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Administracion de proyectos

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En cada aspecto de nuestra actividad diaria, tenemos claros ejemplos de aquello que podemos considerar proyectos, pero es importante tener identificado que estos se pueden confundir con funciones, procesos y actividades que no cumplen con un importante atributo de un proyecto: tiempo de inicio y tiempo de terminación, esto es, la temporalidad en un proyecto está determinada y definida con un límite de tiempo de realización.

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Administracion de proyectos

  1. 1. ADMINISTRACIÓN DE PROYECTOS TECNICA PERT-CPM Bloque 1. Proyecto desde el enfoque de administración El proyecto desde el enfoque de la Administración. En cada aspecto de nuestra actividad diaria, tenemos claros ejemplos de aquello que podemos considerar proyectos, pero es importante tener identificado que estos se pueden confundir con funciones, procesos y actividades que no cumplen con un importante atributo de un proyecto: tiempo de inicio y tiempo de terminación, esto es, la temporalidad en un proyecto estádeterminada y definida con un límite de tiempo de realización. Por ejemplo, hay quienes consideran proyecto al proceso de venta de un producto, sin embargo, esta acción constituye una serie de etapas que se realizan de forma secuencial y permanente dentro del flujo de procedimientos definidos dentro de una organización. No hay temporalidad limitada. Sin embargo, la campaña de mercadotecnia para promover el producto si puede estar contenido en un proyecto con fecha de inicio y de fin, ya que este constituye una actividad que va evolucionando de acuerdo a la respuesta del contexto, y por tanto no puede ser permanente. Dado lo anterior, Un proyecto es un esfuerzo temporal que se lleva a cabo para crear un producto, servicio o resultado único. La naturaleza temporal de los proyectos implica que un proyecto tiene un principio y un final definidos. El final se alcanza cuando se logran los objetivos del proyecto, cuando se termina el proyecto porque sus objetivos no se cumplirán o no pueden ser cumplidos, o cuando ya no existe la necesidad que dio origen al proyecto. Asimismo, se puede poner fin a un proyecto si el cliente (cliente, patrocinador o líder) desea terminar el proyecto. Que sea temporal no significa necesariamente que la duración del proyecto haya de ser corta. Se refiere a los compromisos del proyecto y a su longevidad. En general, esta cualidad de temporalidad no se aplica al producto, servicio o resultado creado por el proyecto; la mayor parte de los proyectos se emprenden para crear un resultado duradero. Por ejemplo, un proyecto para construir un monumento nacional crearáun resultado que se espera perdure durante siglos. Por otra parte, los proyectos pueden tener impactos sociales, económicos y ambientales susceptibles de perdurar mucho más que los propios proyectos. Finalmente, Un proyecto debe contener un resultado final y definitivo, Cada proyecto genera un producto, servicio o resultado único. El resultado del proyecto puede ser tangible o intangible. Aunque puede haber elementos repetitivos en algunos entregables y actividades del proyecto, esta repetición no altera las características fundamentales y únicas del trabajo
  2. 2. del proyecto. Por ejemplo, los edificios de oficinas se pueden construir con materiales idénticos o similares, y por el mismo equipo o por equipos diferentes. Sin embargo, cada proyecto de construcción es único, posee una localización diferente, un diseño diferente, circunstancias y situaciones diferentes, diferentes interesados, etc. El tiempo como recurso El tiempo como recurso Todo proyecto requiere de una inversión de recursos, estos pueden ser humanos, materiales, insumos, tecnología, financieros, pero el más valioso y no recuperable es el tiempo. No es fácil dimensionar su mejor optimización, y tampoco el aprovechamiento. El tiempo es un recurso sujeto a la percepción no solamente emanado del pensamiento de quienes lo utilizan, también del contexto del cual se deriva. El ciclo de vida de un proyecto es la serie de fases por las que atraviesa un proyecto desde su inicio hasta su cierre. Las fases son generalmente secuenciales y sus nombres y números se determinan en función de las necesidades de gestión y control de la organización u organizaciones que participan en el proyecto, la naturaleza propia del proyecto y su área de aplicación. Las fases se pueden dividir por objetivos funcionales o parciales, resultados o entregables intermedios, hitos específicos dentro del alcance global del trabajo o disponibilidad financiera. Las fases son generalmente acotadas en el tiempo, con un inicio y un final o punto de control. Un ciclo de vida se puede documentar dentro de una metodología. Se puede determinar o conformar el ciclo de vida del proyecto sobre la base de los aspectos únicos de la organización, de la industria o de la tecnología empleada. Mientras que cada proyecto tiene un inicio y un final definidos, los entregables específicos y las actividades que se llevan a cabo variarán ampliamente dependiendo del proyecto. El ciclo de vida proporciona el marco de referencia básico para dirigir el proyecto, independientemente del trabajo específico involucrado. Tener una clara concepción de la importancia del tiempo, permite a todo administrador contar con el mejor de los recursos para establecer indicadores de avance y de desempeño, es además un excelente elemento y marco de referencia para, de forma cuantitativa y medible, realizar evaluación objetivo sobre el éxito en el proceso de un proyecto. Para mejor operar el recurso del tiempo es indispensable que: • Se defina una unidad de medida • Se establezca en términos cuantificables El factor humano
  3. 3. Es importante considerar que si bien el tiempo es un factor que se constituye en importante herramienta de evaluación de proceso y resultado, es a fin de cuentas el factor humano el que ejecuta la acción. ¿Qué puede ser un proyecto? La construcción de una casa, la organización de una boda, campaña política, creación de una empresa, una guerra, etc. toda aquella actividad que demande la inversión de recursos enfocados a un fin definido ya sea en éxito de un indicador (incremento en ventas, ganar una elección) o producto tangible (casa, boda). El factor determinante para la administración del proyecto es el nivel del conocimiento que se tema sobre la naturaleza del mismo y su operación. Es por ello que el líder del mismo deberá tener experiencia previa suficiente que le permita discernir sobre el tiempo de cada paso en su desarrollo, las implicaciones en la asignación del factor humano, la secuencia en las actividades. No hay límite en el número de actividades, siempre y cuando el tiempo si tenga un límite, aunque amplio, visible para la conclusión del proyecto. El éxito se construirá al lograr el mejor vínculo entre el recurso tiempo y el recurso humano. Ambos deberán estar debidamente coordinados de tal forma que no solamente se complementen, sino que derivado de la interacción se multiplique su efecto productivo en el resultado del proyecto. Dentro de la gestión de los recursos humanos se proporcionan los atributos de la dotación de personal del proyecto, los salarios y las compensaciones/reconocimientos correspondientes, componentes necesarios para el desarrollo de las estimaciones de costos del proyecto. Es importante realizar un proceso estructurado de reclutamiento así como de capacitación. El desarrollo de estos procesos permitirá el mejor aprovechamiento de las fortalezas de cada miembro del equipo, enfocados al alcance de los resultados establecidos. Bloque 2. Definiendo los conceptos clave Se ha concluido una etapa clave en el desarrollo del proyecto: su concepción, es tiempo de pasar a concretar su realización. Como se refirió en el Tema 1, es necesario que quien planee y diseñe la realización del proyecto tenga pleno conocimiento sobre las implicaciones y operación de la actividad. Esto es, por ejemplo, si alguien planea la construcción de una casa, es necesario que ya haya participado en la construcción de otras casas, lo mismo para quien desee organizar una boda, es necesario que ya haya organizado otras fiestas.
  4. 4. El primer paso es determinar cada una de las actividades involucradas en el proyecto, lo más deseable es que cada actividad represente una acción específica. Ejemplo: Si va a realizar un proyecto que demande una etapa de investigación, en lugar de referir la actividad: • Aplicación Encuesta Deberáespecificar: • Diseño de Encuesta • Aplicación Encuesta • Computo de Resultados Lo anterior se recomienda ampliamente ya que si sólo se refiere a la "Aplicación de Encuesta" para englobar todo, se puede obviar que solo una persona realiza la acción, ademásde no dimensionar el impacto del tiempo asignado tanto en el diseño del instrumento como en el cómputo de los resultados. También, a cada actividad se le debe asignar una clave, para fines de nomenclatura. A continuación se define la duración de cada actividad. Esta duración debe contar con la misma unidad de medida para todas las actividades, esto es, horas, días, semanas. Para todo el proyecto se considera una sola unidad. Finalmente, se define la secuencia de las actividades. Para cada actividad indique qué actividad(es) debe(n) haber sido concluida(s) totalmente para poder iniciar la siguiente. Ejemplo: Proyecto: Construcción casa Clave Actividad Descripción Actividad Duración (Días) Actividad Requisito A Limpieza del Terreno 5 ------- B Nivelación del Terreno 8 A A continuación se presenta un desarrollo considerando un proyecto "X", esto es, independientemente de la naturaleza del proyecto, estamos revisando su estructura: Actividad Duración Requisito A 1 0 B 1 0
  5. 5. C 2 A D 1 A,B E 3 B F 2 D G 1 E H 4 F,C I 2 H J 5 I K 1 H Bloque 3. Las Actividades y su Duración Conceptos Básicos Ya considerando lo requerido para integrar un proyecto, se procede a organizar el mismo en base a los tiempos que demanda no solamente cada actividad, también el tiempo entre las mismas y másaún, el tiempo que todo el proyecto requiere en conjunto. Las actividades primarias son aquellas que se van a realizar en la duración establecida. Forman parte del proceso y su ejecución demanda de inversión en recursos financieros y de personas. Las actividades predecesoras son aquellas cuya ejecución debe de concluir al 100% para que una primaria pueda iniciar. Estas actividades predecesoras pueden a su vez ser primarias que pudieran requerir de otras predecesoras. La duración de la actividad es un valor fijo, independientemente de la duración de las actividades predecesoras. Un ejemplo para ilustrar la secuencia es: Activida d Descripción Duración Requisito A Limpieza de Terreno 2 - B Compra de materiales 1 - C Nivelación de Terreno 2 A D Construcción de Cimientos 1 A,C E Construcción de Drenajes 3 B,D Con este esquema se estaráiniciando a construir la planeación de las actividades. IMPORTANTE: Recuerde que solo con la experiencia y conocimiento pleno de la naturaleza de la actividad se estaráen posición de definir con la claridad necesaria tanto la duración como los requerimentos requisito para su realización. Bloque 3. Las Holguras del Proyecto La Holgura
  6. 6. En todo proyecto se cuenta con actividades que aun siendo paralelas en su realización, estas no empiezan y terminan al mismo tiempo, generando tiempo disponible entre actividades. A este lapso de tiempo se le denomina holgura y se clasifica en dos categorías: • Holgura Total • Holgura Libre Holgura Total Para cualquiera de los caminos o rutas del cronograma, la flexibilidad se mide por la cantidad de tiempo que una actividad del cronograma puede retrasarse o extenderse respecto de su fecha de inicio temprana sin retrasar la fecha de finalización del proyecto ni violar restricción alguna del cronograma, lo que se denomina "holgura total”. Una ruta crítica se caracteriza generalmente por el hecho de que su holgura total es igual a cero. Holgura Libre Es la cantidad de tiempo que se puede retrasar una actividad del cronograma dentro de un mismo camino o ruta de red sin retrasar la fecha de inicio temprana de cualquier actividad subsiguiente inmediata dentro de dicha ruta de red. Bloque 4. Diseñando el nodo El Nodo de la Actividad El método de la ruta crítica CPM (Critical Path Method) es un algoritmo basado en la teoría de redes diseñado para facilitar la planificación de proyectos. El resultado final del CPM será un cronograma para el proyecto, en el cual se podrá conocer la duración total del mismo, y la clasificación de las actividades según su criticidad Cada nodo representa una actividad, esto es, cada uno de los registros de la tabla de actividades, quedando en claro que el uso de la clave simplifica la Descripción de la Actividad:
  7. 7. Todos los nodos deben tener flecha de entrada y flecha de salida, excepto los nodos de Inicio y de Fin. Siguiendo con nuestro ejemplo de curso: Activida d Descripción Duración (semanas) Requisito A Limpieza de Terreno 2 - B Compra de materiales 1 - C Nivelación de Terreno 2 A D Construcción de Cimientos 1 B,C E Construcción de Drenajes 3 D En los nodos A y B, el TPI es igual a "0", ya que inician en el tiempo "0" del proyecto. Al TPI se le suma la Duración, quedando:
  8. 8. Y así consecutivamente para el resto de las actividades. Para las actividades el TPI recibe los valores de las TPT del nodo predecesor:
  9. 9. Para la actividad D se toma la decisión de considerar al TPT mayor, en la reflexión de que ambas actividades tienen que estar totalmente concluidas para dar inicio la siguiente, por la tanto su TPI es igual a 4 ya que la actividad C termina en el tiempo 4. IMPORTANTE: Al continuar con el ejercicio se llega al nodo final acumulando 8 semanas, en caso de haber simplemente sumado las duraciones de todas las actividades, la duración habría sido 9 semanas. A continuación se da inicio al cálculo de regreso en la ruta, esto es, del nodo Fin al INICIO: En el TUT se va recibiendo el TUI del nodo siguiente, esto es, para B, el TUT es igual a 4 que es el TUI de la actividad D, y se resta un 1 y queda el TUI de B en 3. Los nodos de inicio y fin son como "comodines" que no contienen actividades en sí, pero que son marco de referencia para comenzar y cerrar el proyecto. Con esta metodología se obtiene una duración total del proyecto de 8 semanas.
  10. 10. Para la actividad D se toma la decisión de considerar al TPT mayor, en la reflexión de que ambas actividades tienen que estar totalmente concluidas para dar inicio la siguiente, por la tanto su TPI es igual a 4 ya que la actividad C termina en el tiempo 4. IMPORTANTE: Al continuar con el ejercicio se llega al nodo final acumulando 8 semanas, en caso de haber simplemente sumado las duraciones de todas las actividades, la duración habría sido 9 semanas. A continuación se da inicio al cálculo de regreso en la ruta, esto es, del nodo Fin al INICIO: En el TUT se va recibiendo el TUI del nodo siguiente, esto es, para B, el TUT es igual a 4 que es el TUI de la actividad D, y se resta un 1 y queda el TUI de B en 3. Los nodos de inicio y fin son como "comodines" que no contienen actividades en sí, pero que son marco de referencia para comenzar y cerrar el proyecto. Con esta metodología se obtiene una duración total del proyecto de 8 semanas.

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