Estructura organizativa y procesos administrativos en empresas

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA
SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN
Procedimiento Ejecución de la Formación Profesional Integral
GUÍA DE APRENDIZAJE
Versión: 02
Código: GFPI-F-019
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Programa de Formación: Técnico en Asistencia
Administrativa
Código: 122121
Versión: 2
Nombre del Proyecto:
Desarrollo e
implementación de
estrategias operativas
para la gestión
administrativa.
Código: 666872
Fase del proyecto: ANÁLISIS
Actividad (es) del Proyecto:
Clasificar las áreas de gestión
de una empresa.
Actividad (es) de
Aprendizaje:
Analizar la estructura
organizativa de acuerdo a
las políticas de la
organización.
Ambiente de
formación
Ambiente de
aprendizaje
suministrado
por el colegio
articulado
MATERIALES DE FORMACIÓN
DEVOLUTIVO
. Equipos de
proyección
(video beam)
audiovisual.
. Computador
.Reproductor
portátil
CONSUMIBLE
.Hojas
Sobres
Cartulina
plastilina
Papel seda
Resultados de Aprendizaje:
Identificar las funciones,
procedimientos, ubicación
orgánico-funcional y
dependencias asociadas a la
unidad administrativa dentro
de la organización y su
entorno.
Competencia:
Producir documentos que
se originen de la función
administrativa siguiendo la
norma técnica y la
legislación vigente.
Duración de la guía: 80 Horas
GUÍA DE APRENDIZAJE Nº 01
1. IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE
2. INTRODUCCIÓN

Proceso Gestión de la Formación Profesional Integral
Versión: 02
Código: GFPI-F-019
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Apreciado aprendiz a través de esta guía de aprendizaje queremos darle la bienvenida a la exploración de
conocimientos y saberes en el programa de asistencia administrativa; aquí iniciamos una aventura más en
cada una de sus vidas que alimentará de conocimientos (el saber) y experiencias (saber hacer) su perfil
profesional y personal, es decir, el propio ser. En esta carrera técnica encontrará la satisfacción de aprender
durante el transcurso de dos años diferentes contenidos que alimentarán su conocimiento y que le
ayudarán a ubicarse en un entorno laboral con el objetivo de aumentar su productividad y efectividad
dentro de una organización.
Asistencia Administrativa es un programa que le facilitará desempeñarse, como su nombre lo indica, en un
asistente administrativo, auxiliar de información, atención en servicio al cliente, asistente personal y
planeación administrativa. Así mismo durante su formación profesional usted desarrollará competencias y
habilidades de atención y servicio al cliente, procesando información, contabilizando las operaciones de la
empresa, produciendo documentos, organizando eventos y documentos de una empresa.
Por ello iniciaremos conociendo los inicios de la administración en el mundo y los diferentes enfoques que
permitieron el avance y la conformación de las empresas u organizaciones en diferentes campos
industriales y comerciales.
3.1 Actividades de Reflexión inicial.
Usted como miembro de una familia cuenta con el apoyo de unos padres y hermanos, igualmente cuenta
con abuelos maternos y paternos donde tienen otros parientes, analice dentro de esa enorme familia
¿cómo ha sido el manejo de la unidad familiar, ¿quién da las ordenes?, ¿quién trae el dinero a casa?,
¿cómo se toman las decisiones?, ¿ quiénes toman las decisiones y quiénes las acatan?
Después de reflexionar y socializar usted puede concluir que la familia es una organización, en ella se
refleja un orden, unos compromisos, unas líneas de autoridad, una historia familiar que afecta, bien o mal,
el desarrollo diario de las actividades familiares.
Lo invito a observar el video “La Administración a través de la historia”
http://www.youtube.com/watch?v=GvqgklR3enk identificando factores importantes en el surgimiento y
avance de la generación de empresa de acuerdo a cada uno de los contextos en que se desarrolla.
Después de reflexionar sobre el proceso de administración y conocer puntos claves en su generación, en
grupos GAES organizarán una interpretación de un momento u experiencia en donde se utilice la
administración como ejercicio clave para la solución de conflictos o situaciones. Ejemplo: la administración
3. ESTRUCTURACIÓN DIDÁCTICA DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

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Código: GFPI-F-019
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en la familia, en una empresa, en una comunidad, a nivel personal, entre otros
3.2 Actividades de contextualización e identificación de conocimientos necesarios para el aprendizaje.)
Después de conocer cuáles son los pasos esenciales para generar la administración en la vida propia y por
supuesto en los entornos laborales u organizaciones es importante que usted, querido aprendiz, que se
está formando como asistente administrativo conozca el entorno empresarial, los cargos, las funciones y
niveles jerárquicos dentro de las organizaciones y empresas a las cuales se verá enfrentado en su
desarrollo profesional. Por esto es importante que en esta parte del aprendizaje usted conozca de:
¿Cuáles políticas de la organización afectan el desempeño como asistente administrativo dentro de una
estructura organizacional?
Resolver una pregunta esencial, es abarcar una serie de contenidos conceptuales, procedimentales y
actitudinales de manera global, compleja que no necesariamente puede dar como respuesta a un SI y a un
NO, entonces se le invita a revisar las preguntas secundarias, hacia donde se dirige el propósito de esta
guía de aprendizaje, a pensar sobre las respuestas que surjan de su participación en las actividades
propuestas en su proceso de aprendizaje.
- ¿Por qué son importantes los manuales de funciones, procesos y procedimientos en un puesto de
trabajo?
- ¿Por qué se debe conocer la estructura orgánica-funcional de una empresa?
- ¿Cuál es la relevancia de conocer la matriz DOFA de una empresa?
- ¿Cuáles son los recursos que se hacen necesarios para el desarrollo de las actividades propias de
los manuales de funciones, procesos y procedimientos?
- ¿Cómo establecer las prioridades en la ejecución de las actividades resultantes de los manuales de
funciones, procesos y procedimientos?
- ¿Cuál es la importancia de conocer las políticas, normas y lineamientos de la Organización?
- ¿Cómo se identifica la diferencia entre actos administrativos y académicos?
De acuerdo al desarrollo de las actividades de aprendizaje propuestas en esta guía y haciendo uso de los
apuntes e investigaciones propias, usted comprenderá las respuestas a estas preguntas que son parte del
contenido que se va a desarrollar a los largo del proceso de aprendizaje, por lo cual al finalizar esta
actividad de aprendizaje deberá entregar en una hoja las respuestas a las preguntas anteriormente

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planteadas, con sus propias palabras.
3.3 Actividades de apropiación del conocimiento (Conceptualización y Teorización).
Una vez entendido el objeto de conocimiento con la ayuda del glosario que se incluye al finalizar esta
guía de aprendizaje explique y amplié con sus palabras los términos más importantes que utilizaremos en
la comprensión del vocabulario para el desarrollo de esta competencia. Teniendo claro el significado de
cada uno de los términos, de manera individual, crearán un crucigrama en donde se involucren 10
palabras relacionadas con nuestro objeto de conocimiento. A l finalizar se intercambiarán los trabajos con
el fin de intercambiar conocimientos.
CONCEPTOS QUÉ ES
¿Qué es un proceso
administrativo?
¿Qué significa el
término Empresa?
¿Qué es planeación?
¿Qué es organización?
¿Qué es misión?
¿Qué es una visión?
¿Qué es un
organigrama?
¿Qué es un plan
estratégico?

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¿Qué significa la sigla
DOFA?
¿Qué es un manual de
funciones?
¿Qué es un manual de
procedimientos?
Los aprendices estudian el video: Historia de las escuelas de la administración
http://www.youtube.com/watch?v=1RWnJFzmaKU y elaboran un cuadro sinóptico sobre las teorías
administrativas, posteriormente el instructor profundiza sobre el concepto de administración, sus
características y la relación con la empresa.
Seguido a esto, el instructor presenta el concepto de empresa y profundiza sobre: tipos, clases, recursos y
valores facilitando así que el aprendiz en su proceso de aprendizaje se le facilite la exploración y consulta
de la página web www.camaradirecta.com.co elaborando una rejilla de conceptos sobre los tipos de
empresas cumpliendo así con el desarrollo de la actividad 1.
Posteriormente, los aprendices observan de forma detallada el video ejemplo sobre estructura orgánico
funcional de una empresa: http://www.youtube.com/watch?v=g0O7YicLtQw tomando nota de los
conceptos explicados para que posteriormente realice de forma ordenada una sopa de letras con mínimo
12 términos con cada uno de los significados.
Una vez entendido el proceso de la estructura funcional de una empresa y para brindar continuidad al
proceso de aprendizaje el instructor comparte los conceptos que pertenecen al proceso administrativo,
quien a su vez proyectará el video denominado: “Proceso administrativo en bichos”
http://www.youtube.com/watch?v=kzLM4N3g1tw. Allí los aprendices participan de forma activa en la
carrera de observación organizada por el equipo ejecutor teniendo como objetivo la exploración de
conocimientos a través del juego lúdico y experimental.
En este momento de su aprendizaje el instructor mediante una exposición compartirá a los aprendices el
concepto de planeación estratégica y los siguientes componentes: misión, visión, objetivos, políticas,
metas, estructura externa, matriz DOFA, manual de funciones, procesos y procedimientos; por su parte
los aprendices elaboran la actividad 2.
Para finalizar ahondaremos un poco más sobre los componentes que integran el proceso de planear
estratégicamente y la importancia que tiene en la administración efectiva de una organización u empresa,

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para ello los aprendices realizarán la lectura detallada del material suministrado por el instructor de donde
tomarán las bases para dar respuesta a las preguntas propuestas en el cuestionario anexo en la actividad 3
3.4 Actividades de transferencia del conocimiento.
Actividad 1. Por medio de la página cámara directa que encontrará en el buscador google, usted navegará
aplicando en el link CAE (matricula mercantil) el cual lo (a) enviará a www.sintramites.com/sintramites/.
En este momento usted debe navegar en dicha página ubicando los conceptos tales como homonimia,
tipos de empresa, usos de suelo, antecedentes marcarios y códigos de actividad económica (CIIU) entre
otros, ubicándolos posteriormente en la rejilla de conceptos solicitada.
Actividad 2: “Definiendo mi empresa” Aquí apreciado aprendiz en grupos GAES debe conformar una
empresa y definir, misión, visión, 3 objetivos, 3 políticas, elaborar el organigrama ubicando los
departamentos, identificar de la estructura externa 4 proveedores, 3 competidores, tecnología disponible
para la operación de la empresa, diseñar un logo para la empresa y elaborar el manual de funciones y
procedimientos . De la misma manera, personalmente, ubique su puesto de trabajo dentro del
organigrama y establezca cuáles son las relaciones que se deben llevar con las demás dependencias de la
empresa.
Actividad 3: Una vez finalice la lectura del material sobre planeación estratégica debe responder de
manera personal las preguntas de selección múltiple planteadas en el cuestionario que el instructor
entregará a cada uno de los aprendices.
3.5 Actividades de evaluación.
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación
Evidencias de Producto:
Carpeta con presentación de
la empresa con misión,
visión, objetivos, políticas
junto al organigrama,
manual de funciones,
manual de procesos y
procedimientos.
 Ejecuta procedimientos y
funciones acorde con lo
establecido en los manuales
y el direccionamiento
estratégico de la
organización.
 Identifica la posición de su
puesto de trabajo, de
acuerdo con la estructura
orgánica de la organización.
1. Técnica de Evaluación:
Valoración de Producto:
Instrumento de Evaluación:
Lista de Verificación.

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Evidencia de conocimiento:
Responde a preguntas sobre:
Planeación estratégica.
•Aplica el proceso de
planeación estratégica,
orientado a la unidad
administrativa, en las
estrategias fa/do para el
desarrollo de los programas de
mejoramiento.
•Establece las prioridades de
ejecución de actividades y los
recursos de acuerdo con las
políticas de la organización.
TÉCNICA: Formulación de
preguntas. Cuestionario.
Instrumento de Evaluación:
Cuestionario de preguntas

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Código: GFPI-F-019
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ACTIVIDADES
DEL
PROYECTO
DURACI
ÓN
(Horas)
Materiales de formación
devolutivos:
(Equipos/Herramientas)
Materiales de formación
(consumibles)
Talento Humano (Instructores)
AMBIENTES DE
APRENDIZAJE
TIPIFICADOS
Descripción Cantidad Descripción Cantidad Especialidad Cantidad
ESCENARIO (Aula,
Laboratorio, taller, unidad
productiva)y elementos y
condiciones de seguridad
industrial, salud
ocupacional y medio
ambiente
Clasificar las
áreas de
gestión de
una empresa.
80 Horas
. Equipos de
proyección
audiovisual.
. Computador
portátil
1
1
.Hojas
.Cartulina
.Plastilina.
.Papel seda
1
Ciencias
económicas y
administrativas.
1
AMBIENTE
APRENDIZAJE
COLEGIO
4. RECURSOS PARA EL APRENDIZAJE

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Código: GFPI-F-019
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Administración: Es todo un proceso que incluye (en términos generales) planificación, organización, dirección y
control para un adecuado uso de los recursos de la organización (humanos, financieros, tecnológicos, materiales, de
información) y para la realización de las actividades de trabajo.
Empresa: Es una unidad económico – social integrada por elementos humanos, materiales y técnicos que tiene el
objetivo de obtener utilidades a través de su participación en el mercado de bienes y servicios.
Administración de empresas: Es una ciencia social que se dedica al estudio de la organización de las empresas,
analizando la forma en que gestionan sus recursos, procesos y los resultados de sus actividades.
Asistente administrativo: El asistente administrativo es el profesional que se dedica a realizar variedad de tareas
administrativas y de oficina tales como: redactar cartas, manejo de correspondencia, manejo de agenda, organizar y
mantener archivos en papel o electrónicos y proveer información vía telefónica entre otras.
Proceso administrativo: son las actividades que el administrador debe llevar a cabo para aprovechar los recurso
humanos, técnicos, materiales, etc, con los que cuenta la empresa.
Planeación: Consiste en establecer anticipadamente los objetivos, políticas, reglas, procedimientos, programas,
presupuestos y estrategias de un organismo social. , es decir, consiste con determina lo que va a hacerse
Organización: La organización agrupa y ordena las actividades necesarias para lograr los objetivos, creando
unidades administrativas, asignando funciones, autoridad, responsabilidad y jerarquías;
Dirección: Es la acción e influencia interpersonal del administrador para lograr que sus subordinados obtengan los
objetivos encomendados, mediante la toma de decisiones, la motivación, la comunicación y coordinación de
esfuerzos la dirección contiene: ordenes, relaciones personales jerárquicas y toma de decisiones.
Control: Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Permite mantener
a la organización o sistema en buen camino.
Manual de funciones: Es un instrumento de trabajo que contiene el conjunto de normas y tareas que desarrolla
cada funcionario en sus actividades cotidianas y será elaborado técnicamente basados en los respectivos
procedimientos, sistemas, normas y que resumen el establecimiento de guías y orientaciones para desarrollar las
rutinas o labores cotidianas, sin interferir en las capacidades intelectuales de los trabajadores de una empresa.
Manual de procedimientos: Es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la
realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.
5. GLOSARIO DE TERMINOS

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 http://www.promonegocios.net/administracion/que-es-administracion.html
 http://www.gestiopolis.com/recursos/experto/catsexp/pagans/ger/53/procesoadmin.htm
 http://definicion.de/administracion/
 http://www.youtube.com/watch?v=GvqgklR3enk La administración a través de la historia
 http://www.youtube.com/watch?v=1RWnJFzmaKU - Historias de las Escuelas de la Administración.flv
Elaborada por: Olga Lucia Acosta, Sandra Álvarez Pérez, Eiddy Ardila Rueda, Claudia Ardila Cárdenas,
Gloria Amparo Mojica, Claudia Ojeda Villareal, Mayerly Pérez Jaimes y Gustavo Vásquez Giraldo.Equipo
ejecutor Asistencia Administrativa, Programa de Articulación con la Educación Media SENA y Betty Ángela
Sarmiento, Asesora Pedagógica CSET SENA.
Fecha: Enero 2014
Ajustada: Marzo 18 de 2014
6. REFERENTES BIBLIOGRÁFICOS
7. CONTROL DEL DOCUMENTO (ELABORADA POR)

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