Resumen proceso administrativo

1. QUE ES LA ADMINISTRACIÓN?<br />La administración es la coordinación de las actividades de trabajo de modo que se realicen de manera eficiente y eficaz con otras personas y a través de ellas (Robbins, 2005).<br />Coordinación.- Reunir medios, esfuerzos, etc., para una acción común.<br />Eficiencia.- Obtener los mayores resultados con la mínima inversión. Como los gerentes tienen recursos escasos (de personas, dinero y equipo) se preocupan por aprovecharlos eficientemente. “hacer bien las cosas”.<br />Eficacia.- completar las actividades para conseguir las metas de la organización. “Hacer las cosas correctas”.<br />QUE HACEN LOS GERENTES?<br />Robbins y Coulter (2005) resumen las actividades que realizan los gerentes, en una clasificación de acuerdo a tres esquemas:<br />Por funciones<br />Papeles<br />Habilidades<br />FUNCIONES ADMINISTRATIVAS<br />PLANEACIÓN.- Función de la administración en la que se define las metas, se fijan las estrategias para alcanzarlas, y se trazan los planes para integrar y coordinar las actividades.<br />ORGANIZACIÓN.- función de la administración que consiste en determinar que tareas hay que hacer, quien las hace, como se agrupan, quien rinde cuentas a quien y donde se toman las decisiones.<br />DIRECCIÓN.- Función de la administración que consiste en motivar a los subordinados, influir en los individuos y en los equipos mientras hacen su trabajo, elegir el mejor canal de comunicación y ocuparse de cualquiera otra manera del comportamiento de los empleados.<br />CONTROL.- Función de la administración que consiste en vigilar el desempeño actual, compararlo con una norma y emprender las acciones que hicieran falta.<br />ROLES GERENCIALES<br />Los roles son categorías particulares del comportamiento administrativo.<br />Henry Mintzberg, luego de realizar un estudio a los gerentes en la práctica determinó 10 roles muy relacionados entre sí, los cuales son:<br />ROLES PERSONALES.- Son roles del gerente que tienen que ver con la gente y otros deberes de índole protocolaria y simbólica.<br />Figura de autoridad (Jefe simbólico)<br />Líder (Motivador)<br />Enlace (Red de contactos)<br />ROLES INFORMATIVOS.- Roles del gerente que consisten en recibir, almacenar y difundir información.<br />Supervisor (Busca y recibe información)<br />Difusor (transmite información externa dentro de la organización)<br />Vocero (Comunica externamente información de la organización)<br />ROLES DE DECISIÓN.- Roles del gerente que giran en torno a la toma de decisiones.<br />Empresario (Busca oportunidades y planes de mejora)<br />Manejador de perturbaciones (acciones correctivas)<br />Distribuidor de recursos (asigna recursos)<br />Negociador (representa a la organización frente a las principales organizaciones).<br />HABILIDADES ADMINISTRATIVAS<br />Estas son: Habilidades técnicas, de trato personal y conceptuales.<br />Las habilidades técnicas son los conocimientos y competencia en un campo especializado, como ingeniería, cómputo, contabilidad o manufactura. Estas habilidades son más importantes en los niveles inferiores de la administración, pues estos gerentes tratan con los empleados que hacen el trabajo de la organización.<br />Las habilidades de trato personal consisten en la capacidad de trabajar bien con otras personas, tanto en forma individual, como en grupo. Como los gerentes tratan directamente con las personas, estas habilidades son cruciales. Los gerentes que las poseen son capaces de sacar lo máximo de su personal. Saben cómo comunicarse, motivar, dirigir, e infundir entusiasmo y confianza. <br />Las habilidades conceptuales son las que deben poseer los gerentes para pensar y conceptuar situaciones abstractas y complicadas. Con estas habilidades los gerentes contemplan la organización en su totalidad, comprenden las relaciones entre sus unidades y ven el lugar que ocupa el entorno general. Estas habilidades son más importantes en los niveles administrativos superiores.<br />ORGANIZACIÓN <br />La organización es el proceso que consiste en crear la estructura de una organización.<br />ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL<br />La estructura Organizacional es la distribución formal de los empleos dentro de una organización.<br />DISEÑO ORGANIZACIONAL<br />Desarrollo o cambio de una estructura de la organización.<br />FUNDAMENTOS DE ORGANIZACIÓN<br />Los administradores generalmente describen la estructura de la organización a partir del organigrama el cual es un diagrama que ilustra las líneas de dependencia que existen entre las unidades y las personas de una organización. Aquí unidades son los equipos, departamentos, grupos o divisiones. En pocas palabras, un organigrama es el esqueleto de una organización. <br />Según Hellriegel (2009) El organigrama trasmite 4 tipos de información:<br />1.- Los cuadros representan a las diferentes unidades (marketing y recursos humanos).<br />2- Los títulos en cada cuadro indican el trabajo que desempeña esa persona.<br />3.- Las líneas que conectan a los superiores de los subordinados muestran las relaciones de dependencia o reporte.<br />4.- El número de estratos verticales del organigrama indica la cantidad de niveles que hay en la organización.<br />Beneficios y limitaciones del organigrama:<br />Presenta cierta información de la manera en que encajan ciertos puestos de toda la organización. Es decir indica la relación que existe entre los diferentes puestos dentro de la organización. <br />El organigrama puede mostrar lagunas o duplicidad de actividades. Una limitación es que se trata de una imagen que no muestra la realidad de cómo se hacen las cosas en la organización (peso político y el flujo de información).<br />PRINCIPIOS FUNDAMENTALES DEL DISEÑO ORGANIZACIONAL<br />En el campo de la organización, las empresas de cada sector y por ubicación geográfica enfrentan retos muy diferentes a la hora de organizar su empresa, pero siempre recurren a dos principios básicos que son: La Diferenciación y la Integración.<br />DIFERENCIACIÓN<br />La diferenciación significa que la organización está compuesta por unidades que desempeñan tareas especializadas, utilizando diferentes métodos de trabajo, y que requieren de empleados que posean competencias únicas.<br />La diferenciación se crea por medio de la división del trabajo y la especialización de los puestos. La división del trabajo significa que el trabajo de una organización se divide en tareas más pequeñas. La especialización es el proceso que sirve para identificar tareas particulares y asignarlas a los departamentos, equipos o divisiones. La división del trabajo y la especialización son conceptos muy relacionados. Las numerosas tareas que se deben desempeñar en una organización hacen que la división del trabajo y la especialización sean necesarias. De lo contrario, la complejidad de dirigir a una organización sería demasiado grande para una sola persona.<br />INTEGRACIÓN<br />Significa que las diversas unidades coordinan su trabajo para alcanzar metas comunes. Las reglas y procedimientos son un medio que utilizan los administradores para coordinar las actividades permanentes de diversas unidades de una organización. Cuando los departamentos tienen metas comunes, están organizados de manera similar y trabajan juntos para alcanzar las metas de la organización, la cual entonces estará muy integrada.<br />A medida que las organizaciones diferencian sus diseños, los administradores también se ocupan de la integración. Una organización es más que la suma de sus partes, es la integración de sus partes. Dado que las unidades diferentes forman parte de la organización principal, se necesita de cierta medida de coordinación de las mismas para que la organización pueda ser efectiva.<br />1. Organización de línea o militar.<br />Es el tipo más simple de estructura organizacional, encontrado históricamente en la organización de los antiguos ejércitos.<br />Está representado gráficamente en una forma piramidal, en la que solo existen relaciones línea o jerarquías. Posee las siguientes características básicas:<br />a. Rígida unidad de mando.<br />b. No valora la especialización.<br />c. La Jefatura es fuente exclusiva de autoridad.<br />d. Las órdenes se siguen por la vía jerárquica.<br />e. Cada empleado recibe órdenes de un solo jefe inmediato.<br />Ventajas <br />Este tipo de estructura, dentro de la teoría tradicional de la Administración, presenta las siguientes ventajas:<br />• De aplicación simple.<br />• De fácil transmisión de órdenes y recibimiento de información.<br />• De definición clara de deberes y responsabilidades.<br />• De decisiones rápidas.<br />• De fácil control y mantenimiento de la disciplina.<br />• De bajo costo para la Administración.<br />Desventajas<br />Por otro lado, de la misma forma la estructura lineal o militar presenta las siguientes desventajas:<br />• No favorece a la especialización. <br />• De organización rígida. <br />• Sobrecarga de trabajo a la Dirección.<br />• Exige jefes excepcionales.<br />• No favorece el espíritu de equipo, de cooperación.<br />• La excesiva centralización dificulta la sustitución del jefe.<br />La estructura de línea o militar es larga aplicación en las Organizaciones burocráticas y alto grado de formalismo.<br />Fuente: http://www.mailxmail.com/curso-empresa-organigrama/empresa-tipos-organigramas-tercera-parte<br />2. Organización Funcional<br />Este tipo de estructura se fundamenta en el trabajo sobre supervisión funcional, en donde prevalece la especialización. Del análisis que realiza Cury de este tipo de estructura, se determina que existen, por ejemplo, cuatro supervisores de planeamiento y cuatro de ejecución, actuando simultáneamente en la supervisión de los empleados encargados de la ejecución (fe j las tareas; cada supervisor es un especialista en su área.<br />El tipo de estructura funcional, pretende maximizar la eficiencia en una fábrica. Este sistema se caracteriza por:<br />Separa las funciones de preparación de las de ejecución, <br />El empleado o trabajador recibe órdenes de más de un jefe.<br />Características de la estructura funcional<br />• Mantiene una dirección única.<br />• Valora la especialización.<br />• Existe multiplicidad de contactos entre supervisores y ejecutores: cada empleado recibe órdenes simultáneamente de más de un supervisor. <br />• Aplica la división del trabajo, las tareas de ejecución de las de dirección.<br />Ventajas<br />La estructura funcional presenta las siguientes ventajas:<br />• Promociona la especialización y el perfeccionamiento.<br />• Posibilita pagar mejores sueldos y salarios frente al mayor rendimiento.<br />• Da mayor facilidad de adaptación para el desarrollo de las capacidades y aptitudes de la función.<br />• Promociona la cooperación del trabajo en equipo.<br />• Es de mayor rendimiento económico en el mediano y largo plazo.<br />• Torna más flexible a la Organización.<br />Desventajas <br />La estructura funcional presenta las siguientes desventajas:<br />• Es de difícil aplicación, toda vez que se requiere mayor habilidad gerencial.<br />• Requiere de mayor y más difícil coordinación.<br />• El mantenimiento de la disciplina es más difícil y complejo.<br />• Existe división en el control de las operaciones y funciones.<br />• Se presentan dificultades en la formación de jefes administrativos.<br />• Elevado costo. <br />Este tipo de estructura tiene larga aplicación en trabajos de naturaleza industrial, especialmente con operarios de línea de producción o montaje en gran volumen.<br />Fuente: http://www.mailxmail.com/curso-empresa-organigrama/empresa-tipos-organigramas-segunda-parte<br />3. Organización de Línea y Staff<br />Este modelo de organigrama es similar al tipo de estructura militar, es decir, es de estructura linear, con la diferencia de que existen dependencias de staff junto a los gerentes de línea. Los órganos o dependencias de staff tienen la función de asesorar, aconsejar, ayudar, recomendar al ejecutivo y/o al nivel de quien dependan. <br />El staff debe estar siempre integrado por personal altamente calificado y competente, conocedor de las funciones, normas, técnicas y procedimientos a aplicarse; además debe tener mesurado y definido criterio profesional sobre la actuación de la administración en el cumplimiento de las actividades y procesos y principalmente sobre la elección de la alternativa sobre las decisiones que toma el ejecutivo, en el nivel pertinente, dentro de la organización.<br />Fuente: Usca, Jorge. Ambato. 2007. Organización y Planificación de empresas privadas y públicas. Ambato. <br />4. Estructura Divisional por producto<br />Este tipo de estructuración debe ser aplicado cuando existan actividades similares, pero que, estén vinculadas a un objetivo final y específico. Por tanto, el conjunto de actividades debe ser agrupado por afinidad, procedimiento, cofuncionalidad y coherencia en una misma unidad organizacional que por lo general deben tener pertenencia de una dependencia administrativa como División, departamento y sección.<br />5. Estructura Divisional Geográfica<br />Este tipo de estructura presenta la particularidad de que la organización es departamentalizada de manera estratégica con total visión a una región a ser atendida. La Estructura Divisional Geográfica mantiene la misma estructura de la Organización Global (empresa, institución, dependencia), con todos sus niveles jerárquicos, pero señala para cada región la estructura interna que debe tener para ejecutar sus operaciones y actividades, con toda la estructuración orgánica que es propia de su competencia y naturaleza para cumplir con los objetivos.<br />6. Estructura Matricial<br />Este tipo de estructura, según el mismo Cury sirve para organizaciones que desarrollan proyectos por lo que dependen de un órgano directriz; pues, si bien su funcionamiento es desconcentrado, se interrelacionan la estructura con base en la función con las estructuras con base en los proyectos o productos.<br />Este tipo de modelo de estructura sirve para manejar un proyecto o un conjunto de proyectos que persigan el cumplimiento de un mismo objetivo; operando con sus subestructuras funcionales (ingeniería, marketing, producción, técnica, económica, administrativa), pero los órganos funcionales centrales (Gerencia, Dirección Ejecutiva, Desarrollo Organizacional, Planeamiento) actúan apoyando la gestión del / los proyectos como el/ los productos.<br />Los gerentes de los proyectos/productos ejercen la coordinación y supervisión de los grupos funcionales ubicados en sus respectivas estructuras, con la finalidad de lograr una acertada cohesión orgánica factible de aplicar los controles necesarios para obtener los productos/proyectos en beneficio de los mercados a servir (clientes, usuarios, empresas, entidades).<br />La estructura matricial es recomendable aplicar en las organizaciones que tienen gran diversificación de proyectos/productos a atender dentro de un gran entorno de servicios y mercados. La Estructura Matricial puede ser aplicada para estructurar y dirigir organizaciones descentralizadas y desconcentradas públicas o privadas, por ello será necesario sujetarse al ordenamiento jurídico vigente en cada entorno, en cada sociedad, atendiendo las necesidades de desarrollo integral, porque:<br />• Mantiene una sola estructura.<br />• Es multidimensional, por tener estructura permanente para ser aplicada en el desarrollo del producto, función y proyecto que persigue cumplir la organización ya sea con la finalidad de servicio y/o lucro, según sean sus intereses.<br />• Labora con grupos o equipos temporales de trabajo hasta cumplir con los objetivos señalados en el proyecto/ producto, por tanto es dinámica y de fácil adaptabilidad su estructuración orgánica; ya que además, el personal permanentemente se especializa en la ejecución de proyectos específicos de la organización, por lo que el recurso humano puede convertirse en factor multidisciplinario de ejecución y resultados.<br />• Existe equilibrio organizacional para el cumplimiento de objetivos.<br />• Se da total coordinación y control del cumplimiento de políticas, funciones, procedimientos y acciones administrativas.<br />• Convierte en una simple y manejable estructura lo que en esencia podría ser una superestructura orgánica.<br />