Textos administrativos

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Textos administrativos

  1. 1. TEXTOS ADMINISTRATIVOS
  2. 2. 1. EL INFORME ESCRITO  Relación clara y pormenorizada de hechos o actividades observadas o realizadas, las que se quieren evaluar justificar o modificar.
  3. 3. FUNCIONES Dar a conocer los resultados de una investigación o experiencia en forma organizada y lógica. Exponer el valor, importancia y alcance de un asunto o fenómeno. Reflejar el conocimiento y capacidad del autor para precisar conceptos y presentar conclusiones. Brindar información del desarrollo de tareas, proyectos en ejecución y cumplimiento de una misión encomendada a los integrantes de un equipo
  4. 4. Tipos de informes según el propósito Supervisión • Llevan a tomar alguna decisión por parte de una autoridad, renovar una aprobación, imponer una sanción, dar una distinción, etc. Administrativos • Relación de actividades o labores desarrolladas en una organización. (gerentes, administrativos, etc.) Didácticos o académicos • Busca aprender de la información y evaluar si se ha comprendido o realizado un procedimiento de carácter educativo.
  5. 5. Informes académicos o didácticos  Presenta actividades realizadas en un proceso pedagógico o educativo.  Describe la tarea, valora de modo crítico la actividad, esta escrito con claridad y sin errores de redacción.  La extensión dependerá de las necesidades de cada informe.
  6. 6. Modalidades del informe académico: • Experiencia o práctica profesional concretas. Actividad profesional • Trabajo realizado en un proyecto de investigación. • Cuando se elabora material de apoyo para la ejecución de actividades educativas (libro, base de datos, software, video, didácticos etc.) Investigación Elaboración de material • Cuando un estudiante realiza actividades de beneficio social relacionadas con su carrera. Servicio social • Practicas y salidas de campo derivadas de actividades académicas Trabajo de campo
  7. 7. Construcción de informes académicos Datos de identificación del informe Fortalezas y aspectos por mejorar Autoevaluación de desempeño Introducción Resultados obtenidos Recursos Objetivo del informe Estrategias empleadas Conclusiones y recomendaciones Informe cuantitativo Actividades realizadas Firma del informante y anexos
  8. 8. 2. LA CARTA  Personal: Mensaje escrito que suple la comunicación oral y permite establecer comunicación con personas físicamente alejadas. • Comercial: Comunicación escrita con objetivos definidos y redactada con ideas claras y precisas, en forma breve, cordial y coherente, para contribuir al fortalecimiento de las relaciones administrativas, profesionales y comerciales.
  9. 9. Funciones Expresar sentimientos, pensamientos o acciones. Ofrecer y solicitar servicios. Dar respuesta concreta a una situación. Automatizar y afianzar el trabajo y las relaciones administrativas Mejorar la productividad y calidad administrativa
  10. 10. Tipos de cartas comerciales Compra y venta Cobranza Reclamación y conciliación Remisión o envío Solicitud CARTAS COMERCIALES Relaciones públicas
  11. 11. Cualidades de las cartas comerciales Claridad y coherencia Concisión y precisión Cordialidad Naturalidad Corrección
  12. 12. Partes de una carta comercial MEMBRETE Pereira, 5 de noviembre de 2012 Ingeniero CARLOS VALDERRAMA Jefe de Personal Club el Nogal Bogotá Cordial saludo -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------. ---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------. -----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------. Atentamente CARLOS JULIAN BETANCOUT O. Director Operativo
  13. 13. 3. LA HOJA DE VIDA HOJA DE VIDA NOMBRES Y APELLIDOS COMPLETOS PERFIL Quién es usted, sus virtudes y fortalezas: trabajo en equipo, responsabilidad, facilidad de aprendizaje, liderazgo. Comente las actividades académicas, y/o laborales a las cuales se dedica actualmente. Describa sus habilidades y destrezas académicas, sus fortalezas y las áreas de dominio.
  14. 14. DATOS PERSONALES Nombre completo Documento de identidad Fecha de nacimiento (día/mes/año) Lugar de nacimiento: Municipio/ departamento Dirección Teléfono Correo electrónico: FORMACIÓN ACADÉMICA Estudios Primarios: Institución, Municipio, año de finalización Estudios Secundarios: Institución, municipio, título obtenido, año Universitarios: Universidad, Carrera con el semestre actual Idioma Extranjero: Dominio del idioma hablado y/o escrito
  15. 15. FORMACIÒN COMPLEMENTARIA PERFECCIONAMIENTO: Diplomados (Nombre, universidad, año) TALLERES, CURSOS, SEMINARIOS, CONGRE SOS, OTROS EVENTOS DE FORMACIÒN Nombre del evento, duración ; Entidad , ciudad, fecha
  16. 16. MERITOS Y GALARDONES “Nombre del galardón”, año, otorgado por PRODUCCIÒN ACADÉMICA O PUBLICACIONES Artículos, memorias, capítulos de libros, libros, etc. Nombre de la publicación, entidad, ciudad y año PONENCIAS nombre de la ponencia, evento, entidad responsable, ciudad y año
  17. 17. ACTIVIDADES DE INVESTIGACIÒN nombre o título de la investigación, entidad, autores y año MEMBRECÍAS Todos aquellas sociedades, redes o grupos, a las cuales usted pertenece, y especifique si es solo es miembro o si tiene algún cargo en este (clubes, ligas, fundaciones, redes académicas, etc).
  18. 18. EXPERIENCIA LABORAL A partir del último empleo que tuvo o tiene, y por la fecha de finalización de labores. Incluya los trabajos que ha desempeñado en la Universidad, como Auxiliar, Monitor, Joven Investigador, prácticas profesionales, etc. NOMBRE DE LA EMPRESA CARGO: (el cargo que desempeño) FUNCIONES: (funciones que le fueron asignadas durante su estadía en este cargo, especifique- opcional). JEFE INMEDIATO: (Nombre completo de esta persona) TELEFONO: (donde localizarlo) Fecha de Inicio de labores – Fecha de finalización. 
  19. 19.  REFERENCIAS Hasta 3 referencias laborales indicando NOMBRE: Nombre con su respectivo titulo CARGO ACTUAL EMPRESA o sitio donde labora TELÉFONO. (firma) NOMBRE COMPLETO Documento de identidad. Fecha de Presentación de la Hoja de Vida
  20. 20. EL MEMORANDO  Comunicación personal que se dirige en un nivel de comunicación descendente u horizontal y que contiene la exposición breve de algún asunto importante (motivaciones, informes, decisione s, nuevas prácticas, normas, procedimientos , nombramientos, llamados de atención, vacaciones, etc.)
  21. 21. Partes de un memorando MEMBRETE MEMORANDO No 05 Pereira, 5 de noviembre de 2012 PARA: CARLOS VALDERRAMA DE: Director ejecutivo ASUNTO: Campaña de navidad Cordial saludo De acuerdo con nuestro programa recreativo para la época navideña, la junta directiva determinó que …………………………………………………….. …………………………………………………………………………………………… ………………………………………………………………………….. Le agradezco divulgar esta información a los integrantes de su dependencia. Atentamente CARLOS JULIAN BETANCOUT O. Director ejecutivo Anexo: Horarios
  22. 22. Recomendaciones  Redactar en tercera persona.  No usar expresiones que dan lugar a interpretaciones        erróneas. Herir al receptor Asuntos poco conocidos o sin suficiente explicación. Rodeos, redundancias o ideas obvias. Adornar el mensaje Abusar de la construcción negativa Acumular oraciones difusas u oraciones largas que obstaculizan el mensaje. Firmar antes de revisar el dictado
  23. 23. LA CIRCULAR  Comunicación escrita que se elabora en un texto único y se reproduce y dirige a varias personas, para informarles algún asunto que tenga carácter permanente (cambios de dirección, apertura de una nueva sede, modificación de horarios, precios, condiciones, etc.). Tipos de Circulares:  Internas: da a conocer las actividades internas de la entidad.  Externas: da a conocer a sus clientes, proveedores o distribuidores, informaciones de carácter general.
  24. 24. Partes de una circular MEMBRETE CIRCULAR No 05 Pereira, 5 de noviembre de 2012 PARA: Todo el Personal DE: Gerencia General Cordial saludo La Gerencia General se permite informar -------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------. ----------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------. Atentamente CARLOS DANIEL RODRÍGUEZ BUENO Gerente General
  25. 25. Recomendaciones  Redactar en tercera persona.  No usar expresiones que dan lugar a interpretaciones     erróneas. Asuntos sin suficiente explicación. Rodeos, redundancias, ideas obvias, oraciones largas o difusas que obstaculizan el mensaje. Información completa con lugares, fechas, horarios de los asuntos tratados Firmar después de revisar el dictado
  26. 26. ACTA  Es un escrito que tiene por objeto dejar constancia de lo tratado, sucedido o acordado en una reunión o junta. La toma de apuntes y redacción esta a cargo del secretario (a) de la institución o de un elegido para que haga sus veces en la reunión.
  27. 27. Partes del acta MEMBRETE REUNIÓN ORDINARIA DE L CONSEJO ESTUDIANTIL ACTA 028 FECHA: Pereira , 5 de noviembre de 2012 HORA: De 4:00 pm. a 6:30 pm. LUGAR: Facultad Ciencias de ASISTENTES: Sr. …………………………….. Presidente Sr. …………………………….. Vicepresidente Sra. …………………………… Secretaria INVITADO: Dr. ……………………. Cargo ORDEN DEL DÍA: 1. Verificación de asistencia 2. Lectura, discusión y…………………. 3.………………………………. 4…………………………………………… 5. Proposiciones y varios
  28. 28. Partes del acta DESARROLLO 1. Se verifico la asistencia mediante llamado a lista constatándose la presencia de todos los integrantes del ………………….. 2. Se dio lectura al acta No 027 la cual fue aprobada sin modificaciones………………………………………………………… 3.…………………………………………………………….................. 4…………………………………………………………………………. 5. En el campo de las proposiciones………………. Siendo las 6:30 pm. Se levanto la sesión, para constancia se firma a los _____días del mes de ________ de ___________ NOMBRE COMPLETO Presidente NOMBRE COMPLETO Secretario
  29. 29. Recomendaciones  Se redacta en tiempo presente y ningún párrafo se inicia en gerundio  No redactarse en lenguaje telegráfico.  Debe dar cuenta de los principales aspectos tratados en la reunión y sobre las decisiones que se tomaron sin entrar en detalles extravagantes.  Los párrafos deben ser concisos, claros y que hagan énfasis en las determinaciones tomadas y por solicitud se anotan las discrepancias.

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