Actividad práctica djhernandezr ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

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ACTIVIDAD FINAL ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II
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Actividad práctica djhernandezr ANALISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN

  1. 1. ACTIVIDAD PRÁCTICA DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN DEYSI JOHANNA HERNÁNDEZ RIOS LUZ STELLA GIRALDO UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II ARMENIA 2013
  2. 2. ACTIVIDAD PRÁCTICA DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN DEYSI JOHANNA HERNÁNDEZ RIOS DOCENTE LUZ STELLA GIRALDO GALLEGO UNIVERSIDAD DEL QUINDÍO CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVÍSTICA ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓN II ARMENIA 2013
  3. 3. CONTENIDO JUSTIFICACIÓN OBJETIVO GENERAL GENERALIDADES DE LA BIBLIOTECA PÚBLICA JULIO PÉREZ FERRERO DISEÑO DE SALIDAS DISEÑO DE ENTRADAS REGISTRO FOTOGRÁFICO CONCLUSIONES BIBLIOGRAFIA
  4. 4. JUSTIFICACIÓN El presente trabajo se realiza basado en la visita a la Biblioteca Pública Julio Pérez Ferrero de la ciudad de Cúcuta, la cual, como cualquier unidad de información debe manejar un sistema de información eficiente que le permita agilizar y gestionar la información que en ella se maneja. Estos sistemas han pasado ser manuales a ser automatizados por lo cual incluyen elementos telemáticos y electrónicos que se adapten a los requerimientos tanto internos incluyendo los elementos de entrada como el principal contacto con el entorno y las salidas producidas que son las que finalmente llegan y satisfacen a los usuarios. El conocer y saber aplicar esta teoría que se nos ha entregado, y el desarrollo de la presente actividad práctica beneficia el desarrollo de habilidades como profesional en formación en CIDBA y como responsables del manejo de cualquier unidad de información. OBJETIVO GENERAL Analizar El sistema de información de la Biblioteca Pública Julio Pérez Ferrero para crear los Diseños de Salidas y Entradas al sistema, teniendo en cuenta que se trata de una Unidad de Información que realiza múltiples actividades como procesos técnicos, atención a usuarios, gestión de archivos y administración de la entidad.
  5. 5. GENERALIDADES DE LA BIBLIOTECA PÚBLICA JULIO PÉREZ FERRERO La Corporación Cultural Biblioteca Pública “Julio Pérez Ferrero” es una asociación civil, de carácter tecnológico, cultural y de recreación, autónoma e independiente, de participación mixta, sin ánimo de lucro, con patrimonio propio, la cual se rige por las Leyes Colombianas, particularmente por las normas previstas en el Código Civil para las asociaciones civiles de utilidad común y por sus Estatutos. Misión La Biblioteca Pública Julio Pérez Ferrero es un centro cultural al servicio de la comunidad nortesantandereana y fronteriza, concebido como un espacio social, cultural y educativo abierto, que posibilita el libre acceso de los ciudadanos al conocimiento permanente y autónomo, a través de diferentes soportes. Protagonista activa en la construcción de la identidad a través de la conservación del patrimonio arquitectónico, bibliográfico y documental de la región. Visión Para el 2015 seremos líderes del Sistema de Información Cultural y educativo, conservando y difundiendo la memoria bibliográfica y documental de la región, con excelente calidad y pertinencia en nuestros servicios, logrando su preferencia y consolidación, incentivando el trabajo como una red humana, social y tecnológica, que acompañe la gestión de programas y proyectos, ejecutados de manera conjunta con los municipios que conforman el Gran Santander y la Zona de Frontera. OBJETIVOS DE LA CORPORACION • Hacer parte del Sistema Nacional de Archivos, buscando su modernización y homogeneización metodológica, con sujeción a los parámetros previstos en la ley 594 de 2000 y acorde con las políticas y planes generales que para el efecto adopte el Ministerio de Cultura.
  6. 6. • Consolidar y desarrollar la Red Departamental de Bibliotecas Públicas de Norte de Santander y los servicios complementarios que a través de éstos se presten, de acuerdo con los parámetros que determina el Ministerio de Cultura, a través de la Biblioteca Nacional, con el fin de promover la creación, el fomento y el fortalecimiento de las bibliotecas públicas y mixtas. • Servir como depositaria de los bienes y valores culturales que sean expresión de la nacionalidad colombiana, tales como la tradición, la costumbre y los hábitos, así como del conjunto de bienes materiales o inmateriales, muebles e inmuebles que posean un especial interés histórico, artístico, estético, plástico, arquitectónico, urbano, arqueológico, musical, audiovisual, documental literario, bibliográfico, museológico y demás bienes declarados como de interés cultural por el Gobierno Nacional o por las entidades territoriales, previo concepto del Ministerio de Cultura, si a ello hubiere lugar. • Administrar el Centro Integral de Servicios Culturales en el antiguo edificio del Hospital San Juan de Dios de la ciudad de Cúcuta, declarado Patrimonio Cultural de la Nación, así como realizar todos los actos y contratos tendientes a este fin, conforme a los criterios de valoración que para tal efecto se determinen. • Fomentar el arte y la cultura, rescatar, defender y promover el talento nacional, democratizar el acceso de las personas a sus bienes, servicios y manifestaciones, con énfasis en el público infantil y juvenil, tercera edad, discapacitados físicos, síquicos y sensoriales y los sectores sociales más necesitados. • Mostrar la utilidad, incidencia e importancia de la ciencia, la investigación, la cultura, la historia y la tecnología en la vida diaria y en el desarrollo de la ciudad y del país. • Adquirir, administrar y comercializar los bienes y servicios que preste en desarrollo de su objeto, con el fin de hacerla auto sostenible en el futuro. • Colaborar en el fomento de la cultura, el turismo y la recreación. • Ofrecer un lugar de esparcimiento y recreación para el uso del tiempo libre. • Impulsar y estimular los procesos, proyectos y actividades culturales, en un marco de reconocimiento y respeto por la diversidad y variedad cultural de la Nación Colombiana. • Gestionar recursos ante organismos nacionales e internacionales para el cumplimiento de su misión y objetivos.
  7. 7. ORGANIGRAMA ESTRUCTURA ORGANIZACIONAL DE LA BIBLIOTECA PÚBLICA JULIO PÉREZ FERRERO CORPORACIÓN CULTURAL BIBLIOTECA PÚBLICA JULIO PÉREZ FERRERO Revisor Fiscal Asamblea Junta Administrativa Dirección Contador Público Secretaria Coordinador de Biblioteca y Archivos Programas y Proyectos de Extensión Coordinador de Sistemas Coordinador Lúdico Sala de Sistemas Formación Artística Sala Tics Agencia de Modelaje Coordinador de centro de educación no formal Centro de Idiomas Sistemas Internet Formación archivística Formación en Pedagogía
  8. 8. DISEÑO DE SALIDAS USUARIOS DE LA INFORMACIÓN Los usuarios que atiende la Biblioteca Julio Pérez Ferrero son muy variados, con características muy distintas y con diferentes necesidades de información y consulta, tales como niños y niñas, jóvenes, estudiantes universitarios, docentes investigadores, historiadores, población en general, etc. TIPOS DE DEMANDAS DE INFORMACIÓN En primer lugar se realizan preguntas generales sobre información de la institución, por ejemplo ¿A qué hora cierran? ¿Dónde me inscribo? ¿Me cobran por consultar un texto o por prestarlo? Estas preguntas se plantean y se responden de manera oral e inmediata, en el mismo mostrador. También se reciben preguntas sobre la colección y sobre los catálogos en línea o el buscador y su uso. Entre estos usuarios se encuentran niños y niñas en edad escolar quienes tiene la necesidad de conseguir respuestas rápidas, por esto consultan en su mayoría diccionarios, enciclopedias biográficas, textos escolares, textos de ciencias aplicadas, y textos de arte y manualidades, dichos textos son utilizados en su mayoría para realizar las tareas escolares. Jóvenes estudiantes de secundaria quienes empiezan a consultar temas más variados, incluyendo temas para el ocio, por esto realizan menos preguntas de respuesta rápida y prefieren información bibliográfica en la cual se debe ofrecer a usuario una relación de documentos a manera de bibliografía para que el propio usuario decida qué fuentes consulta. Además de estos usuarios, asisten a la biblioteca estudiantes universitarios, docentes, investigadores, historiadores cuyas necesidades de información requieren una atención completa y por lo tanto una mayor formación y capacidades por parte del personal que presta estos servicios. En ocasiones estas preguntas requiere que sean registradas, en algunos casos se requiere la espera de algún tiempo para que el funcionario logre conseguir la información
  9. 9. por tal motivo se pide al usuario que regrese en determinado tiempo para reunir toda la información. En algunas bibliotecas este servicio de consulta especializada se presta por medios de comunicación como correo postal, fax, teléfono, correo electrónico o formularios web, pero lastimosamente la Biblioteca Julio Pérez Ferrero carece del personal y de los equipos suficientes para realizar estas labores. El proceso de interlocución entre el usuario y el personal de atención se llama recepción de consulta. Una de las maneras más sencillas y eficientes de recibir una consulta es mediante la realización de una entrevista de referencia, la cual consiste en una conversación para delimitar y clarificar las demandas. En la biblioteca consultada se realizan algunos de los pasos que debe incluir una consulta de referencia, aunque no se realizan todos: - Tema principal de la búsqueda y tema relacionados con el mismo. El tema debe ser delimitado al máximo, excluyendo todos aquellos sobre los que el usuario no muestre interés. Es muy común que el usuario no tenga una idea clara acerca de qué es lo que le interesa y qué no, por lo que el personal debe hacer todas las preguntas necesarias hasta que la consulta esté perfectamente especificada. - Información que ya conoce el usuario. Es importante saber qué datos, obras o autores ha manejado el usuario, ya que de lo contrario la biblioteca podría darle información redundante. - Objeto de la demanda. Saber para qué quiere el usuario la información será útil para determinar el grado de especialización y en qué fuentes se realizará la búsqueda. - Profundidad o nivel de la información. Hay que preguntar qué tipo de información va a ser útil para el usuario, a fin de eliminar aquella que por defecto o por exceso no se ajuste a las necesidades del usuario, ya sea por su nivel científico, por la exhaustividad de los datos, el grado de especialización o por cualquier otro motivo. - Cantidad de información. En este punto se demandará sobre el número de respuestas que requiere el usuario. En ocasiones simplemente bastará con un número limitado de documentos, mientras que otras veces se necesitarán todas las referencias o datos que se encuentren.
  10. 10. - Idiomas de la información. En las búsquedas que se realicen aparecerán documentos en varias lenguas, por lo que habrá que preguntar al usuario qué idiomas quiere y cuáles no, a fin de eliminar directamente aquellas referencias que no va a emplear. - Límites cronológicos. Dependiendo del tema de la búsqueda la fecha de la información será útil o no, por lo que habrá que establecer a partir de qué año quiere el usuario que se haga la búsqueda. - Tiempo de repuesta. Urgencia del usuario por recibir la información y disponibilidad de la biblioteca para entregarla. Por carecer de personal y suficientes equipos los pasos que no se realizan son: - Formato de las respuestas y modo de recepción. Preguntar si la respuesta se entregará en papel o en disquete y si el usuario la recogerá en la biblioteca o se le enviará por correo postal, fax o correo electrónico. - Importe económico. Muchas consultas se resuelven únicamente en bases de datos o en servicios de información de pago, por ello hay que preguntar al usuario cuánto está dispuesto a gastar para la resolución de su consulta.
  11. 11. DIAGRAMA DE FLUJO DE DATOS INICIO Usuario Usuario FIN Solicitud de servicio Registro en la base de usuarios Comprobar si tiene carnet de usuario No tiene carnet No es posible realizar el préstamo Si tiene carnet Tiene sanción Revisar si tiene sanción No tiene sanción Actualizar número de unidades de libros de la biblioteca Usuario y textos habilitados para préstamo Devolver carnet Sanción cumplida Si devolvió Servicio de préstamo Revisar ficha de préstamo Se remite al usuario a otra fuente o entidad 3 Textos solicitados para doctorado No hace parte del acervo Verificar disponibilidad de textos Está prestado Los textos están disponibles Se agrega a lista de espera Textos disponibles Verificar si aún requiere el texto Préstamo Si lo requiere No lo requiere Verifica devolución de textos a la fecha indicada (mes) No Textos pendientes por entrega Actualizar número de unidades de libros de la biblioteca. Guardar ficha de préstamo Aplicar sanción de x unidades monetarias por días de retraso
  12. 12. FUENTES DE INFORMACIÓN Para una satisfactoria respuesta la Sala de referencia cuenta con un computador con acceso a la base de datos SIABUC, donde se pueden registrar las entradas por título, tema o autor. En su acervo cuenta con: 1) Las obras de conjunto: diccionarios, glosarios, léxicos, terminologías, vocabularios, enciclopedias, nomencladores, cronologías; 2) Obras de carácter periódico: anuarios, repertorios, bibliografías, almacenes, índices, guías, resúmenes analíticos (extractos), directorios. 3) Obras particulares: monografías, ensayos, estudios, manuales, tratados, biografías, actas de congreso. 4) Documentos gráficos: mapas, atlas, planos, dibujos, anuncios, estadísticas, tablas. Carece de sistemas de respuesta basados en las telecomunicaciones, y de equipos computacionales para que los propios usuarios hagan su consulta, así como de los recursos de internet. SIABUC
  13. 13. SIABUC es un software auxiliar en las labores cotidianas de un centro de información o biblioteca, El funcionamiento de SIABUC está basado en módulos, cada módulo corresponde a una tarea específica dentro de la biblioteca, los módulos  Consultas: Este módulo está orientado hacia el usuario. Generalmente se coloca una o varias terminales a disposición de los usuarios de la biblioteca sustituyendo de esta manera al tradicional catálogo físico de fichas catalográficas.  Inventario: El proceso de realizar un inventario se agiliza bastante con este módulo que nos permite, además, la identificación exacta del material faltante y su posterior descarte. Se recomienda utilizar el código de barras para aprovechar al 100% este módulo.  Préstamos: En este módulo se lleva un estricto control de los préstamos de material, incluye las siguientes funciones: Catálogo de Usuarios, el cual puede incluso, importarse desde otro sistema; Préstamo a domicilio o en sala, Bloqueos de libros y de usuarios conflictivos, Reportes de usuarios morosos, Reportes de préstamos, Constancias de no adeudo, etc.  Estadísticas: Esta funcionalidad se encuentra dentro de cada uno de los diferentes módulos de SIABUC y presenta diversos reportes sobre las tareas realizadas en cada uno de ellos. Algunas de las estadísticas incluyen: Préstamos, Consultas, Productividad, Compras, Donaciones, etc.  Publicaciones en WEB: Permite poner los catálogos de SIABUC disponibles a través de una página WEB (sólo para servidores basados en Windows)
  14. 14. Búsqueda por Tema. Textos encontrados referentes al tema de consulta.
  15. 15. Búsqueda por título. Resultados de la búsqueda por título
  16. 16. Búsqueda por autor Resultados de la búsqueda por autor
  17. 17. SALIDAS POR IMPLEMETAR Algunas de las actividades recomendadas y que podrían realizarse para mejorar los servicios son: • Folletos informativos: en los cuales se explicará los aspectos generales de la biblioteca: condiciones de acceso, localización, horarios, servicios, reglamentos, etc. • Folletos específicos para las distintas secciones o servicios: préstamos, colección local, información y referencia, fonoteca, etc., donde se expliquen los principales datos de las secciones o servicios. • Vídeos: donde se expliquen los aspectos más interesantes de la biblioteca. • Cursos de formación de usuarios: organización de cursos breves en los que se explique la organización de la biblioteca, las técnicas bibliotecarias, el uso de la colección, los servicios, etc. • Campañas publicitarias: uso de técnicas de marketing empleando carteles, anuncios publicitarios, aparición en la prensa y medios de comunicación, etc. • Guías de la sección o servicio, donde se explique con detalle todo lo relativo a esa sección o servicio: usuarios, normativa, colección, horarios, etc. • Guías de uso de determinados documentos: obras de referencia, CDROM, Internet, etc. • Boletines bibliográficos y guías de lectura: selecciones temáticas de obras extraídas de la colección, ofreciendo su referencia, localización y breves comentarios. • Boletines de adquisiciones: recoger los fondos que se han incorporado recientemente para darlos a conocer.
  18. 18. • Selecciones de obras: ofrecer críticas de obras recomendadas, sobre todo de novedades editoriales, a fin de que los usuarios las conozcan y utilicen. • Cursos especializados de formación de usuarios: aprendizaje de aspectos concretos: uso de obras de referencia, catálogos, manejo de herramientas automatizadas, etc. • Animaciones a la lectura: organización de actividades en torno a una obra concreta. • Extensión bibliotecaria: organización de actividades diversas como presentaciones de libros, encuentros con el autor, proyecciones, representaciones teatrales, etc. OTRAS SALIDAS DE INFORMACIÓN Página Web de la Biblioteca Pública Julio Pérez Ferrero, donde se ofertan los servicios y se comunican las deferentes actividades y datos de interés para la comunidad. www.bibliocucuta.org Páginas de Facebook, Twitter y demás redes sociales. Sistema de Control de préstamo de espacios. Sistema de control de archivos (hoja de salidas) Documentos impresos
  19. 19. DISEÑO DE ENTRADA SIABUC Ayudados por el software SIABUC, también se realizan el control y operaciones técnicas de entradas como:  Adquisiciones: Nos lleva un control de las compras y las donaciones, pudiéndose capturar desde la solicitud de compra, imprimir las listas de pedidos, registrar la recepción de material y llevar un catálogo de los proveedores. Este módulo genera otros productos impresos como son: Listas de pedidos por fecha, Lista de donaciones, Lista de material ingresado, etc.  Análisis: En este módulo se realiza la catalogación o procesos técnicos al material adquirido. Dicha catalogación está basada en el formato MARC. Se realiza también el etiquetado del material y, de ser necesario, la impresión de la ficha o juego de fichas catalográficas. Algunos de los productos que nos genera este módulo son: Impresiones de etiquetas con clasificación y/o códigos de barras, impresión de tarjetas de préstamos, listados, consultas simples, control de productividad de los capturistas, etc. La captura de publicaciones periódicas está incluida dentro de éste módulo, el cual nos permite además manejar un catálogo de fichas analíticas (artículos o interiores de la revista) ENTRADA REGISTRO DE USUARIOS: Cada vez que un usuario realiza uso de los servicios, los servicios se cuentan como salidas, pero cada usuario representa un entrada para la entidad, ya que basados en él, en sus datos, se generan unos procesos estadísticos de medición los cuales se transformarán para entregar informes. Para este fin se utiliza una herramienta llamada LLAVE DEL SABER.
  20. 20. Este sistema de información asociado al servicio bibliotecario, para la recolección, almacenamiento y procesamiento de los datos de cada uno de los usuarios bajo una estrategia de identificación unificada en la que se tienen en cuenta las preferencias de cada quien. Este proceso facilita la toma de decisiones para el mejoramiento de la gestión bibliotecaria y para el es necesario estar incluido en el programa de "Dotación, uso y apropiación de TIC en bibliotecas públicas", del que hace parte la Biblioteca Julio Pérez Ferrero. Gracias a esto se pueden realizar varias entradas, ya sea registrar a un usuario, registrar un servicio, buscar un usuario ya sea por un código leído con un láser o ingresando su número de identificación. En éste caso, como yo soy usuaria de la biblioteca, mi número ya existe en la base de datos, por lo tanto realicé la búsqueda
  21. 21. De ésta manera se evita la pérdida de tiempo ingresando solo datos variables y evitando los constantes. Encontrando fácilmente mis datos personales y los trámites que he realizado en la Biblioteca
  22. 22. REGISTRO FOTOGRÁFICO
  23. 23. CONCLUSIONES A través del diseño de entradas y salidas de la unidad de información logramos afianzar la conceptualización teórica de las herramientas que podemos emplear para describir y analizar el movimiento de los datos a través de un sistema, sin importar si este es manual o automatizado, por esto los SI son una herramienta importante al permitir que todos los miembros de una organización puedan utilizarlos sin dificultad por su practicidad, por lo tanto son aplicables a cualquier organización que se maneje como un sistema. Con la teoría vista se alcanza a asimilar de forma más práctica por medio de la elaboración de una propuesta de sistemas para un caso de una biblioteca Pública, teniendo en claro los conceptos y elementos de un sistema de información y del Diseño de Entradas y diseño de Salidas.
  24. 24. BIBLIOGRAFÍA GIRALDO G, Luz Stella : Diseño de entradas y controles del Sistema; Universidad de Quindío, Armenia: 2013. GIRALDO G, Luz Stella : Diseño de salidas del Sistema; Universidad de Quindío, Armenia: 2013. GIRALDO G, Luz Stella : Diseño de Sistemas de Información; Universidad de Quindío, Armenia: 2013. REFERENCIAS WEB EL SERVICIO DE INFORMACIÓN Y REFERENCIAS EN LAS BIBLIOTECAS PÚBLICAS, BIBLIOTECA NACIONAL. REPÚBLICA DE VENEZUELA http://www.bnv.gob.ve/pdf/bp011-2009.pdf Merlo Vega, José Antonio / EL SERVICIO BIBLIOTECARIO DE REFERENCIA / Departamento de Biblioteconomía y Documentación. Universidad de Salamanca http://digitum.um.es/jspui/bitstream/10201/3690/4/AD3%20(2000)%20p%2093126.pdf?sequence=1 SIABUC, PÁGINA OFICIAL http://siabuc.ucol.mx/ LLAVE DEL SABER http://www.llavedelsaber.com/

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