Fondos documentales y sus componentes

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Presentación del fondo documental y sus componentes.
Esta presentación toma ejemplos para un mejor entendimiento de la orgaización de los fondos documentales.

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Fondos documentales y sus componentes

  1. 1. FONDOS DOCUMENTALES Y SUSDIFERENTES COMPONENTES
  2. 2. TABLA DE CONTENIDO Fondo documental Sección Sub-sección Serie Sub-serie Unidad documental Tipos de unidades documentales
  3. 3. FONDO DOCUMENTAL Conjunto de documentos producidos por una persona natural o jurídica en desarrollo de sus funciones o actividades. Se entiendo por fondo documental la agrupación orgánica de documentos generados por una institución o persona física o jurídica en el ejercicio de sus funciones que constituyen la expresión del conjunto de las actividades desarrolladas.
  4. 4. FONDO DOCUMENTAL Los criterios de identificación de un fondo en los organismos productores públicos son los siguientes: Existencia legal Funciones propias establecidas Posición jerárquica dentro de una estructura administrativa Autonomía para el desarrollo de sus funciones Estructura interna oficialmente establecida
  5. 5. FONDO DOCUMENTALEjemplos Fondo: Secretaría de Educación del Distrito Fondo: Dirección de Impuestos Y Aduanas Nacionales – DIAN Fondo: Empresa de Telecomunicaciones de Bogotá Fondo: Función Pública de los Estados Unidos Mexicanos.
  6. 6. SUB-FONDO El sub-fondo es el conjunto de documentos dentro de un fondo, producido por una unidad administrativa subordinada que posee cierto grado de autonomía.
  7. 7. SUB-FONDO Subdivisión del fondo consistente en un conjunto de documentos relacionados entre sí que corresponde a las subdivisiones administrativas de la institución u organismo que lo origina, y cuando esto no es posible, con agrupaciones geográficas, cronológicas, funcionales o similares de la propia documentación.
  8. 8. SUB-FONDOEjemplo Fondo: Secretaría de Educación del Distrito  Sub-fondo: subsecretaría de integración interinstitucional.  Sub-fondo: subsecretaría de calidad y pertinencia.  Sub-fondo: subsecretaría acceso y permanencia.  Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.
  9. 9. SECCIÓN Es la división mayor dentro del fondo y conviene que concuerde con las funciones de las instituciones (se puede determinar fácilmente en el Organigrama de la entidad). Se pueden identificar como las dependencias de cada organización.
  10. 10. SECCIÓN Criterios de identificación: Debe corresponder a funciones establecidas en un reglamento interno o semejante, delegadas por el órgano creador cuyo nivel es el fondo. Debe pertenecer a un sistema de archivos. Debe estar inserta en una organización capaz de desarrollar las funciones delegadas. Debe contar con competencias propias aunque esté sujeta a otro organismo superior.
  11. 11. SECCIÓN Es un conjunto de documentos relacionados entre sí que, por lo general, tienen correspondencia con las subdivisiones administrativas o las funciones de la dependencia o entidad que lo origina. Corresponde a una diferenciación al interior del fondo. De conformidad con los Lineamientos, las Secciones son las subdivisiones del Fondo identificadas con funciones.
  12. 12. SECCIÓNEjemplo Fondo: Secretaría de Educación del Distrito  Sub-fondo: subsecretaría de integración interinstitucional.  Sección: Dirección general de educación y colegios distritales  Sección: Dirección general de inspección y vigilancia.
  13. 13. SECCIÓNEjemplo Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.  Sección: Dirección del talento humano  Sección: Dirección de contratación  Sección: Dirección de Servicios administrativos  Sección: Dirección financiera
  14. 14. SUB-SECCIÓN Coincide con las actividades de cada función. Puede haber varios niveles decrecientes pero no conviene que sean más de dos porque la excesiva precisión oscurecería la visión de conjunto.
  15. 15. SUB-SECCIÓNEjemplo Fondo: Secretaría de Educación del Distrito  Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.  Sección: Dirección del talento humano  Sub-sección: Oficina de personal  Sub-sección: Oficina de escalafón docente  Sub-sección: Oficina de nómina
  16. 16. SERIE Conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos, emanadas de un mismo órgano o sujeto productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones específicas.
  17. 17. SERIE Las series se caracterizan por: Se organizan siguiendo un tramite administrativo Los integran un solo tipo o varios tipos de documentos Conservan el orden original. Representan continuidad en el tiempo Pueden dividirse por sub- series
  18. 18. SERIEEjemplo Fondo: Secretaría de Educación del Distrito  Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.  Sección: Dirección del talento humano  Sub-sección: Oficina de personal  Serie: Historias laborales  Serie: Contratos
  19. 19. SUB-SERIE La sub-series son el conjunto de unidades documentales que forman parte de una serie, identificadas de forma separada de ésta por su contenido y sus características específicas.
  20. 20. SUB-SERIEEjemplo Fondo: Secretaría de Educación del Distrito  Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.  Sección: Dirección del talento humano  Sub-sección: Oficina de personal  Serie: Historias laborales  Sub-serie: Historias laborales administrativos  Sub-serie Historias laborales docentes de planta  Sub-serie Historias laborales docentes interinos
  21. 21. UNIDAD DOCUMENTAL Es entendida como una unión de documentos en pro de generar una acción administrativa para que en su posterior trámite realice la función con motivo de su creación. Una unidad documental puede ser simple o compuesta dependiendo de los documentos que hagan parte de esta unión.
  22. 22. TIPOS DE UNIDADES DOCUMENTALES Unidad Documental  Unidad Documental Simple: Es la que está compuesta: Es la que conformada por una sola posee variedad de tipología, ya que su tipologías función es la misma. documentales que van relacionadas con algo en común, formando un expediente
  23. 23. UNIDAD DOCUMENTALEjemplo Fondo: Secretaría de Educación del Distrito  Sub-fondo: subsecretaría de gestión institucional.  Sección: Dirección del talento humano  Sub-sección: Oficina de personal  Serie: Historias laborales  Sub-serie: Historias laborales administrativos  Unidad documental compuesta: Expediente conformado por hoja de vida, documento de identificación, estudios realizados, memorandos, reconocimientos , etc.
  24. 24. ANGEL GUSTAVO CORDOBA LOZADA FONDO DOCUMENTAL Y SUS COMPONENTES UNIVERSIDAD DEL QUINDÍOCIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA TEORÍA ARCHIVÍSTICA BOGOTÁ, NOVIEMBRE 2011

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