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わかりやすい資料作成の基本(文章編)

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相手の理解を短時間で得るには、文書の全体像を端的に伝えることが大切です。「ロジック構造」、「レイアウト」、「文章の書き方」、「図解の用い方」が重要です。
このスライドでは、特に「文章の書き方」に絞って解説します。

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わかりやすい資料作成の基本(文章編)

  1. 1. Copyright (c) 2017 Canter All Rights Reserved.1 その文章、 どうやったら わかりやすく 出典『外資系コンサルのビジネス文書作成術』 https://www.amazon.co.jp/dp/4492557776/ 相手の理解を短時間で得るには、文書の 全体像を端的に伝えることが大切です。「ロ ジック構造」、「レイアウト」、「文章の書き方 」、「図解の用い方」が重要です。 このスライドでは、特に「文章の書き方」に 絞って解説します。 その他の部分は、『外資系コンサルのビジネ ス文書作施術』を参照ください。 なりますか? 文章をわかりやすくする18個のルール 環境依存 文字を使わ ない 全角と半角 の表記ゆれ がない 送りがなに ルールを設 ける カタカナ語 句は音引き を省かない カッコを使い 分ける 区分記号 を使い分け る 強調記号 を使い分け る 一般的な 表現を使う 明確な表 現を使う 文体を統 一する トートロジー を削る 「~を行う」 を多用しな い 受け身を多 用しない 長くない一 文で表す 接続詞と指 示語を多 用しない 前提を明 示する 主語を明 示する 主語と述語 を近づける わかりやすい 文章 スタート 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18
  2. 2. Copyright (c) 2017 Canter All Rights Reserved.2 PC上では気づきにくいのですが、インター ネットに目を向けてみると、あなたがPCに入 力できる文字の一部は「使ってはいけない 文字」として扱われています。そうした文字 が使われていると、他の人はあなたの作成 した文書が文字化けしているように見えてし まいます。 わかりやすい文章は 環境依存文字 を使わない 実践している人の割合 65% 、 。 , .・ : ; ? ! ゛ ゜ ‘ ’ ¨ ^  ̄ _ ヽ ヾ ゝ ゞ 〃 仝 々 〆 〇 ー ― ‐ / \ ~ ∥ | … ‥ “ ” ( ) 〔 〕 [ ] { } 〈 〉 《 》 「 」 『 』 【 】 + - ± × ÷ = ≠ < > ≦ ≧ ∞ ∴ ♂ ♀ ° ′ ″ ℃ ¥ $ ¢ £ % # & * @ § ☆ ★ ○ ● ◎ ◇ ◆ □ ■ △ ▲ ▽ ▼ ※ 〒 → ← ↑ ↓ 〓 ∈ ∋ ⊆ ⊇ ⊂ ⊃ ∪ ∩ ∧ ∨ ¬ ⇒ ⇔ ∀ ∃ ∠ ⊥ ⌒ ∂ ∇ ≡ ≒ ≪ ≫ √ ∽ ∝ ∵ ∫ ∬ Å ‰ ♯ ♭ ♪ † ‡ ¶ ◯ (ギリシャ文字) Α Β Γ Δ Ε Ζ Η Θ Ι Κ Λ Μ Ν Ξ Ο Π Ρ Σ Τ Υ Φ Χ Ψ Ω α β γ δ ε ζ η θ ι κ λ μ ν ξ ο π ρ σ τ υ φ χ ψ ω (ロシア文字) А Б В Г Д Е Ё Ж З И Й К Л М Н О П Р С Т У Ф Х Ц Ч Ш Щ Ъ Ы Ь Э Ю Я а б в г д е ё ж з и й к л м н о п р с т у ф х ц ч ш щ ъ ы ь э ю я (罫線) ─│┌ ┐┘└├ ┤┴ ┼ ━┃┏ ┓┛┗┣ ┳ ┫┻ ╋┠ ┯ ┨┷ ┿┝ ┰ ┥┸ ╂ 環境依存文字 環境依存ではない(文字化けしない) ※上記以外に、一部の人名漢字、文字コードの外側で追 加登録される文字(外字)も環境依存文字に含まれ る。 人名を扱う文書では文字コードに登録されていない漢字を 自作し、「外字」としてPCに登録している場合もある。 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 出典『外資系コンサルのビジネス文書作成術』 https://www.amazon.co.jp/dp/4492557776/
  3. 3. Copyright (c) 2017 Canter All Rights Reserved.3 基本的にすべて全角文字で表します。日 本語は漢字もひらがなも全角文字しか存 在しないのですから、すべて全角文字に統 一した方が見栄えよく、読みやすくなります。 ただし、数字(0~9)は半角文字で表 現してください。 わかりやすい文章は 全角と半角の 表記ゆれが ない 実践している人の割合 60% Word文書に限らず、その他 オフィス文書やテキストエ ディタで作るメモなど、文字 を入力できる媒体はいろいろ あります。いずれも入力でき る文字に制限はありません。 他方、ローカルPC上だけで は気づきにくいですが、イン ターネットに目を向けてみる と、あなたがPCに入力でき る文字の一部は「使ってはい けない文字」として扱われて います。 Word文書に限らず、そ の他オフィス文書やテキストエディタで作 るメモなど、文字を入力できる 媒体はいろいろあります。い ずれも入力できる文字に制限 はありません。他方、メモPC上 だけでは気づきにくいですが、 インターネットに目を向けてみると、 あなたがPCに入力できる文字 の一部は「使ってはいけない 文字」として扱われています。 • 全角文字を半角文字に変 えると占有スペースを半 分近く減らせる。 • 一般的な文章なら、10% 以上スペースを削減でき る。 全角文字のみ 半角文字を使用 10%以上減 全角→半角 全角 半角 アイウエオ 1234567890 ABC abc ()<>+-=:;?! アイウエオ 1234567890 ABC abc ()<>+-=:;?! カ タ カ ナ 数 字 英 字 記 号 Y - Y Y -※ Y ※ 異なる文字コード間では半角カタカナは文字化けするため、インターネット上での使用は非推奨。Word文 書上でも文字化けするリスクもあり、半角カタカナは使用しない。 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 出典『外資系コンサルのビジネス文書作成術』 https://www.amazon.co.jp/dp/4492557776/
  4. 4. Copyright (c) 2017 Canter All Rights Reserved.4 送りがなは7つの通則と、【1】本則ルール /【2】例外ルール/【3】許容ルールに区 分され、基本的には【1】と【2】を使います。 【3】許容ルールは、どうしてもスペース内で 収めたい場合にのみ使います。 わかりやすい文章は 送りがなに ルールを 設ける 実践している人の割合 55% 送りがなの基本的 な法則 ①とは異なる法則 慣用として認めら れる送りがなの補 足・省略 【通則1】 活用語尾を送る語 【通則2】 派生・対応の関係を考慮し て、活用語尾の前の部分か ら送る語 活用のある語:動詞・形容詞・形容動詞 活用のない語:名詞・副詞・連体詞・接続詞 【通則3】 名詞で送りがなをつけない 語 【通則4】 活用のある語から転じた名 詞で、もとの送りがなのつ け方で送る語 【通則5】 副詞・連体詞・接続詞 【通則6】 単独の語の送りがなのつけ 方による語 【通則7】 慣用に従って送りがなをつ けない語 • 憤る、承る、書く 、実る、催す • 生きる、陥れる、 考える、助ける • 荒い、潔い、賢い 、濃い • 動かす〔動く〕、 確かめる〔確かだ 〕 • 先んずる〔先〕 ※〔〕内は活用語 • 男、女 • 当たり、代わり • 暑さ、大きさ • 必ず、更に、少し • 申し込む、打ち合 わせる、取り扱う • 封切り、預かり金 • 関取、頭取、取締 役 • 請負、売値、物置 物語 • 著しい、惜しい、 悔しい、恋しい • 穏やかだ、健やか だ、和やかだ • 明るい、危ない、 危うい、大きい - • 辺り、哀れ • 一つ、二つ、三つ • 折、係、掛(かか り)、組、肥、並 (なみ) • 大いに、直ちに • 又 • 例えば〔例える〕 、 努めて〔努め る〕 ※〔〕内は活用語 - - • 表す→表わす、著 す→著わす、現れ る→現われる、行 う→行なう • 浮かぶ→浮ぶ、生 まれる→生れる、 聞こえる→聞える - • 曇り→曇、届け→ 届、願い→願、問 い→問 - • 申し込む→申込む 、 • 申し込み→申込み ・申込、取り扱い →取扱い・取扱 - ①本則ルール ②例外ルール ③許容ルール• 各通則における①~③の内容は各ルー ルの例の一部。詳細は表下部のURL を参照 • 箇所はひらがなに開く活用語を 多く含む。 どうしてもスペース内で収めたい場 合以外には用いない 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 出典『外資系コンサルのビジネス文書作成術』 https://www.amazon.co.jp/dp/4492557776/
  5. 5. Copyright (c) 2017 Canter All Rights Reserved.5 一般的には内閣告示に従い、音引きは省 略しませんが、工業系・通信IT系分野 ではJIS規格に従い、特定条件でカタ カナ語句の音引きを省略します。 可読性、検索性を高めるため、一般的な 日本語文章では「カタカナ語句の音引きは 省かない」ことをルールとします。 わかりやすい文章は カタカナ語句 の音引きを 省かない 実践している人の割合 50% 元の単語が 以下で終 わっている 場合 -er / -or / -ar / -y 「ー」を省略 サーキュレータ(circulator) パラメータ(parameter) 「ー」を省略 サーバ(server) ユーザ(user) 3音以上 2音以下 「ー」を省略 モニタ(monitor) コンピュータ(computer) 「ー」を残す パワー(power) エラー(error) 慣習的な用 い方がある 「ー」の扱いは慣習に従う ムービー(movie)、エア/エアー(air)、レーダー(radar) セキュリティ(security)、プライバシー(privacy) 語句中に長音を 含む 含まない 音 引 き の 省 略 表 記 が 一 般 的 で は な い 参考:一般財団法人テクニカルコミュニケーター協会 http://www.jtca.org/standardization/ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 出典『外資系コンサルのビジネス文書作成術』 https://www.amazon.co.jp/dp/4492557776/
  6. 6. Copyright (c) 2017 Canter All Rights Reserved.6 学校教育では会話を表す記号として学び ますが、実際には引用を表したり、文中で 強調したい範囲をくくるのに用いることも多 いです。 わかりやすい文章は カッコを 使い分ける 実践している人の割合 40% 名称:かぎカッコ(鉤括弧)/一重かぎカッコ、  「某社製品の導入を検討せよ」と指示を受けた。  資料では「全角」ではなく「半角」を使用する。 「 」 会 話 引 用 強 調 補 足 見 出 し 名称:二重かぎカッコ/袋かぎカッコ/引用カッコ  「A社担当より『見積もりがほしい』と連絡があった」と課長から聞いた。  書籍『資料作成の基本』から内容を引用する。 『 』 名称:隅カッコ/黒亀甲(くろきっこう)  【重要】本日17時までに確認書を要送付  【2016/10/12】第5回ステアリングコミッティ 【 】 名称:大カッコ/角カッコ/Bracket/Square Bracket  [部内会議(10/24)]議事録レビュー依頼  設計者は「A社設計は当社より15%も[燃費が]優れている]と言った。 [ ] 半 角 文 字 名称:亀甲カッコ/袖かっこ  〔中央区月島店〕10月販売量 セダン:12台 SUV:16台  〔江東区亀戸店〕10月販売量 セダン:18台 SUV:17台 〔 〕 名称:山カッコ/山かぎ/小なり&大なり/Angle Bracket  <ケース1>売上増大による利益創出  投資 < 費用 < > 名称:山カッコ/山かぎ  第3弾〈夏のキャンペーン〉携帯学割1年間半額!  〈年末年始営業時間のお知らせ〉名古屋ショッピングプラザ 〈 〉 名称:二重山カッコ/二重山かぎ  《ゲルニカ》パブロ・ピカソ(1881-1973)  内部監査資料集《2016年度》 《 》 名称:小カッコ/丸カッコ/Parentheses  関東地方のディーラー (全8店舗)は大型連休中も全日営業する。  取引先各社からの回答を受領済み。(2016年10月現在) ( ) 名称:中カッコ/波カッコ/Brace  2020年IT投資ロードマップ{2015年度中期計画資料(別添)より}{ } - - - ■ - ■ - - ■ ■ ■ ■ - - - - - - - - ■ ■ - - - - - - - - ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ - - - - - ■ - - - - ■ ■ - ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ ■ - 名称/用例種類 • カッコのうち、環境依存文字ではない記号を用いる。 • 全角と半角の両方が存在するものは、全角を用いる。※英文文書を除く • カッコを使用する優先順位は以下を推奨する。  会話 :「 」→『 』  引用 :「 」→『 』  強調 :【 】→「 」→『 』→《 》→〈 〉→[ ]→〔 〕→< >  補足 :( )→{ }  見出し:【 】→< >→『 』→( )→《 》→[ ]→〈 〉→{ } 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 出典『外資系コンサルのビジネス文書作成術』 https://www.amazon.co.jp/dp/4492557776/
  7. 7. Copyright (c) 2017 Canter All Rights Reserved.7 要素の関係性を示す記号は複数あるため 、用いるルールを決めなければ、統一性の ない文書になってしまいます。特に、列挙記 号は多数あるため、使う種類をできるだけ 絞り込みます。 わかりやすい文章は 区分記号を 使い分ける 実践している人の割合 40% 数 表 現 区 切 り 階 層 化 補 足 名称/用例種類 • 全角と半角の両方が存在するものは、全角を用いる。※英数字表記を除く • 区分記号を使用する優先順位は以下を推奨する。  数表現:(桁区切り)“,”(小数点)“.” ※左記以外は数学表現に準ずる  区切り:(列挙)“・” → “/” → “&” → “|” → “=” → “+” ※“・”はand列挙、“/”はor列挙として用いる (言い換え)“:” (余白)“…” (期間)“~” → “‐” (文節)“、 。”  階層化:“↑ ↓ ← →” → “⇒” → “/”  補足 : “…” → “↑ ↓ ← →” → “⇒ ⇔” ※文章中の補足は「―」、切れ目の補足は「 ;」 、※状態などは「@」を優先させる 名称:(上段)読点、句点(下段)カンマ、ピリオド  重要なのは人生の長さではなく、深さだ。  It is not length of life, but depth of life.  (日本式)1,530.5万円 (欧州式)1.530,5万ユーロ 、 。 , . 名称:(上3段)マイナス、ダッシュ、ハイフン(下)波ダッシュ、イコール  四半期損益-3億円―アジア地区が4割を占める―の地域別内訳を示す。  Nintendo‐DS~3DSまでの歴史を調べる。  東京=日本の首都は2020年のオリンピック開催地である。 - ― ‐ ~ = 名称:三点リーダー、二点リーダー  方々に根回しをしたのに社長決裁で否決された……  しかたがない‥もう一度稟議をやり直そう‥‥  任天堂…日本を代表するエンターテイメント企業………………P.12参照 … ‥ 名称:コロン、セミコロン  西日本エリアの売上上位3社:大阪、京都、神戸  3社の営業エリアは法人本社が多い;大口発注が多いと思われる。 : ; - ■ ■ - - - - - ※ ※ - - ■ ■ ■ ■ - - - - - - - - - - - ■ - - ■ ■ 名称:アンパサンド/アンド、プラス  カフェ&バースタイルの店舗を出店する。  マレーシア工場の生産量はベトナム+タイより2割多い。 & + 名称:アットマーク/コマーシャルアット  IP電話一式@15,000円を10台発注する。  プロジェクトキックオフパーティ@六本木ヒルズ  山本さん@営業1課より電話がありました。 @ 名称:矢印(上・下・左・右・左右)  東京→大阪の輸送コスト:10%↑  チャネル戦略の比較:Amazon⇔楽天 ←次回勉強会のテーマとする。 ↑ ↓ ← → ⇒ ⇔ 名称:中黒、スラッシュ、パイプ  営業時間:午前10時~午後8時(日曜・祝日を除く)  配送量が10000個/日に達し、昼間/夜間の配送ドライバーがそれぞれ不足している。  【営業時間のお知らせ|NTTドコモ】明日は22時まで営業 ・ / | - - - - ■ ■ - - ■ ■ ■ - - ■ - ■ - - ■ ■ - - ■ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 出典『外資系コンサルのビジネス文書作成術』 https://www.amazon.co.jp/dp/4492557776/
  8. 8. Copyright (c) 2017 Canter All Rights Reserved.8 文章中で他の語句よりも目立たせたい要 素があるなら、強調記号を用いて読み手の 注意を促します。 わかりやすい文章は 強調記号を 使い分ける 実践している人の割合 35% 有 無 強 調 補 足 見 出 し 名称/用例種類 • 全角と半角の両方が存在するものは、全角を用いる。※英数字表記を除く • 強調記号を使用する優先順位は以下を推奨する。  有無 :“○” → “▽” → “◇” → “□” → “☆”  強調 :「“ ”」→「‘ ’」 ※筆者の主観を加える場合は“?”、“!”を用いる  補足 :“※” → “*”  見出し: “○” → “▽” → “◇” → “□” → “☆” ※順番を表す場合は“#”を用いる 名称: (上段)ダブルクォーテーション (下段)シングルクォーテーション  歴代ゴジラ作品の中で“シン・ゴジラ” は画期的だ。  この提案では業務の“効率向上”ではなく“品質向上”に着目した。  An operator said ‘Due to upgrade of web filtering system, the “Access Denied” web page will change as below’. “ ” ‘ ’ 名称:疑問符/クエスチョン、感嘆符/エクスクラメーション  今期売上目標を達成するためにマーケティング部では何をするべきか?  前年比250%増!を祝し、期末懇親会は都内ホテルを貸し切って開催する。  本部長は「その数字は本当なのか!?」と驚嘆の声を上げた。  ポケモンGOでついにピカチュウを手に入れた! ? ! 名称:シャープ、ハッシュ/ナンバー/いげた  【#1】IT企画部へ会議資料を送付する。(担当:吉澤)  【#2】来年度予算をとりまとめる。(担当:IT企画部)  自動応答マニュアルに「発信音の後に番号を入力し、最後に#を入力する」メッセージを 追加する。  米国では緊急時に#911へ電話する。 ♯ # - - - - - ■ ■ ■ - ■ - - - - - - - - - ■ 名称:米印/コメ、アスタリスク  アンケートの結果、サービス残業経験者は全従業員※の9割だった。 ※正社員、契約社員を含む  ログインパスワード(canter-****)を入力してください。 ※伏字箇所は貴社電話番号の下4桁になります  *** このメールは期限までに返答していない方へ送っています*** ※ * 名称:(1段目)バツ (2段目)マル (3段目)四角 (4段目)三角 (5段目)星  ▼10/12 第3回ステアリング・コミッティ  【A社提案書の評価】品質:○ コスト:△ 納期:◎ × ○ ● ◎ ◇ ◆ □ ■ △ ▲ ▽ ▼ ☆ ★ - - ■ - ■ - ■ ■ - - - ■ 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 出典『外資系コンサルのビジネス文書作成術』 https://www.amazon.co.jp/dp/4492557776/
  9. 9. Copyright (c) 2017 Canter All Rights Reserved.9 カタカナ語句の多用は、あなたの表現力の 弱さを読み手に感じさせ、文章の質を損な います。外資系企業でも、対外的に提出 する文書では乱用しません。 「~性」「~的」「~化」の熟語を避け、形 式名詞/副詞/接続詞/補助用言/ 複合動詞を漢字にひらくことも有効です。 わかりやすい文章は 一般的な表現 を使う 実践している人の割合 45% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 課題性の高い 物流安定化プロジェクトの優先的推進によって、 海外事業早期黒字化実現性を検証する。 重要課題を抱えた 推進を優先することで の黒字達成を早めることができるか 課題性の高い物流安定化プロジェクトの優先的推進によって、海外事業早期黒 字化の実現性を検証する。 重要課題を抱えた物流安定化プロジェクトの推進を優先することで、海外事業 の黒字達成を早めることができるか検証する。 原 文 改 1. 状態や傾向を表す言葉は、熟語化する(性/的/化を接尾 辞にする)ことで文章を一語にまとめて文章量を減らす。 2. 文章で表現した方が読みやすくなるか」を確認し、該当す るものはあえて熟語化しない。 出典『外資系コンサルのビジネス文書作成術』 https://www.amazon.co.jp/dp/4492557776/
  10. 10. Copyright (c) 2017 Canter All Rights Reserved.10 誰かに聞いた話(伝聞)、あなたが想像 した話(推量)は事実とは言えません。ビ ジネス文書では、事実ではない情報を極 力排除します。 あなたの意見が求められる場合は推測にも とづく内容も伝えます。 わかりやすい文章は 明確な表現 を使う 実践している人の割合 40% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 伝聞 •と聞いている •と述べられている •と言われている •と書かれている •と示されている •と伝わっている •と考えられている •だそうだ •のようだ 推量 •かもしれない •と思う/われる •と考える/えられる •と想定する/される •と思料する/される •と推測する/される •の可能性がある • 自分の意見が強い場合は能動的、 一般的な考えである場合は受動的 に表現する。 • 推量表現を英訳する場合は以下の 確率を目安にする。 Most likely :90% Probably :80% Likely :50% Maybe / Perhaps :30% Possibly :10% 誤解を招きやすい表現 期限 来週まで 近日中 度合 可能な限り ある程度 確認する 次週月曜朝まで 次週金曜夕方まで 2、3日以内 半月以内 片手間で 全力で 2、3割 5割以上 表面上の確認に留める 内容面に踏み込んでレ ビューする 過少な捉え方 過大な捉え方 出典『外資系コンサルのビジネス文書作成術』 https://www.amazon.co.jp/dp/4492557776/
  11. 11. Copyright (c) 2017 Canter All Rights Reserved.11 何かを相手に依頼したり、自分側の落ち度 を謝るときには、本文を敬体にします。敬体 は柔和な印象を漂わせ、指示や依頼が持 つプレッシャーを和らげる効果があります。 社外向け文書についても同様で、敬体を 用います。 本文以外の文面、具体的には図表内の 文言や見出しは常体で統一します。 わかりやすい文章は 文体を 統一する 実践している人の割合 65% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 社外向け? 依頼/謝罪?依頼/謝罪? 本文:常体 その他:常体 本文:敬体 その他:敬体 ※ 本文:敬体 その他:常体 「常体」 「敬体」 「常体」 「常体」 本 文 そ の 他 YesNo No Yes Yes No ① ② ③ ※依頼点は「敬体」 本 文 そ の 他 出典『外資系コンサルのビジネス文書作成術』 https://www.amazon.co.jp/dp/4492557776/
  12. 12. Copyright (c) 2017 Canter All Rights Reserved. トートロジー(Tautology)とは、文章の 知的レベルを損ない、文書の内容自体に 疑いを持たせかねない、誤った重複表現で す。見つけたらすぐに書き改めます。 わかりやすい文章は トートロジー を削る 実践している人の割合 35% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 A氏「非戦闘地域で自衛隊は活動しています」 B氏「非戦闘地域の定義を教えてください」 A氏「自衛隊が活動している地域が非戦闘地域です」 通常のロジックでは「理由・原因」と「結論・結果」は順番を逆にすることはないが、それをやっ てしまった状態を「同義循環」という。基本的に論理矛盾するため、速やかに修正する。 非戦闘地域だ から 自衛隊が活動する 自衛隊が活動する から 非戦闘地域だ 理由・原因 結論・結果 理由・原因 結論・結果 2つのロジックを同時に使うと同義 循環になり、論理矛盾する 出典『外資系コンサルのビジネス文書作成術』 https://www.amazon.co.jp/dp/4492557776/
  13. 13. Copyright (c) 2017 Canter All Rights Reserved. 1つの文で許容する「行う」は2語までとし 、それを超えるものは動詞1語で書き表す ことにします。 さらに、「可能だ」→「できる」と書き改め、「 必要だ」→「すべきだ」と改め、文を読みや すくします。 わかりやすい文章は 「~を行う」 を多用しない 実践している人の割合 30% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 クライアントと会議日程の調整を行う前に、 データ共有を行う機密資料の一覧作成を行うため、 部内検討を行う。 を調整する を共有する で検討する クライアントと会議日程の調整を行う前に、データ共有を行う機 密資料の一覧作成を行うため、部内検討を行う。 クライアントと会議日程を調整する前に、データを共有する機密 資料の一覧を作成するため、部内で検討する。 原 文 改 を作成する 出典『外資系コンサルのビジネス文書作成術』 https://www.amazon.co.jp/dp/4492557776/
  14. 14. Copyright (c) 2017 Canter All Rights Reserved. 受け身表現で文章を書くと、主語にすべき 言葉がぼかされ、主体者不在のような印象 を読み手に与えます。受け身が多く使われ ている文書を読むと、「他人事のように書い ている」と思わせてしまうリスクがあります。 自分が代表して意見を述べる場面では、 受け身を用いず、主体性を示します。 わかりやすい文章は 受け身を 多用しない 実践している人の割合 35% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 このシステムは2つの機能で構成されており、機能Aで はデータが登録され、機能Bではデータが削除される。 朝5時に処理結果は出力され、メールで送信される。 があり を登録し を出力し このシステムは2つの機能があり、機能Aではデータを登 録し、機能Bではデータを削除する。朝5時に処理結果を 出力し、メールで送信する。 を削除する する 出典『外資系コンサルのビジネス文書作成術』 https://www.amazon.co.jp/dp/4492557776/
  15. 15. Copyright (c) 2017 Canter All Rights Reserved. 文章が長ければ、内容を理解するのに時 間が掛かります。ビジネスの現場では短時 間で効率的に内容を理解することが求めら れます。 100字を超える文章は、接続詞や助詞の 位置で短く分けましょう。 わかりやすい文章は 長くない 一文で表す 実践している人の割合 40% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 出典『外資系コンサルのビジネス文書作成術』 https://www.amazon.co.jp/dp/4492557776/
  16. 16. Copyright (c) 2017 Canter All Rights Reserved. 長文を避けて短文を多用しても、接続詞と 指示語が増えると読みづらくなります。文の つなぎ目では接続詞をできるだけ使いませ ん。 指示語はできるだけ具体的な内容に置き 換えます。 わかりやすい文章は 接続詞と 指示語を 多用しない 実践している人の割合 35% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 出典『外資系コンサルのビジネス文書作成術』 https://www.amazon.co.jp/dp/4492557776/
  17. 17. Copyright (c) 2017 Canter All Rights Reserved. 意見を述べるときに、理解に必要な最低限 の情報を事前に提示しておかないと、相手 の理解と納得を得ることはできません。結論 を述べる前に、その前提が網羅されているこ とを確認しましょう。 わかりやすい文章は 前提を 明示する 実践している人の割合 55% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 最後の結論を述べた時、青字部分は事前に説明がされていない と理解が難しい。 出典『外資系コンサルのビジネス文書作成術』 https://www.amazon.co.jp/dp/4492557776/
  18. 18. Copyright (c) 2017 Canter All Rights Reserved. 主語をはっきりと示し、勘違いの余地を排 除するのがビジネス文書作成の基本です。 ただし、読みやすさを重視し、「書き手自身 (私)の行為や動作にあたる文に限って 主語を省略する」ことを推奨します。 主語と述語にねじれが生じないよう、述語と 紐付く主語を常に確認しましょう。 わかりやすい文章は 主語を 明示する 実践している人の割合 45% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 出典『外資系コンサルのビジネス文書作成術』 https://www.amazon.co.jp/dp/4492557776/
  19. 19. Copyright (c) 2017 Canter All Rights Reserved. ビジネス文書の日本語文章は、「主語→ 目的語→述語」の順に並べると読みやすく なります。その順番を守りつつ、間に挟まれ る目的語がシンプルになるよう、修飾表現 や条件文などは、文頭に括ります。 わかりやすい文章は 主語と述語を 近づける 実践している人の割合 30% 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 出典『外資系コンサルのビジネス文書作成術』 https://www.amazon.co.jp/dp/4492557776/
  20. 20. Copyright (c) 2017 Canter All Rights Reserved. その文章、どうやったらわかりやすくなりますか? 1章 ストラクチャー ~論理構造を組み立てる~ 2章 スタイル ~体裁を整える~ 3章 センテンス ~文章を整理する~ 4章 スキーマ ~図表を活用する~ 巻末付録 議事録の作成 吉澤準特(よしざわ・じゅんとく) 著 304頁 並製2色刷・一部カラー 本体1800円(税別) 20 出典『外資系コンサルのビジネス文書作成術』 https://www.amazon.co.jp/dp/4492557776/ 文章をわかりやすくする18個のルールを詳しく解説しています。 日本語で資料を作るときにとても役立ちます。 わかりやすい 文章

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