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Sharepoint intranet - anatomia de um projeto

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Gestão de um projeto de Intranet em SharePoint

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  • Parabéns, João! A sequência de boas práticas em gerência de projetos está excelente, inclusive com mais opções para utilização de metodologias.
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  • Muito boa a apresentação João. Parabéns.
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Sharepoint intranet - anatomia de um projeto

  1. 1. JoaoBStart Project Joao Manager Beltrao SharePoint IT Pro Innovagency @joaobeltrao www.joaobeltrao.com jb@joaobeltrao.com
  2. 2. Intranets em SharePointAnatomia de um Projeto SharePoint User Group
  3. 3. Gestão de Projeto - O que éProject Management is the application of knowledge, skills, tools,and techniques to project activities to meet theproject requirements.A project is a temporary endeavor undertaken to create a uniqueproduct, service, or result. The temporary nature of projectsindicates a definite beginning and end. The end is reached whenthe project’s objectives have been achieved or when the project isterminated because its objectives will not or cannot be met, orwhen the need for the project no longer exists.
  4. 4. Gestão de Projeto - O que é
  5. 5. Gestão de Projeto - O que é
  6. 6. Gestão de Projeto – O início da viagemSou um “Consultor SharePoint”, trabalho numaempresa de IT que presta serviços a outrasempresas, e o cliente acaba de adjudicar aproposta para a criação de uma Intranet emSharePoint.O que fazer?Instalar de imediato o SharePoint e começar acriar sites e listas?PLANEAR!!
  7. 7. Gestão de Projeto - MetodologiasAgile / Scrum vs WaterfallA proposta que o cliente adjudicou é uma fechada” definido.proposta “fechada” de âmbito definido.Para usar Scrum teríamos que vender “user storypoints” ou horas/homem. horas/homem.
  8. 8. A equipaCustomer Project Business DesignerManager Manager AnalystSharePoint SharePoint SharePoint SharePointIT Pro Senior HTML Code No-Admin + No-codesolutions Developer Developer Developer (Architect)Tester Usability Copy Editor Information Specialist / Metadata Architect
  9. 9. A equipaVamos usar todas estas pessoas em todos osprojetos? Não.projetos? Não.Adequar a equipa ao projeto. projeto.Adequar a equipa à fase do projeto. projeto.Uma só pessoa pode desempenhar mais que umafunção
  10. 10. O projetoVamos dar início à nossa viagem. O projeto estádividido em 4 fases Initiating Planning Monitoring & Controling não é uma fase do projeto mas "process sim um "process group" group" e os seus Executing Closing processos ocorrem em todas as fases
  11. 11. O projetoVamos fazer uma viagem pela lista de atividades.Uma gantt-chart mostra normalmente um WBS gantt-(Work Breakdown Structure) e pode, ou não, chegar Structure)ao detalhe da atividade.Atenção à diferença entre Work Package e Atividade:Work Package é o deliverable ou output, que por suarequer uma ou mais atividades para o produzir.
  12. 12. InitiatingConfirmar adjudicação da propostaPreparar site de projeto e timesheetsReceber documentação de proposta adjudicada(âmbito, calendário, maquetes, orçamento)
  13. 13. InitiatingDOC: Project CharterO Project Charter é um documento que formaliza a existência doprojeto e inclui informação de alto nível sobre o seu âmbito, stakeholders.calendário, recursos, objetivos e stakeholders.Reunião Gestão de Cliente /Gestão Projeto
  14. 14. PlanningFormar Equipa para fase "Planning"É necessário contar com o Customer Manager, o Business Analyst, o Analyst,Designer, o SharePoint IT Pro e o SharePoint Senior Developer. Developer.Kick-Kick-off Cliente• Apresentar os membros da equipa que vão falar com o cliente (Customer Manager, Project Manager e quando se aplica o Business Analyst, o SharePoint IT Pro e o SharePoint Senior Analyst, Developer). Developer).• Apresentar os documentos da proposta adjudicada para assegurar que todos têm o mesmo entendimento (Caderno de Encargos, Maquetes iniciais, Calendário Proposto, Metodologia de Projeto). Projeto).• Definir Contactos.
  15. 15. PlanningDOC: Stakeholder Register sharepoint)Um documento (ou lista de sharepoint) que regista os nomes e stakeholders,contactos de todos os stakeholders, bem como a sua relação com oprojeto.DOC: Communications PlanQuem recebe os status e quando. Reuniões de acompanhamento…Kick-Kick-off interno de PlanningDepois de termos "acertado agulhas" com o cliente e de termos umentendimento mútuo sobre o que vai ser feito podemos dar início aoplaneamento.Reunimos a nossa equipa, apresentamos o projeto, esclarecemosdúvidas….
  16. 16. PlanningDOC: Planeamento Preliminar (Âmbito, Custo,Recursos, Calendário, Riscos…)Este documento marca o momento crítico da definição de Âmbito: seas principais dúvidas sobre âmbito não estiverem esclarecidas edevidamente definidas neste documento podemos ter sériosproblemas mais à frente.Custos, Recursos e Calendário estão normalmente espelhados numficheiro de Microsoft Project.A lista de riscos não deve ser descurada, e não é nenhum "bichopapão" - basta um parágrafo.
  17. 17. PlanningReunião Cliente - Demonstração de SharePoint - out-of-the-Cenário Intranet out-of-the-boxMuito útil para balizar expectativas do cliente e para tornar maisprodutivo o levantamento de requisitos. Para além dos ambientesinternos podemos usar: http://mssalesdemos.com/ ehttp://www.cloudshare.com/
  18. 18. PlanningReunião Cliente - Maquete/Design“Gostámos muito das maquetes da proposta. E agora queremos algo diferente.completamente diferente.”Abordar as maquetes apresentadas na proposta adjudicada (ouapresentadas logo após a adjudicação da proposta) para discutireventuais alterações. De preferência depois de uma demonstração desharepoint out-of-the-box para cliente perceber algumas nuances out-of-the- Ribbon.como os menus e o Ribbon.
  19. 19. PlanningReunião Cliente - DSI - Levantamento derequisitos técnicosAnalisar integração com a AD e outros sistemas (Proxy, IdentityManager, SAP Outsystems…) e definir plano de trabalhos no caso da , Outsystems…)instalação de SharePoint estar incluída. Discutir ambientes (DEV,Qualidade, Produção) e metodologias (deploy por features, site (deploy features,collection backups/restores, content deployment…). backups/restores restores, deployment…).
  20. 20. PlanningReunião Cliente Sponsor - Levantamento derequisitosEsta é a reunião que marca o início do levantamento de requisitos,onde se definem os requisitos "macro" bem como o calendário e asações de levantamento de requisitos.
  21. 21. PlanningReuniões Cliente - Levantamento de requisitos denegócioConjunto de reuniões e atividades de levantamento de requisitos.Crítico para o sucesso do projeto.Como fazer um levantamento de requisitos eficaz?• Reunir com o responsável/representante de cada área da empresa.• Perceber as principais dificuldades na partilha de informação e na produção colaborativa de documentos.• Usar questionários quando é necessário obter feedback de um número muito grande de pessoas.
  22. 22. PlanningReuniões Cliente - Levantamento de requisitos denegócio• Analisar o nível de maturidade na produção colaborativa deinformação e documentos: • Envia documentos por mail • Usa file-shares file- • Usa partilha de documentos numa intranet atual • Já usa SharePoint
  23. 23. PlanningReuniões Cliente - Levantamento de requisitos denegócio• Recorrer a Serious Games / Innovation Games Em projetos de grande dimensão faz sentido dada a quantidade de pessoas envolvidas e, muitas vezes, o desalinhamento entre os interesses de todos. Apesar de ser um conjunto de técnicas associadas a Agile / Scrum encaixa perfeitamente numa metodologia Waterfall. Waterfall. http://www.slideshare.net/21apps/innovation-games-knowing- http://www.slideshare.net/21apps/innovation-games-knowing- ://www.slideshare.net/21apps/innovation whats-important whats-• Juntar todos os stakeholders numa reunião final para discutir os requisitos Esta sessão poderá ser uma das mais produtivas já que permite confrontar interesses que por vezes colidem, e assegurar um entendimento global sobre os requisitos.
  24. 24. PlanningDOC: Requirements Traceability MatrixQuando há muitos intervenientes é importante manter um registo deonde surgem os requisitos.DOC: Arquitetura de Informação PropostaDOC: Âmbito propostoMasterpages, page layouts, webparts, workflows, desenvolvimentos, asterpages, webparts, workflows,instalações, formação, documentação…DOC: Arquitetura Hardware/SoftwareTemplate:Template: SharePoint 2010 - Planning Worksheetshttp://tk5bpsweb01.partners.extranet.microsoft.com/en/sdps/Pages/http://tk5bpsweb01.partners.extranet.microsoft.com/en/sdps/Pages/conducttheengagement.aspx
  25. 25. PlanningDOC: Governance Plan + Staffing ManagementPlanEstes dois documentos estão interligados, e podem ser um sódocumento.Governance Plan indica quem é responsável por fazer o quê:• Inserção de Conteúdos• Aprovação de Conteúdos• Criação de Sites• Administração "Rotina" do SharePoint• Updates de SharePoint e SO• Instalação de WSPs / Desenvolvimentos Futuros• Gestão dos ambientes de DEV / Qualidade• (…)
  26. 26. PlanningDOC: Governance Plan + Staffing ManagementPlanStaffing Management Plan indica necessidades de recursos humanos Plan:para garantir o Governance Plan:• Um editor de conteúdos a 25% FTE• Um SharePoint IT Pro a 50% FTE• (…)
  27. 27. PlanningDOC: Permissions PlanDefine Grupos de SharePoint, uso de Grupos AD e Níveis dePermissão.Alterações a Maquetes/DesignEm função do feedback do cliente relativo às maquetes iniciais, e emfunção do levantamento de requisitos, apresentar novas maquetes.
  28. 28. PlanningReunião cliente SponsorApresentação de Arquitetura de Informação, Âmbito, Wireframes eMaquetes/Design.AlteraçõesAlterações a Arquitetura de InformaçãoAlterações a WireframesAlterações a ÂmbitoAlterações a Maquetes/DesignAlterações a outros docs
  29. 29. PlanningReunião cliente StakeholdersReunião com os stakeholders para apresentar o resultado dolevantamento de requisitos e do planeamento.Reunião DSI - Aprovação de ArquiteturaHardware/Software
  30. 30. PlanningAprovaçãoAprovação formal de Arquitetura de Informação, Âmbito, Wireframese Maquetes/Design.Cruzar os dedos. Este é um projeto fechado, o cliente não noscomprou "horas" ou "user story points", o cliente comprou um "user points",produto final, por isso é muito importante obter a aprovação final einequívoca.É muito importante sensibilizar o cliente para esta questão: se ocliente quisesse um projeto "scrum" com a possibilidade de mudar de "scrum" scrumideias a cada momento, então teria que comprar um projetodiferente, definido em horas/homem.
  31. 31. PlanningDefinição de Equipa para Desenvolvimento eImplementaçãoEste é o momento de definir a equipa para a próxima fase. Na fase executing""executing" costumamos consumir mais tempo de:• SharePoint IT Pro Architect)• SharePoint Senior Developer (Architect)• SharePoint HTML Developer• SharePoint Code DeveloperQuanto tempo gastámos até aqui?É comum gastar 20% a 30% de horas/homem e 30% a 60% dotempo de calendário
  32. 32. ExecutingFormar Equipa para fase ExecutingDepois de definidos os "roles" necessários no final da fase deplaneamento, e porque pode já ter passado algum tempo, é hora dever exatamente quem está disponível, e determinar se temos que irbuscar mais recursos.Kick-Kick-off interno de Executing kick-E quando já temos toda a equipa, o kick-off interno serve paraapresentar o projeto e todos os pressupostos e documentosexistentes.
  33. 33. ExecutingDOC: Desenho TécnicoO SharePoint IT Pro (Admin + No-code solutions) e o SharePoint (Admin No- solutions) Architect)Senior Developer (Architect) produzem o desenho técnico. Tendo emconta que muito do trabalho de um projeto de Intranet pode ser"no-code""no-code" é importante rever os métodos de deploy do trabalho"no-code" Studio"."no-code" e do trabalho "Visual Studio".*Em SharePoint 2010 muito do trabalho "no-code" pode ser "no-code" WSPs.exportado para WSPs. "No-Code":Code vs. "No-Code": Exactly Who Gets to Call Themselves a Developer?SharePoint Developer?http://northamerica.msteched.com/topic/details/2012/BOF09-http://northamerica.msteched.com/topic/details/2012/BOF09-DEV
  34. 34. ExecutingDOC: Planeamento Revisto (Calendário, Recursos)Depois de feito o Desenho Técnico há que atualizar as tarefas doPlaneamento e definir exatamente quando e por quem vão serexecutadas.Instalação de SharePoint em ambiente Qualidadeno ClienteValidação do servidor DEV e máquinas DEVinternas
  35. 35. ExecutingDOC: Arquitetura Hardware/Software - ReverIncluir Service App configs e mais detalhe.Dado que já temos arquitectura de informação, desenho técnico einformação mais detalhada sobre o que vai ser parametrizado edesenvolvido, podemos detalhar a configuração das Service Apps(Search, User Profile, Managed Metadata, BCS…). Search, Profile, Metadata, BCS…).
  36. 36. ExecutingDOC: Content Responsibility MatrixA Content Responsibility Matrix é construída a partir da Arquiteturade Informação e detalha, para cada site/lista quem lê e quem edita.Desenvolvimento: HTMLDesenvolvimento: MasterPages e Page LayoutsDesenvolvimento: WebParts e outro código
  37. 37. ExecutingTestes de BCS / Web Services / Outsystems emDEVDeploy de Masterpages, Page Layouts, Webpartse outro código para DEVConfiguração de Service Apps em DEV
  38. 38. ExecutingImplementação da Arquitetura de Informação emDEV no- solutions.Criar sites, listas, formulários - no-code solutions.Enquanto as web parts, event receivers, e outros desenvolvimentos parts, receivers,em código são "obrigatoriamente" deployed via WSP as , "no-code"parametrizações e desenvolvimentos "no-code" podem ser deployedde várias formas, seja por codificação destes elementos em VisualStudio,Studio, por export de SharePoint Designer para WSP por site ,collection backup, entre outros.
  39. 39. ExecutingInserção de ConteúdosTestes em DEVDesenvolvimento: CorreçõesConfiguração de Service Apps em Qualidade noClienteTestes de integração com a AD em Qualidade noCliente
  40. 40. ExecutingTestes de BCS / Web Services / Outsystems emQualidade no ClienteDeploy em Qualidade no ClienteCriação de Grupos SharePoint e revisão depermissões em QualidadeUma vez que os ambientes de DEV estão, muitas vezes, em domíniosdiferentes dos de Qualidade/Produção, a questão da definição deGrupos de Sharepoint e respetiva inclusão de users e grupos AD éfeita em Qualidade.
  41. 41. ExecutingTestes pelo ClienteCorreçõesE agora o grande momento….
  42. 42. ExecutingAceitaçãoMOMENTO CRÍTICOO cliente vai querer sempre alterações ou dizer que "afinal não tinhapercebido que ia funcionar assim". Este é o ponto crítico que opõe Agile/Scrum Waterfall.muitos defensores de Agile/Scrum aos defensores de Waterfall.Apesar de estarmos a funcionar com um projeto em Waterfall deâmbito fechado nada impede a implementação de sprints. Aliás, é atérecomendável que o cliente tenha acesso a deploys intermédios.A criação de um documento de âmbito que seja suficientementedetalhado mas ao mesmo tempo sucinto e legível é outro pontocrítico para minimizar os danos que possam surgir na altura deaprovação dos trabalhos em Qualidade.
  43. 43. ExecutingInstalação de SharePoint em Farm ProduçãoConfiguração de Service Apps em ProduçãoTestes de integração com a AD em ProduçãoTestes de BCS / Web Services / Outsystems emProdução
  44. 44. ExecutingReunião Cliente Sponsor – Dinamização e Gestãode MudançaPreparar campanhas de divulgação e gestão de mudança.Assegurar que os utilizadores aderem à nova Intranet e mudamalguns dos seus hábitos (deixar de usar file shares, deixar de enviardocumentos por e-mail…). e-mail…).Preparação das ações de formaçãoDOC: Manual de Utilização da Intranet
  45. 45. ExecutingDOC: Manual de Normas GráficasFormação ao Cliente• Edição de Conteúdos e Admin Editoral• Edição de Conteúdos (equipa alargada de contributors) contributors)• Admin SharePoint (DSI)DOC: Plano de divulgação e gestão de mudançaDeploy para ProduçãoTestes em Produção
  46. 46. ExecutingGo-Go-Live Pós-Apoio Pós-Produção
  47. 47. ClosingReunião de Fecho de Projeto com o clienteDOC: Feedback e Inquérito de SatisfaçãoReunião Interna de Fecho de ProjetoDOC: Lessons Learned
  48. 48. jb@joaobeltrao.comwww.joaobeltrao.com@joaobeltrao

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