senhor quisesse)4. Tratamentos íntimos (querido (a), meu amor, benzinho)5. Exageros (Nunca tivemos uma única reclamação)6. Palavras Negativas (Problemas, dificuldades, nunca, prejuízos, impossível)7. Expressões que indiquem tempo (um momentinho, só umm i n u t o , u m minutinho, rapinho)Lembre-se é a partir de sua postura ao telefone que o publico vai formar a imagem da empresa.Não se esqueça de seus clientes internos, que são os - profissionais-d i v i s õ e s - departamentos, que utilizam os serviços de outros profissionais dentro daprópriaempresa. 14
  15. 15. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você. DINÂMICA DE GRUPO: sob o olhar da empresaA estratégia de realizar dinâmicas de grupo na hora da seleção tem sido usadaatualmente, tanto para cargos de nível médio como para executivos. Até aqui, estivemos falandodo currículo, da entrevista e em todos os meios de seleção e n f a t i z a m o s o scomportamentos, você deve ter percebido isso. Pois é nestemomento que o recrutador da empresa vai observar este comportamento emrelação ao grupo. As dinâmicas são organizadas em forma de situações problema, nas quais vocêdevera participar desempenhando um papel, cumprindo uma tarefa, se r e l a c i o n a n d oc o m p e s s o a s , e x p o n d o s e u s p o n t o s d e v i s t a , o u v i n d o o s o u t r o s , discutindo edebatendo. Não é fácil prever qual é melhor atitude e o que o recrutador espera comoresposta dos candidatos. Mas não se assuste esse é o momento em que não devemos ser afoitos,nem demonstrarmos ser os mais rápidos.Este é o momento deter bom senso. C o m o v o c ê p o d e v e r , c a s o s e j a c o n v i d a d o ap a r t i c i p a r d e u m t e s t e deste tipo, procure dar o melhor de você, sendo um membro ativo ecombativo, mas sem tentar diminuir os demais membros do grupo e de seus pontos de vista.Quanto mais você for um elemento que contribui para os resultados do grupo, melhorserá seu desempenho. A s a t i v i d a d e s p r o p o s t a s n a s d i n â m i c a s d e g r u p o a v a l i a md i v e r s o s pontos da personalidade e do perfil profissional, entre eles:•Capacidade de ser amigável: gosto por fazer novas amizades no grupo, transmitir calorhumano e bem-estar nas relações de amizade;•C a p a c i d a d e d e m a n t e r a m i z a d e s : d e s e j o d e e s t a r n a c o m p a n h i a d e pessoaspara o trabalho e diversão;•Capacidade de expressar suas ideias: colocação de ideias próprias tão logo quantopossível;•Capacidade de ser ativo: o quanto a pessoa é ativa e mantém o ritmo do trabalho, sejaele intenso ou de menor pressão;•Capacidade de buscar novas ideias: buscar novas ideias e conciliar com as suas, e capacidade decorrer riscos;•Capacidade de manter o positivismo: em diferentes situações manter otimismo, aexpressão de alegria e ânimo; Alguém que seja fraco em algumas das habilidadestécnicas, mas que seja forte em competências como iniciativa e orientação para resultados, emgeral vai se mostrar um funcionário melhor. Ele usará sua iniciativa e o r i e n t a ç ã o p a r ar e s u l t a d o s n a c o n s t a n t e b u s c a d e a p r e n d e r n o v a s habilidades paradesempenhar melhor o trabalho. 15
  16. 16. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você. ÉTICA PROFISSIONAL: os valores sociais de seu comportamento Ética ProfissionalQual o significado da palavra ética?A palavra ética se deriva do termo grego "ethos" que significa originalmente "morada",Lugar onde se sente acolhido e abrigado. O segundo sentido é costume, modo ou estilo habitual de ser.Como a ética deve ser entendida?Deve ser entendida como um conjunto de princípios básicos que visam disciplinar e regular oscostumes, a moral e a conduta das pessoas.O que é ética profissional?É o conjunto de princípios morais que se deve seguir no exercício de uma profissão.Quais são os elementos da ética?SigiloÉ a capacidade de guardar informações importantes, sejam pessoais e/ou profissionais.Mantenha discrição sempre em relação a assuntos que não lhe dizem respeito, não fazendoperguntas e comentários desnecessários.ConfidencialidadeÉ a capacidade de identificar informações sigilosas e mantê-las em segredo para o bem comum dotrabalho e da organização.HonestidadeÉ a capacidade de mostrar a sinceridade, a confiança e a decência. Éter responsabilidade. Por exemplo, não tomar posse de objetos que pertencem a outros colegase/ou à empresa e não se ausentar no horário de trabalho. 16
  17. 17. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você. Princípios Éticos•Seja educado e cortês com todos os funcionários da empresa.•Não utilize recursos da empresa para benefício próprio.•Seja discreto no exercício de sua profissão.•Siga as normas administrativas.•Seja respeitoso com seus superiores hierárquicos e colegas de trabalho.•S e v i s t a d e f o r m a a d e q u a d a a o a m b i e n t e d e t r a b a l h o . N ã o u t i l i z e tráfico deinfluência para conseguir a ben evolência (boa vontade) do chefe.•Não seja egoísta na transmissão de experiências e conhecimentos aos colegas deTrabalho.•Não se oponha a colaborar com determinado trabalho que lhe seja solicitado.•Não se utilize de informações e influências para conseguir vantagens pessoais.•Não estimule a discórdia no ambiente de trabalho.•Ao usar uniforme, não modifique o modelo original.Leia com cuidado estes casos:Um colega de trabalho lhe conta uma ideia que, se implantada, poderia gerar muito lucropara a empresa. Certo dia, conversando com seu chefe, você c o m e n t a e s t a i d e i a e e l ea c h a u m a m a r a v i l h a , t e e l o g i a e d i z q u e l h e d a r á u m aumento de salário.O que você faz nesta hora?a) Não diz nada, aceita o aumento e assume a autoria da ideia.b) Diz que a ideia não foi sua, mas sim de seu colega.Você é demitido de sua empresa, mas logo é contratado pela concorrente de suaempresa anterior. Chegando lá, seu novo patrão descobre que você possui algumasinformações sobre sua antiga empresa que poderia beneficiar sua produção. Nestasituação, ele te oferece uma porção de gentilezas com o objetivo de descobrir taisinformações. O que você faz?a ) A c e i t a a s g e n t i l e z a s e c o n t a t u d o . S u a a n t i g a e m p r e s a n u n c a i r á desconfiar.b) Pede desculpa a seu novo patrão, recusa os presentes e afirma que se trata de uma questão ética. 17
  18. 18. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você.Comportamento ético é o comportamento definido pela sociedade c o m ocorreto e moral. Por que os empresários dão tanta importância ae s t e comportamento?É simples, ninguém gosta de trabalhar com pessoas desonestas, que fazem de tudo, até mesmopassar por cima das pessoas, para se destacarem. Além disso, os patrões devem se preocupar comquestões relacionadas ao ambiente de trabalho:•Preservação das informações da empresa;•Relacionamento interpessoal nas equipes de trabalho;O p r o f i s s i o n a l a n t i é t i c o t e m t r a ç o s d e p e r f i l i n d i v i d u a l i s t a , o q u e r e p resentaexatamente o contrário do perfil exigido para o desempenho de um bom trabalho emequipe. O puro e simples bom senso abarca o comportamento moral e ético eNos ajuda a resolver os problemas de natureza ética que aparece em nosso dia a d i a .Voltando aos exemplos acima, mais cedo ou mais tarde seu chefe poderiadescobrir que você não foi o verdadeiro autor da ideia, ou então você poderia sofrer um enormedesconforto e discriminação de sua equipe. Até quando você poderia durar neste emprego sobesta enorme pressão?No segundo exemplo, sua empresa a n t i g a p o d e r i a n u n c a d e s c o n f i a r d e s u at r a i ç ã o , p o r é m s e v o c ê c o n t a s s e a s informações sigilosas para seu novop a t r ã o , e s t e s a b e r i a q u e v o c ê n ã o é u m a pessoa de confiança e poderia traí-lo damesma forma que você fez com seu antigo chefe. Seu emprego estaria com os dias cantados.Então como agir?Eis alguns hábitos do profissional ético:•Saber dar valor as ações de seus companheiros e chefes;•Não hesitar em assumir as responsabilidades de suas ações. Se cometer um erro, assuma-o, tenteconsertá-lo e não o cometa de novo;•Não se envolver em mentiras e fofocas no ambiente de trabalho;•Saber separar as informações pessoais dos profissionais;•Ser sigiloso e discreto. 18
  19. 19. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você. BOM ATENDIMENTOMuitas empresas investem verbas vultuosas emc a m p a n h a s publicitárias com o propósito de transmitir uma imagem positivajunto ao público.Muitos investimentos são destinados à estrutura operacional na intenção defacilitar o atendimento. Mas tudo isto pode ser colocado em risco se o cliente, ao procurar aorganização, não se sentir convenientemente atendido. Neste caso, o dinheiro dapublicidade foi desperdiçado e a imagem da empresa ficará comprometida, pois ocliente sentir-se-á ludibriado por ela. Podemos dizer que as organizações assemelham-se a um"iceberg". O c l i e n t e n ã o c o n s e g u e p e r c e b e r a i m p o r t â n c i a d a o r g a n i z a ç ã oi n t e r n a d e u m a empresa. Ele constrói a imagem do todo a partir da ponta visível. E a pontavisível, éo a t e n d i m e n t o q u e l h e é p r e s t a d o . B o m a t e n d i m e n t od e v e s e r , p o r t a n t o , preocupação constante de qualquer empresa que pretendeser bem sucedida. E o bom atendimento não acontece por acaso. Requer qualidade gerencial,qualidade de produtos, profissionalismo dos funcionários atendentes, etc. Requer, emsíntese, excelência organizacional, e a organização só serão excelentes se as pessoasque nela trabalham o forem.Como dissemos, podem-se conquistar clientes através de estratégias p u b l i c i t á r i a s ee s f o r ç o d e v e n d a , m a s s ó c o m o b o m a t e n d i m e n t o p o d e r e m o s assegurar a suapermanência.  TRATAMENTOO b o m a t e n d i m e n t o i m p l i c a n a s a t i s f a ç ã o d o c l i e n t e . P o d e n ã o s e r possívelatendê-lo em sua necessidade, mas, ainda assim, podemos tratá-lo bem, orientando-o econquistando sua simpatia. Ele leva uma boa imagem da empresa. P o d e m o s c o n c l u i rque o tratamento, um componente muito importante doatendimento. O tratamento diz respeito... Maneira como o funcionário se relaciona com o cliente.Tratar bem é, antes de tudo, lidar com uma antiga particularidade humana:a de que cada pessoa almeja ser tratada de maneira diferente, única.Todos nós nos consideramos especiais e assim queremos ser tratados. Se a relação interpessoal dofuncionário com o cliente não se mostra positiva, podemos dizer que o tratamento não está sendoadequado. Tal inadequação pode ser consequência da falta de conhecimento técnico por parte dofuncionário ou decorrer de outros fatores de ordem pessoal ou ambiental. O ambiente podeinfluenciar negativamente no atendimento. É o caso d e b a r u l h o s e x c e s s i v o s ,falta de limpeza, instalações precárias, etc.M a s preocupam-nos, sobretudo os problemas ocasionados pela própriapostura do funcionário: preconceitos e atitudes pouco amistosas em relaçãoa o c l i e n t e . E , temos que reconhecer, às vezes somos descuidado em nosso relacionamentocomo público. Podemos compreender facilmente o problema quando a situação seinverte e nos tomamos clientes de uma loja comercial, de um hospital ou deu m posto de gasolina e, ali, identificamos aqueles tipos agressivos, indiferentes, malhumorados. Vagarosos, prepotentes, etc. E então, fazemos uma reflexão do tipo:“clientes não precisam ser agradáveis, mas os funcionários sim”. Afinal, esse é o seunegócio.E então, fazemos uma reflexão do tipo:“ c l i e n t e s n ã o p r e c i s a m s e r agradáveis, mas os funcionários sim”. Afinal, esse é onegócio. É para atender bem que eles são pagos. 19
  20. 20. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você. RELACIONAMENTO INTERPESSOALO estudo dos Relacionamentos Interpessoais está diretamente ligadoAo estudo da Comunicação Eficaz, uma vez que, para estarmos fazendo usodasferramentas disponibilizadas por esse estudo, temos que conhecer o outro, sabendoidentificar características e peculiaridades de cada ser humano, respeitandoe valorizando sempre a diferença, pois é ela que nos permite somar qualidades ecrescimento. Relacionamento Interpessoal como fator diferencial no atendimento ao clienteNão existem duas pessoas que ajam exatamente do mesmo modo. Todos os indivíduostêm modos mais ou menos estáveis de comunicar. Mesmo que uma pessoa consiga comunicarde diferentes modos e saiba fazê-lo, ela escolhe s e m p r e a m a n e i r a q u e m a i sg o s t a d e s e r e l a c i o n a r c o m o s o u t r o s . P o r i s s o , podemos considerar queexistem estilos de comunicação que não são mais do que formas diferentes de abordar a situaçãointerpessoal (relação entre pessoas).Todas as pessoas têm determinados estilos disponíveis para utilizar conforme assituações, mas há um estilo que sempre prevalece. O estilo é eficaz em função da situação em quese aplica.É a u t i l i z a ç ã o d e u m d e t e r m i n a d o e s t i l o d e f o r m a i n d i s c r i m i n a d a , qualquerque seja a situação, que dá origem a problemas interpessoais. A comunicação entre as pessoas nemsempre funciona bem. Para isso é n e c e s s á r i o a p r e n d e r a l g u m a s h a b i l i d a d e s ea d q u i r i r c o n h e c i m e n t o s s o b r e a s consequências de cada uma das atitudespróprias do processo de relacionar -se. Uma das habilidades a aprender é a de confiar.A confiança não é um ato de magia, nem se obtém mecanicamente, também, não é algoque se possa obter pela força. Se alguém persiste em não nos c o m p r e e n d e r , c o n t i n u a aduvidar da nossa competência ou das nossas boas intenções, há habilidadesq u e p e r m i t e m m o d i f i c a r a p e r c e p ç ã o d e s s a p e s s o a a nosso respeito. Para obter aconfiança dos outros, devemos tomar a iniciativa e não esperar que o outro a tomeprimeiro. Se quisermos ser vistos como pessoas de confiança, temos que fazer o primeiro gesto, oque implica sempre certo risco.Mas quem é o cliente?O cliente é a pessoa mais importante em qualquer negócio. O cliente é a razão de ser de qualquernegócio. É ele quem paga o seu salário. O cliente não depende de nós; nós é que dependemos dele.O cliente não interrompe o nosso trabalho. Ele é o propósito do nosso trabalho. O cliente nos fazum favor quanto entra. Nós não estamos lhe fazendo nenhum favor esperando por ele. O cliente éuma parte essencial do nosso negócio, não uma parte descartável. Sem o cliente você nãosobrevive. Nunca se esqueça disso. 20
  21. 21. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você.O que fazer, então, para se conhecero cliente?Uma pesquisa de mercado.É uma pesquisa de mercado que, em essência, procura responder o que é preciso saber paraser competitivo:Quem é o cliente?Quando o cliente compra o produto?Como o cliente compra o produto?Onde o cliente compra o produto?Por que o cliente compra o produto?A pesquisa de mercado pode responder, também, a outras perguntas:Qual é o preço que o consumidor está disposto a pagar?Quais são os motivos de compra dos consumidores?Como podemos avaliar o desempenho do distribuidor?Qual é a participação de mercado de nossos produtos?Quais são os hábitos e atitude dos consumidores em relação aos produtos?Em que segmentos de mercado podemos atuar?Quais são as expectativas e o nível de satisfação dos consumidores em relação aos produtos?É através de uma pesquisa de mercado que se mede sua satisfação com produtos e Serviços.Satisfação é o sentimento experimentado por quem adquire um produto que a t e n d e à s s u a sexpectativas. A satisfação do cliente depende do desempenho percebido naentrega de valor feita pelo produto em relação às expectativas docomprador. Se o desempenho fica a lém das expectativas do cliente, ele ficainsatisfeito. Se o desempenho se equipara às expectativas, o comprad orf i c a satisfeito. Se o desempenho excede as expectativas, o comprador ficaencantado.As empresas mais inteligentes têm como meta encantar os clientes, prometendosomente o que podem oferecer e depois oferecendo mais do que prometem. Por meio de Produtose Serviços, uma empresa entrega valor para o cliente: o consumidor compra a satisfação de umdesejo; O consumidor compra valor; as pessoas compram produtos e serviços para resolverproblemas; e produtos são ferramentas para a solução de problemas.Valor? Sim, valor. É o que um produto oferece em relação ao preço. É a diferença entre osvalores que o cliente ganha comprando e usando um produto e os custos para obteresse produto. Um exemplo simples de valor de um produto é o caso da c o m p r a d euma lata de creme de leite com dispositivo de abertura e semo dispositivo. No primeiro caso, a percepção de valor por parte do cliente costuma ser maiselevada, embora o produto seja o mesmo. Perceba que, ao se fazer uma ação de Marketing, há umatransição do Produto para a Necessidade; do Material para o simbólico. Vejamos como essatransição ocorre: Você não vende educação, mas a ideia de sucesso na vida. Você não vende jornal, mas aideia de informação.Você não vende adubo,mas a ideia de produtividade agrícola.Você não vendeFerramentas de jardinagem, mas a ideia de um lindo jardim. 21
  22. 22. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você. ALGUMAS DICAS UTÉSO ponto de partida deve ser o estabelecimento de prioridades, o que deve realizadoimediatamente, o que deve ser feito em guarda, o que posso fazer mais no final doexpediente.Aí vão algumas dicas: Verifique sobretudo o que pode ser melhorado em termos de arrumação de sua sala,disposição dos móveis, equipamentos, material. Observe que procedimentos podem ser racionalizados, eliminados ou simplificados noque diz respeito ás três tarefas Seu trabalho se tornará mais agradável e simple’s se você dispuser de conhecimentosprofissionais, souber redigir relatórios e cartas, aperfeiçoar seus conhecimentos de português e deinformática. Ou seja. Você precisa estar atualizada e adquirir sempre mais conhecimentos.•Existem diversos recursos facilitadores do trabalho que já devem ser do conhecimentoe prática de secretárias mais experientes, no entanto para a q u e l a s q u e e s t ã o i n i c i a n d ov a l e l e m b r a r q u e é p o s s í v e l p r e p a r a r esquemas para registro decorrespondências, de chamadas telefônicas, determinar uma agenda semanal sobre asatividades que deverá realizar, g u i a c o m o s t e l e f o n e s m a i s u s a d o s , T e r o C ó d i g o d eEndereçamento P o s t a l s e m p r e a m ã o , a l i s t a t e l e f ô n i c a ( a s s i n a n t e s ee n d e r e ç o s ) , o Dicionário da Língua Portuguesa para consulta rápida, a lista de assuntospendentes em ordem de importância e urgência, estabelecer metas para alcançar todosos dias. Enfim dar ao trabalho um toque profissional e de bom gosto.•Deixar a mesa em ordem sem excesso de papéis.•D e p o i s d o e x p e d i e n t e : m a n t e r o s e q u i p a m e n t o s d e s l i g a d o s ee m condições de uso para o dia seguinte.•Estocar material de escritório suficiente para evitar contratempos.•Reunir todo material necessário antes de iniciar uma tarefa.•A t e n ç ã o r e d o b r a d a q u a n d o e s t i v e r c o n f e r i n d o o u r e v i s a n d o a l g u mtrabalho: fazer marcas no que precisa ser corrigido ou redigitado.•Evitar idas e voltas ou levantar-se a todo o momento é pura perda de tempo e gera baixaprodutividade.•Manter a calma diante de situações difíceis e complicadas. Lembre -se: v o c ê d e v es e r c o n c i l i a d o r a e t e r c r i a t i v i d a d e e r a p i d e z p a r a r e s o l v e r problemas. Nãoperder muito tempo com atividades fáceis; aproveitar a maior parte do tempo, paraexecutar tarefas mais demoradas que exigem maior esforço físico e mental. De preferência,executá-las no inicio do dia.•E para você alcançar bom êxito em suas atividades, planeje suas paradas, estabeleça um tempomínimo para resolver pequenos problemas. 22
  23. 23. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você. NO SEU LOCAL DE TRABALHOAprenda a conhecer o local onde você trabalha:S e ç õ e s , arquivos, materiais, chefes e respectivos nomes, funções, demaisf u n c i o n á r i o s localizando-os pela função, nome, seção. Conheça números de telefones eramais, saídas de elevadores, outros departamentos onde você trabalha. Mantenha relaçõeshierárquicas e funcionais. Informe-se para saber quais serão suas atribuições, local, p r a z o p a r aentrega de tarefas e, se houver o regulamento ou lei que rege sua profissão,o e s t a t u t o o u r e g i m e n t o i n t e r n o d o ó r g ã o p a r a p o d e r i n f o r m a r - s e e orientar-se.Documentos diversos PROTOCOLOCONCEITO DE PROTOCOLO:O controle de entrada e saída dos documentos na empresa previne imprevistosdesagradáveis. Suponhamos que um cliente tenha escrito, solicitando a remessa dedeterminada mercadoria em um prazo preestabelecido. Por um motivo qualquer, correspondênciasomente chegou após ter expirado esse prazo. F a z e n d o - s e o c o n t r o l e d a c h e g a d a d ec o r r e s p o n d ê n c i a , p o d e - s e justificar o não atendimento da solicitação, mostrando -se o carimbo do protocolo, onde consta a data em que recebeu a carta. Pode ocorrer aindaque, em virtude de ter a carta demorado a chegar ao destinatário, haja um grande períodode tempo entre a resposta e a emissão da correspondência.Data de entrada, anotada na carta, justificará o atraso na respost a a este c o n t r o l e aque nos referimos denomina-se protocolo e apresenta tambéma vantagem de controlar a movimentação do papel dentro da própria organização,possibilitando a sua localização rápida. O p r o t o c o l o é d e t a m a n h ai m p o r t â n c i a q u e , n a s g r a n d e s organizações, existe uma seçãodenominada Seção de Protocolo, onde todos os documentos destinados à empresa são entregues. FUNCIONAMENTO DO PROTOCOLOAo se receber uma documentação deve -se primeiro conferi-la, para v e r i f i c a r s enão faltam anexos mencionados, se o número está correto, se,realmente, ela deve ser entregue naquele Departamento. A p ó s a v e r i f i c a ç ã o ,p r o v i d e n c i a - s e u m r e c i b o , p a r a s e r e n t r e g u e a o remetente. Os dados contidos nesterecibo variam de lugar para lugar. Entretanto, s e m p r e s e c o l o c a m a d a t a , o n o m e d eq u e m r e c e b e u e o n u m e r o d o p r o t o c o l o . Algumas organizações acrescentam o assuntotratado na documentação. 23
  24. 24. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você.Apresentamos abaixo alguns modelos de protocolo:SECÃO DE ARQUIVOProtocolo nº__________Data:___/___/____Assinatura____________TINTAS RUBIProtocolo:Assunto:Pedido de catálogoNome:Empresa Dois Irmãos 007Data: 03/04/78Recebido por:Anota-se, no documento, a data de entrada, o número sequencial e o nome da seção.N o r m a l m e n t e , c o n f e c c i o n a - s e u m c a r i m b o c o m e s t e s d a d o s e e l e é utilizadopara facilitar a anotação. Existem também cadernos de protocolo, que circulam de umaseção para outra. Neles, registra-se a data de entrega do documento, o assunto de quetrata e nome quem recebeu. Substituem o recibo de protocolo, cuja desvantagem é ser feito emfolha solta, podendo-se perder facilmente.CARGAÉ o nome que se dá ao registro cumulativo das entradas e saídas do documento de cadaseção. E s t e r e g i s t r o é f e i t o n a p r ó p r i a p a s t a o u e n v e l o p e o n d e s e c o l o c ao documento. Quando o funcionário recebe o documento, risca a anotação relativa à seção onde elese encontrava.ARQUIVOAlem de ser um móvel de escritório onde são guardados documentos, é também conjunto dedocumentos recebidos ou produzidos oficialmente por uma pessoa física ou jurídicano decorrer de suas atividades e conservadas por essa pessoa ou assessores, para consultasfuturas.SISTEMA DE ARQUIVAMENTODeve ser determinado de acordo com o elemento mais importante e maisfrequentemente procurado pela empresa. 24
  25. 25. Aprender é o melhor negócio, por isso invista sempre em você.Podem ser classificados como: 1. E m o r d e m a l f a b é t i c a , f e i t o s e m p r e d e n t r e d e u m a r i g o r o s a seqüência alfabética, ou seja, considerando letra por letra; 2. Em ordem geográfica, prevalecendo à ordenação dos documentos d e n t r e d e u m a d i v i s ã o g e o g r á f i c a , s e j a p o r p a í s e s , e s t a d o s , cidades, municípios, bairros, etc. 3. E m o r d e m n u m é r i c a , d i s p o n d o o s d o c u m e n t o s e m s e q ü ê n c i a numérica; 4. Em ordem cronológica, é a arrumação dos documentos em ordem de data de emissão ou de chegada; 5. E m o r d e m d e a s s u n t o , c o n s i s t e e m g r u p a r o s d o c u m e n t o s d e acordo com o assunto neles tratados. Toda empresa dispõe de um certo numero de documentos que devem,com vantagem, ser arquivados por assunto; os que se referem à direção geral dos negócios, suas relações etc. Existem vários tipos de cheques: 1. Portador__________ qualquer pessoa que o apresentar ao caixa de banco poderá retirar o dinheiro. Daí a preocupação em não perder este tipo de cheque; 2. Nominal___________ é o que consta o nome da pessoa que deve recebê-lo. O banco pagará a essa pessoa, mediante identificação (porém, se essa pessoa assinar no verso, isto é, endossá-lo, outra pessoa poderá recebê-lo, desde que identificada a assinatura do endossante); 3. C r u z a d o _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ _ e s t e c h e q u e é c a r i m b a d o o u r i s c a d o c o m dois traços transversais. 4. Visado____________ é aquele que recebe um visto do banco. Este visto garante que a pessoa que o emitiu tem dinheiro suficiente para pagá-lo. Um cheque visado é como dinheiro; 5. Especial_________ é um cheque que o banco garante o pagamento até um certo limite. A pessoa que emite um cheque especial tem um cartão de identificação que determina o limite garantido pelo banco. NOTA PROMISSÓRIA Quando você faz uma compra a prazo, ou vai a um banco fazer um empréstimo, assina uma Nota Promissória, p r o m e t e n d o p a g a r a d í v i d a d o empréstimo em determinada data. Portanto, Nota Promissória é uma promessa de pagamento, que é aceita, isto é assinada pelo devedor. Que Deus te proteja sempre! 25

×