organizacion y metodos 1

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organizacion y metodos 1

  1. 1. <ul><li>TECNICAS </li></ul><ul><li>PARA REDACTAR POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS </li></ul>
  2. 2. <ul><li>Objetivo General </li></ul><ul><li>Definir y aplicar las técnicas de definición, levantamiento y documentación de políticas y procedimientos </li></ul>
  3. 3. <ul><li>Clarificar conceptos de políticas y de procedimientos </li></ul><ul><li>Definir el contenido, formato y las técnicas para redactar las políticas </li></ul><ul><li>Definir el contenido, formato y las técnicas para redactar los procedimientos </li></ul><ul><li>Definir el contenido y el formato de manuales de políticas y procedimientos </li></ul><ul><li>Diseñar sistema de control de las políticas y los procedimientos </li></ul>Objetivos Específicos
  4. 4. <ul><li>PIRAMIDE DE DOCUMENTACION </li></ul>POLITICAS PROCEDIMIENTOS INSTRUCTIVOS FORMULARIOS-REGISTROS
  5. 5. <ul><li>FASES DEL PROYECTO DE DOCUMENTACION </li></ul><ul><li>Planeación: </li></ul><ul><li>Inventario preliminar de </li></ul><ul><li>documentos a realizar </li></ul><ul><li>Constitución del equipo de trabajo </li></ul><ul><li>Recolección de información </li></ul><ul><li>Análisis de la información </li></ul><ul><li>Documentación </li></ul><ul><li>Control, seguimiento, actualización </li></ul>
  6. 6. <ul><li>TECNICAS DE </li></ul><ul><li>LEVANTAMIENTO DE DATOS </li></ul><ul><li>Observación </li></ul><ul><li>Encuesta: Cuestionario/Entrevista </li></ul><ul><li>Consulta en documentos </li></ul><ul><li>Revisión minutas reuniones </li></ul><ul><li>Textos legales </li></ul><ul><li>Combinaciones de técnicas </li></ul>
  7. 7. <ul><li>POLITICA </li></ul><ul><li>Guía general de cómo la gerencia desea que se manejen las operaciones. Sirve de orientación al tomar decisiones sobre aspectos de la organización </li></ul>
  8. 8. <ul><li>FORMATO DE POLITICA </li></ul><ul><li>Encabezado </li></ul><ul><li>Generalidades </li></ul><ul><li>Alcance </li></ul><ul><li>Política </li></ul><ul><li>Revisiones </li></ul><ul><li>Distribución </li></ul><ul><li>Aprobaciones </li></ul>
  9. 9. <ul><li>FORMATO DE POLITICA.... </li></ul><ul><li>ENCABEZADO </li></ul><ul><li>Nombre de la compañía, título del documento, número del documento, fecha de emisión, fecha de revisión, </li></ul><ul><li>número de página, cantidad de páginas, cantidad de revisiones </li></ul>
  10. 10. <ul><li>FORMATO DE POLITICA ... </li></ul><ul><li>GENERALIDADES: </li></ul><ul><li>Breve explicación sobre el </li></ul><ul><li>asunto a normar </li></ul><ul><li>ALCANCE: </li></ul><ul><li>A quién- quienes aplica la política </li></ul>
  11. 11. <ul><li>FORMATO DE POLITICA... </li></ul><ul><li>POLITICA: </li></ul><ul><li>- Se redacta en verbo en futuro, indicando mandato </li></ul><ul><li>-Cada política se numera </li></ul><ul><li>- Cuidar de no incluir generalidad como política </li></ul><ul><li>- Evitar las notas </li></ul>
  12. 12. <ul><li>FORMATO DE POLITICA... </li></ul><ul><li>REVISION: </li></ul><ul><li>Toda política debe ser revisada y aprobada por el más alto nivel o por quien este delegue en la empresa </li></ul><ul><li>APROBACION: </li></ul><ul><li>Se indica el (los) nombre (s) y el título de quien (es) aprueban </li></ul>
  13. 13. <ul><li>FORMATO DE POLITICA... </li></ul><ul><li>DISTRIBUCION: </li></ul><ul><li>Todo aquel a quien aplica debe tener acceso fácil al documento. No necesariamente una copia. </li></ul>
  14. 14. <ul><li>Contenido : Política XXXXX </li></ul><ul><li>I. GENERALIDADES </li></ul><ul><li>II. ALCANCE </li></ul>Número Efectividad Revisión Página___ de ____ COMPAÑIA XXXXX
  15. 15. <ul><li>Número Efectivida d </li></ul><ul><li>Revisión </li></ul><ul><li>Página___ de ____ </li></ul><ul><li>III. OBJETIVO </li></ul><ul><li>IV. POLITICAS </li></ul><ul><li>V. ANEXOS </li></ul><ul><li>VI. DISTRIBUCION </li></ul><ul><li>Originado por: </li></ul><ul><li>Aprobado por: </li></ul>Contenido: Política XXXX COMPAÑIA: XXXXXXXX
  16. 16. <ul><ul><ul><ul><ul><li>Ejercicio </li></ul></ul></ul></ul></ul><ul><li>Utilizando el formato anexo, </li></ul><ul><li>redacte una política completa, </li></ul><ul><li>la que prefiera, </li></ul><ul><li>si es real de su empresa, </li></ul><ul><li>mucho mejor. </li></ul>
  17. 17. <ul><li>PROCEDIMIENTO </li></ul><ul><li>Documento que detalla el conjunto de actividades lógicas necesarias para producir un bien o servicio </li></ul><ul><li>Paso a paso para hacer algo </li></ul>
  18. 18. <ul><li>Un procedimiento siempre debe responder al esquema : </li></ul><ul><li>5 W + 1 H </li></ul><ul><li>Qué se hace </li></ul><ul><li>Quién lo hace </li></ul><ul><li>Cuándo </li></ul><ul><li>Dónde </li></ul><ul><li>Para qué </li></ul><ul><li>+ </li></ul><ul><li>Cómo lo hace </li></ul>
  19. 19. <ul><li>FORMATO DE PROCEDIMIENTO </li></ul><ul><li>ENCABEZADO: </li></ul><ul><li>Nombre de la compañía, título, número del documento, fecha de emisión, fecha de revisión, número de página, cantidad de páginas, cantidad de revisiones </li></ul>
  20. 20. <ul><li>FORMATO DE PROCEDIMIENTO.... </li></ul><ul><li>CUERPO: </li></ul><ul><li>I GENERALIDADES: Ambientación sobre el tema a tratar </li></ul><ul><li>II OBJETIVO: Fin que persigue el procedimiento ( no el proceso ) usar verbo en infinitivo </li></ul><ul><li>III ALCANCE : Inicio y fin del proceso </li></ul><ul><li>IV POLITICAS Y CONTROLES : Disposición de la alta gerencia respecto al proceso </li></ul>
  21. 21. <ul><li>FORMATO DE PROCEDIMIENTO.... </li></ul><ul><li>CUERPO: </li></ul><ul><li>V PROCEDIMIENTO </li></ul><ul><li>Responsable :título del puesto que realiza cada paso </li></ul><ul><li>Actividad: descripción de cada paso (5w+1h) </li></ul><ul><li>VI ANEXOS: Lista de formularios usados en el proceso, en el orden en que fueron nombrados </li></ul>
  22. 22. <ul><li>FORMATO DE PROCEDIMIENTO... </li></ul><ul><li>CUERPO: </li></ul><ul><li>VII DISTRIBUCION : Autorizados a poseer copia controlada </li></ul><ul><li>VIII APROBACION: Nombres y puestos de quienes aprueban el documento </li></ul><ul><li>Generalmente quienes aprueban son los mismos que revisan </li></ul>
  23. 23. Contenido: XXXXXXXXX NUMERO: EFECTIVIDAD: REVISION: PAGINA: ____DE ____ COMPAÑIA: XXXXXXXX <ul><li>I. GENERALIDADES </li></ul><ul><li>II. ALCANCE </li></ul><ul><li>III. OBJETIVO </li></ul>
  24. 24. <ul><li>IV. POLITICAS Y CONTROLES </li></ul><ul><li>V. PROCEDIMIENTO </li></ul><ul><ul><ul><li>RESPONSABLE ACTIVIDAD </li></ul></ul></ul>Contenido: XXXXXXXXX NUMERO: EFECTIVIDAD: REVISION: PAGINA: ____DE ____ COMPAÑIA: XXXXXXXX
  25. 25. VI. ANEXOS VII. DISTRIBUCION Originado por: Aprobado por: _________________ _____________________ Contenido: XXXXXXXXX NUMERO: EFECTIVIDAD: REVISION: PAGINA: ____DE ____ COMPAÑIA: XXXXXXXX
  26. 26. <ul><li>Ejercicio </li></ul><ul><li>Redacte cada parte de un procedimiento real, utilizando el formato anexo </li></ul>
  27. 27. <ul><li>GUIA PARA DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOS </li></ul><ul><li>Identificar proceso a documentar </li></ul><ul><li>Asignar título corto y explicativo </li></ul><ul><li>Determinar políticas que apliquen </li></ul><ul><li>Si las políticas ya fueron documentadas, pueden referenciarse </li></ul><ul><li>Levantar información </li></ul><ul><li>Determinar alcance. Relación con otros procesos </li></ul>
  28. 28. <ul><li>GUIA PARA DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOS </li></ul><ul><li>Obtener y/o diseñar formularios y/o reportes </li></ul><ul><li>Redactar paso a paso del proceso. Mantener secuencia lógica </li></ul><ul><li>Subdividir en sub-títulos, si aplica </li></ul><ul><li>Evitar las notas explicativas </li></ul>
  29. 29. <ul><li>GUIA PARA DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOS </li></ul><ul><li>Mencionar anexos en el orden que </li></ul><ul><li>aparecen en el proceso y con el mismo nombre </li></ul><ul><li>Controlar número de pasos </li></ul><ul><li>No documentar excepciones </li></ul><ul><li>Evitar lenguaje coloquial </li></ul>
  30. 30. <ul><li>GUIA PARA DOCUMENTAR PROCEDIMIENTOS </li></ul><ul><li>Evitar términos rebuscados </li></ul><ul><li>No incluir políticas como pasos </li></ul><ul><li>Evitar las referencias, si se usan, deben ser de pasos anteriores </li></ul>
  31. 31. <ul><li>TIEMPO VERBAL </li></ul><ul><li>Cada paso del procedimiento se redacta: en tiempo presente, </li></ul><ul><li>modo indicativo, </li></ul><ul><li>3ra. Persona del singular </li></ul><ul><li>Ej. </li></ul><ul><li>Recibe facturas junto a </li></ul><ul><li>listado y verifica que todas </li></ul><ul><li>estén incluidas </li></ul>
  32. 32. <ul><li>INSTRUCTIVOS DE TRABAJO </li></ul><ul><li>Describen de manera detallada los </li></ul><ul><li>pasos para realizar una actividad muy operativa o muy delicada, en la que debe cuidarse cada detalle. </li></ul><ul><li>Puede acompañarse de fotos, esquemas, gráficos, dibujos </li></ul>
  33. 33. <ul><li>CONTROL DE POLITICAS Y PROCEDIMIENTOS </li></ul><ul><li>Copias controladas </li></ul><ul><li>Copias no controladas </li></ul><ul><li>Sellos de identificación </li></ul><ul><li>Asegurar eliminación de documentos obsoletos </li></ul><ul><li>Definir matriz de distribución </li></ul>

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