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Criterios para mejorar tu comunicación escrita digital

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Aparte de los aspectos relacionados con la redacción y la sintaxis, para mejorar la comunicación escrita a través de cualquier medio digital, es necesario comprender ciertos principios claves de comunicación humana y ciertos hábitos de los destinatarios al interactuar con los mensajes que reciben.

Este es el enfoque de la clase que hicimos en el Iesa el pasado sábado, en la cual los estudiantes pueden ver sus oportunidades de mejoras inmediatas para gerencia con efectividad sus comunicaciones escritas.

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Criterios para mejorar tu comunicación escrita digital

  1. 1. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 1 Taller especial para estudiantes y egresados Comunicación Escrita Efectiva Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) Septiembre 2016 Digital v!
  2. 2. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 2 Al mejorar tu comunicación escrita digital •  Cuidas tu salud. •  Fortaleces tu reputación. •  Mejoras tu productividad. •  Aumentas tu empleabilidad. •  Cultivas tus oportunidades de crecimiento profesional.
  3. 3. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 3 Cuando eres remitente: Que te presten atención y te lean. Que comprendan tus mensajes y no malinterpreten tus intenciones. Que te respondan a tiempo (si se requiere). Que tu destinatario haga lo que le solicitas. Que sigan creyendo y confiando en ti. Indicadores de efectividad Comunicación Escrita Digital
  4. 4. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 4 Cuando eres destinatario: ¿Respondes adecuadamente los mensajes legítimos? ¿Los mensajes que recibes reflejan el respeto profesional hacia ti? ¿Te prestas a hacer eco de rumores o discusiones estériles? ¿Respondes mejor que los mensajes que recibes? Indicadores de efectividad Comunicación Escrita Digital
  5. 5. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 5 Ironías del correo electrónico Amor Odio ¿Qué es lo que más nos gusta del e-mail? ¿Qué es lo que menos nos gusta?
  6. 6. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 6 ¿Qué nos gusta más? •  Enviar un mensaje a diferentes personas a la vez. •  Enviar tantos mensajes como querramos, sin costos extras. •  Deja un respaldo formal de las comunicaciones. •  Ahorramos tiempo y dinero. ¿Qué nos molesta más? •  Cuando la cantidad de emails por atender es inmanejable. •  Cuando no son pertinentes (spam interno). •  Si lo usan para cuidarse la espalda. •  Si lo usan para acusarnos. Ironías del correo electrónico ¿Conclusiones? Contradicciones del ego
  7. 7. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 7 1.  Necesitamos comprender ciertos principios claves de comunicación humana. 2.  Necesitamos más comprensión de: – Cómo "leen" los destinatarios. – Cuáles son sus expectativas. – Cómo influimos mejor en ellos. Para mejorar la comunicación escrita digital
  8. 8. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 8 Primer principio clave de comunicación Información Significado Utilidad Práctica Mejoramiento D a t o s ≠ AprendizajeConocimiento ≠ Informar no es, automáticamente, comunicarse. Se produce más comunicación con quien más se cultiva confianza.
  9. 9. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 9 Necesidades Humanas Jerarquización de Abraham Maslow Se cultiva más confianza cuando más se satisfacen las necesidades humanas de seguridad. ¿Cuando la comunicación escrita digital satisface mejor estas necesidades? Segundo principio clave de comunicación
  10. 10. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 10 Tercer principio clave de comunicación Cuando "procesamos" información sobre sentimientos, somos: 93% No verbal 7% Verbal 55% Visual 38% Vocal Los mensajes escritos que involucran más emociones son más suceptibles a confusiones.
  11. 11. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 11 La comunicación escrita es mucho más ambigua. Podemos tardar al menos 4 veces más atendiendo ciertas situaciones por escrito, que haciéndolo cara-a-cara o por teléfono: •  Discusiones. •  Aclaratorias. •  Reclamos. •  Amonestaciones. Como destinatarios de mensajes escritos, leemos a través de nuestros prejuicios y estados de ánimo. Cuarto principio clave de comunicación
  12. 12. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 12 …sobre los principios de comunicación que hemos visto, porque: Decimos por escrito cosas que no diríamos cara a cara. Al quedar registrada en un soporte, la información adquiere significados adicionales. Escribir exactamente igual a como hablamos, no tiene el mismo efecto. Tu reputación determina tu efectividad. Necesitamos más conciencia… Para mejorar la momunicación escrita digital
  13. 13. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 13 La reputación profesional en la práctica Ejemplo 1: ¿Por qué la atención que reciben nuestros mensajes escritos es inversamente proporcional a la cantidad de mensajes que enviamos? Ejemplo 2: ¿Por qué la confianza de un destinatario disminuye cuando se copia el mensaje a "otros" para cubrirse la espalda?
  14. 14. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 14 ¿Cómo "leen" los destinatarios? Nuestro cerebro vive ahorrando energía: Los destinatarios siempre queremos obtener el mayor beneficio con el menor esfuerzo. Por eso hacemos "dieta selectiva" para consumir información: •  Seguimos rastros de interés. •  No leemos corrido; escaneamos. •  Leemos 25% más lento en un monitor.
  15. 15. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 15 ¿Cómo "leen" los destinatarios? Si quieres que te lean más, facilítales la "dieta selectiva", personaliza tus mensajes y diferéncialos de los "competidores".
  16. 16. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 16 Que les facilites el trabajo: •  Un título que se distinga. •  Un saludo inicial positivo. •  Que sepan qué hacer con el mensaje. •  Una despedida. •  La "firma" del remitente. Expectativas de los destinatarios
  17. 17. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 17 Los destinatarios están predispuestos: Investigaciones indican que, del promedio de mensajes legítimos recibidos al día: •  30% Son copiados innecesariamente, son irrelevantes, o sin pertinencia. •  40% No son fáciles de leer. •  50% De las veces habría sido mejor el teléfono o tener una conversación cara- a-cara. Expectativas de los destinatarios
  18. 18. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 18 1.  Siempre ten presente: - Tus destinatarios están muy ocupados. - Tus mensajes compiten con otros. 2.  No trates por escrito asuntos delicados, suceptibles a mala interpretación. 3.  Evita discusiones o aclaratorias escritas. Pero… si es inevitable, no involucres a terceros. 4.  Escribe los acuerdos: es más productivo. 5.  Sin un acuerdo previo, los mensajes escritos no sirven para urgencias. ¿Cómo influir mejor en los destinatarios? Buenas prácticas de comunicación escrita
  19. 19. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 19 Cuida tu reputación profesional: ¿Qué pensarán de ti si envías mucha verborrea? ¿Qué pensarán de ti si sólo envías mensajes urgentes? ¿Qué pensarán de ti si tardas mucho en responder los mensajes legítimos? Piensa en todos tus destinatarios como clientes: será más fácil que te "controles". Buenas prácticas de comunicación escrita ¿Cómo influir mejor en los destinatarios?
  20. 20. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 20 "Detalles" que mejoran la redacción: 1.  Ideal es un e-mail por asunto. 2.  Si hace falta, edita el título. 3.  Una idea por párrafo gana comprensión. 4.  Oraciones óptimas: de 15 a 20 palabras. 5.  Con ideas muy largas, "puntualiza". ¿Cómo influir mejor en los destinatarios? Buenas prácticas de comunicación escrita
  21. 21. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 21 Algunos lineamientos corporativos Buenas prácticas de comunicación escrita 1.  Si se necesita transmitir diariamente muchos mensajes escritos, hay que evaluar los otros medios de comunicaciones internas. 2.  Se necesita capacitación y directrices formales sobre buenas prácticas de comunicación escrita digital. 3.  Hay que evaluar la coherencia hacia los clientes internos.
  22. 22. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 22 Recapitulemos ¿Cuáles son las 3 claves que consideras más importantes para tener más efectividad con tu comunicación escrita digital? ¿Cuáles son las oportunidades inmediatas que puedes mejorar en cuanto a tus comunicaciones escritas digitales?
  23. 23. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 23 JIMENEZ, Juan Carlos (2008). El e-mail en el trabajo. Manual de supervivencia. Soluciones y consejos. http://tinyurl.com/4jte3w HERNÁNDEZ, R.; NAVARRETE, L. (1998). Manual de Estilo. (7a Edición). Venezuela: El Nacional. BROWN, F. (1982). Mejore su Castellano en 30 días. (8va Edición). Venezuela: Ediciones Brown. CHASE, M. & Trupp, S. (2000) Office Emails That Really Click. USA: Aegis. GLADWELL, Malcolm (2006). Inteligencia Intuitiva. México: Santillana Ediciones Generales. SHIPLEY, David; SCHWALBE, Will. (2007). Send. The Essential Guide to Email for Office and Home. New York: Alfred A. Knopf. Referencias bibliográficas
  24. 24. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 24 ¡Muchas gracias por la atención! @jucarjim Mantengamos el contacto:
  25. 25. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 25 Amplía tus conocimientos Para mejorar tus prácticas de comunicación profesional, te invitamos a utilizar nuestras publicaciones: Para adquirirlos: Si vives en Venezuela, escríbeme a jucar@cograf.com También los puedes adquirir en Amazon y Bubok.
  26. 26. Comunicación Escrita Digital Efectiva – Juan Carlos Jiménez – Septiembre 2016 26 Más información Juan Carlos Jiménez jucar@cograf.com Twitter: @jucarjim Instagram: @jucarjim Linkedin: @jucarjim SlideShare: jucarjim Cograf Comunicaciones: Av. Francisco de Miranda Av. Principal de Los Ruices, C.E. Miranda, P. 1Of. 1K. Los Ruices. Caracas. Telf.: (212) 237-6630 www.cograf.com facebook.com/cograf twitter.com/cograf

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