Successfully reported this slideshow.

Suksess med lean i smb

436 views

Published on

  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

Suksess med lean i smb

  1. 1. Å lykkes med lean i SMBAv Claus Toft Friis, Friis Management, Danmark.Lean kan gjennomføres med stor suksess i små og mellomstore bedrifter (SMB),hvis det brukes riktig.Lean er for lengst blitt implementert i store bedrifter, med stort hell. I løpet av desiste 10 årene har mange store danske bedrifter oppnådd gode lean-resultater.Dette er resultater som i stor grad har bidratt til at bedriftene har sluppet unnafinanskrisen og igjen har svarte tall på bunnlinjen.Det er ofte annerledes med lean i små og mellomstore bedrifter (SMB). Her blirmetoden kun brukt i begrenset omfang, til tross for at metoden faktisk er likeeffektiv for SMB.Hvis man ikke har gjennomført store effektiviseringer i bedriften tidligere, harman et stort potensiale med lean: Økt produktivitet på 5–10 % i en årrekke. Økt kundetilfredshet på 5–10 % i en årrekke. Redusert gjennomføringstid på minimum 10–20 % per prosess, og ofte myemer.Det har vist seg at en avgjørende utfordring for SMB er manglendepersonalressurser til å iverksette en lean-prosess. Ingen resultater kommer avseg selv, heller ikke når vi snakker om lean. Store bedrifter har ressurser til åetablere lean-kontorer med en lean-manager og lean-aktører som kan gjøre lean-arbeidet i organisasjonen.I SMB er det sjelden muligheter for å ansette personer på fulltid for ågjennomføre lean. Det er ikke nok personalressurser til å planlegge, drive med
  2. 2. opplæring, kommunikasjon, gjennomføring og oppfølging av lean. Dette erårsaken til at mange SMB enten ikke er kommet i gang med lean, eller at lean-arbeidet har rent ut i sanden.For å lykkes med lean i SMB må innsatsen tilrettelegges og gjennomføres på enhelt annen måte enn i store bedrifter.Vi skal presentere noen av våre viktigste erfaringer med hvordan man kan fålean til å fungere i SMB:Skaff oversikt over potensialetNår ressursene er begrenset, er det viktig å prioritere, og i første omgang setteressursene inn der de vil ha absolutt størst effekt.For å kunne prioritere, må det skaffes en oversikt over bedriftens prosesser.Disse må kartlegges. Ikke på detaljnivå om arbeidsflyt, men overordnet iprosessbeskrivelser og flytskjemaer.På disse flytskjemaene markeres potensialet for lean-resultatene i virksomheten: Hvor sløses ressurser? Hvor skjer feilene? Hvor er det ventetider? Hvor er flaskehalsene? Hvor er kundene misfornøyde? Hvor skapes det ikke verdi?Bruk enkle metoder for å tegne prosessene og definere sløsingDen absolutt mest effektive metoden for å tegne og analysere bedriftensprosesser, er å bruke gråpapir og post it-lapper på veggen. Dette er praktisk,involverende, sparer tid til rentegning og gir et fantastisk overblikk. Begynnunder ingen omstendigheter å bruke IT-verktøy for å rentegne prosessene. Det
  3. 3. dreper kreativiteten og fører til at man taper masse tid som heller kunne værtbrukt bedre på andre ting.Iverksett få tiltak samtidigNår man har fått en oversikt over potensialet og forbedringsmulighetene, skaldet prioriteres brutalt. De lavest hengende fruktene skal pekes ut. Disseforbedringsmulighetene gir størst effekt, med minst innsats.Det er en vanlig feil å ha for mange tiltak på gang samtidig. Dette gjør atressursene spres, og det tilslører fokus og øker sannsynligheten for at alt flyterut i ingenting.Det er helt avgjørende og kritisk at deti en SMB kun iverksettes svært fåvelvalgte tiltak på samme tid. Dette vilskjerpe fokus, og ressursene kanbrukes spisset mot disse tiltakene for åfå dem helt i mål.Det er helt avgjørende å prioritere slik at kun få tiltak er i gang samtidigHvis lean-arbeidet avgrenses i korte deler à for eksempel 30 dager, blir forløpetoversiktlig og oppnåelig – og interessen dabber ikke av. Vår erfaring tilsier atdette ofte skjer i mindre organisasjoner. Derfor har korte prosesser ogprosjekter større sannsynlighet for å lykkes enn langvarige.En svært effektiv lean-metode for å gjennomføre korte og fokuserte prosesser, erde såkalte «Blitz Kaizen» – også kalt «blitz». Kort fortalt er det en metode der 3–5nøye utvalgte medarbeidere jobber intensivt i tre hele dager for å realisere énstor forbedring. En rekke praktiske verktøy inngår i arbeidet, dette sikrer at manomhandler alle forhold, og deretter setter man de beste løsningene ut i praksis.Hemmeligheten med en blitz er at alle deltakere fokuserer 100 % på denne ene
  4. 4. saken, og ingenting annet, i de tre dagene prosessen varer. Dette gir mulighet forhelt nye ideer og ressurser hos deltakerne. Vi vet fra mange blitzer at metodenkrever en sterk prosjektleder som kan holde prosjektet på skinner hele tiden.Bruk enkel og praktisk kommunikasjonDet er en klar tendens til at suksess avler suksess. Når man kan se at lean-prosessen begynner å bære frukter, får lean-arbeidet flere tilhengere og færrekritikere. Enda flere får lyst til å være en del av suksessen, og de som allerede er igang, legger enda mer innsats i å nå målene. Derfor skal resultater, også de småog spinkle, kommuniseres stort og kontinuerlig til alle ledere og medarbeidere.Den største utfordringen ved kommunikasjon i SMB, er at den oftenedprioriteres. Den blir gjerne utsatt til neste uke på grunn av hardtarbeidspress, for «så mye haster det vel ikke?»Det krever stor innsats å vedlikeholde klassiske kommunikasjonsmidler somflotte mappestrukturer eller intranett, og derfor lykkes man sjelden med dette iSMB. Sett i stedet ambisjonsnivået noe lavere, og velg enkle metoder for å fåbudskapet ut.Plasser for eksempel en whiteboard-tavle opp på et sentralt sted i bedriften.Heng den opp i kantinen eller på et sted hvor folk hele tiden ferdes. Skriv oppresultater for de igangværende prosjektene og sett av et område til informasjonom oppnådde lean-resultater.Ikke fyll tavlen opp med masse informasjon, og i alle fall ikke med noe som ikkehar med lean å gjøre. Tavlen skal kunne leses av de forbipasserende på fåminutter. Det er et krav for at den skal bli lest.Tre regler for en effektiv tavle Tavlen skal kun inneholde resultater. Resultatene, i form av målte resultater, skal være enkle å forstå. ALLE resultater skal oppdateres minst én gang i uken.
  5. 5. Legg oppfølgingen i faste og enkle rammerOppfølging gjennomføres ofte på lange møter med lang agenda. Det er bådesvært tidkrevende og trolig ikke særlig effektivt. I mange SMB er det ikke kulturfor å holde mange eller lange møter. Der gjennomfører man det meste på telefon,via e-post eller med en kort samtale på gangen. Fortsett med det, for dissemetodene er også svært velegnede i lean-arbeidet!Når det til slutt blir nødvendig å samle folk i et møte, skal det være kort ogeffektivt. Vi har svært gode erfaringer med «tavlemøter». Man har et møte,stående, i presis 30 minutter. Agendaen er fast, og punktene gås igjennom på enwhiteboard-tavle. Man skal ikke bruke tid på å sende ut møteinnkalling påforhånd, og det skal ikke skrives referat. Alt dokumenteres på tavlen med tusj ogflipover-ark.Keep it simpleDet gamle ordtaket «Keep it simple» gjelder i høy grad for lean-arbeidet i SMB.Hvis lean-innsatsen skal lykkes i SMB, må innsatsen tilpasses den travle driftenog de begrensede ressursene man har til å arbeide med andre oppgaver.La lean-prosessen starte på en enkel og pragmatisk måte. I takt med atresultatene kommer og ressursene frigjøres, kan noen av ressursene brukes til ånå nye mål med lean-metoden.Lean er ikke et prosjekt som skal mestres i løpet av et år eller to. Det er mer enkultur som handler om å konstant forbedre prosessene og driften. Derfor skalman ikke ha hast med noe. Lean-metoden skal vokse seg sterk i organisasjonen,på en måte som passer med bedriftskulturen ellers. Det viktigste og vanskeligsteer å holde lean-prosessen i gang lenge nok til at man får i land de første storeresultatene. Etter dette blir det enklere!
  6. 6. Om artikkelforfatterenClaus Toft Friis er grunnlegger av og partner i Friis Management, og har mer enn20 års erfaring i konsulentbransjen. Han har skrevet en lang rekke artikler omkvalitet og prosessoptimering, og har vært forfatter og medforfatter av mangebøker. Han er en pioner innen kvalitets- og prosessområdet i Danmark.Om Bright Performance ASBright er et rådgivermiljø som spesielt jobber med å utvikle mellomstore ogstørre virksomheter. Vårt team av trenere og konsulenter arbeider medprosessoptimalisering og lean samt fagfeltene forretningsstrategi, ledelse,resultatledelse, markedsføring, salg- og kundeprosesser og forretningsutvikling.I sum arbeider vi med mennesker og prosesser for å bedre våre kundersprestasjoner og dermed øke deres konkurransekraft og lønnsomhet.Ta kontakt på telefon 69 10 10 00 for en samtale om prosessforbedring eller etforstudium for å avklare potensialene hos deg.

×