Manual Planes De Emergencis

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Manual Planes De Emergencis

  1. 1. Manual para la elaboración de planes empresariales de emergencia y contingencias y su integración con el Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres
  2. 2. REPUBLICA DE COLOMBIA ALVARO URIBE VELEZ Presidente de la República FERNANDO LONDOÑO HOYOS Ministro del Interior y de Justicia JUAN CARLOS VIVES MENOTTI Viceministro del Interior HONORIO MIGUEL HENRIQUEZ PINEDO Secretario General EDUARDO JOSE GONZALEZ ANGULO Director de Prevención y Atención de Desastres RENAN ALFONSO ROJAS GUTIERREZ Presidente Ejecutivo Consejo Colombiano de Seguridad EQUIPO DE TRABAJO ADRIANA CUEVAS MARIN Dirección de Prevención y Atención de Desastres SONIA HELENA ALVAREZ TORRES Consejo Colombiano de Seguridad YAZMIN ROCIO QUIROGA ARIZA Consejo Colombiano de Seguridad JORGE ENRIQUE BEJARANO JIMENEZ Consejo colombiano de Seguridad DISEÑO Y DIAGRAMACION Adriana García Cruz ILUSTRACION Antonio Javier Caparó PREPRENSA Fotograbado Cárdenas IMPRESION Colgrafics Ltda. Primera Edición Junio de 2003
  3. 3. 3) Presentación Director DGPAD Las ciudades son el escenario de la vida cotidiana de milla- res de personas y los espacios donde se desarrolla con espe- cial énfasis la vida empresarial e industrial y con ésta, la transformación de materia prima y de recursos naturales en productos de consumo masivo, mediante el empleo de cada vez nuevas y mejores tecnologías. Esta convivencia entre el ser humano, la naturaleza y la tec- nología, genera relaciones y dependencias recíprocas que obligan a concebir un manejo integral basado en los princi- pios de la organización y la planeación, de tal manera que redunde en calidad de vida, conservación del ambiente y seguridad ciudadana como derecho. En este sentido, cobra importancia la identificación de amenazas de origen humano o natural, asocia- das a estos tres sistemas (hombre, ambiente y tec- nología) y que signifiquen peligros potenciales de desequilibrio en los balances sociales y económi- cos frente a la probable ocurrencia de un desas- tre, así como la gestión de riesgos con énfasis en la planeación prospectiva, la búsqueda de alternativas preventivas y los planes de con- tingencia para el manejo de crisis, análisis que deben profundizar en la identificación de prioridades de intervención. Justamente, como un instrumento para fa- cilitar la responsabilidad del sector empresa-
  4. 4. 4) rial en el desarrollo de políticas, planes y pro- Este Manual pretende entonces servir de gramas que permitan reducir el grado de vul- orientación y guía de actuación empresarial nerabilidad a fin de asimilar o superar even- para la gestión del riesgo y desde luego re- tos que se puedan generar en su interior, o quiere de su adaptación y desarrollo, acor- fenómenos externos que afecten sus expec- de con los objetivos propios de cada empre- tativas, objetivos y metas, la Dirección Ge- sa, así como de la voluntad y la conciencia neral para la Prevención y Atención de De- de quienes tienen como propósito el buen sastres en convenio con el Consejo Colom- funcionamiento de las mismas. biano de Seguridad ponen a disposición este Manual para la Elaboración de Planes Em- Estamos seguros de que la puesta en marcha presariales de Emergencia y Contingencias, empresarial y sectorial de este componente de aplicación inmediata, pues se fundamen- de la gestión del riesgo redundará en benefi- ta ante todo en las condiciones reales y ac- cio de la seguridad de la fuerza laboral, de la tuales de cada empresa. productividad, de la población y del país. EDUARDO JOSÉ GONZÁLEZ ANGULO Director General Dirección General para la Prevención y Atención de Desastres Ministerio del Interior y de Justicia
  5. 5. 5) Presentación Presidente CCS La vida moderna nos permite contar con desarrollos que nos brindan confort y mejor nivel de vida, sin embargo su fabricación conlleva una variada gama de riesgos, además de los que ya forman parte de la cotidianidad. En las activi- dades industriales que nos permiten beneficiarnos de esas comodidades de la vida moderna, siempre encontraremos riesgos que podemos considerar inherentes a los procesos empresariales, y que requieren de la atención de quienes dirigen la actividad empresarial; para controlarlos, para minimizarlos o para prepararse a enfrentarlos, lo fundamen- tal es que el sector empresarial sea consciente de sus ries- gos, y tome las medidas pertinentes, necesarias y adecua- das para su control. Derivados de tales riesgos, las actividades productivas tie- nen la posibilidad de enfrentarse a situaciones adversas, como por ejemplo: incendios, explosiones, fugas de sustan- cias nocivas, sismos, inundaciones, vendavales, atentados terroristas, y en fin, muchas otras circunstancias que ameritan que la empresa esté preparada para controlar es- tas situaciones de una manera eficaz. El presente Manual para la Elaboración de Planes Empresa- riales de Emergencia y Contingencias busca ofrecer concep- tos y guías fundamentales para la conformación de los pla- nes de emergencia y contingencias que toda empresa, por pequeña o grande que sea, debe poseer para hacer frente a cualquier evento que pueda ella generar o que le pueda afectar.
  6. 6. 6) Este manual es el producto de la recopila- te para que los integre con los planes loca- ción de conceptos técnicos, experiencias na- les de su municipio o localidad, de forma cionales e internacionales sobre el tema, y está que la sinergia que tal proceso genera, enri- estructurado de tal forma que su empresa quezca al empresario y al comité local, pen- avance de lo particular a lo general, para fi- sando siempre en el objetivo de la eficaz nalmente obtener planes de emergencia ade- protección de la población tanto trabajado- cuados en el municipio o ciudad en donde se ra como de la localidad. Por ello igualmente encuentra su actividad empresarial. se promueve la adopción de la metodología APELL desarrollada por la agencia de Nacio- Seguramente hay abundante literatura téc- nes Unidas para el Medio Ambiente, para nica sobre el tema, pero lo que la DIREC- facilitar la integración de los planes empre- CIÓN GENERAL DE PREVENCIÓN Y ATENCIÓN sariales con los de las comunidades. DE DESASTRES ha querido, con la participa- ción del CONSEJO COLOMBIANO DE SEGU- Bienvenido a este interesante proceso que RIDAD, es ofrecer una guía sencilla y prácti- sin lugar a duda se traducirá en una de las ca al empresariado colombiano para que en herramientas más valiosas de su compa- primer término establezca sus planes inter- ñía para hacer frente a situaciones de emer- nos de emergencia, pero fundamentalmen- gencia. RENÁN ALFONSO ROJAS GUTIÉRREZ Presidente Ejecutivo Consejo Colombiano de Seguridad
  7. 7. 7) Indice Presentación Director DGPAD 3 Presentación Presidente CCS 5 Introducción 9 Justificación 10 Alcance 11 Dirigido a 11 1 Marco legal y normativo sobre planes para emergencia y contingencias 12 2 Planes empresariales de emergencia y contingencias y su integración con el SNPAD 16 2.1 Construcción del Plan Empresarial de Emergencia y Contingencias 17 2.1.1 Realización de análisis de riesgos 18 2.1.1.1 Identificación y caracterización de los peligros y las amenazas 18 2.1.1.2 Análisis de vulnerabilidad por amenaza 19 2.1.1.3 Evaluación del riesgo 28 2.1.1.4 Definición de los escenarios de riesgo 29 2.1.2 Organización de la empresa para la prevención y atención de emergencias y contingencias 30 2.1.2.1 Modelo de funciones asignadas a quienes conforman el esquema organizacional 33 2.1.2.2 Estrategias de implementación del Plan 37 2.1.3 Revisión, evaluación y actualización del Plan de Emergencia y Contingencias 38 3 Planes de ayuda mutua 40 3.1 Estructura orgánica del Plan 41 3.1.1 Consejo Directivo 41 3.1.2 Consejo Técnico 42 3.1.3 Comité de Comunicaciones 42 3.1.4 Comité de Relaciones Públicas 43
  8. 8. 8) 3.1.5 Comité de Evacuación 44 3.1.6 Comité de Apoyo Logístico 44 3.2 Estructura operativa del Plan 45 3.2.1 Esquema operativo para atención de emergencias 45 3.3 Notas importantes 47 4 Plan empresarial de emergencia y contingencias y su integración con las estrategias del SNPAD 48 4.1 Integración del Plan Empresarial de Emergencia y Contingencias con el Plan Local de Emergencias del Municipio 51 Anexo 1 Listado de elementos básicos de dotación para el Botiquín de primeros auxilios 60 Anexo 2 Listado de equipos básicos para el control de derrames 61 Anexo 3 Hoja de datos de seguridad (ejemplo) 62 Anexo 4 Procedimiento de inventario y mantenimiento de equipos utilizados para el control de contingencias 67 Anexo 5 Directorio telefónico de emergencia 69 Anexo 6 Modelo de política de Seguridad y Salud Ocupacional 72 Anexo 7 Esquema General del plan de contingencias en caso de incendio (ejemplo) 73 Anexo 8 Programa básico de capacitación 75 Anexo 9 Lista de chequeo para auditoría plan de emergencia y contingencias 77 Anexo 10 Guía para establecer el guión del simulacro 80 Anexo 11 Folleto Proceso Apell Barranquilla 82 Glosario 83 Listado de siglas 85 Bibliografía 86
  9. 9. 9) Introducción La palabra emergencia evo- disciplinas, gobiernos, estra- para la Prevención y Atención ca eventos caracterizados por tegias, recursos técnicos y de Desastres (DGPAD) como las pérdidas de vidas huma- por supuesto el talento hu- un aporte al sector empresa- nas, impactos ambientales mano, para prevenir y con- rial de nuestro país buscando negativos y daños materiales, trolar aquellos eventos que facilitar la gestión desarrolla- tales eventos están asociados puedan catalogarse como da en el tema de preparación a hechos como incendios, ex- emergencias en una organi- para emergencias y fortalecer plosiones, derrames, fugas de zación. la integración de éstos con la gases tóxicos y otro tipo de estructura gubernamental situaciones que en ocasiones El desarrollo tecnológico de existente para la prevención y han cambiado la historia de las últimas décadas ha forta- atención de desastres en Co- la humanidad. lecido los programas de pre- lombia. Igualmente responde paración para emergencia y a los lineamientos dados por Frente a la imposibilidad de contingencias, la aparición de organizaciones de reconoci- eliminar por completo la mecanismos que facilitan y miento internacional que han probabilidad de ocurrencia optimizan los procesos de de- establecido procesos claros de de una situación de emer- tección y control de situacio- funcionamiento en prevención gencia, se ha evidenciado la nes anormales como un y respuesta a situaciones de cri- necesidad de establecer un conato de incendio, la con- sis como es el caso del Proceso proceso que permita contra- centración nociva de un gas, APELL (Awareness and rrestar y minimizar las con- un derrame, entre otros, ha- Preparedness for Emergencies secuencias adversas que se cen que las consecuencias de at the Local Level) “Concien- presentan en una situación estos eventos sean menores tización y Preparación para de crisis. Este proceso es co- ya que se agilizan los proce- Emergencias a Nivel Local” del nocido en las organizaciones sos de detección de las fallas Programa de las Naciones Uni- como “plan de preparación que los ocasionan. das para el Medio Ambiente para emergencia y contin- (PNUMA) y otros de la Organi- gencias” entendiéndose Este documento es presenta- zación Internacional de Traba- como la sumatoria de fuer- do por el Gobierno Nacional a jo (OIT) y la National Fire zas aportadas por diferentes través de la Dirección General Protection Association (NFPA).
  10. 10. 10) 10) Justificación No obstante las graves con- vidas humanas e impactos secuencias que día a día de- ambientales negativos, sin jan los siniestros que ocurren olvidar los daños que pueden en todas partes del mundo y ocasionar como pérdidas en que son originados por di- producción, el deterioro de la versidad de causas, algunas imagen de la organización, de ellas inevitables como los los días no trabajados e in- eventos de origen natural, si- cluso los posibles conflictos gue siendo evidente la defi- legales que con el tiempo ciente organización para puede afrontar la empresa prevenir y atender estas si- por ser ella la responsable de tuaciones de crisis. En algu- la situación ocurrida. nas ocasiones la falta de re- cursos económicos, el poco Además de las medidas de interés por parte de los go- prevención, que controlan la biernos en este tema e inclu- generación de los accidentes so la poca motivación o des- tecnológicos se deben tener conocimiento de quienes a previstas las medidas de res- nivel privado tienen la res- puesta ante una contingen- ponsabilidad de liderar este cia de este tipo para dismi- tema o de ejecutarlo hace nuir la gravedad de sus con- que se constituya en una secuencias. El conjunto de ac- cuestión poco importante, tuaciones a desplegar es el pero su necesidad sigue sien- plan de emergencia y contin- do inminente. gencias, el cual debe estar di- señado de antemano, pues- Las emergencias de origen to en conocimiento de todas tecnológico, es decir aquellas las entidades y personas que que se asocian a los procesos intervienen en él y practica- industriales de una empresa, do periódicamente. se han caracterizado por las nefastas consecuencias que se presentan en términos de
  11. 11. 11) Acorde con lo anterior, este nidad que les rodea. Este do- manual contribuye con el sec- cumento se constituye en una tor empresarial en el desarro- guía de fácil aplicación con llo de sus planes de emergen- la cual se espera que se “pue- cia y contingencias de tal for- da estar preparado para ma que ellos estén coordina- algo que probablemente dos con las entidades locales nunca le va a suceder y no para la prevención y atención que suceda algo para lo Dirigido a de desastres y con la comu- cual no sé esta preparado”. El presente manual está diri- gido a los empresarios, que en el desarrollo de sus activida- des pueden enfrentar situacio- nes de emergencia, que afec- ten a sus empleados, a la co- Alcance munidad que le rodea, al am- biente o a la estructura finan- Este manual es una herra- en general, pues para ello el ciera de la organización. mienta para facilitar la ges- Ministerio del Interior y la Di- tión de los empresarios en la rección General Para La Pre- De igual forma este manual elaboración de sus planes de vención y Atención de Desas- involucra a las entidades del emergencia y contingencias, tres (DGPAD) ha establecido Sistema Nacional para la Pre- a la vez presenta una estra- las directrices a través del vención y Atención de Desas- tegia para que estos planes Decreto 321 del 17 de febre- tres, SNPAD, como Bomberos, sean compatibles y puedan ro de 1999 mediante el cual Cruz Roja, Defensa Civil, Poli- integrarse fácilmente con la se adopta el “Plan Nacional cía Nacional, Centro de Infor- organización de la ciudad o de Contingencia contra el mación de Seguridad sobre municipio en donde se en- Derrame de Hidrocarburos, Productos Químicos, CISPRO- cuentra ubicada la organiza- Derivados y Sustancias Noci- QUIM®, y demás participan- ción. vas en Aguas Marinas, Fluvia- tes de los Comités Regionales les y Lacustres” - PNC – y el y Locales para la Prevención y El tipo de situaciones con- Ministerio de Transporte a Atención de Desastres. templadas en este manual se través del Decreto 1609 del circunscriben a las ocurridas 31 de julio de 2002 por el en puntos fijos (producción, cual se reglamenta el “Mane- almacenamiento, reenvase) y jo y Transporte Terrestre de no tiene como alcance aque- Mercancías Peligrosas por llas presentadas durante el Carretera“, establece la apli- transporte terrestre de carga cación del mismo.
  12. 12. 12) 12) 1 Marco legal y normativo sobre planes para emergencia y contingencias Existe un amplio marco legal y normativo relacionado con los planes de emergencia y contingencias que de- ben ser elaborados, puestos a prueba y ajustados por quienes pueden generar o ser afectados por este tipo de situaciones. Para iniciar, es necesario mencionar la Ley 46 de noviem- bre 2 de 1988 por la cual se crea y organiza el Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desastres, SNPAD, direccionando la conformación de los planes de respuesta a emergencias y la integración de esfuerzos para prevenir y atender las situaciones de este tipo que se pueden traducir en desastres cuando no son atendidas a tiempo, en forma conjunta y organizada. Enseguida la Presidencia de la República emite el Decreto Legislativo 919 de mayo 1 de 1989 por el cual se organiza el Sistema Nacional para la Prevención y Atención de Desas- tres, el cual está constituido por entidades públicas y priva- das, las cuales elaboran planes, programas, proyectos y ac- ciones especificas, con el objeto de dar solución a los pro- blemas de seguridad de la población que se presenten en un entorno físico por la eventual ocurrencia de fenómenos naturales o antrópicos, además define las responsabilida- des y funciones de todos los organismos, integra los esfuer- zos de estas entidades y garantiza un manejo oportuno y eficiente de los recursos indispensables en la prevención y atención de situaciones de desastre o calamidad.
  13. 13. 13) En cuanto a la responsabili- berán tomar las medidas de dad de los empresarios, el ar- protección aplicables como tículo 8 del Decreto 919 es- resultado del análisis de vul- tablece que: nerabilidad.» «Todas las entidades públicas De igual forma este decreto o privadas encargadas de la estableció la conformación prestación de servicios públi- del Comité Técnico Nacional cos, que ejecuten obras civi- del cuál dependen varias Co- les de gran magnitud o que misiones Nacionales Aseso- desarrollen actividades in- ras de carácter técnico, para dustriales o de cualquier na- efecto del tema que se está turaleza que sean peligrosas tratando existe la Comisión o de alto riesgo, así como las Nacional Asesora de Riesgos que específicamente deter- Industriales y Tecnológicos la mine la Oficina Nacional cual está encargada de tra- para la Prevención y Aten- tar los temas relacionados ción de Desastres (hoy Direc- con estos riesgos, su objetivo ción General para la Preven- fundamental es apoyar e im- ción y Atención de Desastres pulsar programas, proyectos y - DGPAD), deberán realizar el actividades interinstitucio- análisis de vulnerabilidad, nales, relacionados con el que contemplen y determi- tema de los riesgos indus- nen la probabilidad de pre- triales y tecnológicos, con el sentación de desastres en sus fin de coordinar esfuerzos y áreas de jurisdicción o in- acciones en aras del cumpli- fluencia, o que puedan ocu- miento de las políticas del rrir con ocasión o a causa de Sistema Nacional Para la Pre- sus actividades, y las capaci- vención y Atención de Desas- dades y disponibilidades en tres. La Secretaría Técnica de todos los órdenes para aten- esta comisión la efectúa el derlos”. Consejo Colombiano de Se- guridad - CCS. Y adicionalmente el artículo 9 establece que: Posteriormente se emite el Decreto 93 del 13 de ene- «Todas las entidades a que ro de 1998 el cual adopta se refiere en el articulo 8, de- el Plan Nacional para la Pre-
  14. 14. 14) “Rama activa y de Control de las emergencias: Conforma- ción y organización de las vención y Atención de Desastres, tiene como objetivo “orien- brigadas de emergencia (Se- tar las acciones del Estado y de la sociedad civil para la pre- lección, capacitación, planes vención y mitigación de los riesgos, los preparativos para la de emergencia y evacua- atención y la recuperación en caso de desastre, contribu- ción), sistema de detección, yendo a reducir el riesgo y el desarrollo sostenible de las alarma comunicación, selec- comunidades vulnerables ante los eventos naturales y ción y distribución de equi- antrópicos”. Sus objetivos se extienden a: pos fijos o portátiles (manua- les o automáticos) inspeccio- La reducción de riesgos y prevención de desastres. nar señalización y manteni- La respuesta efectiva en caso de desastres. miento de los sistemas de La recuperación rápida de zonas afectadas. control”. Además de la legislación que refiere los temas de la orga- nización gubernamental para la Prevención y Atención de Desastres, los Ministerios de Trabajo y Seguridad So- cial y de Salud (hoy fusionados como Ministerio de la Protección Social) enmarcado en el Sistema General de Riesgos Profesionales (SGRP), definió a través de la Reso- lución 1016 de marzo 31 de 1989 que reglamenta la organización, funcionamiento y forma los Programas de Salud Ocupacional que deben desarrollar los patronos o empleadores en el país, y específicamente en el Artículo 11, numeral 18 menciona que los empresarios deben or- ganizar y desarrollar un plan de emergencias teniendo en cuenta las siguientes ramas: “Rama preventiva: Aplicación de las normas legales y téc- nicas sobre combustibles, equipos eléctricos, fuentes de calor y sustancias peligrosas propias de la actividad económica de la empresa”. “Rama pasiva o Estructural: Diseño construcción de edifica- ciones con materiales resistentes, vías de evacuación sufi- cientes y adecuadas para la evacuación, de acuerdo con los riesgos existentes y el número de trabajadores”.
  15. 15. 15) Avanzando un decenio de y Atención de Desastres de mientos, principios, faculta- años, el Ministerio del Interior una herramienta estratégica, des y organización estableci- emite el Decreto 321 de fe- operativa e informática que do en el PNC, deberán ser in- brero 17 de 1999 por el cual permita coordinar la preven- corporados en los planes de se adopta el Plan Nacional de ción, el control y el combate contingencia de todas las per- Contingencia contra Derra- por parte de los sectores pú- sonas naturales y jurídicas, mes de Hidrocarburos, Deri- blicos y privado nacional, de los públicas o privadas, que ex- vados y Sustancias Nocivas en efectos nocivos provenientes ploren, investiguen, exploten, aguas Marinas, Fluviales y de derrames de hidrocarburos, produzcan, almacenen, trans- Lacustres cuyo objetivo es derivados y sustancias nocivas porten, comercialicen o efec- “Servir de instrumento rec- en el territorio nacional, bus- túen cualquier manejo de tor del diseño y realización cando que estas emergencias hidrocarburos, derivados o de actividades dirigidas a se atiendan bajo criterios uni- sustancias nocivas, o que ten- prevenir, mitigar y corregir ficados y coordinados”. gan bajo su responsabilidad los daños que éstos puedan el control y prevención de los ocasionar, y dotar al Sistema El articulo 8 de este decreto derrames en aguas marinas, Nacional para la Prevención menciona que los “linea- fluviales o lacustres”.
  16. 16. 16) 16) Planes empresariales 2 de emergencia y contingencias y su integración con el SNPAD Estrategias para la implementación: Apell Documento Plan Plan Local de Emergencia de Emergencias Principios y Contingencias. del municipio Corporativos o de EMPRESA Planteamiento y estrategias para la organización Proceso y Desarrollo de COMITÉ LOCAL su implementación de organización estrategias para PARA LA PREVENCIÓN del Plan su implementación Y ATENCIÓN DE DESASTRES de Emergencia Proceso de organización y Contingencias del Plan Local para Requisitos legales y de otra índole la Prevención y Atención de Desastres del municipio Comunidad Revisión, evaluación y actualización Requisitos legales del Plan de y de otra índole Emergencia y Contingencias Planes de Ayuda Mutua Revisión, evaluación y actualización del documento Plan Local de Emergencias del municipio
  17. 17. 17) los Planes de Contingencia son un compo- nente del plan de emergencia que contiene los procedimientos específicos para la pron- ta respuesta en caso de presentarse un even- 2.1. Construcción del “Plan Empresarial to como una fuga, un derrame, un incendio, de Emergencia y Contingencias” entre otros.1 El objetivo de este manual es brindar una La preparación para la atención de emergen- herramienta para la estructuración, redac- cia y contingencias es una actividad que debe ción e implementación del plan empresa- llevarse a cabo indistintamente del tamaño rial de emergencia y contingencias en su de la empresa o del riesgo que ésta genere, empresa, el cual comprende la organización pues todos sin excepción estamos expues- de medios humanos y materiales disponibles tos a enfrentar eventos internos o externos para la prevención de emergencias y contin- que causen o tengan el potencial para cau- gencias así como garantizar su intervención sar lesiones a las personas, impactos nega- y control cuando ellas se presenten. tivos al ambiente y daños a la propiedad. El Plan de Emergencia es aquel en el cual se definen las políticas, la organización y los métodos, que indican la manera de enfren- …“NADIE CONOCE A SU EMPRESA tar una situación de emergencia o desastre MAS QUE USTED MISMO” tanto en lo general como en lo particular y Principios Corporativos o EMPRESA - Plan de Emergencia de la Organización Proceso de organización y Contingencias y elaboración del Plan - Planteamiento y Desarrollo de Emergencia de estrategias para su Requisitos legales y Contingencias implementación y de otra índole Revisión, evaluación y actualización del Plan de Emergencia y Contingencias
  18. 18. 18) A continuación se presentan diciones que pueden llegar ción de los peligros a los cua- tres temas que se deben tra- a ocasionar una emergencia les está expuesta su organi- tar para elaborar el plan em- en su empresa, de tal mane- zación entendiéndose peligro presarial para emergencia y ra que este análisis se con- como una “fuente o situación contingencias: vierta en una herramienta con potencial de daño en tér- para establecer las medidas minos de lesión o enferme- Realización de análisis de de prevención y control de dad, daño a la propiedad, al riesgos. los riesgos asociados a su ambiente de trabajo o una 2 Establecer la organiza- actividad económica, al en- combinación de estos.” ción de la empresa para torno físico y al entorno so- la prevención y atención cial en el cual desarrolla sus Para llevar a cabo este pro- de emergencias y contin- funciones. ceso de identificación de pe- gencias. ligros, la empresa debe Revisión, evaluación y ac- Las etapas a seguir para la realizar una observación y es- tualización del Plan de realización del análisis de tudio detallado de los pro- Emergencia y Contingen- riesgos son las siguientes: cesos, actividades que realiza cias. y su entorno, indicando cua- 2.1.1.1. Identificación les son aquellas situaciones 2.1.1.Realización y caracterización de los que pueden llegar generar del análisis de riesgos peligros y las amenazas una emergencia para la em- presa. Está etapa tiene por objeto Para la realización del análi- identificar y evaluar cuales sis de riesgos, inicialmente se Como ejemplo de peligros se son aquellos eventos o con- debe realizar una identifica- pueden mencionar: ORIGEN PELIGRO NATURAL Presencia de una falla geológica Presencia de ríos Presencia de volcanes Condiciones atmosféricas adversas en la zona. SOCIAL Condiciones sociales insatisfechas Condiciones políticas y sociales de una región. TECNOLOGICO Almacenamiento de gases tóxicos Almacenamiento de productos corrosivos Inflamabilidad de una sustancia Presencia de materiales radiactivos
  19. 19. 19) Una vez identificados los pe- pias de o del sector económi- ligros, estos deben ser anali- co al cual pertenece, además 2.1.1.2. Análisis zados según su probabilidad tener en cuenta documentos de vulnerabilidad de ocurrencia y aparece en- o estudios sobre evaluación de por amenaza tonces el termino de AME- amenazas realizados por las NAZA entendiéndose esta entidades técnicas pertene- El análisis de vulnerabilidad como: “La probabilidad de cientes al Sistema Nacional es el proceso mediante el que un fenómeno de origen para la Prevención y Atención cual se determina el nivel de natural o humano, poten- de Desastres. exposición y predisposición cialmente capaz de causar a la perdida de un elemento daño y generar perdidas, se La utilización de estos estu- o grupos de elementos ante produzca en un determina- dios permite a los empresa- una amenaza especifica4 . do tiempo y lugar”3 rios tener datos precisos y cifras cuantificables acerca El grado de vulnerabilidad Para facilitar la determinación de la probabilidad de ocu- que tiene una empresa fren- de la probabilidad de ocurren- rrencia del evento analizado te a una amenaza especifica, cia, la empresa puede utilizar con lo cual aumenta la está directamente relacio- la información acerca de esta- confiabilidad del análisis de nado con la organización in- dísticas de accidentalidad pro- amenazas. terna que ésta tiene para ORIGEN TIPO FRECUENCIA PP P MP NATURAL Desbordamiento de un río X Erupción volcánica X Alud de tierra X TECNOLÓGICO Fuga de gas tóxico X Derrame de combustible X SOCIAL Atentado terrorista X Secuestro X PP = POCO PROBABLE - P = PROBABLE - MP= MUY PROBABLE
  20. 20. 20) prevenir o controlar aquellos atención médica y otros se ner en cuenta las dificulta- factores que originan el peli- encuentran ubicados cerca des debidas al trafico y las gro al igual que su prepara- a la organización. topográficas o del terreno. ción para minimizar las consecuencias una vez se su- La facilidad de acceso a las Se deben identificar las es- ceden los hechos. instalaciones: El tiempo es taciones de los cuerpos de uno de los recursos más va- bomberos, policía o cen- Algunas de las características liosos en el momento de tros hospitalarios que so- de las empresas que deben controlar una emergencia portarán la atención de una ser evaluadas para determi- y este factor esta directa- emergencia en la empresa, nar cual es su vulnerabilidad mente relacionado con la indicando la distancia a la frente a una amenaza espe- facilidad de acceso de los cual están ubicados y cua- cífica son las siguientes: grupos de respuesta a les son las posibles rutas emergencias de la localidad que tomaran para acceder La ubicación de la organi- a las instalaciones, por ello a las instalaciones. zación referente a su entor- es necesario conocer carac- no: Es necesario conocer terísticas como el ancho de Recursos externos para cuales son las características las vías públicas y privadas control de emergencias: del lugar en el cual se en- de la empresa. Se debe te- Cerca de su empresa en- cuentra ubicada la organi- contrará algunos recursos zación, si es zona industrial, que el Gobierno ha dis- residencial, comercial o mix- puesto para facilitar la ta; determinar que lugares atención de emergencias de alta densidad pobla- en su localidad, tal es el cional como por ejemplo caso de los hidrantes pú- colegios, iglesias, centros de blicos, los centros de re-
  21. 21. 21) serva administrados por los Comités Re- eléctrica, sistemas de ventilación mecánica, gionales y Locales para la Prevención y ascensores, sótanos, red hidráulica sanita- Atención de Desastres y otros equipos ria, transformadores, plantas eléctricas, es- para el control de emergencias. caleras de uso común, zonas de parqueo y otros servicios o áreas especiales de la plan- Las características de las instalaciones: La ta física. Esta evaluación debe estar sopor- Resolución 1016 de marzo 31 de 1989 tada con planos o diagramas que indiquen expedida por el los Ministerios de Trabajo y faciliten la ubicación e interpretación téc- y Seguridad Social y de Salud (hoy fusio- nica de los sistemas analizados. nados como Ministerio de la Protección Social) en su articulo 11 numeral 18 pre- De las vías de evacuación existentes, es nece- cisa que el “Diseño y construcción de edi- sario mencionar el número de salidas dispo- ficaciones debe realizarse con materiales nibles, su dimensión y ubicación, el sistema resistentes, vías de salida suficiente y ade- de apertura de las puertas, el lugar al cual cuadas para la evacuación, de acuerdo con conducen, la iluminación que poseen y la se- los riesgos existentes y el número de tra- ñalización con la que cuentan. Igualmente en bajadores” el análisis de las características de la edifica- ción se deben tener en cuenta las variables Igualmente, la Ley 400 de agosto 19 de 1997 por la cual se adoptan normas sobre Cons- trucciones Sismo Resistentes estableció en su artículo 1º que su objetivo es “Establecer cri- terios y requisitos mínimos para el diseño, construcción y supervisión técnica de edifica- ciones nuevas, así como de aquellas indispen- sables para la recuperación de la comunidad con posterioridad a la ocurrencia de un sis- mo, que puedan verse sometidas a fuerzas sísmicas y otras fuerzas impuestas por la na- turaleza o el uso, con el fin de que sean ca- paces de resistirlas, incrementar su resistencia a los efectos que éstas producen, reducir a un mínimo el riesgo de la pérdida de vidas humanas, y defender en lo posible el patri- monio del Estado y de los ciudadanos”. Es necesario evaluar en este aspecto las ca- racterísticas de las instalaciones como la red
  22. 22. 22) de reacción y la resistencia al Las actividades que se de- Descripción de la ocupa- fuego de los materiales con sarrollan en la empresa: La ción: El número de perso- los cuales esta construida y descripción de las activida- nas que usualmente dotada la instalación, pues de des desarrolladas en cada ocupan las edificaciones ello dependen aspectos como organización, sus peligros (trabajadores, visitantes y la facilidad de iniciación y y los riesgos que pueden contratistas), sus horarios propagación de un incendio, causar una emergencia o de trabajo, la posibilidad la actuación de la brigada de contingencia establecen de tener en las instalacio- emergencias de la empresa los escenarios sobre los nes personas de avanza- o del cuerpo de bomberos cuales se deben enfocar las da edad, con limitaciones para controlar la situación, el actividades de prevención físicas o enfermas son he- establecimiento del tiempo y atención de emergencias chos que dan pauta para máximo de evacuación, entre y contingencias. realizar la organización otros. La Norma Técnica Colombia- na NTC 1700 ratificada el 3 de marzo de 1982 “Higiene y Seguridad. Medidas de Se- guridad en Edificaciones. Medios de Evacuación” y el código NFPA 101 “Código de Seguridad Humana” estable- cen cuales son los requeri- mientos que deben cumplir las edificaciones en cuanto a salidas de evacuación, esca- leras de emergencia, ilumi- nación de evacuación, sistemas de protección espe- ciales, numero de personas máximo por unidad de área, entre otros requerimientos; parámetros que son analiza- dos con base en el uso de los edificios es decir comercial, instituciones educativas, hospitales, industrias, etc.
  23. 23. 23) empresarial de prevención y atención de emergencias y contingencias. Recursos Físicos: La dispo- nibilidad de éstos para la prevención y atención de emergencias es inversamente proporcional al grado de vulnerabilidad de la em- presa, es decir a menor cantidad y calidad de re- cursos mayor grado de vulnerabilidad tiene la or- ganización. Estos recursos con los cua- La señalización de emergencia. les cuenta la empresa para Los sistemas de monitoreo de concentración de gases. la prevención y atención de Equipos para control de derrames y descontaminación (Ver emergencias determinan la Anexo 2 Listado de equipos básicos para control de autosuficiencia y la capa- derrames). cidad que tiene la organiza- Equipos de respiración auto contenido especiales para prote- ción en este tema. Hacen ger al personal de atmósferas contaminadas. parte de los recursos físicos: Hojas de seguridad de productos químicos elaboradas con base en la Norma Técnica Colombiana NTC 4435. Los extintores portátiles Transporte de Mercancías. Hojas de Seguridad para Ma- Los sistemas de detección, teriales. Preparación. (ver ejemplo en el Anexo 3). alarma y control de incendios Herramientas y equipos varios como linternas, copia de Los sistemas de alarma de llaves para acceso a diferentes áreas de la empresa, cinta evacuación de demarcación de áreas, megáfonos, entre otros. Las luces de emergencia Los equipos de comunicacio- La descripción de estos recursos físicos incluye los tipos de nes (radios portátiles, central equipos y materiales, numero de unidades y/o cobertura de de comunicaciones, etc.) instalación, tipo de funcionamiento, capacidad, ubicación, Botiquín de primeros auxi- accesibilidad, manuales de funcionamiento; además es ne- lios (Ver Anexo 1. Listado cesario para cada uno de estos equipos tener establecido de elementos básicos de un programa de inspección y mantenimiento preventivo y dotación para el botiquín un plan de pruebas que garantice la operatividad técnica de primeros auxilios). de estos equipos.
  24. 24. 24) Para los sistemas de protec- ción contra incendios, por ejemplo, el establecimiento de mente se debe procurar su este programa de manteni- mantenimiento en las condi- miento y pruebas de funcio- ciones ambientales como emergencia, además se con- namiento se debe basar en los temperatura y humedad. sideran medios de transmi- manuales del fabricante o en sión de alarmas relativa- normas técnicas que especifi- La ejecución de los progra- mente lentos. quen estos temas, tal como la mas de mantenimiento, Norma Técnica Colombiana pruebas y calibración de Las sirenas o timbre de alar- NTC 2885. Higiene y Seguri- equipos debe estar soporta- ma serán únicamente válidos dad. Extintores portátiles, la da en registros que eviden- para la comunicación con los cual establece en uno de sus cien su cumplimiento. brigadistas o personal encar- apartes los requisitos para la gado de la atención de una inspección y mantenimiento Referente a los medios de co- emergencia y para indicar la de extintores portátiles, igual- municación y transmisión de necesidad de evacuación to- mente el código 25 de la NFPA alarmas, se deben analizar e tal de las instalaciones. Standard for the inspection, indicar todas las características testing, and Maintenance of de estos equipos de comuni- Los radios portátiles, siste- Water – Based fire protection cación y alarma existentes en mas de avantel y teléfonos systems USA: 2002 establece la empresa. Estos medios pue- celulares son medios de co- la periodicidad y pruebas que den ser teléfonos fijos y celula- municación individualizados, se deben realizar sobre cada res, sirenas o timbres de que permiten una alta mo- una de las partes componen- alarma, radios portátiles o sis- vilidad, con gran rapidez en tes de un sistema hidráulico temas de avantel, sistemas de la transmisión de mensajes contra incendio. (Ver Anexo alta voz o megáfonos. a todas las personas encar- 4 Procedimiento de inventa- gadas del control de la con- rio y mantenimiento de Los teléfonos de uso co- tingencia. Los sistemas de equipos utilizados para el mún, por sus características alta voz o megáfonos son un control de contingencias). de ser elementos de comu- medio rápido de transmisión nicación en puntos fijos y de mensajes a todos los com- Los equipos de medición uso frecuente o por perte- ponentes de los equipos de como por ejemplo los siste- necer a personas cuyo tra- autoprotección, aunque se mas de monitoreo de gases bajo requiere un continuo debe tener claridad en los deben ser calibrados según desplazamiento por las ins- mensajes para no causar si- métodos y periodicidad talaciones de la empresa, tuaciones de pánico (Ver dada por el fabricante o nor- no son adecuados para so- anexo 5 Directorio telefó- mas que le apliquen. Igual- portar una situación de nico de emergencias).
  25. 25. 25) Como metodología para realizar el análisis de vulnerabilidad por amenaza se sugiere la aplicación de la siguiente matriz, en ella se debe calificar cada aspecto de acuerdo con la condición existente en su empresa, para ello seleccione A, B o C según sea el caso. ANALISIS DE VULNERABILIDAD POR AMENAZA DE (“asignar amenaza”) ASPECTO A EVALUAR CLASIFICACIÓN A B C 1. EL PLAN DE EVACUACION A. Se ha determinado previamente por parte del personal del edificio los aspectos básicos a poner en práctica en caso de una evacuación del mismo B. Solo algunos empleados conocen sobre normas de evacuación o han tenido en cuenta aspectos al respecto C. Ningún empleado en el edificio conoce sobre medidas de evacuación y no se han desarrollado hasta el momento estrategias o planes al respecto 2. ALARMA PARA EVACUACION A. Esta instalada y es funcional B. Es funcional solo un sector. Bajo ciertas condiciones C. Es sólo un proyecto que se menciona en algunas ocasiones 3. RUTA DE EVACUACION A. Existe una ruta exclusiva de evacuación, iluminada, señalizada, con pasamanos B. Presenta deficiencia en alguno de los aspectos anteriores C. No hay ruta exclusiva de evacuación 4. LOS VISITANTES DEL EDIFICIO CONOCEN LAS RUTAS DE EVACUACIÓN A. Fácil y rápidamente gracias a la señalización visible desde todos los ángulos B. Difícilmente por la poca señalización u orientación al respecto C. No las reconocerían fácilmente 5. LOS PUNTOS DE REUNION EN UNA EVACUACION A. Se han establecido claramente y los conocen todos los ocupantes del edificio B. Existen varios sitios posibles pero ninguno se ha delimitado con clari- dad y nadie sabría hacia donde evacuar exactamente C. No existen puntos óptimos donde evacuar 6. LOS PUNTOS DE REUNION EN UNA EVACUACION A. Son amplios y seguros B. Son amplios pero con algunos riesgos C. Son realmente pequeños para el número de personas a evacuar y realmente peligrosos 7. LA SEÑALIZACIÓN PARA EVACUACION A. Se visualiza e identifica plenamente en todas las áreas del edificio B. Esta muy oculta y apenas se observa en algunos sitios C. No existen flechas o croquis de evacuación en ninguna parte visible
  26. 26. 26) ASPECTO A EVALUAR CLASIFICACIÓN A B C 8. LAS RUTAS DE EVACUACION SON A. Antideslizantes y seguras en todo recorrido B. Con obstáculos y tramos resbalosos C. Altamente resbalosos, utilizados como bodegas o intransitables en algunos tramos 9. LA RUTA PRINCIPAL DE EVACUACION A. Tiene ruta alterna óptima y conocida B. Tiene una ruta alterna pero deficiente C. No posee ninguna ruta alterna o no se conoce 10.LA SEÑAL DE ALARMA A. Se encuentra o se ve claramente en todos los sitios B. Algunas veces no se escuchan ni se ven claramente. Los ocupantes no la conocen C. Usualmente no se escucha, ni se ve 11.SISTEMA DE DETECCION A. El edificio posee sistema de detección de incendio revisado en el último trimestre en todas las áreas B. Sólo existen algunos detectores sin revisión y no en todas las áreas C. No existe ningún tipo de detector 12. EL SISTEMA DE ILUMINACION DE EMERGENCIA A. Es óptimo de día y noche (siempre se ve claramente, aún de noche) B. Es óptimo sólo en el día (en la noche no se ve con claridad) C. Deficiente día y noche 13.EL SISTEMA DE ILUMINACION DE EMERGENCIA A. Es de encendido automático en caso de corte de energía B. Es de encendido manual en caso de corte de energía C. No existe 14.EL SISTEMA CONTRA INCENDIO A. Es funcional B Funciona parcialmente C. No existe o no funciona 15.LOS EXTINTORES PARA INCENDIO A. Están ubicados en las áreas críticas y son funcionales B. Existen pero no en número suficiente C No existen o no funcionan 16.DIVULGACIÓN DEL PLAN DE EMERGENCIA A LOS EMPLEADOS A. Se ha desarrollado mínimo una por semestre B. Esporádicamente se ha divulgado para algunas áreas C. No se ha divulgado 17.COORDINADOR DEL PLAN DE EMERGENCIA A. Existe y está capacitado B. Existe pero no está capacitado C. No existe
  27. 27. 27) ASPECTO A EVALUAR CLASIFICACIÓN A B C 18. LA BRIGADA DE EMERGENCIA A. Existe y está capacitada B. Existe y no está capacitada C. No existe 19. SE HAN REALIZADO SIMULACROS A. Un simulacro en el último año B. Un simulacro en los últimos dos años C. Ningún simulacro 20. ENTIDADES DE SOCORRO EXTERNAS A. Conocen y participan activamente en el plan de emergencia de la empresa B. Están identificadas las entidades de socorro pero no conocen el plan de emergencia de la empresa C. No se tienen en cuenta 21. LOS OCUPANTES DEL EDIFICIO SON A. Siempre los mismos con muy pocos visitantes B. Con un 10 a 20% de visitantes nuevos cada día C. El 90% de los ocupantes son visitantes 22. EN LA ENTRADA DEL EDIFICIO O EN CADA PISO A. Existe y es visible un plano de evacuación en cada piso B. No existe un plano de evacuación en cada piso pero alguien daría información C. No existe un plano de evacuación y nadie está responsabilizado de dar información al respecto 23. LAS RUTAS DE CIRCULACION A. En general las rutas de acceso y circulación de los trabajadores y visitantes son amplias y seguras B. En algún punto de las rutas no se circula con facilidad por falta de espacio u obstáculos al paso C. En general las rutas y áreas de circulación son congestionadas y de difícil uso 24. LAS PUERTAS DE SALIDA DEL EDIFICIO A. Las puertas cumplen con las medidas mínimas reglamentarias y de uso de cerraduras de seguridad B. Solo algunas puertas permiten una salida rápida y poseen cerradu- ras de seguridad C. Ninguna puerta es lo suficiente amplia o brinda garantías para sali- da segura 25. ESTRUCTURA Y TIPO DE CONSTRUCCION A. La estructura del edificio se soporta en estructuras de concreto y no presenta ningún deterioro en paredes, columnas, techos o adita- mentos internos B. Presenta deterioro observable en paredes y techos que hagan pen- sar en daños estructurales C. La estructura no posee cimentación ni soportes de concreto y pre- senta deterioros estructurales observables en progreso durante los últimos 6 meses Adaptado de: Guía para Prevención y Atención de Emergencias Escolares, OPES, Bogotá. 1993.
  28. 28. 28) Posteriormente asigne el siguiente puntaje a cada una de las opciones de respuesta: A = 4.0 B = 2.0 C = 0.4 Coloque frente a cada pregunta el puntaje según la respuesta seleccionada, sume el puntaje de las preguntas y compare el valor del total con los rangos establecidos al final Calificación total TOTAL ITEMS CON RESPUESTA A = ___ X 4.0 = TOTAL ITEMS CON RESPUESTA B = ___ X 2.0 = TOTAL ITEMS CON RESPUESTA C = ___ X 0.4 = PUNTAJE TOTAL = A+B+C = Tabla para comparación del nivel de vulnerabilidad PUNTAJE TOTAL ACCION A SEGUIR 0 – 50 La edificación presenta una alta vulnerabilidad funcional, se deben revisar todos los aspectos que puedan estar representando riesgo para las personas que permanecen en el edificio en un momento de emergencia. 51 – 70 La edificación presenta una vulnerabilidad media-alta y un plan para emer- gencia incompleto, que solo podría ser activado parcialmente en caso de emergencia 70 – 90 La edificación presenta una baja vulnerabilidad y un plan para emergencia apenas funcional que debe optimizarse. 91 – 100 La vulnerabilidad es mínima y el plan presenta un estado óptimo de aplicación. 2.1.1.3. Evaluación del riesgo sición determinado. Se obtiene de relacionar la amenaza con la vulnerabilidad de los elementos expuestos. El riesgo es definido como la probabilidad de ocurrencia RIESGO = f (AMENAZA, VULNERABILIDAD) de unas consecuencias, eco- nómicas, sociales o ambien- Esta expresión no es una fórmula matemática que se desa- tales en un sitio particular y rrolla con valores numéricos, solo es una expresión en la durante un tiempo de expo- que se relacionan las variables amenaza y vulnerabilidad.
  29. 29. 29) La siguiente matriz indica la priorización de los riesgos de la empresa mediante el análisis de las amenazas y la vulnerabilidad específica para cada amenaza. Esta matriz puede ser ampliada según el criterio de cada empresa para lograr un mayor nivel de detalle. AMENAZA Muy probable Probable Poco probable VULNERABILIDAD Riesgo alto Riesgo alto Riesgo medio Alta Riesgo alto Riesgo medio Riesgo bajo Media Riesgo medio Riesgo bajo Riesgo bajo Baja-mínima La determinación del grado o nivel de ries- mite identificar el tipo de daño y pérdidas go de la empresa, permite establecer los pla- que pueden generarse en caso de presen- nes de acción específicos para prevenir la tarse un evento peligroso en unas condicio- ocurrencia de una emergencia o minimizar nes dadas de vulnerabilidad. las consecuencias de estos eventos. El alcan- ce de las acciones de prevención o Algunas preguntas que se pueden formular minimización de consecuencias esta basa- para la construcción de los escenarios de ries- do en la “Aceptabilidad del Riesgo” para la go son: empresa, es decir que es tolerable o no en una organización. ¿Cuántas personas están expuestas al ries- go y cuantas pueden resultar heridas o 2.1.1.4. Definición de los muertas? escenarios de riesgo ¿Qué tanto se afectaran las líneas vitales y los servicios básicos de la empresa? Como parte final del ANALISIS DE RIESGOS, ¿Qué tanto se afectara la infraestructura es necesario establecer los ESCENARIOS DE productiva de la empresa? RIESGO, entendiéndose estos últimos como ¿Cuál será el impacto sobre el ambiente? la “Descripción de un futuro posible y de la ¿Cuál será el impacto financiero si se pre- trayectoria asociada a él”5 . El escenario de senta el evento? riesgo es la representación de la interacción ¿Cuánto tardaría la empresa en recupe- de los diferentes factores de riesgo (amena- rarse nuevamente?, entre otras. za y vulnerabilidad) en un territorio y en un momento dado6 . No. de escenarios No. de planes de contingencia de riesgo = de la empresa El escenario de riesgos debe describir y per-
  30. 30. 2.1.2. Organización de la empresa para la Este compromiso debe estar prevención y atención en primer lugar enmarcado de emergencias en una declaración formal y contingencias 30) mediante la cual se manifies- te expresamente el alcance y El conjunto organizado de nivel de compromiso de la políticas, procedimientos, ac- administración en el tema y ciones y recursos humanos, es reflejado a través de la PO- técnicos y de otra índole, cuya LITICA DE SEGURIDAD Y SA- interacción le permiten obte- LUD OCUPACIONAL que ner a la empresa una estrate- tiene la organización. La Política debe ser apropia- da según la naturaleza y ries- gos que tiene la organización, especificar los objetivos gene- rales de prevención y prepa- ración para emergencias, incluir el compromiso del cumplimiento de la legisla- ción y normatividad vigente que aplique al tema, manifes- tar su compromiso con el me- gia adecuada para prevenir y controlar situacio- joramiento continuo, estar nes de emergencia, es conocido como el plan documentada, publicada y empresarial para emergencia y contingencias. disponible a todas las partes interesadas7 . El compromiso de las directivas de la empresa es un elemento clave para el éxito o el fracaso Nota: Como partes interesa- de toda organización. La prevención y atención das se entiende al grupo de de emergencias empresariales necesita del personas conformado por los liderazgo y apoyo de la gerencia, expresando empleados de la empresa, vi- este soporte mediante la asignación de una se- sitantes, contratistas, clientes, rie de recursos humanos, técnicos y económi- la autoridad regional y cuer- cos e incluso facilitando el cambio de la cultura pos de socorro externo, en- organizacional hacia la prevención y el compor- tre otros. (Ver Anexo 6. tamiento seguro. Modelo de política).
  31. 31. 31) Enmarcados en las directri- concreta indican que hacer ces que da la política y en el si se llagara a presentar el análisis de riesgos, la empre- escenario analizado. Estos sa debe definir cuál será su planes de contingencias plan de acción para preve- pueden ser presentados a nir y controlar las emergen- través de esquemas de pro- cias que le puedan llegar a cedimientos como se mues- afectar. tra en el Anexo 7. Desde el punto de vista del En la estructuración de los plan de emergencia se deter- planes de emergencia y con- minan los objetivos de la em- tingencias es necesario presa en el tema, los criterios asignar funciones, responsa- de responsabilidad general, bilidad y autoridad para to- la estructura organizacional mar decisiones y ejecutar para la atención de estos acciones que conlleven al eventos y algunos procedi- control de la situación. mientos tales como los rela- cionados con el programas El siguiente esquema es un de auditorias, la autorización ejemplo de la estructura de compras en emergencia, organizacional para la pre- relaciones con los medios de vención y atención de emer- comunicación, manejo de la gencia y contingencias comunidad, entre otros. empresariales. La creación de este esquema debe ser Con base en la construcción propio para cada organiza- de los escenarios de ries- ción y dependerá de facto- gos, la empresa debe esta- res como el análisis de blecer planes de acción riesgos y la información es- específicos para controlar pecifica del escenario de ries- los eventos analizados gos, el número de personas como una fuga, un derra- disponibles y la complejidad me, una explosión, entre que la empresa desee o ne- otros, estos procedimientos cesite implementar. son llamados planes de contingencias y dan la es- En una compañía transnacional, pecificidad al plan de emer- por ejemplo, el grupo gerencial gencia pues de manera puede estar conformado por
  32. 32. 32) el presidente de la compañía a nivel mun- Para medianas o pequeñas empresas, los dial y sus colaboradores de nivel gerencial y equipos gerenciales pueden estar conforma- en cada país existir un grupo local para aten- dos por el gerente general y sus colabora- ción de emergencias, del cual dependen los dores directos, además de los grupos grupos operativos. operativos de emergencia. ESQUEMA ORGANIZACIONAL PARA LA PREVENCION Y ATENCION DE EMERGENCIAS EMPRESARIALES Nivel III Equipo coordinador del Plan de Emergencia Conformado por quienes tienen cargos gerenciales Asesor Delegado del departamento de Relaciones Públicas de la empresa Nivel II Director de la brigada Cargo que puede ser asignado a los jefes de producción o de área, personas con cargos medios en la organización o líderes designados para tal fin Autoridades y entidades de apoyo Brigadas Bomberos, Cruz Roja, Policía, Conformadas por personal que ha sido capacitado Ejército, Defensa Civil, y entrenado con base en los resultados del análisis de riesgos Cisproquim®, otros Brigada Brigada de Brigada de Otros grupos contra incendios primeros auxilios evacuación de apoyo Nivel I Primera respuesta Persona(s) expuesta(s) al evento cuando éste se inicia
  33. 33. 33) El esquema de activación de esta estruc- tura organizacional es ascendente, pues en la base se encontrara la persona di- rectamente implicada en el evento o el personal operativo de emergencias del área y son ellos quienes deben velar por ser el equipo de primera respuesta y la activación de los niveles gerenciales solo se da cuando la emergencia implica grandes consecuencias y la necesidad de toma de decisiones de gran impacto para la empresa. 2.1.2.1 Modelo de Funciones asignadas a quienes conforman el esquema organizacional Equipo coordinador del plan de emergencia. También llamado Coor- dinador General del Plan o Director General del Plan, tiene como misión garantizar el cumplimiento del pro- grama de preparación para Emergen- cia y Contingencias asegurando los medios administrativos técnicos y logísticos necesarios para su imple- mentación, mantenimiento y puesta en práctica. En situaciones de emergencia es el responsable por la toma de decisio- nes que corresponden a altos niveles jerárquicos (evacuación parcial o to- tal, suspensión de actividades, retor- no de actividades).
  34. 34. 34) de comunicación en emergencias, este equipo coordinador de emergen- cias debe suministrar la información necesaria sobre el desarrollo del evento, para que esta in- formación sea publicada oficialmente a las partes interesadas si la empresa así lo decide. Departamento de Rela- ciones públicas de la empresa. La información que sobre el evento se deba suministrar a los Funciones específicas medios de comunicación, será manejada por el Avalar las directrices, pro- ticipación de todos los ni- equipo o delegado de co- cedimientos, programas y veles de la organización. municaciones. Además es actividades propias del Aprueba los programas este equipo el responsa- plan de emergencia y con- de capacitación para los ble de servir de portavoz tingencias en las fases de grupos operativos de oficial de la empresa, por planeación, implemen- emergencia (Brigada) y la las implicaciones que el tación y seguimiento. adquisición y manteni- manejo inadecuado de la Ejerce el control y segui- miento de los equipos información puede tener. miento sobre el desarrollo básicos que se utilizan en y continuidad del progra- el control de emergencias. Sus funciones específicas son: ma de preparación para Garantiza la capacitación emergencia y contingen- de las personas que con- Establecer con el equipo cias garantizando su divul- forma la estructura organi- coordinador del plan de gación y mantenimiento. zacional, para lograr una emergencia, los linea- Coordina la realización de coordinación adecuada y mientos para suministrar simulacros periódicos del cohesión de grupo. información pública de plan de emergencia y Cuando no exista un gru- acuerdo a las políticas de contingencias con la par- po especifico para apoyo la empresa.
  35. 35. 35) Asesorar al jefe de brigada sobre el tipo y Director de Brigadas o Jefe Brigada o forma de la información que debe divul- Líder de Emergencia. Es la persona en- garse en caso de emergencia. cargada de determinar y dirigir la accio- Desarrollar criterios, técnicas y procedi- nes necesarias para el control de una mientos de comunicación efectiva en caso situación al interior de las instalaciones de emergencia, de acuerdo a las políticas de la empresa, reporta sus actividades di- de la empresa. rectamente al equipo coordinador de Mantener en forma permanente una lista emergencias. actualizada con los nombres y direccio- nes de todos los medios de comunicación Funciones Específicas reconocidos. Servir de portavoz oficial de la empresa De acuerdo con la magnitud del evento ante la comunidad y los medios de co- recibe la alarma y activa el plan de emer- municación. gencia y contingencias. Indaga con el Preparar conjuntamente con los funcio- Brigadista de área sobre el tipo y caracte- narios involucrados en la emergencia, los rísticas del evento. comunicados oficiales de la empresa en Establece comunicación permanente con caso de una Emergencia. los Brigadistas de cada área. Divulgar los comunicados oficiales de la Está atento a las indicaciones sobre ac- empresa a los diferentes medios de co- ciones y requerimientos del Brigadista de municación y coordinar la realización de área coordinando y apoyando las labores “Ruedas de Prensa” cuando ello sea ne- de control. cesario. Define con el equipo coordinador de Coordinar las actividades de relaciones emergencias las decisiones y acciones ex- públicas posteriores al siniestro, con el fin traordinarias no contempladas en el de facilitar la recuperación de la empresa planeamiento para el efectivo control de y de su imagen. la situación. Llevar un archivo de toda la información En orden de prioridad evalúa y comunica periodística referente a la emergencia, las necesidades de evacuación, interven- publicada en los diferentes medios de co- ción de la brigada, intervención de equi- municación. pos de socorro y rescate exteriores Presentar a la gerencia, un informe del (Bomberos, Cruz Roja, Defensa Civil). impacto que la emergencia ha tenido so- Establece el retorno a la normalidad. bre la opinión pública y proponer estra- tegias de información orientadas a la minimización del impacto sobre la ima- gen de la empresa y para la recuperación de la misma.
  36. 36. 36) Brigada. Usualmente conformada por los grupos de control de incendios, primeros auxilios, evacuación rescate y control. Según el análisis de riesgos, la empresa debe determinar las necesidades de capacitación y entrenamiento de su grupo de brigadistas, igualmente definir si necesita grupos especializados en otros temas como en el manejo de sustancias químicas. Brigada Contra Incendios establecido para tal fin en área al cual esta asignado La misión de este grupo es el Plan de Contingencia. una vez se ha dado la or- la de estar preparados para Apoyar a los grupos de den general de salida. prevenir y controlar los co- socorro externo como el Guiar a los ocupantes de natos de incendios o apo- Cuerpo de Bomberos. su sector hacia las vías de yar en las tareas de extin- Para zonas en las cuales evacuación que previa- ción de fuegos mayores que existan sistemas automáti- mente se han designado. se presenten en las instala- cos de detección y extinción Mantener el orden y la ra- ciones de trabajo. Sus fun- de incendios, la brigada pidez al evacuar ciones básicas son las si- debe conocer su funciona- Indicar el punto de re- guientes: miento y operación. unión final. Ayudar a la evacuación de Extinguir el fuego que se Brigada de evacuación las personas con limitacio- esté presentando en las La misión de estos grupos es nes físicas, heridas o con instalaciones. Para ello garantizar la evacuación to- algún tipo de limitación. debe aplicar los protoco- tal y ordenada de la empre- No permitir el regreso a las los de actuación en caso sa. Sus funciones básicas son: áreas evacuadas hasta que de incendio que previa- no se declare como zona mente la organización ha Anunciar la evacuación del en condiciones normales.
  37. 37. 37) ción de primeros auxilios, situación de emergencia según las lesiones que se puedan actuar en el con- hayan presentado y la si- trol de la misma, siempre tuación general que se y cuando la magnitud del este presentando. evento y los conocimien- Recibir y orientar al perso- to de la persona en el nal de ayuda externo como tema le permiten actuar. Cruz Roja, Defensa Civil y ambulancias que se despla- 2.1.2.2 Estrategias cen hasta la empresa para de Implementación atender a los lesionados. del Plan. Tener el registro e infor- mación acerca de las per- La implementación del plan sonas que se trasladen a empresarial de preparación hospitales o que a causa para emergencia y contin- de la emergencia hayan gencias debe tener el apoyo fallecido. total por parte de los direc- tivos de la empresa, pues de Autoridades y Entidades esto depende su éxito o su Comprobar que no hay de apoyo. Corresponde a fracaso. personas atrapadas en su las entidades que brindan área de evacuación apoyo en el control de una Comprobar la ausencia de emergencia, tal como los personas a su cargo y hacer Bomberos, Cruz Roja, Po- el reporte, de tal manera licía, entre otros. Para fa- que de ser necesario se ini- cilitar la actuación de cien procedimientos especí- estas entidades es necesa- ficos de búsqueda y rescate. rio que ellas sean involu- cradas desde el proceso Brigada de de establecimiento e Primeros Auxilios implementación del Plan Su misión es la de prestar los en la empresa. primeros auxilios a los lesio- nados. Sus funciones básicas Primera Respuesta. Este son las siguientes: esquema organizacional contempla que la(s) Aplicar los protocolos es- persona(s) que inicialmen- pecíficos para la presta- te está(n) expuesta(s) a la
  38. 38. 38) La gerencia de la empresa Realización de entrena- 2.1.3 Revisión, evaluación tiene la facilidad de delegar mientos específicos para el y actualización la coordinación de las accio- control de cada contingen- del Plan de Emergencia nes necesarias para la cia según los escenarios y Contingencias implementación y manteni- planteados en el análisis de miento del plan de para Riesgos Esta etapa permite que el emergencia y contingencias Realización de simulacros plan empresarial de emer- pero la responsabilidad del Elaboración de instrumen- gencia y contingencias este funcionamiento del mismo es tos de ayuda como folletos, actualizado y acorde con los intransferible a otra persona. cartillas, procedimientos, cambios de la empresa, ase- entre otros. gurando su funcionalidad en El éxito de la implementa- el momento de su aplicación. ción del programa esta ba- El Anexo 8 presenta el es- sado en la gestión que se quema del Programa Bási- Como herramienta para la tenga sobre los recursos hu- co de Capacitación. revisión y actualización del manos y técnicos Estas son algunas de las ac- tividades necesarias para la implementación del plan: Adquisición o adecuación de los recursos físicos pro- vistos para ser utilizados en el plan, tales como: alarmas, sistemas de co- municación, dotación para brigadistas, planos de evacuación, entre otros Sensibilización a todas las partes interesadas en apli- cación y alcance del plan de emergencia. Capacita- ción a todas las personas según la función y respon- sabilidad designada en el plan de emergencia.
  39. 39. Generar recomendaciones encaminadas a fortalecer aquellos aspectos que los plan empresarial de emer- ameriten. gencia y contingencias se Presentar los resultados ob- 1 DIRECCIÓN GENERAL PARA propone un proceso de tenidos y hacer los compa- LA PREVENCIÓN Y ATENCIÓN auditoría que puede ser rea- rativos correspondientes. DE DESASTRES. Plan Local de lizado por personal interno Emergencia y Contingencias. o externo a la empresa. Los parámetros que se miden Bogotá. 1998: 49. en el proceso de auditoria son 2 ICONTEC. Norma Técnica La auditoría es un examen el nivel de formación de las Colombiana 18001. Siste- personas, disponibilidad y es- mas de Gestión en Seguri- sistemático e independiente tado de los recursos, nivel de dad y Salud Ocupacional. para determinar si las activi- conciencia y habilidades que Bogotá. 2000: 3. dades y los resultados relati- 3 tiene el personal para el con- ALCALDÍA MAYOR DE SAN- vos al plan satisfacen las TA FE DE BOGOTA. Plan Es- disposiciones previamente trol de emergencias, disponi- colar para la Gestión de establecidas y si estas se han bilidad de las instalaciones, Riesgos. Guía del Docente implementado efectivamen- tiempos de respuesta, guías II. Bogotá. 1999. te para el logro de los obje- tácticas y procedimientos 4 DIRECCIÓN GENERAL PARA tivos propuestos. operativos para control de LA PREVENCIÓN Y ATENCIÓN emergencias, ejecución de DE DESASTRES. Plan Local de Los objetivos propuestos en procedimientos, consecución Emergencia y Contingencias. una auditoria son los si- de objetivos, participación Bogotá. 1998: 48. guientes: del personal. El anexo 9 pre- 5 DIRECCIÓN GENERAL PARA senta la lista de chequeo LA PREVENCIÓN Y ATENCIÓN Medir y evaluar el plan, para realizar la auditoría al DE DESASTRES. Plan Local de integrándolo a los objeti- plan de emergencia. Emergencia y Contingencias. Bogotá. 1998: 49. vos globales a través de su 6 ALCALDIA MAYOR DE SAN- presentación en el lengua- TA FE DE BOGOTÁ. Plan Es- je de la administración. colar para la gestión de ries- Identificar fortalezas y gos, guía del docente I. As- oportunidades de mejora- pectos conceptuales, Bogo- miento en cada uno de los tá. 1999: 15. elementos revisados. 7 ICONTEC. Norma Técnica Generar las acciones a se- Colombiana. NTC 0HSAS guir para controlar aque- 18001. Sistema de Gestión llos aspectos identificados en Seguridad y Salud Ocu- como posibles de mejorar. pacional. Bogotá. 2000: 5. 39)
  40. 40. 40) 40) 3 Planes de ayuda mutua8 Esta sección tiene como objetivo familiarizar al empresario con una estrategia para complementar su plan empresarial de emergencia y contingencias mediante el trabajo conjunto con empresas localizadas en su misma zona geográfica, es decir, el plan empresarial de emergencia y contingencias de una em- presa en particular puede ser fortalecido mediante mecanis- mos de ayuda mutua los cuales se tratan a continuación. Si bien es cierto que las empresas hacen enormes esfuerzos para la prevención y control de emergencias y contingen- cias que atentan contra su recurso humano, el ambiente y el patrimonio, también lo es la dificultad de cubrir todos sus riesgos lo cual seguramente demandaría costos muy altos y por ende difíciles de poder ser asumidos; ante esta limitante de alcanzar la seguridad total de la empresa no queda más que elevar su nivel de seguridad haciendo uso del apoyo externo que pueda recibir. El apoyo externo generalmente es enfocado específicamente a nivel de los servicios públicos de socorro a los cuáles ob- viamente debe acudirse en toda circunstancia de riesgo, pero seguramente existe otro apoyo más inmediato y posible- mente más eficaz que no se ha tenido en cuenta y los cons- tituye las empresas del vecindario que a lo mejor teniendo similitud de riesgo con la empresa dispondrá de proteccio- nes compatibles y podrá brindarle valiosa ayuda en el con- trol de una emergencia, esto podrá lograrse mediante el establecimiento de un plan de ayuda mutua.
  41. 41. 41) El Plan de Ayuda Mutua potencializa Compromiso de compensación la seguridad brindada por las pro- económica o reintegro de los ma- tecciones individuales disponibles teriales o equipos consumidos o por cada empresa en una comuni- deteriorados en el control de una dad industrial, revirtiendo en ma- emergencia por una empresa en yor capacidad para enfrentar con beneficio de las otra éxito una eventual emergencia y se fundamenta en el establecimiento 3.1 Estructura orgánica del plan de un acuerdo formal entre las em- presas de un mismo sector geográ- Constituye la base de interacción del fico para facilitarse ayuda técnica y grupo de empresas y el planea- humana en el evento de una emer- miento del Plan de Ayuda Mutua, se gencia que sobrepase o amenace fundamenta en la conformación de con sobrepasar la capacidad de pro- Comités de Trabajo Interdisciplinarios tección de la empresa. en los campos: técnico, de comuni- caciones, de relaciones públicas, de Los principios en los que se funda- evacuación y de apoyo logístico: con menta el Plan de Ayu- objetivos y funciones da Mutua son: plenamente definidas y coordinadas por un Establecimiento de Consejo Directivo. un convenio formal de ayuda mutua en- 3.1.1 Consejo tre las empresas, sus- Directivo crito a nivel gerencial y/o como compro- Conformación: miso de asociación El gerente, o un em- pleado con poder de- Delimitación clara cisorio, de cada una de de los recursos hu- las empresas que ac- manos y materiales tuarán en Ayuda Mu- para atención de emergencias que cada tua; este consejo puede constituirse como empresa está dispuesta a facilitar para el Asociación para la Seguridad Mutua del sec- servicio de los demás sin deterioro de las tor para dar piso a sus acciones, compromi- condiciones mismas de seguridad sos y acuerdos.
  42. 42. 42) Objetivo: Funciones: Garantizar el máximo cumplimiento de los acuer- A. Efectuar evaluación general de riesgos a dos de ayuda mutua y el apoyo de las acciones cada una de las empresas del sector pre- que para esto se deban adelantar, tanto en la sentando informe: riesgo, evaluación, re- planeación como en la puesta en marcha del comendación y medios de protección. plan de desarrollo de una emergencia. Nota: Se refiere a riesgos que tengan po- Funciones: tencial de propagación y afección a las de- A. Establecer convenio formal de ayuda más empresas y deberá especificarse su mutua entre las empresas. naturaleza, ubicación y magnitud. B. Dirigir y velar el desarrollo total del Plan de Ayuda Mutua, mediante la coordinación, B. Elaborar el mapa de riesgos del sector in- aprobación y seguimiento de las acciones dustrial que adelantan los comités de trabajo inter- C. Elaborar el inventario de los recursos disciplinario. materiales y humanos para la atención C. Establecer directrices que hagan del Plan de de emergencias, disponibles por cada Ayuda Mutua un sistema dinámico que in- empresa para el servicio de las demás tegre seguimiento y actualización periódica posibilidades de interconexión de me- del mismo. dios. D. Coordinar la realización de por lo menos un D. Fomentar y asegurar la conformación, ca- simulacro anual del Plan de Ayuda Mutua. pacitación y adiestramiento de las briga- das industriales de emergencia en cada 3.1.2 Consejo Técnico empresa buscando su más alta y homo- génea capacidad de actuación. Conformación: E. Definir y evaluar las posibles emergencias Un funcionario técnico de seguridad indus- que se puedan presentar en el área, dise- trial o coordinador de la brigada de emer- ñar planes operativos de actuación con- gencia de cada empresa del sector. junta para su control. F. Revisión y actualización periódica de las Objetivo: anteriores actividades. Identificación y evaluación de riesgos y dis- ponibilidades de protección a nivel particu- 3.1.3 Comité lar en cada empresa a nivel global en el sector de Comunicaciones industrial , estableciendo las medidas para la eliminación o minimización de los riesgos y Conformación: las estrategias operativas para el control efi- Un funcionario de cada empresa del sector, ciente de los eventuales tipos de emergencia coordinador o conocedor de sus comunica- que se puedan presentar. ciones internas.

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