Ttc Google Apps Presentation Board Office Apri


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  • Program Description:Google Apps (Education Edition) is a very powerful communication tool that dramatically improves learning. This presentation will give a clear overview, advantages of Google Apps (which is free) and how to successfully implemented it in a secondary school. The presentation is supported by a non-profit educational web site -
  • Ttc Google Apps Presentation Board Office Apri

    1. 1.   Google Apps & Cloud  Computing     By: Roger Nevin This presentation is posted at
    2. 2. Presentation Agenda • Successes with Web 2.0 Tools • Challenges for students using traditional school computers • Paridigm of quot;cloud computingquot; • Google Apps - Education Edition o benefits o challenges • quot;cloud computingquot; and portability •Q & A
    3. 3.    
    4. 4. Important Concepts  • Do not use technology for technology sake – does it improve learning ?
    5. 5. Important Concepts  • A great way to learn a technology or new skill is on-line videos
    6. 6. Important Concepts  • Educators do not have to know how to use any of the technology they assign to students • They just need to know what the technology can produce and how long it will take to complete the finished project
    7. 7. Teacher  Comments 
    8. 8. Student Reactions to Web 2.0 Tools • I like moving around • this is a way to meet other students in the class • I enjoy using my hands • I get tired of writing all the time so podcasting is a fun change • I work harder on these assignments because all my friends in the class will see them • I enjoy creating assignments that look professional • I like having the opportunity of showing my work to a wider audience  
    9. 9. However......    Despite the successes we experienced  using Web 2.0 tools in the classroom, there  were still technological challenges in the  school.
    10. 10. What do you do if..... Jason arrives to school with his World Issues ISU essay on a USB key. He tries to open it at school but is unable to because his word processor at home is incompatible with the school's word processor. His ISU essay is due in 20 minutes and Jason can't get home...   WHAT DO YOU DO?
    11. 11. What do you do if.....  Maria creates a presentation for her Law  class on a Macintosh computer at home.   Unfortunately all the computers at the school  are PCs and she is unable to show her  presentation.       WHAT DO YOU DO?
    12. 12. What do you do if.....  You have assigned a group presentation in your ENG  4U1 class.  In one group, three students have part-time  jobs, two students are on the Rugby team and one  student is trying to earn their 40 community hours.  They  are unable to get together after school to work on the  group project due to their incompatible calendars.   WHAT DO YOU DO?  
    13. 13. What do you do if.....  You are teaching a grade 12 History course  and the final June essays are due.  One of your  students comes to you and says that his  computer crashed and he lost all his work.  He's  not sure when he will be able to submit the  paper.               WHAT DO YOU DO?  
    14. 14. What do you do if.....  You have asked your Grade 10 Science class  to do their class presentations using Power  Point.  Three students in your class tell you they  are unable to do this assignment because they  do not have this program on their home  computers and there is a limited number of  school computers with Power Point due to the  licensing fees?              WHAT DO YOU DO?  
    15. 15. Challenges  • These challenges often require the TCT or Teacher-Librarian to leave their regular work.... and may require substantial time to resolve.    
    16. 16. Challenges for the Teacher • passwords have to be distributed every year • students' work is erased every year • not enough disk space to support Web 2.0  tools • limited ability for students to communicate with  each other electronically • teachers and students have different software  programs
    17. 17. Challenges for IT • must maintain servers • backup • virus and spam protection • re-imaging of computers  • purchase and upgrade software licences • limited ability to take advantage of students  using their own PDAs
    18. 18. Challenges - environment •printing
    19. 19.     Solution???
    20. 20. Cloud Computing                  Could be the Answer            to your Problems
    21. 21. Cloud Computing • You are already using cloud computing • Data is held on Internet servers • Programs which run the email service are on Internet servers
    22. 22. Cloud Computing Which means........ • you only need a browser to access both  programs and data  Data, Programs,  Communication Tools .... all in the cloud
    23. 23. Cloud Computing Data, Programs,  Communication Tools .... all in the cloud
    24. 24. Cloud Computing   Accessed by any  computer or PDA through an Internet  connection
    25. 25. Cloud Computing Programs now include: • word processor • spreadsheet • presentation software • the ability to share documents • calendars • communication services including video • software to create webpages/wikis
    26. 26. Cloud Computing Quotes Obama’s new  Chief Technology Officer  Vivek Kundra quot;I’m all about the cloud computingquot; Discussion on why the city of Washington DC  changed to Google Apps “were able to solve that problem for half a  million dollars what would have cost ... $4  millionquot;
    27. 27. Cloud Computing Quotes quot;Frantic troubleshooting by an overworked staff  versus someone else fixing problems smoothly. A  sliver of server space per person versus a five- gigabyte chunk. Half a million dollars versus free.  That's what colleges are faced with as they  decide whether to continue running their own e- mail services or outsource them to a professional  service like Google Apps Education Editionquot;  Chronicle of Higher Education, 1/11/2008 
    28. 28. Cloud Computing Quotes quot;We can provide IT resources less expensively by  thinking differently about the way we use the  Internet.   Providing access to computing  resources by using the Internet is called  computing in the cloudquot;  quot;Cloud resources provide additional ways in  which we can think differently in these difficult  financial times.  It is crucial to use these  technologies as we look to the future.quot; David  Smallen , vice president Information technology-  Hamilton College
    29. 29. Cloud Computing Quotes quot;The school dumped its own e-mail program in  exchange for Google Apps in 2007 .. it freed us up to  concentrate on classroom applicationsquot;  Kevin Roberts,  chief information officer Abilene Christian University
    30. 30. Cloud Computing Quotes
    31. 31. Google Apps  used in thousands of schools by millions of students New South Wales Department of Education (1.3 M Students) d New York City Intermediate School 339 Lutheran High School Columbia Secondary School University of Southern California Arizona State University Vanderbilt University George Washington University Trinity College Dublin Besant Hill School Lakehead University Northwestern University University of North Carolina  Cornell University
    32. 32. Cloud Computing - Google Apps  • E-mail, chat, talk • Images • calendar • Word processor • Spreadsheet • Presentation Software  • Wiki / Web Page  • Video  • UNDER ONE PLATFORM
    33. 33. Cloud Computing - Google  Apps   • Works on any computer  • PCs, Macs, Linux • Requires no hard drive space • Works on many PDAs
    34. 34. Cloud Computing   • “Our technology and information systems are a  huge selling point for parents (who) may  otherwise have doubts (of sending students to  our school) ” Assistant Principal, Andrew  Stillman
    35. 35. Cloud Computing   • Allows schools to easily communicate with  parents • Gives students software they can use at  home without purchasing it (e.g.  spreadsheets, PowerPoint) • “Our veteran staff, almost without  exception, asserts that this is the best  classroom software they’ve ever  encountered. ” Watershed School
    36. 36. Cloud Computing   • Provides each user with 7GB of space which is  enough space for students to save podcast and video  assignments • Has no ads • Spam /  Virus Checkers • Is a paperless solution... GREEN ! • Saves printing costs  
    37. 37. Student's Opinion of Google Apps 
    38. 38. Cloud Computing - Google  Apps   • Documents are never lost – saves  automatically  • Do not have to worry about not having the  software or the correct version  • Can both upload and download  documents off your hard drive  • Quick to set up  • Easy to administrate
    39. 39. Cloud Computing - Google  Apps   • Ability to share Assignments, documents o Student–student o Student–teacher-student  • Communicate using documents to  parents • Prevents plagiarism • Improves learning
    40. 40. Cloud Computing - Google  Apps   • Can disable services • Have precise control of who has  access to what • Student login can last for their  entire school career and further
    41. 41. Google Apps - Challenges  • Need Internet access • Can save documents off line as MS Word,  PPT, RTF,Open Office • PDAs can access most features but  currently you cannot edit documents
    42. 42. Google Apps - Challenges  • Free version has limited audit features • Once an email is deleted from trash there  is no way to retrieve it
    43. 43. Google Apps - Challenges  • Your data is stored in another country • Patriot Act allows US government to  access your data • However....there is no documented  case  where any government tapped into  students or faculity google apps  documents or emails
    44. 44. Google Apps- Quote  quot;Everyone saw the benefits of sharing  notes, lesson plans, meeting minutes, and  updates on kids more easily than ever  before. We became unified as a team even  before we moved the functionality into our  classrooms.quot; Jason Levy, Principal, New York City Intermediate School  339    
    45. 45. Google Apps - Implementation Step 1 • you need to own a web domain that is  tied with your school • (can be purchased for about $12 per  year)
    46. 46. Google Apps - Implementation Step 2 • Go to the Google Apps - Education •  Edition and register your school with the  domain name • - Google will contact you in and have it  set up in 1 - 6 weeks
    47. 47. Google Apps - Implementation Step 3 • Setup mapping on Internet Server to  provide email addresses off the domain  name • (easy)
    48. 48. Google Apps - Implementation Step 4 • Get a text file of students and teachers  which include first name, last name, login  and password • You could use the text file of students  from Markbook. • An initial can be substituted                for  the last name 
    49. 49. Google Apps - Implementation Step 5 • Get a students to sign (with parents)code  of contact agreement click here Step 6 • Get teachers who are interested in  implementing Google Apps - Create a  simple assignment which students share  with their teacher  
    50. 50. Google Apps - Implementation Step 7 • Give a 15 minute lesson to the class Step 8 • 1st assignment is for students to email all  students in the class and say hi • 2nd assignment is to compete a shared  assignment with the teacher  
    51. 51. Portability & Cloud Computing NetBooks (just like a laptop with no DVD) • mini laptops o about 8 to 10 inch screen o weight about 1 Kg o XP or Linux o Flash Drive or Hard Drive o $ 250-500  
    52. 52. Portability & Cloud Computing  
    53. 53. Portability & Cloud Computing