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Divulgación 5S digitales

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Material usado en las charlas de divulgación de 5S digitales en Enpresa Digitala (octubre-diciembre 2016)

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Divulgación 5S digitales

  1. 1. 5S digital: eficiencia y productividad personal y de equipo Julen Iturbe-Ormaetxe juleniturbe@gmail.com blog.consultorartesano.com @juleniturbe Venan Llona venan#@llona.net Venan.es @vllona http://digital5s.wikispaces.com #5Sdigitales
  2. 2. Contenidos 1. Aproximación teórica a las 5S físicas y digitales 2. Aplicación práctica: simulación de un proyecto completo de implantación 3. Algunas lecciones aprendidas a partir de más de 100 casos prácticos
  3. 3. 5S digitales 3 1. Aproximación teórica a las 5S físicas y digitales
  4. 4. 5S digitales 4 https://youtu.be/G0aw8qvgcN8
  5. 5. 5S digitales 5 Para qué 5S • Reducir tiempo de búsqueda (60% ) • Reducir uso de espacio (50%) • Eliminar o controlar fuentes suciedad • Trabajar de forma más evidente y fácil • Disminuir riesgos • Eliminar preocupaciones innecesarias Incrementar eficacia y eficiencia en el trabajo
  6. 6. 5S digitales 6 Para qué 5S
  7. 7. 5S digitales 7 Para qué 5S
  8. 8. 5S digitales 8 Para qué 5S
  9. 9. 5S digitales 9 En qué consisten 1S1S 2S2S 3S3S 4S4S 5S5S SEPARAR INNECESARIOSSEPARAR INNECESARIOS SITUAR NECESARIOSSITUAR NECESARIOS SUPRIMIR SUCIEDADSUPRIMIR SUCIEDAD SEÑALIZAR ANOMALÍASSEÑALIZAR ANOMALÍAS SEGUIR MEJORANDOSEGUIR MEJORANDO
  10. 10. 5S digitales 10 ¿Tiene sentido aplicar esta metodología a la información en soporte digital con la que trabajamos?
  11. 11. 5S digitales 11 Fuente: https://es.wikipedia.org/wiki/Secure_Digital Casi 1.400.000 de estas reliquias https://de.wikipedia.org/wiki/Diskette
  12. 12. 5S digitales 12 ¿Más es menos? 1. Parálisis por análisis 2. Siempre elegiremos mal http://youtu.be/VO6XEQIsCoM
  13. 13. 5S digitales 13
  14. 14. 5S digitales 14 Ejercicio Documento papel Documento digital Espacio Deterioro Producción Reproducción 1S 2S 3S 4S
  15. 15. 5S digitales 15
  16. 16. 5S digitales 16 Ejercicio planificación proyecto 5S digital 5S físicas 5S digital Área piloto Equipo Formación Indicadores Alcance
  17. 17. 5S digitales 17 Las diferencias Lo físicoLo físico Una dimensión: física. Gestión por limitaciones: no podemos cambiar todos los días. Las ubicaciones son categorías relativamente estancas. Permite mayor gestión visual porque “siempre está ahí”. Consigue mejoras más evidentes a los ojos de los humanos. Siempre ha sido de todos. Lo digitalLo digital Dos dimensiones: digital... y física. Gestión con menores limitaciones: podemos cambiar con esfuerzos asumibles. Las ubicaciones cambian constantemente; hacen falta hábitos y no técnicas. Se esconde más fácilmente. Consigue mejoras menos evidentes. Ha sido, hasta la generación “i-net”, cosa de los informáticos.
  18. 18. 5S digitales 18 Nuestra organización hoy es información que hay que... Buscar y encontrar entre lo físico Buscar y encontrar entre lo digital
  19. 19. 5S digitales 19 Beneficios esperados • Ahorramos tiempo • Reducimos riesgos • Disminuimos errores de manipulación • Ahorramos espacio • Mejoramos el funcionamiento de los equipos • Creamos cultura de eficiencia asociada al manejo de información
  20. 20. 5S digitales 20 2. Aplicación práctica: simulación de un proyecto completo de implantación
  21. 21. 5S digitales 21 Cómo se lleva a cabo un proyecto de 5S 1. Formación al equipo directivo y enfoque estratégico 2. Selección del área piloto 3. Nombramiento de la figura de facilitador/a de 5S 4. Configuración del equipo de implantación 5. Planificación de la implantación 6. Reunión de lanzamiento 7. Visualización en panel 5S 8. Desarrollo de la implantación 9. Presentación de resultados 10. Extensión a otras áreas 11. Mejora continua y sistemática 5S
  22. 22. 5S digitales 22 Taller Planificación 1S+2S Taller 3S+4S Taller 5S Auto Formación Seguimiento in situ Auto Formación Seguimiento in situ Auditoría Final http://bit.ly/2exoTDV http://www.euskalit.net/es/knowinn.html Auditoría Euskalit 3-4 meses
  23. 23. 5S digitales La metodología de 5S digital aplica los principios de 5S a un entorno digital de trabajo: 1.Elimina lo innecesario y establece criterios para lo necesario 2.Define una estructura compartida de clasificación y/o etiquetado de la documentación digital 3.Gestiona los focos de suciedad y previene la aparición de nuevos innecesarios 4.Propone una gestión visual para mantener lo conseguido 5.Desarrolla los hábitos de disciplina mediante auditorías sistematizadas Busca mejorar la productividad del individuo y del equipo en su entorno digital de trabajo, con la complicidad de las personas del área TIC. Necesita un equipo de trabajo que comience con una zona piloto, con una dedicación de unas 50 horas/persona en un período de 3-4 meses.
  24. 24. 5S digitales • Elegir área piloto en la que conseguir resultados en un plazo de 3 meses: representativa, estable, abordable y que conduzca a mejoras de eficiencia. • Configurar equipo de proyecto: facilitador/a, colaboradores/as del área, Sistemas de Información, ¿Calidad?, ¿Dirección? • ¿Tenemos conocimiento suficiente sobre los procesos de trabajo implicados en el área? • Planificar la dedicación: prever 50 horas/persona. Hacer calendario de detalle. • Anticipar necesidades: ¿software de apoyo?, ¿OK por parte de Dirección o de Sistemas de Información?, ¿formación? • Indicadores globales: ¿en qué vamos a mejorar y cómo vamos a poder medirlo? Planificación del proyecto
  25. 25. 5S digitales 25 Definición 1ª S Identificar los elementos necesarios e innecesarios, deshacerse de los innecesarios y evitar que vuelvan a aparecer. •Necesarios: materiales (ficheros, correos electrónicos, aplicaciones u otros objetos digitales de información) que, sin ninguna duda, se van a necesitar en el futuro. •Innecesarios: materiales (ficheros, correos electrónicos, aplicaciones u otros objetos digitales de información) que no tenemos previsto utilizar en un futuro (plazo concreto).
  26. 26. 5S digitales 26 1ª S A tener en cuenta • Definiciones claras de necesario e innecesario. Especial atención a la obsolescencia con el paso del tiempo. • Disponer de software que nos ayude a detectar duplicados, carpetas vacías, elementos con mucha antigüedad, etc. Uso de acuerdo con el Área de Sistemas de Información. • Conocer bien los elementos (ficheros, correos electrónicos, aplicaciones u otros objetos digitales de información) con los que tratar. • Acotar bien el ámbito de documentos a explorar. • Realizar una copia de seguridad de forma previa a comenzar la implantación. • Considerar en qué momento y con qué tipo de dispositivo se tendrán que utilizar los documentos. • La forma en que se va a utilizar la “jaula” para materiales dudosos.
  27. 27. 5S digitales 27 Lista de chequeo de tareas a completar 1ª S • Acordar la definición de necesario/innecesario para los materiales que más problema ocasionan (si el volumen es muy grande priorizar con un criterio del estilo Pareto) • Analizar la causa de aparición de innecesarios y proponer medidas para evitar que suceda en el futuro. • Eliminar los elementos innecesarios. • Formar en los criterios de necesario/innecesario. Atención a la obsolescencia por tiempo. • Cumplimentar los siguientes registros: • Listado de necesarios. • Criterio de necesarios. • Listado de innecesarios. • Recogida de indicadores y actualizar la información en el “Panel de Seguimiento”
  28. 28. 5S digitales 28 Definición 2ª S •Seiton (situar necesarios): definir cómo deben ubicarse e identificarse los documentos / información de forma que sea evidente para cualquier persona del área e incluso para personas ajenas. •Implica tomar decisiones respecto a: • La ubicación de cada elemento • Identificación: Nombre del documento, etiquetas o metadatos que ayuden a su localización y a describir los contenidos. • Necesidades de codificación para facilitar la “interpretación inequívoca” del contenido
  29. 29. 5S digitales 29 A tener en cuenta 2ª S • Explicar qué contiene cada zona de almacenamiento (carpetas y documentos) y cómo se gestiona. • Explicar al equipo los criterios y repasarlos de vez en cuando con auditorías en curso. • No reinventar ruedas: utilizar criterios de agrupación e identificación ya existentes. Tener en cuenta criterios de calidad/gestión o de la organización existente. • No complicar en exceso el árbol de carpetas/subcarpetas. La codificación puede ayudar a eliminar niveles. • Consensuar todo lo que sea posible para garantizar que el sistema se mantendrá en el tiempo. • Mantener un manual actualizado donde se explican los criterios de agrupación e identificación.
  30. 30. 5S digitales 30 2ª S • Describir los criterios de ubicación de los elementos: qué contiene cada lugar de almacenamiento y cómo se gestiona. • Identificar y ubicar los elementos según los criterios acordados. • Analizar si los datos afectados por la LOPD u otros sensibles quedan bien resguardados con una gestión robusta. • Analizar si la identificación realmente ayuda a conocer el contenido del documento de forma inequívoca. • Cumplimentar los siguientes registros: • Criterios de codificación - identificación • Recogida de indicadores y actualizar la información en el “Panel de Seguimiento” Lista de chequeo de tareas a completar
  31. 31. 5S digitales 31 Definición3ª S •Seiso (suprimir suciedad): se trata de mantener limpia la estructura  acordada de ordenación de los materiales basándose sobre todo en la  eliminación de las fuentes de suciedad. •Tener en cuenta: • Limpieza: Es una mezcla de actividades de cada persona individual  y de otras que se llevan a cabo a través de herramientas TIC.  • Fuente de suciedad: es cualquier aspecto que produce un volumen  no deseado de información que suele sobrecargar nuestra  capacidad de atención • Lugares difíciles de limpiar: son zonas de almacenamiento en  donde hay una rotación muy rápida de materiales o que suponen  una estructura muy compleja. • Material dañado: materiales que no son fiables porque se  corresponden con una versión antigua o porque han sido ya  reemplazados por otros diferentes.
  32. 32. 5S digitales 32 A tener en cuenta3ª S • Dedicar un tiempo "fijo" a la gestión activa de la información digital y  disponer de una sistemática al respecto. • Colaboración entre las personas implicadas en la experiencia de 5S  digital y las de Sistemas de Información. • Ser exigente con aquello que se acuerde en cuanto a lugares donde no  almacenar material. • Habilitar, si procede, una jaula para ubicar allí materiales dudosos y  evitar que se conviertan en suciedad. Concretar la gestión de este  mecanismo. • Considerar si se puede planificar la ejecución de tareas rutinarias de  mantenimiento en los equipos.
  33. 33. 5S digitales 33 3ª S • El área TIC define rutinas sistemáticas para mantener limpios los equipos. • Analizar si existen aplicaciones no controladas y si esas aplicaciones  deben incorporarse al curso "legal". • Analizar: • El nivel de riesgo según información que se maneja y comparte. • Cómo se realizan las de copias de seguridad • Cómo prevenir la aparición de duplicados y de versiones diferentes de  un mismo material original. • Eliminar materiales dañados, lugares difíciles de limpiar y las zonas con  excesivo número de materiales. • Cumplimentar los siguientes registros: • Focos de suciedad • Recogida de indicadores y actualizar la información en el “Panel de  Seguimiento” Lista de chequeo de tareas a completar
  34. 34. 5S digitales 34 Definición 4ª S • Seiketsu (señalizar anomalías): se pretenden detectar desviaciones o  funcionamientos defectuosos a simple vista. Es un mecanismo que  permite mantener los logros de las fases anteriores y resulta  especialmente necesario en aquellos casos en los que el flujo de  materiales es muy alto. • Situación regular: aquella situación que se desarrolla dentro de los  límites y criterios establecidos. • Situación irregular: aquella que se desvía de los límites y criterios  establecidos y que supone un cierto riesgo de "volver atrás" en el  avance conseguido con las 5S.  • Sistemas de señalización: mecanismos que hacen más fácil la  detección de la situación irregular. 
  35. 35. 5S digitales 35 A tener en cuenta 4ª S • Aclarar qué situaciones irregulares son las que, obligatoriamente, hay  que tener controladas por el efecto negativo que pueden ocasionar. • Definir claramente qué es una situación irregular. • Revisar periódicamente que los sistemas de señalización están  funcionando y que son útiles. • Considerar cualquier elemento que facilita un mejor control visual de las  desviaciones. • Explicitar visualmente aquellos criterios considerados de mayor  importancia para que se mantenga el nivel de 5S.
  36. 36. 5S digitales 36 4ª S • Listar ubicaciones y ficheros con los que es más relevante una gestión  activa para evitar desviaciones. • Concretar qué señalizaciones se visualizan y después analizar si son  útiles y cómo son aceptadas por las personas usuarias.  • Cumplimentar los siguientes registros: • Alertas • Recogida de indicadores y actualizar la información en el “Panel de  Seguimiento” Lista de chequeo de tareas a completar
  37. 37. 5S digitales 37 Definición5ª S •Shitsuke ( seguir mejorando): Está dirigida a afianzar los nuevos hábitos  de trabajo y a actuar con disciplina, cumpliendo todo lo que hemos  organizado. •Auditoría 5S: metodología para chequear de forma sistemática y  periódica el cumplimiento de la implantación de las 5S.
  38. 38. 5S digitales 38 A tener en cuenta 5ª S • Establecer claramente y respetar el calendario de auditorías y planes  de acciones correctoras. • Realización de auditorías por parte de un equipo. Incluir a directivos,  mandos y también a personas del Departamento TIC. • Asignación de recursos (tiempo y presupuesto) a las auditorías y  acciones asociadas. • Participación de personal del área auditada y también de fuera para  generar aprendizaje compartido. • Promover el hábito de autocontrolar o reflexionar sobre el nivel de  cumplimiento de las normas establecidas. • Llevar un indicador global del nivel de 5S digital. Las palabras conmueven, pero el ejemplo arrastra Homero en La Ilíada
  39. 39. 5S digitales 39 5ª S Lista de chequeo de tareas a completar • Preparar el documento de auditoría: elementos a auditar y criterios para  asignar puntuaciones si procede. • Planificar las auditorías: quiénes, cada cuánto tiempo. • Componer el gráfico con el indicador y determinar el objetivo tras unas  primeras auditorías. • Concretar el documento de plan de acciones correctoras y la forma en  que se realizará el seguimiento del nivel de cumplimiento. • Revisar el documento de auditoría por si procede introducir algún  cambio para adaptarlo a la realidad del nivel de 5S digital.
  40. 40. 5S digitales 40 El proyecto de 5S digital no termina con la auditoría final. Es entonces cuando comienza el gran reto. Tanto esfuerzo no puede ser en balde: hay que afianzar lo que se ha conseguido en el área piloto y extender a otras áreas. ¿Cómo nos vamos a organizar de ahora en adelante? http://bit.ly/2exoTDV 
  41. 41. 5S digitales 41 Más que el navegador, “la herramienta” • Buscadores a mano • Extensiones para mejorar la eficiencia según necesidades • Personalización: inicio, pestañas fijas... • Marcadores • Suscripción a páginas mediante fuentes RSS • Ayuda • http://support.mozilla.org/es/products/firefox?as=u&utm_source=inproduct
  42. 42. 5S digitales 42 Correo electrónico, eficiencia o esclavitud • Eliminación de adjuntos de gran tamaño • Etiquetas y etiquetas anidadas • Filtros • Firmas personalizadas • Colores para búsqueda más rápida • Funcionalidades desde Labs • Estrellas diferentes para diferentes aspectos • Ayuda • http://support.google.com/mail/?hl=es&rd=1
  43. 43. 5S digitales Utilizando la búsqueda integrada  para localizar mensajes en la “1S” La búsqueda integrada de  Google te permite buscar  aquellos que tengan  adjuntos, aquellos que  tengan un tamaño  determinado, en unas  fechas específicas y lo  que es más interesante,  por categorías  automáticas o manuales. 43
  44. 44. 5S digitales 44 El escritorio • Aplicaciones que usamos más frecuentemente a un click • “Mesa vacía” despejada de carga suplementaria de trabajo • Limpiezas automatizadas • Accesos directos para carpetas y ficheros de uso frecuente  (proyectos en curso o consultas recurrentes) • Higiene: actualizaciones
  45. 45. 5S digitales 45 Ofimática tradicional • Barras y menús personalizables • Iconos: los que realmente usamos • Macros sencillos para automatizar trabajos a un solo click • Atajos de teclado • Plantillas para estandarizar puntos de partida • Formatos por defecto
  46. 46. 5S digitales 46 • Acordar criterios de uso dentro de equipo/empresa • Reproducir organización básica, simplicidad • Especificar cómo usarlo en el marco del sistema general de almacenamiento • Ventaja: sincronización en movilidad y copia de respaldo en local • Atención al espacio de almacenamiento • ¿Cuenta corporativa? • Si en mi organización no puedo, ¿uso Dropbox para buscarme la vida? Organización propia + organización ajena
  47. 47. 5S digitales 47 • Edición colaborativa de documentos • Similar a Dropbox • Gestión desde el navegador y en local (sincronización) • Ventaja: sincronización en movilidad y copia de respaldo en local • Atención al espacio de almacenamiento • ¿Cuenta corporativa? • Y si en lugar de Google hablamos de Microsoft (OneDrive) o Apple (iCloud) Organización propia + organización ajena
  48. 48. 5S digitales 48 • Almacenamiento de documentación en entorno web • Cambia el concepto de “guardado”: de taxonomía a folksonomía • Necesidad en las organizaciones de trabajo colaborativo • Nueva fuente de suciedad • Control de duplicidades (si hay red local) • Obsolescencia • Necesidades de formación • ¿Dónde hay que ir para buscar algo?
  49. 49. 5S digitales 49 3. Algunas lecciones aprendidas a partir de más de 100 casos prácticos
  50. 50. 5S digitales 50 Algunas organizaciones con 5S digital en curso
  51. 51. 5S digitales 51 Ejercicio: Factores críticos de éxito en 5S digital Implicación de Área TIC Implicación de la dirección Planificación del proyecto Relevancia estratégica Compromiso del equipo Área piloto adecuada Plan para avanzar en la extensión Auditorías ágiles Resultados
  52. 52. 5S digitales 52 Planificación del proyecto • Antes de empezar, mejor 5S físicas • ¿Horas? Las mismas o más. • Puede hacer falta más formación… en pequeñas dosis. • Necesitamos la complicidad de personal técnico de tecnologías de la información. • Hay que combinar capacidad humana y apoyo de recursos tecnológicos. • Mejor empezar por algo sencillo. • ¿Ámbito de aplicación? Árbol de contenidos, correo electrónico…
  53. 53. 5S digitales 53 Primera S: Suprimir innecesarios • Paso previo: copia de seguridad. • Para descartar hacen falta criterios, de ahí que la segunda S y la primera S vayan en paralelo. • Es importante documentar los criterios. • ¿Jaula? Sigue siendo un recurso útil. • ¿Dónde hay duplicados? Red local, discos duros, Intranets, almacenamiento en la nube, dispositivos (portátil, tablet, smartphones). • Listas de necesarios: antes fotografía completa de lo que tenemos.
  54. 54. 5S digitales 54 Segunda S: Situar necesarios • Ubicar: complementar taxonomías con etiquetas. • Identificar: aporta robustez al sistema (da igual dónde esté sabemos el contenido por la identificación). • ¡Importante! Codificación para estandarizar. • Navaja de Ockham: ante dos opciones la más sencilla.
  55. 55. 5S digitales 55 Tercera S: Suprimir suciedad • El principal peligro: ¡creación de duplicados! • Se repasan criterios de seguridad • Ojo con los adjuntos vía correo electrónico • Jaula preventiva para aislar suciedad
  56. 56. 5S digitales 56 Cuarta S: Señalizar anomalías • Menor poder visual. • Los sistemas de alerta: que sea la tecnología la que nos avisa de que algo sale del estándar.
  57. 57. 5S digitales 57 Quinta S: Seguir mejorando • ¡Importante! Formación básica para nuevas incorporaciones. • Lo que haya planteado duda… ¡a la auditoría! • Instrucción actualizada accesible. • Píldoras formativas 5S digitales: compresión de archivos, atajos, personalización de escritorios o de aplicaciones, seguridad, búsquedas

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