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Manual de Normas y Procedimientos para
Administración de Inventario
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Ma com-001 manual de normas y procedimientos para administración de inventario

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Ma com-001 manual de normas y procedimientos para administración de inventario

  1. 1. Manual de Normas y Procedimientos para Administración de Inventario Código: MA-COM-001 Página: 1 de 17 Administración de Inventario, Actualizado al 8-May-2014 Fecha de Vigencia 8-May-2014 Fecha Próxima Revisión 8-May-2015 Versión 1 Documentos relacionados Política de Compras Contenido Descripción Página Presentación del Manual Objetivo, alcance, definiciones, responsables, normas Descripción del Procedimiento para Administración de Inventario Descripción del Procedimiento para Hacer Inventario Selectivo o por Letras Diagrama de flujo para administración de Administración de Inventario Diagrama de flujo para Hacer Inventario Selectivo o por Letras Anexo 1: Orden de Compra Anexo 2: Reporte de Productos que deben Salir del Inventario 1 2 4 5 14 16 17 17 Responsables de Elaboración, Revisión y Autorización Autorizado/ Revisado Nombre / Puesto Fecha Firma Autorizado Teddy Lemcke Gerente General Revisado Byron Santandrea Gerente Financiero Autorizado Gerardo Alvarado Jefe de Compras Revisado Pablo Fuentes Gerente de Tiendas Mostrador Revisado Sergio Luna Auxiliar de Contabilidad Inventarios Editado por Mario Cojulún Hass Gerente de OyM Certifico que he leído y aprobado el presente documento para su implementación y vigencia a partir de la fecha de última revisión.  Prohibida su reproducción total o parcial sin la autorización expresa y por escrito de FFACSA.
  2. 2. Manual de Normas y Procedimientos para Administración de Inventario Código: MA-COM-001 Página: 2 de 17 Administración de Inventario, Actualizado al 8-May-2014 1. Objetivo Definir los lineamientos para administrar de forma eficiente y eficaz los niveles de existencia de los productos que son parte del inventario de cada tienda que incluye bodegas grande y pequeña. La documentación y ejecución de este proceso se considera estratégica pues está orientada a reducir costos, mejorar tiempos de movimientos de producto, mejorar el servicio al cliente y ser más competitivos. 2. Alcance Este documento es de aplicación directa para el Gerente de Compras, el personal que se encarga de llevar a cabo el proceso de compras, Administradores de Tiendas, Jefe y Auxiliares de bodegas grande y pequeña Cajero y/o Cómputo y Jefe y Auxiliar de Inventarios del Departamento de Contabilidad, Auditor y Auxiliares de Auditoría Interna. 3. Definiciones 3.1. Control de Inventario: Proceso que integra operaciones orientadas planificar la compra de productos, registro de entradas, salidas y ajustes al inventario, análisis de límites máximos y mínimos de cantidad de productos. 4. Responsables: Las disposiciones descritas en esta política son de cumplimiento obligatorio para los siguientes puestos de trabajo, su desconocimiento no exime de responsabilidad a los puestos implicados en su cumplimiento: 4.1. Gerente de Compras, 4.2. Compradores, 4.3. Gerente de Finanzas, 4.4. Jefe y Auxiliar de Inventarios del Departamento de Contabilidad, 4.5. Administrador de Tienda, 4.6. Jefe y Auxiliar de Bodega, 4.7. Cajero y/o Cómputo, 4.8. Auditoría Interna. 5. Normas Planificación Anual 5.1. La Gerencia de Compras es responsable de establecer el presupuesto anual de compras que debe ser autorizado por Gerencia General y Junta Directiva. Debe ser presentado en el mes de diciembre e incluir las compras de enero a diciembre del siguiente año. 5.2. La Gerencia Financiera es responsable de registrar y controlar la ejecución mensual distribuyendo los gastos por centro de costo. Debe asegurar que el monto presupuestado mensual puede llevarse a cabo
  3. 3. Manual de Normas y Procedimientos para Administración de Inventario Código: MA-COM-001 Página: 3 de 17 Administración de Inventario, Actualizado al 8-May-2014 sin riesgo de afectar el flujo de caja y bancos necesarios para cumplir con los gastos de operación. Niveles de Inventario 5.3. La Gerencia de Compras es responsable de establecer la frecuencia de análisis y el período de tiempo del pronóstico que dependerá del comportamiento del producto en cuanto a su rotación, estacionalidad, vencimiento, espacio físico que ocupe, volatilidad de precios, etcétera. El análisis trimestral de rotación de inventario para fijar los valores de existencia mínima, ideal y máxima que puede tener un producto de acuerdo a la ubicación geográfica o regional de cada tienda y a la temporada o estacionalidad y de esta manera asegurar niveles de inventario adecuados para cada bodega en todo momento, adicionalmente, debe verificar diariamente los niveles de inventario de cada bodega y llevar a cabo todas las actividades necesarias para asegurar que las tiendas tienen la cantidad de productos necesarios para la venta y cuentan con cantidades suficientes de producto para atender las ventas del período para el que se pronostica. La Gerencia de Compras debe también verificar si el pronóstico se está cumpliendo y retroalimentarse de la Gerencia de Ventas de Tiendas para tomar acciones que ajusten el comportamiento, ya sea manipulando variables como precio, promoción, capacitación o si aplica incrementar los pedidos. 5.4. Los compradores deben considerar los tiempos de entrega que son requeridos por los proveedores para asegurar la disponibilidad oportuna de los productos y/o servicios en tiendas. 5.5. La Gerencia de Ventas de Tiendas debe dar a conocer mensualmente a la Gerencia de Compras el Informe de Rotación de Productos y proporcionar información sobre las tendencias del mercado. 5.6. Los Administradores de Tiendas son responsables de verificar que los niveles de inventario de productos no lleguen al mínimo. Si los productos llegan a estar en sus cantidades mínimas los Administradores son responsables de coordinar la compra de los productos en conjunto con la Gerencia de Compras en donde se debe atender este tipo de requerimientos de manera urgente. 5.7. La Gerencia de Compras es responsable de coordinar la compra y entrega de productos a las tiendas con énfasis en aquellos que se consideren de mayor demanda. Para asegurar la calidad del proceso de abastecimiento de las bodegas establecerá índices de productividad por comprador para poder medir:
  4. 4. Manual de Normas y Procedimientos para Administración de Inventario Código: MA-COM-001 Página: 4 de 17 Administración de Inventario, Actualizado al 8-May-2014  Compras realizadas y pendientes,  Eficiencia de compradores,  Compromiso de los proveedores,  Órdenes de compra por antigüedad y cantidad,  Mínimos que no han sido abastecidos por tienda y por antigüedad. Cada índice debe ser revisado semanalmente por Gerente de Compras quien debe tomar las acciones correctivas que garanticen que las tiendas tienen productos suficientes y se reduzca el gasto administrativo por traslados por falta de producto. Adicionalmente, debe entregarse un informe quincenal a la Gerencia General que detalle la gestión de indicadores de productividad. 5.8. El comprador es responsable de llevar a cabo análisis de niveles de existencia mínima y máxima de los productos del inventario por tienda y bodega y de esta manera establecer la cantidad que debe comprar, adicionalmente debe notificar al Administrador de la Tienda sobre la compra que se está planificando y obtener retroalimentación de los productos que se estarán comprando y planificar las fechas de entrega. 5.9. Los compradores son responsables de contactar a los proveedores y hacer análisis comparativo de precios, eligiendo los más convenientes para estar de condiciones de ofrecer costos de venta competitivos manteniéndolos lo más bajo posible a través de la eficiencia en su gestión, así mismo, el Gerente de Compras debe tiene la responsabilidad de hacer las mejores negociaciones para que los costos se mantengan en niveles óptimos. 5.10. El hecho de que alguna tienda llegue a quedarse sin producto será causal para que el Gerente de Compras llame la atención por escrito al Comprador responsable y de reincidir tomar medidas para aplicar las sanciones que corresponden de acuerdo al Reglamento Interno de Trabajo. 5.11. Los administradores de Tienda son responsables de solicitar la compra de productos a la Gerencia de Compras en los siguientes casos:  Cuando el producto esté por llegar a su existencia mínima,  Cuando por alguna venta inusual se lleve el nivel de inventario al mínimo,  Cuando surjan ventas excepcionales no contempladas en los pronósticos de la demanda,  Cuando el producto solicitado por el cliente no exista en el inventario.
  5. 5. Manual de Normas y Procedimientos para Administración de Inventario Código: MA-COM-001 Página: 5 de 17 Administración de Inventario, Actualizado al 8-May-2014 Registro de productos del Inventario 5.12. La Gerencia de Compras es responsable de registrar los productos nuevos en el catálogo de productos debiendo completar la información que describa al producto según los campos que tiene el sistema. En el caso de productos sujetos a garantía como los eléctricos o electrónicos debe registrarse el número de serie y modelo que identifica a cada uno con el objetivo de tener información suficiente en el caso de devoluciones también deben registrarse las fechas de caducidad de productos perecederos y números de lote para su debida administración, así mismo deben registrarse los sub productos en códigos independientes de acuerdo a la forma en que se venden según medidas de peso o longitud o promociones. Es importante que los códigos de proveedor se registren en las fichas de cada producto para hacer más eficiente los procesos de compra / despacho y evitar así errores de interpretación. 5.13. Los productos de una misma línea que son similares pero de marca diferente deben ser registrados en SAP con códigos independientes y de esta manera poder identificar preferencias de los clientes y mayor clasificación de los productos. 5.14. El Administrador de la Tienda y los Jefes de Bodega son responsables de registrar en el sistema los productos que son recibidos y verificar que se reciben en buen estado además de comparar la cantidad que reciben contra la cantidad que indica la orden de compra, también son responsables de verificar que la cantidad que indica el envío o la factura coinciden con la orden de compra. De no coincidir deben registrar en el sistema en el registro de entrada de mercadería únicamente lo que se está recibiendo. 5.15. El Administrador de la Tienda y los Jefes de Bodega son responsables de registrar en el sistema el producto que reciben el mismo día en que lleguen a la tienda, salvo que se reciba en la tienda después de las cinco de la tarde, sábado después once de la mañana o el último día hábil del mes en cuyo caso pueden ser ingresados el siguiente día hábil. 5.16. Los Compradores son responsables de verificar diariamente las órdenes de compra que aún siguen abiertas estableciendo comunicación eficiente con Administradores de Tienda y proveedores para dar el seguimiento que corresponde y de esta manera asegurar que el producto sea entregado a las tiendas, adicionalmente deben cerrar todas aquellas órdenes de compra que ya no tienen razón de ser. 5.17. Cuando se deba registrar entrada de un producto por devolución por parte del cliente debe verificarse que esté indicado en la factura original
  6. 6. Manual de Normas y Procedimientos para Administración de Inventario Código: MA-COM-001 Página: 6 de 17 Administración de Inventario, Actualizado al 8-May-2014 y que se encuentra en buen estado. Si el producto se encuentra en mal estado debe solicitarse autorización al Administrador de la tienda para que se emita una nota de crédito, en este caso se podrá cambiar por otro producto similar, se prohíbe reintegrar el efectivo, debe ofrecerse otras opciones al cliente en compensación. Si el cliente insiste en que desea que se le devuelva el dinero se solicitará emisión de cheque. Traslado de Productos Entre Tiendas 5.18. Los requisitos que deben cumplirse para solicitar un traslado de productos de una tienda a otra son:  Verificar la existencia,  Solicitar Administrador de la otra Tienda que autorice en SAP el traslado de productos.  Coordinar el transporte, que puede ser de camiones asignados a las tiendas o de Transflesa. Si es necesario solicitar un transporte de Transflesa se enviá correo de solicitud al Abastecedor de Tiendas en la Gerencia de Compras para que emita la orden de traslado y solicitud. Consumo Interno de Productos 5.19. Se autoriza que se utilicen productos para consumo interno siempre que se cumpla con los requisitos siguientes:  Completar formato Presupuesto de Autoconsumo,  Solicitar autorización del Administrador de la Tienda,  Solicitar autorización del Supervisor,  Enviarlo al Auxiliar de Inventario en el Departamento de Contabilidad quien tramitará la autorización de la Gerencia General. Inventario de Block 5.20. Se admite que mensualmente pueda quebrarse sin responsabilidad para el personal hasta el 1% del total de block que se tengan registrados en el inventario mensual de cada tienda. El block que se quiebre en las tiendas es responsabilidad del Jefe y Auxiliares de Bodega Grande por lo cual deben reembolsar el monto de lo perdido cuando supere uno por ciento en block. 5.21. El Administrador de la tienda debe registrar la cantidad de block quebrado en el Reporte de Productos que deben Salir del Inventario. Ver Anexo II. Debe registrar también el block que llegue quebrado a la tienda supervisando cuando se está llevando a cabo la descarga de producto. 5.22. Cuando la cantidad del block quebrado supera lo indicado en el numeral anterior en un mes en una tienda, el Supervisor y el Administrador de la Tienda son responsables de registrar un control que detalle a los responsables y las cantidades quebradas y reportar los
  7. 7. Manual de Normas y Procedimientos para Administración de Inventario Código: MA-COM-001 Página: 7 de 17 Administración de Inventario, Actualizado al 8-May-2014 montos que corresponde reintegrar para llevar a cabo los descuentos al personal. El informe será trasladado mensualmente al Jefe del Departamento de Contabilidad para que sea validado y entregado a la Gerencia de Recursos Humanos para que se registre el descuento en nómina y monto sea pagado a FFACSA. Para establecer la cantidad de block quebrado el Supervisor debe visitar las tiendas y solicitar que se llevar a cabo un inventario físico para determinar los montos exactos y enviar un informe al Auxiliar de Inventarios que indique: La cantidad de block quebrado por cada tamaño y tipo, además de indicar recomendaciones que eviten o reduzcan la pérdida de los productos. Una copia del informe debe ser trasladada a la Gerencia de Ventas de Tiendas. 5.23. El block quebrado no debe permanecer más de dos semanas en las tiendas razón por la cual el Supervisor debe sugerir al Gerente de Ventas de Tiendas el procedimiento y destino del block quebrado, buscando en todo momento la transparencia necesaria y minimizar los costos para llevarlo a cabo esta actividad. Resguardo de Productos 5.24. Es responsabilidad del Jefe y Auxiliares de Bodega apilar, ordenar clasificar y asegurar que los productos se encuentran ubicados en las posiciones que les corresponde de acuerdo a especificaciones técnicas y conveniencia de uso del espacio. 5.25. Cada producto debe ser ubicado en el lugar que le corresponde de acuerdo a la letra que indica el código que tienen asignado. El Jefe y Auxiliares de bodega son responsables de poner los productos en lugares en donde no tengan riesgo de perderse, descomponerse, romperse o quebrarse, notificando al Administrador de Tienda los recursos que sean necesarios para garantizar que están seguros. 5.26. Los productos que no deben venderse por estar en malas condiciones deben ser ubicados en un lugar independiente, el Jefe de Bodega es responsable de notificar al Administrador de Tienda acerca del detalle de productos para que se notifique al Auxiliar de Inventarios en el Departamento de Contabilidad. Adicionalmente debe completar el Reporte de Productos que deben Salir del Inventario firmado por el Administrador de la Tienda y el Supervisor. Ver Anexo II. Es responsabilidad del Jefe y Auxiliar de Bodega tomar las medidas necesarias para preservar de la mejor manera no solo los productos sino sus respectivos empaques, además se debe implementar una adecuada rotación de muestras para que permanezcan en buen estado, llamen positivamente la atención de los clientes y puedan ser vendidas.
  8. 8. Manual de Normas y Procedimientos para Administración de Inventario Código: MA-COM-001 Página: 8 de 17 Administración de Inventario, Actualizado al 8-May-2014 5.27. El Jefe y los Auxiliares de Bodega son responsables de ubicar los productos de tal manera que al hacer los despachos a los clientes se entreguen los productos más antiguos. 5.28. El Jefe y los Auxiliares de Bodega son responsables de limitar el acceso a la bodega a todo el personal. El Cajero puede pasar por la bodega únicamente para llegar al área de caja y tiene prohibido permanecer el área de bodega pequeña. Las personas que deseen entrar al área de Caja o Bodega deben completar un libro de registro y tener autorización del Administrador de la Tienda. Esta norma no aplica para el personal de Auditoría Interna o Departamento de contabilidad quienes deben presentar una notificación firmada por el Auditor Interno o Gerente Financiero para llevar a cabo arqueos de Caja o Inventarios Físicos. 5.29. Con el objetivo de identificar posibles robos o acceso ilícito al área de bodega al inicio del día el Jefe y Auxiliares deben llevar a cabo una inspección general para verificar que los productos en general se encuentran completos y que posibles accesos no han sido forzados. De establecer un acto ilícito deben notificarlo a la brevedad al Administrador de la Tienda para que notifique al Jefe de Seguridad y al Supervisor. Inventarios Físicos 5.30. El Supervisor y el Administrador de Tienda son responsables de planificar semanalmente los inventarios físicos selectivos que deben llevarse a cabo. 5.31. El Jefe y los Auxiliares de Bodega son responsables de llevar a cabo inventario físico de al menos dos letras cada semana y en dos meses haber concluido todo el inventario. 5.32. Durante el inventario físico selectivo se debe verificar lo siguiente: Que la cantidad de productos contados sea igual a la cantidad se reflejada en el sistema, identificar aquellos productos que tienen fechas de caducidad menores de tres meses, identificar productos que estén quebrados, descompuestos, rotos o productos faltantes. 5.33. Se prohíbe al personal de tiendas encubrir variaciones de inventario, todo hallazgo debe ser reportado al Auxiliar de Inventarios en el Departamento de Contabilidad quien llevará a cabo las medidas correctivas haciéndolas del conocimiento del Jefe del Departamento de Contabilidad.
  9. 9. Manual de Normas y Procedimientos para Administración de Inventario Código: MA-COM-001 Página: 9 de 17 Administración de Inventario, Actualizado al 8-May-2014 5.34. Es responsabilidad del Administrador de la Tienda hacer inventario general cuando se presente el caso de cambio de Jefe de Bodega y entregar el inventario cuadrado. 5.35. Si el Jefe o Auxiliar de bodega se retiran de la empresa debe llevarse a cabo inventario físico y establecer si existen diferencias en la existencia de productos. Esta actividad es responsabilidad del Administrador de la Tienda y llevada a cabo por Auditoría Interna, el Jefe de Bodega nuevo asumirá el puesto con un inventario cuadrado. 5.36. Auditoría Interna y el Departamento de Contabilidad son responsables de llevar a cabo inventarios parciales o totales rutinarios o que pueden ser solicitados por Gerencia General para que se investigue sobre la administración de Inventarios de los Administradores de Tienda o Jefes de Bodega. 5.37. Auditoría Interna debe presentar a la Gerencia General su plan anual de actividades en el mes de enero de cada año detallando las fechas en que se llevarán a cabo los inventarios en las tiendas. 5.38. Auditoría Interna es responsable de llevar a cabo por lo menos dos veces al año inventarios físicos en todas las tiendas que permitan identificar lo siguiente: Falta de productos, productos vencidos, en mal estado o descompuestos, incompletos, rotos o quebrados y a partir de estos hallazgos debe presentar a la Gerencia General un informe de que detalle recomendaciones para mejorar la gestión de inventarios y recomendar los ajustes necesarios para cuadrar el inventario. El informe de Auditoría Interna debe detallar como mínimo los siguientes datos: Código y nombre de producto, cantidad perdida, tienda, bodega, el nombre de cada uno de los responsables de pagar por el producto que se detalle en el informe. 5.39. El registro de ajustes al inventario debe estar sustentado en el acta de Auditoría Interna en la que se detalla la cantidad de producto que debe ser registrada como cruces, faltantes o sobrantes, siendo responsable de esta actividad el Auxiliar de Inventarios en el Departamento de Contabilidad. 6. Descripción del Procedimiento para administración del inventario y registro de entradas No. Descripción Responsable 1 Establece análisis sobre niveles de inventario por bodega de acuerdo a los productos que le corresponde comprar. Comprador 1.1 Establece cantidades adecuadas de producto a comprar e informa al Administrador de Tienda sobre los productos que le llegarán. Comprador
  10. 10. Manual de Normas y Procedimientos para Administración de Inventario Código: MA-COM-001 Página: 10 de 17 Administración de Inventario, Actualizado al 8-May-2014 Traslada orden de copra al Jefe de Compras de acuerdo a monto y tipo de producto. 2 Verifica orden de compra y revisa: Cantidades, montos, tipos de producto, calidades y cualidades y autoriza o solicita cambios a la orden de compra. De acuerdo al procedimiento de compra solicita autorización al Gerente de Compras. Jefe de Compras 1.2 Si se autoriza orden de compra lleva a cabo proceso de compra, registra orden de compra en SAP, en caso contrario registra correcciones y repite el pasos 1.1 y 2. Comprador 2 Recibe orden de compra y notifica al comprador aspectos de la compra tales como: Disponibilidad, fecha de entrega, almacén de entrega o forma de pago, etcétera. Proveedor 3 Comunica al Administrador de Tienda sobre las fechas y horarios de entrega. Comprador 3.1 Registra formatos de indicadores de productividad. Comprador 3.2 Semanalmente se reúne con el Gerente de Compras para presentar sus indicadores y discutir sobre áreas de mejora. Comprador/ Gerente de Compras 4 Entrega pedido con orden de envío y orden de compra y envía factura a Gerencia de Compras por escáner Proveedor 5 Recibe nota de envío del proveedor y da instrucciones al Jefe de Bodega para recibir el producto de acuerdo a la orden de compra enviada por el Comprador. Administrador de Tienda 6 Recibe orden de envío o factura, además recibe el producto. Jefe de Bodega 6.1 Cuenta los productos físicamente y verifica que sea la misma cantidad que está en la factura u orden de compra y de no ser las mismas cantidades lo anota en la factura para notificar al Comprador de enviar una cantidad mayor la solicitada no deberá recibirse. Jefe de Bodega 6.2 Registra en entrada de mercadería en SAP la cantidad que recibe. Jefe de Bodega 7 Verifica el estado del producto que recibe. Si el producto se recibe en buen estado lo ingresa a la bodega y lo ubica en el lugar que le corresponde. Si producto se recibe en mal estado o incompleto registra en Ingreso de Mercadería la cantidad de producto en buen estado y se aparta el que está en mal estado, se saca copia de la factura con las anotaciones que corresponden y se notifica al comprador para informar que se recibe el producto en mal estado. Administrador de la Tienda/Jefe de Bodega/Auxiliares de Bodega 8 Emite reporte de Entrada de mercadería, lo firma y sella y envía al Comprador junto con la nota de envío y/o la factura. Administrador de la Tienda/Jefe de Bodega 9 Informa al proveedor sobre el producto faltante o en mal estado y solicita que se emita una nota de crédito sobre la compra o reposición del producto para compensar el producto faltante o en mal estado. El Comprador 10 Visita la tienda para verificar el producto en mal estado. Supervisor de Tiendas / Auxiliar de
  11. 11. Manual de Normas y Procedimientos para Administración de Inventario Código: MA-COM-001 Página: 11 de 17 Administración de Inventario, Actualizado al 8-May-2014 Inventarios 10.1 Genera reporte de verificación y lo entrega al Jefe Contabilidad Supervisor de Tiendas / Auxiliar de Inventarios 11 Verifica reporte y coordina con Gerencia de Compras si el producto es devuelto al proveedor o se almacena en bodega de productos en mal estado. Jefe de Depto. Contabilidad 12 Al tener completo el expediente de compra que debe estar integrado por: Factura, orden de compra, entrada de mercadería y/u nota de crédito, lo envía al Auxiliar de Cuentas por Pagar en el Departamento de Contabilidad. El comprador 13 Recibe expediente de compra y registra partida contable de la compra. Queda a la espera del voucher firmado de recibido por el proveedor. Auxiliar de Cuentas por Pagar 13.1 Verifica que expediente de compra se encuentre completo y lo traslada al Gerente Financiero. Si expediente no está completo solicita los documentos faltantes y lo deja pendiente de ser atendido. Auxiliar de Cuentas por Pagar 14 De acuerdo a prioridades y criterios de pago establece un calendario para llevar cabo el pago que corresponde a cada proveedor. Gerente Financiero 14.1 Traslada calendario de pagos al Tesorero con instrucciones de prioridades de pago, montos o facturas a pagar. Gerente Financiero 15 Emite cheques de pago a proveedores y genera registro automático de partida contable del pago. Tesorero 15.1 Emite reporte de cheques emitidos y lo entrega al Gerente Financiero junto con los cheques. Tesorero 16. Verifica reporte de entrega de cheques contra los cheques físicos para confirmar que recibe. Gerente Financiero 16.1 Verifica que la información de los cheques se encuentre de acuerdo a la documentación del expediente. Solicita firmas para los cheques. Gerente Financiero 16.2 Verifica la autenticidad de cada factura emitida por los proveedores en sitio web de la SAT. Si una factura no fuera válida el pago se detiene hasta contar con una factura válida. Gerente Financiero 16.3 Firma el voucher del cheque para indicar que el expediente fue verificado y lo entrega al Jefe de Cuentas por Cobrar. Gerente Financiero 17. Recibe expediente de compra, cheques y reporte de entrega de cheques y verifica que los cheques que recibe son los que indica el reporte y firma el reporte. Jefe de Cuentas por Cobrar 17.1 Entrega cheques a los proveedores y solicita que firmen el voucher para indicar que lo recibieron. Jefe de Cuentas por Cobrar 17.2 Traslada el expediente de compra al Auxiliar de Cuentas por Pagar. Jefe de Cuentas por Cobrar 18 Recibe el expediente, verifica que contenga los documentos descritos en el paso 12 de este procedimiento. Auxiliar de Cuentas por Pagar 18.1 Si expediente está completo lo archiva, en caso contrario solicita los documentos faltantes y lo deja pendiente de ser archivado hasta completar. Auxiliar de Cuentas por Pagar
  12. 12. Manual de Normas y Procedimientos para Administración de Inventario Código: MA-COM-001 Página: 12 de 17 Administración de Inventario, Actualizado al 8-May-2014 Fin del Procedimiento 7. Descripción del Procedimiento para Hacer Inventario Selectivo o por Letras No. Descripción Responsable 1 Emite el reporte de Stock de Almacén que genera en SAP y lo entrega al Jefe de Bodega con instrucciones de llevar a cabo Inventario selectivo indicando la letra a verificar. Administrador de la Tienda 2 Sobre la base del reporte verifican: Cantidades indicadas por producto en la columna Stock, las fechas de caducidad del producto (si aplica) y estado del producto. Jefe y Auxiliar de Bodega 2.1 Anota en el reporte las diferencias encontradas y observaciones de las fechas de caducidad próximas o productos en mal estado y lo entrega al Administrador de La Tienda. Jefe y Auxiliar de Bodega 3 Si existe faltante de productos solicita al Jefe de Bodega que se asegure que los faltantes son reales y si se confirma debe emitir una factura cambiaria a favor del Administrador de la Tienda. Envía reporte con las indicaciones al Auxiliar de Inventarios del Departamento de Contabilidad. Administrador de la Tienda 3.1 Si se detecta que el producto tiene tres meses para llegar a su fecha de caducidad informa a la Gerencia de Compras. Administrador de la Tienda 4 Recibe reporte de productos por caducar y contacta al proveedor para solicitar que se cambie el producto. Gerencia de Compras 5 Si producto está en malas condiciones: Registra traslado en SAP a un almacén de tránsito de productos dañados y solicita autorización al Auxiliar de Inventarios del Departamento de Contabilidad. Administrador de la Tienda 6 Registra en SAP autorización de traslado al almacén de tránsito y al tener el producto físicamente registra traslado del almacén de tránsito al de productos dañados. Auxiliar de Inventarios del Departamento de Contabilidad 7 Acumula diariamente la cantidad de faltantes o en mal estado y registrar el Reporte de Productos que deben Salir del Inventario. Jefe y Auxiliar de bodega 7.1 Ubica el producto en mal estado en lugares en donde no haga estorbo y que permita su conteo. Jefe y Auxiliar de bodega 7.2 Mensualmente enviar el Reporte de Productos que deben Salir del Inventario al Auxiliar de Inventarios en el Departamento de Contabilidad. Jefe y Auxiliar de bodega 8 Verifica el reporte recibido y planifica mensualmente una visita a las bodegas para comparar el reporte contra la cantidad de producto. Auxiliar de Inventarios 8.1 Si encuentra diferencias entre el reporte y el conteo físico realizado registra los ajustes que corresponden y emite reporte de cobro por producto dañado o perdido. Auxiliar de Inventarios 8.2 Acuerda con el Supervisor y el Administrador de la Tienda la salida de los productos de la tienda indicando por escrito el lugar a donde pueden ser trasladados. Auxiliar de Inventarios 8.3 Envía el reporte de cobro al Jefe del Departamento de Contabilidad. Auxiliar de
  13. 13. Manual de Normas y Procedimientos para Administración de Inventario Código: MA-COM-001 Página: 13 de 17 Administración de Inventario, Actualizado al 8-May-2014 Inventarios 9 Verifica el reporte, autoriza ajuste en el inventario de la bodega y envía el reporte a Gerencia de Recursos Humanos para llevar a cabo los descuentos que corresponden. Jefe del Depto. de Contabilidad 10 Registra en SAP el ajuste al inventario de la bodega que indica el reporte. Auxiliar de Inventarios Fin del Procedimiento
  14. 14. Manual de Normas y Procedimientos para Administración de Inventario Código: MA1-CON-002 Página: 14 de 17 Administración de Inventario, Actualizado al 8-May-2014 8. Diagramas de flujo Procedimiento para Administración del Inventario y Registro de Entradas Comprador Jefe/Gerente de Compras Inicio A Verifica orden de compra Autoriza? No Administrador de Tienda Da instrucciones al Jefe de Bodega para recibir el producto Cantidad<a lo solicitado No Cuenta los productos y verifica que sea la misma cantidad que está en la factura u orden de compra Jefe/Auxiliar de Bodega B Tramita con el proveedor el producto faltante o en mal estado Envía solicitud de compra al Jefe de copras según monto y/o tipo de producto A Si C Recibe nota de envío del proveedor Si Informa al Administrador fecha y hora de entrega Establece productos y cantidades a comprar Analisa niveles de inventario por bodega Lleva a cabo proceso de compra Registra índice de productividad Recibe producto y lo ingresa a la bodega Recibe producto y anota diferencias en la factura para notificar al Comprador Recibe únicamente lo indicado en la Orden de compra Cantidad>a lo solicitado No Si B Verifica que el producto se encuentre en buen estado Producto en buen estado? No Si Registra entrada de producto en SAP Lo aparta y anota en factura para informar al comprador Comprador C Supervisor de Tiendas / Auxiliar de Inventarios Genera informe de producto en mal estado Verifica producto en mal estado Envía informe al Jefe de Depto. de Contabilidad Emite reporte de Entrada de mercadería, lo firma y sella Envía al Comprador reporte de entrada junto con la nota de envío y/o la factura al Comprador Envía expediente de compra al Auxiliar de Cuentas por Pagar en Depto. Conta. 2
  15. 15. Manual de Normas y Procedimientos para Administración de Inventario Código: MA1-CON-002 Página: 15 de 17 Administración de Inventario, Actualizado al 8-May-2014 Procedimiento para Administración del Inventario y Registro de Entradas Jefe Depto. Contabilidad Aux.Cuentas por Pagar Fin Gerente Financiero Tesorero Envía calendario de pagos con instrucciones de montos o facturas a pagar al Tesorero Solicita los documentos faltantes y lo deja pendiente de ser atendido. Comprador Verifica reporte de producto en mal estado Solicita a Gerencia de Compras que el producto sea devuelto al proveedor o se almacene en bodega de productos en mal estado Recibe expediente de compra Registra partida contable de la compra Verifica que expediente de compra se encuentre completo Expediente completo? No Si Establece calendario de pago a proveedores Emite cheques y reporte de cheques emitidos Entrega cheques y reporte al Gerente Financiero Verifica reporte de entrega de cheques contra los cheques físicos para confirmar que recibe Verifica que la información de los cheques se encuentre de acuerdo a la documentación del expediente. Solicita firmas para los cheques Verifica la autenticidad de facturas en sitio web de la SAT. Si alguna factura no fuera válida el pago se detiene hasta contar con una factura válida Firma el voucher del cheque para indicar que el expediente fue verificado y lo entrega al Jefe de Cuentas por Cobrar Recibe expediente de compra, cheques y reporte de entrega de cheques Entrega cheques a los proveedores y solicita que firmen el voucher para indicar que lo recibieron Verifica que los cheques que recibe son los que indica el reporte y firma el reporte A A B B Recibe el expediente, verifica que esté completo Expediente completo? No Si Archiva expediente 1 Solicita documentos faltantes
  16. 16. Manual de Normas y Procedimientos para Administración de Inventario Código: MA1-CON-002 Página: 16 de 17 Administración de Inventario, Actualizado al 8-May-2014 Procedimiento para Hacer Inventario Selectivo o por Letras Administrador de Tienda Jefe/Auxiliar de Bodega Inicio Gerente Compras Auxiliar de Inventarios Entrega Reporte al Jefe de Bodega con instrucciones de llevar a cabo Inventario selectivo indicando la letra a verificar Jefe Depto. Contabilidad Verifica: Cantidades indicadas por producto, las fechas de caducidad del producto y estado del producto. Existe diferencia? Si No Anota en el reporte las diferencias encontradas y estado de cada producto Entrega informe al Administrador de La Tienda Recibe reporte de productos por caducar y contacta al proveedor para solicitar que se cambie el producto solicita al Jefe de Bodega que se asegure que los faltantes son reales y si se confirma debe emitir una factura cambiaria a favor del Administrador de la Tienda Al detectar que el producto tiene tres meses para llegar a su fecha de caducidad informa a la Gerencia de Compras A Fin Emite el reporte de Stock de Almacén A Recibe reporte de productos en mal estado Envía reporte con las indicaciones al Auxiliar de Inventarios del Departamento de Contabilidad A Producto en mal estado? Si No Registra en SAP traslado al almacén de tránsito Coordina y registra en SAP traslado del almacén de tránsito al de productos dañados Acuerda con el Supervisor y el Administrador la salida producto de la tienda Verifica reporte de productos en mal estado, autoriza ajuste en el inventario de la bodega Envía el reporte a Gerencia de Recursos Humanos para llevar a cabo los descuentos que corresponden
  17. 17. Manual de Normas y Procedimientos para Administración de Inventario Código: MA1-CON-002 Página: 17 de 17 Administración de Inventario, Actualizado al 8-May-2014 9. Anexo 1: Orden de Compra Anexo 2: Código de Producto Descripción/Nombre Marca Tipo/Clasificación Cantidad Fecha de Compra Reporte de Productos que deben Salir del Inventario

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