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Manual de la Calidad y Plan de la Calidad

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Manual de la Calidad y Plan de la Calidad

  1. 1. Universidad Nacional Experimental “Francisco de Miranda” Complejo Académico “El Sabino” Área de Tecnología Programa de Ingeniería Industrial Cátedra: Electiva III Documentación De Sistemas De Gestión De La Calidad Profesor: Dr. Juan Lugo Marín Manual de la Calidad y Plan de la Calidad Integrantes: Julio Cesar Pereira C:I 19.880.117 Chiquinquirá Sánchez C.I: 21.113.456 Dianny Marín C.I: 20.550.960 César Blandón C.I: 19.879.819 Alejandra Ojeda C.I: 18.111.548
  2. 2. Manual de Calidad El Manual de Calidad de una organización, es un documento donde se especifican la misión y visión de una empresa con respecto a la calidad así como la política de la calidad y los objetivos que apuntan al cumplimiento de dicha política. El Manual de Calidad expone además la estructura del Sistema de Gestión de la Calidad y es un documento público, si la empresa lo desea, cosa que no ocurre con los manuales de procedimientos o de instrucciones. Es un documento "Maestro" en cual la Organización (empresa) establece como dar cumplimiento a los puntos que marca la Norma (por ejemplo ISO 9001:2008) y de él se derivan Instructivos de uso de equipos, Procedimientos, Formatos. etc. El Manual de Calidad entendido como tal, únicamente es de obligada realización en la implantación de la norma ISO 9001, en el cual se recoge la gestión de la empresa, el compromiso de éste hacia la calidad, la gestión de recursos humanos, materiales... Ha de ser un documento público frente a clientes y proveedores, con una extensión preferiblemente no superior a las 20 páginas y se suele redactar al final de la implantación una vez documentados los procedimientos que la norma exige. El Manual de la Calidad es un documento donde se menciona con claridad lo que hace la organización para alcanzar la calidad mediante la adopción del correspondiente sistema de Gestión de la Calidad.
  3. 3. Para que se usa el Manual de la Calidad  El manual de calidad infunde a los proveedores la necesidad de un aseguramiento de la calidad eficaz en relación con los suministros facilitados.  El manual de calidad asegura que las operaciones se realizan ordenadamente y de forma coordinada.  El manual de calidad sirve como norma autorizada de referencia para la implantación del sistema de calidad.  El manual de calidad es importante por formar a los empleados respecto a los elementos del sistema de calidad y hacer que sean conscientes del impacto de su trabajo en la calidad global del producto final, esto ayuda a que los empleados se orienten hacia la calidad.  El manual de calidad sirve para proyectar una imagen favorable de la empresa, ganar la confianza de los clientes y satisfacer los requisitos contractuales en los casos en que se especifiquen.  El manual sirve de base para las auditorias de la calidad.  El manual de calidad define la estructura organizativa y la responsabilidad de los distintos grupos funcionales, así como establecer canales verticales y horizontales de comunicación en todo los asuntos relacionados con la calidad.  El manual de Calidad es la base para implantar un verdadero y eficiente sistema de calidad, ya que es la guía para la elaboración de los procedimientos, instrucciones de trabajo, planes, formatos, especificaciones necesarias para asegurar la calidad de los productos.
  4. 4. Elementos que se deben considerar en la elaboración de un Manual de la Calidad Responsable en cuanto a la Elaboración: El proceso en cuanto a la elaboración con la asignación de la tarea de coordinación a un organismo delegado competente. Las actividades reales de redacción y trascripción deben ser ejecutadas y controladas por dicho organismo o por varias unidades funcionales individuales, según sea apropiado. El uso de referencias y documentos existentes puede acotar significativamente el tiempo de elaboración del manual de la calidad, así como también ayudar a identificar aquellas áreas en las cuales existan deficiencias en el sistema de la calidad que deba ser contemplados y corregidas. Uso de Referencias: Siempre que sea apropiado se debe incorporar la referencia a normas o documentos que existen y estén disponibles para el usuario del manual de la calidad. Exactitud y Adecuación: El organismo competente delegado debe asegurar que el esquema del manual de la calidad sea exacto y completo, y que la continuidad y el contenido del mismo sean adecuados. Proceso de aprobación, emisión y control del manual de la calidad
  5. 5. Revisión y Aprobación Final: Antes de que el manual sea emitido, el documento debe ser revisado por individuos responsables para asegurar la claridad, la exactitud, la adecuación y la estructura apropiada. La emisión de este manual debe ser aprobado por la gerencia responsable de su implementación y cada copia de este debe llevar una evidencia de su autorización. Distribución del Manual: El método de distribución del manual debe proporcionar la seguridad de que todos los usuarios tengan acceso apropiado al documento. La distribución puede ser facilitada mediante la codificación de copias. Incorporación de Cambios: Se debe diseñar un método para proveer la propuesta, elaboración, revisión, control e incorporación de cambios en el manual. Al procesar cambios se debe aplicar el mismo proceso de revisión y aprobación utilizado al desarrollar el manual básico. Control de la Emisión y de los Cambios: El control de la emisión y de los cambios del documento es esencial para asegurar que el contenido del manual está autorizado adecuadamente. Se pueden considerar diferentes métodos para facilitar el proceso físico de la realización de los cambios. En cuanto a la actualización de cada manual se debe utilizar un método para tener la seguridad de que cada poseedor del manual reciba los cambios y los incluya en su copia.
  6. 6. Copias no Controladas: Se debe identificar claramente como copias no controladas todos aquellos manuales distribuidos como propósitos de propuestas, uso fuera del sitio por parte del cliente y otra distribución del manual en donde no se prevea el control de los cambios. Esquema del contenido de un manual de la calidad a) El título, el alcance y el campo de aplicación. b) La tabla de Contenido. c) Las paginas introductorias acerca de la organización y del manual d) La política y los objetivos de la calidad. e) Descripción de la estructura de la organización, las responsabilidades y autoridades. f) Descripción de los elementos del sistema de la calidad. g) Definiciones, si es apropiado h) Guía para el manual de la calidad, si es apropiado. i) Apéndice, si es apropiado.
  7. 7. Es importante mencionar que el orden del contenido del manual de la calidad puede ser cambiado de acuerdo con las necesidades del usuario. Que incluir en un manual de la calidad Título, Alcance y Campo de Aplicación: El título y el alcance del manual de la calidad deben definir la organización a la cual se aplica el manual. En esta sección también se deben definir la aplicación de los elementos del sistema de la calidad. También es conveniente utilizar denegaciones por ejemplo, que aspectos no cumple un manual de la calidad y en que situaciones no debería ser aplicado. Esta información puede ser localizado en la página del título. Tabla de Contenido: Esta debe presentar los títulos de las secciones incluidas y como se pueden encontrar. La numeración de las secciones, subsecciones, páginas, figuras, ilustraciones, diagramas, tablas, etc., debe ser clara y lógica. Páginas Introductorias: Las páginas introductoria de un manual de la calidad deben suministrar información general acerca de la organización y del manual de la calidad. La información acerca de la organización debe ser su nombre, sitio, ubicación y los medios de comunicación; también se puede adicionar información acerca de su línea de negocio y una breve descripción de sus antecedentes, su historia, su tamaño.
  8. 8. En cuanto a la información acerca del manual de la calidad debe incluir la edición actual, la fecha de edición, una buena descripción de cómo se revisa y se mantiene actualizado el manual de calidad, una breve descripción de los procedimientos documentados utilizados para identificar el estado y para controlar la distribución del manual y también debe incluir evidencia de aprobación por aquellos responsables de autorizar el contenido del manual de calidad. Política y Objetivos de la Calidad: En esta sección del manual de calidad se debe formular la política y los objetivos de la calidad de la organización. Aquí se presenta el compromiso de la organización con respecto a la calidad. Dicha sección también debe incluir como se logra que todos los empleados conozcan y entiendan la política de la calidad y como es implantada y mantenida en todos los niveles. Descripción de la Organización, las Responsabilidades y las Autoridades: Esta sección suministra una descripción de la estructura de la organización de alto nivel. También puede incluir un organigrama de la organización que indique la responsabilidad, la autoridad y la estructura de interrelaciones. Igualmente sub-secciones dentro de esta sección deben suministrar detalles de las responsabilidades, las autoridades y la jerarquía de todas las funciones que dirigen, desempeñan y verifican trabajos que afectan la calidad. Elementos del Sistema de Calidad: En el resto del manual se deben describir todos los elementos aplicables del sistema de la calidad. Esto se puede hacer incluyendo procedimientos documentados del sistema de la calidad. Como los sistemas de calidad y los manuales de calidad son únicos para cada organización no se puede definir un formato, un esquema, un contenido, ni un método de presentación únicos para la descripción de los elementos del sistema de la calidad.
  9. 9. Las normas de la familia COVENIN-ISO 9000 o la norma utilizada por la organización, suministran los requisitos para los elementos de los sistemas de la calidad. Luego de seleccionar la norma a utilizar, la organización debe determinar los elementos del sistema de calidad que sean aplicables, y basados en los requisitos de dicha norma la organización definirá como intenta aplicar, alcanzar y controlar cada uno de los elementos seleccionados. En la determinación del enfoque de la organización debe considerarse: • La naturaleza del negocio, la mano de obra y los recursos. • La importancia asignada a la documentación del sistema de la calidad y al aseguramiento de la calidad. • Las distinciones entre políticas, procedimientos e instructivos de trabajo. • El medio seleccionado para el manual. El manual resultante debe reflejar los métodos y los medios propios de la organización para satisfacer los requisitos formulados en la norma de la calidad seleccionada y sus elementos del sistema de la calidad. Definiciones: Esta sección debe ubicarse inmediatamente después del alcance y del campo de aplicación. Dicha sección debe contener las definiciones de los términos y conceptos que se utilicen únicamente dentro del manual de la calidad. Las definiciones deben suministrar una comprensión completa, uniforme e inequívoca del contenido del manual de la calidad. Es recomendable el uso de referencias como por ejemplo la norma COVENIN-ISO 8402.
  10. 10. Guía para el Manual de la Calidad: Una guía puede suministrar una descripción de la organización del manual de la calidad y un breve resumen de cada una de sus secciones. Con la ayuda de esta sección los lectores que están interesados solo en ciertas partes del manual deberían ser capaces de identificar, que parte del manual puede contener la información que está buscando. Apéndice para la Información de Apoyo: Por último puede ser incluido un apéndice que contenga información de apoyo al manual de la calidad.  Conclusión La norma COVENIN-ISO 10013 es una guía que define en forma clara los pasos a seguir para la elaboración de manuales de la calidad relacionados con normas de sistemas de la calidad distintas de las de la familia COVENIN-ISO 9000.
  11. 11. Plan de Calidad Documento que especifica cuáles procesos , procedimientos y recursos asociados se aplicarán, por quién y cuándo, para cumplir los requisitos de un proyecto, producto, proceso o contrato específico. NOTA 1 Esos procedimientos generalmente incluyen aquellos que hacen referencia a los procesos de gestión de la calidad y a los procesos de realización del producto. NOTA 2 Un plan de la calidad a menudo hace referencia a partes del manual de la calidad o a documentos de procedimiento. NOTA 3 Un plan de la calidad generalmente es uno de los resultados de la planificación de la calidad. Para que se usan los Planes de la Calidad Hay varias situaciones en que los planes de la calidad pueden ser útiles o necesarios, por ejemplo: a) mostrar cómo el sistema de gestión de la calidad de la organización se aplica a un caso específico; b) cumplir con los requisitos legales, reglamentarios o del cliente; c) en el desarrollo y validación de nuevos productos o procesos; d) demostrar, interna y/o externamente, cómo se cumplirá con los requisitos de calidad; e) organizar y gestionar actividades para cumplir los requisitos de calidad y objetivos de la calidad; f) optimizar el uso de recursos para el cumplimiento de los objetivos de la calidad; g) minimizar el riesgo de no cumplir los requisitos de calidad; h) utilizarlos como base para dar seguimiento y evaluar el cumplimiento de los requisitos para la calidad; i) en ausencia de un sistema de la gestión de calidad documentado.
  12. 12. Elementos que se deben considerar en la elaboración de los Planes de la Calidad. Identificación de la Necesidad de un Plan de la Calidad La organización debería identificar qué necesidades podría tener de planes de la calidad. Hay varias situaciones en que los planes de la calidad pueden ser útiles o necesarios. Por ejemplo: mostrar cómo el sistema de gestión de la calidad de la organización se aplica a un caso específico, cumplir con los requisitos legales, reglamentarios o del cliente, en el desarrollo y validación de nuevos productos o procesos, entre otros. Entradas Para el Plan de la Calidad Una vez que la organización ha decidido desarrollar un plan de la calidad, la organización debería identificar las entradas para la preparación del plan de la calidad, por ejemplo: a) los requisitos para el caso específico; b) los requisitos para el plan de la calidad, incluyendo aquellos en especificaciones del cliente, legales, reglamentarias y de la industria; c) los requisitos del sistema de gestión de la calidad de la organización; d) la evaluación de riesgos para el caso específico; e) los requisitos y disponibilidad de recursos; f) información sobre las necesidades de aquellos que tienen el compromiso de llevar a cabo actividades cubiertas por el plan de la calidad; g) información sobre las necesidades de otras partes interesadas que utilizarán el plan de la calidad; h) otros planes de la calidad pertinentes; i) otros planes relevantes, tales como otros planes de proyecto, planes ambientales, de salud y seguridad, de protección y de gestión de la información.
  13. 13. Alcance del plan de la calidad La organización debería determinar qué será cubierto por el plan de la calidad y qué está o será cubierto por otros documentos. Debería evitarse la duplicación innecesaria. El alcance del plan de la calidad dependerá de varios factores, incluyendo los siguientes: a) los procesos y características de calidad que son particulares al caso específico, y por lo tanto necesitarán ser incluidos; b) los requisitos de los clientes u otras partes interesadas (internas o externas) para la inclusión de procesos no particulares al caso específico, pero necesarios para que ellos tengan confianza en que sus requisitos serán cumplidos; c) el grado en el cual el plan de la calidad está apoyado por un sistema de gestión de calidad documentado. Preparación del plan de la calidad Iniciación La persona responsable de la preparación del plan de la calidad debería ser claramente identificada. El plan de la calidad debería ser preparado con la participación del personal involucrado en el caso específico, tanto de dentro de la organización como, conforme sea apropiado, de partes externas. Cuando se prepare un plan de la calidad, las actividades de gestión de la calidad aplicables al caso específico deberían estar definidas y, donde sea necesario, documentadas. Documentación del plan de la calidad El plan de la calidad debería indicar cómo van a llevarse a cabo las actividades requeridas, ya sea directamente o por referencia a los procedimientos documentados apropiados u otros documentos (por ejemplo planes de proyecto, instrucciones de trabajo, listas de verificación, aplicaciones informáticas). Donde un requisito dé como resultado una desviación de los sistemas de gestión de la organización, esta desviación debería ser justificada y autorizada.
  14. 14. Gran parte de la documentación genérica necesaria puede ya estar contenida en la documentación del sistema de gestión de la calidad, incluyendo su manual de la calidad y los procedimientos documentados. Puede ser necesario que esta documentación sea seleccionada, adaptada y/o complementada. El plan de la calidad debería mostrar cómo se aplican los procedimientos documentados genéricos de la organización o, en su defecto, cómo se modifican o sustituyen por procedimientos del plan de la calidad. Un plan de la calidad puede estar incluido como una parte de otro documento o documentos, por ejemplo, los planes de la calidad de proyectos a menudo están incluidos en los planes de gestión de proyectos (véase la Norma ISO 10006). Responsabilidades Al preparar el plan de la calidad, la organización debería acordar y definir las funciones, responsabilidades y obligaciones respectivas tanto en el interior de la organización como con el cliente, las autoridades reglamentarias u otras partes interesadas. Quienes administran el plan de la calidad deberían asegurarse de que las personas a las que hace referencia son conscientes de los objetivos de la calidad y de cualesquiera asuntos de calidad o controles específicos requeridos por el plan de la calidad. Coherencia y compatibilidad El contenido y formato del plan de la calidad debería ser coherente con el alcance del plan de la calidad, los elementos de entrada del plan y las necesidades de los usuarios previstos. El nivel de detalle en el plan de la calidad debería ser coherente con cualquier requisito acordado con el cliente, el método de operación de la organización y la complejidad de las actividades a ser desempeñadas. La necesidad de compatibilidad con otros planes también debería ser considerada. Presentación y estructura La presentación del plan de la calidad puede tener diversas formas, por ejemplo una simple descripción textual, una tabla, una matriz de documentos, un mapa de procesos, un diagrama de flujo de trabajo o un manual. Cualquiera de ellas puede presentarse en formatos electrónicos o en papel.
  15. 15. El plan de la calidad puede dividirse en varios documentos, cada uno de los cuales representa un plan para un aspecto distinto. El control de las interfaces entre los diferentes documentos necesita estar claramente definido. Los ejemplos de estos aspectos incluyen el diseño, las compras, la producción, el control del proceso, o las actividades particulares (tales como el ensayo/prueba de aceptación). Contenido del plan de la calidad a) Generalidades. b) Alcance. c) Elementos de entrada del plan de la calidad . d) Objetivos de la calidad. e) Responsabilidades de la dirección. f) Control de documentos y datos. g) Control de los registros. h) Recursos. i) Materiales. j) Recursos humanos. k) Infraestructura y ambiente de trabajo. l) Requisitos. m) Comunicación con el cliente. n) Diseño y desarrollo. o) Compras. p) Producción y prestación del servicio. q) Identificación y trazabilidad. r) Propiedad del cliente. s) Preservación del producto t) Control del producto no conforme. u) Seguimiento y medición v) Auditoria.

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