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Tareas con Microsoft Project 2007

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Ingresar tareas, duración estimada y real, duración, hitos, tareas repetitivas, modificar y eliminar tareas, tareas resumen y subtareas, vincular tareas, tiempo de posposición, dividir tareas, ruta crítica y prioridades.

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Tareas con Microsoft Project 2007

  1. 1. Tareas con Microsoft Office ProjectJohn Jairo Caicedo Bolañosjohn.caicedo@osc.com.co24 de Noviembre de 2012Corporación Universitaria del Meta - UNIMETA
  2. 2. Contenido1. Ingresar tareas2. Duración estimada y duración real.3. Duración transcurrida4. Hitos 12. Tiempo de posposición y tiempo de5. Tareas repetitivas adelanto.6. Modificar datos de tareas7. Eliminar una tarea. 13. Dividir tareas8. Insertar una nueva tarea entre 14. Tareas críticas las ya insertadas. 15. Ruta crítica9. Tareas de resumen y subtareas. 16. Tipos de tareas10. Tarea de resumen del proyecto 17. Cambiar el tipo de tarea.11. Vincular tareas 18. Delimitaciones de tarea. 19. Prioridad.
  3. 3. 1. Ingresar tareas • En el sector de listado de tareas vamos a comenzar a ingresar las tareas o eventos, sólo completaremos las celdas Nombre de tarea y Duración. • La duración de las tareas puede ser en días (d), horas (h), minutos (m), semanas (s), meses (me o ms) pudiendo utilizar decimales, por ejemplo 1,5 días.
  4. 4. 2. Duración estimada y duración real• Cuando creamos una tarea, Project asigna a ésta una duración estimada de 1 día, se identifica con un signo de interrogación cerrado.• Cuando modificamos ese valor el signo de interrogación desaparece, con ello estamos diciendo que esa duración es de tiempo real, a no ser que agreguemos dicho signo.• Esto es de gran ayuda cuando no sabemos bien cuál va a ser la duración de dicha tarea, una vez que confirmemos dicha duración sacamos el signo y listo.
  5. 5. 3. Duración transcurrida• Si necesitamos que una tarea dure un tiempo determinado sin importar la cantidad de recursos que influyan en ella, debemos definir su duración como transcurrida.• Por ejemplo, si colocamos un piso y necesitamos 2 días de secado. Si asfaltamos una carretera y necesitamos 1 día de secado.• Tan sólo debemos agregar la t al final de la duración. Quedará de esta manera: 2dt
  6. 6. 4. Hitos• Cuando necesitamos marcar un punto de referencia en algún lugar de nuestro proyecto podemos ingresar un hito.• Para ello debemos ingresar una tarea con una duración cero, esto hará que la tarea se muestre automáticamente como hito.
  7. 7. 5. Tareas repetitivasA lo largo del proyecto hay tareasque se repiten, como por ejemploreuniones. Project nos permiteingresar tareas repetitivas, hay quetener en cuenta que si estas no serepiten a intervalos regulares nos vaa convenir ingresar tareas regularesen el momento adecuado.Ingresar una tarea repetitiva:1.Ir al menú Insertar / Tarearepetitiva.2.Se abrirá el siguiente cuadro dediálogo donde especificaremosnombre e intervalos de repetición.
  8. 8. 5. Tareas repetitivasEn la imagen se ve una tarea repetitiva, reunión con una duración de 4 hs., la misma serepite cada dos días laborales.Observar el indicador (figura de la columna i), el + de la tarea a la izquierda, lo cuál quieredecir que si se despliega muestra cada una de las tareas:
  9. 9. 6. Modificar datos de tareasPara modificar el nombre de una tarea podemos: También podemos hacer todo esto desde el cuadro de diálogo•Situarnos sobre ella y escribir. Información de la tarea.•En la barra de función modificar lo que deseemos. Podemos acceder a el desde:Para modificar la duración podemos: •Situándonos sobre la tarea y yendo al menú Proyecto /•Situarnos sobre ella y escribir. Información de la tarea.•Utilizar los botones arriba y abajo que se encuentranen la celda. •Haciendo doble clic sobre la tarea. •clic derecho sobre la tarea y eligiendo del menú la opción Información de la tarea.
  10. 10. 7. Eliminar una tarea• Para ello debemos seleccionar la tarea desde el indicador de fila (columna numerada), cliquear con el botón derecho y elegir la opción Eliminar tarea.• El resto se reacomoda.
  11. 11. 8. Insertar una nueva tarea entre las ya insertadas • Nos debemos situar en la tarea que quedaría debajo de la nueva • Clic con el botón derecho y luego Nueva tarea ó ir al menú Insertar / Nueva tarea. • Se creará la fila para ingresar el nombre y demás datos de la misma. • También se puede pulsar la tecla INSERT.
  12. 12. 9. Tareas de resumen y subtareas• Con el fin de que el proyecto esté más organizado podemos agrupar las tareas que compartan las mismas características o estén dentro de la misma etapa bajo una tarea de resumen.• Una tarea de resumen es una tarea que está compuesta por las subtareas.• La información de una tarea de resumen: duración, fecha de inicio y fin, etc se obtendrá de sus subtareas. • En el listado de tareas anterior las subtareas aparecen con sangría, pudiéndose establecer varios niveles. • En el diagrama de Gantt aparece la tarea de resumen en color negro y la barra con un formato diferente.
  13. 13. 9. Tareas de resumen y subtareasAplicar sangrías. Para ello debemos:1.Seleccionar las tareas que pasarán a ser subtareas.2.En la barra de herramientas hacer clic en Aplicar Sangría. Automáticamente se le aplica unasangría a las tareas seleccionadas y la tarea superior se convierte en tarea de resumen.Sacar sangrías. Para ello debemos:1.Seleccionar las subtareas.2.En la barra de herramientas hacer clic en Anular Sangría.
  14. 14. 10. Tarea de resumen del proyectoLa tarea de resumen del proyecto es una tarea que por defecto se encuentra oculta.•Para mostrarla debemos ir al menú Herramientas / Opciones… en la pestaña Vista tildarla opción Mostrar tarea de resumen de proyecto.Nótese que se aplica una sangría a todo el proyecto, el indicador de fila es el número 0 y labarra en el diagrama de Gantt es de color gris.Tener activa esta tarea de resumen es de gran utilidad ya que ella contendrá los datosgenerales de todo el proyecto.
  15. 15. 11. Vincular tareas 1. Fin – Comienzo: Cuando finaliza una tarea recién ahí puede comenzar la tarea predecesora.• Cuando pensamos un proyecto las tareas no comienzan todas juntas sino que por ejemplo, hay tareas 2. Comienzo – Fin: El comienzo de la que no pueden comenzar hasta tarea antecesora se da cuando finaliza la predecesora. que otras finalicen.• Para ello Project nos permite 3. Comienzo – Comienzo: Ambas tareas vincular las tareas. Es muy deben comienzar juntas. importante en este paso marcar cuál es la tarea antecesora y cuál la predecesora. 4. Fin – Fin: Ambas tareas finalizan juntas.• Project nos permite vincular las tareas de cuatro formas diferentes según lo necesitemos:
  16. 16. 12. Tiempo de posposición y tiempo de adelanto• Cuando necesitemos tener un tiempo entre dos tareas vinculadas.• Esto hará que la tarea sucesora demore o adelante el tiempo que hayamos establecido. Como establecer el tiempo de posposición o adelanto.• Por ejemplo: Si tenemos una tarea 1.Ir al diagrama de Gantt y hacer doble clic pintar pared y le sigue la tarea sobre la línea que une las tareas. colgar cuadro, no podremos hacer la 1.En el cuadro de diálogo que aparece segunda inmediatamente porque establecer el tiempo, si es de posposición nuestro cuadro se mancharía con la el valor del mismo debe ser positivo y si pintura fresca, necesitaríamos un es de adelanto negativo. Podemos escribirlo directamente o utilizar los tiempo antes de colgar el cuadro. botones arriba y abajo. La unidad de tiempo es la misma que utilizamos para el campo Duración.
  17. 17. 13. Dividir tareasHay tareas que no necesariamente deben realizarse de forma continua sino que puededividirse, la tarea va a tener la misma duración pera va a ejecutarse en diferentes etapas.Como dividir una tarea:1.En la barra de Herramientas activar el botón Dividir tarea.2.Observar que el cursor toma una forma diferente, en el diagrama de Gantt hacer clic sobre latarea en la fecha que se quiere dividir.3.Arrastrar hasta la fecha en que se quiere reanudar la tarea.
  18. 18. 14. Tareas críticas• Una tarea crítica es la tarea que si se retrasara haría que el proyecto en general se retrase.• A medida que el proyecto avanza y estas tareas se van completando dejan de ser críticas.
  19. 19. 15. Ruta crítica• La ruta crítica es el conjunto de las tareas críticas que retrasarían la finalización del proyecto.• Podríamos decir que la ruta crítica está formada por las tareas más importantes o a las que deberíamos prestarle más atención.• Para visualizar la ruta crítica debemos abrir la vista Gantt de seguimiento, desde la barra de vistas o desde el menú Ver.
  20. 20. 16. Tipos de tareasProject nos permite definir tres tipos de tareas:1.Tarea de unidades fijas: Este es el tipo de tarea predeterminado en Project. Cuando se define una tarea comode unidad fija los recursos son un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la duración o en el trabajo de latarea no afecta a la cantidad de recursos asignados.2.Tarea de duración fija: Cuando se define una tarea como de duración fija la duración de la tarea es un valorfijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignación de recursos o en el trabajo de la tarea no afecta a laduración de la misma.3.Tarea de trabajo fijo: Cuando se define una tarea como de trabajo fijo la cantidad de trabajo (total de horasque consta la tarea)es un valor fijo, cualquier cambio que pueda suceder en la asignación de recursos o en laduración de la tarea no afecta al trabajo de la misma.El tipo de tarea se calcula por medio de esta formula: TRABAJO = DURACIÓN * UNIDADES
  21. 21. 17. Cambiar el tipo de tarea1. Hacer doble clic sobre la tarea a cambiar el tipo.2. En el cuadro de diálogo Información de la tarea ir a la pestaña Avanzado.3. En Tipo de tarea desplegar el menú y seleccionar el tipo que queramos.
  22. 22. 18. Delimitaciones de tarea• Cuando delimitamos una tarea estamos colocando una restricción ya sea en la fecha de comienzo o fin.• Podemos establecer que una tarea comience o que no finalice después de una fecha determinada.• Las delimitaciones pueden ser: • Flexibles: no ligadas a una fecha determinada. • Inflexibles: ligadas a una fecha determinada.• Esta flexibilidad depende del tipo de proyecto en que estemos trabajando, o sea si es un proyecto con fecha de comienzo o fecha de fin.• Si nos pasamos de la fecha y todavía la tarea no está completa, un indicador nos avisará.
  23. 23. 19. Prioridad• Podemos establecer mediante un número la prioridad de una tarea ante las demás tareas del proyecto.• La prioridad abarca de 0 a 1000, siendo una tarea con prioridad 0 la menos importante y 1000 la más importante.• Por defecto todas las tareas tienen una prioridad de 500, o sea que son todas iguales, no es recomendable Como cambiar la prioridad a una tarea. cambiar esta prioridad si no es 1.Doble clic en la tarea, se abre el cuadro estrictamente necesario. Información de la tarea.• Esta función es muy útil para 2.En la pestaña General, en el recuadro Prioridad: ingresar el nuevo valor. resolver las sobreasignaciones que veremos más adelante.
  24. 24. Gracias !John Jairo Caicedo Bolañosjohn.caicedo@osc.com.co@johncaicedoosc

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