Inventarios en salud oms

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Inventarios en salud oms

  1. 1. Introducción a la gestión deinventarios de equipo médicoSerie de documentos técnicos de la OMSsobre dispositivos médicos
  2. 2. Recursos humanospara gestión dedispositivos médicosSerie de documentos técnicos de laOMS sobre dispositivos médicosFormulación depolíticas sobredispositivos médicosSerie de documentos técnicos de laOMS sobre dispositivos médicosInvestigaciónydesarrolloDispositivosmédicosEvaluaciónReglamentaciónGestiónSerie de documentos técnicos de laOMS sobre dispositivos médicosEvaluación previa ala comercializaciónSerie de documentos técnicos de laOMS sobre dispositivos médicosReglamentación de losdispositivos médicosSerie de documentos técnicos de laOMS sobre dispositivos médicosEvaluación detecnologías sanitariasaplicada a losdispositivos médicosEvaluaciónReglamentaciónSerie de documentos técnicos de laOMS sobre dispositivos médicosEvaluación de lasnecesidades dedispositivos médicosGestiónSerie de documentos técnicos de laOMS sobre dispositivos médicosDispositivos médicospor procedimientoclínicoDispositivos médicosSerie de documentos técnicos de laOMS sobre dispositivos médicosNomenclatura de losdispositivos médicosSerie de documentos técnicos de laOMS sobre dispositivos médicosDispositivos médicospor establecimiento deatención de saludSerie de documentos técnicos de laOMS sobre dispositivos médicosGuía de recursospara el proceso deadquisiciónSerie de documentos técnicos de laOMS sobre dispositivos médicosDonaciones dedispositivos médicos:consideracionesrelativas a su solicitudy suministroSerie de documentos técnicos de laOMS sobre dispositivos médicosSistema computarizadode gestión delmantenimientoSerie de documentos técnicos de laOMS sobre dispositivos médicosIntroducción alprograma demantenimientode equipos médicosSerie de documentos técnicos de laOMS sobre dispositivos médicosIntroducción a lagestión de inventariosde equipo médicoSerie de documentos técnicos de laOMS sobre dispositivos médicosUso seguro dedispositivos médicosSerie de documentos técnicos de laOMS sobre dispositivos médicosMedición deefectividad clínicaSerie de documentos técnicos de laOMS sobre dispositivos médicosRetirada de servicio dedispositivos médicosSerie de documentos técnicos de laOMS sobre dispositivos médicosVigilancia posterior a lacomercialización ynotificación deeventos adversosSerie de documentos técnicos de laOMS sobre dispositivos médicosInnovación en materiade dispositivosmédicosInvestigacióny desarrollo✔ Publicaciones disponible desde febrero 2012✔✔✔ ✔✔✔ ✔ ✔SERIE DE DOCUMENTOS TÉCNICOS DE LA OMS SOBRE DISPOSITIVOS MÉDICOS: GARANTIZAR UN MEJOR ACCESO, CALIDADY USO DE LOS DISPOSITIVOS MÉDICOS
  3. 3. Introducción a la gestión deinventarios de equipo médicoSerie de documentos técnicos de la OMSsobre dispositivos médicos
  4. 4. Introducción a la gestión de inventarios de equipo médicoivCatalogación por la Biblioteca de la OMS:Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico.(Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos)1.Tecnología apropriada. 2.Equipos y suministros. 3.Tecnología biomédica. I.OrganizaciónMundial de la Salud.ISBN 978 92 4 350139 0 (Clasificación NLM: WX 147)© Organización Mundial de la Salud, 2012Se reservan todos los derechos. Las publicaciones de la Organización Mundial de laSalud están disponibles en el sitio web de la OMS (www.who.int) o pueden comprarsea Ediciones de la OMS, Organización Mundial de la Salud, 20 Avenue Appia, 1211Ginebra 27, Suiza (tel.: +41 22 791 3264; fax: +41 22 791 4857; correo electrónico:bookorders@who.int). Las solicitudes de autorización para reproducir o traducirlas publicaciones de la OMS - ya sea para la venta o para la distribución sin finescomerciales - deben dirigirse a Ediciones de la OMS a través del sitio web de la OMS(http://www.who.int/about/licensing/copyright_form/en/index.html).Las denominaciones empleadas en esta publicación y la forma en que aparecenpresentados los datos que contiene no implican, por parte de la Organización Mundialde la Salud, juicio alguno sobre la condición jurídica de países, territorios, ciudades ozonas, o de sus autoridades, ni respecto del trazado de sus fronteras o límites. Las líneasdiscontinuas en los mapas representan de manera aproximada fronteras respecto delas cuales puede que no haya pleno acuerdo.La mención de determinadas sociedades mercantiles o de nombres comerciales deciertos productos no implica que la Organización Mundial de la Salud los apruebe orecomiende con preferencia a otros análogos. Salvo error u omisión, las denominacionesde productos patentados llevan letra inicial mayúscula.La Organización Mundial de la Salud ha adoptado todas las precauciones razonablespara verificar la información que figura en la presente publicación, no obstante lo cual,el material publicado se distribuye sin garantía de ningún tipo, ni explícita ni implícita.El lector es responsable de la interpretación y el uso que haga de ese material, y enningún caso la Organización Mundial de la Salud podrá ser considerada responsablede daño alguno causado por su utilización.Diseño y maquetación: L’IV Com Sàrl, Villars-sous-Yens, Suiza.
  5. 5. Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos 1ÍndicePrólogo 2Serie de documentos sobre el mantenimiento y orientación externa 3Metodología 3Definiciones 4Nota de agradecimiento 5Declaración de conflicto de intereses 5Acrónimos y abreviaturas 6Resumen de orientación 71 Introducción 82 Finalidad 93 Definición de inventario 104 Tipos de inventarios 115 Artículos que han de incluirse en un inventario 136 Información que ha de incluirse en un inventario 156.1 Número de identificación de inventario 157 Gestión del inventario 188 Sistemas computarizados de gestión de inventarios 199 El inventario como herramienta 209.1 Previsión y elaboración de presupuesto 209.2 Planificación y equipamiento de un taller técnico 209.3 Determinación del personal necesario 209.4 Determinación de las necesidades de capacitación 219.5 Gestión de los contratos de servicio técnico 219.6 Aplicación de un programa eficaz de gestión de equipo médico 219.7 Planificación de pedidos de refacciones y material fungible 229.8 Evaluación de las necesidades 229.9 Establecimiento de políticas y objetivos de sustitución y eliminación 229.10 Establecimiento de objetivos de adquisición y donación 239.11 Análisis, gestión y mitigación de riesgos 239.12 Planificación para catástrofes y situaciones de emergencia 239.13 Fomento de la estandarización de los equipos 2310 Observaciones finales 24Referencias 25Apéndice A 27Criterios para la inclusión de equipos médicos en el inventario Apéndice B 30Formulario de recopilación de datos para el inventario
  6. 6. Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico2PrólogoLas tecnologías sanitarias son fundamentales en un sistema de salud operativo. Losdispositivos médicos, en concreto, son cruciales para la prevención, el diagnóstico,el tratamiento y la rehabilitación de enfermedades. Reconociendo esta importantefunción de las tecnologías sanitarias, la Asamblea Mundial de la Salud adoptó, en mayode 2007, la resolución WHA60.29, que trata cuestiones derivadas de la instalacióny el uso inadecuados de tecnologías sanitarias, así como la necesidad de establecerprioridades en la selección y la gestión de tecnologías sanitarias y, en particular, de losdispositivos médicos. Mediante la adopción de esta resolución, las delegaciones delos Estados Miembros reconocieron la importancia de las tecnologías sanitarias parala consecución de los objetivos de desarrollo relacionados con la salud, instaron a laampliación de los conocimientos especializados en materia de tecnologías sanitarias,en particular dispositivos médicos, y solicitaron a la Organización Mundial de la Salud(OMS) que emprendiera acciones específicas para apoyar a los Estados Miembros.Uno de los objetivos estratégicos de la OMS es “asegurar la mejora del acceso, la calidady el uso de productos médicos y tecnologías sanitarias”. Este objetivo, junto con laresolución de la Asamblea Mundial de la Salud, sirvió de base para el establecimientode la Iniciativa mundial sobre tecnologías sanitarias (GIHT), financiada por la FundaciónBill y Melinda Gates, que aspira a lograr que las tecnologías sanitarias básicas esténdisponibles a precios asequibles, en particular para las comunidades de entornos conpocos recursos, para luchar eficazmente contra problemas de salud importantes. Tienedos objetivos específicos:• alentar a la comunidad internacional a establecer un marco para el desarrollo deprogramas nacionales de tecnología sanitaria básica que tengan efectos positivossobre la carga de morbilidad y garanticen un uso eficaz de los recursos;• instar a las comunidades empresarial y científica a seleccionar y adaptar tecnologíasinnovadoras que puedan ejercer un efecto significativo sobre la salud pública.Para lograr estos objetivos, la OMS y sus asociados han colaborado en el desarrollo deun programa, un plan de acción, instrumentos y directrices para mejorar el acceso adispositivos médicos adecuados. El presente documento forma parte de una serie dedocumentos de referencia que se están elaborando para su utilización por los países,en la que se abordarán los siguientes temas:• marco normativo de la tecnología sanitaria• regulación de los dispositivos médicos• evaluación de tecnologías para la salud• gestión de tecnologías sanitarias›› evaluación de las necesidades de dispositivos médicos›› adquisición de dispositivos médicos›› donaciones de dispositivos médicos›› gestión de los inventarios de equipo médico›› mantenimiento de los equipos médicos›› sistemas computarizados de gestión del mantenimiento• información relativa a los dispositivos médicos›› nomenclatura de dispositivos médicos›› dispositivos médicos por establecimiento de atención de salud›› dispositivos médicos por procedimiento clínico• innovación, investigación y desarrollo de dispositivos médicos.
  7. 7. Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos 3Estos documentos están dirigidos a ingenieros biomédicos, administradores sanitarios,donantes, organizaciones no gubernamentales e instituciones científicas implicados enla tecnología sanitaria a nivel de distrito, nacional, regional o mundial.Serie de documentos sobre el mantenimiento, y orientación externaTres de los documentos de la presente serie de documentos técnicos se han elaboradoespecíficamente para ayudar a los centros de salud o a los ministerios de salud de lospaíses a establecer o mejorar un programa de mantenimiento de los equipos médicos.En los documentos se aborda la gestión de los inventarios de equipo médico, elmantenimiento y los sistemas computarizados de gestión del mantenimiento. Cada unode estos documentos puede utilizarse de forma independiente, pero juntos abordantodos los factores que han de considerarse al elaborar un programa de mantenimientode equipos médicos. Además, se ha elaborado y está disponible públicamente unaserie completa de manuales en seis volúmenes dedicada a la gestión de las tecnologíassanitarias titulada How To Manage, destinada a las personas que trabajan paraorganizaciones de proveedores de servicios sanitarios en países en desarrollo o lesprestan asistencia.1MetodologíaLos documentos de esta serie han sido redactados por expertos internacionales ensus campos respectivos y revisados por miembros del Grupo Consultivo Técnico sobreTecnología Sanitaria (GCTTS), fundado en 2009 como foro para que los profesionalescon experiencia y los representantes en los países elaboren y apliquen los instrumentosy documentos pertinentes para cumplir los objetivos de la GIHT. El grupo se ha reunidoen tres ocasiones. La primera reunión se celebró en Ginebra, en abril de 2009, paraestablecer qué instrumentos y temas debían actualizarse o desarrollarse con carácterprioritario. En noviembre de 2009 tuvo lugar una segunda reunión, en Río de Janeiro,para compartir información sobre los progresos relativos a los instrumentos de gestiónde tecnologías sanitarias que se estaban desarrollando desde abril de 2009, revisar lasestrategias y los retos a los que se enfrentan actualmente los países piloto, y celebraruna sesión interactiva en la que el grupo presentó propuestas de instrumentos nuevos,basándose en la información obtenida en las presentaciones y debates previos. Laúltima reunión tuvo lugar en El Cairo, en junio de 2010, para ultimar los documentosy ayudar a los países a elaborar planes de acción para su puesta en práctica. Ademásde estas reuniones, se ha contado con la colaboración, mediante una comunidad enInternet, de expertos y asesores que han aportado observaciones sobre la elaboraciónde los documentos. Los conceptos se debatieron una vez más durante el Primer ForoMundial sobre Dispositivos Médicos, en septiembre de 2010, en el que interesadosde 106 países formularon recomendaciones sobre el modo de aplicar la informacióntratada en esta serie de documentos en los países.21 Disponible en http://www.healthpartners-int.co.uk/our_expertise/how_to_manage_series.html2 Primer Foro Mundial de la OMS sobre Dispositivos Médicos: contexto, resultados y medidas futuras (disponible en: http://www.who.int/medical_devices/gfmd_report_final.pdf, consultado en marzo de 2011)
  8. 8. Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico4Se solicitó a todas las personas que participaron en las reuniones y a las quecontribuyeron a la elaboración de estos documentos que cumplimentasen un formulariode declaración de intereses, y no se detectaron conflictos de intereses.DefinicionesSi bien se reconoce que cabe contemplar múltiples interpretaciones de las expresionessiguientes, para los fines de la presente serie de documentos técnicos se definen comosigue.Tecnología sanitaria: la aplicación de conocimientos teóricos y prácticos estructuradosen forma de dispositivos, medicamentos, vacunas, procedimientos y sistemas elaboradospara resolver problemas sanitarios y mejorar la calidad de vida.3Es equivalente a laexpresión “tecnología para la salud”, que se utiliza indistintamente.Dispositivo médico: un artículo, instrumento, aparato o máquina que se utiliza para laprevención, el diagnóstico o el tratamiento de una enfermedad, o para detectar, medir,restablecer, corregir o modificar la estructura o la funcionalidad del organismo con algúnpropósito médico o sanitario. Generalmente, un dispositivo médico no actúa a travésde mecanismos farmacológicos, inmunitarios ni metabólicos.4Equipo médico: un dispositivo médico que requiere calibración, mantenimiento,reparación, capacitación de los usuarios y retirada del servicio, actividades gestionadasnormalmente por ingenieros clínicos. El equipo médico se usa específicamente para eldiagnóstico, el tratamiento o la rehabilitación de una enfermedad o lesión, ya sea solo ojunto con accesorios, material fungible (también conocido como material consumible)u otros equipos médicos. No se consideran equipos médicos los dispositivos médicosimplantables, desechables o de un solo uso.3 Resolución WHA60.29 de la Asamblea Mundial de la Salud, mayo de 2007 (http://www.who.int/medical_devices/resolution_wha60_29-en1.pdf, consultada en marzo de2011).4 Information document concerning the definition of the term “medical device”. Global Harmonization Task Force, 2005 (http://www.ghtf.org/documents/sg1/sg1n29r162005.pdf, consultado en marzo de 2011).
  9. 9. Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos 5Nota de agradecimientoLa autora principal de la presente Introducción a la gestión de inventarios de equipomédico ha sido Tania O’Connor, bajo la dirección general de Adriana Velázquez-Berumen, de la Sede de la OMS en Ginebra (Suiza), como parte de la Iniciativa mundialsobre tecnologías sanitarias (GIHT), financiada por la Fundación Bill y Melinda Gates.Tania O’Connor trabaja actualmente como consultora y anteriormente trabajó comoempleada de Johns Hopkins University-TSEHAI y Black Lion Hospital en Addis Abeba(Etiopía).Jennifer Barragán (OMS), Ismael Cordero (ORBIS International), Yadin David (BiomedicalEngineering Consultants), Bjorn Fahlgren (OMS), Geeta Mehta (OMS), Iyad Mobarek(OMS), Paul Rogers (OMS) y Binseng Wang (ARAMARK Healthcare LLC) revisaron elborrador, y lo corrigió Inis Communication.Agradecemos a Donald Quiñones por la traducción al español*, a Maria Eugenia MorenoCarbajal, Nataly Mercado, Tatiana Molina, y Monica Perez Bravo por su ayuda en lacorrección de pruebas, y a Gudrun Ingolfsdottir por su apoyo administrativo durante laelaboración del presente documento.Declaración de conflicto de interesesSe obtuvieron declaraciones de conflicto de intereses de todos los participantes en laredacción y revisión del documento. Declararon recibir remuneración de organizacionescon intereses relacionados con el tema Tania O’Connor, por su empleo anterior en JohnsHopkins University-TSEHAI y Black Lion Hospital (finalizada en 2009), y Binseng Wang,por su empleo actual en ARAMARK. Yadin David declaró que la International Federationof Medical and Biological Engineering financió su viaje a una de las reuniones delGCTTS. Ninguno de los conflictos de intereses declarados influyeron en el contenidodel documento.*En caso de discrepancia, prevalecerá la versión del idioma original.
  10. 10. Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico6Acrónimos y abreviaturasAAMI Association for the Advancement of Medical Instrumentation (Asociación parael avance de la instrumentación médica)CMMS Computerized maintenance management system (Sistema computarizado degestión del mantenimiento)GCTTS Grupo Consultivo Técnico sobre Tecnología SanitariaGIHT Global Initiative on Health Technologies (Iniciativa Mundial sobre TecnologíasSanitarias)GMDN Global Medical Device Nomenclature (Nomenclatura mundial de dispositivosmédicos)GTS Gestión de tecnologías sanitariasOMS Organización Mundial de la SaludUMDNS Universal Medical Device Nomenclature System (Sistema universal denomenclatura de dispositivos médicos)
  11. 11. Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos 7Resumen de orientaciónEl inventario de equipo médico es parte esencial de un sistema eficaz de gestión detecnologías en salud (GTS). Para que resulte útil en las diferentes actividades de GTS,el inventario se debe actualizar de forma continua, de modo que ofrezca en todomomento un reflejo fiel de la situación de los equipos médicos en el centro de atenciónsanitaria. El inventario se actualiza en tres tipos de ocasiones: en la obtención inicialde datos, cuando se modifica alguna información (por ejemplo, al recibir un equiponuevo o al retirar del servicio uno usado) y en las auditorías anuales del inventario.El inventario de equipos médicos se utiliza en combinación con inventarios de otrosactivos complementarios como material fungible, repuestos, e instrumentos y equiposde análisis y seguridad. La inclusión de un equipo en el inventario se decide a partirde un análisis basado en los riesgos, a fin de garantizar una asignación adecuada detiempo y recursos y de evitar trabajo innecesario. El centro de atención sanitaria decideel nivel de detalle de los datos que desea incluir en su inventario, de modo que sesatisfagan las necesidades y teniendo en cuenta las capacidades del centro. La gestiónde inventarios puede realizarse en papel o mediante un sistema computarizado, enfunción de los recursos disponibles.Una vez creado, el inventario se utiliza como base para impulsar el sistema de GTSy garantizar la seguridad y eficacia de los equipos médicos. El inventario puedeutilizarse para las funciones siguientes: la elaboración de presupuestos para laadquisición, mantenimiento y operación de activos fijos; el establecimiento y apoyo aun departamento eficaz de ingeniería clínica, facilitando la planificación de talleres,la contratación y formación de personal de mantenimiento técnico y la elaboracióny administración de contratos de servicio técnico; el apoyo a un programa eficaz degestión de equipos médicos, por ejemplo planificando las actividades de mantenimientopreventivo y realizando un seguimiento de las órdenes de trabajo; y la planificación delas existencias de repuestos y material fungible. El inventario también puede emplearsepara facilitar la valoración de las necesidades de equipos en el centro de atenciónsanitaria y para registrar la compra, recepción, baja y eliminación de equipos. Uninventario también resulta útil para el análisis y la mitigación de los riesgos del centroy en la planificación para catástrofes y situaciones de emergencia.
  12. 12. Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico81 IntroducciónLa tecnología sanitaria se ha convertido enun elemento crucial de la atención para lasalud, que permite a los proveedores deatención sanitaria diagnosticar, atender,monitorear y tratar a los pacientes enun entorno de atención adecuado. Lagestión de calidad de la tecnología deatención sanitaria ayuda a garantizar queestos servicios se proporcionen de formasegura y eficaz.El primer paso en la gestión detecnologías sanitarias es determinar quéartículos deben gestionarse y crear elinventario de tecnologías sanitarias, undocumento de trabajo que se compruebay actualiza periódicamente para querefleje correctamente la situación de losactivos de tecnologías sanitarias. Cuandose usa adecuadamente, el inventario esun instrumento muy útil para mejorar lagestión de muchos aspectos clave de lastecnologías sanitarias.
  13. 13. Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos 92 FinalidadLa finalidad del presente documentoes exponer aspectos generales de losinventarios de tecnologías sanitariasque ayuden a las personas interesadasque trabajan en este sector a conocermejor esta disciplina. Los lectores podránconocer los distintos tipos de inventariosy los datos que comprenden. Además, eldocumento pretende ilustrar la funciónde un inventario exacto y detallado en laGTS y la importancia de asegurarse deque el inventario ofrezca información útilpara tomar decisiones fundamentadas.Es importante comprender que mantenerun inventario exacto no es la finalidad delproceso de GTS, sino que el inventarioes una aportación para las numerosasactividades del ciclo de GTS (figura 1).Se comentará la función del inventariode los equipos en cada paso del ciclo, afin de subrayar su importancia en todaslas facetas de la GTS.Figura 1. Ciclo de la gestión de tecnologías sanitariasPlaneación yevaluaciónPresupuesto yfinanzasEvaluación yselección detecnologíaAdquisición, ylogísticaInstalación y puestaen operaciónCapacitación y desarrollo dehabilidadesOperación yseguridadMantenimiento yreparaciónBaja de servicio yeliminación• Crear conocimiento• Monitoreo yevaluaciónFuente: Lenel A et al. (2005) (1)
  14. 14. Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico103 Definición de inventarioUn inventario es una relación detallada delos activos que posee una organización oinstitución. Para ser útil, un inventario debemantenerse y actualizarse continuamentede modo que refleje la situación actualde cada activo. Según la naturaleza de laorganización y de sus activos asociados,se controlan y actualizan diferentesdatos cuando se producen cambios. Elobjetivo es disponer de un registro exactoy actualizado de todos los activos queposee la organización, en el que se reflejela situación actual en cada momento. Enel marco de la GTS, un inventario es elprimer instrumento, y el más importante,para lograr una serie de metas generales:• Un inventario de equipos médicosofrece una evaluación técnicade la tecnología disponible, coninformación sobre el tipo de sucantidad, y sobre su situaciónoperativa actual.• El inventario proporciona la basepara una gestión eficaz de los ac-tivos, facilitando la programacióndel mantenimiento preventivo y elseguimiento de las tareas de man-tenimiento, reparaciones, alertas yórdenes de baja de equipos.• El inventario puede aportar infor-mación financiera para respaldarevaluaciones económicas y presu-puestarias.• El inventario es la base imprescindiblepara organizar un departamentoeficaz de GTS. En el marco generaldel inventario de equipos se crean,gestionan y mantienen elementoscomo historiales y cuadernos deuso de los equipos, manuales deuso y reparación, y procedimientose indicadores de análisis yaseguramiento de la calidad. Porotra parte, los inventarios deaccesorios, material fungible yrepuestos se vinculan directamentecon el inventario principal de equipomédico.
  15. 15. Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos 114 Tipos de inventariosPueden mantenerse inventarios deequipos médicos en distintos nivelesde la estructura de atención sanitariade un país. A escala nacional, elministerio de salud u otro organismo desupervisión puede llevar un inventariode equipos muy complejos o controladosrigurosamente, como los dispositivosempleados en medicina nuclear o losque emiten radiaciones ionizantes.Estos inventarios pueden utilizarse paragarantizar un servicio adecuado queproteja grandes inversiones en equiposde alta tecnología y vigile posibles riesgoscomo la exposición radiactiva y nuclear.Si los activos son de propiedad pública,puede mantenerse un inventario deámbito nacional o regional/provincial.Sin embargo, la mayoría de losinventarios de equipos se mantienen enlos distintos centros de atención sanitaria.En organizaciones de pequeño tamaño,como un consultorio local, el inventariopuede constar de unos pocos artículossencillos y actualizarse con muy pocafrecuencia si es que se actualiza. Encambio, los hospitales especializados dealto nivel pueden tener inventarios demiles de artículos con actualizacionescontinuas. Cada inventario es único,adaptado al registro de los activos delcentro, y su tamaño y complejidaddependerá del tipo de inventario de quese trate y de su finalidad, así como de laescala de la actividad.Muchos tipos de equipos médicosrequieren material fungible y accesorios.Por ello, además del inventario deequipo médico, el centro de atenciónsanitaria deberá mantener por separadoun inventario del material fungiblenecesario para utilizar los equiposmédicos (2), que abarca artículos comotubos para venoclisis, electrodos, papelelectrocardiográfico, gel conductor oreactivos. El inventario incluye un sistemade control de existencias que permiteun seguimiento de la información sobrecantidades y fechas de caducidad a finde disponer siempre de las existenciasnecesarias y utilizar los artículos antesde su caducidad. Un control eficaz delas existencias de material fungible evitaquedarse sin reserves y permite que lasestimaciones presupuestarias cubran elcosto de este material.Mantener un inventario de refacciones estambién un componente importante paragarantizar el funcionamiento seguro yeficaz de los equipos médicos. Para cadadispositivo médico es importante disponerde existencias de los tipos de artículos quese desgastan con el tiempo o deben sersustituidos periódicamente, como filtros,juntas y otras piezas recomendadaspor el fabricante. Además, medianteel uso del inventario debe garantizarsela disponibilidad de materiales demantenimiento generales como fusibles,tornillos o cables eléctricos. Un inventariode refacciones puede ayudar a estimarlos costos anuales de mantenimiento delos equipos médicos existentes.También pueden resultar útiles lossiguientes inventarios auxiliares ocomplementarios relacionados con latecnologías sanitarias:• Herramientas de taller y equiposde medición. Un inventario deestos artículos ayuda al equipo demantenimiento de equipos médicosa mantener sus instrumentos yequipos de medición organizados,en buen estado de funcionamientoy calibrados.• Equipos industriales y hospitalarios.Los artículos como calderas,autoclaves, equipos de lavandería,generadores eléctricos o sistemasde distribución de aire comprimido,vacío y gases médicos son necesariospara el buen funcionamiento delhospital y exigen mantenimiento.
  16. 16. Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico12Un inventario de estos equipos esútil para gestionar su mantenimiento.• Equipos de seguridad. Mantenerun inventario de artículos comoextintores, mangueras de incendios,alarmas o lavaojos y efectuarverificaciones periódicas paraverificar su buen estado garantizaráque funcionen cuando se necesiten.• Materiales y residuos radiactivos ypeligrosos. Mantener un inventario deestos materiales ayuda a garantizarsu gestión y eliminación adecuada yevitar contaminaciones innecesarias.El presente documento se centra en losinventarios de equipo médico, materialfungible, refaccione, instrumentosde taller y equipos de medición. Nocontempla los inventarios de equiposindustriales y hospitalarios, equiposde seguridad ni materiales y residuosradiactivos o peligrosos.
  17. 17. Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos 135 Artículos que han de incluirse en un inventarioLos principales activos de tecnologíasanitaria que han de incluirse en uninventario son los equipos médicos.Muchas veces, los equipos médicos seregistran en un inventario independientedel inventario principal de los activos delhospital, ya que para la GTS se requiereinformación distinta. El departamentoresponsable del centro de atenciónsanitaria (por ejemplo, un departamentode mantenimiento de equipo médico oun departamento de ingeniería clínica)determina qué equipos deben incluirseen el inventario. Algunas organizacionesoptan por incluir todos los dispositivosmédicos en el inventario, incluso losartículos pequeños, como estetoscopiosy termómetros; sin embargo, esto puederesultar poco práctico en organizacionesde gran tamaño.Cuando una organización decide noincorporar determinados artículos alinventario establece una serie de criteriospara decidir la inclusión o exclusión delos diversos artículos. Un método es elbasado en los riesgos, que consiste enincluir en el inventario y en el plan degestión de equipos médicos los equiposde mayor riesgo y excluir los equiposde menor riesgo. La Asociación para elavance de la instrumentación médica(Association for the Advancement ofMedical Instrumentation, AAMI), ensu estándar ampliamente reconocidoRecommended practice for a medicalequipment management program[“Prácticas recomendadas para unprograma de gestión de equiposmédicos”] (3), requiere que los criteriospara la inclusión en el inventario de unequipo tengan en cuenta su función, losriesgos físicos asociados con el mismo,las necesidades de mantenimiento y elhistorial de incidencias. Fennigkoh ySmith (1989)(4) crearon un algoritmonumérico para evaluar los equiposmédicos teniendo en cuenta su función,riesgo y necesidades de mantenimiento.Muchos centros de atención sanitariade todo el mundo utilizan ese algoritmoque se explica en el apéndice Acomo base para analizar la inclusiónde equipos en el inventario. Unaadaptación de este algoritmo figura en eldocumento Introducción al programa demantenimiento de equipos médicos (5) dela presente serie de documentos técnicos.Dicha adaptación añade como criterio elhistorial de incidencias de los equipos,de modo que aquellos que tengan unafrecuencia de averías mayor asciendanen la escala de riesgo (y por lo tantosean más susceptibles de figurar en elinventario) y aquellos con una frecuenciade averías menor desciendan en la escalade riesgo (y sean menos susceptibles deser inventariados).A partir del modelo de Fennigkoh ySmith y de la idea de un algoritmo paradeterminar la inclusión de un equipo enel inventario se han aportado muchasmejoras y sugerencias para determinarcómo decidir qué equipos debeninventariarse. Wang y Levenson (2000)(6) destacaron que es esencial teneren cuenta la criticidad y la tasa de usoprioridad a la hora de decidir qué equiposse deben incluir en un inventario. Laprioridad refleja la importancia del equipopara el objetivo general del hospital. Unequipo especialmente relevante parala misión fundamental del hospital(por ejemplo, un equipo utilizado pararealizar análisis clínicos habituales)puede ser más importante que un equipocomplejo o de alto riesgo (por ejemploun respirador) del que se disponga denumerosas unidades. Además, la tasa deuso considera la frecuencia de empleode cada equipo. Por ejemplo, un equipoque se use con frecuencia y del que sólohaya una unidad tiene una tasa de usomucho más alta (y por lo tanto puede sermucho más importante) que otro quese use con poca frecuencia o del queexistan varias unidades (como podría
  18. 18. Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico14ser un desfibrilador). En el Apéndice Ase describe este algoritmo más a detalle.Wang et al. (2006) (7) describen otrasestrategias distintas para determinar lainclusión de equipos en un inventario yen un programa de gestión de equiposmédicos. Cada centro de atenciónsanitaria tiene diferentes necesidadesy tasas de uso de equipos, y eldepartamento responsable del inventariode equipo médico debe tener en cuentatodos estos factores para determinar quéequipos se deben incluir y cuáles no.Independientemente del métodoempleado para determinar la inclusión delos equipos en el inventario, es importanteque el departamento responsablereevalúe frecuentemente dicha inclusión,especialmente cuando haya cambios enlaprioridad o la tasa de uso.
  19. 19. Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos 156 Información que ha de incluirse en uninventarioCada centro de atención sanitaria tienedistintas necesidades en cuanto a lainformación que debe incluirse en elinventario sobre cada artículo. En latabla 1 se muestra una lista de datos quepueden incluirse. En la parte superior delcuadro figura la información mínima quesiempre suele incluirse, que proporcionaa cualquier departamento la informaciónsobre un equipo que puede resultarnecesaria incluso para el sistema deGTS más básico. En la tabla 1 tambiénfiguran otros datos útiles para considerarlainclusión de los equipos en el inventario.6.1 Número de identificación deinventarioEn un inventario de equipos médicos, seasigna a cada equipo un número únicopara poder identificarlo inequívocamenteentre todos los equipos inventariados.Para una organización óptima de losdatos, toda la información reunidasobre el equipo en el proceso de gestiónde equipos, por ejemplo, el historialde mantenimiento y reparaciones,los procedimientos y calendarios demantenimiento preventivo, y el uso derefacciones, se vincula al citado númerode identificación.Una vez que se ha asignado el número deidentificación de inventario a un equipo,este se marca con su número.El departamento de ingeniería clínicadetermina el sistema de numeracióny marcado que se empleará en laorganización para la identificación.Como ayuda para tomar esta decisión, acontinuación se describen tres posiblessistemas de numeración (8):• Numeración secuencial. Seempieza por el 1, luego el 2, el 3y así sucesivamente hasta asignarun número a todos los artículos. Acada artículo nuevo se le asigna elsiguiente número disponible. Es elmétodo más simple, pero el númeroasignado no proporciona ningunainformación sobre el aparato. Paraasignar el siguiente número semantiene una lista maestra (y lacorrespondiente copia de seguridad)con todos los números ya asignados.• Numeración codificada. Seemplea un código para identificarcaracterísticas específicas de losequipos, correspondiendo distintaspartes del código a diferentescaracterísticas. Un ejemplo decódigo podría ser 01-XXX-02, donde01 indica el tipo de aparato (porejemplo, ultrasoridos), XXX indicael fabricante, y 02 indica que elartículo es el segundo ultrasoridosdel fabricante XXX. Conociendo elcódigo, cualquier persona interesadapuede tener inmediatamenteinformación sobre el equipo, comoel tipo, el fabricante y la unidadconcreta de que se trata. El códigopuede incorporar otros datos que laorganización considere oportunos.Sin embargo, algunas organizacionespueden considerar este sistemacomplicado o innecesario. El usode un sistema computarizado degestión del inventario puede suprimirla necesidad de un código así, yaque en ese caso puede accedersefácilmente a la información sobre elequipo con sólo teclear su númerode identificación de inventario. Sinembargo, un sistema de numeracióncodificado puede ser útil para otroscentros. Si se emplea un sistemaasí, el departamento de ingenieríaclínica debe acordar el sistemade codificación y tener claro elsignificado de los códigos.• Código de barras. Los equipos puedenmarcarse mediante adhesivos concódigos de barras. Este sistema,más avanzado, requiere un lector de
  20. 20. Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico16código de barras para leer el númerode identificación de inventario yprogramas computarizados paraasociar el código de barras a lainformación detallada sobre elaparato. Esto puede ser útil si seutiliza un sistema computarizadode gestión de inventario, peroexige un suministro permanentede adhesivos además del lector decódigos y el programa informáticoadecuado. Para facilitar el uso yevitar confusiones si en un momentodeterminado no se dispone de unlector de código de barras, convieneque el número de identificación deinventario asociado al código debarras también figure en la etiquetade inventario.Elemento Breve descripción / finalidad Tipo de inventarioDatos mínimos incluidos en la ficha de inventarioNúmero deidentificación deinventarioIdentificador único para cada equipo Equipos médicosTipo de equipo/artículoInforma sobre la naturaleza del artículo, utilizando una nomenclatura uniforme yestándar, por ejemplo el Universal Medical Device Nomenclature System (sistemauniversal de nomenclatura de dispositivos médicos, UMDNS) o la Global MedicalDevice Nomenclature (nomenclatura mundial de dispositivos médicos, GMDN)TodosBreve descripción delequipo/artículoDescribe el artículo y su función o finalidad TodosFabricante Identifica la empresa que fabrica el artículo, indicando su nombre, dirección ydatos de contactoTodosModelo / número decatálogoIdentificador único de la línea de productos (asignado por el fabricante) TodosNúmero de serie Identificador único del artículo (asignado por el fabricante) TodosUbicación física enel centro de atenciónsanitariaIncluye el número de habitación, o área; permite localizar el equipo médicocuando deba someterse a mantenimiento preventivo; puede incluir informaciónsobre el lugar de almacenamiento del material fungible y las refacciones.TodosEstado / estatusoperativoIndica si el equipo está “en servicio” o “fuera de servicio”, y en el segundo casoindica el motivo: por ejemplo, pendiente de calibración o de mantenimientopreventivo, en reparación, en espera de refacciones o dañado sin posibilidad dereparación.Equipos médicos,equipos demediciónAlimentación eléctrica Indica la alimentación eléctrica necesaria para el equipo, por ejemplo de 110 V,220 V, 380 V o trifásica; puede ser útil para señalar los equipos que necesitentransformadores u otras medidas especiales.Equipos médicos,equipos demediciónRequisitos defuncionamiento ymantenimientoDescribe cualquier requisito especial necesario para el funcionamiento o elmantenimiento del equipo.Equipos médicosFecha inicial deregistro en elinventario y deactualizaciónFecha en la que se registró el equipo en el inventario y fecha de la actualizaciónmás reciente de la informaciónTodosProveedor del serviciode mantenimientoProporciona información sobre el proveedor incluyendo el nombre, contactoy, en caso de contar con una empresa o taller externo para el mantenimientodel equipo, incluir detalles del contrato (incluyendo vigencia de la garantía);información que indique fecha en que se realizó el mantenimiento.Equipos médicos,equipos demediciónProveedor de compra Se usa como contacto para compras, pedidos de reposición, sustituciones engarantía, etc.TodosTabla 1. Datos de inventario
  21. 21. Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos 17Información adicionalNúmero de lote Suele asignarse al material fungible o los reactivos fabricados en un mismo loteo partida; puede ayudar a detectar defectos; útil para los sistemas de control deexistencias de material fungible.Material fungibleNúmeros de laversión actual delsoftware y firmwareUsados para equipos que funcionan con programas informáticos (software) ocircuitos electrónicos (firmware); pueden facilitar la detección de problemasasociados al software o el firmware.Equipos médicos,equipos demediciónDatos deldepartamentopropietarioDesigna el contacto para notificar retrasos en el servicio técnico y programar elmantenimiento preventivo.Equipos médicosCosto de compra Dato de interés para el cálculo de los valores de inventario de activos fijos y parafines presupuestarios.TodosFecha de compra En el caso de activos fijos, se usa para calcular los valores de depreciacióno determinar la sustitución/obsolescencia En el caso de material fungible orefacciones, puede emplearse para determinar las tasas de uso, las necesidadesde pedidos de reposición y las fechas de caducidadTodosFecha de vencimientode la garantíaÚtil para el seguimiento de la validez y vencimiento de las garantías. TodosFecha de instalacióne información yresultados sobre laspruebas de aceptaciónSirve como base para la documentación del historial de mantenimiento y se usacomo referencia cuando deba solucionarse un problema.Equipos médicos,equipos demediciónEvaluación/clasificación enmateria de seguridady riesgosIncluye la evaluación de riesgos realizada (u otra justificación en caso necesario)que determinó la inclusión del equipo en el inventario; también puede servirpara determinar la prioridad asignada al equipo en lo que respecta a sureparación y pruebas.Equipos médicosCalendario yprocedimientos demantenimientopreventivoResume la frecuencia del mantenimiento preventivo, así como los procedimientosde mantenimiento.Equipos médicos,equipos demediciónFecha y resultadode las calibracionesrealizadas; fechade las próximascalibracionesnecesarias yprocedimientosSirve como referencia al solucionar problemas del equipo y permite asegurarsede que se cumplen los plazos de calibración.Equipos médicos,equipos demediciónCantided derefaccionesCuando se usa en sistemas de control de existencias, sirve como indicador pararealizar un pedido de reposición cuando la cantidad en existencias alcanza unnivel determinado.Refacciones,material fungibleDispositivos, sistemas,accesorios, materialfungible o refaccionesasociadaSeñala equipos complementarios importantes, entre ellos cualquier dispositivo oaccesorio necesario para el funcionamiento de un equipo. Resulta útil disponer delos números de catálogo de los accesorios, las refacciones y el material fungible.Equipos médicos,equipos demediciónAño de fabricación Se emplea para calcular la antigüedad del equipo; en combinación con la vidaútil prevista del equipo, sirve para determinar cuándo debe ser sustituido,retirado o eliminado.Equipos médicos,equipos demediciónVida útil prevista delequipoIndica el tiempo esperado (típicamente, expresado en años) durante el cual elequipo puede funcionar de forma segura y eficaz; puede usarse como dato paradeterminar cuándo debe ser sustituido, retirado o eliminado.TodosHistorial defuncionamiento ymantenimientoPuede incluir cuadernos de uso o de mantenimiento (para el funcionamiento oel servicio técnico), órdenes de trabajo o informes de servicio técnico, informesde mantenimiento preventivo y otra información sobre el funcionamiento ymantenimiento del equipo; puede usarse en el diagnóstico de averías, paraevaluar posibles compras de equipos nuevos similares y para determinar cuándodebe ser sustituido, retirado o eliminado un artículo.Equipos médicos,equipos demediciónHistorial de órdenesde retirada y peligrosnotificadosSe usa para detectar y controlar posibles peligros asociados al uso del aparato. Equipos médicos,equipos demediciónCualquier otrainformación que sedeseeUn inventario solo es útil para un centro de atención sanitaria si contiene lainformación importante que necesita el centro; por consiguiente, pueden añadirsetodos los campos de datos que se consideren necesariosTodos
  22. 22. Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico187 Gestión del inventarioUn inventario sólo es eficaz si esexhaustivo y exacto. Para ello debeactualizarse siempre que haya cambioso información nueva, así como en lasauditorías y exámenes anuales. Lagestión del inventario puede dividirse entres etapas:• Recopilación inicial de datos. Enlos centros de atención sanitariaya existentes, el primer paso paraestablecer un programa eficaz deGTS, y el más crucial, es elaborarun inventario de todos los equiposmédicos. En este proceso, ungrupo de trabajo —integrado porun usuario final que conozca losequipos y un técnico, ingenierou otro responsable de gestióndel inventario adecuadamentecalificeds y formado— visita todoslos departamentos del centroy comprueba cada uno de losequipos registrando todos los datosnecesarios para el inventario. Paralocalizar todos los equipos puede sernecesario abrir cajones y buscar enarmarios, cuartos de material, etc.En muchos centros, este procesorevelará la existencia de muchosequipos obsoletos o no reparables,lo que puede suponer una buenaoportunidad para eliminarlos. En elApéndice B figura un ejemplo deformulario de recopilación de datospara el inventario. En el caso decentros de atención sanitaria nuevos,resulta prudente recopilar los datospara el inventario antes de que seponga en marcha el centro. Estopermite que el centro disponga desdeel principio de una documentaciónadecuada que siente las basespara un sistema eficaz de GTS. Losdatos recopilados se incorporan aun sistema de gestión del inventariocomputarizado o en papel.• Actualización de la información. Elinventario de equipos se actualizasiempre que cambie la informaciónsobre cualquier artículo delinventario. Cada vez que se adquieraun nuevo equipo mediante comprao donación, deberá introducirseen el inventario antes de quecomience a usarse. Los equiposarrendados o prestados durante unperiodo prolongado también debenincorporarse al inventario. Los datosde los equipos ya incluidos en elinventario deberán actualizarsepara reflejar cualquier modificación,como un cambio de ubicación o desituación de funcionamiento, unaactualización del software o firmwareo una tarea de mantenimiento oreparación del aparato.• Auditoría o revisión anual. Cada año,el departamento de ingeniería clínica(u otro órgano responsable) realizauna revisión del inventario de equiposmédicos con el fin de comprobarque toda la información es correcta yefectuar las actualizaciones y cambiosque resulten necesarios. De modoanálogo al proceso de recopilacióninicial de datos para el inventario,las personas encargadas de latarea visitan cada departamento ycomprueban los datos de cada equipopara asegurarse de que son exactos.Cualquier cambio se registra y despuésse transfiere a la ficha principal delinventario correspondiente al equipoen cuestión.
  23. 23. Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos 198 Sistemas computarizados de gestión deinventariosAunque es perfectamente aceptableregistrar un inventario en papel, unsistema computarizados puede facilitarsu gestión, especialmente si es grande.El inventario puede integrarse en unsistema computarizados de gestióndel mantenimiento (CMMS), quegeneralmente unifica en un sistema elinventario, el historial de reparaciones ymantenimiento y el control de las órdenesde trabajo. Un CMMS también puedeincluir otra información que se considerenecesaria.Hay sistemas computarizados de gestióndel mantenimiento comerciales, opueden personalizarse para necesidadesespecíficas. En muchos casos puededesarrollarse un CMMS sencillo utilizandoun programa comercial o gratuito de hojade cálculo o base de datos en el quese archive la información básica antesindicada. Además de las funciones yamencionadas, un CMMS puede generarinformes para facilitar el análisis y lasdecisiones de la dirección, por ejemploanálisis estadísticos para identificar lastendencias de mantenimiento y averías,y para determinar soluciones como lasustitución de equipos o la necesidadde capacitación. Un CMMS tambiénpuede mantener un inventario derefacciones, realizar un seguimiento desu utilización y activar automáticamentelos pedidos de reposición. Si se incluyendatos financieros, un CMMS puedegenerar informes sobre las tendenciaspresupuestarias como apoyo a laelaboración de previsiones financieras.Un CMMS puede tener la capacidad deregistrar todo el historial de reparacionesy mantenimiento de cada artículo delinventario. Cada vez que se efectúecualquier tarea de servicio técnicoen un equipo, ésta se introduce en elsistema con el correspondiente númerode identificación de inventario. De estemodo, cualquier persona con accesoal sistema podrá consultar todo elhistorial de mantenimiento y reparacióndel equipo, lo que puede servir paradetectar tendencias de averías y ayudara diagnosticar problemas.El seguimiento de órdenes de servicioesotra función importante de un CMMSrobusto: permite controlar todas lasórdenes de servicio de mantenimientoabiertas en un departamento de ingenieríaclínica. Algunos sistemas pueden generarautomáticamente órdenes de serviciocuando sea necesario un mantenimientopreventivo y generar procedimientos detrabajo específicos para cada dispositivo.El documento Sistema computarizadode gestión del mantenimiento (9) de lapresente serie de documentos técnicoscontiene información adicional sobre losCMMS.
  24. 24. Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico209 El inventario como herramientaUna vez creado, el inventario puede ser unherramienta muy útil para el departamentode ingeniería clínica y para el centro deatención sanitaria en su conjunto. Esteapartado ilustra la utilidad de mantenerun inventario eficaz.9.1 Previsión y elaboración depresupuestosEl inventario de equipos puede facilitar elcálculodeprevisionesparaelaborardiversospresupuestos. Tomando en consideraciónlos valores actuales de los equipos (basadosen las tasas de depreciación estándares decada país), realizando una evaluación delas necesidades, identificando los equiposque deben ser sustituidos y determinandola vida útil esperada de los equipos esposible prever los presupuestos de activosfijos de los años siguientes para la comprade nuevos equipos (10).Los costos anuales de servicio técnico yfuncionamiento asociados al inventario deequipos pueden utilizarse para planificarlos presupuestos anuales futuros.Además, las cifras de uso de refaccionesy material fungible pueden servir paraprever y planificar las existenciasfuturas y determinar los presupuestoscorrespondientes.9.2 Planificación y equipamientode un taller técnicoPara mantener los equipos en buenestado y funcionando de forma seguraes fundamental contar con un taller conespacio suficiente y las herramientasy equipos de análisis adecuados.El inventario de equipos aportainformación importante para determinarlas herramientas y equipos de análisisnecesarios para el mantenimiento,así como el presupuesto requeridopara adquirir, calibrar y mantener losinstrumentos (11).En función de los requisitos técnicos delos equipos médicos registrados en elinventario, puede ser necesario contar enel taller con diversas zonas dedicadas adiferentes tipos de trabajo, por ejemplo,un laboratorio de electrónica, talleresde soldadura y carpintería, espacio dealmacenamiento para equipos a la esperade reparación, una zona de desinfecciónpara descontaminar los equipos y unespacio para herramientas, equipos demedición, documentación técnica, equiposde protección como guantes, gafaso guardapolvos, así como una zona dealmacenamiento de materiales peligrosos.Puesto que las herramientas y los equiposde medición son caros, se recomiendamantener también un inventario inde-pendiente de los mismos para evitar lapérdida de artículos y tener controlado suuso. También hay que tener en cuenta quemuchos equipos de medición especializa-dos deben ser calibrados periódicamentepara garantizar su exactitud.9.3 Determinación del personalnecesarioEl conocimiento de los equipos que sedispone puede ayudar al departamento deingeniería clínica a determinar el personal ycualificaciones necesarios para manteneren buen estado de funcionamiento losequipos del inventario (12). La tecnologíamédica en su conjunto engloba muchostipos diferentes de tecnologías, condiversos grados de complejidad técnica.La evaluación de la cualificación técnicanecesaria para el mantenimiento de losequipos y de las cantidades de equiposde cada nivel de complejidad permitirá algerente contratar al personal adecuadocon la gama de capacidades técnicasnecesarias para mantener los equipos.Además, el inventario de equipos permitiráa la dirección de la organización contratar amédicos, personal de enfermería, personaltécnico y demás profesionales que tengan
  25. 25. Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos 21las capacidades necesarias para utilizareficazmente los equipos. En la mayoríade los casos, el personal clínico tambiénserá responsable de diferentes tareas demantenimiento, por ejemplo la calibración,la limpieza y el almacenamiento, así comotareas sencillas como el cambio de filtroso lámparas. En entornos con recursoslimitados, los usuarios de los equipostambién podrán participar más activamenteen la gestión del inventario.9.4 Determinación de lasnecesidades de capacitaciónUna vez creado, el inventario de equipospuede emplearse, junto con el historial demantenimiento y el registro de las órdenesde servicio, para identificar averías y fal-los de funcionamiento de los equipos, asícomo usos indebidos causados por unacapacitación inadecuada. De este modoes posible determinar deficiencias de ca-pacitación asociadas de forma específicaa equipos (por ejemplo, tecnologías nue-vas que sean difíciles de aprender a usar),departamentos (por ejemplo, la aplicaciónincorrecta de la tecnología) o personas (porejemplo, la repetición de un error por unamisma persona) (2). Es importante señalarque la capacitación puede ir dirigida tantoal personal técnico como al clínico. Cuandosea responsaabilidad de los profesionalesclínicos mantener y actualizar el inventariode equipos (por ejemplo, en consultoriospequeños y otros entornos con recursos lim-itados), es fundamental que reciban capacit-ación sobre la administración de inventarios.Además, la llegada de un nuevo equipodesencadena habitualmente una serie deactividades de capacitación en el centrode atención sanitaria; por ejemplo, sobre eluso y técnica adecuados (necesarias parael personal clínico, pero también útiles parael personal de mantenimiento) o sobre elmantenimiento general, la limpieza y alma-cenamiento correctos del equipo (tanto parael personal clínico como para el de manten-imiento). En el caso de equipos especializa-dos, los datos iniciales incluidos al incorporarel nuevo equipo al inventario pueden servirpara programar sesiones periódicas ob-ligatorias de capacitación y actualizaciónpara todo el personal. Si el hospital o centrode atención sanitaria aplica algún tipo desistema de gestión de calidad, es posibleque dicho sistema incluya el seguimiento yla documentación de todas las actividadesde capacitación realizadas (tanto relacio-nadas con los equipos como de otro tipo) yrestrinja el uso y mantenimiento de los equi-pos al personal que haya sido debidamentecapacitado. En ese caso, la capacitaciónsobre los equipos y su uso se gestionará encombinación con dicho sistema.9.5 Gestión de los contratos deservicio técnicoEn ocasiones será necesario recurrir aproveedores de servicios externos pararealizar actividades de mantenimientoy reparación de equipos médicos o demedición. Esto sucede a menudo en elcaso de equipos muy especializados oequipos en garantía. El inventario puedeayudar a determinar qué equipos necesitanmantenimiento externo y a elaborar elpresupuesto necesario y disponible paradicho servicio.Los proveedores de servicios externospueden efectuar el mantenimiento in situo llevarse el equipo del centro de atenciónsanitaria a un taller externo. Es importanteque el departamento de ingeniería clínicaefectúe un seguimiento de todas lasactividades realizadas por los proveedoresde servicios externos y se asegure de quetoda la documentación del mantenimientorealizado se incorpore al historial delequipo para que los datos del inventariosean completos y exactos. Por seguridad,el departamento de ingeniería clínica deun centro de atención sanitaria debe exigirsiempre a los proveedores de serviciosexternos informes de mantenimiento quedetallen, por ejemplo, todas las tareasrealizadas y los componentes sustituidos.9.6 Aplicación de un programaeficaz de gestión de equipomédicoToda organización que pretenda contarcon un programa eficaz de gestión de
  26. 26. Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico22equipo médico deberá disponer de uninventario de equipos y mantenerlo. Elinventario constituye la base del programa.Los intervalos de inspección, pruebas ymantenimiento se definen a partir delanálisis inicial de riesgos que determina lainclusión de un equipo en el inventario. Unaorganización puede también decidir incluiren el inventario, elementos para fines deseguimiento, elaboración de presupuestos,etc., o artículos que no requieran unmantenimiento periódico. El centro deberádecidir qué artículos inventariados debenincluirse en el programa de gestión deequipo médico basándose en los recursosy necesidades específicos del centro.La organización adecuada de ladocumentación técnica (incluidos losmanuales de usuario y manuales demantenimiento) se realiza en el marco delinventario de equipos y de los historialesde mantenimiento, dentro de un programamás amplio de aseguramiento de lacalidad. Los calendarios y procedimientosde mantenimiento se conservan juntocon la documentación del equipo paraconsultarlos fácilmente cuando debanllevarse a cabo dichos procedimientos.Una buena organización y documentaciónde la información del inventario permiteevaluar y garantizar la calidad y la eficaciade los servicios técnicos.9.7 Planificación de pedidosde refacciones y materialfungibleUn inventario de equipos médicos puedeayudar a determinar qué refaccionesy material fungible se necesitan paramantener en funcionamiento el equipo.Los inventarios de refacciones y materialfungible permiten alertar al personalcuando deba realizarse un pedido paraevitar el agotamiento de las existenciasy la interrupción del servicio. Lasprincipales funciones de estos inventariosson determinar las tasas de uso (númerode componentes por unidad de tiempo)y establecer un nivel de reposición quesea suficiente para mantener el serviciodurante el tiempo necesario para pediry recibir los nuevos componentes. Sila gestión es adecuada, las existenciasnunca se agotan y el servicio no seinterrumpe.9.8 Evaluación de las necesidadesEn todos los centros de atención sanitariaes beneficioso analizar sus necesidadespara poder proporcionar eficientementelos tratamientos e intervenciones definidosen el ámbito de atención del centro. Estaevaluación incluye habitualmente unalista de los tipos y cantidades de equiposnecesarios para realizar eficazmente dichostratamientos e intervenciones. La listapuede compararse con el inventario actualpara detectar las deficiencias y excesosen el inventario de equipos y planificar elmejor modo de satisfacer las necesidadesde la organización. Las deficiencias delinventario pueden ser cuantitativas(relativas al número de aparatos necesariopara responder a las demandas de lospacientes) o cualitativas (relativas a lasprestaciones, la integridad, la fiabilidad ola funcionalidad de los equipos).Esta evaluación de las necesidades puedeusarse para planificar la compra de nuevosequipos o recopilar “listas de peticiones”para donaciones.En el documento Evaluación de lasnecesidades de dispositivos médicos(13) de la presente serie de documentostécnicos puede encontrarse informaciónmás detallada sobre este asunto.9.9 Establecimiento de políticasy objetivos de sustitución yeliminaciónTodo equipo tiene una vida útil prevista y,en su momento, tiene que ser sustituidoo eliminado. Los historiales de manten-imiento asociados a los artículos del inven-tario pueden evaluarse para determinarcuando un equipo ya no es reparable, útil,seguro o económicamente eficiente. A lolargo del tiempo, las tendencias puedenayudar a determinar la vida útil esperadade cada equipo y si es o no económica-mente eficiente mantenerlo en servicio.Esta información puede ayudar a establ-
  27. 27. Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos 23ecer políticas relativas a la sustitución oeliminación de equipos. Posteriormente,dicha información puede emplearse en laelaboración de presupuestos para nuevascompras de activos fijos, contratación deservicios de reparación, etc.9.10 Establecimiento de objetivosde adquisición y donaciónCuando se elimina un equipo, generalmentedebe ser sustituido a través de una comprao una donación (14). El seguimiento en eltiempo de los niveles de inventario y lastendencias, junto con un análisis de lasnecesidades tecnológicas, puede ayudar alcentro de atención sanitaria a determinarlos equipos que necesita adquirir. A partirde esta información puede elaborarse unplan de compras en el que se especifiquequé equipos son cruciales y debencomprarse a corto plazo y se establezcanobjetivos para adquisiciones futuras.Además, cuando se determine la carenciade una tecnología, esta puede añadirse auna lista de peticiones de donaciones paratransmitirla a organizaciones benéficas a finde fomentar donaciones útiles y adecuadas.En los documentos Guía de recursos parael proceso de adquisición (15) y Donacionesde dispositivos médicos: consideracionesrelativas a su solicitud y suministro (16) dela presente serie de documentos técnicospuede encontrarse información másdetallada sobre adquisiciones y donaciones.9.11 Análisis, gestión y mitigaciónde riesgosEn la exposición anterior sobre la inclusión oexclusión de equipos en el inventario se haseñalado el análisis de riesgos como factordeterminante clave. Una vez creado elinventario, un análisis completo del mismopuede detectar posibles ámbitos de riesgo,lo que permitirá su gestión y mitigaciónadecuadas. El análisis puede incluir laidentificación de zonas peligrosas en unhospital (p.ej., zonas expuestas a radiaciónen las proximidades de los departamentosde diagnóstico por imagen), la creación deplanes de contingencia en caso de fallas dedeterminados dispositivos, y la distribuciónde equipos de seguridad en el centro (porejemplo, ubicaciones de los extintores).9.12 Planificación para catástrofesy situaciones de emergenciaEl conocimiento de las cantidades y tiposde equipos inventariados puede facilitar laplanificación para catástrofes y situacionesde emergencia al permitir determinar elnúmero de pacientes que puede aceptarun centro en dichas situaciones. Además,permite conocer con antelación qué tipo detratamientos pueden o no proporcionarsey poder gestionar así las situaciones deemergencia del modo más eficiente posible.9.13 Fomento de la estandarizaciónde los equiposLa evaluación de un inventario de equipospuede ayudar a reconocer las posiblesventajas de la estandarización de losequipos (14). En esta decisión influyenelementos importantes, como el costo de lasrefacciones (descuentos por volumen en lacompra), las tasas de fallas de los equipos,la falta de capacitación especializadaentre los usuarios de los equipos y losresponsables de su mantenimiento debidaa la variabilidad entre los distintos equipos,y el costo de formar a los usuarios y alpersonal técnico de mantenimiento. Laevaluación puede poner de manifiesto queuna estandarización conllevaría la obtenciónde refacciones a un precio menor, lareducción de los costos de la capacitación,al ser innecesaria la capacitación de máspersonas en un único tipo de tecnología, yla reducción de los costos de la compra deherramientas y equipos.En el documento Introducción al programade mantenimiento de equipos médicos(5) de la presente serie de documentostécnicos figura información más detalladasobre la planificación y el equipamientode un taller técnico, la determinación delpersonal requerido y de las necesidadesde formación, la gestión de contratosde servicio técnico y la aplicación de unprograma eficaz de gestión de los equiposmédicos.
  28. 28. Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico2410 Observaciones finalesAunque atendiendo a su definición básicaun inventario es simplemente una lista deactivos, por lo expuesto anteriormentequeda claro que un inventario puede serun instrumento mucho más útil y potente.En el caso de la GTS, el inventario sirvecomo base de todo el ciclo de gestión ycada eslabón del ciclo depende de quela información sea completa y exacta.Todo centro de atención sanitaria quequiera aplicar un programa de GTS dealta calidad, el primer paso y el másimportante es perfeccionar el inventariode equipos.
  29. 29. Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos 25Referencias1. Lenel A et al. How to organize a system of healthcare technology management.Núm. 1 de la serie How to Manage de guías sobre tecnología de la atención desalud. St Albans, Ziken International (Health Partners International), 2005.2. Temple-Bird C et al. How to operate your healthcare technology effectively andsafely. Núm. 4 de la serie How to Manage de guías sobre tecnología de la atenciónde salud. St Albans, Ziken International (Health Partners International), 2005a.3. Recommended practice for a medical equipment management program. AmericanNational Standard ANSI/AAMI EQ56. Arlington, Association for the Advancementof Medical Instrumentation, 1999.4. Fennigkoh L, Smith B. Clinical equipment management. Joint Commission onAccreditation of Healthcare Organizations Plant Technology and Safety ManagementSeries, 2:5–14, 1989.5. Introducción al programa de mantenimiento de equipos médicos. Ginebra,Organización Mundial de la Salud, 2012.6. Wang B, Levenson A. Equipment inclusion criteria: a new interpretation of JointCommission on Accreditation of Healthcare Organizations Medical EquipmentManagement Standard. Journal of Clinical Engineering, 2000, 25:26–35.7. Wang B et al. Medical equipment management strategies. BiomedicalInstrumentation and Technology, 2006, 40:233–237.8. Temple-Bird C et al. How to plan and budget for your healthcare technology. Núm.2 de la serie How to Manage de guías sobre tecnología de la atención de salud. StAlbans, Ziken International (Health Partners International), 2005b.9. Sistema computarizado de gestión del mantenimiento. Ginebra, OrganizaciónMundial de la Salud, 2012.10. Kawohl W et al. How to manage the finances of your healthcare technologymanagement teams. Núm. 6 de la serie How to Manage de guías sobre tecnología dela atención de salud. St Albans, Ziken International (Health Partners International),2005.11. Dyro J. Donation of medical device technologies. Clinical engineering handbook.(Serie de publicaciones de Academic Press sobre ingeniería biomédica) Burlington,Elsevier Academic Press, 2004.
  30. 30. Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico2612. Temple-Bird C et al. How to organize the maintenance of your healthcare technology.Núm. 5 de la serie How to Manage de guías sobre tecnología de la atención desalud. St Albans, Ziken International (Health Partners International), 2005c.13. Evaluación de las necesidades de dispositivos médicos. Ginebra, OrganizaciónMundial de la Salud, 2012.14. Kaur M et al. How to procure and commission your healthcare technology. Núm.3 de la serie How to Manage de guías sobre tecnología de la atención de salud. StAlbans, Ziken International (Health Partners International), 2005.15. Guía de recursos para el proceso de adquisición. Ginebra, Organización Mundialde la Salud, 2012.16. Donaciones de dispositivos médicos: consideraciones relativas a su solicitud ysuministro. Ginebra, Organización Mundial de la Salud, 2012.
  31. 31. Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos 27Apéndice A Modelo de Fennigkoh y SmithCada categoría incluye subcategorías específicas a las que se asigna un determinadonúmero de puntos; al sumarlos, según la fórmula que figura más adelante, se obtieneuna puntuación total que puede ir de tres (3) a veinte (20). Los equipos se asignan adiferentes niveles de prioridad en función de dicha puntuación.Categorías y puntuacionesFunción del equipoComprende diversas áreas en las que se usan los equipos terapéuticos, diagnósticos,analíticos y de otro tipo.Categoría Función del equipo PuntosTerapeúticoSoporte de vida 10Cirugía y cuidados intensivos 9Terapia fisica y tratamiento 8DiagnósticoMonitoreo quirúrgico y de cuidados intensivos 7Otros equipos para el monitoreo de variables fisiológicas y eldiagnóstico6AnalíticoLaboratorio analitico 5Accesorios de laboratorio 4Sistema de cómputo y equipos asociados 3Varios Equipos relacionados con los pacientes y otros equipos 2Riesgo asociado a la aplicación clínicaRefleja las posibles consecuencies para el paciente, usuarios y/o el equipo durante eluso.Descripción del riesgo de uso PuntosPosible muerte del paciente 5Posible lesión del paciente o el usuario 4Terapia inepropiada o falso diagnóstico 3Daños en el equipo 2No se detectan riesgos significativos 1Criterios para la inclusión de equipos médicos en el inventario
  32. 32. Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico28Requerimientos de mantenimientoDescribe el grado y frecuencia del mantenimiento necesario en base a las indicacionesdel fabricante o de la experiencia.Requerimientos de mantenimiento PuntosExtensivo: calibración de rutina y reemplazo de partes 5Superiores al promedio 4Promedio:verificación del desempeñe y pruebas de seguridad 3Inferiores al promedio 2Minimos: inspección visual 1FórmulaLa fórmula utilizada para calcular el número (GE) de gestión del equipo es:GE = función + riesgo + mantenimiento requridoResultadosLos dispositivos con un número GE de 12 o más se incluyen en el inventario.Los dispositivos con un número GE inferior a 12 no se incluyen en el inventario.Algoritmos de Wang y LevensonÍndice de gestión del equipoEl algoritmo de Wang y Levenson calcula un “índice de gestión del equipo” (#GE) apartir de la prioridad del equipo en una escala de 1 a 10 (correspondiendo 10 puntos alos equipos más importantes para la misión de la organización sanitaria) combinad conlos valores de Fennigkoh y Smith para el riesgo y los requerimientos de mantenimiento.El #GE se calcula como sigue:#GE = índice de prioridad + 2* riesgo + 2* mantenimiento requeridoLos valores del #GE van de 5 a 30, correspondiendo el valor de 30 a los equipos queresultan más importantes incluir en el inventario de equipos. El factor de multiplicaciónde 2 para el riesgo y los requerimientos de mantenimiento se emplea para dar elmismo peso a los tres parámetros (puesto que el riesgo y el mantenimiento requeridose puntúan en una escala de 1 a 5).
  33. 33. Serie de documentos técnicos de la OMS sobre dispositivos médicos 29Ajuste del índice de gestión del equipoWang y Levenson proponen un #GE ajustado que incorpora la tasa de uso del equipo(del 0% al 100%) mediante el siguiente algoritmo:#GE ajustado = (índice de prioridad + 2* mantenimiento requerido)* tasa de uso +2* riesgoSe emplea la tasa de uso como factor de ponderación de la puntuación de mantenimientoy de prioridad, ya que una tasa de uso baja implica una menor urgencia de lasreparaciones del equipo y una menor importancie para la misión de la organización.Sin embargo, la tasa de uso no modifica la ponderación del riesgo para los pacientesen caso de falla de funcionamiento del equipo.
  34. 34. Introducción a la gestión de inventarios de equipo médico30Núm. de inventarioTipo de equipo:Fabricante:Modelo: Núm. de serie:País de origen: Año de fabricación:Alimentación eléctrica: ❑ 220V ❑ 110VEstado / situación actuales: ❑ Operativo y en servicio ❑ Operativo y fuera de servicio Motivo por el que está fuera de servicio: ❑ Necesita mantenimiento ❑ No reparable ¿Requiere un procedimiento de eliminación especial? ❑ Sí ❑ No¿Hay refacciones disponibles? ❑ Sí ❑ NoEn caso afirmativo, ¿cuáles son, cuántos hay, y dónde se encuentran?Manuales existentes: ❑ Manual del usuario núm. de ejemplares Ubicación ❑ Manual de mantenimiento núm. de ejemplares Ubicación ❑ Otros (especificar) núm. de ejemplares Ubicación Usuarios del equipo: ❑ Médicos ❑ Personal de enfermería ❑ Técnicos de laboratorio ❑ Estudiantes ❑ Residentes ❑ Otros (especificar)Propietario del equipo (servicio), en su caso:Conterto TeléfonoUbicación actual del equipo:¿Va a trasladarse? ❑ No ❑ Sí En caso afirmativo, ¿A dónde?Otras observaciones (utilice la parte posterior de la hoja si necesita más espacio):Apéndice B Formulario de recopilación de datos para el inventario
  35. 35. ISBN 978 92 4 350139 0Departamento de Tecnologías Sanitarias EsencialesOrganización Mundial de la Salud20 Avenue AppiaCH-1211 Genève 27SuizaTel.: +41 22 791 21 11E-mail: medicaldevices@who.inthttp://www.who.int/medical_devices/es/

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