EJE TEMÁTICO NRO. 1            DISEÑO DE SISTEMAS         SANDRA MILENA ARÉVALO          JOHN JAIRO MARULANDA       GLEYS ...
IntroducciónCada organización es única, tiene su propiacombinación   exclusiva    de    personal,   recursoseconómicos, má...
Diseño    desistemas
Especificación de los requerimientos de la                    aplicación La determinación de requerimientos     se   reali...
 Análisis   de  información. Se identificaran los  flujos     de     información,     documentos     y  reportes,        ...
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Los analistas, al trabajar con los empleados y    administradores, deben estudiar los procesos de    una empresa para dar ...
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   Diseño de Entradas:•   Interpretación de Requerimientos. Con base a las    especificaciones hechas en la definición de...
Qué características son las que deben               diseñarLas características de un sistema de información son: Flujos d...
Manejo del proceso de diseño para aplicaciones                      institucionales Para James A. Senn en       su texto “...
   Sistemas    de     codificación:      Plan        de       desarrollo:    Descripción de los códigos que         Cron...
Seguimiento      al   proceso     de  diseño    Al igual que cualquier proyecto  grande    o    importante    de    la  co...
Selección de Hardware y Software       Muchas veces cuando un sistema de información    se     encuentra            bajo  ...
Participación de los usuarios El diseño de un sistema de información nosólo es responsabilidad de los analistas desistemas...
Manejo de los sistemas desarrollados por los              usuarios finales Responsabilidades en el desarrollo hecho por lo...
Responsabilidad de los usuarios en              el diseño Cuando los usuarios participan en el desarrollo de sistemas, ti...
Responsabilidades del analista de sistemas  Los   analistas     de  sistemas    también    tienenresponsabilidades     imp...
Cuando se emplea el método de desarrollo por parte de los          usuarios,   tanto   éstos   como      los   analistas  ...
 Documentación del diseño: La buena documentación  proporciona una explicación de la forma en que opera el  sistema y qué...
Bibliografía http://www.mitecnologico.com/Main/Elementos  SistemasDeInformacion http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_...
MUCHAS GRACIAS POR SU      ATENCIÓN         SANDRA MILENA ARÉVALO         JOHN JAIRO MARULANDA         GLEYS DEL ROSARIO B...
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  1. 1. EJE TEMÁTICO NRO. 1 DISEÑO DE SISTEMAS SANDRA MILENA ARÉVALO JOHN JAIRO MARULANDA GLEYS DEL ROSARIO BOLÍVAR ANDREA DUITAMA HERNÁNDEZ GUIOVANNY GARCÍA OLIVARESDocente: JORGE MARIO ZULUAGA CAMPUZANO UNIVERSIDAD DEL QUINDIO ANÁLISIS Y DISEÑO DE SISTEMAS DE INFORMACIÓNPROGRAMA CIENCIA DE LA INFORMACIÓN Y LA DOCUMENTACIÓN, BIBLIOTECOLOGÍA Y ARCHIVISTICA BOGOTÁ 2011
  2. 2. IntroducciónCada organización es única, tiene su propiacombinación exclusiva de personal, recursoseconómicos, máquinas, materiales y métodos. Nosolamente son diferentes los componentesindividuales de la organización, sino también elgrado de evolución de su sistema de informaciónpara la administración. Esta singularidad hacenecesario que cada organización desarrolle suspropias especificaciones de su sistema deinformación para la administración, mediante unaevaluación sistemática de su propio ambienteexterno e interno y de su punto de vista, deacuerdo con sus propias necesidades únicas.
  3. 3. Diseño desistemas
  4. 4. Especificación de los requerimientos de la aplicación La determinación de requerimientos se realiza mediante las tareas siguientes: Definición del caso de estudio. Se identifica el tema central que motiva el inicio del estudio, pudiendo ser la creación de un nuevo sistema ó la modificación a uno ya existente. Estudio de la organización. Se determina con precisión las áreas usuarias participantes, su estructura orgánica, funciones, interrelaciones y compromisos con otras. Análisis de procedimientos. Se estudian todos los procedimientos relacionados con el problema planteado, identificando para cada uno de ellos: los objetivos que persiguen, las actividades que realizan, secuencia y periodicidad, responsables, niveles de agregación, sus relaciones con otros puntos de
  5. 5.  Análisis de información. Se identificaran los flujos de información, documentos y reportes, operaciones (de registro, validación, almacenamiento, clasificación , cálculo y presentación), volúmenes y períodos; que se desprenden de la ejecución de los procedimientos estudiados. Identificación de recursos. Se hace un reconocimiento de los recursos humanos y materiales participantes en el desarrollo de las actividades. Determinación de puntos críticos. Consiste en identificar claramente aquellos aspectos que entorpecen y limitan el buen funcionamiento de los procedimientos actuales, los problemas más comunes y relevantes que se presentan, los motivos que crean insatisfacción y aquellos que deben ser cubiertos a plenitud. Por ejemplo: ¿El contenido de los reportes generados, satisface realmente las necesidades del usuario? ¿Los tiempos de respuesta ofrecidos, son oportunos?, etc.
  6. 6. Existen dos estrategias ampliamente utilizadas para determinar los requerimientos de información. Se clasifican en dos tipos: a. - Flujo de Datos. b. - Estrategias de Análisis de Decisión para el conocimiento de los sistemas de información. El aspecto fundamental del análisis de sistemas es comprender todas las facetas importantes de la parte de la empresa que se encuentra bajo estudio. (Es por esta razón que el proceso de adquirir información se denomina, con frecuencia, investigación detallada).
  7. 7. Los analistas, al trabajar con los empleados y administradores, deben estudiar los procesos de una empresa para dar respuesta a las siguientes preguntas clave: 1.- ¿Qué es lo que se hace? 2.- ¿Cómo se hace? 3.- ¿Con que frecuencia se presenta? 4.- ¿Qué tan grande es el volumen de transacciones o de decisiones? 5.- ¿Cuál es el grado de eficiencia con el que se efectúan las tareas? 6.- ¿Existe algún problema? 7.- Si existe un problema, ¿Qué tan serio es? 8.- Si existe un problema, ¿Cuál es la causa que lo origina?
  8. 8.  Para contestar estas preguntas, al analista conversa con varias personas para reunir detalles relacionados con los procesos de la empresa, sus opiniones sobre porque ocurren las cosas, las soluciones que proponen y sus ideas para cambiar el proceso. Se emplean cuestionarios para obtener esta información cuando es posible e n t r e v i s t a r, en forma personal, a los miembros de grupos grandes dentro de la organización. Asimismo, las investigaciones detalladas requieren el estudio de manuales y reportes, la observación en condiciones r e a l e s d e l a s a c t i v i d a d e s d e l t r a b a j o y, e n algunas ocasiones, muestras de formas y documentos con el fin de comprender el proceso en su totalidad. Conforme se reúnen los detalles, los analistas estudian los datos sobre requerimientos con la finalidad de identificar las características que debe tener el nuevo sistema, incluyendo la información que deben producir los sistemas junto con características operacionales e identificando los procesos, los flujos de datos entre procesos, datos de cada flujo de datos, almacenes de datos y datos de los
  9. 9. Objetivos al diseñar un sistema de información El diseño tiene el propósito de establecer los aspectos lógicos y físicos de las salidas, modelos de organización y representación de datos, entradas y procesos que componen el sistema, considerando las bondades y limitaciones de los recursos disponibles en la satisfacción de las pacificaciones brindadas pro el análisis, entre otros objetivos tenemos: Apoyar las operaciones empresariales e industriales Apoyo en la toma de decisiones gerenciales Respaldar la ventaja competitiva y técnica Apoyar con la automatización de actividades, acciones y procesos de la empresa Llevar la información de forma adecuada a las peticiones de la organización que así lo ameriten Suministrar un diagnóstico a la organización cuando sea requerido.
  10. 10. De los objetivos tenemos que se desprenden algunas actividades como las siguientes: Planeación:• Se determinan las metas y el plazo esperado para su obtención.• Formulación de Estrategias. Se establece la metodología a s e g u i r, s e l e c c i o n a n d o l a s t é c n i c a s m á s a d e c u a d a s .• Determinación de Recursos. Se identifican los recursos humanos, técnicos y materiales que se necesitarán.• Elaboración del Plan de Tra bajo . En f unción a la prioridad, tiempo y recursos disponibles se formula el programa de actividades. Diseño de Salidas:• Interpretación de Requerimientos. Con base a las especificaciones resultantes de la “Definición de Productos de Información” hecha en el análisis, se determina la forma de presentación más adecuada, de contenido (encabezados, datos, totales, etc.) y medio (papel, pantalla, etc.). Diseño Físico. Las especificaciones del reporte son
  11. 11.  Diseño de Entradas:• Interpretación de Requerimientos. Con base a las especificaciones hechas en la definición de insumos por el análisis y la definición de la base de datos, se establecen los medios (documentos, parámetros, etc.) que alimentarán y actualizarán los archivos que integran al sistema, determinado el contenido (datos, cifras de control, etc.) y medio adecuados. Definición de Procesos:• Establecimiento de la Arquitectura del Sistema. Se definen los principales procesos que harán el sistema y sus interrelaciones mediante las entradas y salidas que manejan. Estos a su vez se subdividen en procesos más específicos, hasta llegar al nivel de un programa. Finalmente se elige la secuencia de operación de los procesos. Por ejemplo la arquitectura de un sistema de intervalos. Control:• Presentación del Sistema. El resultado de las actividades anteriores es plasmado en un documento que describe los principales elementos del sistema de información.• Revisión de la Propuesta. Se evalúan los formatos de salidas conforme a las necesidades planteadas, se valida el contenido de las entradas y los archivos que se manejan, repasando los procesos que se pretenden realizar.• Modificaciones a la Propuesta. Se adaptan aquellas diferencias y errores encontrados en el diseño del sistema propuesto.
  12. 12. Qué características son las que deben diseñarLas características de un sistema de información son: Flujos de datos Herramienta Gráfica que se emplea para describir y analizar el movimiento de datos a través de un sistema, no muestra control ni movimiento y permite modelar el sistema con símbolos gráficos Almacenes de datos Conjunto temporales o permanentes de datos Procedimientos Métodos y rutinas para utilizar el sistema de información y lograr con ello resultados esperados Controles Estándares y lineamientos para determinar si las actividades que están ocurriendo en la forma anticipada o aceptada Funciones del personal Las responsabilidades de todas las personas que tienen que ver con el nuevo sistema, incluyendo los usuarios, operadores de computadora y personal de apoyo.
  13. 13. Manejo del proceso de diseño para aplicaciones institucionales Para James A. Senn en su texto “Análisis y diseño de sistemas de información”, el manejo del proceso de diseño significa tomar los pasos necesarios para que el esfuerzo de desarrollo avance en forma apropiada y produzca los resultados esperados. Carpeta de descripción del diseño del sistema Cuando el diseño de un sistema de información está completo, las especificaciones son documentadas de tal forma que esboza las características de la aplicación. Los analistas de sistemas denominan a estas especificaciones Información deliberada o carpeta de diseño. Ningún diseño está completo sin la carpeta de diseño, porque esta contiene todos los detalles que deben incluirse en el software de computadora, el conjunto de datos y procedimientos que comprenden el sistema de información. La carpeta de diseño incluye los siguientes aspectos: Cuadro de despliegue: Son las descripciones de las entradas y salidas donde se muestra la ubicación de todos los detalles que aparecerán en los reportes, documentos y pantallas de terminal. Estructuras de registros: Son las descripciones de
  14. 14.  Sistemas de codificación:  Plan de desarrollo: Descripción de los códigos que Cronogramas que indican los explican o identifican tipos de tiempos necesarios para el transacciones, clasificaciones y desarrollo de las actividades; categorías de eventos o analistas de entidades. sistemas, programadores y personal necesario para el Especificaciones de los desarrollo; planes para pruebas preliminares e programas: implantación. Son los cuadros, tablas y descripciones gráficas de los módulos y componentes del  Costo del paquete: Gastos software de computadora junto anticipados para el desarrollo, implantación y con la interacción entre cada operación del nuevo uno de ellos, también se sistema, clasificados por incluyen las funciones categorías tales como realizadas y los datos utilizados personal, equipo, comunicacio o producidos por cada una de nes, facilidades y suministros ellas. (revisados y actualizados con base en las proyecciones de Especificación de costo y beneficio de la procedimientos: propuesta original del Procedimientos planificados proyecto) para instalar y operar el
  15. 15. Seguimiento al proceso de diseño Al igual que cualquier proyecto grande o importante de la compañía, el diseño de sistemas de información debe ser manejado en forma adecuada para asegurar que se obtendrán los resultados deseados. Se debe hacer seguimiento a: Tiempo de desarrollo: Seguimiento al tiempo que dura el proyecto Costo de desarrollo: Hacerle seguimiento al costo del desarrollo, para conocer si se encuentran dentro de lo presupuestado Aceptabilidad del diseño: Saber el nivel de aceptación del sistema implementado, si está cumpliendo con los requisitos de los usuarios, y si se puede mejorar lo
  16. 16. Selección de Hardware y Software Muchas veces cuando un sistema de información se encuentra bajo desarrollo, el sistema de cómputo, las estaciones de trabajo y el aparato de comunicaciones sobre los que se implementará el sistema, ya se encuentran en la organización, en estos casos todo el esfuerzo de diseño se concentra en adaptar la aplicación a las características del sistema de cómputo. Sin embargo, cuando es necesario un nuevo equipo de cómputo, la selección y adquisición del mismo introduce una dimensión más en la actividad del nuevo sistema. Entre las características relevantes a considerar están las siguientes: Ta m a ñ o d e m e m o r i a i n t e r n a Ve l o c i d a d d e l c i c l o d e l s i s t e m a p a r a p r o c e s a m i e n t o Número de canales para entrada, salida y comunicación Características de los componentes de despliegue y comunicación Tipos y nú meros de u nidades de almacenamiento auxiliares que se le pueden agregar Apoyo del sistema y software de utilerías que se
  17. 17. Participación de los usuarios El diseño de un sistema de información nosólo es responsabilidad de los analistas desistemas. Por el contrario, los gerentes yusuarios del sistema también tienen un papelimportante en el diseño del sistema. La participación de los usuariosproporciona al analista una retroalimentaciónque es importante a medida que avanza eldiseño, pero ésta también asegura que losusuarios tengan una perspectiva no técnicade lo que el sistema hará y de lo que nohará. Existen tres razones para que losusuarios participen en el diseño de unsistema: El sistema pertenece a los usuarios, no a loanalistas. Cuando el sistema estáterminado, son los gerentes y miembros delpersonal los que trabajarán con élcotidianamente. Cuando el usuario participa detecta lasomisiones y de características innecesariaso d i f í c i l e s d e e m p l e a r. L a s o m i s i o n e s o l o sexcesos deben detectarse durante el diseñológico, no cuando el sistema estáimplementado y en operación. cualquier e r r o r, tanto en losprocedimientos manuales como
  18. 18. Manejo de los sistemas desarrollados por los usuarios finales Responsabilidades en el desarrollo hecho por los usuariosResponsabilidades de los Responsabilidades de los analistasusuariosComprender el problema que va a Reconocer los beneficios de lasser abordado por la aplicación aplicaciones desarrolladas por los usuariosConocer los datos necesarios Tra d u c i r l a s n e ce s i d a d e s ge ne ra l e s d e d a to spara abordar el problema en especificaciones para éstos y en requerimientos de procesamientoSaber cómo utilizar el software Proporcionar educación y programas de entretenimientoSaber cómo utilizar la terminal, Ser consultores del diseño y proceso dela computadora personal o desarrollo de los usuarioscualquier otro equipoAdherirse a los lineamientos y Proporcionar asistencia en la detección yestándares establecidos corrección de errores
  19. 19. Responsabilidad de los usuarios en el diseño Cuando los usuarios participan en el desarrollo de sistemas, tienen la responsabilidad de conocer los requerimientos de sistemas. Ellos deben comprender el problema que están abordando al desarrollar un sistema y los datos necesarios para enfrentarse a él. Los usuarios finales también deben estar familiarizados con el software que emplean. Además, se espera que ellos sepan operar un equipo de cómputo.
  20. 20. Responsabilidades del analista de sistemas Los analistas de sistemas también tienenresponsabilidades importantes en los sistemasdiseñados con el método de desarrollo por parte delos usuarios finales. La primera responsabilidad es aceptar losbeneficios que se atribuyen a las aplicacionesdesarrolladas por los usuarios. Entre éstos seencuentran la participación productiva del usuario enel proceso del diseño, la reducción del tiempo deespera para el desarrollo de cierto tipo deaplicaciones y la disminución de los requerimientosde mantenimiento del sistema. Ta m b i é n s e r á c o n v e n i e n t e p e d i r l e s a l o s a n a l i s t a sde sistemas que sean consultores durante el procesode diseño y desarrollo. De esta forma, ellos sabránrecomendar el software apropiado o sugerirespecificaciones de entrada y salida. Es muy probable que los usuarios necesiten ayudapara encontrar y corregir los errores o los problemasen las aplicaciones que desarrollan. Cuando trabajancomo consultores, los analistas tienen laresponsabilidad de abordar estos problemas yproporcionar asistencia necesaria para que losusuarios comprendan nuevas herramientas oproductos.
  21. 21. Cuando se emplea el método de desarrollo por parte de los usuarios, tanto éstos como los analistas comparten responsabilidades. Para disminuir los riesgos a la organización, es importante: Descargar los datos: La descarga es el proceso de copiar una parte de un archivo o base de datos desde un sistema, hacia una estación de trabajo o computadora sobre la que se ejecutará la aplicación del usuario. Esta actividad evita la introducción de errores, asegura uniformidad de los datos y permite hacer un uso eficiente del tiempo de las personas. Evitar que los usuarios ingresen datos: Evitar la entrada directa de datos por parte de los usuarios, impide la introducción de errores en la base da datos o la alteración de los que han sido validados para verificar su exactitud. Seguir estándares de diseño: Se deben seguir estrictamente los estándares para datos, para el proceso de desarrollo y las pruebas de software, esto asegura que los datos siempre tengan el mismo significado para todas las personas.
  22. 22.  Documentación del diseño: La buena documentación proporciona una explicación de la forma en que opera el sistema y qué características tienen los modelos y algoritmos utilizados en él. Revisión de las especificaciones de diseño: La revisión por parte del departamento de sistemas de información de todas las aplicaciones desarrolladas por los usuarios, ayudará a éstos y asegurará que los resultados que producen dichas aplicaciones sean confiables.
  23. 23. Bibliografía http://www.mitecnologico.com/Main/Elementos SistemasDeInformacion http://es.wikipedia.org/wiki/Sistema_de_informa ci%C3%B3n Kendall y Kendall. Análisis y Diseño de Sistemas. Biblioteca Universidad de la Salle. SENN, James A. Análisis y diseño de sistemas de información. 2da Ed. México: McGRAW- HILL, 1992. 942 p. ISBN: 968-422-991-7
  24. 24. MUCHAS GRACIAS POR SU ATENCIÓN SANDRA MILENA ARÉVALO JOHN JAIRO MARULANDA GLEYS DEL ROSARIO BOLÍVAR ANDREA DUITAMA HERNÁNDEZ GUIOVANNY GARCÍA OLIVARES

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