Para repotenciar las reuniones de trabajo te propongo una visión integral del proceso de las mismas, en donde diseño y realización son una labor continua. Las láminas que ves anexa, son las que utilicé como apoyo didáctico en un curso reciente. Pero son más interesantes cuando hago el curso, porque se enriquecen con casos prácticos y ejemplos de mensajes concretos, que ilustran lo que puedes hacer en tu empresa. Si te interesa realizar este curso en tu organización, por favor, escríbeme al respecto a jucar@cograf.com.

1. 1Diseño y realización de reuniones efectivas – Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) – Mayo 2015
Juan Carlos Jiménez (@jucarjim)
Barquisimeto, Mayo 2015
El Impulso que hace falta
Programa Especial de Formación Gerencial
Diseño y
realización
de reuniones
efectivas
Una aproximación sistémica

2. 2Diseño y realización de reuniones efectivas – Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) – Mayo 2015
Condiciones para que esta reunión de trabajo
con fines formativos sea interesante y productiva:
• Escucha para comprender y no para juzgar.
• Pregunta para validar y controlar los prejuicios.
• Participa reflexionando en voz alta.
• Disfruta del ejercicio de acciones diferentes.
Regalos que hoy puedes darte

3. 3Diseño y realización de reuniones efectivas – Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) – Mayo 2015
Para el convocante/anfitrión:
• Cuando logran sus objetivos y
alcanza su meta.
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¿Cuándo una reunión es efectiva?
Para el invitado/participante:
• Cuando el tiempo invertido le
resulta útil, productivo y divertido.
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4. 4Diseño y realización de reuniones efectivas – Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) – Mayo 2015
La perspectiva del marketing: las reuniones como producto.
Una visión sistémica de las reuniones
Causas
EfectosEfectos La efectividad de una reunión
es una consecuencia.
Antes: Planificación e invitación.
Durante: Método y recursos.
Después…

5. 5Diseño y realización de reuniones efectivas – Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) – Mayo 2015
Antes
Planificación e invitación.
Durante
Método y recursos
de apoyo.
Después
Seguimiento previsto.
Proceso contínuo
Una visión sistémica de las reuniones
Visión de la comunicación como proceso contínuo
de cultivo de interés, confianza y compromiso.

6. 6Diseño y realización de reuniones efectivas – Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) – Mayo 2015
1. Ver al invitado/participante
como cliente.
2. El convocante debe verse
como anfitrión.
3. La base de la efectividad
depende de la reputación
del convocante/anfitrión.
Nuevos paradigmas a considerar
Diseño de reuniones efectivas

7. 7Diseño y realización de reuniones efectivas – Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) – Mayo 2015
Elementos clave de un plan integral
Diseño de reuniones efectivas
1. El convocante/anfitrión.
2. El invitado/participante (cliente).
3. Las metas y los objetivos.
4. Tipo de reunión.
5. La agenda (el contenido).
6. Tiempo requerido vs. disponible.
7. El método de la reunión.
8. Los recursos de apoyo.
9. El después (la continuidad).
10. La invitación (la estrategia).

8. 8Diseño y realización de reuniones efectivas – Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) – Mayo 2015
1. El convocante/anfitrión
Visión de marketing: la reunión como producto.
¿Cuál es su reputación frente a sus invitados?
¿Cuáles son sus niveles de credibilidad y confianza?
¿Cuál es su estilo de comunicación y liderazgo?
¿Qué tanto ha planificado la reunión?
¿Cuánto se ha preparado para la reunión?

9. 9Diseño y realización de reuniones efectivas – Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) – Mayo 2015
2. El invitado/participante: el cliente
¿Qué tan involucrados y comprometidos están
con el anfitrión y la temática de la reunión?
El número de participantes determina el diseño.
¿Qué función planificable tienen en la reunión?
La estrategia de invitación es crucial para crear
identidad e interés.
Deben invitarse con antelación; hay que validar
su comprensión del valor de la reunión y debe
percibir la reunión como un beneficio.
Hay que "venderles" que deben prepararse para
participar y concentrarse en al reunión.

10. 10Diseño y realización de reuniones efectivas – Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) – Mayo 2015
3. Las metas y los objetivos
Meta:
Es una imagen
del lugar al que
queremos llegar
(no se expresa
en cifras).
Meta:
Es una imagen
del lugar al que
queremos llegar
(no se expresa
en cifras).
Objetivos:
Logros específicos
previos a la meta.
Informar o comunicar no son
metas sino medios.
La reunión puede tener metas y
objetivos particulares.
Las metas y objetivos para los
invitados deben ser "beneficios".
El convocante tiene sus propias
metas y objetivos.
La ambición de las metas define
el diseño de la reunión.Objetivos:
Logros específicos
previos a la meta.

11. 11Diseño y realización de reuniones efectivas – Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) – Mayo 2015
3. Las metas: ejemplos
Para el convocante/anfitrión:
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Para el invitado/participante:
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12. 12Diseño y realización de reuniones efectivas – Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) – Mayo 2015
4. Tipos de reuniones
Departamentales periódicas: Se ejecutan un día de la semana fijado
previamente.
Interdepartamentales: Pueden efectuarse para revisar una situación que
atañe a varias secciones de la empresa.
Reuniones de Proyecto o Comité: Abordan el funcionamiento de una
nueva propuesta o la generación de alternativas de trabajo.
Informativas: Son de carácter situacional: por una coyuntura específica.
De formación: Para inspirar la generación de conocimiento.
De emergencia: Deberían ser de carácter excepcional.
Cada una debe contar con su propio plan (metas y objetivos)…

13. 13Diseño y realización de reuniones efectivas – Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) – Mayo 2015
5. La agenda
Son los contenidos a abordar para lograr los
objetivos que llevarán a las metas.
Determina el principal foco de la reunión.
Lo ideal es que los invitados estén involucrados
en su diseño.
Podría requerirse que los invitados la conozcan
con antelación, para que se preparen.
Debería manejarse en términos de "beneficios".
La efectividad de una reunión es inversamente
proporcional al número de temas que aborde.
Contempla el tiempo que debemos dedicar a
cada tema, según su complejidad…

14. 14Diseño y realización de reuniones efectivas – Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) – Mayo 2015
6. El tiempo requerido versus el disponible
La efectividad de una reunión es inversamente
proporcional al número de temas que aborde.
Mientras más complejo sea un tema, más
tiempo requerirá para ser abordado.
Si las reuniones son periódicas (y tienen un
después), las agendas se simplifican.
Es preferible reuniones de menos tiempo, pero
con más regularidad.
La puntualidad y el cumplimiento del tiempo de
la reunión le permite al convocante cultivar
credibilidad y confianza.

15. 15Diseño y realización de reuniones efectivas – Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) – Mayo 2015
7. El método de la reunión
Depende de lo ambicioso de las metas, la complejidad de los temas, el
número de paticipantes, el tiempo disponible y los recursos.
Tipo seminario (principalmente exposiciones), o tipo taller (con ejercicios),
lo más importante está en el plan sobre cómo involucrar a los participantes.
Información
Significado
Utilidad
Práctica
Mejoramiento
D a t o s
≠ AprendizajeConocimiento ≠

16. 16Diseño y realización de reuniones efectivas – Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) – Mayo 2015
8. Los recursos de apoyo
Deben estar orientados a lograr las metas de los
participantes (los clientes).
La comodidad del espacio y su organización son
asuntos críticos en reuniones largas.
La comodidad de las sillas y los puntos de apoyo
para escribir son claves en reuniones de formación.
La buena iluminación, el sonido y la calidad de
proyección también son aspectos críticos.
Las láminas son sólo un medio…
Los rotafolios y pizarrones pueden tener alto
impacto.
Los refrigerios se valoran más de lo que se supone.

17. 17Diseño y realización de reuniones efectivas – Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) – Mayo 2015
9. El después (la continuidad)
Tener sentido de continuidad permite:
• Planificar mejor las reuniones, distribuyendo
mejor el tiempo; y
• Definir logros más alcanzables.
El "después es una visión que le permite al
convocante/anfitrión cultivar su liderazgo con
más tino.
Los participantes deben quedar con ganas de
la siguiente reunión.
Las reuniones periódicas necesitan planes de
renovación y refrescamiento de su método.

18. 18Diseño y realización de reuniones efectivas – Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) – Mayo 2015
10. La invitación a la reunión.
Las reuniones más efectivas se conciben
como un producto a ser mercadeado.
La invitación es el inicio de la reunión:
determina la actitud de los invitados.
Debe "venderse" como un reconocimiento.
Debe incluir los beneficios para el invitado.
Es una gran oportunidad para promover
los valores que el equipo quiere.

19. 19Diseño y realización de reuniones efectivas – Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) – Mayo 2015
1. Prepara tus ideas y aportes con antelación.
2. Separa el espacio en tu agenda y protégelo.
3. Construye opciones de ayuda con tu equipo (para asistir).
4. Escucha empáticamente: para comprender.
5. Presenta tus ideas puntualizando hechos y no personas.
6. Enfócate en la reunión principal y evita "sub-reuniones".
7. Evita entrar y salir de la reunión reiteradamente.
8. Minimiza el uso de teléfonos celulares o mensajes de texto.
9. Las llamadas ineludibles atiéndelas afuera.
10. Apoya al moderador a llevar la agenda y los tiempos.
Los invitados: oportunidades de mejora
Para que las reuniones sean más efectivas

20. 20Diseño y realización de reuniones efectivas – Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) – Mayo 2015
Libros de Cograf Comunicaciones
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21. 21Diseño y realización de reuniones efectivas – Juan Carlos Jiménez (@jucarjim) – Mayo 2015
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