Gerencia de proyectos efectiva

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5 leyes que encaminan hacia el éxito en proyectos, generada por Ing. Juan José Sierra.
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Gerencia de proyectos efectiva

  1. 1. At Project Consultores, C.A. 1 Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos Gerencia de Proyectos Efectiva: 5 leyes que encaminan hacia el éxito
  2. 2. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito 2 Demencia... “Es hacer las mismas cosas todo el tiempo y esperar resultados diferentes”. Albert Einstein.
  3. 3. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito 3 En la actualidad... Los proyectos siguen fracasando por las mismas razones. ¿Porque?... ¿Es que no estamos respetando los fundamentos principales que determinan el EXITO de los mismos?...
  4. 4. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito ¿Qué es éxito en proyectos?  Entregables a tiempo y dentro del presupuesto.  Entregables alineados con la estrategía de la organización.  Entregables plenamente aceptados por el cliente/beneficiario.  Equipo de proyecto cree que su participación fue valiosa.  Validar resultados versus el Caso de Negocio que lo soporta.  Otros... 4
  5. 5. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito Para el Éxito en proyectos es necesario...  La definición previa del éxito al arranque del proyecto.  Debe ser acordada para todos los proyectos, o inclusive para cada proyecto de la organización.  Debe poder ser objetivamente medible.  Todos los involucrados en el proyecto deben saber cuáles son los criterios de éxitos definidos. 5
  6. 6. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito Algunas estadísticas... 6 0% 25% 50% 75% 100% %deProyectos 16% 27% 26% 28% 34% 29% 35% 32% 53% 33% 46% 49% 51% 53% 46% 44% 31% 40% 28% 23% 15% 18% 19% 24% 1994 1996 1998 2000 2002 2004 2006 2009 Año de Estudio Exitosos Retrasados Fracasos Fuente: Chaos Reports, Estadísticas en proyectos de TI  Conflictos, Liderazgo y Comunicación.  Carencia de Metodología o mala aplicación.  Cambios en los objetivos estratégicos del negocio.
  7. 7. Serie Cápsulas de Gerencia de Proyectos Las Leyes... 7 5 leyes que encaminan hacia el éxito
  8. 8. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito 8 Ley # 1: La ambigüedad mata a los proyectos La ambigüedad es enemiga de los proyectos exitosos. En los proyectos es muy fácil que se presenten confusiones. Claridad es lo que se necesita
  9. 9. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito Ley # 1: La ambigüedad mata a los proyectos 9
  10. 10. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito Ley # 1: La ambigüedad mata a los proyectos 10 ¿Cómo cambiar una triste realidad?
  11. 11. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito Ley # 1: La ambigüedad mata a los proyectos 11  Objetivos  Alcance  Roles y Responsabilidades  Estimados  Plan de comunicaciones  Involucrados ¿Qué debe estar claro?
  12. 12. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito Ley # 1: La ambigüedad mata a los proyectos 12 Fuente: PMBOK 2008 Cuarta Edición
  13. 13. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito Ley # 1: La ambigüedad mata a los proyectos 13 El Reto
  14. 14. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito 14
  15. 15. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito Ley # 2: Credibilidad implica detallar 15 Los detalles son la base de la exactitud en los proyectos. Planes con carencia de detalles no son creíbles.
  16. 16. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito Ley # 2: Credibilidad implica detallar 16  Poca importancia al proceso de planificar.  Mayoría de proyectos están subplanificados.  Arrancan atrasados.  No hay tiempo para dedicarlo a planificar. En consecuencia, trabajaremos horas extras para tratar de cumplir con las fechas estimadas ¿En qué fallamos?...
  17. 17. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito Ley # 2: Credibilidad implica detallar 17 Pensamos en un Gantt? Y eso es solo una parte del plan que nos muestra la expectativa de ocurrencia en el tiempo de las secciones del proyecto y se llama Programación/Cronograma del proyecto ¿Qué es un plan?...
  18. 18. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito Ley # 2: Credibilidad implica detallar 18 Va mas allá de solo construir el cronograma del proyecto.  Planes asociados a:  Comunicaciones  Riesgos  Calidad  Adquisiciones  RRHH, entre otros. El plan de proyecto, es la herramienta más crítica que tiene un Gerente para entregar sus productos de manera exitosa.
  19. 19. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito Ley # 2: Credibilidad implica detallar 19 Qué deseamos producir Entregables Criterios de Calidad Recursos Comunicación Hitos Tolerancia Dependencias Cronograma
  20. 20. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito Ley # 2: Credibilidad implica detallar 20  Definir bien qué se debe completar en cada actividad o entregable definido  Analizar riesgos como forma de evitar sorpresas (Ley de Murphy)  Tomarse el tiempo para PLANIFICAR  Detallar, detallar, detallar hasta que sea necesario Pero no vayas tan lejos, recuerda que “lo perfecto es enemigo de lo bueno”... ¿Qué hacer?
  21. 21. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito Ley # 2: Credibilidad implica detallar 21 Si fracasas al planificar, estás planificando fracasar. Anónimo
  22. 22. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito Ley # 3: Sin la verdad no hay confianza 22 Los proyectos lo llevan a cabo las personas. Y las personas trabajan mucho mejor cuando existe confianza mutua. Trust me! I´m a Project Manager
  23. 23. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito Ley # 3: Sin la verdad no hay confianza 23  Estimar cantidades de recursos sin manejar el alcance del proyecto.  Precisar sin base al plan el tipo de recurso que se necesita.  Definir el equipo de proyecto oportunamente.  Carencia de un plan de reconocimiento hacia el equipo de proyecto.  Carencia de un plan de adiestramiento. ¿En qué fallamos?...
  24. 24. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito Ley # 3: Sin la verdad no hay confianza 24 La verdadera motivación proviene de los logros alcanzados, desarrollo personal, satisfacción profesional y del reconocimiento. Frederick Herzberg
  25. 25. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito Ley # 3: Sin la verdad no hay confianza 25 1 Propósito claro 10 Compromiso5 Orientado al logro 2 Comunicación Efectiva 3 Voluntad de aprender 4 Participación activa 9 Romper Paradigma 8 Innovación 7 Celebración 6 Búsqueda de la excelencia Equipos de Alto desempeño
  26. 26. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito 26
  27. 27. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito Ley # 3: Sin la verdad no hay confianza 27  Manejar la Información  Confiar pero validar  Delegar  Definir quién debe rendir cuentas y por qué aspectos  Realizar reuniones de seguimiento  Enfocarse en las cosas correctas/importantes  Manejar los conflictos ¿Qué hacer?
  28. 28. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito Ley # 4: La incertidumbre es algo cierto 28 Los planes no son bolas de cristal. Los planes son vistas incompletas del futuro, lo cual significa que de antemano están ligeramente equivocados.
  29. 29. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito 29 Ley # 4: La incertidumbre es algo cierto  Incertidumbre: Desconocimiento seguro y claro de algo.  Riesgo (según la real académica): Contingencia o proximidad de un daño.  Riesgo (según PMBOK cuarta edición): Evento que puede suceder e impactar positiva o negativamente la consecución de los objetivos del proyecto.  Gestión de Riesgos (PMBOK cuarta edición): Conjunto de procesos que permiten Identificar, Evaluar, Controlar y Responder a los riesgos identificados. Definiciones...
  30. 30. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito 30 Ley # 4: La incertidumbre es algo cierto  Fuentes de Riesgos  Cambios, cambios, cambios  Vulnerabilidad entorno ¿De dónde proviene la incertidumbre?
  31. 31. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito 31 Ley # 4: La incertidumbre es algo cierto  Tomar tiempo para definir estrategia de manejo de la incertidumbre.  Definir un proceso de control de cambios.  Identificación oportuna de las fuentes de riesgos. Oportunidades de mejoras...
  32. 32. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito 32 Ley # 4: La incertidumbre es algo cierto Fuentes de Riesgos...  Contratación de terceros.  Necesidad de Importar o Exportar.  Regulaciones.  Uso de nuevas tecnologías.  Equipos multiculturales.
  33. 33. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito 33 Ley # 4: La incertidumbre es algo cierto + / - Impacto Probabilidad de Ocurrencia Baja Media Alta Bajo Medio Alto ¿Que pasa una vez identificado los potenciales eventos de riesgos?
  34. 34. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito Ley # 4: La incertidumbre es algo cierto 34 ¿Qué hacer?
  35. 35. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito 35 Ley # 4: La incertidumbre es algo cierto  No ignorar los riesgos; primer y mas grande error.  Entender que No Existen proyectos Libres de Riesgos.  Categorizar los riesgos.  Tener la contingencia lista.  Esperar lo inesperado. ¿Qué hacer?
  36. 36. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito Ley # 5: La satisfacción no está garantizada 36 Independientemente de lo que el cliente/ beneficiario quiera oir, los proyectos no traen consigo GARANTIAS. La satisfacción depende de las 3C´s: Compromiso Competencia Comunicación
  37. 37. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito 37 Ley # 5: La satisfacción no está garantizada  Planes de Calidad???? ¿En qué fallamos?...
  38. 38. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito 38 Ley # 5: La satisfacción no está garantizada  Conocer nuestros clientes (Cuando ejecutamos).  Concientizar que no hay garantía plena (Cuando solicitamos).  Precisar los factores críticos de satisfacción para el cliente.  Involucramiento continuo y oportuno durante todo el proyecto.
  39. 39. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito 39 Ley # 5: La satisfacción no está garantizada  Ausencia de las 3C´s mata cualquier tipo de proyecto.  Gerencia de Proyectos es una disciplina que debe ser trabajada progresivamente.  Aprende más y más en cada proyecto. Para energizarte a ti y al equipo de proyectos en el próximo proyecto en donde estés involucrado
  40. 40. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito 40 Ley # 5: La satisfacción no está garantizada  Comunicación enfocada y con sensibilidad.  Alinear todos los intereses de los involucrados en el proyecto con las necesidades del mismo.  No es SIMPLE!!! pero Si quieres ser un gran Gerente de Proyectos, entonces tendrás que ser un excelente comunicador. ¿Qué hacer?
  41. 41. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito 41 Ley # 5: La satisfacción no está garantizada Recordemos el RETO... Esto es un paso para construir esto...
  42. 42. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito De ahora en adelante... Las leyes no son la solución absoluta a todos los problemas a las que se enfrentan los proyectos en tu organización, sin embargo, representan las fuerzas que encaminaran al éxito o al fracaso en la mayoría de las veces y en la mayoría de los proyectos. Deten la demencia... RESPETA LAS LEYES!!!... 42 5
  43. 43. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito Llevate tu cápsula... 43  Claridad, Claridad, Claridad.  Detalla tus planes de proyecto.  Promueve la confianza dentro del equipo del proyecto.  Maneja la incertidumbre en tu proyecto.  Construye progresivamente la satisfacción de tu cliente.
  44. 44. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito 44 Ideas que vale la pena DIVULGAR
  45. 45. Ciclo de Cápsulas de Gerencia de Proyectos 5 leyes que encaminan hacia el éxito GRACIAS... 45 Dime y se me olvidará, Muestrame y quizás me recuerde, involucrame y entenderé. Proverbio Chino info@atprojectconsultores.com

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