Conceitos básicos de Gerenciamento de Projetos de uma maneira simples

1. Aprenda, compreenda, lembre e aplique
conceitos importantes de gestão de
projetos de forma simples.
Gerenciamento de
Projetos

2.  Conceitos básicos de Gerenciamento de Projetos
 Importância do gerenciamento do projeto
 10 áreas do conhecimento
 Aplicação de gestão de projetos na minha função
 Gestão do tempo
Do que iremos falar:

3. Antes de começarmos....
O que é projetos para você?

4. Projeto?
“Um projeto é um esforço
temporário, com um inicio e um
fim definido que visa criar um produto,
serviço ou resultado exclusivo.
O que é

5. Projetos x Operações
Temporário
Único
Contínuo
Repetitivo

6. Tipos de projeto

7. Gestão
“É a aplicação de conhecimento, habilidade,
ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim
de atender às suas demandas, sendo realizado por meio da
integração dos seguintes processos: iniciação,
planejamento, Execução, monitoramento e
controle, e encerramento.”
de projetos?
O que é
Fonte: (PMI 2008)

8. O guia Project Management Body of Knowledge,
também conhecido como PMBOK é um livro que
apresenta um conjunto de práticas em gestão de
projectos ou gerenciamento de projetos publicado pelo
Project Management Institute e constitui a base do
conhecimento em gerenciamento de projetos do PMI

9. Por que gestão de projetos
é importante?

10. Por que Gestão de projetos é
importante?
 Diminuir os estouros de orçamento
 Controlar o Escopo do projeto
 Aumentar a taxa de sucesso dos projetos
 Alinhar a comunicação com todos os stakeholders

12. Ciclo de vida do Projeto
Monitoramento e Controle

13. Ciclo de vida do Projeto
Iniciação/ Implantação
Processo que formaliza a existência do projeto para a organização, define seus
objetivos, suas principais entregas, nomeia o gerente do projeto e a
equipe de suporte e inicia o processo de implantação.
O que é feito?
- Estudo do Edital
- Levantamento de Requisitos
- Sensibilização
- Equipe de apoio definida

14. Ciclo de vida do Projeto
Planejamento
Processo que determinará o que deve
ser feito, por quem será feito,
quanto custará, e como deve
ser feito de um modo mais detalhado
O que é feito?
- Desenvolvimento do plano de custos
- Desenvolvimento do cronograma/ EAP
- Plano do Projeto
- Formação da equipe contratada

15. Ciclo de vida do Projeto
Execução/ Operação
É o Desenvolvimento das atividades previstas no planejamento,
é a transformação dos planos em entregas para atingir os
objetivos definidos na implantação
O que é Feito?
- Realização do cronograma
- Aquisições para a execução do projeto
- Aplicação de solução
- Sessão de risco

16. Ciclo de vida do Projeto
Monitoramento e Controle
É a conferencia dos resultadosda execução com relação ao
planejamento. É também onde se observa se na execução há
possíveis problemas e desviosque possam influenciar os
resultadosdo projeto
O que é feito?
- Relatórios
- Reunião de acompanhamento
- Acompanhamento in loco
- Gestão de mudanças

17. Ciclo de vida do Projeto
Encerramento
Processo que formalizao encerramento do projeto ou da
fase do projeto. Pode ser pelo fimdo contrato ou por
cancelamentoseja pelo cliente ou pela empresa
O que é feito?
- Desmobilização
- Encerramento formal do projeto
- Lições aprendidas

18. Portfolio, Programa, Projeto

19. Áreas do conhecimento
Integração Comunicação
Risco
Aquisição
Recursos
Humanos
Qualidade
EscopoCusto
Stakeholders Tempo

20. Gerenciamento do Escopo
Escopo refere-se ao trabalho que deve ser
realizado para entregar um produto, serviço
ou resultado com as características e
funções especificas.
O processo de gerenciamento do Escopo
contempla a Coleta de
requisitos, definição do
escopo, criação da EAP,
verificação e controle do
Escopo.
Tudo que esta fora do escopo e é executado
é chamado Goldplating.
“É a garantia de que o
projeto contemple apenas
o trabalho necessário
para atingir os objetivos e
terminar o projeto com
sucesso.”

21. Iniciação
Monitoramento e Controle
OperaçãoPlanejamento Encerramento
Definir o Escopo
Criar a EAP
Desenvolver relatório
de Resultados
Controle de mudanças escopo
Reunião de alinhamento
Gerenciamento do Escopo
Desenvolver Relatório de
avanço
Coletar requisitos
Controlar Escopo
Validar Escopo

22. O que é EAP?
“Estrutura Analítica de Projetos (EAP), é uma ferramenta de decomposição do
trabalho do projeto em partes manejáveis. É estruturada em
níveis orientada às entregas(deliverables) que precisam ser
feitas para completar um projeto.
A EAP serve como base para a maior parte do planejamento de projeto.
A EAP não deve ser criada apenas pelo GP, e sim por outros membros da
equipe que conheçam bem o produto.”

24. EAP
Os componentes da EAP são divididos em 5 categorias:
Subprojeto
Fase
Pacote
Atividade
Marco

25. EAP
Os componentes da EAP são divididos em 5 categorias:
Subprojeto: São grandes entregas dentro de um
mesmo projeto. Quebrar um projeto grande em
subprojetos garante uma gestão mais eficaz!
 Fase
 Pacote
 Atividade
 Marco

26. EAP
Os componentes da EAP são divididos em 5 categorias:
 Subprojeto
Fase: A fase é a segunda divisão do projeto temos como boa
prática, um marco ao fim de toda fase. Ela pode ser divida
nas fases do Projeto, Iniciação, Planejamento, Monitoramento,
Execução, Encerramento, ou pacotes de fornecimento,
separação geográfica, escala de tempo ente outras.
 Pacote
 Atividade
 Marco

27. EAP
Os componentes da EAP são divididos em 5 categorias:
 Subprojeto
 Fase
Pacote: É as entregas do projeto, sempre deve ser
escrita no substantivo, Ex. Formação
Educadores, Site, Portfolio Impresso...
 Atividade
 Marco

28. EAP
Os componentes da EAP são divididos em 5 categorias:
 Subprojeto
 Fase
 Pacote
Atividade: É o nível mais baixo da EAP, é nele onde
evidenciaremos as açõesa serem feitas para alcançar as
entregas definidas na atividade. É sempre escrito como verbo e
deve ser estar lincado com um “pai”. Para uma entrega-pai
ser concluída, obrigatoriamente todas as tarefas filho devem ter
sido concluídas.
 Marco

29. EAP
Os componentes da EAP são divididos em 5 categorias:
 Subprojeto
 Fase
 Pacote
 Atividade
Marco: São atividades especiais do cronograma
com duração zero, é um ponto de passagem de fase
ou avanço no projeto, é também um importante
ponto de verificação/avaliação.

30. 10 Mandamentos da EAP
I- Cobiçarás a EAP do Próximo
II – Explicitarás todas as entregas,
inclusive as necessárias ao
Gerenciamento
III – Não usaras os nomes em vão
IV – Guardarás a descrição dos pacotes
de trabalho no dicionário da EAP
V – Decomporás ate o nível de detalhe
(pacote de trabalho) que permita o
planejamento e controle necessário
para a entrega da fase
VI – Não decomporás em demasia, de
forma que o custo/tempo de
planejamento e controle não traga o
beneficio correspondente
VII – Honrarás o Pai
VIII – Decomporás de forma que a soma
das entregas dos componentes filho
correspondam à entrega do elemento pai
IX Não decomporás em somente uma
entrega
X – Não repetirás o mesmo elemento
como componente de mais de uma
entrega
Fonte: Xavier (2009)

31. Gerenciamento do Tempo
O gerenciamento do tempo visa
definir e sequenciar as
atividades, Estimar
recursos e duração,
desenvolver e controlar
cronograma.
o andamento das execuções das
atividades no cronograma, é uma
atividade que tem o envolvimento de
todos os membros da equipe do
projeto.
Todo o membro da equipe do projeto é
responsávelpor sinalizar o
avanço do cronograma nas atividades
que são de sua responsabilidade.
“São os processos que vão
garantir que o projeto
seja executado e entregue
no prazo planejado.”

32. Iniciação
Monitoramento e Controle
OperaçãoPlanejamento Encerramento
Definir Atividades
Desenvolver Plano
de trabalho
Realizar Atividades Encerrar Cronograma
Desenvolver relatório
de Resultados
Registrar avanço
Inserir Questão
Reunião de alinhamento
Gerenciamento do Tempo
Sequenciar
Atividades
Desenvolver
Cronograma
Controlar
Cronograma

33. Sequenciar atividades
Criando Dependências:
Temos 3 tipos de dependências:
 Obrigatórias: hard-logic, impreterivelmente uma coisa tem
que acontecer antes da outra.
 Arbitrarias
 Externas
Parede construída
Parede pintada

34. Sequenciar atividades
Criando Dependências:
Temos 3 tipos de dependências:
 Obrigatórias
 Arbitrarias: São com base nas melhores praticas de
mercado, ou na facilidade para a execução da equipe do
projeto
 Externas
Site
Revista Eletrônica

35. Sequenciar atividades
Criando Dependências:
Temos 3 tipos de dependências:
 Obrigatórias
 Arbitrarias
 Externas: São aquelas que envolvem relações de dependência
entre atividades dentro e fora do controle do projeto.
Oficio Cliente
Inicio do atendimento

36. Sequenciar atividades

37. Caminho Critico
É o trajeto com menor folga, isto é, o caminho com
maior numero de atividades interligadas, este deve
ser sempre seu foco, pois o atraso de uma atividade esta
diretamente relacionado ao atraso de um conjunto de outras.

38. Gestão do tempo
Como faço para gerenciarminhas atividades no projeto?
 Registro de atividades no cronograma
 Desenvolvimento de plano de ação (questão)
 Reunião de acompanhamento
 Diário de atividades

39. Gerenciamento de Custos
O gerenciamento de custos
contempla planejar,
estimar, monitorar e
controlar os custos
do projeto utilizando
metodologia e técnicas que
devem ser definidas
claramente para toda a
equipe do projeto.
“É composto por 3 etapas:
A estimativa do custo do
projeto, a confecção do
orçamento e o controle do
projeto e correções.”

40. Iniciação
Monitoramento e Controle
OperaçãoPlanejamento Encerramento
Estimar custo
Desenvolver Plano
de trabalho
Realizar Atividades Desenvolver relatório
Controlar os custos
Desenvolver Relatório de
avanço
Gerenciamento do Custo
Desenvolver plano
orçamentário

41. Gerenciamento da Qualidade
Inclui os processo e as atividades da
organização que determinam as
politicas, objetivos e as
responsabilidades de modo
que o projeto satisfaça às necessidades
para as quais foi empreendido.
O Gerenciamento da qualidade
contempla o planejamento, a
Realização da garantia e o
controle da qualidade.
“Qualidade é a medida
pela qual o projeto
preenche aquilo que foi
requerido pelo cliente.”
Confuso??

42. Escopo
CustoTempo
Gerenciamento da Qualidade

43. Iniciação
Monitoramento e Controle
OperaçãoPlanejamento Encerramento
Desenvolver Plano
de qualidade
Realizar panorama
do projeto
Desenvolver relatório
de Resultados
Desenvolver Relatório de Avanço
Auditoria de processos
Reunião de alinhamento
Gerenciamento da qualidade
Realizar garantia da
qualidade
Controlar a qualidade

44. Gerenciamento de Recursos
Humanos
O Gerenciamento de Recursos
Humanos do projeto inclui os processos
que organizam e gerenciam a
equipe do projeto.
A equipe do projeto consiste nas
pessoas com papeis e
responsabilidades para a conclusão do
projeto, este processo consiste em:
desenvolver o plano
de recursos humanos,
mobilizar, desenvolver
e gerenciar a equipe
do projeto
“O envolvimento e a
participação dos membros
da equipe desde o inicio
agrega seus
conhecimentos durante o
processo de planejamento
e fortalece o compromisso
com o projeto.”

45. Iniciação
Monitoramento e Controle
OperaçãoPlanejamento Encerramento
Definir Equipe do
projeto
Formação inicial da
Equipe local
Formação continua
da Equipe local
Reunião de alinhamento in loco
Gerenciamento do Recursos
Humanos
Desmobilização da
equipe local
Desenvolver equipe
Gerenciar equipe
Planejar o
gerenciamento RH

46. Gerenciamento de Stakeholders
O gerenciamento de stakeholders tem por
objetivo identificar e gerenciar todos os
envolvidos no projeto com poder de
influenciar as ações.
Os processos incluem a
Identificação das partes
interessadas,
Planejamento,
gerenciamento e
controle do envolvimento dos
stakeholders no projeto de modo garantir o
alinhamento de expectativas e comunicação.
“Stakeholder é
qualquer pessoa ou
organização que tenha
interesse ou seja
afetado pelo projeto da
empresa”

47. Iniciação
Monitoramento e Controle
OperaçãoPlanejamento Encerramento
Identificar os
stakeholders
Planejar Ger. dos
Stakeholders
Gerenciar
Stakeholders
Controlar
stakeholders
Reunião de alinhamento
Gerenciamento do Stakeholders

48. Gerenciamento da Comunicação
Inclui os processos necessários para
assegurarque as informações
do projeto sejam geradas, coletas,
distribuídas, armazenadas,
recuperadas e organizadas de
maneira apropriada.
Podendo ser:
Interna/Externa
Formal/Informal
Vertical/Horizontal
Oficial/Não Oficial
Escrita/Oral
Verbal/Não verbal
“Uma comunicação eficaz
cria uma ponte entre os
diversos stakeholders no
projetos, conectando vários
ambientes culturais e
organizacionais, diferentes
níveis de conhecimento e
diversas perspectivas e
interesses na execução ou
no resultado do projeto”

49. Iniciação
Monitoramento e Controle
OperaçãoPlanejamento Encerramento
Plano de
comunicação
Gerenciar
comunicação
Registros (ATA, diário
de bordo...)
Reunião de alinhamento
Gerenciamento da comunicação

50.  Informar os evolvidos suas
atividades
 Arquivar documentação
gerada no lugar adequado
 Mantenha um canal de
comunicação aberto
 Certifique-se que a
mensagem foi
compreendida
Como garantir uma comunicação eficaz?

51. Gerenciamento de Risco
O risco é qualquer
evento incerto ou
condição que possa
afetar o seu projeto, seja
de modo positivo ou
negativo.
O risco do projeto é
sempre no futuro, e
quando ocorrem são
considerados incidências.
“Nem todos os riscos
são negativos, alguns
eventos ou condições
podem ajudar o
projeto, quando isso
ocorre chamamos de
risco da
OPORTUNIDADE”

52. Iniciação
Monitoramento e Controle
OperaçãoPlanejamento Encerramento
Identificação de
riscos iniciais
Sessão de Risco
Acompanhamento de
plano de resposta ao risco
Gerenciamento de Risco

53. Gerenciamento de Aquisição
O Gerenciamento de
Aquisições do Projeto é
responsável por cuidar
das compras e
aquisições de produtos,
serviços ou resultados
necessários para a
realização do trabalho.
Inclui os processos de:
Planejar, conduzir
administrar e
encerrar as
aquisições.
“Inclui tanto o processo
de compra quanto a
administração dos
contratos ”

54. Iniciação
Monitoramento e Controle
OperaçãoPlanejamento Encerramento
Plano de Aquisições Conduzir aquisições
Controlar aquisições
Gerenciamento da Aquisição
Encerrar Aquisições

55. Gerenciamento da Integração
“É a junção de todas as
demais áreas do
conhecimento.”
O Gerenciamento da integração do projeto
inclui os processos e as atividades
necessárias para identificar,
definir, combinar, unificar
e coordenar os vários processos e
atividades
Inclui características de unificação,
consolidação, articulação e ações
integradoras que são essenciais
para o término do projeto, gerenciar com
sucesso as expectativas das partes
interessadas e atender aos requisitos.

56. Iniciação
Monitoramento e Controle
OperaçãoPlanejamento Encerramento
Desenvolver Plano
do Projeto
Dirigir e o orientar o
trabalho do Projeto
Encerrar Projeto
Desenvolver relatório
de Resultados
Reunião de alinhamento
Gerenciamento da integração
Desenvolver termo de
abertura
Realizar kickoff
Lições aprendidas
Controle integrado de
mudanças

57. Em resumo....
Os grupos de processos e as áreas de conhecimento, são a chave
para que todo o projeto aconteça com o mínimo de problemas
possível.
Monitoramento e Controle

58. 7 passos para gerenciamento do
projeto
 Definição de um projeto
 Planejamento do escopo
 Planejamento do cronograma
 Planejamento dos Recursos Humanos, Aquisições e Custos
 Planejamento da Comunicação e dos Riscos
 Execução, Monitoração e Controle do Projeto
 Encerramento do Projeto

59.  Produziu todas as entregas planejadas
 Foi contemplado dentro do cronograma aprovado
 Foi executado dentro do orçamento aprovado
 Foi entregue de acordo com todas as especificações funcionais, de
performance e de qualidade
 Alcançou todas as suas metas, objetivos e propósitos
 Atingiu todas as expectativas das partes interessadas
O que é um projeto bem sucedido?

60. Por que tudo isso é tão
importante?

61. Tente adivinhar o que é essa imagem....

62. Tente adivinhar o que é essa imagem....

63. “Equipes de projetos precisam agir em um
conjunto harmonioso, apesar de suas diferente
funções”

64. Equipe de projetos
 Seja confiável
 Mantenha o seu gerente de projetos informado
sobre seu progresso
 Seja flexível e disposto a mudar
 Compartilhe informações e recursos com a sua
equipe
 Respeite os estilos de trabalho de outras pessoas
 Seja positivo