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Gestión documental: vehículo para la transparencia

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Esta presentación reflexiona sobre las implicaciones documentales de las leyes de transparencia española y catalana, y describe los puntos clave a través de los cuales la gestión documental se convierte en un elemento básico para el cumplimiento de la normativa de transparencia y acceso a la información.

This presentation thinks about the effects over records management that could have spanish and catalan transparency acts, and describes the key points that allow to see records and information management systems as a basic element for the compliance with transparency and information access regulation.

Citación recomendada: Gestión documental: vehículo para la transparencia. Conferencia internacional: "Transparencia en la gestión pública: el gran reto, gestión documental". Secretaría de Transparencia de la Presidencia de la República & Gobernación de Cundinamarca, Bogotá (Colombia), 3 de junio de 2016.

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Gestión documental: vehículo para la transparencia

  1. 1. Gestión documental: vehículo para la transparencia Conferencia internacional Secretaría de Transparencia Presidencia de la República Jordi Serra Serra Dr. Máster de Gestión Documental e Información en las Empresas Universidad de Barcelona
  2. 2. Transparencia Demanda social (necesidad reciprocidad) Evolución de las organizaciones (capacidad)
  3. 3. Nuevas dimensiones del acceso y el uso Acceso reactivo Acceso proactivo (publicidad) Uso en el contexto original Uso en un contexto distinto (reutilización) TRANSPARENCIA
  4. 4. Nuevas dimensiones del acceso y el uso: principales retos Interoperabilidad e integración (sistemas/CRM) Acceso proactivo (publicidad) Tratamiento semántico (open/linked/big) Uso en un contexto distinto (reutilización) RIM
  5. 5. Para poder ser transparente necesito... Disponer de un canal para su acceso y publicación Disponer de ella en formato electrónico Saber dónde se encuentra, y poder acceder a ella Poder identificar qué información documenta cada actividad Disponer de procesos para asegurar su fiabilidad Disponer de información (estar documentando mi actividad)
  6. 6. LAS LEYES DE TRANSPARENCIA: EL CASO ESPAÑOL
  7. 7. Leyes de transparencia Acceso Publicidad Buen Gobierno
  8. 8. Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno Artículo 5. Principios generales. • 1. Los sujetos enumerados en el artículo 2.1 publicarán de forma periódica y actualizada la información cuyo conocimiento sea relevante para garantizar la transparencia de su actividad relacionada con el funcionamiento y control de la actuación pública. • 3. […] A este respecto, cuando la información contuviera datos especialmente protegidos, la publicidad sólo se llevará a cabo previa disociación de los mismos. • 4. La información sujeta a las obligaciones de transparencia será publicada en las correspondientes sedes electrónicas o páginas web y de una manera clara, estructurada y entendible para los interesados y, preferiblemente, en formatos reutilizables. Se establecerán los mecanismos adecuados para facilitar la accesibilidad, la interoperabilidad, la calidad y la reutilización de la información publicada así como su identificación y localización. • 5. Toda la información será comprensible, de acceso fácil y gratuito y estará a disposición de las personas con discapacidad […].
  9. 9. Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno Información a publicar Artículo 6. Información institucional, organizativa y de planificación Artículo 7. Información de relevancia jurídica Artículo 8. Información económica, presupuestaria y estadística
  10. 10. Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno Control del cumplimiento: Consejo de Transparencia y Buen Gobierno
  11. 11. Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno Artículo 13. Información pública. • Se entiende por información pública los contenidos o documentos, cualquiera que sea su formato o soporte, que obren en poder de alguno de los sujetos incluidos en el ámbito de aplicación de este título y que hayan sido elaborados o adquiridos en el ejercicio de sus funciones.
  12. 12. Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno Artículo 11. Principios técnicos. • El Portal de la Transparencia contendrá información publicada de acuerdo con las prescripciones técnicas que se establezcan reglamentariamente que deberán adecuarse a los siguientes principios: • a) Accesibilidad: se proporcionará información estructurada sobre los documentos y recursos de información con vistas a facilitar la identificación y búsqueda de la información. • b) Interoperabilidad: la información publicada será conforme al Esquema Nacional de Interoperabilidad, aprobado por el Real Decreto 4/2010, de 8 enero, así como a las normas técnicas de interoperabilidad. • c) Reutilización: se fomentará que la información sea publicada en formatos que permita su reutilización, de acuerdo con lo previsto en la Ley 37/2007, de 16 de noviembre, sobre reutilización de la información del sector público y en su normativa de desarrollo.
  13. 13. Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno Artículo 14. Límites al derecho de acceso. • 1. El derecho de acceso podrá ser limitado cuando acceder a la información suponga un perjuicio para: – a) La seguridad nacional. – b) La defensa. – c) Las relaciones exteriores. – d) La seguridad pública. – e) La prevención, investigación y sanción de los ilícitos penales, administrativos o disciplinarios. – f) La igualdad de las partes en los procesos judiciales y la tutela judicial efectiva. – g) Las funciones administrativas de vigilancia, inspección y control. – h) Los intereses económicos y comerciales. – i) La política económica y monetaria. – j) El secreto profesional y la propiedad intelectual e industrial. – k) La garantía de la confidencialidad o el secreto requerido en procesos de toma de decisión. – l) La protección del medio ambiente.
  14. 14. Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno Artículo 18. Causas de inadmisión. • 1. Se inadmitirán a trámite, […], las solicitudes: – a) Que se refieran a información que esté en curso de elaboración o de publicación general. – b) Referidas a información que tenga carácter auxiliar o de apoyo como la contenida en notas, borradores, opiniones, resúmenes, comunicaciones e informes internos o entre órganos o entidades administrativas. – c) Relativas a información para cuya divulgación sea necesaria una acción previa de reelaboración. – d) Dirigidas a un órgano en cuyo poder no obre la información cuando se desconozca el competente. – e) Que sean manifiestamente repetitivas o tengan un carácter abusivo no justificado con la finalidad de transparencia de esta Ley.
  15. 15. Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno Artículo 19. Tramitación. • 2. Cuando la solicitud no identifique de forma suficiente la información, se pedirá al solicitante que la concrete en un plazo de diez días, […]. • 3. Si la información solicitada pudiera afectar a derechos o intereses de terceros, debidamente identificados, se les concederá un plazo de quince días para que puedan realizar las alegaciones que estimen oportunas. […]. Artículo 20. Resolución. • 1. La resolución en la que se conceda o deniegue el acceso deberá notificarse al solicitante y a los terceros afectados que así lo hayan solicitado en el plazo máximo de un mes desde la recepción de la solicitud por el órgano competente para resolver. • Este plazo podrá ampliarse por otro mes en el caso de que el volumen o la complejidad de la información que se solicita así lo hagan necesario y previa notificación al solicitante.
  16. 16. Ley 19/2013, de 9 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno Artículo 21. Unidades de información. • 2. En el ámbito de la Administración General del Estado, existirán unidades especializadas que tendrán las siguientes funciones: • a) Recabar y difundir la información a la que se refiere el capítulo II del título I de esta Ley. • b) Recibir y dar tramitación a las solicitudes de acceso a la información. • c) Realizar los trámites internos necesarios para dar acceso a la información solicitada. • d) Realizar el seguimiento y control de la correcta tramitación de las solicitudes de acceso a la información. • e) Llevar un registro de las solicitudes de acceso a la información. • f) Asegurar la disponibilidad en la respectiva página web o sede electrónica de la información cuyo acceso se solicita con más frecuencia. • g) Mantener actualizado un mapa de contenidos en el que queden identificados los distintos tipos de información que obre en poder del órgano.
  17. 17. Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno • 1. Los sujetos obligados deben adoptar las medidas necesarias para facilitar a las personas el conocimiento de la información pública. La información sujeta al régimen de transparencia debe hacerse pública en las sedes electrónicas y los sitios web de los sujetos obligados, de forma clara, estructurada y en formato reutilizable.
  18. 18. Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno • 2. A los efectos de lo establecido por el apartado 1, los sujetos obligados deben garantizar la transparencia de la información pública mediante un sistema integral de información y conocimiento en formato electrónico, cuyo diseño debe fundamentarse en el uso preferente de los sistemas de gestión de documentos públicos, como facilitadores de datos y documentos auténticos, en el marco de interoperabilidad del sector público. • 3. El sistema integral al que se refiere el apartado 2 debe permitir a las personas un acceso fácil y gratuito a la información pública, […].
  19. 19. Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno • 4. El sistema se fundamenta en el Portal de la Transparencia, que es el instrumento básico y general de gestión de documentos públicos para dar cumplimiento y efectividad a las obligaciones de transparencia establecidas por la Ley, y en las sedes electrónicas o sitios web correspondientes. […] • 5. […] Las administraciones locales y el resto de administraciones y entidades pueden crear sus propios portales de transparencia, el acceso a cuyo contenido debe facilitarse desde el Portal de la Transparencia de la Generalidad, de forma interconectada y que facilite la integración. Todos los portales deben disponer de un buscador que permita un acceso rápido, fácil y comprensible a la información y que incorpore mecanismos de alerta sobre los datos que se han actualizado. • 6. […]. También deben cumplir las recomendaciones de la Iniciativa de Accesibilidad Web para facilitar su acceso a las personas con discapacidad.
  20. 20. Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno • 1. Para hacer efectivo el principio de transparencia, los sujetos obligados deben adoptar las siguientes actuaciones: – a) Difundir la información pública de interés general de forma veraz y objetiva, para que las personas puedan conocer la actuación y el funcionamiento de la Administración pública y ejercer el control de dicha actuación. – b) Garantizar que la información a la que se refiere la letra a se difunde de forma constante y se actualiza permanentemente, con la indicación expresa de la fecha en que se actualizó por última vez y, si es posible, de la fecha en que ha de volver a actualizarse. – c) Organizar la información de forma que sea fácilmente accesible y comprensible para las personas y que facilite una ágil y rápida consulta mediante instrumentos de búsqueda dotados de las características técnicas que lo garanticen. – d) Ordenar temáticamente la información para que su localización sea fácil e intuitiva. Dicha ordenación debe realizarse, como mínimo, con criterios temáticos y cronológicos, siguiendo el cuadro de clasificación documental corporativo –si se dispone de él– e incorporando índices o guías de consulta.
  21. 21. Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno • 1. La Administración pública, en aplicación del principio de transparencia, debe hacer pública la información relativa a: – a) La organización institucional y la estructura administrativa. – b) La gestión económica, contable, presupuestaria y patrimonial. – c) Las decisiones y actuaciones de especial relevancia jurídica. – d) La plantilla, la relación de puestos de trabajo y el régimen retributivo. – e) Los procedimientos administrativos relacionados con el ejercicio de sus competencias. – f) Los contratos y convenios. – g) Las convocatorias y el otorgamiento de las subvenciones y ayudas públicas. – h) Los informes y estudios. – i) Los planes, programas y memorias generales. – j) La información estadística. – k) La información geográfica. – l) Las materias y actuaciones cuya publicidad se establezca por norma. – m) Cualquier materia de interés público, y las informaciones solicitadas con más frecuencia por vía del ejercicio del derecho de acceso a la información pública.
  22. 22. Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno Artículo 16 Reutilización de la información • 1. Los sujetos obligados deben facilitar a las personas el acceso a la información pública en formato reutilizable, […]. • 2. La información pública puede ser reutilizada con cualquier objetivo lícito, […]. Artículo 17 Condiciones y modalidades para reutilizar la información • 1. La reutilización de la información pública es libre y no está sujeta a restricciones, excepto en los supuestos en que, por vía reglamentaria, se someta a la obtención de una licencia de reconocimiento de creative commons, […]. • 3. Debe garantizarse que en el proceso de reutilización no se altera el contenido de la información reutilizada ni se desnaturaliza su sentido, […].
  23. 23. Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno Artículo 19 Información pública • 1. El derecho de acceso a la información pública incluye cualquier forma o soporte en que esta información haya sido elaborada o en que se conserve. • 3. Las administraciones públicas, con el mismo fin al que se refiere el apartado 2, deben establecer un sistema de gestión de documentos, información y datos integrado que permita la interoperatividad entre las administraciones, la localización de cualquier documento o información y la vinculación automática de cada documento o conjunto de datos a su régimen de acceso y publicidad.
  24. 24. Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno Artículo 25 Acceso parcial a la información y a la documentación públicas • 1. Si es de aplicación alguno de los límites de acceso a la información pública establecidos por los artículos anteriores, la denegación de acceso solamente afecta a la parte correspondiente de la documentación, y debe autorizarse el acceso restringido al resto de los datos. • 2. Si la restricción de acceso o la ocultación parcial de datos dificulta la comprensión de la información, el interesado puede solicitar audiencia a la Administración para aclarar su interpretación. […].
  25. 25. Ley 19/2014, de 29 de diciembre, de transparencia, acceso a la información pública y buen gobierno Artículo 40 Composición y designación • 1. La Comisión de Garantía del Derecho de Acceso a la Información Pública está integrada por un mínimo de tres miembros y un máximo de cinco, designados por mayoría de tres quintas partes de los diputados del Parlamento de Cataluña, […]. • 2. Al efecto de lo establecido por el apartado 1, previamente a su designación los candidatos deben comparecer ante la comisión parlamentaria correspondiente para ser evaluados con relación a las condiciones requeridas para el cargo. • 3. Los miembros de la Comisión deben ser juristas especialistas en derecho público y técnicos en materia de archivos o gestión documental, elegidos entre expertos de reconocida competencia y prestigio y con más de diez años de experiencia profesional.
  26. 26. LA GESTIÓN DOCUMENTAL COMO BASE PARA LA TRANSPARENCIA
  27. 27. ¿Qué es la gestión documental? • Field of management responsible for the efficient and systematic control of the creation, receipt, maintenance, use and disposition of records, including processes for capturing and maintaining evidence of and information about business activities and transactions in the form of records. ISO 15489. Requiere un control sistemático, homogéneo y común a toda la organización ... Ámbito de pleno derecho de la gestión general de una organización, con ámbito propio de responsabilidad ... A lo largo del ciclo de vida completo de los documentos, desde que se crean hasta que se eliminan o se archivan permanentemente Los documentos se mantienen como evidencia, y es necesario que estén en un entorno seguro que garantice la credibilidad Todo el valor evidencial de los documentos proviene de su relación con funciones y actividades
  28. 28. El sistema de gestión documental ... • Es lo que hace que los documentos de una organización sean ... • Fiables • Auténticos • Íntegros • Usables (accesibles) Y lo hace de manera ... • Fiable • Íntegra • Obediente (conforme) • Global (exhaustiva) • Sistemática (perdurable)
  29. 29. ...“Declaring a document to be a record”... Documento Relacionado con su contexto y vinculado a otros documentos •Fiable •Auténtico Ubicado en un entorno controlado que permite que sea gestionado adecuadamente •Integro •Usable (accesible)
  30. 30. Principios de la gestión documental • Los documentos administrativos (records) son creados o recibidos en el desarrollo de las actividades propias de la organización, son su resultado directo. • Los documentos de las organizaciones deben mantenerse fiables, auténticos y usables (accesibles). Principios fundamentales • Los documentos administrativos (records) tienen limitaciones de acceso. • Los usuarios deben localizar rápidamente los documentos cuando los necesitan. • Los usuarios deben poder recuperar los documentos en una forma utilizable. Del acceso y el uso • Los documentos deben gestionar a lo largo de su ciclo de vida. • Los documentos deben conservarse sólo mientras sean útiles a la organización. • Sólo aquellos que tengan valor para terceros deben conservarse permanentemente. De la conservación y eliminación
  31. 31. Marco normativo de la gestión documental © Carlota Bustelo, 2014.
  32. 32. ¿Para qué necesitamos un sistema de gestión documental? Efectividad Eficiencia ContinuidadConformidad Voluntad Necesidad
  33. 33. Entorno externo Dimensión conceptual Dimensión física Los componentes del sistema Subsistema de clasificación Subsistema de descripción Subsistema de evaluación y disposición Subsistema de control de acceso y uso Subsistema de conservación Tratamiento (gestión) Obligaciones + procedimientos + parámetros Sistemas de información + personas + espacios Documento* Documento integrado
  34. 34. Primero clasificamos... Mapeo de procesos Mapeo de sistemas Mapeo de tipos (datos) Mapeo de series Mapeo de agentes
  35. 35. ...para luego aplicar reglas Documento o dato Quién lo puede ver y modificar (incluye LOPD) Acceso y uso Quién lo debe ver Publicidad y reutilización Cuanto y cómo se debe conservar Conservación y eliminación Cómo se debe proteger Vitalidad
  36. 36. Gestionando siempre igual los documentos... • Captura • Registro • Clasificación • Clasificación funcional • Clasificación de seguridad y acceso • Asignación de disposición • Almacenamiento • Utilización y registro de auditoría • Implantación de la disposición (selección)
  37. 37. Organización En distintos tipos de archivo Captura y registro Clasificación Almacenamiento Utilización Disposición Captura (transferencia) Conservación Utilización (préstamo) Disposición Captura (exportación) Conservación Utilización (consulta) Disposición Captura (transferencia) Conservación Utilización (difusión)   Archivo de gestión Archivo electrónico Archivo de soportes físicos Archivo histórico Sistema de gestión documental
  38. 38. DÓNDE RESIDE LA INFORMACION
  39. 39. Los documentos aparecen por múltiples canales….
  40. 40. ...y se almacenan Buzones de correo Discos compartidos Entornos colaborativos Gestores documentales Aplicaciones de negocio Archivo electrónico Archivo físico Contenidos Web Explotación de información (BI)
  41. 41. A menudo en silos incomunicados
  42. 42. Menos cuando tenemos un SDG SGD
  43. 43. Menos cuando tenemos un SDG SGD SGD SGD SGD SGD
  44. 44. LAS NUEVAS TENDENCIAS EN GESTIÓN DOCUMENTAL
  45. 45. ¿En qué contexto estamos diseñando actualmente los SGD? Empresarial y organizacional Tecnológico Social Inmediatez Transparencia Reutilización Refuerzo identidades Mobile (portabilidad) Cloud (externalización) Social (interacción) Big Data (datificación) Multiformes Compuestas Ubicuas Agiles
  46. 46. Principales retos de los SGD • El porcentaje de cobertura • La seguridad efectiva • La confianza de la organización • La aportación de valor al usuario
  47. 47. Bajo porcentaje de cobertura ?
  48. 48. Hay que aumentar la cobertura Memòria d’arxius 2013. Departament de Cultura, Generalitat de Catalunya.
  49. 49. Poca fiabilidad y seguridad efectivas 85% 37% 54% 15% 63% 46% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Redes sociales no incluidas en las políticas de GD Interacciones esenciales en redes sociales no capturadas ni conservadas Empleados que utilizan el correo particular para enviar datos de empresa John Newton, AIIM (2016)
  50. 50. Hay que aumentar la seguridad
  51. 51. Bajo nivel de confianza en el sistema 65% 20% 35% 80% 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% IT Department Legal Department Unconfident with company's recordkeeping system Confident with company's recordkeeping system Baseline Magazine (2015) • Coste • Funcionalidades • Facilidad de uso • Cumplimiento legal • Mitigación de riesgos (litigios) • Precisión en la recuperación (eDiscovery)
  52. 52. Hay que aumentar la confianza Iron Mountain Survey (2015) ¿Las técnicas de gestión documental les inspiran confianza ante los riesgos de la información, y satisfacen sus necesidades? ¿Conoce usted el sistema de gestión documental de su organización, y quienes son sus responsables? ¿En caso afirmativo, mantiene usted un contacto regular con dichos responsables (formación, etc.)? Sí 15% No 85% Sí 58% No 42% Sí 31% No 69%
  53. 53. Poca aportación de valor al usuario
  54. 54. Hay que aportar valor al usuario •In place / integrated in place RM •Captura basada en reglas (RBR) y en procesos de negocioCaptura •Análisis de ficheros •Extracción automática de metadatosRegistro •Autocategorización (por reglas o algorítmica)Clasificación •Almacenamiento en cloud (AaaS) •Almacenamiento de datos estructurados y no estructuradosAlmacenamiento •Trazabilidad automatizada •Integración con los procesos de negocio / colaboraciónUtilización •Reglas de ciclo de vida in place •Ampliación del alcance de la valoración (data analysis)Disposición
  55. 55. Conclusión • Hay que impulsar y reforzar los sistemas de gestión documental en las Administraciones. • Y esto requiere invertir en tecnología, equipos humanos y capacitación.
  56. 56. Y hacerlo de forma integrada Gestión documental (RIM) Auditoría (compliance) Tecnologías de la Información Legal (eDiscovery) Privacidad Y gestión de procesos!
  57. 57. Responsabilizando a dos niveles Information (records) Information and records governance About policies Information and records management About procedures
  58. 58. PUNTOS A CONSIDERAR EN UNA POLITICA DE TRANSPARENCIA
  59. 59. Acceso reactivo (a petición) • Todavía mediado (no automatizado), incluso cuando se cumplen los requisitos de acceso. • A mayor indeterminación en las limitaciones al acceso, mayor discrecionalidad en las resoluciones de acceso. • Plazos de respuesta no adecuados al mundo actual ni al desarrollo de los hechos. • Depende de la concienciación y conocimiento ciudadanos, con independencia de la calidad del servicio. • Requiere disponer de acceso a instrumentos de descripción claros, exhaustivos y actualizados.
  60. 60. Acceso proactivo (publicidad) • Immediatez de la publicación mediante la integración front-end / back-end, generando un proceso que fluye de forma natural • Veracidad, unicidad y pertinencia de la información (fiabilidad) • Capacidad de ofrecer información en formatos procesables (es decir, realmente reutilizables) • Capacidad para ofrecer datos en formatos estandarizados (W3C Open Data) y semánticamente enriquecidos (Linked Data)
  61. 61. Los cinco niveles en la apertura de datos (Tim Berners-Lee) ★ Publica tus datos en la Web (con cualquier formato). ★★ Publícalos como datos estructurados (p.e. Excel). ★★★ Usa formatos no propietarios ni exclusivos de un software (p.e. CSV). ★★★★ Usa URIs para describir los documentos y datos, así la gente puede apuntar a estos (RDF). ★★★★★ Enlaza tus datos a otros datos para proveerles de contexto (Linked Open Data).
  62. 62. Acceso proactivo (publicidad) • Lo más importante: • Ampliar la cobertura del sistema de gestión documental • Usar de las tablas de retención para determinar el régimen de acceso y de publicidad • Ampliar la datificación de la información gestionada • Hacer una depuración intensiva de los datos (master data management) que garantice su unicidad • Hacer interoperables los silos de información e integrarlos con los portales de transparencia • Aprovechar las redes, procedimientos, canales y órganos ya existentes (archivos administrativos)
  63. 63. Buen gobierno Sistemas de negocio Sistemas de gestión documental Entornos de oficina: discos compartidos, correo electronico, redes sociales, etc.
  64. 64. ¡GRACIAS! Jordi Serra Serra Universidad de Barcelona http://bd.ub.edu/pub/serra/ http://www.mgdie.net/ serra@ub.edu

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