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Mejor Toma de Decisiones con Costo de Retraso

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This is a translation to spanish of the Joshua Arnold presentation "Better Decision Making with Cost of Delay" Agileadria 2015, you can see it at https://www.youtube.com/watch?v=sVUFcJdxQzU

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Mejor Toma de Decisiones con Costo de Retraso

  1. 1. ¿Por qué me conviene saber qué es Costo de Retraso?
  2. 2. ¿Por qué me conviene entender qué es Costo de Retraso? Para mejorar mi toma de decisiones
  3. 3. Hagamos un ejercicio
  4. 4. 5 años 1820 días
  5. 5. Vas a una isla desierta Solo puedes llevar 1 item, ¿cuál sería? Discútelo con tu vecino de alado Tienes 2 minutos
  6. 6. Perdieron tu equipaje Ahí iba tu único item
  7. 7. ¿Qué precio tiene para tí ese item? Recuerda que es lo único que llevarás por 5 años a una isla desierta
  8. 8. La escasez nos fuerza a ESCOGER y es esa elección la que define el VALOR
  9. 9. Enfoquémonos por un momento en DESARROLLO DE PRODUCTO
  10. 10. Desarrollo de Producto 1) Entrega de Valor
  11. 11. Ojalá así fuera nuestra capacidad de entrega de valor al negocio
  12. 12. Pero realmente es así Gráfica clásica de entrega de un proyecto (Diagrama de flujo acumulativo)
  13. 13. Construir capacidad de entrega toma tiempo
  14. 14. Desarrollo de Producto 1) Entrega de Valor 2) Demanda de Valor
  15. 15. ¿Te suena familiar? Todo es “Prioridad 1” Prioridades en Conflicto Capacidad limitada Stakeholders en competencia
  16. 16. Cómo sobrevivir en un lugar donde los Stakeholders lo quieren TODO
  17. 17. Cómo sobrevivir en un lugar donde los Stakeholders lo quieren y lo quieren para TODO AYER
  18. 18. Cómo priorizan tus equipos?
  19. 19. - Must have - Should have - Could have - Would like Método MoSCoW
  20. 20. Problema con método MoSCoW ● Obligadamente necesito tener ● Debería tener ● Podría tener ● Me gustaría tener
  21. 21. Método de la Equidad Datos y SVA Recargas Virtuales Prepago Crédito Cobranzas
  22. 22. Problema con Método Equidad La justicia es ciega Pero el método también es ciego al VALOR
  23. 23. Método del Relacionista Empatía A quien conoces El que grita más
  24. 24. Método del Gran Salto Priorizar en base al Costo Beneficio Beneficio >X Costo
  25. 25. Problema con Método del Gran Salto Excesivo trabajo en progreso (WIP)
  26. 26. Resultado: Todo se demora más en ser atendido
  27. 27. ¿Qué es lo que queremos? ● Enfoque en valor y urgencia ● Permitir mejores decisiones ● Cambiar el enfoque de la conversación
  28. 28. Valor
  29. 29. Demanda siempre mayor al suministro
  30. 30. Saber en qué orden ir
  31. 31. Saber cuando parar
  32. 32. Valor Urgencia
  33. 33. Ejemplo de Perspectiva borrosa Mapa de flujo de valor
  34. 34. Ejemplo de Perspectiva borrosa 38 semanas esperando 18 semanas esperando 11 semanas esperando 9 semanas esperando
  35. 35. Nosotros tampoco Ejemplo de Perspectiva borrosa Costo de Retraso = $210,000 por semana Semanas = 38 => Total = $8 millones No lo sabíamos EL EQUIPO LOS JEFES
  36. 36. Ejemplo de Perspectiva borrosa 18 semanas esperando 11 semanas esperando 9 semanas esperando Más eficiencia! Más fluidez!
  37. 37. Paradoja de la Urgencia 18 semanas esperando 11 semanas esperando 9 semanas esperando No es urgente? Es urgente! Costo de Retraso = $210,000 por semana
  38. 38. Donald Reinertsen
  39. 39. ¿Qué es Costo de Retraso? Impacto del TIEMPO en los resultados
  40. 40. Ojalá fuese así de fácil
  41. 41. ¿Cuánto costaría si nos lo dieran AHORA?
  42. 42. ¿Cuánto costaría si nos lo dieran 1 MES ANTES?
  43. 43. ¿Cuánto costaría si nos lo dieran 1 MES DESPUES?
  44. 44. Ponerle una etiqueta de precio al tiempo Costo de Retraso Valor Urgencia
  45. 45. Un marco de trabajo para Pensar en valor Aumentar Ingresos Proteger Ingresos Reducir Costos Evitar Costos Aumentar ventas a clientes nuevos o existentes Deleitar o Irrumpir para aumentar cuota de mercado y tamano de mercado para atraer ingresos adicionales Sostener nuestra cuota de mercado e ingresos actuales a traves de innovacion y mejoras incrementales para clientes existentes Reducir costos en los que estamos incurriendo actualmente. Ideas que hacen las cosas mas eficientes, mejorando margen o contribucion Costos en los que actualmente no estamos incurriendo pero puede ser que si en el futuro. Mejoras para evitar posibles incrementos en nuestra base de costos
  46. 46. Pregunta: ¿Por qué debemos hacer esto? Si no podemos estimar su valor, ¿no vale la pena? ¿Por qué? ¿Por qué? Supuestos! Visible! Aumentar Ingresos Proteger Ingresos Reducir Costos Evitar Costos
  47. 47. Un par de tácticas para llegar a $ Haz el valor igual al costo de las alternativas1 Ejemplo: Automatizar un proceso Aumentar Ingresos Proteger Ingresos Reducir Costos Evitar Costos Costo actual de hacerlo manual Costo de error humano
  48. 48. Un par de tácticas para llegar a $ Estimar el valor de los efectos del cambio2 Ejemplo: Mejorar claridad y exactitud de facturas Aumentar Ingresos Proteger Ingresos Reducir Costos Evitar Costos Reducir retrasos de pagos Hacer más fácil para los clientes pagar la cantidad correcta Usar menos tiempo de empleados en consultas y quejas de clientes
  49. 49. Ponerle una etiqueta de precio al tiempo Costo de Retraso Valor Urgencia
  50. 50. Ciclo de vida largo Pico afectado por el retraso Impactado por una fecha tope externa Urgencia Ciclo de vida largo Pico no afectado por el retraso Ciclo de vida corto Pico afectado por el retraso
  51. 51. ¿Y eso me va a tocar hacer a mí? Yo ya hago muchas cosas, ¿ahora encima esto?
  52. 52. Ejercicios de Costo de Retraso Pierde el miedo
  53. 53. Ejercicio 1: Requerimiento Mejorar legibilidad de factura ● Reducción en número de clientes que pagan tarde, con un valor adicional de $4,000,000/año ● Reducción en número de llamadas costando actualmente 5 personas a tiempo completo a $20,000/año por persona Costo de Retraso = ? ($/dia)
  54. 54. Ejercicio 1: Costo de Retraso Mejorar legibilidad facturas ● Reducción en número de clientes que pagan tarde, con un valor adicional de $4,000,000/año ● Reducción en número de llamadas costando actualmente 5 personas a tiempo completo a $20,000/año por persona Aumentar ingresos: $4,000,000/año Reducir costos: $100,000/año Retrasar este requerimiento por 1 día vale $4,1M/365 días Costo de Retraso ~ $11,000/día
  55. 55. Ejercicio 2: Requerimiento Automatizar un proceso para satisfacer nueva regulación Regulación se hará efectiva el 1ro de Septiembre, con el objetivo de evitar el procesamiento manual, con costo estimado en 20 personas a tiempo completo a $20K por persona Va a tomar 13 semanas en automatizar Costo de Retraso = ? ($/día) Ultimo momento responsable inicio = ? (fecha)
  56. 56. Ejercicio 2: Costo de Retraso Automatizar un proceso para satisfacer nueva regulación Regulación se hará efectiva el 1ro de Septiembre, con el objetivo de evitar el procesamiento manual, con costo estimado en 20 personas a tiempo completo a $20K por persona Va a tomar 13 semanas en automatizar Evitar costo = $400,000/año Costo de Retraso ~ $1100/día Ultimo momento responsible inicio = 1ro Junio
  57. 57. Ejercicio 3: Requerimiento Cambio requerido para satisfacer regulación de aduana efectiva inmediatamente Multa estimada de $500,000 por buque por semana por 10 buques que llegan en ciertos puertos Probabilidad estimada de ser multado ~ 20%
  58. 58. Ejercicio 3: Costo de Retraso Cambio requerido para satisfacer regulación de aduana efectiva inmediatamente Multa estimada de $500,000 por buque por semana por 10 buques que llegan en ciertos puertos Probabilidad estimada de ser multado ~ 20% Beneficio total = $0,5M x 10 x 20% Evitar costo = $1,000,000/semana Costo de Retraso ~ $140,000/día
  59. 59. Ejercicio 4: Requerimiento Partner para aumentar mercado Al conseguir un partner conseguiremos que nuestro producto actual esté disponible a sus clientes y por lo tanto adquirir nuevos clientes y establecer presencia de mercado en Asia Estimar que adquiriremos 1 millón de nuevos clientes por año poniendo un mínimo de 1 orden con valor promedio de $10
  60. 60. Ejercicio 4: Costo de Retraso Partner para aumentar mercado Al conseguir un partner conseguiremos que nuestro producto actual esté disponible a sus clientes y por lo tanto adquirir nuevos clientes y establecer presencia de mercado en Asia Estimar que adquiriremos 1 millón de nuevos clientes por año poniendo un mínimo de 1 orden con valor promedio de $10 $1M*1*$10 = $10M Aumentar ingresos: $10,000,000/año Costo de Retraso ~ $27,000/día
  61. 61. CD3: Costo de Retraso Dividido por Duracion Cost of Delay Divided by Duration Costo de Retraso Duracion Score CD3 = Valor Urgencia Por cuanto tiempo queda bloqueada la tuberia
  62. 62. Orden Primero en llegar Primero en servirse Proyecto Duracion Costo de Retraso CD3 A 5 semanas $1K 200 B 1 semana $4K 4,000 C 2 semanas $5K 2,500Costo de Retraso Tiempo
  63. 63. Orden basado en CD3 Costo de Retraso Tiempo Proyecto Duracion Costo de Retraso CD3 A 5 semanas $1K 200 B 1 semana $4K 4,000 C 2 semanas $5K 2,500 En este sencillo ejercicio: ● 27% de reduccion del costo en comparacion a usar solamente el Costo de Retraso ● 84% de reduccion del costo en comparacion a usar “Primero en llegar Primero en Servirse”
  64. 64. Por que dividir por Duracion y no por Costo?
  65. 65. En Desarrollo de Producto, cual de los siguientes 3 es generalmente mas limitado? 1 2 3 Dinero Capacidad Tiempo
  66. 66. Dinero? ● Si la idea es muy buena, encontraras un presupuesto para ella ● Si la idea es muy buena, valdra la pena hasta pedir prestado ● En esta era ya no es tanto problema conseguir capital
  67. 67. Capacidad? Escalar es dificil Pero existe algo de flexibilidad + = Hacer mas? Microservicios, Entrega Continua, etc
  68. 68. Tiempo? ● No puede ser remplazado ● No puede ser reversado
  69. 69. Por cuanto tiempo estara bloqueada la tuberia?
  70. 70. Las estimaciones son utiles solo no abusemos de ellas
  71. 71. ¿Qué es lo que queremos? ● Enfoque en valor y urgencia ● Permitir mejores decisiones ● Cambiar el enfoque de la conversación
  72. 72. Queremos disminuir el costo de retraso
  73. 73. Costo de Retraso: Decisiones Ejemplo: Elegir un proveedor? Proveedor A Costo: $100,000 Tiempo: 10 semanas Proveedor B Costo: $50,000 Tiempo: 20 semanas Es suficiente informacion para elegir?
  74. 74. Costo de Retraso: Decisiones Ejemplo: Elegir un proveedor? Proveedor A Costo: $100,000 Tiempo: 10 semanas Proveedor B Costo: $50,000 Tiempo: 20 semanas Esta es una funcionalidad INDISPENSABLE! Es suficiente informacion para elegir?
  75. 75. Costo de Retraso: Decisiones Ejemplo: Elegir un proveedor? Proveedor A Costo: $100,000 Tiempo: 10 semanas Proveedor B Costo: $50,000 Tiempo: 20 semanas Retorno de la Inversion = 300% Es suficiente informacion para elegir?
  76. 76. Costo de Retraso: Decisiones Ejemplo: Elegir un proveedor? Proveedor A Costo: $100,000 Tiempo: 10 semanas Proveedor B Costo: $50,000 Tiempo: 20 semanas Relacion Costo Benefico = 4,6 Es suficiente informacion para elegir?
  77. 77. Costo de Retraso: Decisiones Ejemplo: Elegir un proveedor? Proveedor A Costo: $100,000 Tiempo: 10 semanas Proveedor B Costo: $50,000 Tiempo: 20 semanas Valor del negocio + Criticidad Tiempo + Reduccion del Costo Es suficiente informacion para elegir? Valores Relativos en SAFE 4 + 5 + 10 = 19
  78. 78. Costo de Retraso: Decisiones Ejemplo: Elegir un proveedor? Proveedor A Costo: $100,000 Tiempo: 10 semanas Proveedor B Costo: $50,000 Tiempo: 20 semanas Clase de Servicio = Expedite (Urgente) Es suficiente informacion para elegir?
  79. 79. Costo de Retraso: Decisiones Ejemplo: Elegir un proveedor? Proveedor A Costo: $100,000 Tiempo: 10 semanas Proveedor B Costo: $50,000 Tiempo: 20 semanas Costo de Retraso = $10,000/semana Es suficiente informacion para elegir?
  80. 80. Decisiones mas comunes ● Proveedor 1 vs Proveedor 2 ● Cambio 1 vs Cambio 2 ● Infraestructura 1 vs Infraestructura 2 ● Arquitectura 1 vs Arquitectura 2 ● Herramienta 1 vs Herramienta 2 ● Agregar X personas al equipo o no ● Etc
  81. 81. No es tan dificil como la gente pensaba
  82. 82. Se hace viral
  83. 83. Es poco conveniente y hasta injusto basarse solo en la “Hippo” HIghest Paid Person Opinion
  84. 84. Carta de un Mando Alto Estamos esperando un cambio al Sistema A y no podemos entender porque ha tomado todo este tiempo en llegar al proceso de revision!? El Costo de Retraso para este cambio es de $X miles de dolares/semana Atte., Director de Operaciones
  85. 85. Acabar con la tirania del triangulo de hierro
  86. 86. Entrega mas rapida Como sabemos que los cambios son una mejora?
  87. 87. Mejor Calidad Como sabemos que los cambios son una mejora?
  88. 88. Mas Valor Como sabemos que los cambios son una mejora? Beneficios por dolar invertido
  89. 89. Y entregas mas baratas No es lo que buscamos pero al disminuir el desperdicio significa que
  90. 90. Si nos enfocamos en COSTO los costos suben
  91. 91. Si nos enfocamos en VALOR y URGENCIA otras cosas suceden
  92. 92. Sin informacion sobre VALOR el sistema prioriza por otras cosas
  93. 93. La Priorizacion de Requerimientos es clara para todos Muchos menos gritos Vale la pena Cambios mas pequenos Y mas claros entregados mas rapidamente Nuevos requerimientos son priorizados rapidamente A la gente le encanta
  94. 94. Distribucion del Valor Beneficios promedio en $ por requerimiento (GCSS)
  95. 95. El valor es raro, extremo Una pequena cantidad de requerimientos tiene un muy alto Costo de Retraso
  96. 96. La llegada es aleatoria Necesitamos flexibilidad, no alcance fijo ni ventanas de tiempo fijas
  97. 97. Costo de Retraso, cuantificado ● La categorizacion no es suficiente, hay que cuantificarlo, lo siento :-) ● El perfil de urgencia solo no es suficiente ● No es solo para priorizacion ● Miles de decisiones se ven afectadas
  98. 98. Hemos aprendido que el Costo de Retraso ● Mejora la priorizacion ● Mejora la toma de decisiones ● Cambia el enfoque de la conversacion
  99. 99. Planificacion de Ejercicios Realizados # Requerimiento COD Duracion CD3 Prio 1 Mejora factura $11K/dia 3dias 3,7K 2 2 Regulacion automatizacion $1K/dia 5dias 0,2K 4 3 Regulacion aduana $140K/dia 8dias 17,5K 1 4 Partner aumentar mercado $27K/dia 13dias 2K 3
  100. 100. Material traducido Autor original: Joshua Arnold https://www.youtube.com/watch?v=sVUFcJdxQzU

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