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梶原成親 / Kajihara Narichika
@kajinari
僕なりのAtlassianの管理メソッド
大規模向け管理手法
自己紹介
1
Kajihara Narichika
/ @kajinari
• Recruit LifeStyle, Co. Ltd.
• ex. Rakuten(2007-2014)
• ex. NTT (2001-2007)
Kajihar...
目次
• このプレゼンの目的
• 私達のシステム規模
• ユーザ管理
• システムの管理
• ユーザサポート運用
• Confluenceの管理方針
このプレゼンの目的
3
このプレゼンで話したい内容
4
• 管理者側のユーザ運用方法の
Tips紹介です。
• システム的な改善話は少ないです。
• 少ない人員で効率的に管理するメ
ソッドを共有したい
私達のシステム規模
5
JIRA
バージョン 6.3.11
ユーザ数 1500
グループ数 325
課題数 90,000
添付ファイル 20,000
JVM MaxPermSize=512m -
Xms8192m -Xmx8192m -
私達のシステム規模
6
Confluence
バージョン 5.6.5
Total Spaces 461
Site Spaces 136
Personal
Spaces
325
Content 89830
JVM -Xms8192m -Xmx81...
私達のシステム規模
7
コード管理 Github Enterprise
チャット Slack, Skype, HipChat
レビュー Github Enterpriseのプルリク
CI Jenkins(90%) , TeamCity(10%)...
私達のシステム規模
8
マネージャ 梶原
推進担当者 梶原
カスタマイズ窓口 梶原
オペレーター 1人
エンジニア 梶原 + 1人(But 他のプロ
ジェクトから借りてる)
メンバー構成
ユーザ管理
9
私達の環境
• Active Directoryはありますが、グループ横断
で管理しているため連携出来ない状態。
• 1600ユーザを超える規模なのにJIRA
Internal DBで管理している。
→ アンチパターン最前線を走ってる
なぜ、アンチパターンなのか
11
• Atlassian製品は、基本的にGroup毎に権限付
与するのが一般的
• つまり、権限付与のトラブルは、ほぼユーザを
適切にグループにアサイン出来ていない事に
尽きる。
• ここの見える化が最も大事
なぜ、アンチパターンなのか
12
ユーザに取って
• グループ内のメンバーが見えない
• 適切なグループにメンバーをアサインし続ける
のが難しい
(出入りもそれなりに激しいので)
なぜ、アンチパターンなのか
13
システム側
• JIRA Internal だと認証のためにリソースを使っ
てしまう
ベストソリューションは、
14
Active Directoryで管理する。
• 見える化:
アドレス帳でユーザ側でどのグループに所属
しているか確認できる
• また、ユーザ側の管理者がメンバーの状況を
確認できる
ベストソリューションは、
15
Active Directoryで管理する。
• 自動化(1):グループへの操作をユーザ側で完
結できるように、WEBのGUIを提供する。
• 自動化(2):同じグループを使う
ファイルサーバ or メーリングリ...
今の現場で工夫したこと
16
見える化することが最も大事
1.プラグインを作りました。
• グループ選択すると、所属しているメンバー
が確認できる仕様
• 直リンクできるようにしておいた。
今の現場で工夫したこと
17
見える化することが最も大事
2.社内マニュアルを作成
• アカウントの同期について
• グループ権限管理の考え方について
• 初期パスワードを設定し、プロファイルを設定しま
しょう
• 自分がアサインされているグル...
システム管理編
18
まず、はじめはKPIを取ること
19
JIRAだとこんな数字
バージョン 6.3.11
ユーザ数 1500
グループ数 325
課題数 90,000
添付ファイル 20,000
JVM MaxPermSize=512m -
Xms8192m -...
KPIの見える化
20
JIRA/ConfluenceのDBから必要情報取得し、
ConfluenceのPageで公開する。
負荷 / リソースの見える化
21
NewRelicにお任せ
負荷 / リソースの見える化
22
NewRelicにお任せ
メリット
1. ページ更新のついでに各数字(特にユーザ
数)をチェックする
2. AWSのスペック上げる時の根拠資料に
3. 増強ペース等をつかむ事ができる
4. NewRelicのアラートを適切に設定することで、
アラート → JIRAチケッ...
ユーザサポート編
24
私達の現状
1. オペレータと二人ぼっちチーム
2. リソースが相当限られているので効率が求
められる。
対:顧客対応
ユーザサポートの工夫
1. ダッシュボードを作成し、ユーザと共有
依頼窓口に
2. Creating Issues via direct HTML linksを使って
依頼フォームの細かい所を担保
3. カンバンボードを使い、状況の見える化を行...
ユーザサポートの工夫
対:顧客対応
1. ダッシュボードを作成し、ユーザと共有
依頼窓口に
2. Creating Issues via direct HTML linksを使って
依頼フォームの細かい所を担保
3. カンバンボードを使い、状況...
ダッシュボード
28
ここから依頼
マニュアル
ダッシュボード
29
直近の障害チケ
報告した、レビュー、起票した
チケットのフィルタ
ダッシュボード
30
私達と顧客間で必要な
情報が集約されている。
ユーザサポートの工夫
対:顧客対応
1. ダッシュボードを作成し、ユーザと共有
依頼窓口に
2. Creating Issues via direct HTML linksを使って
依頼フォームの細かい所を担保
3. カンバンボードを使い、状況...
Creating Issue via を使ってる理由
• JIRA画面は、非エンジニアにとって不親切
• ヒアリングのために全てカスタムフィールド
作ってるとキリが無い。
(各部署 * 依頼種類分の画面が必要に)
• ただし、Atlassian...
33
例:ACL申請
メリット:
34
• HTMLマクロ+JavaScriptsで作っている
• 検索に必要なフィールド以外は、説明に代入
できる。説明の内容で事足りる
• JIRA画面側はカスタマイズはしなくても、ある
程度説明に必要事項がヒアリングできている
...
ユーザサポートの工夫
対:顧客対応
1. ダッシュボードを作成し、ユーザと共有
依頼窓口に
2. Creating Issues via direct HTML linksを使って
依頼フォームの細かい所を担保
3. カンバンボードを使い、状況...
カンバン
36
作業前 顧客確
認待ち
進行中 保留
凍結
解決済 Close
• 誰が何を持っているか見える化
• 時間掛かってるチケットをFirst Viewで閲覧
ユーザサポートの工夫
対:顧客対応
1. ダッシュボードを作成し、ユーザと共有
依頼窓口に
2. Creating Issues via direct HTML linksを使って
依頼フォームの細かい所を担保
3. カンバンボードを使い、状況...
Workflowをちゃんと使う
38
Workflowを定義
Workflowをちゃんと使う
39
ステータスを定義する
Workflowをちゃんと使う
40
カンバンにも割り当て
Workflowをちゃんと使う
41
Automation Transitionを使う
Workflowをちゃんと使う
42
Automation Transitionを使う
顧客からの連絡待ち
進行中
顧客から返信があったら、自動的に
進行中に移動させる
Workflowをちゃんと使う
43
Listerを使って実装
Workflowをちゃんと使う
44
解決済みにしてから、XX日以上たったらクローズ
Workflowをちゃんと使う
45
Jelly Scripts と Services で実装
Workflowをちゃんと使う
46
因みに
Automationプラグインは
バグがあって使えなかった
Workflowをちゃんと使う
47
カンバンでやってる意味が出てくる。
Confluenceの管理方針
48
Confluenceで最もやってはいけない事
スペース作成時にデフォルトパーミッション設
定があります。 これを必要最低限で絞ってし
まう事。
各スペースが孤立化し、コラボレーションが発
生しなくなる。
スペースに権限無いと、存在すら認識できな...
Confluenceで最もやってはいけない事
50
社内のAtlassian全ユーザ使えるグループをデ
フォルトでアサイン。
必要に応じて、外す。という運用に切り替えた
どうしたのか?
Confluenceで最もやってはいけない事
51
どう変わったのか
「あ、はじめましてーw コンフルの上ではお世
話になってます~。」
という会話がいろんな所で聞けるようになった
Confluenceで最もやってはいけない事
52
どう変わったのか
ユーザ数が3ヶ月で倍以上に
500 → 1250
他、大規模なConfluenceのコツ
53
• In App Notificationは、ポーリングインターバ
ルを、かなり長めに
• 以下のスケジュールジョブの無効化
• Back Up Confluence
• Email Reports...
ありがとうございました!
54
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僕なりのAtlassianの管理メソッド

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楽天とリクルートライフスタイルでAtlassianの管理者をしておりました。 大規模な環境下でのAtlassian製品の管理メソッドをAtlassian User Group で共有します。

第14回 Tokyo Atlassian ユーザーグループ @CREATIONLINE #augj - connpass
http://augj.connpass.com/event/13759/

Published in: Technology
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僕なりのAtlassianの管理メソッド

  1. 1. 梶原成親 / Kajihara Narichika @kajinari 僕なりのAtlassianの管理メソッド 大規模向け管理手法
  2. 2. 自己紹介 1 Kajihara Narichika / @kajinari • Recruit LifeStyle, Co. Ltd. • ex. Rakuten(2007-2014) • ex. NTT (2001-2007) Kajihara Narichika / @kajinari
  3. 3. 目次 • このプレゼンの目的 • 私達のシステム規模 • ユーザ管理 • システムの管理 • ユーザサポート運用 • Confluenceの管理方針
  4. 4. このプレゼンの目的 3
  5. 5. このプレゼンで話したい内容 4 • 管理者側のユーザ運用方法の Tips紹介です。 • システム的な改善話は少ないです。 • 少ない人員で効率的に管理するメ ソッドを共有したい
  6. 6. 私達のシステム規模 5 JIRA バージョン 6.3.11 ユーザ数 1500 グループ数 325 課題数 90,000 添付ファイル 20,000 JVM MaxPermSize=512m - Xms8192m -Xmx8192m -
  7. 7. 私達のシステム規模 6 Confluence バージョン 5.6.5 Total Spaces 461 Site Spaces 136 Personal Spaces 325 Content 89830 JVM -Xms8192m -Xmx8192m - XX:MaxPermSize=512m
  8. 8. 私達のシステム規模 7 コード管理 Github Enterprise チャット Slack, Skype, HipChat レビュー Github Enterpriseのプルリク CI Jenkins(90%) , TeamCity(10%) その他、開発環境
  9. 9. 私達のシステム規模 8 マネージャ 梶原 推進担当者 梶原 カスタマイズ窓口 梶原 オペレーター 1人 エンジニア 梶原 + 1人(But 他のプロ ジェクトから借りてる) メンバー構成
  10. 10. ユーザ管理 9
  11. 11. 私達の環境 • Active Directoryはありますが、グループ横断 で管理しているため連携出来ない状態。 • 1600ユーザを超える規模なのにJIRA Internal DBで管理している。 → アンチパターン最前線を走ってる
  12. 12. なぜ、アンチパターンなのか 11 • Atlassian製品は、基本的にGroup毎に権限付 与するのが一般的 • つまり、権限付与のトラブルは、ほぼユーザを 適切にグループにアサイン出来ていない事に 尽きる。 • ここの見える化が最も大事
  13. 13. なぜ、アンチパターンなのか 12 ユーザに取って • グループ内のメンバーが見えない • 適切なグループにメンバーをアサインし続ける のが難しい (出入りもそれなりに激しいので)
  14. 14. なぜ、アンチパターンなのか 13 システム側 • JIRA Internal だと認証のためにリソースを使っ てしまう
  15. 15. ベストソリューションは、 14 Active Directoryで管理する。 • 見える化: アドレス帳でユーザ側でどのグループに所属 しているか確認できる • また、ユーザ側の管理者がメンバーの状況を 確認できる
  16. 16. ベストソリューションは、 15 Active Directoryで管理する。 • 自動化(1):グループへの操作をユーザ側で完 結できるように、WEBのGUIを提供する。 • 自動化(2):同じグループを使う ファイルサーバ or メーリングリスト等のグルー プと同じグループをAtlassianでも利用する 部署/開発プロジェクトにJoinすると、全てのリ ソースが自動的に使える様にデザインする
  17. 17. 今の現場で工夫したこと 16 見える化することが最も大事 1.プラグインを作りました。 • グループ選択すると、所属しているメンバー が確認できる仕様 • 直リンクできるようにしておいた。
  18. 18. 今の現場で工夫したこと 17 見える化することが最も大事 2.社内マニュアルを作成 • アカウントの同期について • グループ権限管理の考え方について • 初期パスワードを設定し、プロファイルを設定しま しょう • 自分がアサインされているグループの確認方法 • パスワード忘れた場合の対処方法について • グループメンバー検索方法 / 見える化
  19. 19. システム管理編 18
  20. 20. まず、はじめはKPIを取ること 19 JIRAだとこんな数字 バージョン 6.3.11 ユーザ数 1500 グループ数 325 課題数 90,000 添付ファイル 20,000 JVM MaxPermSize=512m - Xms8192m -Xmx8192m -
  21. 21. KPIの見える化 20 JIRA/ConfluenceのDBから必要情報取得し、 ConfluenceのPageで公開する。
  22. 22. 負荷 / リソースの見える化 21 NewRelicにお任せ
  23. 23. 負荷 / リソースの見える化 22 NewRelicにお任せ
  24. 24. メリット 1. ページ更新のついでに各数字(特にユーザ 数)をチェックする 2. AWSのスペック上げる時の根拠資料に 3. 増強ペース等をつかむ事ができる 4. NewRelicのアラートを適切に設定することで、 アラート → JIRAチケット起票 → 作業に入る 5. JVMのレスポンス等でヘルスチェックする事 が出来る。
  25. 25. ユーザサポート編 24
  26. 26. 私達の現状 1. オペレータと二人ぼっちチーム 2. リソースが相当限られているので効率が求 められる。 対:顧客対応
  27. 27. ユーザサポートの工夫 1. ダッシュボードを作成し、ユーザと共有 依頼窓口に 2. Creating Issues via direct HTML linksを使って 依頼フォームの細かい所を担保 3. カンバンボードを使い、状況の見える化を行 う 4. Workflowをちゃんと使う 対:顧客対応
  28. 28. ユーザサポートの工夫 対:顧客対応 1. ダッシュボードを作成し、ユーザと共有 依頼窓口に 2. Creating Issues via direct HTML linksを使って 依頼フォームの細かい所を担保 3. カンバンボードを使い、状況の見える化を行 う 4. Workflowをちゃんと使う
  29. 29. ダッシュボード 28 ここから依頼 マニュアル
  30. 30. ダッシュボード 29 直近の障害チケ 報告した、レビュー、起票した チケットのフィルタ
  31. 31. ダッシュボード 30 私達と顧客間で必要な 情報が集約されている。
  32. 32. ユーザサポートの工夫 対:顧客対応 1. ダッシュボードを作成し、ユーザと共有 依頼窓口に 2. Creating Issues via direct HTML linksを使って 依頼フォームの細かい所を担保 3. カンバンボードを使い、状況の見える化を行 う 4. Workflowをちゃんと使う
  33. 33. Creating Issue via を使ってる理由 • JIRA画面は、非エンジニアにとって不親切 • ヒアリングのために全てカスタムフィールド 作ってるとキリが無い。 (各部署 * 依頼種類分の画面が必要に) • ただし、Atlassian非推奨
  34. 34. 33 例:ACL申請
  35. 35. メリット: 34 • HTMLマクロ+JavaScriptsで作っている • 検索に必要なフィールド以外は、説明に代入 できる。説明の内容で事足りる • JIRA画面側はカスタマイズはしなくても、ある 程度説明に必要事項がヒアリングできている • Custom field Schemeとか最小限。
  36. 36. ユーザサポートの工夫 対:顧客対応 1. ダッシュボードを作成し、ユーザと共有 依頼窓口に 2. Creating Issues via direct HTML linksを使って 依頼フォームの細かい所を担保 3. カンバンボードを使い、状況の見える化を行 う 4. Workflowをちゃんと使う
  37. 37. カンバン 36 作業前 顧客確 認待ち 進行中 保留 凍結 解決済 Close • 誰が何を持っているか見える化 • 時間掛かってるチケットをFirst Viewで閲覧
  38. 38. ユーザサポートの工夫 対:顧客対応 1. ダッシュボードを作成し、ユーザと共有 依頼窓口に 2. Creating Issues via direct HTML linksを使って 依頼フォームの細かい所を担保 3. カンバンボードを使い、状況の見える化を行 う 4. Workflowをちゃんと使う
  39. 39. Workflowをちゃんと使う 38 Workflowを定義
  40. 40. Workflowをちゃんと使う 39 ステータスを定義する
  41. 41. Workflowをちゃんと使う 40 カンバンにも割り当て
  42. 42. Workflowをちゃんと使う 41 Automation Transitionを使う
  43. 43. Workflowをちゃんと使う 42 Automation Transitionを使う 顧客からの連絡待ち 進行中 顧客から返信があったら、自動的に 進行中に移動させる
  44. 44. Workflowをちゃんと使う 43 Listerを使って実装
  45. 45. Workflowをちゃんと使う 44 解決済みにしてから、XX日以上たったらクローズ
  46. 46. Workflowをちゃんと使う 45 Jelly Scripts と Services で実装
  47. 47. Workflowをちゃんと使う 46 因みに Automationプラグインは バグがあって使えなかった
  48. 48. Workflowをちゃんと使う 47 カンバンでやってる意味が出てくる。
  49. 49. Confluenceの管理方針 48
  50. 50. Confluenceで最もやってはいけない事 スペース作成時にデフォルトパーミッション設 定があります。 これを必要最低限で絞ってし まう事。 各スペースが孤立化し、コラボレーションが発 生しなくなる。 スペースに権限無いと、存在すら認識できない ので、サイロ化が進む
  51. 51. Confluenceで最もやってはいけない事 50 社内のAtlassian全ユーザ使えるグループをデ フォルトでアサイン。 必要に応じて、外す。という運用に切り替えた どうしたのか?
  52. 52. Confluenceで最もやってはいけない事 51 どう変わったのか 「あ、はじめましてーw コンフルの上ではお世 話になってます~。」 という会話がいろんな所で聞けるようになった
  53. 53. Confluenceで最もやってはいけない事 52 どう変わったのか ユーザ数が3ヶ月で倍以上に 500 → 1250
  54. 54. 他、大規模なConfluenceのコツ 53 • In App Notificationは、ポーリングインターバ ルを、かなり長めに • 以下のスケジュールジョブの無効化 • Back Up Confluence • Email Reports • Send Recommended Updates Email • スペースは申請制で作る。 後はできるだけ、 ご自由にどうぞ。 というスタンス • ただしプラグインの導入は慎重に
  55. 55. ありがとうございました! 54

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