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DIAGRAMAS DE FLUJO
REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL PROCESO
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una carta por correo).
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Diagramasdeflujo2005

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Diagramasdeflujo2005

  1. 1. Instituto para el Desarrollo Empresarial Administrativo DIAGRAMAS DE FLUJO REPRESENTACIÓN GRÁFICA DEL PROCESO INTRODUCCIÓN “Una imagen vale más que mil palabras”. Si podemos modificar este viejo proverbio y ampliarlo un poco para que cubra sus procesos de la empresa, podríamos decir: “Un diagrama de flujo vale más que mil procedimientos”. Un diagrama de flujo, conocido también como diagramación lógica o de flujo, es una herramienta de gran valor para entender el funcionamiento interno y las relaciones entre los procesos de la empresa. Este capítulo tiene como objetivo ayudarle al miembro del equipo de mejoramiento del proceso (EMP) a realizar la doble tarea de: 1. Comprender algunas técnicas disponibles sobre el diagrama de flujo. 2. Aplicar estas técnicas para mejorar procesos de la empresa. La diagramación de flujo se define como un método para describir gráficamente un proceso existente o uno nuevo propuesto mediante la utilización de símbolos, líneas y palabras simples, demostrando las actividades y su secuencia en el proceso. ¿QUE SON LOS DIAGRAMAS DE FLUJO? Los diagramas de flujo representan gráficamente las actividades que conforman un proceso, así como un mapa representa un área determinada. Algunas ventajas de emplear los diagramas de flujo son análogos a las de utilizar mapas. Por ejemplo, tanto los unos como los otros muestran cómo se adaptan en forma conjunta los diferentes elementos. Otra ventaja consiste en que la construcción de los diagramas de flujo nos sirve para disciplinar nuestro modo de pensar. La comparación del diagrama de flujo con las actividades del proceso real hará resaltar aquellas áreas en las cuales las normas o políticas no son claras o se están violando. Surgirán las diferencias entre la forma como debe conducirse una actividad y la manera como realmente se dirige. Entonces, con la ayuda de unos cuantos pasos cortos, usted y sus colegas Av. Arequipa 5163 Miraflores Telefax. 444-8551 / 241-9849 E-mail: informes@idea.edu.pe www.idea.edu.pe
  2. 2. Instituto para el Desarrollo Empresarial Administrativo podrán determinar cómo mejorar tal actividad. Los diagramas de flujo son un elemento muy importante en el mejoramiento de los procesos de la empresa (MPE). Los buenos diagramas de flujo muestran, claramente, las áreas en las cuales los procedimientos confusos interrumpen la calidad y la productividad. Dada su capacidad para clarificar procesos complejos, los diagramas de flujo facilitan la comunicación en estas áreas problemas. VISIÓN GENERAL DEL DIAGRAMA DE FLUJO Elaborar un diagrama de flujo para la totalidad del proceso hasta llegar al nivel de tareas, es la base para analizar y mejorar el proceso. La asignación de partes del proceso a determinados miembros del equipo acelerará lo que de otra manera sería una tarea dispendiosa y que demanda mucho tiempo. Cada situación o proceso presentará problemas únicos de diagramación. El equipo deberá enfrentarlos a medida que se vayan presentando. Por ejemplo, la documentación existente rara vez es suficiente para elaborar el diagrama de flujo de cada tarea y actividad sin comunicarse con las personas que ejecutan estas tareas. Tenga la precaución de distinguir entre lo que la documentación dice que debería hacerse y lo que realmente se hace. Existen diferentes tipos de diagramas de flujo y cada uno de éstos tiene su propósito. Para obtener efectividad es importante comprender al menos tres de las técnicas: 1. Diagramas de bloqueo, que proporcionan una visión rápida de un proceso. 2. Diagramas de flujo del Instituto Nacional Estadounidense de Estandarización (American National Standards Institute - ANSI), que utiliza diferentes íconos o formatos de acuerdo a la actividad. 3. Diagramas de flujo funcional, que muestran el flujo del proceso entre organizaciones o áreas. Av. Arequipa 5163 Miraflores Telefax. 444-8551 / 241-9849 E-mail: informes@idea.edu.pe www.idea.edu.pe
  3. 3. Instituto para el Desarrollo Empresarial Administrativo DIAGRAMAS DE BLOQUE El diagrama de bloque, conocido también como diagrama de flujo de bloque, es el tipo más sencillo y frecuente de los diagramas de flujo. Este proporciona una visión rápida no compleja del proceso. Algunos diagramas de flujo de bloque también incluyen símbolos consistentes en un círculo alargado al comienzo y al final para indicar en dónde comienza y en dónde termina el diagrama de flujo. Utilice los diagramas de bloque para simplificar los procesos prolongados y complejos o para documentar tareas individuales. Coloque una frase corta dentro de cada rectángulo para describir la actividad que se realiza. Estas frases descriptivas (nombres de las actividades) deben ser concisas. Los diagramas de bloque proporcionan una visión rápida del proceso y no un análisis detallado. Normalmente, éstos se elaboran en primer lugar para documentar la magnitud del proceso; luego, se utiliza otro tipo de diagrama de flujo para analizar el proceso en forma pormenorizada. Ejemplo de diagrama de bloque: 1. Ejemplo de diagrama de bloque Av. Arequipa 5163 Miraflores Telefax. 444-8551 / 241-9849 E-mail: informes@idea.edu.pe www.idea.edu.pe 1. Presione la tecla grabar 2. Graba
  4. 4. Instituto para el Desarrollo Empresarial Administrativo SÍMBOLOS ESTÁNDARES PARA EL DIAGRAMA DE FLUJO Antes de examinar los otros tipos de diagramas de flujo, debemos definir algunos símbolos estándares, ampliamente conocidos. Pensemos en cuán fácil resulta leer un mapa vial cuando se está familiarizado con el significado de cada símbolo y qué molesto es tener una figura extraña y desconocida en el área del mapa que se utiliza para tomar una decisión sobre los planes de viaje. El diagrama de flujo es una de las más antiguas ayudas de diseño con que podemos contar. Para mayor sencillez, sólo analizaremos 12 de los símbolos más comunes, en su mayor parte publicados por la ANSI ( American National Standard Institute). SÍMBOLOS ESTÁNDARES PARA DIAGRAMAS DE FLUJO ANSI Símbolo Significado Operación: Rectángulo. Utilice este símbolo cada vez que ocurra un cambio en un ítem. El cambio puede ser el resultado del gasto en mano de obra, la actividad de una máquina o una combinación de ambos elementos. Se usa para denotar cualquier clase de actividad, desde perforar un hueco hasta el procesamiento de datos en el computador. Es el símbolo correcto que debe emplearse cuando ningún otro es apropiado. Normalmente, usted debe incluir en el rectángulo una breve descripción de la actividad. Movimiento /transporte: Flecha ancha, Utilice una flecha ancha para indicar el movimiento del output entre locaciones (por ejemplo, envío de partes al inventario, envío de Av. Arequipa 5163 Miraflores Telefax. 444-8551 / 241-9849 E-mail: informes@idea.edu.pe www.idea.edu.pe
  5. 5. Instituto para el Desarrollo Empresarial Administrativo una carta por correo). Punto de decisión: Diamante, Coloque un diamante en aquel punto del proceso en el cual deba tomarse una decisión. La siguiente serie de actividades variarán con base en esta decisión. Por ejemplo, “Si la carta es correcta, se firmará. Si es incorrecta, deberá repetirse”. Por lo general, los outputs del diamante se marcarán con las correspondientes opciones (por ejemplo, SI - NO, VERDADERO - FALSO). Inspección: Círculo grande. Utilice un círculo grande para indicar que el flujo del proceso se ha detenido, de manera que pueda evaluarse la calidad del output. Típicamente esto involucra una inspección realizada por alguien que no sea la persona que efectuó la actividad previa. Este círculo también puede representar el punto en el cual se requiere una firma de aprobación. Documentación: Rectángulo con la parte inferior en forma de onda. Utilice este símbolo para indicar que el output de una actividad incluyó información registrada en papel (por ejemplo, informes escritos, cartas o impresiones de computador) Espera: Rectángulo obtuso. Utilice est símbolo, algunas veces denominado bala, cuando un ítem o persona debe esperar o cuando un ítem se coloca en una almacenamiento provisional antes de que se realice la siguiente actividad programada (por ejemplo, esperar un avión, esperar una firma). Almacenamiento: Triángulo. Utilice un triángulo cuando exista una condición de almacenamiento controlado y se requiera una orden o solicitud para que el ítem pase a la Av. Arequipa 5163 Miraflores Telefax. 444-8551 / 241-9849 E-mail: informes@idea.edu.pe www.idea.edu.pe
  6. 6. Instituto para el Desarrollo Empresarial Administrativo siguiente actividad programada. Este símbolo se usa con mayor frecuencia para mostrar que el output se encuentra almacenado, esperando al cliente. El objetivo de un proceso de flujo continuo es eliminar todos los triángulos y rectángulos obtusos del diagrama de flujo correspondiente al proceso. Es un proceso de la empresa, el triángulo se utilizaría para indicar la condición de una solicitud de compra retenida en el área de compras, esperando que el departamento de finanzas verifique si el ítem se encontraba dentro del presupuesto aprobado. Notación: Rectángulo abierto. Utilice un rectángulo abierto conectado al diagrama de flujo por medio de una línea punteada para registrar información adicional sobre el símbolo al cual está conectado. Por ejemplo, en un diagrama de flujo complejo trazado sobre muchas hojas de papel, este símbolo podría estar conectado a un pequeño círculo para suministrar el número de página en el cual los inputs reingresarán al proceso. Otra forma de emplear un rectángulo abierto consiste en identificar qué persona es responsable de realizar una actividad o el documento que controla tal actividad. El rectángulo abierto se conecta al diagrama de flujo mediante una línea punteada de manera que éste no se confunda con una flecha de línea que denota el flujo de la actividad. Dirección del flujo: Flecha. Utilice una flecha para denotar la dirección y el orden que corresponden a los pasos del proceso. Se emplea una flecha para indicar el movimiento de un símbolo a otro. La flecha indica dirección: ascendente, descendente o lateral. La ANSI indica que la cabeza de la flecha no es necesaria cuando el flujo de dirección se desplaza de arriba a abajo o de izquierda a derecha. Sin embargo, para evitar malas interpretaciones por parte de otras personas Av. Arequipa 5163 Miraflores Telefax. 444-8551 / 241-9849 E-mail: informes@idea.edu.pe www.idea.edu.pe
  7. 7. Instituto para el Desarrollo Empresarial Administrativo que pueden no estar tan familiarizadas con los símbolos del diagrama de flujo, se recomienda que siempre se usen las cabezas de flecha. Transmisión: Flecha quebrada. Utilice una flecha quebrada para identificar aquellos casos en los cuales ocurre la transmisión inmediata de la información (por ejemplo, transferencia electrónica de datos, fax, llamada telefónica). Conector: Círculo pequeño. Emplee un círculo pequeño con una letra dentro del círculo, al final de cada diagrama de flujo para indicar que el output de esa parte del diagrama de flujo servirá como el input para otro diagrama de flujo. Con frecuencia, este símbolo se utiliza cuando no existe suficiente espacio para dibujar la totalidad del diagrama de flujo en un papel. La cabeza de flecha que señala el círculo denota que éste es un output. La cabeza de flecha que señala el sentido contrario al círculo indica que se trata de input. Cada output diferente debe designarse con una letra diferente. Todo output puede reingresar al proceso en diferentes puntos. Límites: Círculo alargado. Utilice un círculo alargado para indicar el inicio y el fin del proceso. Normalmente dentro del símbolo aparece la palabra inicio o comienzo término o fin. Figura 2. Símbolos estándares para los diagramas de flujo. Los 12 símbolos enumerados en la figura 2. no son una lista completa de los símbolos para el diagrama de flujo, son lo mínimo que usted necesitará para diagramar adecuadamente su proceso de la empresa. A medida que adquiera Av. Arequipa 5163 Miraflores Telefax. 444-8551 / 241-9849 E-mail: informes@idea.edu.pe www.idea.edu.pe
  8. 8. Instituto para el Desarrollo Empresarial Administrativo nuevos conocimientos sobre diagramación de flujo, puede ampliar el número de símbolos que utiliza para cubrir su campo y sus necesidades específicas. El diagrama de flujo estándar de la ANSI proporciona una comprensión detallada de un proceso que excede, en gran parte, el del diagrama de bloque. En efecto, el diagrama de bloque constituye frecuentemente el punto de partida; el diagrama de flujo estándar se utiliza para ampliar las actividades dentro de cada bloque al nivel de detalle deseado. Cada tarea del proceso en estudio puede detallarse hasta el punto en el cual el diagrama de flujo estándar puede emplearse como parte del manual de entrenamiento para un nuevo colaborador. Por ejemplo un cajero de banco debe respetar un procedimiento antes de pagar un cheque en ventanilla: DIAGRAMA DE FLUJO FUNCIONAL El diagrama de flujo funcional es el tipo de diagrama de flujo, que muestra el movimiento entre diferentes unidades de trabajo, una dimensión adicional que resulta ser especialmente valiosa cuando el tiempo total del ciclo constituye un problema; puede utilizar símbolos estándares o de bloque. Un diagrama de flujo funcional identifica cómo los departamentos funcionales, verticalmente orientados, afectan un proceso que fluye horizontalmente a través de una organización. Si un proceso siempre se mantuviese dentro de un solo departamento y no se cruzara con otros territorios, la vida del gerente sería mucho más fácil. Sin embargo, en la mayor parte de las empresas, la organización funcional o vertical es una forma de vida, por cuanto proporciona un centro de competencia altamente entrenado, que no puede compararse cuando se emplea una organización de proceso o de producto 1. El cliente entrega cheque para cobrar 2. El cajero verifica el monto en números y letras 3. Verifica la firma en el sistema 4. Digita monto y número en el sistema 5. verifica si el cheque tiene fondos 6. Si tiene fondos paga 7. El cliente cobra 8. Si no tiene fondos lo envía al funcionario de la cuenta. Av. Arequipa 5163 Miraflores Telefax. 444-8551 / 241-9849 E-mail: informes@idea.edu.pe www.idea.edu.pe
  9. 9. Instituto para el Desarrollo Empresarial Administrativo 9. Verifica si el cliente tiene autorización de sobregiro. Si tiene le indica al cajero que pague. Si no tiene, le indica que lo rechace. 10. El cliente recibe el cheque devuelto. Av. Arequipa 5163 Miraflores Telefax. 444-8551 / 241-9849 E-mail: informes@idea.edu.pe www.idea.edu.pe
  10. 10. Instituto para el Desarrollo Empresarial Administrativo Cliente Cajero Funcionario de cuenta 3. Diagrama de flujo funcional para la verificación y pago de cheque Av. Arequipa 5163 Miraflores Telefax. 444-8551 / 241-9849 E-mail: informes@idea.edu.pe www.idea.edu.pe 1. 2. 3.. 4.. 5. 8. 9. 10. Sí No Sí No 6.7. Fin Inicio
  11. 11. Instituto para el Desarrollo Empresarial Administrativo Cliente Cajero Funcionario de cuenta 2. Diagrama de flujo funcional para la verificación y pago de cheque con línea de tiempo La línea de tiempo normalmente tiene tres columnas: la primera indica el número de la actividad, la segunda indica el tiempo de procesamiento y la tercer el tiempo del ciclo. Leer explicación en la página siguiente. Av. Arequipa 5163 Miraflores Telefax. 444-8551 / 241-9849 E-mail: informes@idea.edu.pe www.idea.edu.pe Inicio 1. 2. 3.. 4.. 5. 8. 9. 10. Sí No Sí No 6.7. Fin Inicio
  12. 12. Instituto para el Desarrollo Empresarial Administrativo DIAGRAMA DE FLUJO FUNCIONAL DE LA LÍNEA DE TIEMPO Un diagrama de flujo funcional de la línea de tiempo adiciona el tiempo de procesamiento y del ciclo al diagrama de flujo funcional estándar. Este diagrama de flujo le ofrece algunas percepciones valiosas cuando usted realiza un análisis del costo de la mala calidad, con el fin de determinar qué cantidad de dinero está perdiendo la organización debido a un proceso ineficiente e inefectivo. Agregar un valor de tiempo a las funciones ya definidas que interactúan dentro del proceso hace fácil identificar las áreas de desperdicio y demora. El tiempo se monitorea de dos maneras. En primer lugar, el tiempo que se requiere para realizar la actividad se registra en la columna titulada “Tiempo de procesamiento (horas)”, La columna del lado corresponde al tiempo del ciclo (es decir, el momento en el cual se finalizó la última actividad y el momento en el que esta actividad se termina). Usualmente, existe una diferencia importante entre la suma de las horas individuales de procesamiento y el tiempo del ciclo para la totalidad del proceso. Esta diferencia obedece al tiempo de espera y transporte. Constituye un error común el dedicarse a reducir el tiempo de procesamiento e ignorar el tiempo del ciclo. El resultado sería centrar nuestras actividades en reducir costos, sin tener en cuenta la empresa desde el punto de vista de nuestros clientes. Estos no ven el tiempo de procesamiento; ellos sólo ven el tiempo del ciclo (tiempo de respuesta). Para satisfacer nuestras necesidades, nos preocupamos sólo por reducir el tiempo de procesamiento. Para tener clientes felices, debemos reducir el tiempo del ciclo. En un proceso de ventas, IBM logró acortar el tiempo de procesamiento en un 30%, reduciendo de esta forma los costos en un 25%. Al mismo tiempo la empresa redujo el tiempo del ciclo en un 75%. Un efecto colateral no planeado dio como resultado un incremento superior a 300% en las ventas (el cierre de 65% de las ventas). No hay duda de que existe una correlación directa entre tiempo del ciclo, satisfacción del cliente e incremento de las ganancias. El concepto del flujo de la línea de tiempo puede aplicarse a todo tipo de diagramas de flujo. Con frecuencia, el tiempo transcurrido se registra tomando Av. Arequipa 5163 Miraflores Telefax. 444-8551 / 241-9849 E-mail: informes@idea.edu.pe www.idea.edu.pe
  13. 13. Instituto para el Desarrollo Empresarial Administrativo como base el tiempo que ha pasado desde el momento en el cual se inició la primera actividad dentro del proceso. DIAGRAMA DE FLUJO GEOGRÁFICO Un diagrama de flujo del plano geográfico o físico analiza el flujo físico de las actividades. Este ayuda a minimizar el desperdicio de tiempo mientras la producción resultante del trabajo y/o recursos se desplazan entre las actividades. Las primeras impresiones tienen gran importancia. ¿Qué creen ustedes que piensan los nuevos empleados acerca de esta empresa después de un día de “apúrese y espere”? Probablemente se preguntarán si hicieron bien en ingresar a la empresa. El análisis rápido de un diagrama de flujo revela el desperdicio de desplazamiento y tiempo. Por ejemplo, si los nuevos empleados se dirigen a una sala especial de espera en el departamento de personal, se reduciría en gran parte la cantidad de tiempo que los empleados gastarían durante el día. Si el departamento de personal distribuye las identificaciones provisionales, la persona encargada no tendría que acompañar a los empleados a otros departamentos. Pensemos ahora en lo que se puede hacer para mejorar el flujo y aprovechar mejor el tiempo, tanto el de los nuevos empleados como el del encargado del departamento de personal. ADOPTAR UNA VISIÓN SOBRE EL PROCESAMIENTO DE INFORMACIÓN Además de los tres diagramas de flujo básicos que ya hemos analizado (diagramas de bloque, diagramas de flujo estándar de la ANSI, y diagramas funcionales), existen otros como los diagramas de información, que con frecuencia poseen su propia serie de símbolos. Como norma, éstos tienen mayor interés para los programadores de computadores y para los analistas de sistemas automatizados, que para los jefes y empleados que diagraman las actividades de la empresa. Los dos libros que se indican al final de este capítulo analizan algunas de estas herramientas. Av. Arequipa 5163 Miraflores Telefax. 444-8551 / 241-9849 E-mail: informes@idea.edu.pe www.idea.edu.pe
  14. 14. Instituto para el Desarrollo Empresarial Administrativo Usted puede considerar estos tipos de diagramas de flujo como diagramas que siguen el recorrido de la información a lo largo de un proceso. A medida que prepara los diagramas de flujo, piense en sus actividades organizacionales desde el punto de vista del procesamiento de la información. Empiece con los archivos de su organización. Estos son valiosos porque contienen información que se modifica o que se utiliza en sus procesos de la empresa. En seguida, tenga en cuenta a sus colaboradores. Usted y sus compañeros de trabajo poseen habilidades de diferentes niveles y tipos. Lógicamente, aun el conocimiento de un solo trabajador es sustancialmente más complejo que la información en un archivo. Pero, el principio sigue vigente: el valor de un empleado para una organización depende de sus aportes de información. Trátese de cómo cargar una plataforma, lanzar un nuevo producto o resolver un conflicto, la información constituye un recurso. Esto es particularmente cierto en la industria de servicios, que en 1989 empleó a más de 70% de los trabajadores de los Estados Unidos. Todos ellos pueden considerarse como procesadores y proveedores de información. Al adoptar una visión del procesamiento de información en el momento de preparar sus diagramas de flujo, se creará un énfasis común en la labor de utilizar un input de calidad para generar un output de calidad. Al mismo tiempo, esta visión referente al procesamiento de información ayuda a las personas a tomar decisiones sobre la forma de trazar diagramas de flujo y los elementos que deben incluirse. En forma más específica, usted debería: 1. Determinar aquellas partes del proceso para las cuales la validez y confiabilidad de la información tienen la mayor importancia. 2. Considerar las tres dimensiones diferentes del procesamiento de información de los procesos de la empresa: qué información se procesa, qué actividades se involucran en el procesamiento de la información y qué elementos controlan a otros elementos. Si su diagrama de flujo no produce el impacto que desea, trate de trazarlo de manera que éste caracterice una de las otras dimensiones. 3. Recuerde que las organizaciones están integradas por personas, y cuando hay seres humanos involucrados, la transmisión y el Av. Arequipa 5163 Miraflores Telefax. 444-8551 / 241-9849 E-mail: informes@idea.edu.pe www.idea.edu.pe
  15. 15. Instituto para el Desarrollo Empresarial Administrativo procesamiento de la información se dificulta bastante. En consecuencia, es mejor trazar varios diagramas de flujo fácilmente comprensibles que un solo diagrama maestro, completo pero incomprensible. DICCIONARIO DE DATOS Muchos de ustedes jamás tendrán la necesidad de emplear un diccionario de datos, por cuanto sus diagramas de flujo serán razonablemente sencillos y directos. No obstante, algunos de ustedes necesitarán entrar en un gran número de detalles que cubran una amplia gama de actividades. En este caso se hace necesario el uso de un diccionario de datos para tener la seguridad de que todos los títulos y definiciones sean claros y comprensibles. Los diagramas de flujo más efectivos emplean palabras y frases que las personas pueden comprender fácilmente y sólo incluyen símbolos estándares, ampliamente conocidos. Con frecuencia, puede ser muy útil un glosario adjunto de términos, conocido como diccionario de datos, elaborado por profesionales en el procesamiento de información. Cada vocablo del diccionario se refiere a un título usado en los diagramas de flujo. Un diccionario de datos cumple una serie de propósitos de referenciación. Por ejemplo, éste le sirve para permanecer alerta a los homónimos de la base de datos. Una base de datos es una compilación de información de los archivos de la organización. (Con frecuencia, estos archivos se computarizan). Existen homónimos cuando el mismo título se refiere a ítems diferentes. Veamos, por ejemplo, el título “Ingresar la identificación del empleado”. En un diagrama de flujo esto puede significar: “Registre en un formato el número del seguro social correspondientes al empleado”. En otro diagrama de flujo, esto podría significar: “digite el nombre del empleado en un sistema computacional y espere que el sistema verifique esta entrada”. Por razón de sus múltiples significados, los homónimos de la base de datos pueden crear confusión en una serie de diagramas de flujo. Se presentan homónimos por cuanto los títulos del diagrama de flujo deben ser breves. Dentro del diagrama mismo usted no cuenta con espacio para una Av. Arequipa 5163 Miraflores Telefax. 444-8551 / 241-9849 E-mail: informes@idea.edu.pe www.idea.edu.pe
  16. 16. Instituto para el Desarrollo Empresarial Administrativo explicación detallada, pero puede incluir la correspondiente definición en el diccionario de datos. La revisión de diccionario de datos antes de seleccionar un título le indicará si su título ya se ha utilizado. Si éste es el caso, deberá escoger otro título o tomar medidas especiales para quienes empleen su diagrama de flujo sepan realmente qué quiere decir usted. También puede utilizar el diccionario de datos como ayuda al encontrar sinónimos en la base de datos, cuando títulos diferentes tienen definiciones idénticas. Por ejemplo, cobros puede indicar lo mismo que ventas por cobrar. Al igual que los homónimos, los sinónimos de la base de datos pueden ser necesarios. Las personas prefieren utilizar términos familiares al construir sus diagramas de flujo, y los empleados que trabajan en diferentes partes de la organización pueden tener palabras diferentes para un mismo ítem. Reconociendo el valor de los términos comunes, los profesionales del procesamiento de información emplean sinónimos de la base de datos que se convierten en alias aceptables. Pero los sinónimos deben identificarse. De lo contrario, el equipo que elabore un diagrama de flujo general con las actividades de los departamentos de contabilidad y ventas podría incurrir en duplicaciones innecesarias. Aquí es donde un diccionario de datos resulta de gran utilidad. Cuando al departamento de contabilidad se le pide que defina el archivo de cobros, y al de ventas se le solicita que defina las ventas por cobrar, el equipo que elabora el diagrama de flujo describirá que los dos archivos son iguales. Además, el diccionario de datos puede incluir información detallada, más allá de la definición, sobre la actividad representada en el diagrama de flujo. En la búsqueda de formas para mejorar las actividades de la empresa, el equipo podría estar interesado en el número de registros que contiene un determinado archivo o en el número de ítems que cada semana se procesa mediante cierta actividad. El equipo también puede estar interesado en saber en cuáles diagramas de flujo un título específico parece evaluar con precisión las implicaciones de un cambio. Todos estos detalles pueden almacenarse en diccionario de datos. Los diccionarios de datos pueden mantenerse manualmente o en un sistema computacional. Cuando se dispone de este sistema, es más fácil revisar, organizar Av. Arequipa 5163 Miraflores Telefax. 444-8551 / 241-9849 E-mail: informes@idea.edu.pe www.idea.edu.pe
  17. 17. Instituto para el Desarrollo Empresarial Administrativo y encontrar la información. Si elabora sus diagramas de flujo en el computador, la automatización del diccionario de datos le ofrecerá ventajas aún mayores, por cuanto usted puede elaborar un sistema automatizado de referencias cruzadas entre los diagramas y el diccionario. RESUMEN El diagrama de flujo es una herramienta clave para comprender los procesos de la empresa. Trazar el proceso sobre un papel en un formato comprensible, con frecuencia prepara e el terreno para un importante mejoramiento del proceso. Este también constituye un instrumento efectivo para analizar el impacto de los cambios propuestos. Muchos diagramas de flujo sobre procesos de la empresa son demasiado complejos, con frecuencia cubren toda una pared; pero, bien vale la pena la comprensión que el EMP obtenga como resultado de este tipo de análisis. En el casos de nuevos procesos, los diagramas de flujo deben preceder a la preparación de los procedimientos. Para mejorar la calidad de sus productos y servicios, muchos empresarios han utilizado técnicas de diagramación de flujo con resultados envidiables. Otros, no obstante, han tenido menor éxito. Usualmente, esto sucede por cuanto consideran sus diagramas de flujo como un fin, no como un medio para encontrar aquello que buscan. Este es un error que se comete fácilmente. Comparado con algunas técnicas para mejorar la calidad y la productividad, el diagrama de flujo es de fácil comprensión y aplicación. Además en su entusiasmo por lograr un mejoramiento, algunas personas se sienten tentadas a vertir en un diagrama de flujo detallado todo lo que puedan encontrar. Afortunadamente, sin embargo, este esmero rara vez es necesario. Los diagramas de flujo cumplen un propósito importante: documentar un proceso con el fin de identificar áreas que necesitan mejoramiento. La “magia” no proviene de documentar el proceso sino de analizarlo, y es aquí donde usted debe centrar la mayor parte de sus esfuerzos. Recuerde que el propósito de los diagramas de flujo y el análisis siguiente estriba en obtener el conocimiento suficiente para definir y realizar los mejoramientos del proceso. Este no debe ser un fin en sí mismo. Av. Arequipa 5163 Miraflores Telefax. 444-8551 / 241-9849 E-mail: informes@idea.edu.pe www.idea.edu.pe
  18. 18. Instituto para el Desarrollo Empresarial Administrativo Los diagramas de flujo son herramientas. En las actividades de MPE que siguen al diagrama de flujo puede apreciarse su pleno valor. Sin embargo, el mismo proceso de diagramación de flujo prepara a las personas para los cambios productivos que vienen más adelante: 1. Los que participan en la elaboración de los diagramas de flujo reconocen su propia capacidad e influencia. Ahora, ellos reconocen que sus contribuciones sirven para conferir poder a sus compañeros de trabajo, Se sienten orgullosos de que su rol esté documentado en un diagrama que consultarán otras personas. 2. Las personas saben que el valor de su desempeño afecta aquella forma en la cual otras personas utilizan el output. Esto estimula la curiosidad sobre las expectativas de los clientes, y fortalece los vínculos entre colaboradores y clientes. 3. En la elaboración de los diagramas de flujo, las personas adquieren comprensión mutua de sus labores, lo que genera un incremento de la colaboración en el ambiente de trabajo. La elaboración de diagramas de flujo establece equipos de trabajo. 4. A medida que crece el diagrama de flujo, los participantes se sienten inspirados por las fuentes de apoyo y respaldo que tienen a su disposición. El mensaje del diagrama de flujo es el de que existe poder y camaradería en la organización. 5. Al mismo tiempo, renace la responsabilidad individual. El diagrama de flujo fomenta los esfuerzos de mejoramiento, la adhesión a los estándares de calidad y el compromiso de reducir las variaciones del proceso. 6. Se facilita la fijación de objetivos, aun en aquellas partes de la organización que han mostrado resistencia a la medición del desempeño o allí en donde han analizado aquello que consideran como objetivos legítimos y reales. A través de todo esto, los diagramas de flujo hacen que la atención se centre en las oportunidades de cambio. A medida que se realizan loa MPE, su equipo reconocerá los sitios en donde los diagramas han dejado de ser exactos y Av. Arequipa 5163 Miraflores Telefax. 444-8551 / 241-9849 E-mail: informes@idea.edu.pe www.idea.edu.pe
  19. 19. Instituto para el Desarrollo Empresarial Administrativo cuándo se hace necesario efectuar revisiones. Asimismo, podrá crear nuevas versiones de los diagramas de flujo en la medida que usted y sus compañeros de trabajo adquieren mayor habilidad para su elaboración. Esto obedece en parte al aumento de los talentos técnicos y artísticos. Pero, un aspecto mucho más importante es el desarrollo de talentos conceptuales. Las personas vinculadas a su organización comenzarán a ver las actividades de la empresa en forma más sistemática y creativa. En tanto que usted elabora diagramas de flujo y verifica su precisión, se hará más sensible a los procedimientos en los cuales puede mejorar su empresa. BIBIOGRAFÍA TEXTO: MEJORAMIENTO DE LOS PROCESOS DE LA EMPRESA. AUTOR: JAMES HARRINGTON EDITORIAL: McGRAW-HILL LECTURAS ADICIONALES Jeffrey, D.R. y M. Lawrence, Systems Analysis and Design, Prentice Hall, Englewood Cliffs, NJ, 1984 Modell, M.E.,A Professional´s Guide to Systems Analysis, McGraw-Hill, Nueva York, 1988 Av. Arequipa 5163 Miraflores Telefax. 444-8551 / 241-9849 E-mail: informes@idea.edu.pe www.idea.edu.pe

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