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Capacitacion transferencias primarias

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  • gracias a todas aquellas personas que nos hacen más fácil la interpretación del manejo archisvistico, y sus funciones. Las felicito por tan valiosa información.
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Capacitacion transferencias primarias

  1. 1. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
  2. 2. ¿QUE ES UNA TRANSFERENCIA DOCUMENTAL? Traslado de las series y/o subseries documentales, del archivo de gestión al archivo central, una vez han cumplido el tiempo establecido en la tabla de retención documental.
  3. 3. IMPORTANCIA DE LAS TRANSFERENCIAS DOCUMENTALES  Evitan la producción y acumulación irracional de los documentos.  Aseguran y facilitan e control efectivo y ordenado de la documentación.  Solucionan a nivel físico y funcional, el problema de la acumulación de documentos.
  4. 4. INSTRUMENTOS UTILIZADOS PARA LAS TRANSFERENCIAS  Tablas de retención.  Cronograma de transferencias.  Formato único de inventario documental.  Inventario de la documentación que cumplió el tiempo para ser transferida.  Acta de entrega.
  5. 5. PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS LIMPIEZA DE LA DOCUMENTACION: • Disponer de un espacio con buena ventilación, iluminación e higiene. • Elementos de protección (tapabocas, guantes, bata, gafas transparentes, jabón antibacterial). • No aplicar productos sobre los documentos.
  6. 6. PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS ELIMINACION DE MATERIALES: Depuración: • Se deben retirar materiales metálicos como clips, grapas, ganchos metálicos y reemplazarlos por elementos plásticos. Al igual que cauchos, cintas, duplicidad, hojas en blanco, papel carbón, fotocopias ilegibles y hojas de fax después de sacarles fotocopia.
  7. 7. PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS ELIMINACION DE MATERIALES: Depuración: • No se admitirá documentación fragmentada, ni depositada en grandes contenedores (AZ, cajas grandes, costales, bolsas plásticas). • Si hay folios sueltos en blanco, que cumplan una función de conservación como de aislamiento, no deberán retirarse y tampoco
  8. 8. PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS ELIMINACIONES PRIMARIAS: Eliminación física de los documentos que no deben transferirse al archivo central de acuerdo a las tablas de retención documental. No podrá realizarse eliminación primaria de la documentación hasta que esta no haya cumplido su tiempo de retención en archivo de gestión.
  9. 9. PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS IDENTIFICACION DE MATERIAL AFECTADO POR DETERIORO: Si se encuentra material afectado por agentes como: hongos, insectos, roedores, debe separarse del no contaminado en un sitio con buena ventilación y libre de humedad. Debe hacerse uso de los servicios de personal especializado en procesos de desinfección de material afectado.
  10. 10. PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS REVISION: Consultar en la tabla de retención documental, el tiempo de retención en el archivo de gestión para los documentos que se van a transferir.
  11. 11. PREPARACION FISICA DE LOS ARCHIVOS PARA TRANSFERENCIAS PRIMARIAS FOLIACION: • Utilizar lápiz de mina negra, se enumera desde 1 en la esquina superior derecha, sin enmendaduras. • La foliación no debe realizarse sobre logotipos, escritura, sellos, firmas o cualquier otra forma que afecte su legibilidad.
  12. 12. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS
  13. 13. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS La documentación será guardada en las unidades de conservación, debidamente codificada, relacionada en el formato único de inventario y entregada mediante el acta de transferencias documentales al archivo central.
  14. 14. TRANSFERENCIAS PRIMARIAS En este proceso deben considerarse todas las medidas que garanticen la conservación del material como: manipulación, embalaje y transporte entre otras. También deben tenerse en cuenta las medidas que eviten la contaminación y propagación de factores nocivos.
  15. 15. LO QUE APRENDEMOS ES IMPORTANTE LO QUE HACEMOS CON LO QUE APRENDEMOS ES MAS IMPORTANTE
  16. 16. Elaborado por: Claudia acuña Adriana Chaves Karina Rodríguez Carolina Villabon

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