Apresentacao detalhada ged_evdoc

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Digitalize e gerencie de forma simples os documentos e informações de sua empresa utilizando uma plataforma segura e totalmente web, por meio de uma assinatura mensal e sem grandes investimentos iniciais. - See more at: http://estadovirtual.com.br/digitalizacao-e-gerenciamento-eletronico-de-documentos-ged-ev-doc.html#sthash.QtwU221r.dpuf

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Apresentacao detalhada ged_evdoc

  1. 1. Apresentação Comercial | EV DocSOBRE A ESTADO VIRTUALA Estado Virtual é uma empresa de tecnologia que atua desde 2001 nas seguintes áreas: Gestão Corporativa: software como serviço para empresas com a solução EV Doc, voltadapara digitalização e gerenciamento eletrônico de documentos / informações; Comunicação e Treinamento a Distância: sistemas de web conferência (EV Conference),transmissão de eventos e palestras pela internet (EV Webinar) e plataforma completa paracursos e treinamentos online (EV Training); Gestão e Distribuição de Vídeos: portal para transmissão de vídeos ao vivo e gravados viainternet (EV Webcast), sendo compatível com dispositivos móveis; Email e SMS: solução de email corporativo (EV Mail) para comunicação integrada, sistemasde Email Marketing e SMS Marketing; Serviços de Data Center: infraestrutura sob demanda de Data Center como servidoresdedicados, cloud computing e serviços de gerenciamento de servidores; Hospedagem de Sites e Streaming de Áudio e Vídeo: serviços de hospedagem de sites emambiente Linux e Windows e streaming de áudio e vídeo nas tecnologias Shoutcast, WindowsMedia e Flash; Desenvolvimento Web: serviços personalizados e sob demanda em desenvolvimento desoftwares, portais corporativos, otimização de sites em buscadores e marketing em redessociais.Dados InstitucionaisRazão SocialEstado Virtual Soluções Corporativas Ltda.CNPJ: 12.096.461/0001-99LocalizaçãoBrasília – Distrito Federal – BrasilSRTVS 701 Bloco “O” Sala 676 – Ed. Multi EmpresarialCEP: 70340-000
  2. 2. CENTRAL DE ATENDIMENTOA Estado Virtual disponibiliza diversos canais de atendimento, facilitando a interação e orelacionamento com nossos clientes: Telefone: 55 (61) 3965 9898 Expediente: 09:00 às 19:00 (segunda a sexta-feira) Chat Online: clique para acessar Expediente: 09:00 às 19:00 (segunda a sexta-feira) Atendimento via HelpDesk (tickets): clique para acessar Expediente: 24 horas x 365 diasO atendimento é realizado por uma equipe especializada e as principais soluções possuemManual do Usuário com tutorias que auxiliam na utilização da ferramenta.EV DOC | DIGITALIZAÇÃO E GESTÃO ELETRÔNICA DE DOCUMENTOS (GED)Digitalize e gerencie de forma simples os documentos e informações de sua empresautilizando uma plataforma segura e totalmente web, por meio de uma assinatura mensal esem grandes investimentos iniciais.Informações no site:http://estadovirtual.com.br/digitalizacao-e-gerenciamento-eletronico-de-documentos-ged-ev-doc.html
  3. 3. VISÃO GERALSolução completa para GEDSistema totalmente via web para controle e gestão de documentos e informações, agilizandoprocessos, reduzindo custos e proporcionando segurança nas operações e no armazenamento digital. Acomercialização da solução no modelo Software como Serviço (SaaS - Sofware as Service), representauma opção de rápida implantação, baixo risco e suporte constante, sem se preocupar com instalação deinfraestrutura de TI.A solução EV Doc engloba toda a tecnologia e suporte necessário para implantação de um sistema deGED, incluindo o Módulo de captura para digitalização de documentos em papel por scanner ouimagens via webcam, Portal de consulta e gestão de documentos, Módulo de administração, Relatóriosgerenciais e Infraestrutura de Data Center para armazenamento digital, por meio de uma assinaturamensal e sem grandes investimentos iniciais.
  4. 4. Características Sistema completo e totalmente via web Implantação simples e rápida Ferramenta multi-usuário e multi-filial Plataforma adaptável a qualquer área de negócio Controle total sobre as operações Infraestrutura em Data Center profissional Personalização com seu logotipo Solução verde: colabora na preservação do meio ambiente com a redução do uso de papelBenefícios Redução significativa de custos com cópias, impressão e transporte de documentos (malotes) Maior produtividade e agilidade na consulta de informações e documentos Segurança no armazenamento dos dados Mobilidade ao permitir o acesso de qualquer computador Integração entre filiais, lojas, agências etc. Controle e diminuição do arquivo físico Redução de fraudes na concessão de crédito Credibilidade e transparência perante seu clienteSetores e Exemplos de Utilização Escritórios de Contabilidade Bancos e FinanceirasControle de documentos que tramitam na rotina Digitalização de documentos necessários node um escritório contábil, seja documentos processo de avaliação e aprovação de crédito,digitalizados ou físicos. Proporciona a redução de desde CDC até crédito de veículo. Emcustos com cópias, impressão e transporte de substituição às cópias de documentos, adocumentos (malotes), maior segurança no digitalização é feita de forma distribuída emarmazenamento dos documentos e credibilidade lojas, agências ou concessionárias, sendodo escritório de contabilidade frente a seus enviados e acessados pela internet, agilizando oclientes com o compartilhamento de processo e reduzindo fraudes.documentos em um Portal na internet, como porexemplo impostos a pagar.
  5. 5. Escritórios de Advocacia Armazenamento de Notas FiscaisDigitalização de todos os documentos Captura e controle de todos os tipos de notasrelacionados aos processos do escritório de fiscas (físicas e eletrônicas) em uma mesmaadvocacia, com acesso rápido aos documentos plataforma, com consulta rápida e segura dasvia internet. Além de agilizar e organizar a rotina notas. O processo centralizado permite maiorinterna do escritório, a solução proporciona a organização e velocidade no tempo deredução drástica de cópias e arquivo físico, assim processamento das notas fiscais de todos oscomo permite aos clientes do escritório o acesso departamentos ou filiais.aos seus processos pela internet. Engenharia e Arquitetura Concessionárias de VeículosArmazenamento seguro, acesso rápido e Captura e armazenamento de documentosdescentralizado a documentos importantes, seja referentes a veículos seminovos, gerando maiorreferente a rotina interna da empresa ou controle sobre a documentação dos automóveis.projetos e obras. Arquivos de grande tamanho Em concessionárias que possuem mais de umacomo por exemplo arquivos em Autocad são loja, a análise dos documentos digitalizados podefacilmente compartilhados entre os ser centrailizada na matriz de forma simples ecolaboradores envolvidos, sem comprometer a fácil.segurança dos documentos. Departamentos de Empresas Cartões de CréditoDigitalização e organização de documentos e Digitalização nos pontos de venda dosinformações de departamentos como Financeiro, documentos necessários para fornecimento deAdministrativo, Recursos Humanos, Jurídico e Cartões Fidelidade ou Private Label ("Cartões deoutros. O acesso aos documentos se torna Lojas") e também caso necessário é possível tirarprático e rápido por meio de portal seguro na uma foto do cliente via webcam integrada ainternet. No setor de RH por exemplo, a ferramenta, com consequente redução deferramenta permite a organização e controle dos fraudes e agilidade na aprovação do crédito pelaprontuários dos funcionários. central da empresa. Setor Público Logística e ArmazenagemA solução EV Doc permite a redução drástica no Captura e gestão integrada de documentos detrâmite de documentos em papel nos Órgãos filiais espalhadas em todo o país. A soluçãoPúblicos, com a digitalização e controle de permite por exemplo que a matriz de umadiversos tipos de documentos como processos Transportadora controle e gerencie pagamentosjudiciais, documentos tributários, cadastros e contratos de fornecedores de todas as filiaisimobiliários, entre outros, seja no formato digital por meio de um Portal na internet, bem como aou localização no arquivo físico se for o caso. O aprovação de orçamentos pela equipe de vendasacesso rápido e preciso às informações é um e a gestão web de seus armazéns.fator essencial para uma gestão pública maiseficiente e transparente, além de gerar umamelhoria no atendimento ao cidadão.
  6. 6. Clínicas e Hospitais ImobiliáriasDigitalização, gerenciamento e organização de O EV Doc pode ser utilizado tanto nos estandesdocumentos e informações relacionadas a Área de vendas para digitalização de documentosda Saúde como prontuários, exames, atestados, necessários para a análise e formalização deestudos clínicos e documentos da Medicina do contratos, como também na rotina interna deTrabalho. O médico por exemplo, pode ter uma Imobiliária como por exemplo digitalizaçãoacesso rápido e via web a todo histórico de de documentos necessários a pagamentos deprontuários e exames de seus pacientes. fornecedores, impostos e taxas, se tornando uma ferramenta importante para o setor de contas a pagar. Telecom Fusão e AquisiçãoA solução pode ser utilizada no processo de Captura e organização dos documentos legais edigitalização e consulta dos documentos para fiscais da empresa objeto de fusão ou aquisição,habilitação de planos pós-pago, sendo realizada controlando o acesso a documentos sigilosos ede forma descentralizada em lojas e pontos de facilitando a auditoria pelas partes interessadas.vendas.RECURSOSPortal de Consulta e Gestão de Documentos / InformaçõesÁrvore documental organizada por pastascom múltiplos subníveisA solução suporta a criação de pastasilimitadas com múltiplos subníveis,proporcionando uma grande flexibilidadena organização das informações de suaempresa.
  7. 7. Formulários customizáveis para cadastrode informações e indexação dedocumentosCada pasta possui o seu formulárioindependente com índices de classificaçãopara indexar os documentos ousimplesmente para cadastro deinformações.Facilidade na consulta de informaçõesA navegação intuitiva e as diversas opçõesde "Pesquisa" permitem ao usuárioencontrar facilmente a informaçãodesejada, mesmo em sistemas com grandevolume de documentos armazenados.Envio de múltiplos documentos peloPortalO recurso de envio múltiplo e simultâneo(envio em lote) de documentos oferecegrande velocidade na utilização daferramenta.
  8. 8. Pasta temporária para documentos aindasem indexaçãoO sistema possui uma pasta geral quefunciona como repositório temporário dedocumentos ainda sem pasta e formuláriodefinido. Os documentos armazenadospodem ser rapidamente transferidos parao local definitivo a qualquer momento.Segurança no acesso ao sistemaO acesso ao sistema ocorre em ambienteseguro homologado por certificado SSL deempresa certificadora. Além disso, quandoum usuário realiza o login para acessar oPortal, o sistema realiza a autenticaçãoúnica do usuário, verificando se há outrapessoa conectada com a mesma senha eem caso afirmativo o usuário que já estavaconectado é automaticamentedesconectado do sistema, evitando assimcompartilhamento de senhas e acessosnão-legítimos por terceiros.Permissões de acesso configuradas porpastaPara cada pasta é configurado as ações epermissões de cada usuário ou grupo deusuários, proporcionando controlemáximo sobre as ações na pasta.
  9. 9. Notificações sobre ações recentes evencimentosOs usuários podem ser notificados poremail ou pela tela inicial do sistema arespeito de ações realizadas recentementee sobre formulários que possuem algumtipo de vencimento, como por exemploenvio de novo documento ou atualizaçãode formulário, permitindo umacompanhamento mais eficiente sobretudo o que acontece no sistema.Controle de versão dos formulários edocumentosTodo o histórico de atualizações éregistrado e organizado em versões,garantindo a integridade total de dadosdos formulários e documentos digitaisdurante todo o ciclo de vida. Uma versãoanterior pode ser novamente aplicada noPortal caso necessário.Liberação (check-in) e bloqueio (check-out)Tanto os formulários quanto osdocumentos possuem controle de status,sendo possível realizar o bloqueio paraevitar que outros usuários alterem oformulário ou documento.
  10. 10. Envio de comentáriosEscreva comentários importantes emdocumentos e formulários como lembretese tarefas pendentes, facilitando acomunicação e colaboração entre osusuários sobre o item em questão.LixeiraPastas, formulários e documentos podemser enviados para a Lixeira e restauradosposteriormente (até 30 dias) casonecessário.Trilha de auditoriaHistórico de todas as ações executadas nosistema para auditoria futura pelosadministradores no caso da necessidade deidentificar o responsável, data e hora dedeterminada ação.
  11. 11. Controle eficiente do arquivo físicoAlém de organizar as informações edocumentos digitalizados, a ferramentapossibilita o controle rígido do arquivofísico da empresa com a geração de códigode barras para as etiquetas de documentosfísicos e indexação por índices multiníveisno sistema, onde o usuário apenasseleciona a localização do documento físicodentre opções pré-definidas em vez deinserir manualmente a localização,evitando erros de digitação. Permite ainda,o controle de solicitações de empréstimodos documentos físicos, comacompanhamento do status da solicitaçãoe a identificação do solicitante.Relatórios gerenciaisMedição da utilização atual do sistemacomo uso de espaço em disco e relatóriosde performance como por exemplo aevolução da quantidade de pastas,formulários e documentos armazenados naferramenta.
  12. 12. Módulo de CapturaIntegração com scanners paradigitalização de documentos em papelO Módulo de Captura funciona emambiente web por meio de um plugin defácil instalação, sem a necessidade deinstalação e configuração de aplicativos nocomputador do usuário como nos sistemasde GED tradicionais, o que contribui naredução do tempo de implantação daferramenta.Permite a captura de documentos empapel digitalizados no scanner e envio parao sistema com ou sem indexação. Odocumento pode ser digitalizado em pretoe branco, cinza ou colorido e nos formatosPDF, TIFF, PNG ou JPEG.Integração com webcams para captura deimagensComo no caso dos scanners, o Módulo deCaptura pode ser integrado a webcamsque seguem o padrão TWAIN para capturade imagens. Essa opção é muito útil porexemplo na digitalização de documentosnecessários no processo de avaliação econcessão de crédito, onde é possível tiraruma foto do cliente no local e enviar aosistema, reduzindo a ocorrência defraudes.
  13. 13. Módulo de ClientesCadastro de clientes (pessoas eorganizações)A ferramenta permite o cadastro declientes, divididos em pessoas eorganizações, onde é possível associarpessoas a organizações como ocorre emgrupos de usuários. Dessa forma, o sistemapossibilita aplicar permissões de acesso atodos de uma mesma organização apenasselecionando a organização em questão.Para cada formulário é possível vincularclientes específicos para visualização doconteúdo, configurando para cada clientepermissões e notificações via email sobreatualizações no formulário e seusdocumentos.Portal exclusivo para clientesA solução fornece um ambienteindependente e simplificado para que osclientes da empresa acessem seusformulários e documentos de forma maisprática. Cada cliente poderá consultarapenas os formulários e documentos aque foram previamente vinculados,evitando a consulta de informações deoutros clientes ou de conteúdo não-autorizado.
  14. 14. Módulo de AdministraçãoCadastro de usuáriosA solução permite o cadastro de usuáriospara acesso ao sistema, seja funcionáriosou clientes da empresa. É possível vincularos usuários a um ou mais grupos de acessoe monitorar o último login realizado porcada usuário.Criação de grupos de usuáriosOs usuários podem ser divididos emgrupos, facilitando a configuração dasregras de acesso a ferramenta.Definição de permissões de acesso porusuários e grupos em cada filialPara cada filial é possível definirpermissões específicas para os gruposcadastrados ou para usuários de formaindividual. O usuário irá visualizar apenasos módulos e filiais a que tem permissãode acesso.
  15. 15. Personalização com o nome e logotipo de sua empresa A plataforma oferece a customização com o nome e logotipo de sua empresa, em vez de utilizar o logotipo da Estado Virtual. É um grande diferencial e muito importante para empresas que fornecem acesso a clientes para que visualizem seus documentos no Portal. TOURTour pelas principais telas do sistema:
  16. 16. PLANOS Expresso Profissional Enterprise Limite de unidades (matriz+ filiais) 1 2 3 ou mais Limite de usuários 10 Consulte Consulte Espaço em disco incluso* 100 GB 200 GB Consulte Limite de formulários / documentos Ilimitado Ilimitado Ilimitado Limite de clientes Ilimitado Ilimitado Ilimitado Tamanho máximo por documento** 120 MB 120 MB 120 MB Espaço em disco adicional Consulte Consulte Consulte Multiformatos de documentos (Ex: .pdf, .tiff, .doc, .xls, .ppt, .odt, .zip, .rar, .dwg, .jpg, .png) Portal de consulta e gestão Módulo de captura Módulo de administração Relatórios gerenciais Integração com scanners Integração com webcams Em breve Em breve Em breve Integração com leitores de código de barras Personalização com seu logotipo Implantação Treinamento Suporte técnico Infraestrutura de Data Center Acesso seguro via SSL Backup diário dos dados Manual do usuário Suporte via chat Suporte via telefone Suporte via tickets 24 horas Gerente de conta Garantia (SLA) 99,5% 99,5% 99,5% Investimento mensal Consulte Consulte Consulte Custo de implantação Grátis Grátis ConsulteObs: Consulte-nos para planos personalizados.* Como referência, 100 GB de espaço é suficiente para armazenar cerca de 500 mil folhas digitalizadas e200 GB de espaço cerca de 1 milhão de folhas digitalizadas, considerando uma média de 200 KB paracada folha no formato PDF.** O tamanho máximo por documento de 120 MB é um limite alto e permite que seja enviadodocumentos grandes como processos judiciais e arquivos em Autocad, sendo que a maioria dos sistemasde GED posuem um limite por documento bem inferior a 120 MB. Para enviar documentos grandes éessencial que a internet banda larga do usuário seja estável e de qualidade.
  17. 17. COMO FUNCIONAAo contratar um plano do EV Doc, o pacote inclui por padrão os seguintes itens no modelosoftware como serviço:1) Licença de uso do software web EV Doc com atualização ilimitada: Portal de Consulta e Gestão de Documentos / Informações Portal do Cliente Módulo de Captura de Documentos Físicos Módulo de Clientes Módulo de Administração Relatórios Gerenciais2) Implantação: Mapeamento do processo e parametrização do sistema Nossa equipe de implantação irá auxiliar na organização da pastas, índices de classificação (indexação) nos formulários e cadastro de usuários, considerando as rotinas internas e área de atuação de sua empresa. Mesmo após a implantação inicial, o cliente pode solicitar novo auxílio sem custo adicional para alteração da organização do sistema, caracterizando um processo contínuo e ilimitado. Todo esse procedimento é realizado preferencialmente a distância utilizando nossa Central de Atendimento, mas visitas presencias para implantação podem ser agendadas. Os custos de deslocamento para fora de Brasília serão por conta do cliente. Integração com scanners, webcams e leitores de código de barras O Módulo de Captura de documentos é compatível com todos os scanners e webcams que seguem o padrão TWAIN e no caso dos leitores de código de barras qualquer dipositivo está habilitado para identificar o código gerado pelo nosso sistema. Caso o dispositivo esteja corretamente instalado e configurado no computador, o módulo irá reconhecer o scanner, webcam ou leitor automaticamente. - Sugestões de Scanners: -- Scanner de mesa HP Scanjet G2410 -- Scanner HP Scanjet 7800 -- Scanner Kodak i920 -- Scanner Kodak i1120 -- Scanner Kodak i2400
  18. 18. -- Scanner Kodak i1220 -- Mesa A3 conectada ao scanner Kodak - Sugestões de Webcams: -- Webcam Microsoft Lifecam Microsoft Vx-1000 -- Webcam Microsoft Lifecam Microsoft Vx-2000 -- Webcam Logitech Quickcam Pro 9000 -- Webcam Microsoft Cinema Lifecam Hd 720p - Sugestões de Leitores de Código de Barras: -- Leitor de Código de Barras Bematech BR-310 - Entrada USB -- Leitor de Código de Barras Bematech S-100 - Entrada USB -- Leitor de Código de Barras Bematech S-500 - Entrada USB Observação: os scanners, webcams e leitores de código de barras citados acima são apenas sugestões. No caso dos scanners e webcams é possível utilizar qualquer dispositivo que segue o padrão TWAIN e no caso dos leitores de código de barras qualquer dipositivo está habilitado para identificar o código gerado pelo nosso sistema. Antes de efetivar a contratação, entre em contato solicitando um teste para comprovar a compatibilidade de seu dispositivo com o Módulo de Captura.3) Treinamento e Acompanhamento: Treinamento para capacitação dos usuários Sessão ao vivo com um de nossos especialistas para a capacitação adequada de seus funcionários, utilizando ferramenta de ensino a distância (web conferência). Sessões ao vivo adicionais podem ser agendadas caso seja identificado a necessidade de novos treinamentos. Manual do Usuário Tutoriais disponibilizados em nosso site para auxiliar na operação do sistema. Atendimento via chat, telefone ou tickets A Central de Atendimento está pronta para esclarecer eventuais dúvidas na utilização da plataforma. O atendimento via chat e telefone atende em dias úteis e em horário comercial,
  19. 19. enquanto o sistema de tickets funciona 24 horas.4) Suporte Técnico e Infraestrutura de Data Center: Resolução de problemas técnicos No caso de indisponibilidade ou falhas no sistema, nosso suporte técnico funciona 24 horas por meio de abertura de chamados (tickets) no Portal do Cliente. Infraestrutura de Data Center inclusa Sistema e dados hospedados em Data Center profissional com alta disponibilidade e segurança. O gerenciamento e manutenção dos servidores e da aplicação é de inteira responsabilidade da Estado Virtual, permitindo que sua empresa concentre-se apenas na utilização da ferramenta.DIFERENCIAIS Sistema totalmente web Toda a aplicação roda em ambiente web sem a necessidade de instalação de programas no computador do usuário, inclusive o Módulo de Captura de documentos físicos por scanners ou webcams que necessita apenas de um plugin. A ferramenta pode ser utilizada de qualquer computador com acesso a internet, a qualquer hora e de qualquer lugar. Plataforma flexível com implantação simples e rápida A solução EV Doc foi planejada e concebida visando a facilidade e baixo custo de implantação nas empresas. O sistema foi desenvolvido de forma modular e adaptável a qualquer área de negócio, sendo que a organização da árvore documental e índices de classificação são configurados facilmente pelo Portal após o mapeamento das rotinas internas e necessidades da empresa. A caracterísitica de ser um sistema totalmente web reduz também
  20. 20. drasticamente o tempo de implantação comparado a sistemas tradicionais de GED, pois nãoé necessário a configuração de servidores locais, instalação de programas nos computadoresdos usuários e tampouco visitas presenciais constantes para implantação, atualizações esuporte técnico. O tempo médio para a implantação padrão do EV Doc é de apenas 5 diasúteis.Gestão do Conhecimento e não apenas Gestão de DocumentosO sistema permite a criação de formulários customizáveis para o cadastro de dados quepodem estar relacionados ou não aos documentos. Dessa forma, o formulário funciona nãoapenas como indexador de documentos para consultas futuras mas sim um repositóriocompleto de informações. A plataforma contempla ainda, a possibilidade de relacionaríndices de diferentes formulários, em que ao se alterar o valor de um índice relacionado, osistema altera esse valor automaticamente em todos os formulários onde essa relação foiestabelecida.Sistema verdadeiramente multi-filialO EV Doc foi desenvolvido contemplando a utilização por empresas que atuam de formadescentralizada, como por exemplo Bancos e Financeiras que possuem diversos pontosespalhados para concessão de crédito, empresas de Telecom com pontos para habilitação deplanos pós-pago, ou mesmo um escritório de contabilidade ou advocacia que possui filial emoutra região ou cidade. Com a funcionalidade de gestão de filiais, é possível determinar quecada usuário tenha acesso apenas as informações da filial a que ele pertence.Controle de versão dos formulários e documentosTodo o histórico de atualizações é registrado e organizado em versões, garantindo aintegridade total de dados dos formulários e documentos digitais durante todo o ciclo devida. Uma versão anterior pode ser novamente aplicada no Portal caso necessário.Gestão eficiente do arquivo físicoAlém de organizar as informações e documentos digitalizados, a ferramenta possibilita ocontrole rígido do arquivo físico da empresa com a geração de código de barras para asetiquetas de documentos físicos e indexação por índices multiníveis no sistema, onde ousuário apenas seleciona a localização do documento físico dentre opções pré-definidas emvez de inserir manualmente a localização, evitando erros de digitação. Permite ainda, ocontrole de solicitações de empréstimo dos documentos físicos, com acompanhamento dostatus da solicitação e a identificação do solicitante.
  21. 21. PERGUNTAS FREQUENTES (FAQ)1. O que é um sistema de GED Quais os benefícios para a empresaDe forma geral, sistema de GED (Gestão Eletrônica de Documentos) é a tecnologia que permite a umaempresa gerenciar seus documentos, seja no formato digital (arquivos eletrônicos) ou físico (papel). Adigitalização de documentos em papel é o principal processo associado ao GED, seguido do envio eclassificação (indexação) do documento no sistema para a consulta e gestão das informações. Osbenefícios gerais para a empresa com a implantação de uma solução de GED são o aumento deprodutividade com o rápido acesso as informações, redução significativa de custos com cópias,impressão e transporte de documentos (malotes), ganho de espaço com a diminuição do arquivo físico,controle de acesso aos documentos e maior segurança no armazenamento dos dados. Benefíciosadicionais são percebidos de acordo com o ramo de atuação da empresa.2. Além do sistema, quais serviços estão inclusos nos planosOs planos por padrão incluem os serviços de implantação, treinamento, suporte e infraestrutura de DataCenter e estão descritos na aba "Como Funciona". Serviços adicionais e opcionais como integração comoutros sistemas, migração de dados e consultoria administrativa podem ser contratados medianteconsulta e orçamento a parte.3. Como funciona a implantação da soluçãoApós a contratação e liberação do sistema pelo suporte técnico, nossa equipe de implantação irá entrarem contato com o cliente para identificar suas necessidades e rotinas internas. Com a etapa demapeamento do processo concluída, será definido a organização das pastas, índices de classificação(indexação) dos formulários e cadastro de usuários no sistema, bem como o auxílio na integração comscanners, webcams e leitores de código de barras da empresa. Por fim, é realizado um treinamento aovivo e a distância para capacitação dos usuários na utilização da ferramenta. Todo esse procedimento érealizado preferencialmente a distância utilizando nossa Central de Atendimento, mas visitas presenciaspara implantação podem ser agendadas, sendo que os custos de deslocamento para fora de Brasíliaserão por conta do cliente. O tempo médio para a implantação padrão do EV Doc é de apenas 5 diasúteis. Para mais detalhes sobre o processo de implantação, clique na aba "Como Funciona".4. A solução é indicada para empresas que possuem filiais, agências ou pontos de venda emdiferentes locaisO EV Doc é ideal para empresas que atuam de forma descentralizada, como por exemplo Bancos eFinanceiras que possuem diversos pontos espalhados para concessão de crédito, empresas de Telecomcom pontos para habilitação de planos pós-pago, ou mesmo um escritório de contabilidade ou
  22. 22. advocacia que abiru uma nova filial em outra região ou cidade. O fato da ferramenta rodar em ambienteweb permite que seja acessado facilmente pela internet e com a funcionalidade de gestão de filiais,possibilita que cada usuário tenha acesso apenas as informações da filial a que ele pertence.5. Quais os diferenciais do EV Doc em relação a outros sistemas de GEDO EV Doc possui alguns diferencias significativos que o distinguem de outras soluções no mercado. Parasaber mais detalhes clique na aba "Diferenciais".6. Com a utilização do EV Doc, é possível eliminar completamente o trâmite de documentosem papelO EV Doc proporcina a redução drástica do fluxo de papéis tramitando na empresa. Alguns tipos dedocumentos ainda precisam tramitar obrigatoriamente em papel para ter validade jurídica e dessaforma a eliminação completa ainda não é possível, mas a tendência com o passar dos anos é que 100%dos documentos trafeguem apenas em formato digital, com a utilização de certificados digitais parapessoas física e jurídica.7. Como os documentos são enviados para o sistema Posso utilizar o meu scannerOs documentos em papel são digitalizados e enviados pelo Módulo de Captura integrado ao scanner,enquanto os documentos já em formato digital são enviados diretamente pelo Portal. É possível utilizarqualquer scanner que segue o padrão TWAIN, sugerimos os scanners citados na aba "Como Funciona".8. Uma folha digitalizada utiliza em média quanto de espaço em discoO tamanho de uma folha digitalizada depende das configurações definidas no scanner mas em médiaseria 200 KB no formato PDF. Baseado nisso, 1 GB de espaço é suficiente para armazenar cerca de 5 milfolhas digitalizadas.9. É possível definir as permissões de acesso por usuários e gruposNo Módulo de Administração, há a opção de configurar permissões de acesso a módulos efuncionalidades da matriz e filiais (se houver) para cada usuário individualmente ou para grupos deusuários.10. Posso cadastrar clientes para que tenham acesso a determinadas pastas com formuláriose documentos
  23. 23. Sim, os clientes podem ser cadastrados como usuários do sistema para terem acesso a determinadaspastas, sendo possível enviar um convite por email para que o próprio cliente realize o cadastro ou podeser cadastrado diretamente no sistema pelo administrador. Essa funcionalidade é muito útil paraempresas que precisam compartilhar documentos com os clientes como por exemplo um escritório decontabilidade, que pode disponibilizar facilmente para os clientes documentos como guia de impostos efolha de pagamento (malote virtual), reduzindo custos com cópia, impressão e transporte de malotes,agilizando o processo de trabalho e gerando credibilidade perante os clientes.11. Como controlo o acesso e ações em uma determinada pastaPara cada pasta da árvore documental é necessário definir os usuários ou grupos que terão acesso a ela,bem como configurar as ações permitidas para esses usuários ou grupos. Dessa forma, o sistemapermite a gestão e controle individualizado de cada pasta.12. Tem como bloquear o acesso a determinado formulário ou documentoSim, os formulários e documentos possuem status que podem ser alterados e caso o status seja definidocomo "bloqueado", o formulário ou documento em questão estará inacessível para os usuários.13. Para que serve o controle de versão do formulário/documento Posso visualizar eaplicar uma versão anteriorO controle de versão serve para preservar a integridade total dos dados ao longo do ciclo de vida doformulário e dos documentos associados a esse formulário. Todo o histórico de atualizações é registradoe organizado em versões, sendo possível visualizar e aplicar uma versão anterior no Portal casonecessário.14. É possível configurar para receber notificações por email quando determinada ação forexecutadaSim, para cada ação realizada dentro de uma pasta é possível configurar o envio de uma notificação poremail para determinado(s) usuário(s). O envio de notificações permite um acompanhamento maiseficiente de alterações realizadas em formulários e documentos em uma determinada pasta.15. As ações realizadas no sistema são registradas para auditoria futuraA Trilha de Auditoria registra as principais ações realizadas nos documentos, formulários e pastas. Nocaso de ocorrer algum problema, os administradores do sistema conseguem identificar facilmente oautor, data e horário que cada ação foi realizada.
  24. 24. 16. Iremos digitalizar nosso acervo de documentos, mas o arquivo físico ainda é necessário.Posso gerenciar também esse arquivo físico pelo sistemaO EV Doc foi desenvolvido não apenas para gerenciar os documentos em formato digital, mas também oarquivo físico da empresa. A ferramenta possibilita o controle rígido do arquivo físico da empresa com ageração de código de barras para as etiquetas de documentos físicos e indexação por índices multiníveisno sistema, onde o usuário apenas seleciona a localização do documento físico dentre opções pré-definidas em vez de simplesmente digitar a localização, evitando erros de digitação. Permite ainda, ocontrole de solicitações de empréstimo dos documentos físicos, com acompanhamento do status dasolicitação e a identificação do solicitante.17. É possível personalizar o sistema com o logotipo de nossa empresaSim, o logotipo de sua empresa pode ser inserido para que o sistema tenha a sua identidade visual. Essaopção é muito interessante para empresas que liberam acesso ao sistema para clientes com o objetivode compartilhar documentos, agregando considerável valor ao negócio.18. Gostaria de agendar uma demonstração do sistema, como procederPara agendar uma demonstração do sistema, acesse a aba "Demo" em nosso site e siga o procedimentodescrito.19. Como é feito o pagamentoPagamento antecipado por boleto bancário (pagável em qualquer banco, lotérica ou internet bankingaté o vencimento). O boleto é disponibilizado todo mês para pagamento no Portal do Cliente com 15dias de antecedência em relação a data de vencimento e notificações automáticas sobre o vencimentodas faturas são enviadas para o email cadastrado.20. Em caso de cancelamento, qual o procedimentoPara efetivar o cancelamento do plano, é necessário comunicar a Estado Virtual via ticket no Portal doCliente até a data de vencimento para os planos convencionais e 30 dias de antecedência para planosque tenham servidores dedicados associados. Os planos são mensais e por tempo indeterminado,portanto caso o cliente não solicite formalmente o cancelamento, a conta é renovada automaticamente,permanecendo ativa e sendo tarifada.
  25. 25. CONHEÇA TAMBÉMEV Mail | Email CorporativoPlataforma de comunicação integrada que oferece email, calendário, contatos, anotações,troca de mensagens instantâneas (chat), disco virtual e sincronização com smartphones. O EVMail utiliza o software SmarterMail, considerado a melhor alternativa ao Microsoft Exchange ea custos bem mais acessíveis. A solução de Email Corporativo é ideal para empresas onde oserviço de email é fator essencial para sua operação e que buscam funcionalidades avançadaspara aumentar a produtividade.Informações no site:http://estadovirtual.com.br/email-corporativo-ev-mail.html

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