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Tecnología work flow

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Tecnología work flow

  1. 1. WorkFlow- Tecnología para la Integración y Orquestación de Procesos, Sistemas y Organización Renato de Laurentiis Gianni IBERICA IT Group, Madrid – España renato.delaurentiis@iitgroup.comIntroducciónCada vez más los Sistemas de WorkFlow o BPMS-Business Process Management, van adquiriendo mayorimportancia en las empresas de todos los sectores. Porqué?.... porque las empresas saben que todos losrecursos bien integrados y orquestados, y que a su vez permitan una verdaderaagilidad, son los que hacen a las organizaciones ser más competitivas. Las La necesidad creciente delempresas se han dado cuenta que aunque han hecho grandes inversiones en WorkFlowSistemas, Aplicaciones y Tecnologías, aún no han alcanzado la flexibilidad y ü Más competitividad.agilidad que se requiere hoy en día. ü Ciclos más cortos - “Fast Time to Market”.Mirando un poco el avance de esta tecnología, el desarrollo y uso de los ü Mejor Calidad y Servicio al Cliente § Mayor coordinaciónsistemas de WorkFlow, han evolucionado desde simplemente automatizar el § Mayor colaboración § Mejor comunicaciónenrutamiento de actividades entre personas, a coordinar los procesos de ü Mejora continua en los procesosnegocio utilizando todos los recursos. En cuanto a recursos me refiero a § Eliminación de procesos innecesarios a través de lapersonas, proveedores, organizaciones, aplicaciones, documentos, imágenes, automatización de los flujos de información.datos, comunicaciones y otras tecnologías. ü Coordinación, Comunicación y Cooperación independiente de laA través de este documento quisiera explicar que es WorkFlow y como está hora y situación geográfica.evolucionando. ü Mayor agilidad y flexibilidad de la informática que soporta al negocio.Que es WorkFlow?Antes de definir lo que es WorkFlow debemos de tener una definición clara de qué es un Proceso de Negocio : “ Un proceso es un orden específico de actividades de trabajo, que se realizan en el tiempo, en lugares específicos y por personas o sistemas, con un principio, un fin, y entradas y salidas claramente definidas. Es decir, una estructura cohesionada y coordinada adecuadamente para la acción.”Ahora bien, podemos definir el WorkFlow como : “La automatización de los procesos de negocio durante el cual “documentos”, “información” y “tareas” son pasados de un participante a otro, incluso el cliente, acorde a un conjunto de reglas procedimentales.”Un sistema para la gestión del trabajo provee beneficios tanto a trabajadores como a la organización. Las tareasde los trabajadores se realizan más fácilmente y la organización conoce y controla las tareas que se llevan a cabo. Uno de los beneficios más importantes es que el Workflow permite a las empresas optimizar sus inversiones existentes y del pasado en TI, implementando una arquitectura abierta basada en los estándares de la industria, simplificando su integración con cualquier sistema de “back-office”, Middleware o ERP, y en cualquier plataforma o sistema operativo.Renato de Laurentiis Gianni www.iitgroup.com Pág. 1 de 5
  2. 2. Para entenderlo mejor, a través del dibujo de la figura 1 podemos ver que existen diferentes capas en laarquitectura empresarial: Bases de Clientesdatos, Sistemas y Aplicaciones, Proveedores Directivos ClienteProcesos de Negocio y Roles (Clientes, Trabajadorespersonal, proveedores, partners, etc.). Roles Rol Rol Rol Rol A B C DEl objetivo de un sistema de workflowés, a través de un motor, gestionar deforma automatizada los procesos y Procesos / 1 2-4 6 Tareas 8-flujo de actividades, documentos, 5 9 7imágenes y datos, orquestando eintegrando los Recursos Informáticos ylos Roles. Aplicaciones / Software / Bases de DatosCon la Tecnología WorkFlow: ❏ El trabajo no queda atascado o Figura 1 extraviado. ❏ Los jefes pueden enfocarse más en los problemas del negocio y del personal, tal como el rendimiento y capacitación individual, mejoras de procedimientos, y casos especiales, más que en la rutina de asignación de tareas. ❏ Los procedimientos son formalmente documentados y seguidos de forma exacta y estándar, asegurando que el trabajo es llevado a cabo en la forma planificada, cumpliendo a su vez todos los requerimientos y normas del negocio y externos. ❏ La persona adecuada, dispositivo o sistema es asignado a cada caso, y los casos más importantes o críticos en el tiempo, son asignados primero. Los usuarios no gastan tiempo escogiendo sobre cual caso trabajar, aplazando quizás aquellos casos más importantes pero de mayor dificultad. ❏ Se logra el procesamiento paralelo, donde 2 o más actividades no dependientes pueden ser realizadas concurrentemente, generando así beneficios en cuanto a reducción de tiempo de los procesos, mejor servicio al cliente y reducción de costes. ❏ Convertimos el entorno de trabajo de “Reactivo” a un entorno “ProActivo”, con todas las ventajas y beneficios que esto conlleva.En cuanto a las principales funcionalidades que la Tecnología WorkFlow provee, tenemos : ❏ Asignar actividades a las personas de forma automática y según cualquier criterio, o según cargas de trabajo. ❏ Recordar a las personas sus actividades, las cuales son parte de una cola de WorkFlow. ❏ Optimizar la colaboración entre personas que comparten actividades. ❏ Automatizar y controlar el flujo de documentos, datos e imágenes. ❏ Asignarle proactivamente a las personas que deben ejecutar las actividades, todos los recursos Figura 2 necesarios (Documentos, información, Ejemplo de un workflow que muestra en tiempo real y con colores el progreso de una instancia de un proceso. Tal cual como lo vemos, un Aplicaciones, etc.) en cada una de ellas. usuario autorizado puede modificar “Al vuelo” esta instancia en particular.Renato de Laurentiis Gianni www.iitgroup.com Pág. 2 de 5
  3. 3. ❏ Definir y controlar “alertas” según criterios de tiempo, de evento o de condición, provocando así algún mensaje a un supervisor, un “escalado” de actividades a otras personas para que las resuelvan, y/o una resignación automática. ❏ Modificar los procesos y gestionar excepciones “en vivo”, o “al vuelo”, y desde cualquier lugar, es decir, permitir modificar cualquier instancia de proceso ya iniciada, sin necesidad de volver a iniciarla y sin necesidad de meter mano informáticamente. Además, a través de cualquier navegador para que realmente se pueda realizar desde cualquier lugar. (Figura 2) ❏ Proveer una vista “on-line” para supervisores del estado e histórico de cada instancia de proceso, de cada actividad, y del desempeño de las personas. ❏ Hacerles llegar a cada persona sus actividades y alertas, independientemente de su ubicación geográfica, a través de la WEB, Email, SMS, o cualquier otro dispositivo móvil. ❏ Proveer métricas para responsables de áreas, organizadores, gestores de procesos y calidad, tanto para efectos de Mejora Contínua como de Indicadores de Calidad y de Gestión. (Figura 3) ❏ Integrarse fácilmente con otros sistemas, aplicaciones y ERPs. Figura 3 ❏ Proveer un alto nivel de soporte para la interacción Tiempos Average de Procesos humanaBeneficiosLos beneficios, tanto tangibles como intangibles, son numerosos. A continuación describo los más importantes : µ Mejora la atención y servicio al cliente. µ Incrementa el número de actividades ejecutadas en paralelo. µ Minimiza el tiempo requerido por los participantes para acceder a la documentación, aplicaciones y bases de datos. µ Disminuye “drásticamente” el tiempo de transferencia de trabajo, información y documentos entre actividades. µ Asegura la continua participación y colaboración de todo el personal en el proceso. µ Disminuye “drásticamente” el tiempo que los participantes, supervisores y administradores necesitan para conocer la situación de un ítem de trabajo (P.ej.: Orden de compra, participación de siniestro, pedido de cliente). µ Simplificación de salidas - “outputs” – automáticas. Documentos Word, Faxes, e-mails, mensajes cortos a móviles, etc. µ Disponibilidad de mecanismos para una mejor gestión y optimización de procesos.El gran error de codificar el flujo de trabajoTodos los directores de empresas saben que para mantener, e intentar incrementar, su cuota de mercado, unaorganización debe de adaptarse y evolucionar constantemente, y además debe de hacerlo con la mayor rapidezposible. Codificar el flujo de trabajo en los sistemas informáticos, sean éstos desarrollados o sean adquiridos,Renato de Laurentiis Gianni www.iitgroup.com Pág. 3 de 5
  4. 4. tiene el efecto de restarle el dinamismo y agilidad que toda empresa necesita, además de incrementar los costesde mantenimiento.Claramente la tecnología WorkFlow, combinada con una adecuada Gestión de Procesos, deben de tenercaracterísticas específicas para ofrecer flexibilidad y agilidad a la evolución y dinamismo de los procesos denegocio y sistemas informáticos asociados. El primer requisito es que el proceso automatizado debe ser fácil demodificar sin ayuda de un programador, de forma que la barrera del cambio disminuya. La tecnología WorkFlowha evolucionado en esta dirección con la introducción de descripciones gráficas de los procesos, como hemos vistoarriba, y la posibilidad de modificar el proceso de forma inmediata, sobre la marcha - “On the fly”.Decisión estratégica – Desarrollar o Comprar ?Para aquellas organizaciones que tienden a desarrollar sus propias aplicaciones hay algunas cosas a considerarque explico a continuación. Desarrollar un entorno propietario de workflow tendrá significantes implicacionespara el negocio, su desarrollo y sus estrategias de marketing. Las cuestiones claves son éstas : • Se debe esperar construir una base de datos o un sistema operativo propietario ? Lo mismo para un servidor de aplicaciones ? Seguro que no. Entonces porque un elemento de infraestructura como lo es un motor que automatiza procesos debe ser diferente ? • Se debe mantener un workflow propietario con todo el esfuerzo que eso conlleva, cuando otros están recogiendo los beneficios por lograr la agilidad necesaria para el mercado ? • Se deben comprometer recursos a largo plazo para ocuparse de los cambios en sistemas operativos y bases de datos ? • Cuáles son las implicaciones de retrasos en los proyectos y la pérdida de oportunidades de mercado relacionada a éstos ?Para los profesionales informáticos siempre existe la tentación de desarrollar soluciones desde cero, prefiriendoconfiar en sus propias habilidades que las de los demás. Frecuentemente no aprecian los beneficios de utilizarproductos comprobados y que integran las funcionalidades deseadas en sus aplicaciones.Un banco en Inglaterra decidió hace unos años desarrollar su propio sistema de workflow para soportar la ampliavariedad de aplicaciones que existían Sin embargo, los departamentos usuarios encontraron que sus sistemaseran difíciles de modificar y adaptar – modificaciones a una carta individual y estándar costaron alrededor de los6,000 $. El Banco gastó varios millones de dólares para ir descubriendo las trampas de su propia cosecha desoportar un motor de procesos, vendiendo finalmente esta tecnología a una empresa especialista.Mantener la independencia es un lujo caro. Aquellas empresas que han desarrollado sus propios sistemas deworkflow están ahora intentando reemplazarlos con aquellos estándares de la industria.BPMS, más allá de los tradicionales WorkflowsComo comenté al principio, la Tecnología WorkFlow está evolucionando a pasos agigantados gracias a los nuevosestándares y las nuevas tecnologías surgidas en estos últimos años. Aunque la contribución de los workflowstradicionales de producción, ad-hoc, administrativos y colaborativos, es aún notable hoy en día, hay una nuevageneración que quizás sea un híbrido que reúne lo mejor de todos los sistemas workflow y otras tecnologías.Como las empresas cada vez más se están orientando hacia los procesos, principalmente por el e-Business, éstanueva generación de tecnología BPM (Business Process Management) está siendo actualmente más investigadaque nunca.Esta nueva generación supera las anteriores limitaciones, conocidas en los ’90, incorporando amplias capacidadesde integración con modernas arquitecturas Java, .Net y XML, principalmente. Adicionalmente, se les estánsumando otras tecnologías como WebServices, Motores de Reglas de Negocio y BAM-Business Activity Monitoring.De acuerdo a Howard Smith y Peter Fingar, avalados por la BPMI (Business Process Management Initiative) y laWFMC (WorkFlow Management Coalition), “Los BPMS permiten a las empresas modelizar, implementar ygestionar los procesos de negocio, que abarcan múltiples aplicaciones empresariales, departamentos, yRenato de Laurentiis Gianni www.iitgroup.com Pág. 4 de 5
  5. 5. “partners”, detrás de los cortafuegos y sobre Internet. Los BPMS son una nueva categoría de software y abrenuna nueva era en la infraestructura de las TI.”Los BPMS pueden ser vistos de 2 formas : a) como una nueva plataforma sobre la cual serán construidas lapróxima generación de aplicaciones, o b) como una nueva capacidad profundamente incrustrada en lascategorías existentes de sistemas. En cada caso, adquiriendo los BPMS, las empresas ganan un control sinprecedentes sobre la gestión de los procesos y recursos, dándole a su vez más valor a sus sistemas y aplicaciones 1existentes, y acelerando el logro de los objetivos del negocio.Los BPMS deben de reunir 3 requerimientos obligatorios : Flexibilidad extrema, Fiabilidad y Seguridad. Debenposeer capacidades de escalabilidad, alto rendimiento, tolerancias a fallos y calidad de servicio, para poder seraceptados como un componente de misión crítica de la infraestructura. Y desde que esta tecnología ha pasado lafrontera de la empresa al exterior, éstos deben también ofrecer niveles avanzados de seguridad.2Como podemos apreciar en el gráfico siguiente (figura 4), los BPMS serán en pocos años el elemento crítico deinfraestructura tecnológica, tal como han sido los DBMS en estos últimos 15 años, y pasaremos de unaorientación a datos, a una orientación empresarial centrada en procesos. El pasado A partir de ahora Sistemas de Procesos de Canales Aplicaciones Back-Office Back-Office Negocio B2B Datos Datos B.D. Colaboradores Colaborador Automatización Directorio Colaboración Intercambios Integración Redes ERP Sistemas de Bases Sistemas de Gestión de de Datos Procesos de Negocio ( DBMS ) ( BPMS ) Figura 4 Infraestructura empresarial de misión crítica Fuente : Libro “Business Process Management – The third wave” Howard Smith – Peter Fingar 2002 BPMI-Business Process Management Initiative J WFMC-WorkFlow Management Coalition “Las organizaciones a menudo fallan al no comprender que su efectividad puede mejorar drásticamente si los procesos que soportan su operación están bien gestionados y automatizados.” Michael Hammer1 Peter Fingar y Howard Smith, “Business Process Management – The third wave”, p. 233, August 20022 Peter Fingar y Howard Smith, “Business Process Management – The third wave”, p. 240, August 2002Renato de Laurentiis Gianni www.iitgroup.com Pág. 5 de 5

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