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Sensibilizacion sobre cero papel

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Sensibilizacion sobre cero papel

  1. 1. www.prodinfo.orgCel 314 853 15 27 - Cali – Colombia ceropapel@prodinfo.org FAVOR NO IMPRIMIR (Cultura Cero Papel)
  2. 2. PLANEACION ESTRATEGICA: El concepto y la aplicación del ciclo vital del documento en los Archivos Origen TP Temporalidad TS Destino Primera edad Segunda edad Tercera edad Valor primario Valor primario Valor Secundario Archivos de gestión Archivo Central Archivo Histórico o (oficinas) permanente 1A+A Hasta 10 A + V A partir de 20 A 100 % 70 % 15 % Oficinas S- S- Local Independiente Local Independiente Secretarias y PN Tecnólogos Archivistas SN Archivista Profesional auxiliares y/o Técnicos en archivo administrativos Archivos Administrativos Archivos Históricos Archivo Total Integrado Gestión de Documentos VS Gestión de Archivos* Normas de Aplicación:Ley general de Archivos 594 del 2000 Indicadores:Acuerdo No. 039 elaboración y aplicación de las TRD TP – Transferencia primariaAcuerdo No. 060 administración de las comunicaciones TS – Transferencia secundariaCircular No. 004 de 2003 Organización de las Historias Laborales S – PN – Selección primer nivelAcuerdo 42 de 2002 criterios organización archivos de gestión y se regula Inventario Único Documental S – SN – Selección segundo nivelISO 15489 2004 A + A – Años mas ActivaNorma técnica de calidad en la gestión publica NTCGP 1000:2004 A + V – Años mas vigencia
  3. 3. REFLEXION• Una de las consecuencias por no aplicar bien el PGD en los archivos de gestión (oficinas) es que los empleados, por la cantidad de carpetas, AZ´s y documentos almacenados en sus oficinas, merman su capacidad de trabajo, evadiendo o postergando, trabajando a ritmo lento su propia actividad sin darse cuenta y se toma como normal las demoras, perdidas de tiempo, demora en los tramites y repetición innecesaria de procesos.• Ejemplo:
  4. 4. ESTADO DE LOS ARCHIVOS DE OFICINAS1. En cada oficina se encuentran documentos sin 2. Organizados sin establecer una política archivísticaprocesos archivisticos3. Causando crecimiento incontrolado de la información 4. Daños en los documentos y demora al momento de consultar A pesar de que el 90% de la información de valor para las empresas se encuentra en sus documentos, y que estos son una fuente esencial tanto para la mejora de la eficacia como para el incremento del conocimiento, la NORMALIZACIÓN sigue siendo un tema pendiente en muchas organizaciones.
  5. 5. ESTADO DE UN ARCHIVO DE GESTION 1. Los documentos se encuentran apilados 2. No hay un orden ni clasificación documental 3. Hay demasiada acumulación siendo vulnerable a riesgos en contra de la información 4. la búsqueda y recuperación de documentos es muy lenta El constante aumento de producción documental, y la multiplicación de soportes y tecnologías para explotarlos (fax, fotocopiadoras, correos electrónicos, listados), supone manejar unas masas documentales cada vez más grandes y complejas.
  6. 6. 18 AGOSTO 2012- REVISTA SEMANAEl altísimo costo de la tintaLas empresas que hacen máquinas impresoras están en aprietoseconómicos por el costo de la tinta.En Estados Unidos, por ejemplo, se acaba de divulgar un datointeresante. HP está enfrentando serios problemas en su línea deimpresoras debido a los exagerados costos de los repuestos,especialmente las tintas. Para dar un ejemplo, una onza desangre vale 17 dólares, una onza de plata 34 dólares, mientrasque una onza de tinta HP vale 80 dólares.http://www.semana.com/confidenciales-semanacom/altisimo-costo-tinta/182844-3.aspx
  7. 7. EL PAPEL: SU MAYOR ENEMIGO LA DUPLICIDAD DOCUMENTAL• Consumir menos papel, un objetivo esencial para el planeta• Menos papel: mejor planeta FAVOR NO IMPRIMIR (Cultura Cero Papel)• Imprimir menos, ahorrar más• Ley 99 de 1993, destinada a orientar la política ambiental del país. TITULO II, Artículo 3, Concepto de Desarrollo SostenibleSe entiende por desarrollo sostenible el que conduzca al crecimiento económico, ala elevación de la calidad de vida y al bienestar social, sin agotar a la base derecursos naturales renovables en que se sustenta, ni deteriorar el medioambiente o el derecho de las generaciones futuras a utilizarlos para la satisfacciónde sus propias sus necesidades.
  8. 8. EN LA DUPLICIDAD HAY DESORDEN DOCUMENTAL
  9. 9. EN LA DUPLICIDAD NO HAY SISTEMA DE GESTION DOCUMENTAL
  10. 10. EN LA DUPLICIDAD HAY PREOCUPACION Y CARGA LABORAL DUPLICIDAD
  11. 11. EN LA DUPLICIDAD SE AUMENTA EL RIESGO DEL DESORDEN
  12. 12. EN LA DUPLICIDAD HAY STRES Y CARGA LABORAL
  13. 13. EN LA DUPLICIDAD HAY REPRESAMIENTO DE DOCUMENTOS Y REPETICION DE PROCEDIMIENTOS
  14. 14. CUANDO HAY DUPLICIDAD: NO SE SABE POR DONDE BUSCAR
  15. 15. EN LA DUPLICIDAD HAY EXTRAVIO DOCUMENTAL
  16. 16. EN LA DUPLICIDAD HAY ACUMULACION EXCESIVA E INNECESARIA DE DOCUMENTOS
  17. 17. EN LA DUPLICIDAD NO HAY CONTROL DE COPIAS O FOTOCOPIAS DE DOCUMENTOS
  18. 18. UD CONTROLA LOS DOCUMENTOS …O ELLOS LOCONTROLAN A UD
  19. 19. NUNCA DECIDA UD SOLO LA SOLUCION
  20. 20. LA DUPLICIDAD ELEVA COSTOS EN EMPASTADO, ARCHIVADO Y ESPACIO
  21. 21. LA DUPLICIDAD ELEVA COSTOS EN ESTANTERIA, CARPETAS, AZ´s, ARCHIVADORES Y CAJAS DE ARCHIVO
  22. 22. EN LA DUPLICIDAD HAY ACUMULACION DOCUMENTAL SIN TRATAMIENTO ARCHIVISTICO
  23. 23. FONDOS ACUMULADOS: LO QUE CAUSA LA DUPLICIDAD
  24. 24. EN LAS EMPRESAS ESTE TRABAJO SE LO DELEGAN A UNA PERSONA Y DEBE SER UN COMPROMISO DE TODOS
  25. 25. POR ELLO LAS EMPRESAS SE VEN OBLIGADAS A CREAR BODEGAS DE ARCHIVOS
  26. 26. PORQUE SE DEBE COMBATIR HOY EN DIA LA DUPLICIDAD DOCUMENTAL? La normatividad mundial está obligando a las empresas a volverse más ecológicas ( producir menos papel)
  27. 27. NO PERMITA EL MANEJO DESCONTROLADO DEL PAPEL EN SU OFICINA O EMPRESA, TARDE QUE TEMPRANO SERA AFECTADO SU ENTORNO
  28. 28. NO ESPERE QUE ELPROBLEMA GANE VENTAJA, TOME DICISIONESPERSONALES, LABORALES, GRUPALES, COLECTIVAS Y ECONOMICAS EN BENFICIO DEL CERO PAPEL
  29. 29. POR FAVOR EMPIECE DESDE YA A DESARROLLAR UNA CONCIENCIADEL USO RACIONAL DEL PAPEL EN SU EMPRESA Y VIDA PERSONAL
  30. 30. RECUERDE QUE POR UTILIZAR TANTO PAPEL INCIDE EN QUE SUSCLIENTES Y USUARIOS TENGAN QUE ESPERAR QUE UD REALICE TRAMITES MANUALES EN VEZ DE ELECTRONICOS
  31. 31. NUNCA LA SOLUCION SERÁ COMPRAR MAS ARCHIVADORES
  32. 32. NO LLEVE LA CARGA USTED SOLO
  33. 33. NO SIGA INSISTIENDO EN IMPRIMIR SOLO POR ARCHIVAR Y GUARDAR
  34. 34. LO IDEALESTO NO ES LO IDEAL
  35. 35. REDUZCA LA COMPRA DE AZ´S
  36. 36. DETECTE OFICINAS O EMPLEADOS QUE CONSUMEN DEMASIADO PAPEL Y AYUDELES SENSIBILIZANDOLOS O CON SU PROPIO EJEMPLO
  37. 37. NUESTRO PAIS ES UNO DE LOS MAS RICOS EN BIODIVERSIDAD Y SI ES SU PAIS, CUIDELO POR SUS FUTURAS GENERACIONES
  38. 38. NO ES TAN COSTOSO IMPLEMENTAR CERO PAPEL
  39. 39. EN SUS MANOS HAY MUCHAS IDEAS Y SOLUCIONES PARA ELIMINAR LA DUPLICIDAD Y LOGRAR CADA DIA USAR MENOS PAPEL
  40. 40. EL MANEJO DE LA GESTION DOCUMENTAL EMPRESARIAL1. Las empresasnecesitan autoevaluar suactual Sistema de Gestiónpara los Documentos yproveerse de serviciosprofesionales que les 2. También las empresasimplementen políticas, de la Industria de laestrategias, normas y Documentaciónprocedimientos que necesitan profesionalesmejoren el tramite diario con un alto grado dede su información preparación en lascorporativa minimizando técnicas y tecnologías enel uso del papel. la gestión de la documentación electrónica (CERO PAPEL) para dar respuesta a las necesidades de sus clientes.
  41. 41. SOLO NECESITA UN PC Y DESARROLLAR UNA CULTURA CERO PAPEL
  42. 42. EVITEMOS LLEGAR A ESTO
  43. 43. DEJESE AYUDAR
  44. 44. La Oficina del Futuro es menos papel, brindando manejo mas seguro de tu información, mas desarrollo laboral y mas creatividad del empleado
  45. 45. La Oficina del Futuro es menos papel, masproductividad y mejor desarrollo de tu capacidad
  46. 46. La Oficina del Futuro es menos papel,mas creatividad, mas amabilidad y mejor disponibilidad frente al cliente
  47. 47. La Oficina del Futuro es menos papel, mas honestidad, transparenciay veracidad brindándole mayor seguridad y confianza a sus clientes
  48. 48. La Oficina del Futuro es menos papel, brindando un ambiente mas sano, mas limpio, mas ordenado y mas acogedor
  49. 49. Si una Empresa no gestiona sus documentos con una visiónestratégica, no podrá aumentar la productividad de suempleados y reducir costos, ni ofrecerles las herramientasnecesarias para prestar un mejor servicio al cliente y obtenerventajas competitivas.
  50. 50. Las empresas de hoy deben ser capaces de sacar provecho del contactoaumentado de sus empleados con la documentación , lograr crecer en masconocimiento y explotarlo frente a sus competidores.
  51. 51. CON LA OFICINA CERO PAPEL : El individuo adquiere contactoaumentado de información clara, exacta y precisa.
  52. 52. Implementar en la empresa Cero Papel, conllevara a la oficina del futuro y por consiguiente auna nueva forma de trabajar del individuo haciéndolo más racional, más ágil, mas capaz, masautónomo e inteligente y más productivo LA OFICINA DEL FUTURO
  53. 53. Implementar en la empresa Cero Papel, evitará frenar el cumulo del gasto invisible del papel
  54. 54. www.prodinfo.org FAVOR NO IMPRIMIRCel 314 853 15 27 - Cali – Colombia (Cultura Cero Papel) ceropapel@prodinfo.org

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