Definición de eficiencia (admon tiempo)

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Definición de Eficiencia

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Definición de eficiencia (admon tiempo)

  1. 1. Definición de Eficiencia:Aplicada a la Administración:Según Idalberto Chiavenato,eficiencia"significa utilización correcta de los recursos(medios de producción) disponibles. Puede definirsemediante la ecuación E=P/R,donde P son los productos resultantes y R los recursos utilizados" [1].Para Koontz y Weihrich, laeficienciaes " el logro de las metas con la menor cantidad de recursos " [2].Según Robbins y Coulter, laeficienciaconsiste en "obtener los mayores resultados con la mínima inversión" [3].Para Reinaldo O. Da Silva, laeficienciasignifica " operar de modo que los recurso sean utilizados de forma más adecuada " [4].Aplicada a laEconomía:Según Samuelson y Nordhaus,eficiencia" significa utilización de los recursos de la sociedad de la manera más eficaz posible parasatisfacer las necesidades y los deseos de los individuos " [5].Para Gregory Mankiw, laEficiencia es la " propiedad según la cual la sociedad aprovecha de la mejor manera posiblesus recursos escasos " [6].Simón Andrade, define laEficiencia de la siguiente manera: "expresión que se emplea para medir la capacidad o cualidad deactuación de un sistema o sujeto económico, para lograr el cumplimiento de objetivos determinados,minimizando el empleo de recursos" [7].Aplicada a la Mercadotecnia:Según el Diccionario de Marketing, de Cultural S.A., laEficiencia es el " nivel de logro en la realización de objetivos por parte de un organismo con el menorcoste de recursos financieros, humanos y tiempo, o con máxima consecución de losobjetivos para un nivel dado de recursos (financieros, humanos, etc.) " [8].Según elDiccionario Porrua De La Lengua Española:Eficienciaf. Virtud y facultad para lograr un efecto determinado. Acción con que se logra este efecto.[10].De lo anterior se deduce que eficiencia es la óptima utilización de los recursosdisponibles para alcanzar los objetivos deseados. Por lo tanto, una empresa, producto,organización o persona es “eficiente” cuando es capaz de obtener resultados deseadosaprovechando al máximo los recursos a su disposición. La eficacia tiene que ver con resultados,está relacionada con lograr los objetivos. La eficiencia, en cambio, se enfoca a losrecursos, a utilizarlos de la mejor manera posible. Pero, ¿Se puede ser eficiente sin ser
  2. 2. eficaz? ¿Qué tal ser eficaz sin ser eficiente? La respuesta a ambasinterrogantes es afirmativa. Para llegar a ser productivos, lo mejor es procurar sersiempre eficientes y eficaces. Así tenemos a aquellos que aprovechan al máximo losrecursos con que cuentan y otros, aun con pocos recursos, los aplican bien y logranresultados fabulosos, logran ser productivo. Eficiencia + Eficacia = ProductividadQuien es eficiente y eficaz, es efectivo y es, por tanto, un elemento muy valioso paracualquier empresa u organización.Definición de Eficacia:Según Idalberto Chiavenato, laeficacia " es una medida del logro de resultados" [1]Para Koontz y Weihrich, laEficacia es " el cumplimiento de objetivos " [2].Según Robbins y Coulter,Eficacia se define como "hacer las cosas correctas", es decir; las actividades de trabajo con las quela organización alcanza sus objetivos [3].Para Reinaldo O. Da Silva, la eficacia "está relacionada con el logro de los objetivos/resultadospropuestos, es decir con la realización de actividades que permitan alcanzar las metasestablecidas. La eficacia es la medida en que alcanzamos el objetivo o resultado" [9].Simón Andrade, define laeficacia de la siguiente manera: "actuación para cumplir los objetivos previstos. Es lamanifestación administrativa de la eficiencia, por lo cual también se conoce comoeficiencia directiva" [7].Finalmente, el Diccionario Porrua De La Lengua Española;Eficacia:f. Virtud,actividad, fuerza y poder para obrar. Capacidad para producir un efecto. Aptitud.[10].Por lo que eficacia es el grado en que se logran los objetivos y metas de un plan, esdecir, cuánto de los resultados esperados se alcanzó. La eficacia consiste en concentrar
  3. 3. los esfuerzos de un grupo en las actividades y procesos imprescindibles para llevar atérmino el cumplimiento de los objetivos formulados.¿Qué es importante?Toda persona debería y toda organización debe tomar decisiones sobre dos tiposde aspectos que debe integrar en un permanente estado de equilibrio. Uno de esos aspectoses la atención de lo de loImportante. Definimos así a las actividades que se ocupan de atender lo que da le da sentidoa la existencia a largo plazo a una organización: L o q u e c o n s t i t u y e l a r a z ó nde ser o misión. Al igual de lo que pasaría en nuestro planopersonal, la definición de lo que resulta Importante para unaorganización, es lo que nos permite trascender nuestra realidad actual proyectándonoshacia el futuro .La atención de lo Importante es toda actividad que se ocupa dedesarrollar nuestra capacidad de respuesta futura a los desafíos delentorno. Si asimilamos el manejo del tiempo a un abalanza podríamos decirque el equilibrio del sistema dependerá del balance que se logre entre la energía asignada aatender lo Urgente y lo Importante.Ahora, ¿Qué es urgente?El otro aspecto a integrar es la atención a loUrgenteLo Urgente está dado por las tareas y actividades que exigen de nosotros una atención inmediata.Podemos definir a la atención de lo Urgente como toda tarea o actividad en la que ejercitamosnuestra capacidad de respuesta actual a los desafíos que se nos presentan. Esta capacidad seexpresa a través de la producción de resultados cotidianos de una organización o en nuestra vidadiaria. Para comprender mejor estos aspectos, Stephen Covey (1989), en su libro "Los 7 hábitos dela gente altamente efectiva", describe una serie de principios (que debemos tomar sólo comorecomendaciones), que pueden ayudarnos a tener una administración del tiempo efectiva ypropone para ello una “Matriz de Administración del Tiempo”, que esta dividida en cuatrocuadrantes:Cuadrante 1:Llamaremos a este cuadrante
  4. 4. “Lo Urgente e Importante”.Caracterizado por ser actividades que de no ser atendidas, veríamos amenazadanuestra existencia hoy: proyectos con fechas de cierre y con tiempo límite,vencimientos, resolución de problemas inmediatos, etc. Toda actividad quepresiona sobre nosotros y signifique una gestión orientada a resolver problemas,enfrentar crisis, etc. caracteriza a este cuadrante.Cuadrante 2:“Lo Importante, No Urgente”.Este cuadrante refiere a aquellas cuestiones que si bien están más lejanas encuanto a horizonte de tiempo para su resolución, son las que permitennuestro aprendizaje y mejora a futuro. En alguna medida, aprender significasacrificar parcialmente nuestro bienestar actual en pos de un mejorfuturo. Ejemplos son: Planificar mejoras, capacitar, prevenir riesgos,anticiparse a tendencias, resolver conflictos antes de que se transformen en crisis,descanso y recuperación de energías personales, etc. “Lo Importante, No urgente”representa el desarrollo de las capacidades para mejorar la respuesta a desafíosfuturos. Pero además este cuadrante y lo que coloquemos en él,determina a todos los demás: Sin Importante, no puede haber Urgente. Ponerprimero, lo primero (es decir lo Importante), será nuestra consigna. Como estascuestiones están más lejanas en el tiempo para su resolución ,no presionan sobrenosotros, sino que nosotros debemos presionar sobre ellas.Los "Roba tiempos".Pero también las personas invertimos tiempo en actividades y tareas que nocorresponden a los Cuadrantes 1 ó 2. Llamaremos Roba tiempos a estosverdaderos consumidores de nuestra energía. A los Roba tiempos los ubicaremos ennuestro esquema en:Cuadrante 3:“Lo Urgente, No Importante”:Componen a este cuadrante todas las interrupciones, imprevistos, reuniones noplanificadas, etc. En general, representan deseos y necesidades de las demáspersonas que se transforman en solicitudes explícitas hacia nosotros y nosdistraen de las tareas de los cuadrantes 1 y 2.Ceder a estas solicitudes esuna tentación constante ya que de ellas deriva muchas veces nuestrapopularidad y aceptación personal frente a las demás personas. Aunquepodemos comprobar que el costo de ceder, significa postergar nuestrosdeseos y aspiraciones. Es la situación donde pensamos: “Me pasé todo el díaocupado, pero siento que no hice nada de lo importante que tenía previsto".Cuadrante 4:“Lo No Urgente, No Importante”:Actividades de evasión, trivialidades, ocio no planificado, pérdidas detiempo, etc. Muchas veces, el pasar demasiado tiempo en estecuadrante puede acarrear una crisis por falta de previsión y preparaciónadecuada para enfrentar nuestros problemas. La indiferencia o la culpas sonsubproductos emocionales resultantes de este cuadrante. Creo que el pequeño cuadrosiguiente simplifica aún más la Matriz de Covey y es a mi parecer una “guíarápida” para clasificar prioridades de acuerdo a su Importancia ó Urgencia:
  5. 5. Herramientas de planeación.Agenda Ejecutiva.Es un documento de planeación y programación de actividades basadas en laadministración del tiempo. Denota principalmente las “acciones a ser acometidas”. Estambién un registro de prioridades enfocadas, por lo general, hacia la realización deobjetivos, tareas, juntas. La agenda ejecutiva muchas veces tiene comocomplemento tablas o matrices de tiempo basadas en el establecimiento deprioridades en función de importancia o urgencia de un determinado hecho. Laorganización de ideas y conceptos es algunas veces parte de una agendaejecutiva. Desde el punto de vista como medio de reuniones de negocios, la agenda sepuede conocer también como „‟‟las órdenes del día‟‟‟. La agenda se distribuyegeneralmente a los participantes de una reunión antes de la reunión, de modo que losasistentes estén enterados de los temas que se discutirán y puedan prepararseconsecuentemente para la reunión. Generalmente la agenda tiene como encabezado la fecha,la hora y el lugar de la reunión, le sigue una serie de puntos que delinean la orden de la reuniónTípicamente, los puntos en una agenda pueden ser:Bienvenida y apertura de la agenda.Comentarios a los puntos de la agenda.Revisión y aprobación de los puntos de minuta de la reunión anterior.Discusión de los asuntos pendientes de la reunión anteriores.Lista de los puntos específicos a ser tratados en la reunión. Esta parte es elcuerpo principal de la reunión y por lo cual tiene el contenido más significativo.Otros puntos que permite a los asistentes expresar sus áreas de atenciónArreglos y anuncios para la próxima reunión.La agenda es un medio por el cual una persona la ocupa para anotarreuniones, fechas, transacciones, apuntes, datos de reunión anterior, entrega dedocumentos de trabajo, etc.

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