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TSOON : Portail de planification de visites pour les services médicaux

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Tsoon est un logiciel de planification de rendez-vous spécialisé pour la Santé au travail :
- pour tous les types de visites médicales
- permet aux salariés et/ou aux managers de planifier les visites
- soulage les infirmier.e.s dans la démarche de planification
- soutient les médecins dans la gestion de leurs activités
- optimise les temps et historise tous les échanges

Published in: Health & Medicine
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TSOON : Portail de planification de visites pour les services médicaux

  1. 1. Joël Pastré – Directeur – joel.pastre@tsoon.org - 06 73 38 69 82 Jérôme Verdiell – Directeur commercial – jerome.verdiell@tsoon.org 06 67 55 10 51 TSOON : 53 Avenue Hoche 75008 Paris – www.autonome.tsoon.org Septembre 2018 Portail de planification de visites pour les services médicaux
  2. 2. TSOON : POUR QUOI FAIRE ?  Tsoon est un logiciel de planification de rendez-vous spécialisé pour la Santé au travail Pour tous les types de visites médicales Initiale, périodique, reprise, pré-reprise, occasionnelle Permet aux salariés et/ou aux managers de planifier les visites Selon des règles et un processus bien définis par le service de santé En les accompagnant et les responsabilisant sur la santé au travail Soulage les infirmier.e.s dans la démarche de planification En automatisant toutes les tâches répétitives et chronophages Soutient les médecins dans la gestion de leurs activités Des bonnes pratiques dans la gestion des horaires de chaque cabinet Une réponse aux problématiques du législateur : suivi individuel, protocole, alertes sur certains salariés, etc. Et un accès mobile avec l’application mobile. Optimise les temps et historise tous les échanges.  Ce que Tsoon ne fait pas Ne crée pas de données médicales Il récupère du logiciel métier (Préventiel et bientôt Kitry) celles qui lui sont nécessaires pour la planification Il ne crée pas l’acte prévisionnel et ne rentre pas dans la pratique médicale mais contrôle ces données au chargement Il ne stocke pas de données médicales et gère les données personnelles comme l’exige le RGPD. Il dépend de la qualité des données reçues et du paramétrage Le paramétrage fait toute la richesse de Tsoon Présentation de Tsoon aux services médicaux Page 2
  3. 3. LA RÉPONSE IMMÉDIATE À CHAQUE DEMANDE DE VISITE (… ce que les logiciels métier ne savent pas faire) Présentation de Tsoon aux services médicaux Page 3 La demande de l’employeur (via Internet) Visite de reprise Après maternité La visite sera planifiée au plus tard dans les 8 jours suivant la reprise Demande urgente svp* Motivation Date de reprise 4/12/2017 Lundi Mardi Jeudi Vendredi Après : 09:30 Avant : 12:00Mercredi @ DUPONT MARIE Reprise après maternité jeu 07déc 10:10 10:40 La réponse de Tsoon (immédiate et automatique) votre personnalisation vos règles vos processus e-mails documents réglementaires rappels Planifiée en fonction de Sécurisée par
  4. 4. LES AVANTAGES DE TSOON POUR L’INFIRMIER.E gain de temps, recentrage Présentation de Tsoon aux services médicaux Page 4  L’infirmier.e a du temps supplémentaire pour aider le médecin et accueillir les salariés Il.elle prépare les agendas des médecins (vacations) Tsoon se charge d’écrire dans les agendas (Outlook) Avec moins de téléphone et de mails sources d’interruption dans l’activité et de perturbations  Se concentre sur les tâches à plus haute valeur ajoutée Les planifications urgentes : occasionnelles, pré-reprises… et l’accompagnement des salariés et des managers qui nécessitent de connaître les pratiques du médecin. Moins de mails, de téléphone et de clics !  Garde la main sur le logiciel Sur les professionnels et lieux de visite qui lui sont affectés Pour forcer les dates, valider les visites occasionnelles (en fonction des motivations indiquées), etc.  Bénéficie de deux outils qui sont interfacés Sans double saisie des données unités, salariés et plannings (échangées automatiquement) Pour offrir le meilleur des deux mondes Ce qui impose de changer quelques habitudes et de faire confiance à Tsoon.
  5. 5. LES AVANTAGES DE TSOON POUR LE MÉDECIN organisation, anticipation… (1/2) Présentation de Tsoon aux services médicaux Page 5  Le médecin continue d’utiliser son logiciel métier Tsoon se charge d’injecter les visites planifiées dans son agenda principal (tiers-temps, formations, congés, …)  Tsoon s’adapte aux pratiques du médecin Les règles sont paramétrées pour tenir compte de critères qui peuvent s’enrichir progressivement : - le type de visite : périodique, initiale, reprise, pré-reprise - les salariés : leur suivi et situation individuelle - les unités : leur médecin référent et leur lieu de visite - le remplacement des médecins: équipe, permanence - etc. Les vacations sont : - définies par lieu de visite - positionnées très en avance (2 mois ou plus) - définies par défaut puis ajustées au cas par cas en systématisant les jours et les horaires L’organisation par période et par cabinet médical - quel type de visite par professionnel et par entreprise - quel temps consacré à chaque type de visite - quelle priorité accordée à chaque demande (quotas, urgences)
  6. 6. LES AVANTAGES DE TSOON POUR LE MÉDECIN …et optimisation (2/2) Présentation de Tsoon aux services médicaux Page 6  Tsoon réduit l’absentéisme aux visites médicales et optimise les agendas Les RDV sont écrits dans l’agenda du salarié avec un SMS de rappel envoyé 48 heures avant la visite Les RDV annulés sont remplacés plus rapidement L’outil répond aux aléas : absence imprévue et remplacement du médecin  Tsoon garantit la confidentialité des informations Le dossier médical n'est pas transmis à Tsoon Les pré-reprises ne sont pas affichées au responsable  Tsoon respecte la réglementation de plus en plus complexe Décret El Khomri, rapport Lecocq, RGPD En contrôlant la qualité des données de la base pour mieux l’améliorer : suivi individuel, périodicité, acte futur, email, téléphone, etc.
  7. 7. LES AVANTAGES DE TSOON POUR LE SALARIÉ Lien direct et responsabilisant  Le lien avec le salarié est essentiel pour qu’il soit acteur de son parcours de santé au travail via Outlook : dans son agenda, s'il en a un, pour y inscrire la visite par mail : le salarié reçoit sa convocation avec un lien qui lui permet d'autoriser l'usage de son téléphone portable pour les rappels de RDV par SMS : le salarié reçoit le rappel de son RDV 48 h avant par web app accessible depuis un lien dans le SMS pour planifier une nouvelle visite en fonction de ses préférences de jour et d'horaire.  Le téléphone portable – lorsqu’il est connu – permet d’authentifier le salarié sans imposer d’identifier tous les salariés comme utilisateurs du logiciel Tsoon.  Le salarié peut annuler ou replanifier lui-même sa visite Il annule par réponse au SMS de confirmation Il replanifie sa visite occasionnelle ou pré-reprise avec un lien vers une web app Il indique ses préférences de jours et d’horaire Il motive sa demande et la précise (dates d’arrêt et de reprise…) Il obtient une réponse immédiate sans devoir appeler l’infirmier.e, sauf cas particulier. Présentation de Tsoon aux services médicaux Page 7
  8. 8. LES AVANTAGES DE TSOON POUR L’EMPLOYEUR pilotage du service médical… (1/2) Présentation de Tsoon aux services médicaux Page 8  Piloter l’activité du service médical Appliquer le même processus formalisé à tous les salariés, en tenant compte de leur situation individuelle Paramétrer règles et priorités de visites pour chaque médecin, processus et délais pour tout le service Tracer tous les échanges, les planifications et les annulations Compter sur un reporting fiable par unité et par médecin : - liste de salariés : convocables et convoqués - nombre de visites planifiées, effectuées, annulées - délai moyen de convocation, d’annulation… Relance automatisée par mail auprès des managers lorsqu'ils ont des salariés à convoquer Rappels (sms), convocations (pdf), remplacement des RDV, délais pour annuler ou remplacer.  Améliorer l’efficience et la qualité perçue du service médical Réduire l’absentéisme aux visites médicales Alléger la charge des infirmier.e.s Donner aux salarié et managers les moyens de planifier les visites en toute autonomie Garantir l'intéropérabilité des logiciels et le rapprochement des données Evoluer avec la digitalisation des processus en cours et la réglementation à venir (cf. rapport Lecocq).
  9. 9. LES AVANTAGES DE TSOON POUR L’EMPLOYEUR … et relation avec les salariés et les unités (2/2) Présentation de Tsoon aux services médicaux Page 9  Replacer le salarié au centre de son parcours de santé Convocations et rappels transmis directement Possibilité pour lui d’annuler ou de replanifier une visite en tenant compte de ses préférences de jours et d’horaire  Intégrer dans le processus ses différents acteurs La RH peut être à l’inititive de la visite pour les entretiens d’embauche Le manager peut être impliqué dans le processus à plusieurs niveaux : a) en copie seulement des convocations b) en validant ces convocations c) en étant (lui ou son assistant.e) à l’initiative des convocations périodiques sur liste de rappel d) en étant à l’initiative des visites occasionnelles ou de reprise e) en recevant le reporting périodique. Ouvrir progressivement la planification aux uns et aux autres.
  10. 10. Présentation de Tsoon aux services médicaux Page 10 UN CHANGEMENT À PRÉPARER ET ACCOMPAGNER 1/ MOBILISER les principaux acteurs Présentation au.x service.s médical.aux Démonstration aux infirmier.e.s Implication du responsable informatique = interlocuteur principal Engagement de l’éditeur : Val Solutions, Kitry… 2/ PRÉPARER le planning, les données Définir le planning en incluant la communication aux unités et aux salariés Personnaliser pour le service : design, règles (droits d’accès, délais, quota, équipes, remplacement, facturation), formulation (mails, convocations, SMS) Réceptionner, activer les interfaces : web services Tester les données 3/ BASCULER les pilotes Choisir les médecins pilotes et leurs équipes parmi les plus motivés pour expérimenter une solution et en devenir les ambassadeurs Paramétrer vacations, répartitions, urgence et durée des visites Former les infirmier.e.s et administrateurs (assistant.e.s = auto-formé.e.s) Informer les unités, managers ou RH : progressivement, par mail 4/ DÉPLOYER le service complet Accompagner les infirmier.e.s Mettre en place le support 1er niveau (hotline) et 2e niveau (tutoriel, FAQ) Suivre les tableaux de bord Dresser un bilan après 3 mois TSOON 6à9mois
  11. 11. DES BÉNÉFICES MESURABLES ET DES COÛTS MAÎTRISÉS  Le gain doit se mesurer factuellement Réduire de 50% l’absentéisme aux visites médicales * Augmenter de 100% le taux de remplacement des RDV après annulation * Gagner 10% de temps en moins et d’occupation en plus des professionnels * Viser le retour sur investissement dès la deuxième année * * Chiffres à entendre comme des objectifs collectifs  Les coûts sont prévisibles Abonnements : 39,90 € HT par professionnel et par mois et 0,99 € HT par salarié et par an 1 professionnel (médecin ou infimier.e) = 1 agenda Service : 990 € HT par jour pour l’initialisation, la formation et le support Facturé au temps passé et selon vos demandes. Page 11Présentation de Tsoon aux services médicaux  Joël Pastré Directeur Ingénieur informatique INSA Lyon A travaillé successivement à Buenos-Aires, Paris et Chicago. Il parle couramment anglais et espagnol et adooore l’entreprise.  Jérôme Verdiell Directeur commercial Diplômé INSEC Directeur commercial Sagem Communications Dirigeant fondateur Linkeom Joël Pastré : 06 73 38 69 82 - joel.pastre@tsoon.org Jérôme Verdiell : 06 67 55 10 51 - jerome.verdiell@tsoon.org

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