Programa gestion documental san luis antioquia

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Programa gestion documental san luis antioquia

  1. 1. PROGRAMA DECr 18 # 17-08 PBX: 8348115-Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.cobquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.coPROGRAMA DE GESTIÓNMUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIAPROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTALPáginaCódigoFecha:Versión:-102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288antioquia.gov.co, archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluisantioquia.gov.co, prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluisPROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTAL(PGD)MUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIAARCHIVO MUNICIPAL2012Página 1 de 99Código: 010-030-000Fecha: 25/09/2012Versión: 01, Fax: 8348319, Celular: 3122973288contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,www.sanluis-antioquia.gov.co.PROGRAMA DE GESTIÓNMUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIA
  2. 2. PROGRAMA DECr 18 # 17-08 PBX: 8348115-Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.cobquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.coPROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALMUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIARESOLUCIÓN NÚMEROFECHA: 25 de septiembre de 20PROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTALPáginaCódigoFecha:Versión:-102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288antioquia.gov.co, archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluisantioquia.gov.co, prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluisPROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL(PGD)MUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIARESOLUCIÓN NÚMERO Nº 010-02-02.03-158de septiembre de 2012ARCHIVO MUNICIPAL2012Página 2 de 99Código: 010-030-000Fecha: 25/09/2012Versión: 01, Fax: 8348319, Celular: 3122973288contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,www.sanluis-antioquia.gov.co.PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALMUNICIPÍO DE SAN LUIS ANTIOQUIA
  3. 3. PROGRAMA DECr 18 # 17-08 PBX: 8348115-Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.cobquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.coPrograma de Gestion DocumentalMISIÓN: Coordinar, articular y ejecutar acciones de carácter administrativo y las relaciones conlas diferentes dependencias deoportunidad en la toma de decisiones y ejecuciones por parte del AlcaldeOBJETIVO: Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar alas dependencias y hacer más eficiente su implantación en laCOMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALALCANCES DEL PGD:Permitir tener una visión exacta y completa de las políticas, funciones, programas, y serviciosde la instituciónGarantizar el flujo de disposición de la información en forma ágil y oportunaNormalizar todas las fases del documento: Producción, Recepción, Distribución, Trámite,Consulta, Retención, Almacenamiento, Recuperación, Preservación y Disposición final(eliminación o conservación)FASES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL• Organización de los Archivos de Gestión• Organización del Archivo General del Municipio• Transferencias DocumentalesFILOSOFIA DEL PROGRAMAPreservar la memoria colectiva como fundamento para la construcción de identidad localApelar a la memoria colectiva para la comprensión de los procesos, y la reconstrucción de losanhelos y esperanzasLa guía de cada proyecto será el pensamiento y la acción, por el sentido deResponsabilidad histórica hacia los antepasados, generaciones presentes y futurasVALORES:1. Compromiso2. Rigurosidad3. Calidez4. ÉticaPROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTALPáginaCódigoFecha:Versión:-102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288antioquia.gov.co, archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluisantioquia.gov.co, prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluisPrograma de Gestion DocumentalCoordinar, articular y ejecutar acciones de carácter administrativo y las relaciones condependencias de la Administración y la comunidad que contribuyan a la calidad yoportunidad en la toma de decisiones y ejecuciones por parte del AlcaldeNormalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar acias y hacer más eficiente su implantación en la Alcaldía MunicipalCOMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALexacta y completa de las políticas, funciones, programas, y serviciosel flujo de disposición de la información en forma ágil y oportunatodas las fases del documento: Producción, Recepción, Distribución, Trámite,Consulta, Retención, Almacenamiento, Recuperación, Preservación y Disposición final(eliminación o conservación)FASES DEL PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALOrganización de los Archivos de GestiónOrganización del Archivo General del Municipios Documentales al Archivo CentralFILOSOFIA DEL PROGRAMAPreservar la memoria colectiva como fundamento para la construcción de identidad localApelar a la memoria colectiva para la comprensión de los procesos, y la reconstrucción de losde cada proyecto será el pensamiento y la acción, por el sentido dehistórica hacia los antepasados, generaciones presentes y futurasPágina 3 de 99Código: 010-030-000Fecha: 25/09/2012Versión: 01, Fax: 8348319, Celular: 3122973288contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,www.sanluis-antioquia.gov.co.Programa de Gestion DocumentalCoordinar, articular y ejecutar acciones de carácter administrativo y las relaciones cony la comunidad que contribuyan a la calidad yoportunidad en la toma de decisiones y ejecuciones por parte del Alcalde.Normalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar aMunicipalCOMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALexacta y completa de las políticas, funciones, programas, y serviciosel flujo de disposición de la información en forma ágil y oportunatodas las fases del documento: Producción, Recepción, Distribución, Trámite,Consulta, Retención, Almacenamiento, Recuperación, Preservación y Disposición finalPreservar la memoria colectiva como fundamento para la construcción de identidad localApelar a la memoria colectiva para la comprensión de los procesos, y la reconstrucción de losde cada proyecto será el pensamiento y la acción, por el sentido de lahistórica hacia los antepasados, generaciones presentes y futuras
  4. 4. PROGRAMA DECr 18 # 17-08 PBX: 8348115-Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.cobquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co1. ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMDOCUMENTAL1.1 ANTECEDENTES“Dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismosafronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos: la Organizaciónde las Naciones Unidas para la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el ConsejoInternacional de Archivos (CIA)”La gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50”de acuerdo con Llanso fue reconocida de forma oficial en ese pmediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en lapráctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida delos documentos, pues se hizo evidente undocumentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservadospermanentemente atendiendo a su valor histórico.A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de use empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de lasadministraciones y la búsqueda de la eficacia y la economía en la gestión de los asuntospúblicos y en relación con el ciudadano; ante esta situacióidiosincrasia administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en losEstados Unidos.En Colombia, el Reglamento General de ArchivosArchivo General de la Nactema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización dearchivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoracióndocumental, transferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos.En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación “Gestiónbases para la elaboración de un programa”, brinda algunos lineamientos generales para laimplementación de un programa de gestión documental.PROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTALPáginaCódigoFecha:Versión:-102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288antioquia.gov.co, archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluisantioquia.gov.co, prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluisASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAM“Dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismosafronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos: la Organizaciónpara la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el ConsejoInternacional de Archivos (CIA)”1.La gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50”de acuerdo con Llanso fue reconocida de forma oficial en ese país, mediante legislación, amediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en lapráctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida delos documentos, pues se hizo evidente un hilo conductor que mostraba el tránsito de losdocumentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservadospermanentemente atendiendo a su valor histórico.A partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de use empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de lasadministraciones y la búsqueda de la eficacia y la economía en la gestión de los asuntospúblicos y en relación con el ciudadano; ante esta situación comienzan a adaptar a suidiosincrasia administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en losEn Colombia, el Reglamento General de Archivos – Acuerdo 07 de 1994 expedido por elArchivo General de la Nación, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló eltema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización dearchivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoraciónsferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos.En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación “Gestiónbases para la elaboración de un programa”, brinda algunos lineamientos generales para laimplementación de un programa de gestión documental.Página 4 de 99Código: 010-030-000Fecha: 25/09/2012Versión: 01, Fax: 8348319, Celular: 3122973288contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,www.sanluis-antioquia.gov.co.ASPECTOS GENERALES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN“Dos instituciones de carácter internacional han contribuido a que profesionales y organismosafronten decididamente los problemas que conlleva la gestión de documentos: la Organizaciónpara la Educación, la Ciencia y la Cultura (UNESCO) y el ConsejoLa gestión de documentos fue “concebida en los Estados Unidos alrededor de los años 50”2yaís, mediante legislación, amediados del Siglo XX. Su adopción supuso una auténtica revolución en la teoría y en lapráctica archivística, especialmente a partir de la formulación del concepto de ciclo de vida dehilo conductor que mostraba el tránsito de losdocumentos desde que estos se creaban hasta que debían ser destruidos o conservadosA partir de la Segunda Guerra Mundial, en Europa y los Estados Unidos de un modo particularse empiezan a plantear problemas relacionados con la inflación de papel en el seno de lasadministraciones y la búsqueda de la eficacia y la economía en la gestión de los asuntosn comienzan a adaptar a suidiosincrasia administrativa particular las soluciones formuladas y experimentadas en losAcuerdo 07 de 1994 expedido por elión, contempló el término Gestión de Documentos y desarrolló eltema en aspectos como la responsabilidad frente a la gestión documental, organización dearchivos administrativos, sistemas empleados para la gestión de documentos, valoraciónsferencias de documentos con valor permanente y eliminación de documentos.En 1996 el Archivo General de la Nación de Colombia en su publicación “Gestión documental:bases para la elaboración de un programa”, brinda algunos lineamientos generales para la
  5. 5. PROGRAMA DECr 18 # 17-08 PBX: 8348115-Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.cobquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.coCon la Ley 594 de 2000 –consignado en el Título V,públicas deberán elaborar programas de gestión documental, se señalan los procesosarchivísticos, la formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad delas tablas de retención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y otros y laobligación de los inventarios documentales.En las normas complementarias a la Ley 594 de 2000con la formulación de la política archivística nacional, la reglamentación de metodologías para laorganización, conservación y difusión de los documentos, el desarronormativos del Sistema Nacional de Archivos, la sensibilización y regulación sobre laimportancia de los archivos para la administración y la cultura, así como, la conservación ypreservación del patrimonio documental.La administración municipal de San Luisconsejo Municipal de Archivos iniciógeneral de archivos y sus avances han sido graduales; hoy poimplementadas con sus respectivos procedimientosadecuada junto con los equipospuede concluir que el municipio de San LuisArchivos adecuado pero se hace necesario circunscribirlo en un ProgrDocumental (PGD) que agrupe y consolide todos los procesos y procedimientos1.2 JUSTIFICACIÓNTeniendo en cuenta que: el artículo 2°General de la Nación y en su literal b) estipula “fijar políticas y establecer los reglamentosnecesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de laNación de conformidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la JuntaDirectiva “ ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999; que el artículo 4°de Ley594 de 2000, sobre los principios generales que rigen la función archivística, señalah) “Modernización”, el Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y laorganización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes yactualizados de administración de documentos y archivos; así mismo el594 de 2000 que establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestiónde documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuyaaplicación deberán observarse los principios y procesos arPROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTALPáginaCódigoFecha:Versión:-102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288antioquia.gov.co, archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluisantioquia.gov.co, prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis– Ley General de Archivos, el tema de la gestión documental quedaconsignado en el Título V, Artículo3os 21 al 26, en los que se establece que las entidadespúblicas deberán elaborar programas de gestión documental, se señalan los procesosarchivísticos, la formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad deención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y otros y laobligación de los inventarios documentales.En las normas complementarias a la Ley 594 de 2000 – Ley General de Archivos, se continuacon la formulación de la política archivística nacional, la reglamentación de metodologías para laorganización, conservación y difusión de los documentos, el desarrollo de elementos técnicos ynormativos del Sistema Nacional de Archivos, la sensibilización y regulación sobre laimportancia de los archivos para la administración y la cultura, así como, la conservación ypreservación del patrimonio documental.municipal de San Luis Antioquia con su decreto 040 de 2009 larchivos inició su gestión en la implementacióngeneral de archivos y sus avances han sido graduales; hoy porcon sus respectivos procedimientos, y el archivo central con la infraestructuraadecuada junto con los equipos, herramientas y materiales necesarios. En este sentido sepuede concluir que el municipio de San Luis Antioquia cuenta conArchivos adecuado pero se hace necesario circunscribirlo en un ProgrDocumental (PGD) que agrupe y consolide todos los procesos y procedimientos1.2 JUSTIFICACIÓNTeniendo en cuenta que: el artículo 2° de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del ArchivoGeneral de la Nación y en su literal b) estipula “fijar políticas y establecer los reglamentosnecesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de laormidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la JuntaDirectiva “ ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999; que el artículo 4°de Ley594 de 2000, sobre los principios generales que rigen la función archivística, señalal Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y laorganización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes yactualizados de administración de documentos y archivos; así mismo el594 de 2000 que establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestiónde documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuyaaplicación deberán observarse los principios y procesos archivísticos.Página 5 de 99Código: 010-030-000Fecha: 25/09/2012Versión: 01, Fax: 8348319, Celular: 3122973288contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,www.sanluis-antioquia.gov.co.Ley General de Archivos, el tema de la gestión documental quedaos 21 al 26, en los que se establece que las entidadespúblicas deberán elaborar programas de gestión documental, se señalan los procesosarchivísticos, la formación de archivos a partir del concepto de archivo total, la obligatoriedad deención, la reglamentación de los documentos contables, notariales y otros y laLey General de Archivos, se continuacon la formulación de la política archivística nacional, la reglamentación de metodologías para lallo de elementos técnicos ynormativos del Sistema Nacional de Archivos, la sensibilización y regulación sobre laimportancia de los archivos para la administración y la cultura, así como, la conservación ycon su decreto 040 de 2009 la creación dely cumplimiento de la leyhoy se tienen las TRDel archivo central con la infraestructuraherramientas y materiales necesarios. En este sentido secuenta con un Sistema General deArchivos adecuado pero se hace necesario circunscribirlo en un Programa de GestionDocumental (PGD) que agrupe y consolide todos los procesos y procedimientos archivísticos.de la Ley 80 de 1989 señala las funciones del ArchivoGeneral de la Nación y en su literal b) estipula “fijar políticas y establecer los reglamentosnecesarios para garantizar la conservación y el uso adecuado del patrimonio documental de laormidad con los planes y programas que sobre la materia adopte la JuntaDirectiva “ ahora Consejo Directivo en virtud del Decreto 1126 de 1999; que el artículo 4°de Ley594 de 2000, sobre los principios generales que rigen la función archivística, señala en el literall Estado propugnará por el fortalecimiento de la infraestructura y laorganización de sus sistemas de información, estableciendo programas eficientes yactualizados de administración de documentos y archivos; así mismo el artículo 21 de la Ley594 de 2000 que establece que las entidades públicas deberán elaborar programas de gestiónde documentos, pudiendo contemplar el uso de nuevas tecnologías y soportes, en cuya
  6. 6. PROGRAMA DECr 18 # 17-08 PBX: 8348115-Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.cobquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.coNo obstante lo anterior en cuanto a la existencia de un marco normativo y técnico ometodológico en materia de gestión documental, hace falta la identificación sistemática de losProcesos y actividades inmersos en la implementación de un programa de gestión documental,carencia que se constituye en un factor de riesgo para las entidades, que pueden recurrir afalsas soluciones de tipo automatizado, ya sea por desconocimiento o falta de artlos procesos archivísticos con el marco normativo.Ante esta situación el Gobierno Nacional con la asesoría del Archivo General de la Nación deColombia debe propender porque los archivos de las entidades públicas y privadas quecumplen funciones públicas estén organizados, conforme a los principios y procesosarchivísticos estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación deprogramas de gestión documental, que racionalicen el uso de recursos destinados a espacios,muebles, equipos y tecnologías en los archivos.Es así como la Administraciónnormatividad vigente con laherramienta para avanzar en los procesos1.3 OBJETIVOS1.3.1 OBJETIVO GENERALNormalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a lasentidades y hacer más eficiente su implantación.1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOSDefinir el Programa de Gestión Documentalciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos yaplicables.Estructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos queorienten armónicamente su desarPoner al servicio dearchivísticos de la Administración Central.PROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTALPáginaCódigoFecha:Versión:-102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288antioquia.gov.co, archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluisantioquia.gov.co, prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluisNo obstante lo anterior en cuanto a la existencia de un marco normativo y técnico ometodológico en materia de gestión documental, hace falta la identificación sistemática de losy actividades inmersos en la implementación de un programa de gestión documental,carencia que se constituye en un factor de riesgo para las entidades, que pueden recurrir afalsas soluciones de tipo automatizado, ya sea por desconocimiento o falta de artlos procesos archivísticos con el marco normativo.Ante esta situación el Gobierno Nacional con la asesoría del Archivo General de la Nación deColombia debe propender porque los archivos de las entidades públicas y privadas quenes públicas estén organizados, conforme a los principios y procesosarchivísticos estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación deprogramas de gestión documental, que racionalicen el uso de recursos destinados a espacios,s, equipos y tecnologías en los archivos.Administración Municipal quiere dar ese paso paracon la implementación de un Programa de Gestion Documental comoherramienta para avanzar en los procesos.1.3.1 OBJETIVO GENERALNormalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a lasentidades y hacer más eficiente su implantación.1.3.2 OBJETIVOS ESPECÍFICOSDefinir el Programa de Gestión Documental (PGD), en términos de procesos durante elciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos yEstructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos queorienten armónicamente su desarrollo en la Alcaldía.Poner al servicio de la Comunidad y de los Servidores Públicos los recursosla Administración Central.Página 6 de 99Código: 010-030-000Fecha: 25/09/2012Versión: 01, Fax: 8348319, Celular: 3122973288contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,www.sanluis-antioquia.gov.co.No obstante lo anterior en cuanto a la existencia de un marco normativo y técnico ometodológico en materia de gestión documental, hace falta la identificación sistemática de losy actividades inmersos en la implementación de un programa de gestión documental,carencia que se constituye en un factor de riesgo para las entidades, que pueden recurrir afalsas soluciones de tipo automatizado, ya sea por desconocimiento o falta de articulación deAnte esta situación el Gobierno Nacional con la asesoría del Archivo General de la Nación deColombia debe propender porque los archivos de las entidades públicas y privadas quenes públicas estén organizados, conforme a los principios y procesosarchivísticos estableciendo directrices básicas para la elaboración e implementación deprogramas de gestión documental, que racionalicen el uso de recursos destinados a espacios,cipal quiere dar ese paso para el cumplimiento a lade un Programa de Gestion Documental comoNormalizar de forma sistemática el programa de gestión documental para orientar a las(PGD), en términos de procesos durante elciclo vital del documento, actividades, flujos de información, formatos establecidos yEstructurar el Programa de Gestión Documental, metodología y los procedimientos quey de los Servidores Públicos los recursos
  7. 7. PROGRAMA DECr 18 # 17-08 PBX: 8348115-Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.cobquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co2. CONCEPTUALIZACIÓNDOCUMENTAL2.1 MARCO LEGALPara que el Programa de Gestiónnecesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad,por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad. Acontinuación se señalan las normas de carácter general relacionadas con la gestióndocumental:Constitución Política de Colombia.Artículo 8. “Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales yNaturales de la Nación”.Artículo 15. “Todas las personas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buennombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho aconocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancosde datos y en archivos de entidades públicas y privadas.En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantíasconsagradas en la Constitución.La correspondencia y demás formas de comunicación privada son ininterceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades queestablezca la ley.Con el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la formay condiciones en que las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos,puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sinprevia orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y controjudicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo desesiones el gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad.Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere estgravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar”. (Reforma ActoLegislativo 02 de 2003).Artículo 20. “Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento yopiniones, la de informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivosde comunicación”.Estos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación encondiciones de equidad. No habrá censura”.PROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTALPáginaCódigoFecha:Versión:-102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288antioquia.gov.co, archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluisantioquia.gov.co, prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis2. CONCEPTUALIZACIÓN DE UN PROGRAMA DE GESTIÓNPara que el Programa de Gestión Documental pueda ser gestionado de manera apropiada, esnecesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad,por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad. Aseñalan las normas de carácter general relacionadas con la gestiónConstitución Política de Colombia.“Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales ypersonas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buennombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho aconocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancosde datos y en archivos de entidades públicas y privadas.En la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantíasconsagradas en la Constitución.La correspondencia y demás formas de comunicación privada son inviolables. Sólo pueden serinterceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades queCon el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la formaque las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos,puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sinprevia orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y controjudicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo desesiones el gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad.Los funcionarios que abusen de las medidas a que se refiere este artículo incurrirán en faltagravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar”. (Reforma Acto“Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento yde informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivosEstos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación encondiciones de equidad. No habrá censura”.Página 7 de 99Código: 010-030-000Fecha: 25/09/2012Versión: 01, Fax: 8348319, Celular: 3122973288contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,www.sanluis-antioquia.gov.co.DE UN PROGRAMA DE GESTIÓNDocumental pueda ser gestionado de manera apropiada, esnecesario que la entidad responda y cumpla con las diferentes normas proferidas por la entidad,por el Archivo General de la Nación así como las demás normas aplicables a la entidad. Aseñalan las normas de carácter general relacionadas con la gestión“Es obligación del Estado y de las personas proteger las riquezas culturales ypersonas tienen derecho a su intimidad personal y familiar y a su buennombre, y el Estado debe respetarlos y hacerlos respetar. De igual modo, tienen derecho aconocer, actualizar y rectificar las informaciones que se hayan recogido sobre ellas en bancosEn la recolección, tratamiento y circulación de datos se respetarán la libertad y demás garantíasviolables. Sólo pueden serinterceptadas o registradas mediante orden judicial, en los casos y con las formalidades queCon el fin de prevenir la comisión de actos terroristas, una ley estatutaria reglamentará la formaque las autoridades que ella señale, con fundamento en serios motivos,puedan interceptar o registrar la correspondencia y demás formas de comunicación privada, sinprevia orden judicial, con aviso inmediato a la Procuraduría General de la Nación y controljudicial posterior dentro de las treinta y seis (36) horas siguientes. Al iniciar cada periodo desesiones el gobierno rendirá informe al Congreso sobre el uso que ha hecho de esta facultad.e artículo incurrirán en faltagravísima, sin perjuicio de las demás responsabilidades a que hubiere lugar”. (Reforma Acto“Se garantiza a toda persona la libertad de expresar y difundir su pensamiento yde informar y recibir información veraz e imparcial, y la de fundar medios masivosEstos son libres y tienen responsabilidad social. Se garantiza el derecho a la rectificación en
  8. 8. PROGRAMA DECr 18 # 17-08 PBX: 8348115-Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.cobquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.coArtículo 23. “Toda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridadespor motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podráreglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechosfundamentales”.Artículo 27. “El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación ycátedra”.Artículo 63. Los bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de gruposétnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienesque determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.Artículo 70. ”El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todoslos colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y laenseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas delde la identidad nacional”.Artículo 71. “La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes dedesarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura...”.Artículo 72. “El patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. Elpatrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional,pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerálos mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares yreglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados enterritorios de riqueza arqueológica.Artículo 74. “Todas las personas tienen derecho acasos que establezca la ley”.Artículo 94. “La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la Constitución y en losconvenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negación de otros que, siinherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos”.Artículo 95. “La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidadnacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos ylibertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Toda personaobligada a cumplir la Constitución y las leyes.Son deberes de la persona y del ciudadano:1. Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios;2. Obrar conforme al prhumanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas;3. Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas paramantener la independencia y la4. Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica;5. Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país;6. Propender al logro y mantenimiento de la paz;7. Colaborar para el buen funcionamiento8. Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de unambiente sano;PROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTALPáginaCódigoFecha:Versión:-102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288antioquia.gov.co, archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluisantioquia.gov.co, prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluisoda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridadespor motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podráreglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos“El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación yLos bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de gruposétnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienesque determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.”El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todoslos colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y laenseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del“La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes dedesarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura...”.patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. Elpatrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional,pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerálos mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares yreglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados enterritorios de riqueza arqueológica.“Todas las personas tienen derecho a acceder a los documentos públicos salvo loscasos que establezca la ley”.“La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la Constitución y en losconvenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negación de otros que, siinherentes a la persona humana, no figuren expresamente en ellos”.“La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidadnacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos yibertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Toda personaobligada a cumplir la Constitución y las leyes.Son deberes de la persona y del ciudadano:Respetar los derechos ajenos y no abusar de los propios;Obrar conforme al principio de solidaridad social, respondiendo con accioneshumanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas;Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas paramantener la independencia y la integridad nacionales;Defender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica;Participar en la vida política, cívica y comunitaria del país;Propender al logro y mantenimiento de la paz;Colaborar para el buen funcionamiento de la administración de la justicia;Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de unPágina 8 de 99Código: 010-030-000Fecha: 25/09/2012Versión: 01, Fax: 8348319, Celular: 3122973288contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,www.sanluis-antioquia.gov.co.oda persona tiene derecho a presentar peticiones respetuosas a las autoridadespor motivos de interés general o particular y a obtener pronta resolución. El legislador podráreglamentar su ejercicio ante organizaciones privadas para garantizar los derechos“El Estado garantiza las libertades de enseñanza, aprendizaje, investigación yLos bienes de uso público, los parques naturales, las tierras comunales de gruposétnicos, las tierras de resguardo, el patrimonio arqueológico de la Nación y los demás bienesque determine la ley, son inalienables, imprescriptibles e inembargables.”El Estado tiene el deber de promover y fomentar el acceso a la cultura de todoslos colombianos en igualdad de oportunidades, por medio de la educación permanente y laenseñanza científica, técnica, artística y profesional en todas las etapas del proceso de creación“La búsqueda del conocimiento y la expresión artística son libres. Los planes dedesarrollo económico y social incluirán el fomento a las ciencias y, en general, a la cultura...”.patrimonio cultural de la Nación está bajo la protección del Estado. Elpatrimonio arqueológico y otros bienes culturales que conforman la identidad nacional,pertenecen a la Nación y son inalienables, inembargables e imprescriptibles. La ley establecerálos mecanismos para readquirirlos cuando se encuentren en manos de particulares yreglamentará los derechos especiales que pudieran tener los grupos étnicos asentados enacceder a los documentos públicos salvo los“La enunciación de los derechos y garantías contenidos en la Constitución y en losconvenios internacionales vigentes, no debe entenderse como negación de otros que, siendo“La calidad de colombiano enaltece a todos los miembros de la comunidadnacional. Todos están en el deber de engrandecerla y dignificarla. El ejercicio de los derechos yibertades reconocidos en esta Constitución implica responsabilidades. Toda persona estáincipio de solidaridad social, respondiendo con accioneshumanitarias ante situaciones que pongan en peligro la vida o la salud de las personas;Respetar y apoyar a las autoridades democráticas legítimamente constituidas paraDefender y difundir los derechos humanos como fundamento de la convivencia pacífica;de la administración de la justicia;Proteger los recursos culturales y naturales del país y velar por la conservación de un
  9. 9. PROGRAMA DECr 18 # 17-08 PBX: 8348115-Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.cobquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co9. Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptosde justicia y equidad”.Artículo 112. “Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podránejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas.Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garacceso a la información y a la documentación oficiales; de uso de los medios de comunicaciónsocial del Estado de acuerdo con la representación obtenida en las elecciones para Congresoinmediatamente anteriores; de réplitergiversaciones graves y evidentes o ataques públicos proferidos por altos funcionariosoficiales, y de participación en los organismos electorales...”Artículo 113. “Son Ramas del Poder Público, la lelos órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimientode las demás funciones del Estado. Los diferentes órganos del Estado tienen funcionesseparadas pero colaboran armLey 23 de 1981. Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Artículos Nos. 33, 34,35. Regula archivos de las historias clínicas.Ley 23 de 1982.Artículo 2. Sobre derechos de autor (ReglamentaLey 80 de 1989. Por la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el SistemaNacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.Ley 31de 1992.Artículos 54 y 55. Publicidad, reserva y conservación de dRepública.Ley 44 de 1993. Por la cualLey 23 de 1995.Artículo 37. Factura electrónica.Ley 190 de 1995. Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en laadministración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupciónadministrativa.Artículos 27 y 79. Faltas y delitos en archivos.Ley 270 de 1996. Estatutaria de la administración de justicia.PROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTALPáginaCódigoFecha:Versión:-102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288antioquia.gov.co, archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluisantioquia.gov.co, prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluisContribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptosde justicia y equidad”.“Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podránejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas.Para estos efectos, salvo las restricciones legales, se les garantizan los siguientes derechos: deacceso a la información y a la documentación oficiales; de uso de los medios de comunicaciónsocial del Estado de acuerdo con la representación obtenida en las elecciones para Congresoinmediatamente anteriores; de réplica en los medios de comunicación del Estado frente atergiversaciones graves y evidentes o ataques públicos proferidos por altos funcionariosoficiales, y de participación en los organismos electorales...”“Son Ramas del Poder Público, la legislativa, la ejecutiva y la judicial. Además delos órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimientode las demás funciones del Estado. Los diferentes órganos del Estado tienen funcionesseparadas pero colaboran armónicamente para la realización de sus fines”.Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Artículos Nos. 33, 34,35. Regula archivos de las historias clínicas.Sobre derechos de autor (Reglamentada Dec. 1369/89 y Dec. 2145/85)la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el SistemaNacional de Archivos y se dictan otras disposiciones.Publicidad, reserva y conservación de documentos del Banco de laPor la cual se modifica y adiciona la Ley 23 de 1982.Factura electrónica.Por la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en laadministración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupciónFaltas y delitos en archivos.Estatutaria de la administración de justicia.Página 9 de 99Código: 010-030-000Fecha: 25/09/2012Versión: 01, Fax: 8348319, Celular: 3122973288contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,www.sanluis-antioquia.gov.co.Contribuir al financiamiento de los gastos e inversiones del Estado dentro de conceptos“Los partidos y movimientos políticos que no participen en el Gobierno podránejercer libremente la función crítica frente a éste y plantear y desarrollar alternativas políticas.antizan los siguientes derechos: deacceso a la información y a la documentación oficiales; de uso de los medios de comunicaciónsocial del Estado de acuerdo con la representación obtenida en las elecciones para Congresoca en los medios de comunicación del Estado frente atergiversaciones graves y evidentes o ataques públicos proferidos por altos funcionariosgislativa, la ejecutiva y la judicial. Además delos órganos que las integran existen otros, autónomos e independientes, para el cumplimientode las demás funciones del Estado. Los diferentes órganos del Estado tienen funcionesónicamente para la realización de sus fines”.Por la cual se dictan normas en materia de ética médica. Artículos Nos. 33, 34,da Dec. 1369/89 y Dec. 2145/85)la cual se crea el Archivo General de la Nación, se establece el Sistemaocumentos del Banco de laPor la cual se dictan normas tendientes a preservar la moralidad en laadministración pública y se fijan disposiciones con el fin de erradicar la corrupción
  10. 10. PROGRAMA DECr 18 # 17-08 PBX: 8348115-Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.cobquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.coArtículo 95. Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos ytelemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios,cualquiera que sea su sosiempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitosexigidos por las leyes procesales.Ley 527 de 1999.Artículos 6 al 13. Se define y reglamentacomercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y sedictan otras disposiciones.Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se didisposiciones.Ley 734 de 2002. Código Disciplinario ÚnicoArtículo 34 1. DEBERES.Constitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por elCongreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, losestatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales ydisciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos deemitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e informaciónque por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tengaacceso, e impedir o evitar la sustracción,No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a suguarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.Artículo 35. PROHIBICIONES.o no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares oa solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente deaquel a quien corresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida debienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de susfunciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos ano autorizadas.Ley 795 de 2003. Ajusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera.Artículo 22. Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieraspúblicas en liquidación.Ley 951 de 2005. “Por la cual se crea el Acta de Informe de Gestión”Ley 962 de 2005 Ley antitrámitesPROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTALPáginaCódigoFecha:Versión:-102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288antioquia.gov.co, archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluisantioquia.gov.co, prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluisSobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos ytelemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios,cualquiera que sea su soporte, gozarán de la validez y eficacia de un documento originalsiempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitosexigidos por las leyes procesales.Se define y reglamenta el acceso y uso de los mensajes de datos, delcomercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y sePor medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se diCódigo Disciplinario ÚnicoDEBERES. No. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en laConstitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por elCongreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, losestatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales ydisciplinarias, las convenciones colectivas, los contratos de trabajo y las órdenes superioresemitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e informaciónque por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tengaacceso, e impedir o evitar la sustracción, destrucción, ocultamiento o utilización indebidos.No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a suguarda o administración y rendir cuenta oportuna de su utilización.PROHIBICIONES. A todo servidor público le está prohibido. No. 8. Omitir, retardaro no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares oa solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente decorresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida debienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de susfunciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos aAjusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera.Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financierasla cual se crea el Acta de Informe de Gestión”Ley antitrámitesPágina 10 de 99Código: 010-030-000Fecha: 25/09/2012Versión: 01, Fax: 8348319, Celular: 3122973288contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,www.sanluis-antioquia.gov.co.Sobre el uso de la tecnología, medios técnicos, electrónicos, informáticos ytelemáticos en la administración de justicia. Los documentos emitidos por los citados medios,porte, gozarán de la validez y eficacia de un documento originalsiempre que quede garantizada su autenticidad, integridad y el cumplimiento de los requisitosel acceso y uso de los mensajes de datos, delcomercio electrónico y las firmas digitales, y se establecen las entidades de certificación y sePor medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se dictan otrasNo. 1. Cumplir y hacer que se cumplan los deberes contenidos en laConstitución, los tratados de Derecho Internacional Humanitario, los demás ratificados por elCongreso, las leyes, los decretos, las ordenanzas, los acuerdos distritales y municipales, losestatutos de la entidad, los reglamentos y los manuales de funciones, las decisiones judiciales ytrabajo y las órdenes superioresemitidas por funcionario competente. No.5. Custodiar y cuidar la documentación e informaciónque por razón de su empleo, cargo o función conserve bajo su cuidado o a la cual tengadestrucción, ocultamiento o utilización indebidos.No.22. Responder por la conservación de los útiles, equipos, muebles y bienes confiados a supúblico le está prohibido. No. 8. Omitir, retardaro no suministrar debida y oportuna respuesta a las peticiones respetuosas de los particulares oa solicitudes de las autoridades, así como retenerlas o enviarlas a destinatario diferente decorresponda su conocimiento. No. 13. Ocasionar daño o dar lugar a la pérdida debienes, elementos, expedientes o documentos que hayan llegado a su poder por razón de susfunciones. No. 21. Dar lugar al acceso o exhibir expedientes, documentos o archivos a personasAjusta algunas normas del Estatuto Orgánico del Sistema Financiera.Sobre administración y conservación de los archivos de las entidades financieras
  11. 11. PROGRAMA DECr 18 # 17-08 PBX: 8348115-Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.cobquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.coDecreto 624 de 1989.administrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales.Artículo 633. Información endeba suministrarse en medios magnéticos, la Dirección General de Impuestos Nacionalesprescribirá las especificaciones técnicas que deban cumplirse.Decreto 663 de 1993. Por medio del cual sFinanciero y se modifica su titulación y numeración.Artículo 93. Red de oficinas.Decreto 1748 de 1995. Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención ydemás condiciones de los bonos1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993.Artículo 47. Archivos laborales informáticos.Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de 1997.Decreto 1052 de 1998. Sobre la expedición de licencias de construcción y urbanismo.Decreto 147 de 2000. Reglamenta la Ley 527 de 1999.Decreto 4124 de 2004. Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictanotras disposiciones relativas a los Archivos Privados.Circular AGN No. 1 de 1997.archivos en Colombia.Circular AGN No. 2 de 1997.tecnologías en los archivos públicos.Decreto 040 de 2009 08 de abril de 2009de archivos del municipio deResolución 001 de abril de 2009.Archivo de la Administración MunicipalResolución 002 de mayo de 2009Archivo General del Municipio de San Luis AntioquiaResolución 222 diciembre 11 de 2010.generales para el manejo de las comunicaciones acorrespondencia en el municipio dePROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTALPáginaCódigoFecha:Versión:-102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288antioquia.gov.co, archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluisantioquia.gov.co, prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluisPor el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestosadministrados por la Dirección General de Impuesto Nacionales.Información en medios magnéticos. Para efectos del envío de la información quedeba suministrarse en medios magnéticos, la Dirección General de Impuestos Nacionalesprescribirá las especificaciones técnicas que deban cumplirse.Por medio del cual se actualiza el Estatuto Orgánico del SistemaFinanciero y se modifica su titulación y numeración.Red de oficinas.Por el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención ydemás condiciones de los bonos pensiónales y se reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299 y1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993.Archivos laborales informáticos.Decretos 1094 de 1996; 1165 de 1996; 1001 de 1997. Sobre uso de la faSobre la expedición de licencias de construcción y urbanismo.Reglamenta la Ley 527 de 1999.Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictandisposiciones relativas a los Archivos Privados.Circular AGN No. 1 de 1997. Exhortación al cumplimiento de la legislación básica sobreCircular AGN No. 2 de 1997. Parámetros a tener en cuenta para implementación de nuevastecnologías en los archivos públicos.08 de abril de 2009. Por el cual se crea y organiza el consejo municipalde archivos del municipio de San Luis, Antioquia.esolución 001 de abril de 2009. Por la cual se modifica el Comité de GArchivo de la Administración Municipal002 de mayo de 2009. Por el cual se crea el comité evaluador de Documentos delArchivo General del Municipio de San Luis Antioquiadiciembre 11 de 2010. Por medio de la cual se establecen las normasgenerales para el manejo de las comunicaciones a través de la ventanilla única decorrespondencia en el municipio de San Luis.Página 11 de 99Código: 010-030-000Fecha: 25/09/2012Versión: 01, Fax: 8348319, Celular: 3122973288contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,www.sanluis-antioquia.gov.co.Por el cual se expide el Estatuto Tributario de los impuestosmedios magnéticos. Para efectos del envío de la información quedeba suministrarse en medios magnéticos, la Dirección General de Impuestos Nacionalese actualiza el Estatuto Orgánico del SistemaPor el cual se dictan normas para la emisión, cálculo, redención yy se reglamentan los Decretos Leyes 656, 1299 y1314 de 1994, y los artículos 115, siguientes y concordantes de la Ley 100 de 1993.Sobre uso de la factura electrónica.Sobre la expedición de licencias de construcción y urbanismo.Por el cual se reglamenta el Sistema Nacional de Archivos, y se dictanExhortación al cumplimiento de la legislación básica sobreParámetros a tener en cuenta para implementación de nuevasPor el cual se crea y organiza el consejo municipalPor la cual se modifica el Comité de Gestión Documental yPor el cual se crea el comité evaluador de Documentos delmedio de la cual se establecen las normasde la ventanilla única de
  12. 12. PROGRAMA DECr 18 # 17-08 PBX: 8348115-Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.cobquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.coAcuerdo 001 de 2011 Por el cual se aprueban las TRD del municipio de San Luis AntioqDecreto 095 de 2011 Por el cual se adoptan de las TRD del2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL2.2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIADesde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo yorganización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hastasu destino final, con el objeto de facilitUn programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en lasque se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental alinterior de cada entidad, talesconsulta, conservación y disposición final de los documentos. Con la implantación de unprograma de gestión documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos:Resaltar la importanciade la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesariospara la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de lagestión pública y garantía de los derechos individuales y colectivos.Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a losprocedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, lanormalización de modelos y formatosNormalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vezpreserven el cuidado del medio ambiente.Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación ydistribución de la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes decorreo y mensajería.Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos yarchivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad,responsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de RetenciónDocumental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación,conservación de la informaciónFacilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.PROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTALPáginaCódigoFecha:Versión:-102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288antioquia.gov.co, archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluisantioquia.gov.co, prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluisPor el cual se aprueban las TRD del municipio de San Luis AntioqPor el cual se adoptan de las TRD del municipio de San Luis Antioquia2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTAL2.2.1 DEFINICIÓN E IMPORTANCIADesde la perspectiva de la Ley General de Archivos, se define Gestión documental“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo yorganización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hastasu destino final, con el objeto de facilitar su utilización y conservación”.Un programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en lasque se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental alinterior de cada entidad, tales como producción, recepción, distribución, trámite, organización,consulta, conservación y disposición final de los documentos. Con la implantación de unprograma de gestión documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos:Resaltar la importancia del papel de los documentos y archivos, como lenguaje naturalde la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesariospara la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de lay garantía de los derechos individuales y colectivos.Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a losprocedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, lanormalización de modelos y formatos para la producción documental.Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vezpreserven el cuidado del medio ambiente.Lograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación yde la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes decorreo y mensajería.Regular el manejo y organización del sistema de administración de documentos yarchivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad,onsabilidad, confidencialidad, seguridad y accesibilidad.Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de RetenciónDocumental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación,conservación de la información y disposición final de los documentos.Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.Página 12 de 99Código: 010-030-000Fecha: 25/09/2012Versión: 01, Fax: 8348319, Celular: 3122973288contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,www.sanluis-antioquia.gov.co.Por el cual se aprueban las TRD del municipio de San Luis Antioquiamunicipio de San Luis Antioquia2.2 COMPONENTES DE UN PROGRAMA DE GESTIÓN DOCUMENTALGestión documental como el“Conjunto de actividades administrativas y técnicas tendientes a la planificación, manejo yorganización de la documentación producida y recibida por las entidades, desde su origen hastaUn programa de gestión documental se puede definir como el conjunto de instrucciones en lasque se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestión documental alcomo producción, recepción, distribución, trámite, organización,consulta, conservación y disposición final de los documentos. Con la implantación de unprograma de gestión documental se pretende alcanzar los siguientes objetivos:del papel de los documentos y archivos, como lenguaje naturalde la administración pública, para el funcionamiento de la misma, elementos necesariospara la participación ciudadana, apoyos decisivos para la transparencia y el control de lay garantía de los derechos individuales y colectivos.Procurar la racionalización y control en la producción documental, en atención a losprocedimientos, trámites administrativos y flujos documentales, lo mismo que, lapara la producción documental.Normalizar la utilización de materiales, soportes y equipos de calidad y que a la vezLograr una acertada normalización en los procedimientos para el recibo, radicación yde la correspondencia mediante la utilización de sistemas eficientes deRegular el manejo y organización del sistema de administración de documentos yarchivos a partir de la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad,Implementar el desarrollo de procesos básicos de aplicación de la tabla de RetenciónDocumental, organización, transferencias primarias, recuperación, preservación,y disposición final de los documentos.Facilitar la recuperación de la información en forma rápida y oportuna.
  13. 13. PROGRAMA DECr 18 # 17-08 PBX: 8348115-Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.cobquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.coEncaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para laadministración e importantes para la cultura.2.2.2 CONSIDERACIONES BÁSICASPara elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientesaspectos:Administrativos: Se refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión dedocumentos en aspectos como la transparencia,administración.Económicos: Hacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión dedocumentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentosinnecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.Archivísticos: Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos.el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principi2.2.3 ASPECTOS DE PLANEACIÓNDiagnóstico: El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un plande acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla laidentificación de problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de losrequerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa,planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado acorto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentosque garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de lagestión documental en cada organización (Comité de Archivo, Acuerdoconjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación.Para realizar este diagnóstico las entidades podrán retomar o actualizar los aspectosmetodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar soinstitución y análisis e interpretación de la información recolectada, las cuales fuerondesarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de retención documental y delas tablas de valoración documental en los casos en que haya sido abordadoproceso.PROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTALPáginaCódigoFecha:Versión:-102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288antioquia.gov.co, archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluisantioquia.gov.co, prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluisEncaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para laadministración e importantes para la cultura.CONSIDERACIONES BÁSICASPara elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientesSe refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión dedocumentos en aspectos como la transparencia, la simplificación de trámites y la eficiencia de laHacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión dedocumentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentosinnecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594de 2000 y en la teoría sobre la gestión de documentos. Estos son: El concepto de archivo total,el ciclo vital del documento, el principio de procedencia y el principio de orden original.2.2.3 ASPECTOS DE PLANEACIÓNEl diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un plande acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla lade problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de losrequerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa,planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado arto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentosque garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de lagestión documental en cada organización (Comité de Archivo, Acuerdoconjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación.Para realizar este diagnóstico las entidades podrán retomar o actualizar los aspectosmetodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar soinstitución y análisis e interpretación de la información recolectada, las cuales fuerondesarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de retención documental y delas tablas de valoración documental en los casos en que haya sido abordadoPágina 13 de 99Código: 010-030-000Fecha: 25/09/2012Versión: 01, Fax: 8348319, Celular: 3122973288contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,www.sanluis-antioquia.gov.co.Encaminar los archivos para que sean verdaderos centros de información, útiles para laPara elaborar un programa de gestión documental, se deben considerar los siguientesSe refiere a contemplar las situaciones administrativas de la gestión dela simplificación de trámites y la eficiencia de laHacen relación al análisis de situaciones de tipo económico de la gestión dedocumentos, como la reducción de costos derivados de la conservación de documentosinnecesarios y la racionalización de los recursos destinados para la gestión documental.Considerados la base del programa; se refieren a los consignados en la Ley 594son: El concepto de archivo total,o de orden original.El diseño y desarrollo de un programa de gestión documental, obedece a un plande acción con líneas concretas que facilite su implementación de manera efectiva, contempla lade problemas, oportunidades y objetivos, análisis y determinación de losrequerimientos de información, mantenimiento, evaluación y documentación del programa,planes de mejoramiento y planes de contingencia. Debe corresponder a un plan discriminado arto, mediano y largo plazo y contar con un órgano coordinador de la gestión de documentosque garantice su adecuado desarrollo y a través del cual se definan las políticas generales de lagestión documental en cada organización (Comité de Archivo, Acuerdo AGN 012 de 1995) y unconjunto de directrices que faciliten el planeamiento de la documentación.Para realizar este diagnóstico las entidades podrán retomar o actualizar los aspectosmetodológicos relacionados con las etapas de investigación preliminar sobre lainstitución y análisis e interpretación de la información recolectada, las cuales fuerondesarrolladas en el proceso de elaboración de las tablas de retención documental y delas tablas de valoración documental en los casos en que haya sido abordado dicho
  14. 14. PROGRAMA DECr 18 # 17-08 PBX: 8348115-Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.cobquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.coRequisitos técnicos: Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como:contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas o formatosregulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoracióndocumental (No adoptadas. Proyectado para 2013)normatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y deUnidad de Correspondencia. Para ello, seCentralizado la recepción y envío de los documentos.Definido los procedimientos de distribución de documentos internos y externos.Aprobadas por el ConsContamos con el Comité de Archivo respectivo el creglamento y funciones.Disponer de un manualde Archivos del AGN y demás normas complementarias, que garantice el cumplimientode al menos los siguientes aspectos: Fases de formación del archivo, control sobre laentrada y salida de los dode los fondos de archivo, conservación de documentos, adopción de las normastécnicas colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y documentos,existencia de la coordinación de laadministrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000,participación de la dependencia en los comités internos relacionados con la definición deprocesos y procedimientos, gestión de cRequisitos administrativos:documental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con lossistemas de información, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que hagauso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones:La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de laentidad, con el apoyo de la alta dirección.Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado).Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con laestructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, latecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto.PROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTALPáginaCódigoFecha:Versión:-102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288antioquia.gov.co, archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluisantioquia.gov.co, prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluisSe refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como:contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas o formatosregulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoraciónNo adoptadas. Proyectado para 2013), adopción de normas técnicas ynormatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y deUnidad de Correspondencia. Para ello, se cumplen con las siguientes condiciones:la recepción y envío de los documentos.procedimientos de distribución de documentos internos y externos.el Consejo Municipal de Archivos, las Tablas decon el Comité de Archivo respectivo el cual deberá tenerreglamento y funciones.manual de archivos para la entidad, basado en el Reglamento Generalde Archivos del AGN y demás normas complementarias, que garantice el cumplimientode al menos los siguientes aspectos: Fases de formación del archivo, control sobre laentrada y salida de los documentos, acceso a los documentos, ordenación y descripciónde los fondos de archivo, conservación de documentos, adopción de las normastécnicas colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y documentos,existencia de la coordinación de la función archivística dentro de la estructuraadministrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000,participación de la dependencia en los comités internos relacionados con la definición deprocesos y procedimientos, gestión de calidad, y comités de informática, entre otros.Requisitos administrativos: Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestióndocumental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que hagauso la entidad, en atención a las siguientes consideraciones:La Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de laentidad, con el apoyo de la alta dirección.Tener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado).Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con laestructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, latecnología, el desarrollo organizacional y el presupuesto.Página 14 de 99Código: 010-030-000Fecha: 25/09/2012Versión: 01, Fax: 8348319, Celular: 3122973288contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,www.sanluis-antioquia.gov.co.Se refieren a las condiciones o instrumentos técnicos previos como:contar con manuales de procesos y procedimientos, con compilación de formas o formatosregulados, manual de funciones y tablas de retención documental, tablas de valoración, adopción de normas técnicas ynormatividad en general, existencia de archivos en las diferentes fases del ciclo vital y delas siguientes condiciones:procedimientos de distribución de documentos internos y externos.ablas de Retención Documental.deberá tener definido sude archivos para la entidad, basado en el Reglamento Generalde Archivos del AGN y demás normas complementarias, que garantice el cumplimientode al menos los siguientes aspectos: Fases de formación del archivo, control sobre lacumentos, acceso a los documentos, ordenación y descripciónde los fondos de archivo, conservación de documentos, adopción de las normastécnicas colombianas que se hayan establecido en materia de archivos y documentos,función archivística dentro de la estructuraadministrativa de la entidad de acuerdo con lo establecido en la Ley 594 de 2000,participación de la dependencia en los comités internos relacionados con la definición dealidad, y comités de informática, entre otros.Hacen relación a la necesidad de integrar el programa de gestióndocumental (PGD) con todas las funciones administrativas de la entidad, así como con los, con los aplicativos y demás herramientas informativas de las que hagaLa Gestión de Documentos debe inscribirse como un programa estratégico de laTener definido el sistema de administración de archivos de la entidad (centralizado).Contar con la participación de las diferentes áreas de la entidad, en especial con laestructura directiva y aquellas áreas relacionadas con las compras y suministros, la
  15. 15. PROGRAMA DECr 18 # 17-08 PBX: 8348115-Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.cobquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.coEl archivo debe contar carchivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a losfuncionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientosdocumental y la organización de los archivos, además formación en el área de laauditoria de información y manejo de procesos.Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para eladecuado desarrollo dede la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales,espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo,ubicación con relación2.2.4 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTALDada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable enla gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite lade la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en losarchivos de gestión, central, e hisaprobadas y en etapa de implementación en la Alcaldíimplementar un Programa de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectoscontemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002:2.2.5.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTALDEFINICIÓN: Generación de documentos de las instituciones en cumplimiento de susfunciones.MARCO NORMATIVO DEL PROCESOLey 43 de 1913 Sobre el uso de tinta indeleble para documentos oficialesLey 527 de 1999Artículo 7. Sobre mensajes de datos y firmas digitaCódigo PenalPROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTALPáginaCódigoFecha:Versión:-102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288antioquia.gov.co, archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluisantioquia.gov.co, prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluisEl archivo debe contar con el talento humano debidamente asignado a funciones dearchivo y con dedicación exclusiva para realizar dicha labor.La entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a losfuncionarios del archivo ampliar y mejorar sus conocimientos en aspectos de la gestióndocumental y la organización de los archivos, además formación en el área de laauditoria de información y manejo de procesos.Las instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para eladecuado desarrollo de su función, siguiendo las recomendaciones del Archivo Generalde la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales,espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo,ubicación con relación a las dependencias, mobiliario y equipo.2.2.4 TABLAS DE RETENCIÓN DOCUMENTALDada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable enla gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite lade la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en losarchivos de gestión, central, e histórico de las entidades, estas se encuentran elaboradas,aprobadas y en etapa de implementación en la Alcaldía, y por lo tanto debemos de elaborar ePrograma de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectoscontemplados en el Acuerdo AGN 039 de 2002:2.2.5.1 PRODUCCIÓN DOCUMENTALGeneración de documentos de las instituciones en cumplimiento de susMARCO NORMATIVO DEL PROCESOSobre el uso de tinta indeleble para documentos oficialesSobre mensajes de datos y firmas digitales.Página 15 de 99Código: 010-030-000Fecha: 25/09/2012Versión: 01, Fax: 8348319, Celular: 3122973288contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,www.sanluis-antioquia.gov.co.on el talento humano debidamente asignado a funciones deLa entidad deberá contar con un programa de capacitación que permita a losen aspectos de la gestióndocumental y la organización de los archivos, además formación en el área de laLas instalaciones de los archivos deben reunir las condiciones mínimas para elsu función, siguiendo las recomendaciones del Archivo Generalde la Nación, en relación con las características arquitectónicas y medioambientales,espacio, distribución de áreas de acuerdo con el flujo de los procesos del archivo,Dada la importancia de la Tabla de Retención Documental como un elemento indispensable enla gestión documental y ser un instrumento archivístico esencial que permite la racionalizaciónde la producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos en lostórico de las entidades, estas se encuentran elaboradas,a, y por lo tanto debemos de elaborar ePrograma de Gestión Documental, siguiendo las etapas y demás aspectosGeneración de documentos de las instituciones en cumplimiento de susSobre el uso de tinta indeleble para documentos oficiales.
  16. 16. PROGRAMA DECr 18 # 17-08 PBX: 8348115-Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.cobquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.coArtículos 218 a 228. Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentospúblicos.Artículo 231. Sobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.Código de Procedimiento PenalArtículo 261. Sobre el valorArtículos 262 a 263. Sobre valor probatorio de documento privado.Código de ComercioArtículo 48. Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comercialesmedios para el asiento de operacionesArtículo 51. Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.Artículo 54. Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden losprincipios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.Artículo 123. Soportes contablesDecreto 1584 de 1994ComercioDecreto 2150 de 1995Artículos 11, 12, 23 y 24.Acuerdo AGN 060 de 2001Artículos 4, 6, 9 y 14. Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en lasentidades públicas y privadas que cumplen funciones púbCircular Interna AGN No.13 de 1999húmeda.NTC 1673 “Papel y cartón: papel para escribir e imprimirNTC 2223:1986 “Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.NTC 2676 Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexiblede 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.NTC 3393. Elaboración documentos comerciales.NTC 4436 “Papel para documentos de archivPROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTALPáginaCódigoFecha:Versión:-102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288antioquia.gov.co, archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluisantioquia.gov.co, prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluisSobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentosSobre reconocimiento y copia de objetos y documentos.Código de Procedimiento PenalSobre el valor probatorio de documento público.Sobre valor probatorio de documento privado.Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comercialesmedios para el asiento de operacionesComprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden losprincipios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.Soportes contablesDocumentación indispensable Registro proponentes Cámaras dUso de formatos únicos.Acuerdo AGN 060 de 2001.Pautas para la administración de comunicaciones oficiales en lasentidades públicas y privadas que cumplen funciones públicas.Circular Interna AGN No.13 de 1999, No se deben utilizar micro puntas“Papel y cartón: papel para escribir e imprimir”.“Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexiblede 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.Elaboración documentos comerciales.“Papel para documentos de archivo: requisitos para la permanencia y durabilidad”Página 16 de 99Código: 010-030-000Fecha: 25/09/2012Versión: 01, Fax: 8348319, Celular: 3122973288contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,www.sanluis-antioquia.gov.co.Sobre las disposiciones relacionadas con falsificación de los documentosConformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales -Comprobantes y correspondencia como parte integral de la contabilidad.Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial.Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se expiden losprincipios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras dePautas para la administración de comunicaciones oficiales en lasmicro puntas o esferos de tinta“Equipos y útiles de oficina. Tinta líquida para escribir”.Durabilidad soportes, aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexiblede 90 mm. (3.5 pulgadas), características dimensionales, físicas y magnéticas”.o: requisitos para la permanencia y durabilidad”
  17. 17. PROGRAMA DECr 18 # 17-08 PBX: 8348115-Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.cobquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.coACTIVIDADESLa Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos ydocumentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.En el Anexo 1, Producción Documentaladministración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio deaquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus fuespecíficas.Creación y diseño de documentos.Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir yprocesadores de texto).Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CDdiscos ópticos, disquetes,Determinación deInstructivos para el diligenciamiento de formularios.Determinación de uso y finalidad de los documentos.Diplomática en términos de formalidad, imagcaracterísticas internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.Adecuado uso de la reprografía.Anexo 2. Normalización de la producción documentalIdentificación de dependencias productoras.Definición de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios reguladosen los manuales de procesos y procedimientos e identificados en laDirectrices relacionadas con el número de copias.Control de la producción de nuevos documentos.Determinación de la periodicidad de la producción documental.Aplicación de la polílas impresiones y copiasPROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTALPáginaCódigoFecha:Versión:-102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288antioquia.gov.co, archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluisantioquia.gov.co, prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluisLa Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos ydocumentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia.Anexo 1, Producción Documental, se orientan los formatos que son de uso común a laadministración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio deaquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus fuCreación y diseño de documentos.Medios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir yprocesadores de texto).Determinación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CDdiscos ópticos, disquetes, discos duros, microfilme, video).Determinación de tamaños, calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.Instructivos para el diligenciamiento de formularios.Determinación de uso y finalidad de los documentos.Diplomática en términos de formalidad, imagen corporativa o logotipo de la entidad,características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.Adecuado uso de la reprografía.Normalización de la producción documentalIdentificación de dependencias productoras.de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios reguladosen los manuales de procesos y procedimientos e identificados en laDirectrices relacionadas con el número de copias.Control de la producción de nuevos documentos.Determinación de la periodicidad de la producción documental.de la política interna de Cero Papel (utilizaciónlas impresiones y copias)Página 17 de 99Código: 010-030-000Fecha: 25/09/2012Versión: 01, Fax: 8348319, Celular: 3122973288contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,www.sanluis-antioquia.gov.co.La Producción Documental comprende los aspectos de origen, creación y diseño de formatos ydocumentos, conforme al desarrollo de las funciones propias de cada entidad o dependencia., se orientan los formatos que son de uso común a laadministración, que pueden ser adoptados y adaptados por cada entidad, sin perjuicio deaquellos que deben regular en los manuales de procedimientos, en desarrollo de sus funcionesMedios y técnicas de producción y de impresión (máquinas de escribir yDeterminación y selección de soportes documentales (cintas magnéticas, CD-ROM,calidad y tipos de soportes, gramaje, tintas.en corporativa o logotipo de la entidad,características internas y externas, tipo de letra, firmas autorizadas.de tipologías documentales, conforme a formatos y formularios reguladosen los manuales de procesos y procedimientos e identificados en las TRD.Determinación de la periodicidad de la producción documental.del papel reciclado para
  18. 18. PROGRAMA DECr 18 # 17-08 PBX: 8348115-Correo: alcaldia@sanluis-antioquia.gov.cobquejasreclamos@sanluis-antioquia.gov.co1. RECOMENDACIONES GENERALESCARACTERÍSTICAS PARTICULARES DEL TEXTOPapelería_ La correspondencia que produce laconstancias y certificados se elaboran en la._ Los documentos normativos (Acuerdos, Resoluciones,original y una copia en papel bond, colorrecuadro y logotipo contra el margenalcaldía en el pie de páginala Entidad)_ Las actas y los informes administrativos se elaboran en papel bond,Presentación_ Los documentos no deben presentar errores técnicos, ortográficos,puntuación._ La presentación debe ser impecable sin borrones ni repisados._ El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto (se12)._ La cinta que se utiliza para la impresión debe garantizar y mantener la_ El papel debe tener el gramaje adecuado, de acuerdo con lase utilice. Para impresora láser el_ La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el pr_ Los documentos se elaboran en papel impreso nunca en diseños_ La transmisión vía fax es un adelanto de información y exige el envíoúnico respaldo de valor probatorio.PROGRAMA DE GESTIÓNDOCUMENTALPáginaCódigoFecha:Versión:-102-104-720-768-249-Ext: 106, 108. Oficina: 207, Fax: 8348319, Celular: 3122973288antioquia.gov.co, archivo@sanluis-antioquia.gov.co contactenos@sanluisantioquia.gov.co, prensa@sanluis-antioquia.gov.co, Web: www.sanluis1. RECOMENDACIONES GENERALESCARACTERÍSTICAS PARTICULARES DEL TEXTO_ La correspondencia que produce la Alcaldía como cartas, memorandos, circulares,constancias y certificados se elaboran en la papelería establecida en original y copia_ Los documentos normativos (Acuerdos, Resoluciones, Decretos y Actasoriginal y una copia en papel bond, color blanco, tamaño carta impreso por ambas caras,recuadro y logotipo contra el margen superior izquierdo. Y derecho, y con lapágina (El formato se encuentra en la barra inicio de_ Las actas y los informes administrativos se elaboran en papel bond, tamaño carta._ Los documentos no deben presentar errores técnicos, ortográficos,La presentación debe ser impecable sin borrones ni repisados._ El tipo y el tamaño de la letra deben facilitar la lectura del texto (se_ La cinta que se utiliza para la impresión debe garantizar y mantener la_ El papel debe tener el gramaje adecuado, de acuerdo con la tecnología de impresión de quese utilice. Para impresora láser el gramaje de las copias es igual al del original (75grs.)._ La tinta negra para firmar garantiza la nitidez en el proceso de microfilmación._ Los documentos se elaboran en papel impreso nunca en diseños hechos en computador.La transmisión vía fax es un adelanto de información y exige el envíoúnico respaldo de valor probatorio.Página 18 de 99Código: 010-030-000Fecha: 25/09/2012Versión: 01, Fax: 8348319, Celular: 3122973288contactenos@sanluis-antioquia.gov.co,www.sanluis-antioquia.gov.co.CARACTERÍSTICAS PARTICULARES DEL TEXTOmemorandos, circulares,papelería establecida en original y copiaDecretos y Actas) se elaboran encarta impreso por ambas caras, con, y con la información de laen la barra inicio de cada computador detamaño carta._ Los documentos no deben presentar errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni derecomienda arial, tamaño_ La cinta que se utiliza para la impresión debe garantizar y mantener la nitidez del documento.tecnología de impresión de quegramaje de las copias es igual al del original (75grs.).microfilmación.hechos en computador.La transmisión vía fax es un adelanto de información y exige el envío inmediato del original,

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