Flujo Coordinacion Biblioteca

9,887 views

Published on

Published in: Education
3 Comments
7 Likes
Statistics
Notes
No Downloads
Views
Total views
9,887
On SlideShare
0
From Embeds
0
Number of Embeds
55
Actions
Shares
0
Downloads
194
Comments
3
Likes
7
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

Flujo Coordinacion Biblioteca

  1. 1. Figura 2. Flujograma procedimiento: “Orientación al Usuario” Centro de Biblioteca Usuario Funcionarios Jefe Area Atención al Usuario Inicio Solicita orientación para localizar información Bibliográfica Orientan al usuario en la consulta de bases de datos y ficheros Remite al Usuario a las colecciones y/o secciones donde se encuentra la información Capacita al Usuario en la búsqueda, uso y manejo de las bases de datos y fuentes de información del centro Supervisa a los funcionarios de la sección en la atención oportuna y eficiente a los usuarios Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  2. 2. Figura 3. Flujograma procedimiento: “Elaboración y Difusión de Listados y Boletines Bibliográficos” Centro de Biblioteca Jefes Areas de Servicios Públicos Inicio Recibe material bibliográfico y audiovisual Recupera información del material bibliográfico y audiovisual Procesa recuperación de información en la base de datos Imprime listados y los boletines de material bibliográfico y audiovisual Exhibe listados y boletines en carteleras Informa a los departamentos sobre la publicación de nuevos listados y boletines Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  3. 3. Figura 4. Flujograma procedimiento: “Difusión de Información a Través de Correo Electrónico” Centro de Biblioteca Coordinador Biblioteca Inicio Recuperación de boletines y listados de nuevo material bibliográfico y audiovisual Consulta e identifica información de interés de Internet Baja información de interés de Internet Elabora listados de direcciones de páginas con temas de interés Selecciona la información de acuerdo al perfil de los usuarios Envía boletines y listados a los departamentos Envía información de interés bajada de Internet a los usuario definidos de acuerdo a su perfil, por correo electrónico Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  4. 4. Figura 5. Flujograma procedimiento: “Reservación de Material Bibliográfico” Centro de Biblioteca Usuario Auxiliar de Biblioteca Inicio De Colección General Solicita la reservación del ¿El libro es? material bibliográfico De Reserva Recibe del usuario el formato de solicitud de material bibliográfico Identifica en la estantería de la y lo anexa a la ficha de préstamo colección de libros de reserva las áreas dewey y busca los libros Adjunta el carné del estudiante a la ficha de préstamo del libro solicitado Informa al usuario el día y la hora en que puede retirar y devolver el libro Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  5. 5. Figura 6. Flujograma procedimiento: “Préstamo de Material Bibliográfico” Centro de Biblioteca Auxiliar de Servicio Público Inicio Recibe del usuario el formato de solicitud de material bibliográfico Identifica en la estantería de la colección de libros, las áreas dewey y busca los libros Solicita el carné del usuario En la sala Anexa el carné al formato de ¿El préstamo es? solicitud o ficha de préstamo A domicilio Entrega el libro al usuario ¿Es Si A Primera vez? Guarda el carné con la ficha de préstamo o formato No de solicitud temporal C B Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  6. 6. Figura 6. Flujograma procedimiento: “Préstamo de Material Bibliográfico” Centro de Biblioteca Auxiliar de Servicio Público A B Abre tarjeta del usuario y diligencia Recibe el libro del usuario los datos personales del usuario En la sala Registra en la tarjeta del usuario ¿El préstamo es? los datos de identificación del material C bibliográfico y la fecha de devolución A domicilio Devuelve el carné al usuario y deposita el formato Retira la ficha de préstamo y le coloca ¿Libro de solicitud de material No la fecha de devolución con el fechador devuelto en la fecha bibliográfico en el indicada respectivo casillero D por tipo de usuario Hace firmar al usuario la tarjeta de préstamo y marca la fecha Si de devolución en la tarjeta y en la hoja de vencimiento Marca en la tarjeta del libro y del usuario la fecha de Ubica el material bibliográfico devolución con el fechador en la colección Entrega el libro al usuario Fin B Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  7. 7. Figura 6 Flujograma procedimiento: “Préstamo de Material Bibliográfico” Centro de Biblioteca Auxiliar de Servicio Público D Verifica días de retardo, diligencia formato con el valor de la multa y entrega el original al usuario Guarda copia del formato de cobro de multas Ubica el material bibliográfico en la colección Recibe copia de la consignación del usuario Anexa copia de consignación al formato de cobro de multas y reporta informe Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  8. 8. Figura 7. Flujograma procedimiento: “Préstamo de Materiales Audiovisuales” Centro de Biblioteca Usuario Auxiliar de Referencia Inicio Recibe solicitud de préstamo de material audiovisual Selecciona los Entrega al usuario los listados de audiovisuales: audiovisuales de interés Diapositivas, películas en Betamáx, VHS y CD Busca el audiovisual solicitado por el número de identificación del material Retira del audiovisual la ficha de préstamo Solicita el carné al usuario Firma la ficha de préstamo del audiovisual Anexa al carné la ficha de préstamo del audiovisual A Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  9. 9. Figura 7 Flujograma procedimiento: “Préstamo de Materiales Audiovisuales” Centro de Biblioteca Auxiliar de Referencia A Entrega el audiovisual al usuario Guarda el carné del usuario y la ficha de préstamo de audiovisual Deposita el formato de solicitud del audiovisual en el respectivo casillero por tipo de usuario Recibe audiovisual del usuario y entrega carné Marca en la tarjeta de devolución del audiovisual, con el fechador Ubica el audiovisual en su lugar Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  10. 10. Figura 8. Flujograma procedimiento: “Renovación de Material Bibliográfico Audiovisual” Centro de Biblioteca Usuario Auxiliar de Préstamo Inicio Solicita la renovación del material bibliográfico Entrega el audiovisual al usuario Recibe al usuario el material bibliográfico Coloca la nueva fecha de devolución tanto en la tarjeta del usuario como en la ficha de préstamo del material bibliográfico audiovisual Entrega material al usuario Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  11. 11. Figura 9. Flujograma procedimiento: “Consultas Internet y Bases de Datos” Centro de Biblioteca Usuario Auxiliar de Biblioteca Inicio Solicita servicios de información Recibe formato diligenciado a través de Internet con la información requerida y diskette Define tiempo de entrega de la información Define medio de consulta: Internet o Base de Datos Realiza la consulta Graba la información obtenida en el diskette Informa al usuario Entrega al información al usuario Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  12. 12. Figura 10. Flujograma procedimiento: “Ubicación de Material Bibliográfico y Audiovisual” Centro de Biblioteca Auxiliar de Préstamo Inicio Organiza el material bibliográfico y audiovisual Revisa que concuerde el material con la ficha de préstamos de libros y audiovisuales Identifica el área y estantería para ubicación del material Organiza el material bibliográfico y audiovisual en su lugar Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  13. 13. Figura 11. Flujograma Procedimiento: “Manejo de Correspondencia y Publicaciones Periódicas” Centro de Biblioteca Secretaria Auxiliar de Canje Jefe de Sección Inicio Recibe correspondencia Entrega correspondencia al Abre correspondencia y Define respuesta a la auxiliar de registro y Canje entrega al Jefe de Sección correspondencia recibida de Materiales Bibliográficos Diligencia respuesta en formatos según el caso Verifica información diligenciada y firma los documentos Envía correspondencia a la administración de documentos y archiva copia Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  14. 14. Figura 12. Flujograma procedimiento: “Compra de Material Bibliográfico” Centro de Biblioteca Director Secretaria Inicio Identifica requerimientos de Contacta proveedores de materiales material bibliográfico y solicita cotizaciones bibliográficas Recibe y analiza cotizaciones Gestiona adquisición de material como centro de gastos Recibe Material Bibliográfico y confronta que coincida con el pedido Organiza material y entrega a los jefes de sección Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  15. 15. Figura 13. Flujograma procedimiento: “Canje de Duplicados” Centro de Biblioteca Auxiliar de Canje Jefe de Sección Inicio Separa las publicaciones duplicadas de las que ingresarán a la colección Organiza los duplicados alfabéticamente por título, año, volumen y número ingresa los duplicados a los listados sistematizados de duplicados para canje Ubica las publicaciones duplicadas en la colección de duplicados Copia en diskette listado de Envía por correo electrónico listado de publicaciones para canje publicaciones para canje a las instituciones que poseen poseen correo electrónico Imprime listados de duplicados de publicaciones para enviar a instituciones que no poseen dirección electrónica A Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  16. 16. Figura 13. Flujograma procedimiento: “Canje de Duplicados” Centro de Biblioteca Auxiliar de Canje Secretaria A Elabora sobres con direcciones de instituciones locales, nacionales e internacionales para enviar listados de duplicados ingresa los duplicados a los listados sistematizados de duplicados para canje Recibe sobres con listados de duplicaciones y los envía a la sección de Administración de Documentos Recibe listados por las instituciones tanto por correo electrónico como por correo aéreo con la solicitud de duplicaciones de su interés Selecciona las publicaciones solicitadas B Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  17. 17. Figura 13. Flujograma procedimiento: “Canje de Duplicados” Centro de Biblioteca Auxiliar de Canje Jefe de Sección Secretaria B Descarga los duplicados solicitados de los listados automatizados Elabora oficios de remisión de publicaciones para canje y los pasa al Jefe de Sección para su control y firma Firma oficios Empaca las publicaciones publicadas solicitadas con el oficio de remisión Envía duplicados de publicaciones a la secretaria del centro Envía duplicados de publicaciones a la sección de administración Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  18. 18. Figura 14. Flujograma procedimiento: “Canje de Publicaciones Producidas por la Universidad de Caldas” Centro Editorial Centro de Biblioteca Director Jefe de Sección Auxiliar de Canje Inicio Envía a la sección de canje 100 ejemplares de cada documento producido y editado en la universidad Recibe las publicaciones enviadas para canje por el centro Editorial Revisa el envío y entrega las publicaciones a la auxiliar de registro y canje de materiales bibliográficos Ubica las publicaciones en la colección “Publicaciones en la Universidad de Caldas para Canje” Determina las instituciones a las cuales se les enviará las publicaciones y demás documentos editados por la U. de Caldas A Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  19. 19. Figura 14. Flujograma procedimiento: “Canje de Publicaciones Producidas por la Universidad de Caldas” Centro de Biblioteca Auxiliar de Canje Jefe de Sección A Verifica los listados automatizados de las diferentes instituciones con las que se tiene establecido el canje para cargar las publicaciones que se enviaran de acuerdo a los programas académicos que editan publicaciones Descarga los duplicados solicitados de los listados automatizados Elabora oficios de remisión de publicaciones para canje y los pasa al Jefe de Sección Firma los Oficios para su control y firma Empaca las publicaciones duplicadas solicitadas en le oficio de remisión y las envía a Administración de Documentos Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  20. 20. Figura 15. Flujograma procedimiento: “Donación de Material Bibliográfico” Centro de Biblioteca Auxiliar de Canje Jefe de Sección Inicio Selección de material de duplicados aquellos a donar ingresa los duplicados a los listados sistematizados de duplicados para canje Elabora listados de material para donación Contactan instituciones interesadas en material bibliográfico y envía listados de material a donar Entrega o envía a las instituciones la donación Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  21. 21. Figura 16. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Libros” Centro de Biblioteca Secretaria Jefe de Proceso Técnico Catalogadora de Libros Inicio Envía al Jefe de Procesos Técnicos Recibe los libros y Materiales los libros y materiales audiovisuales Audiovisuales y gráficos y confronta y gráficos recibidos en el centro contra los listados de los respectivos listados Envía con listados los materiales Recibe los materiales bibliográficos bibliográficos (libros, audiovisuales, con su correspondiente CD, cassetes, Diskette) recién listado, del Jefe de Sección adquiridos al área de catalogación Constata que el material bibliográfico recién recibido no contenga imperfecciones de edición Confronta libros con fichero de autor interno para constatar que no haya existencia del libro mismo ni repetición de ediciones Confronta fichero topográfico y en A la respectiva ficha registra el nuevo ejemplar y su respectivo número de inventario Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  22. 22. Figura 16. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Libros” Centro de Biblioteca Catalogadora de Libros A Verifica número de edición de los libros nuevos Sella los libros en el mayor número de hojas posible y en las páginas terminadas en 36 Asigna al libro el número de inventario, con el numerador y anota fecha de entrada del libro, facultad; el volumen y el número de ejemplar cuando es necesario, y la forma de adquisición Elabora fichas de acceso (Entrada de material bibliográfico, audiovisual y gráfico Registra en los formatos de estadística de acuerdo con la ficha de inventario, la existencia de libros por facultad y programas académicos B Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  23. 23. Figura 16. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Libros” Centro de Biblioteca Catalogadora de Libros Jefe de Proceso Técnico B ¿El Libro No C es nuevo? Si Cataloga el material a la sección de acuerdo a las reglas de Catalogación Angloamericanas Asigna la clave de autor de acuerdo a la clave de Cutter Entrega al Jefe de Sección el material catalogado para su clasificación con: ficha catalográfica (borrador) Ficha de acceso debidamente diligenciado Revisa la catalogación para verificar la correcta aplicación de las reglas angloamericanas D Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  24. 24. Figura 16. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Libros” Centro de Biblioteca Jefe de Proceso Técnico Auxiliar Duplicadora D Asigna los encabezamientos de materia adecuados para la recuperación de la información, de acuerdo a las listas de encabezamientos de materia y de tesaurus Clasifica los materiales bibliográficos audiovisuales y gráficos llegados al centro de acuerdo al sistema de clasificación Mevil Dewey Envía los materiales bibliográficos (lobros, CD, audiovisuales, cassetes, diskette) al área de preparación física de materiales bibliográficos Recibe los materiales bibliográficos catalogados y clasificados con su respectiva ficha catalográfica Duplica las fichas de autor interno y C topográfica con base en el borrador de la ficha catalográfica E Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  25. 25. Figura 16. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Libros” Centro de Biblioteca Auxiliar Duplicadora E Elabora ficha de préstamo al material bibliográfico. Contiene: Signatura topográfica, No de acceso, autor, título Elabora bolsillo al material de préstamo. Contiene: Signatura topográfica, No de acceso. Rotula el material bibliográfico con su correspondiente No. de clasificación Pega el bolsillo con su ficha de préstamo, y hoja de devolución Elabora listados de los libros procesados para las bibliotecas central y satélite Entrega listados a la Coordinación del centro para el programa de difusión y diseminación selectiva de la información. Los libros al jefe de procesos Técnico F Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  26. 26. Figura 16. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Libros” Centro de Biblioteca Jefe de Servicios al Público F Revisa fichas del autor interno y la topográfica Ubica el material en el área de libros para las diferentes colecciones Elabora listados de libros y los entrega a la biblioteca central o envía a las bibliotecas satélites Recibe del jefe de procesos técnicos libros y materiales audiovisuales procesados Confronta los libros con los epígrafes para recuperación de una nueva información Entrega los libros a los funcionarios responsables de las colecciones G Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  27. 27. Figura 16. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Libros” Centro de Biblioteca Jefe de Servicios al Público G Entrega las fichas para intercalarlas en los catálogos públicos Elabora listados sistematizados por materiales con la información recuperada de los últimos libros ingresados a la colección Difunde la información a través de las carteleras y correo electrónico Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  28. 28. Figura 17. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Publicaciones Seriadas” Centro de Biblioteca Auxiliar de Canje Inicio Recibe publicaciones periódicas Separa las publicaciones según su destino final: biblioteca central o bibliotecas satélites Organiza las publicaciones alfabéticamente por título para registrarlas en la base de datos del CCNPS (Catálogo Colectivo Nacional de Publicaciones Seriadas Registra las publicaciones en la base de datos del CCNPS según su periodicidad No ¿Es Título A nuevo? Si Separa revistas como materiales de cuarentena y entrega al Jefe de la Sección B Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  29. 29. Figura 17. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Publicaciones Seriadas” Centro de Biblioteca Jefe de Proceso Técnico Auxiliar de Canje B A Recupera la información de las Registra las publicaciones en publicaciones para su difusión la base de datos del CCNPS Difunde información relevante Registra el título de la publicación en los listados automatizados Ubica revistas en colección de cuarentena Sella cada publicación en el mayor número de hojas y en las páginas terminadas en seis Fin Señala el título de la publicación Rotula cada publicación con su respectivos datos de identificación Año, Vol, No. Pega rótulo en el lomo o pasta de la publicación C Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  30. 30. Figura 17. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Publicaciones Seriadas” Centro de Biblioteca Jefe de Sección Analistas de Información C Capacita a los monitores para el análisis y recuperación de la información de las publicaciones Selecciona los títulos de revistas que deben ser actualizados de acuerdo a la temática de los programas académicos y las necesidades de los usuarios Entrega a los funcionarios analistas y a los monitores Recibe las publicaciones las publicaciones seleccionadas para ser analizadas seleccionadas para ser analizadas Elabora la ficha con la catalogación descriptiva de las publicaciones Selecciona los artículos de mayor interés y asigna los encabezamientos de materia adecuados para la recuperación de la información, de acuerdo a las listas de materia de tesaurus D Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  31. 31. Figura 17. Flujograma procedimiento: “Procesamiento técnico de Publicaciones Seriadas” Centro de Biblioteca Analistas de Información D Supervisa la elaboración correcta de la catalogación descriptiva y asignación de epígrafes a las publicaciones Duplica las analíticas por materia y ficha catalográfica Supervisa la correcta duplicación de las analíticas Alfabetiza las analíticas por materia, siguiendo las normas bibliotecológicas para alfabetización Intercala las analíticas en el fichero publico de hemeroteca siguiendo el orden alfabético por materia Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  32. 32. Figura 18. Flujograma procedimiento: “Procesamiento de Materias para Archivo Vertical” Centro de Biblioteca Secretaria Jefe de Servicio Público Inicio Envía los documentos para el archivo vertical con su respectivo listado Recibe los documentos para el centro vertical Cataloga los documentos para el archivo vertical de acuerdo a las reglas de catalogación angloamericanas Asigna encabezamientos de materia de acuerdo a la normatividad de indización coordinada Asigna número de identificación a los documentos Elabora resumen a los documentos que lo ameriten A Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  33. 33. Figura 18. Flujograma procedimiento: “Procesamiento de Materias para Archivo Vertical” Centro de Biblioteca Auxiliar de Referencia Jefe de Servicio Público A Registra los materiales procesados en la base de datos Elabora las fichas de préstamo y las hojas de vencimiento Rotula los materiales procesados Ubica el material procesado en la colección de archivo vertical de acuerdo a la numeración del sistema de indización coordinada Alfabetiza e intercala materiales procesados Elabora listados sistematizados del nuevo material procesado Difunde la información a través de las carteleras y correo electrónico Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  34. 34. Figura 19. Flujograma procedimiento: “Elaboración y Presentación de Informes Estadísticos” Centro de Biblioteca Jefe de Sección Director del Centro Secretaria Inicio Recoge estadísticas de las secciones Elabora Reporte Estadístico Entrega al Director del Centro Revisa informes Estadísticos Consolida información para el reporte semestral Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  35. 35. Figura 20. Flujograma procedimiento: “Reporte de Listados de Usuarios Morosos” Centro de Biblioteca Auxiliar de Préstamo Auxiliar de Referencia Inicio Verifica en las tarjetas de préstamo de los usuarios las fechas de préstamo Elabora listados de usuarios morosos por Facultades y por Programa Académico Entrega listados de usuarios morosos al Coordinador de la Sección Elabora listado de usuarios que han pagado multas Anexa recibos de pago a los Alfabetiza e intercala materiales procesados listados de usuarios que han pagado Entrega al Coordinador de la Sección el listado de usuarios que han pagado Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  36. 36. Figura 21. Flujograma procedimiento: “Coordinación y Control de Monitores” Centro de Biblioteca Auxiliar de Préstamo Coordinador de Biblioteca Inicio Convoca estudiantes interesados en ser monitores de biblioteca Realiza entrevista Selecciona monitores Informa a los monitores seleccionados A Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  37. 37. Figura 21. Flujograma procedimiento: “Coordinación y Control de Monitores” Centro de Biblioteca Jefe de Sección Monitores A Capacita a los monitores en el manejo de la información de acuerdo al área específica Concerta horarios con monitores y asigna labores Diligencian formatos de cumplimiento de horario y labores realizadas Evalúa labor de monitores y presenta informe al Director del Centro Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  38. 38. Figura 22. Flujograma procedimiento: “Diligenciamiento y entrega de paz y salvos” Centro de Biblioteca Auxiliar de Préstamo Usuario Inicio Solicita el Paz y Salvo Busca la tarjeta del usuario en orden alfabético por programa, apellido y usuario respectivamente Verifica que el usuario no deba libros y en caso de deberlos que la fecha de vencimiento no sobrepasa los reglamentos Llena el formato de Paz y Salvo Entrega Paz y Salvo al Usuario Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.
  39. 39. Figura 23. Flujograma procedimiento: “Asesoría en el uso y manejo de fuentes de información” Centro de Biblioteca Auxiliar de Préstamo Usuario Inicio Solicita asesoría Evalúa la asesoría requerida Determina el tiempo de atención Presta atención al usuario Fin Dirección de Planeación: Cardona, D.F; Quintero, H.

×