Archivo y clasificación de documentación. Modo de clasificar la documentación en la empresa

1. ARCHIVO Y CLASIFICACIÓN DE DOCUMENTACIÓN

2. EL ARCHIVO EN LA EMPRESA
Descripción:
El archivo tiene dos significados:
• Conjunto ordenado de documentos
que una persona u organización
crean cuando se realiza una
actividad
• Lugar físico donde se guardan los
documentos.

3. FINALIDAD DEL ARCHIVO
• Guardar, conservar y custodiar la documentación
• Facilitar la localización
• Construir un centro activo de información
• Cumplir con las disposiciones legales

4. IMPORTANCIA DEL ARCHIVO PARA LA EMPRESA
Los motivos que justifican la obligación de
conservar la documentación son:
• Por circunstancias legales de obligado
cumplimiento.
• Por la utilidad que nos proporciona
para la gestión empresarial.
• Por la información que contienen de
carácter histórico para la organización.

5. TIPOS DE ARCHIVOS
-Un archivo puede contener diferentes tipos de
documentos.
• Documentos de texto en soporte papel, por
ejemplo: documentos, carpetas y expedientes.
• Documentos en soporte electrónico, por
ejemplo: bases de datos, documentos de texto y
mensajes de correo electrónico.
-De acuerdo con la importancia de los documentos y
la frecuencia de uso existen archivos:
• Históricos y vitales: Contienen información de
gran importancia pero en general tienen un uso
muy escaso.
• Activos, semiactivos e inactivos: Son archivos
que recogen la documentación según el grado de
uso que se haga de ellos.
-Pero también es posible clasificar los archivos en
función de la forma en la que se conservan los
documentos, por lo que existen archivos:
• Horizontales, verticales o laterales: Según si los
documentos se colocan apilados unos sobre
otros, se colocan apoyados sobre el más cortos,
al igual que los libros en una librería, o se apoyan
sobre el lado más largo.
• En soporte convencional o informático: si los
documentos se conservan físicamente o por el
contrario se conservan en soporte informático.

6. EQUIPOS Y MATERIALES PARA EL ARCHIVO:
MANTENIMIENTO
CARPETAS
SENCILLAS Cartulinas dobladas por la mitad. Son utilizadas para colocar los
documentos relacionados con una persona, empresa o institución o
referidos a un mismo tema
http://www.freeimages.com/browse.phtml?f
=download&id=799457
COLGANTES Son carpetas sencillas que dispones de unos ganchos laterales para poder
ser colgadas en unos soportes especiales para ellas
http://www.freeimages.com/browse.phtml?f
=download&id=1370555
CARPETA ARCHIVADOR
CON ANILLAS
O TIPO A-Z
Disponen de unas anillas para los documentos a archivar http://www.freeimages.com/browse.phtml?
f=download&id=911443
DE PROYECTO Dispone de una solapa y unas gomas para que los documentos no se salgan
DE FUELLE O
CLASIFICADOR
A
En su interior están alojadas varias carpetas sencillas, unidas entre sí. Al
abrir la carpeta se despliega como si fuera un acordeón
ARCHIVO
DEFINITIVO
Cajas de cartón desmontable que contienen carpetas y documentos que no
se consultan habitualmente

7. MOBILIARIO
ARCHIVADOR Mueble o caja que sirve para guardar documentos de un
modo ordenado y por separado
http://www.freeimages.com/browse.phtml?f
=download&id=781603
http://www.freeimages.com/browse.phtml?f
=download&id=314323
ESTANTERIAS De metal o madera en la que se colocan las carpetas o
cajas de archivos
http://www.freeimages.com/browse.phtml?f
=download&id=267833
ARMARIO PARA CARPETAS
COLGANTES
En lugar de estanterías disponen de un sistema de raíles
para colgar las carpetas
ARMARIO GIRATORIO Estantería con forma circular que dispone de un eje
central para poder girar sobre si mismo
ARMARIO MOVIL Las estanterías se desplazan gracias a unos raíles
colocados en el suelo

8. ARCHIVO INFORMATICO
Gracias a la informática y a los sistemas de
almacenamiento de datos, hoy es posible
almacenar gran cantidad de información en
muy poco espacio, consiguiendo son ello:
– Aumentar la capacidad de
almacenamiento.
– Ahorrar en gasto de papel.
– Contribuir la mejora del medio ambiente.
– Acceder rápidamente a la información
deseada, sin tener que desplazarse del
lugar de trabajo.
– Realizar un rápido mantenimiento de los
datos almacenados.

9. FUNCIONAMIENTO DE UN ARCHIVO
Condiciones que la empresa deberá planificar previamente:
•Precisar el método correcto para que la clasificación sea sencilla,
fácil de manejar y de comprender para las personas que lo utilizan.
•Determinar criterios de selección de los documentos que se
deben archivar.
•Establecer unas normas internas de consulta.
•Disponer de sistemas de seguridad adecuados, cámaras ignifugas
y blindadas que garanticen la conservación de los documentos.
•Realizar la gestión documental de forma que sea económicamente
rentable.

10. SEGUIMIENTO, ARCHIVO, CONSERVACION, ENTREGA Y
DESTRUCCION DE DODUMENTOS
•Seguimiento:
Desde que se genera o recibe el
documento, hasta que es eliminado o
guardado para siempre, pasa por una
serie de fases, que determina su vida útil.
•En todo momento debe saberse donde
se encuentra el documento para facilitar
su consulta cuando se necesite, por lo
que es importante cumplir estrictamente
con las normas que se dicten para
gestionar y mantener debidamente el
archivo.
•Los pasos para la gestión del archivo se
pueden observar en la siguiente imagen

11. Archivo:
En toda organización debe existir unas
condiciones de almacenamiento de la
documentación que garanticen:
– El espacio adecuado para el
volumen de información a
almacenar.
– Que los responsables del
mantenimiento del archivo
realicen su labor de forma
sistemática, para evitar pérdidas
de información.
– La perfecta ordenación del
archivo para facilitar la rapidez
de actuación y la perfecta
localización del documento.

12. Conservación:
Para que la conservación de la
documentación almacenada en los
archivos sea adecuada, la organización
debe establecer un plan de
conservación en el que se incluya:
– El mantenimiento y control de las
instalaciones en las que se encuentra el
archivo (estado de edificios, instalaciones
eléctricas, mobiliario, etc)
– La adopción de las medidas preventivas
para asegurar que la información
almacenada está protegida en caso de
incendio, robo, inundaciones, etc.
– Disponer de recursos necesarios para
que usuarios no autorizados puedan
acceder a la información.

13. Entrega:
Fases de la entrega:
• Formulario de solicitud de
préstamo.
• Autorización y preparación.
• Registro de préstamo.
• Ampliación tiempo de
préstamo.
• Registro de fecha de
entrega

14. Destrucción o expurgo:
De cada uno de los archivos, activo,
semiactivo o inactivo, se extraerán
documentos para su destrucción:
•Del archivo activo: documentos de
consulta temporal como balances,
movimientos de bancos, listado de
clientes o proveedores…
•Del archivo semiactivo: circulares,
normativas, catálogos, informes, pedidos,
albaranes,…
•Del archivo inactivo: documentación que
haya superado los plazos de custodia
legal y que la empresa no estima
necesario su archivo, como facturas o
documentos de cobro y pago

15. CONFIDENCIALIDAD Y SEGURIDAD DE LA
INFORMACION
• La confidencialidad es la propiedad de prevenir la divulgación de
información a personas o sistemas no autorizados.
• Sistema de seguridad son las acciones encaminadas a evitar el hurto
o la destrucción de la información.
• La integridad es la propiedad que busca mantener los datos libres
de modificaciones no autorizadas.
• La disponibilidad es la característica, cualidad o condición de la
información de encontrarse a disposición de quienes deben acceder
a ella, ya sean personas, procesos o aplicaciones.

16. SEGURIDAD
Algunas de las medidas a adoptar pueden ser:
• Identificar la información y su contenido
como confidencial.
• Restringir el acceso exclusivamente a las
personas previamente autorizadas.
• Asegurar la correcta y exclusiva entrega de
información a sus receptores
• Establecer claves de acceso a los sistemas
informáticos que contengan información
confidencial.
• Disponer de un buen sistema antivirus.
• Copias de documentación controladas.
• Instalar sistemas de seguridad contra
incendios.
CONFICENCIALIDAD
Ley orgánica de protección de datos.
En este sentido es muy importante respetar la
información relativa a datos de clientes,
proveedores, informes del personal o nominas

17. LA ORGANIZACIÓN DEL ARCHIVO
SEGÚN LA FRECUENCIA DE
UTILIZACIÓN
Teniendo en cuenta el nivel de
utilización de los documentos,
se pueden diferenciar tres
tipos:
• Activos.
• Semiactivos.
• Inactivos.
ESTADO DEL DOCUMENTO TIPO DE ARCHIVO
Documentos del año
Archivo Activo
Consulta frecuente
Poco Consultados Archivo Semiactivo
Documento de valor histórico
Archivo inactivo
Documentos permanentes

18. SEGÚN EL LUGAR DE
EMPLAZAMIENTO
Dependiendo de donde se guardan y
localizan los documentos, puedes
diferenciar las siguientes clases:
• Centralizados. Es aquel que recoge
la totalidad de los documentos de la
empresa.
• Descentralizados. Se encuentran en
los distintos departamentos de la
entidad.
• Mixtos. Combina los dos sistemas
anteriores.
Ventajas y desventajas
TIPO DE ARCHIVO VENTAJAS INCONVENIENTES
CENTRALIZADO -Economía en el
espacio.
-Responsabilidad de la
custodia definitiva.
-Criterios únicos de
clasificación.
-Pérdida de tiempo
-Aumento de la
burocracia
-Mayor coste.
DESCENTRALIZADO -Rapidez de acceso a
los documentos
-Aumento de
accesibilidad de cada
selección
-Menor coste de
mantenimiento.
-Ocupan espacio en
los departamentos.
-No responsabilidad
directa.
-Diferencias de
interpretación de las
normas.

19. SISTEMAS DE ORDENACION Y CLASIFICACION DE
DOCUMENTACION ADMINISTRATIVA
Concepto de ordenación y clasificación.
La clasificación es la técnica que consiste en identificar y reagrupar los documentos en
categorías, con unas características comunes, para ordenar cada categoría siguiendo
un criterio que proporciones un orden especifico a cada uno.
El sistema de clasificación establecido por la organización debe estar en consonancia
con sus necesidades. Los más utilizados, que por lo tanto van a ser objeto de
explicación, son los siguientes:
• Alfabético
• Numérico
• Mixto
• Cronológico
• Geográfico
• Por materias.

20. CLASIFICACION ALFABÉTICA
Nombres de empresa o instituciones:
• Si están formados por un nombre propio se
realiza la clasificación igual que para las
personas.
• Cuando el nombre contiene “sucesores de…”
“viuda de…”, “hijos de…” no se tendrán en
cuenta y se colocaran entre paréntesis.
• En caso de que el nombre de la empresa
contenga palabras como farmacia, despacho,
peluquería, …, tampoco se tendrán en cuenta
• Nombres de organismos oficiales e instituciones:
se considerar palabra ordenatriz todo el nombre
• Nombres de empresas que se conocen por siglas,
se ordenaran por las mismas
1er Apellido 2º Apellido Nombre
Delgado Domingo (Hijos de)
Pascual Patiño (sucesores de)
1er Apellido Nombre
Rizos (peluquería)
Esperanza (bar)
Sin ordenar Ordenado
Conserjería de educación Ayuntamiento de Zaragoza
Ayuntamiento de Zaragoza Conserjería de educación
Sin ordenar Ordenado
SEAT BBVA
BBVA SEAT

21. • NOMBRE DE PERSONAS:
• La ordenatriz es el primer apellido, si dos nombres tienen
el mismo apellido se ordena por el segundo, y si también
coinciden por el nombre propio.
• Si también coincidiese el nombre, se tomaría como
ordenatriz el DNI, nº de expediente, domicilio… Estos
aparecerán entre paréntesis y minúscula.
• Cuando hay apellidos compuestos, si se separan o no por
un guión, se considera como una sola palabra.
• Si entre el nombre y el apellido existe una inicial, esta se
toma como nombre.
• Apellidos con artículos y preposiciones. Gracias a los
sistemas informáticos que permiten realizar una
ordenación automática, este ya no es problema, por lo
que actualmente se considera parte de él.
1er Apellido 2º Apellido Nombre
Mayo Montes Antonio
Mayo Rodríguez Julio
1er Apellido 2º Apellido Nombre
Mayo Rodríguez Antonio
Mayo Rodríguez Pilar
1er Apellido 2º Apellido Nombre Expediente
Garcia Ruiz Manuel (1958)
Mercado Aguilera Pilar (3526)
1er Apellido 2º Apellido Nombre
Garcia Aranda Peña Antonio
Garcia-Lerma Rodríguez Juan
1er Apellido 2º Apellido Nombre
Molina Peña AntonioM
Ruiz Perez Juan A
1er Apellido 2º Apellido Nombre
De la Torre García María
La Hoz Fernández Luis

22. Ventajas e inconvenientes del sistema de ordenación alfabético
VENTAJAS INCONVENIENTES
-EL alfabeto es conocido por todos
-Permite que se amplíe según las necesidades.
-No hay subdivisiones por categorías
-Es válido para todo tipo de documentos
-Hay que establecer primero la tabla ordenatriz
-Los criterios para designar la palabra no son
universales
-Si se retira un documento hay que dejar una
señal para saber que falta.

23. SISTEMA DE ORDENACION NUMERICO
• Las ventajas e inconvenientes del sistema de ordenación numérico:
VENTAJAS INCONVENIENTES
-Sencillez y rapidez
-Puede ampliarse añadiendo nuevos números
-Dos documentos no pueden tener el mismo
número, por ello es fácil determinar los
errores.
-Si se retira un documento no hay que dejar
señas para saber que falta, ya que los números
son correlativos
-Si no se sabe el número del documento no se
puede localizar
-Obliga a tener índices o fichas adicionales para
relacionar el número con los documentos.
-No se pueden intercalar nuevos documentos.

24. SISTEMA DE ORDENACIÓN MIXTO
Las ventajas e inconvenientes del sistema de ordenación mixto son:
VENTAJAS INCONVENIENTES
-Sencillez y rapidez
-Dos documentos no pueden tener el mismo
código, por ello es fácil determinar los errores.
-Si se retira un documento no hay que dejar
señas para saber que falta, ya que los números
son correlativos
-Se pueden intercalar nuevos documentos
-Si no se sabe el código del documento no se
puede localizar
-Obliga a tener índices o fichas adicionales para
relacionar el código con los documentos.

25. CLASIFICACIÓN CRONOLÓGICA
Las ventajas e inconvenientes de este tipo de clasificación se resume en:
VENTAJAS INCONVENIENTES
-Sencillez y rapidez
-Permite que se amplíe según las necesidades
-No se requiere la utilización de índices ni
fichas auxiliares
-Obliga a conocer la fecha del documento
-Si se retira un documento hay que dejar una
señal para saber que falta

26. CLASIFICACIÓN GEOGRÁFICA
Este sistema lleva consigo varias clasificaciones sucesivas: País, región o zona geográfica,
comunidad autónoma, provincia, localidad, calle,….
COMUNIDAD PROVINCIA LOCALIDAD NOMBRE
Aragón Huesca Barbastro Tecno S.A.
Castilla y León Burgos Aranda del duero Mercado de la Concha
Castilla y León Burgos Caleruega CALB
Las ventajas e inconvenientes de este tipo de clasificación son:
VENTAJAS INCONVENIENTES
-Método sencillo, la documentación se identifica
fácilmente.
-No es necesario índice, ni fichas adicionales
-Es útil para empresas que tienen una organización
geográfica o por zonas.
-Permite la ampliación.
-Puede combinarse con otros sistemas.
-Hay que designar la palabra ordenatriz
-No es adecuado para archivos con mucha
documentación.

27. CLASIFICACIÓN POR MATERIAS
• Un ejemplo de clasificación por materias sería:
1. Zapatos
1.1 Marrones
1.1.1 Talla 42
1.1.2 Talla 43
• Las ventajas e inconvenientes de este tipo de clasificación son:
VENTAJAS INCONVENIENTES
-Los documentos se localizan rápidamente
-Permite la ampliación y la intercalación de
documentos
-Los documentos que se refieren a mas de un asunto
hay que hacer copias y colocarlos en las distintas
carpetas.
-Determinar previamente los asuntos o materias que
presentan suficiente entidad para construir un
apartado del archivo.