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Portail Tsoon pour les collectivités

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Tsoon est un logiciel de planification de rendez-vous spécialisé pour les collectivités locales.
Ses avantages :
- Les citoyens planifient eux-même leurs rendez-vous et obtiennent une réponse immédiate.
- Les assistant.e.s ont du temps supplémentaire pour aider l'élu.e ou l'agent et accueillir les citoyens.
- L’outil se cale sur l'activité et la réglementation des élu.e.s et des agents.
- Il systématise le processus administratif de planification.

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Portail Tsoon pour les collectivités

  1. 1. Joël Pastré – Directeur – joel.pastre@tsoon.org - 06 73 38 69 82 TSOON : 53 Avenue Hoche 75008 Paris – www.autonome.tsoon.org Avril 2019 Portail de planification de RDV pour les collectivités locales
  2. 2. TSOON : POUR QUOI FAIRE ? ◼ Tsoon est un logiciel de planification de rendez-vous spécialisé pour les collectivités locales • Pour tous les types de rendez-vous • Individuel et collectif, avec les élu.e.s ou les différents services • Permet aux citoyens (parents, résidents…) et autres interlocuteurs (associations, entreprises) de planifier leurs RDV • Selon des règles et un processus bien définis par la collectivité • Soulage les assistant.e.s dans la planification de ces RDV • En automatisant toutes les tâches répétitives et chronophages • Soutient les élu.e.s et agents dans la gestion de leurs activités • Des bonnes pratiques dans la gestion des horaires • Et un accès simple avec l’application mobile par les professionnels. • Optimise les temps et historise tous les échanges. ◼ Le paramétrage fait toute la richesse de Tsoon Présentation de Tsoon aux collectivités Page 2
  3. 3. PROCESSUS DE PLANIFICATION Présentation de Tsoon aux collectivités Page 3 Elu.e ou agent Assistant.e Citoyen.ne 0) l'assistant.e saisit pour chaque élu ou agent: - ses vacations : lieu, jours, horaires, plage des RDV prioritaires 1) Depuis le portail de la collectivité, le citoyen clique sur un bouton pour obtenir son RDV. - Tsoon lui envoie un SMS ou un mail avec un lien pour le planifier 3) L’assistant.e valide certains rendez-vous en fonction : - du demandeur - du type de RDV - etc. 2) Le citoyen clique sur le lien : - sélectionne le type de RDV - saisit les infos requises et planifie - choisit les créneaux parmi ceux proposés 4) Tsoon envoie au citoyen : - un mail ou SMS pour confirmer le RDV - Et pour lister les pièces éventuelles à fournir Logiciel métier 5) Les RDV sont mis à jour immédiatement dans le logiciel métier
  4. 4. PROCESSUS DE RAPPEL Présentation de Tsoon aux collectivités Page 4 Assistant.e 1) Tsoon envoie un SMS ou un mail de rappel au citoyen : - En rappelant les pièces manquantes éventuelles - Et avec toutes les informations pratiques utiles 3) Le citoyen se rend à son RDV - avec les informations pratiques 4) l'élu.e ou l’agent reçoit le citoyen pour son RDV: - son dossier est dans logiciel métier Citoyen.ne Logiciel métier 2) En cas d’impossibilité, le citoyen peut répondre par la négative Dans ce cas :  - Le créneau libéré est disponible pour d’autres demandeurs - Tsoon renvoie un SMS ou un mail au citoyen pour replanifier son RDV Elu.e ou agent
  5. 5. LA RÉPONSE IMMÉDIATE À CHAQUE DEMANDE DE RDV (… ce que les logiciels métier ne savent pas faire) Page 5 La demande du citoyen (via Internet) La réponse de Tsoon (immédiate et automatique) votre personnalisation vos règles vos processus e-mails documents réglementaires rappels Planifiée en fonction de Sécurisée par Présentation de Tsoon aux collectivités
  6. 6. LES AVANTAGES DE TSOON POUR l’ASSISTANT.E gain de temps, recentrage ◼ L'assistant.e a du temps supplémentaire pour aider l'élu.e ou l'agent et accueillir les citoyens • Il.elle prépare les agendas des élu.e.s et agents (vacations)Tsoon se charge d’écrire dans les agendas (Outlook ou Google) • Avec moins de téléphone et de mails sources d’interruption dans leur activité ◼ Se concentre sur les tâches à plus haute valeur ajoutée • Les planifications prioritaires (interlocuteurs stratégiques, VIP) et complexes qui nécessitent de connaître le contexte • Moins de mails, de téléphone et de clics ! ◼ Garde la main sur le logiciel • Sur les professionnels et les lieux de RDV qui leur sont affectés • Pour forcer les dates, valider demandes urgentes ou atypiques ◼ Bénéficie de deux outils qui sont interfacés • Sans double saisie des données unités, citoyens et plannings (échangées automatiquement) • Pour offrir le meilleur des deux mondes ! Présentation de Tsoon aux collectivités Page 6
  7. 7. LES AVANTAGES DE TSOON POUR l’ELU.E OU L’AGENT la relation citoyens (1/2) Présentation de Tsoon aux collectivités Page 7 ◼ Tsoon contribue à replacer le citoyen au cœur de sa relation et de ses échanges avec sa smart city : • La relation citoyen s’étend au-delà des TLM (“Toujours les mêmes”) pour - valoriser les actions de la collectivité à tous les citoyens - proposer par SMS des événements collectifs • Les règles sont paramétrées pour tenir compte de critères qui peuvent s’enrichir progressivement : - le type de rendez-vous - le demandeur : citoyen, association, entreprise… - le service sollicité : crèche, scolaire, sportif, jeunesse… - la structure : lieux, équipes, permanences, rotations - etc. • Les vacations sont : - définies par lieu de RDV - positionnées en avance (2 mois ou plus) - définies par défaut puis ajustées au cas par cas en systématisant les jours et les horaires • L’organisation par période et par collectivité - quel type de RDV par citoyen, par professionnel - quel temps consacré à chaque type de RDV - quelle priorité accordée à chaque demande (quotas, priorités)
  8. 8. LES AVANTAGES DE TSOON POUR l’ELU.E OU L’AGENT …et l’optimisation des ressources (2/2) Présentation de Tsoon aux collectivités Page 8 ◼ L'élu.e ou l'agent continue d’utiliser son logiciel métier • Tsoon se charge d’injecter les RDV planifiés dans son agenda principal ◼ Tsoon réduit l’absentéisme et optimise les agendas • Un SMS de rappel est envoyé 48 heures avant la RDV • Les RDV annulés sont remplacés plus rapidement • L’outil répond aux aléas : absence imprévue et remplacement de l'élu.e ou l'agent ◼ Tsoon garantit la confidentialité des informations • Les données personnelles respectent les exigences du RGPD : Par exemple, les téléphones mobiles ne sont pas affichés à la collectivité • La qualité des données est contrôlée lors des échanges avec le logiciel et lors des saisies par le citoyen pour mieux l’améliorer : coordonnées, historique… ◼ Tsoon permet un meilleur pilotage des ressources grâce à : • un processus formalisé et appliqué à tous les services de la collectivité • un reporting fiable par métier et par agent : liste de contacts, nombre de RDV (demandés, planifiés, effectués, annulés)...
  9. 9. LES AVANTAGES DE TSOON POUR LE.LA CITOYEN.NE Lien direct et fidélisant ◼ Le lien avec le citoyen ou le parent est essentiel pour qu’il soit acteur de sa relation et de ses échanges avec sa « smart city » ◼ Dans son agenda (Outlook ou Google), s'il en a un, pour y inscrire la RDV • par mail : le citoyen reçoit son invitation avec un lien qui lui permet d'autoriser l'usage de son téléphone portable pour les rappels de RDV • par SMS : le citoyen reçoit le rappel de son RDV 48 h avant • par web app accessible depuis un lien dans le SMS pour planifier un nouvel RDV en fonction de ses préférences de jour et d'horaire. ◼ Le téléphone portable – lorsqu’il est connu – permet d’authentifier le citoyen sans imposer d’identifier tous les citoyens comme utilisateurs du logiciel Tsoon. ◼ Le citoyen peut annuler ou replanifier lui-même son RDV • Il annule par réponse au SMS de confirmation et peut replanifier son RDV avec un lien vers une web app • Il indique ses préférences de jours et d’horaire, motive sa demande et transmet les document nécessaire • Il obtient une réponse immédiate sans devoir appeler l'assistant.e, sauf cas particulier. Présentation de Tsoon aux collectivités Page 9
  10. 10. Présentation de Tsoon aux collectivités Page 10 UN CHANGEMENT À PRÉPARER ET ACCOMPAGNER 1/ MOBILISER les principaux acteurs • Présentation aux collectivités • Démonstration aux assistant.es • Implication du responsable informatique = interlocuteur principal 2/ PRÉPARER le planning, les données • Définir le planning en incluant la communication aux unités et aux citoyens • Personnaliser pour le service : design, règles (droits d’accès, délais, quota, équipes, remplacement, facturation), formulation (mails, convocations, SMS) • Réceptionner, activer les interfaces : web services • Tester les données 3/ BASCULER les pilotes • Choisir les élu.e.s et agents pilotes et leurs équipes parmi les plus motivés pour expérimenter une solution et en devenir les ambassadeurs • Paramétrer vacations, répartitions, urgence et durée des RDV • Former les assistant.es et administrateurs • Informer les citoyens : progressivement, par mail 4/ DÉPLOYER le service complet • Accompagner les assistant.es • Mettre en place le support 1er niveau (hotline) et 2e niveau (tutoriel, FAQ) • Suivre les tableaux de bord • Dresser un bilan après 3 mois TSOON 3à6mois
  11. 11. DES BÉNÉFICES MESURABLES ET DES COÛTS MAÎTRISÉS ◼ Le gain doit se mesurer factuellement • Réduire de 50% l’absentéisme • Augmenter de 100% le taux de remplacement des RDV après annulation • Gagner 10% de temps en moins et d’occupation en plus des professionnels • Viser le retour sur investissement dès la deuxième année ◼ Les coûts sont prévisibles • Abonnements : par professionnel et par mois 1 professionnel (élu.e ou agent) = 1 agenda • Service : par jour pour l’initialisation, la formation et le support Facturé au temps passé et selon vos demandes. Page 11Présentation de Tsoon aux services médicaux ◼ Joël Pastré Directeur Ingénieur informatique INSA Lyon A travaillé successivement à Buenos-Aires, Paris et Chicago. Il parle couramment anglais et espagnol et adooore l’entreprise. ◼ Jérôme Verdiell Directeur commercial Diplômé INSEC Directeur commercial Sagem Communications Dirigeant fondateur Linkeom Joël Pastré : 06 73 38 69 82 - joel.pastre@tsoon.org

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