Guia per a la correcta implantació del treball col·laboratiu

984 views

Published on

Espais de gestió del coneixement. 5a sessió
Jesús Martínez, Mireia Ochoa, Ana Saint-Dizier i Núria Vives
Barcelona, 17 de juny de 2013

Published in: Education

Guia per a la correcta implantació del treball col·laboratiu

  1. 1. Guia per a la correcta implantació del treball col·laboratiu Espais de gestió del coneixement. 5a sessió Jesús Martínez, Mireia Ochoa, Ana Saint-Dizier i Núria Vives Barcelona, 17 de juny de 2013
  2. 2. Índex 1. Plantejament • Definint els termes: treball col·laboratiu • Barreres i oportunitats 2. Variables d’èxit per a la col·laboració i Guia pràctica per al treball col·laboratiu 3. Casos d’èxit 4. La propera frontera: la col·laboració per defecte
  3. 3. Ara mateix…
  4. 4. 1. Polítiques d’austeritat? 2. Redescobriment del valor del coneixement intern? 3. Redescobriment del potencial de les TIC com a... disparadors de productivitat? connectors? 4. Evolució de la gestió de la informació (intranets) i de la gestió del coneixement (plataformes tecnològiques) a través (gràcies a) de capes socials (les persones)? Per què (ara) aquesta tendència al que és col·laboratiu?
  5. 5. Les organitzacions públiques no estan dissenyades per a la col·laboració Funcionament per sitges (unitats tancades) Rendició de comptes per via jeràrquica i, en relació directa, programació de l’agenda de treball en la mateixa via vertical Dedicació a tasques transversals de forma secundària (temps excedent i en un nivell de compromís secundari) Tipus de lideratge no preparat per a organitzacions més obertes (i més incertes) Però hi ha barreres...
  6. 6. … i també noves oportunitats • Alta sensibilització del personal directiu sobre la bondat de la col·laboració. • Entorn afavoridor des de l’alta direcció. • Alta connectivitat gràcies a Internet i extensió de les TIC. • El nou context d’austeritat demana noves formes de treball per a la gestió eficient. • Experiències prèvies d’èxit en moltes organitzacions: el programa Compartim com a referent en el treball col·laboratiu a l’Administració pública.
  7. 7. Però l’eficiència en el treball col·laboratiu... ...necessita metodologia
  8. 8. Hi ha molts processos implicats • Rols i responsabilitats dels participants (i experts) • Estructuració de la informació prèvia • Divisió del treball • Codificació del treball (que es va avançant) • Debats eficients • Presa de decisions • Incentius per mantenir la participació
  9. 9. Tanmateix, hi ha aspectes molt bàsics GUIA PER A NOVELLS
  10. 10. ...enforteixen la col·laboració Les bones relacions bilaterals...
  11. 11. Bilateral • Coneixements i prerequisits Cal tenir un objectiu comú • Actituds Valorar la contribució dels altres Interessar-se per l’èxit dels altres • Habilitats Escoltar Comunicar amb freqüència, de forma oberta i clara Justificar els raonaments Ser pacient i persistent Preveure problemes futurs Multilateral (equips) • Coneixements Tenir un objectiu comú Una mateixa manera de treballar i el compromís de comprovar-ne l’evolució Nombre correcte per persones (7-12) • Correcta barreja d’habilitats • Actituds Valorar la contribució dels altres Interessar-se per l’èxit dels altres • Habilitats Facilitar el debat Habilitats per a la col·laboració
  12. 12. • Involucrar les parts interessades rellevants • Construir consens fase a fase • Comptar amb un facilitador orientat a la resolució de problemes • Tenir un mapa de processos • Treballar el poder de la memòria grupal Les regles d’or per a una col·laboració amb èxit
  13. 13. Fer servir eines eficients
  14. 14. Però hi ha aspectes que encara s’han de desenvolupar
  15. 15. Molt orientat Flexible/Obert Grups de treball ad hoc CoP Xarxes FormalInformal Molt orientat Flexible/obert Per exemple: Enfocaments del treball col·laboratiu ConvidatsVoluntarietat
  16. 16. La nomenclatura clàssica
  17. 17. Focus definit/ altament dirigit Grups de millora/innovació Xarxes professionals d’intercanvi + - CoP Xarxes professionals de comunicació/col·laboració Grups ad hoc (encàrrec) Focus no definit/flexible De menys específic a més especialitzat Continuum en el treball col·laboratiu
  18. 18. Variables d’èxit per a la col·laboració (1) Adequada detecció del problema o necessitat El treball col·laboratiu no pot ser impulsat com a resultat d'una moda. Si es vol que sigui sostenible i eficient, ha d'estar lligat a una necessitat real detectada i valorada com a important per a l'organització.
  19. 19. Variables d’èxit per a la col·laboració (2) Focalització precisa en el problema o la necessitat que cal resoldre Com més operativament estigui descrit allò que es treballarà, més ràpid s'avançarà.
  20. 20. Variables d’èxit per a la col·laboració (3) Pla de treball Ha d’incloure: eines, plataformes, espais, rols, encàrrecs,etc.
  21. 21. Variables d’èxit per a la col·laboració (4) Presència d'un animador/coordinador Un facilitador actua com a: • Guia de processos • Proveïdor d’eines • Tercera part neutral • Educador del procés Teacher Leader Conference 2 August 2012 © US Department of Education CC BY
  22. 22. Altres variables d’èxit per a la col·laboració • S’han d’usar els canals de comunicació/col·laboració naturals del col·lectiu i després, si cal, oferir millores. • S’han d’utilitzar eines tecnològiques de fàcil maneig per a no experts. • Si el grup ho necessita s’ha d’oferir: Alfabetització digital Ajuda puntual d’experts en la matèria concreta Flux d'informació/actualització a través de biblioteca/centre de documentació • Altres consells: Deixar clar des de l’inici quins seran els incentius del grup. Codificar el coneixement tàcit és costós (cal molta feina). Dosis de coneixement extern ajuden i estimulen l'intern (el frec i la fricció són productius). El grup evoluciona i arriba (si el procés va bé) a un estadi productiu en fases més avançades (el temps necessari varia de grup a grup) La participació té nivells i regles diferents que l'e-moderador ha de gestionar.
  23. 23. Objectiu Contingut Procés Qui Termini Aconseguir que tothom estigui focalitzat en la tasca Amb què em puc trobar avui En què pretenc prestar ajuda 30 segons per a contribucions Tothom 6 minuts Entendre el problema des de totes les perspectives Fets que mostren l’existència d’un problema Presentació Persona A 10 minuts Detectar possibles problemes col·laterals Quins altres elements suggereixen l’existència d’un problema Debats en grups reduïts amb informació de retorn estructurada Tothom, en grups de 2- 3 20 minuts de debat 20 minuts per al retorn d’informació Acordar la definició I delimitació del problema Identificació de les formulacions alternatives Debat en grup seguit de votacions basat en el sistema de punts Tothom 10 minuts per generar la idea 10 minuts per votar Fases en el treball col·laboratiu presencial
  24. 24. Tot el grup s’ha de focalitzar en la resolució de problemes en la mateixa fase Font: How to Make Collaboration Work, David Straus Construir consens fase a fase
  25. 25. Requereix emprar tècniques de dinamització i sistematització Cal tenir en compte la rellevància de les aportacions externes Requereix organització i estructuració del coneixement generat Cal fer seguiment i avaluació El debat virtual: aspectes bàsics El debat virtual com a element central del treball cooperatiu en línia
  26. 26. Funcions de l’e-moderador com a facilitador Dissenyar la plataforma en funció de les necessitats del seu grup; decideix quines eines s’utilitzaran. Proposar l’alta dels membres i els privilegis dels quals disposaran. Aclarir i resoldre dubtes relacionats amb el funcionament de l’espai. Supervisar que les intervencions dels integrants s'adeqüen a allò que s’havia pactat. En cas d’observar alguna missatge no adequat, el moderador s’ha de posar en contacte amb el membre del grup i explicar-li els motius pels quals el missatge no es mantindrà publicat. El bon treball en línia
  27. 27. Funcions de l’e-moderador com a gestor • Apuntalar l’activitat de la xarxa intel·ligent nodrint les seves zones d’aportació amb materials pertinents. • Conèixer les necessitats del debat, descobrir els punts àlgids de la discussió, els temes implícits i les deficiències de reflexió en els temes proposats. • Procurar que les aportacions s’ajustin als objectius plantejats en el grup. • Buscar la informació i el coneixement pertinent, ja sigui dins o fora de la xarxa. També procurar documents, investigacions, experiències, ensenyaments d’experts o obtenir entrevistes amb personalitats que tinguin coneixements o experiències sobre els temes que es debaten. • Contactar amb experts i consultors amb la finalitat que contribueixin al debat en algun moment, ja sigui de forma directa o sotmetent algun document a discussió. • Elaborar ressenyes i crítiques d’obres (llibres, articles, programari, llocs web, pel·lícules, etc.) • Mantenir el grup connectat amb els altres grups. El bon treball en línia
  28. 28. La reflexió guiada (com a pauta en debats oberts)
  29. 29. Eines que faciliten la feina
  30. 30. Què és e-Catalunya
  31. 31. Estructura d’e-Catalunya
  32. 32. QuèCAT
  33. 33. Espai personal
  34. 34. Portal de Justícia
  35. 35. Eines
  36. 36. Eines: llistes de distribució
  37. 37. Eines: llistes de distribució
  38. 38. Eines: llistes de distribució
  39. 39. Eines: blog
  40. 40. Blog del programa: Gestió del coneixement
  41. 41. Eines: fòrum Fer pinya Compartir coneixement Col·laborar Autoformar-se Intercanviar rols
  42. 42. Eines: calendari
  43. 43. Eines: wiki
  44. 44. Eines: repositori de documents Lloc de referència per al col·lectiu
  45. 45. Eines: àlbum d’imatges
  46. 46. Eines: processos participatius Monitorar participació Acotar temps de resposta Extreure’n dades estadístiques Facilitar col·laboració Retorn als participants
  47. 47. Més enllà d’e-Catalunya
  48. 48. Més enllà d’e-Catalunya
  49. 49. I encara més enllà...
  50. 50. Eines que faciliten la feina: Moodle
  51. 51. Eines que faciliten la feina: Campus virtual del CEJFE
  52. 52. El Campus virtual: grups de treball col·laboratiu
  53. 53. El Campus virtual: blocs
  54. 54. El Campus virtual: persones connectades
  55. 55. Casos pràctics d’èxit
  56. 56. Casos pràctics d`èxit (1) El grup de treball col·laboratiu ad hoc • Demanda específica i estratègica de l’organització des de la direcció. • Posada a disposició d’eines col·laboratives transversals i síncrones que completen eines de treball tradicionals. • Habilitació d’un facilitador/moderador que dinamitzi el grup i faci de nexe amb la direcció. • Resultat: Augmenta l’eficiència i s’aprofita el coneixement de les persones, i alhora es compleixen objectius estratègics de l’organització.
  57. 57. Grup de treball col·laboratiu ad hoc: exemples Un manual en casos de violència filioparental encarregat per la Direcció General d’Execució Penal a la Comunitat i de Justícia Juvenil (2010)
  58. 58. Projecte tècnic de medi obert de justícia juvenil (2013): proper llibre blanc de la professió; s’està elaborant com a continuïtat d’un projecte de la CoP de Medi Obert. Grup de treball format per tots el professionals i els comandaments. Grup de treball col·laboratiu ad hoc: exemples
  59. 59. Comunitat de pràctica • Necessitat de formació específica i de transferència de coneixement entre professionals (per exemple, casos de noves incorporacions). • Les plataformes permeten: generar debats intercanviar informació difondre bones pràctiques, etc. • Resultat: generar un entorn de confiança entre professionals i, per tant,,augmentar la cohesió professional i alhora complir els imperatius de l’organització d’oferir formació inicial i contínua. La comunitat de pràctica com a espai de formació contínua i espai de cohesió professional
  60. 60. Guia pràctica per al treball col·laboratiu: plantilla 1. Títol [xxx] 2. Definició operativa de l’aspecte que cal treballar [xxx] (El tema que cal treballar ha d’estar focalitzat, i si és complex, cal tractar-lo en parts. Tanmateix, el grup pot replantejar posteriorment el tema). 3. Constitució del grup [xxx] (En aquest ordre: patrocinador,e- moderador/dinamitzador, participants -nombre reduït per ser operatiu) 4. Posada en marxa del grup [xxx] (Primera reunió amb obertura oficial i presentació de l'encàrrec per part del patrocinador. Presentació de l’e- moderador i participants. Exposició del pla de treball, eines, calendari, necessitats, etc.) 5. Treball presencial i en línia [xxx] (Es recomana la combinació entre treball presencial i en línia. Implica formació de l‘e-moderador) 6. Presentació pública del treball i difusió [xxx] (Si s’han posat a treballar diversos grups alhora es recomana fer una presentació global com una jornada de bones pràctiques)
  61. 61. Exemple La comunitat de pràctica dels equips d’assessorament tècnic de família , després de la renovació de més de la meitat dels professionals al 2012 han tornat al programa Compartim: èxit de participació
  62. 62. La propera frontera: col·laboració per defecte
  63. 63. Més casos d’èxit Molt més casos d’èxit gràcies a l’adaptabilitat de la metodologia col·laborativa a la configuració de cada organització, als diferents perfils de professionals, als interessos de cada col·lectiu. En definitiva, una recepta senzilla: a problemes, solucions a mida…
  64. 64. La col·laboració per defecte: la xarxa social corporativa
  65. 65. • Reducció del correu electrònic • Millor gestió del talent intern • Major eficàcia en la gestió de les noves idees • Reducció dels esforços dedicats a la gestió de la informació corporativa • Reducció dels esforços dedicats a la gestió de la informació Beneficis de la xarxa social corporativa
  66. 66. Ja s’està treballant al Departament de Justícia
  67. 67. Gràcies! www.gencat.cat/justicia/compartim @compartim

×