Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.
Pure implementatie
Tilburg University
Jola G.B. Prinsen, project manager Library & IT Services
4 april 2014
Inhoudsopgave
• Opmerkingen vooraf
• Implementatieproject
o Synchronisatie van organisatie- en personeelsdata
o Legacy imp...
Tilburg University
• Tilburg University
o 5 schools: economics and management, law, social and
behavioral sciences, humani...
• Huidige landschap
• Metis
• Repository in ARNO
• Bevat alle Metis
publicaties
• Plus handmatig
ingevoerd materiaal
• Con...
Toekomstige landschap
5
SAP HR Puremedewerkers
Web of
Science
publicatie data
DAI/NTA
NARCIS
NOD
(KNAW)
onderzoekers numme...
Implementatieproject
6
Organisatie
• Stuurgroep
• Executive: directeur LIS
• Een senior user van elke faculteit; soms directeur
• Projectgroep
• ...
Projectplanning
8
Project initialisatie
4/2013-6/2013
Installatie
6/2013-7/2013
Sync en import
7/2013-2/2014
Output servic...
Synchronisatie
organisatie- en
personeelsdata
9
Organisatie- en personeelsdata
10
PGPRD = Oracle tabellen van waaruit enkele applicaties geprovisioned worden
Sync van organisatiedata
• Via views (volgens format Atira)
• Selectie
• Organisatieonderdelen waar WP aan verbonden is
• ...
Sync van personeelsdata – selectie
• Uit SAP-HR:
• Alle WP in loondienst
• Subgroepen van WP niet in loondienst, bijv.
• E...
Sync van personeelsdata – uitdagingen
• Selectie – trial and error
• Nieuwe PNIL subcodes in SAP-HR
• WP-ers uitzendbureau...
Legacy import
14
Soorten legacy import
• Publicaties -> uit ARNO (repository)
• Activiteiten -> uit Metis, via ARNO
• Projecten -> uit Meti...
• Bronbestand is ARNO
• Mapping en geen views
• Uitdaging
• Externe publicaties
• Kon Pure nog niet mee
omgaan (nu wel)
• ...
Legacy import – publicaties (2)
• Uitdagingen (vervolg)
• Overeenstemming met RUG over publicatiecategorieën SEP –
allebei...
Legacy import – activiteiten
• Via views (volgens format Atira)
• Uitdagingen
• Activity/event data model Pure uitgebreide...
Legacy import – oz-groepen en projecten (1)
• Analyse: oz-codes representeren in Metis
• Departementen – uit SAP-HR via sy...
Legacy import – oz-groepen en projecten (2)
• Hoeveelheid mapping werk
• Eerst: lopende oz-groepen/projecten
• Daarna: afg...
In productie
21
Uitrol in de schools
• Instructie en voorlichting
• Handleiding, FAQ, website, nieuwsberichten gereed
• Eerste show & tell...
• Veel werk!
• Niet ingelezen activiteiten en
projecten invoeren
• Records corrigeren
• Duplicates mergen
 Dagelijkse sta...
Andere zaken
24
Output services en rapportages
• Output services
• OAI-PMH output voor WorldCat
• DIDL-MODS (NL-DIDL) voor NARCIS (samen m...
Toekomst – vervolgproject(en)
• Eerste prioriteit
• Organisatie synchronisatie verbeteren
• Advanced portal en biblimetric...
Atira en Pure
27
Atira – het bedrijf en de implementatie
• Veel ervaring – 100+ eerdere implementaties
• Implementatieproject zeer goed geo...
Pluspunten
• Zeer gebruikersvriendelijk
• Goede faciliteiten voor data
beheer
• Workflow
• Extra modules, bijvoorbeeld
voo...
Metis
• Nationaal
• Ouderwetse Windows interface
• Geen makkelijke invoer
Pure
• Internationaal
• Moderne web interface
• ...
Metis
• Geen check copyright fulltext
in SHERPA/RoMEO
• Geen externe publicaties
• Geen web services
• Geen portal
• Stand...
Leerpunten
32
Leerpunten (1)
• Standard portal is ECHT standaard
• Planning in offerte Atira is te optimistisch
• Verkeerd gecalculeerde...
Leerpunten (2)
• Corrigeer bronbestanden vóór legacy import
• Test systematisch. Testers hebben sturing nodig
• Groepsgewi...
Jola Prinsen
Project manager
Tilburg University
Library & IT Services
jola.prinsen@tilburguniversity.edu
Vragen? Meer info...
Upcoming SlideShare
Loading in …5
×

Implementatie Pure aan Tilburg University

942 views

Published on

Beschrijft de implementatie van het onderzoeksinformatiesysteem Pure aan Tilburg University: het project, de uitdagingen, de leerpunten.

Published in: Technology
  • Be the first to comment

Implementatie Pure aan Tilburg University

  1. 1. Pure implementatie Tilburg University Jola G.B. Prinsen, project manager Library & IT Services 4 april 2014
  2. 2. Inhoudsopgave • Opmerkingen vooraf • Implementatieproject o Synchronisatie van organisatie- en personeelsdata o Legacy import o In productie o Andere zaken • Atira en Pure • Leerpunten 2
  3. 3. Tilburg University • Tilburg University o 5 schools: economics and management, law, social and behavioral sciences, humanities, catholic theology o Graduate schools en een business school o 1.200 wetenschappers 3
  4. 4. • Huidige landschap • Metis • Repository in ARNO • Bevat alle Metis publicaties • Plus handmatig ingevoerd materiaal • Contract met Atira • Implementatie • Standard portal • Onderhoudscontract Vooraf… 4
  5. 5. Toekomstige landschap 5 SAP HR Puremedewerkers Web of Science publicatie data DAI/NTA NARCIS NOD (KNAW) onderzoekers nummers publicaties projecten Dataware house nnb WCL publicaties WCL - World Cat Local E & E - Experts en Expertise DAI – Digitale Auteur Identifier NOD - Nederlandse Onderzoekers Databank NTA - Nederlandse Thesaurus van Auteursnamen KNAW - Koninklijke Nederlandse Akademie van Wetenschappen DRIVER - Digital Repository Infrastructure Vision for European Research. DRIVER E&E (Webwijs) publicaties
  6. 6. Implementatieproject 6
  7. 7. Organisatie • Stuurgroep • Executive: directeur LIS • Een senior user van elke faculteit; soms directeur • Projectgroep • Functioneel beheerder Metis • Technisch projectleider • DBA legacy import • Tweewekelijks overleg met de facultaire Metis-beheerders 7
  8. 8. Projectplanning 8 Project initialisatie 4/2013-6/2013 Installatie 6/2013-7/2013 Sync en import 7/2013-2/2014 Output services 11/2013-3/2014 Productie, voorlichting, organisatie 3/2014 Go live, afbouwen en einde project 4/2014
  9. 9. Synchronisatie organisatie- en personeelsdata 9
  10. 10. Organisatie- en personeelsdata 10 PGPRD = Oracle tabellen van waaruit enkele applicaties geprovisioned worden
  11. 11. Sync van organisatiedata • Via views (volgens format Atira) • Selectie • Organisatieonderdelen waar WP aan verbonden is • Uitdagingen • Goede mapping Metis - SAP-HR • Uit de pas lopen van organogram SAP-HR en Metis • Naamswijzigingen in SAP-HR • Historie van organisatie 11
  12. 12. Sync van personeelsdata – selectie • Uit SAP-HR: • Alle WP in loondienst • Subgroepen van WP niet in loondienst, bijv. • Externe en beurspromovendi, emeriti, bijzonder en onbezoldigd hoogleraren, gastonderzoekers • Uit Metis/oud P-bestand: • WP-ers die niet in SAP-HR zitten, bijvoorbeeld • Oud-werknemers, externe en beurspromovendi • Combi – niet gedaan, moet handmatig 12
  13. 13. Sync van personeelsdata – uitdagingen • Selectie – trial and error • Nieuwe PNIL subcodes in SAP-HR • WP-ers uitzendbureau • Gedetacheerde WP-ers • Universiteits-brede wijzigingen workflow HR • Externe en beurspromovendi • Nieuwe subcodes • Voorvoegsels – is Pure niet op ingericht • Voorkeursnamen – wel in Metis, niet altijd in SAP-HR 13
  14. 14. Legacy import 14
  15. 15. Soorten legacy import • Publicaties -> uit ARNO (repository) • Activiteiten -> uit Metis, via ARNO • Projecten -> uit Metis • Onderzoeksgroepen -> uit Metis  Niet ingelezen, moet handmatig • Weinig voorkomende activiteiten • Weinig voorkomende documenttypen 15
  16. 16. • Bronbestand is ARNO • Mapping en geen views • Uitdaging • Externe publicaties • Kon Pure nog niet mee omgaan (nu wel) • Juridische annotaties • Heeft Pure geen data model voor Legacy import – publicaties (1) 16
  17. 17. Legacy import – publicaties (2) • Uitdagingen (vervolg) • Overeenstemming met RUG over publicatiecategorieën SEP – allebei water bij de wijn • Correctie bronbestanden • Lege verplichte velden • Inconsequente invoer • Creatief gebruik van velden • Mapping 17
  18. 18. Legacy import – activiteiten • Via views (volgens format Atira) • Uitdagingen • Activity/event data model Pure uitgebreider dan Metis • Verplichte data ontbreekt • Mapping is extra lastig • Veel handmatige correcties • Veel activiteiten handmatig invoeren • Metis activiteiten nog niet in ARNO • Aanvullende conversie Metis -> ARNO 18
  19. 19. Legacy import – oz-groepen en projecten (1) • Analyse: oz-codes representeren in Metis • Departementen – uit SAP-HR via sync • Onderzoeksgroepen – legacy import vanuit Metis • Projecten – legacy import vanuit Metis 19
  20. 20. Legacy import – oz-groepen en projecten (2) • Hoeveelheid mapping werk • Eerst: lopende oz-groepen/projecten • Daarna: afgesloten oz-groepen/projecten • SAP-HR parents bepalen • Niet altijd consequent ingevoerd in Metis • Begin-/einddatum van oz-groepen niet in Metis • Bepaald o.b.v. beslisregels 20
  21. 21. In productie 21
  22. 22. Uitrol in de schools • Instructie en voorlichting • Handleiding, FAQ, website, nieuwsberichten gereed • Eerste show & tell sessie is projectactiviteit; daarna in de lijn • Invoeren na go live • Theologen – alle wp-ers gaan invoeren vanaf go live • Geesteswetenschappen – wp -ers bij twee van de drie departementen gaan zelf invoeren vanaf go live • Rechten – wp-ers gaan zelf invoeren vanaf oktober 2014 • Economen – early adopters mogen zelf invoeren, rest invoer gebeurt door secretaresses en studentassistenten • Gedragswetenschappen – invoer door de Pure coördinator 22
  23. 23. • Veel werk! • Niet ingelezen activiteiten en projecten invoeren • Records corrigeren • Duplicates mergen  Dagelijkse stand-up meetings Activiteiten tussen in productie en go live 23
  24. 24. Andere zaken 24
  25. 25. Output services en rapportages • Output services • OAI-PMH output voor WorldCat • DIDL-MODS (NL-DIDL) voor NARCIS (samen met RUG) • Pure web services voor • Publicatielijsten op TiU’s website • RSS • Rapportages • Rapportdefinities voor SEP en andere rapportages • Workaround voor input FTE – SharePoint en Excel 25
  26. 26. Toekomst – vervolgproject(en) • Eerste prioriteit • Organisatie synchronisatie verbeteren • Advanced portal en biblimetrics module implementeren • Nog meer WP-ers gaan invoer zelf doen • Eventueel • Press clippings door TiU communicatieteam • Door Atira te ontwikkelen • SEP module • Graduate module • Goede oplossing voor input FTE • Documenttype voor juridische annotaties 26
  27. 27. Atira en Pure 27
  28. 28. Atira – het bedrijf en de implementatie • Veel ervaring – 100+ eerdere implementaties • Implementatieproject zeer goed georganiseerd • Start-up workshop • Views en handleidingen via wiki • JIRA voor issues • Duidelijke error logs • Iteratieve methode (maar botst soms met Prince 2 methode) • Prettige samenwerking • Vaste projectmanager en IT-er • Tweewekelijks overleg • Snelle reactie • Eerlijk 28
  29. 29. Pluspunten • Zeer gebruikersvriendelijk • Goede faciliteiten voor data beheer • Workflow • Extra modules, bijvoorbeeld voor metrics • Applicatiebeheer uit te besteden • Goedkoper dan Metis voor Tilburg als kleine universiteit Minpunten • Vergt zware dedicated machine • Gaat niet efficiënt om met database • Geen faciliteiten voor input FTE • Customizen reports (SEP) nog niet mogelijk Pure – het systeem 29
  30. 30. Metis • Nationaal • Ouderwetse Windows interface • Geen makkelijke invoer Pure • Internationaal • Moderne web interface • Eenvoudige invoer d.m.v. • Automatisch aanvullen van ingevoerde tekst • Titels ontlenen aan en profielen in WoS, PubMed, etc. • Identificeren van dubbele titels • Inlezen van RIS/TeX files Verschillen Metis en Pure (1) 30
  31. 31. Metis • Geen check copyright fulltext in SHERPA/RoMEO • Geen externe publicaties • Geen web services • Geen portal • Standaard publicatielijsten uit de TiU repository • Faciliteiten input FTE • Uitbesteden beheer duur • Kostenverdeelmodel ongunstig voor kleine universiteit Pure • Wel check copyright fulltext in SHERPA/RoMEO • Wel externe publicaties • Wel web services • Wel portal • Maatwerk publicatielijsten rechtstreeks uit Pure • Geen faciliteiten input FTE • Uitbesteden beheer betaalbaar • Jaarlijkse kosten zijn lager Verschillen Metis en Pure (2) 31
  32. 32. Leerpunten 32
  33. 33. Leerpunten (1) • Standard portal is ECHT standaard • Planning in offerte Atira is te optimistisch • Verkeerd gecalculeerde aantal users leidt tot hogere structurele kosten • Volg de hardware-eisen van Atira • Goede HR planning in project loont • Goede afbakening scope loont • Maak bewuste keuze tussen een zorgvuldige analyse en trial and error (iteratieve methode Atira) 33
  34. 34. Leerpunten (2) • Corrigeer bronbestanden vóór legacy import • Test systematisch. Testers hebben sturing nodig • Groepsgewijs bespreken openstaande issues kost tijd, maar werkt • Voer geen last minute wijzigingen door in mapping/sync/import • Accepteer werk na go live • Trek samen op met andere Nederlandse Pure universiteiten 34
  35. 35. Jola Prinsen Project manager Tilburg University Library & IT Services jola.prinsen@tilburguniversity.edu Vragen? Meer informatie? 35

×