Seminario metodologías agiles bloque II

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Pequeño seminario o recopilacióno de varias fuentes sobre productividad, scrum, kanban, pomodoro y gtd

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Seminario metodologías agiles bloque II

  1. 1. Metodologías Ágiles y Productividad Autor: Juan Carlos Rubio Pineda
  2. 2. Creative Commons
  3. 3. ReferenciasEste curso se realizó a partir de estos recursos:● “Flexibilidad con Scrum”, Juan Palacio● “Scrum Manager: Gestión de proyectos, v1.3”,autores: Juan Palacio, Claudia Ruata● “The new New product development Game”, artículo de Takeuchi & Nonaka● “Kanban VS Scrum”: Henrik Kniberg & Mattias Skarin● “Scrum y XP desde las trincheras”, Henrik Kniberg● “The Pomodoro Technique”, Francisco Cirillo, autor de esta técnica● Información de libre acceso sobre la técnica GTD (autor: David Allen):● ThinkWasabi (es el blog de Berto Peña, escritor especializado en Organización,Gestión Personal y Productividad). La información de GTD es 100% suya.● Mi propia experiencia personalPuede contener variaciones y apreciaciones, fruto de mi propia interpretación y de mipropia experiencia (y por ello, errores, o quizás aportaciones)
  4. 4. La técnica del Pomodoro (tomate)
  5. 5. Técnica pomodoro● La técnica Pomodoro es una técnica sencilla de aprovechar al máximo nuestro tiempo.● Su autor es Francesco Cirillo: http://www.francescocirillo.com● Debe su nombre a los “tomates” o cronómetros de cocina que sirven para controlar el tiempo.● La publicó en 1992.
  6. 6. ● Aspectos clave del tiempo: ● El Devenir: aspecto medible del tiempo; horas, minutos, segundos ● La sucesión de eventos: las cosas que vamos haciendo en el devenir del tiempo.● Nos sentimos presionados por el Devenir del tiempo.
  7. 7. ● Metas de la técnica pomodoro: ● Aliviar la ansiedad asociada al devenir. ● Incrementar la concentración mediante interrupciones. ● Incrementar la conciencia de nuestras decisiones ● Aumentar la motivación y mantenerla constante. ● Fortalecer la determinación para lograr nuestras metas ● Refinar el proceso de estimacón, en terminos tanto cualitativos como cuantitativos (medibles) ● Mejorar nuestro proceso de estudio o trabajo
  8. 8. ● Premisas básicas de partida ● Cambio en la forma de ver el tiempo. Esto alivia nuestra ansiedad. ● Mejorar el uso de nuestra mente, ganando claridad, concentración, facilidad de aprendizaje... ● Uso de herramientas de apoyo sencillísimas para lograrlo – Dependiendo del tipo de trabajo de cada uno, veremos que puede llegar a ser un problema adaptarse.
  9. 9. ● Fases de la técnica Pomodoro QUÉ CUÁNDO POR QUÉPlanificar Al incicio del día Para decidir las actividades del díaSeguimiento A lo largo del día Ensamblar datos de esfuerzo empleado y otras métricas de interésRegistro Al final del día Recoger un archivo de observaciones diariasProcesado Al final del día Transformar datos brutos en informaciónVisualización Al final del día Presentar la información en un formato que facilite la comprensión y clarifique el camino a la mejora
  10. 10. ● Objetivos principales a lograr con esta técnica ● ¿Cuánto tiempo me cuesta una actividad? ● Cortar las interrupciones ● Estimar previamente el esfuerzo de las actividades● Pomodoro va incluso más allá, pero queda fuera del alcance de este curso. Los anteriores son los objetivos básicos
  11. 11. Objetivo I: ¿Cuánto esfuerzo me cuesta una actividad?
  12. 12. ● Aplicamos estas reglas: ● Un Pomodoro son 30 minutos. 25 minutos de trabajo intenso, y 5 minutos de descanso. ● Un pomodoro es indivisible, si nos interrumpen totalmente, ese pomodoro es nulo. No se registra. – Esa es la teoría; yo considero indivisible medio pomodoro. ● Cuando pasan 25 minutos, se detiene el trabajo como esté (repito: como esté), y se descansa 5 minutos, realizando una actividad que no implique esfuerzo mental. – Esto deja fuera reuniones, hablar de trabajo con otros, etc. ● Cada 4 pomodoros (dos horas) se hace un descanso más largo de 15- 30 minutos. – Esta es la teoría; yo no tomo jamás más de 10-12 minutos. ● Si nos interrumpimos por nuestra falta de concentración o por alguien, hacemos una pequeña anotación (ver más adelante)
  13. 13. ● Requisitos para aplicarlo: ● Un cronómetro o controlador de tiempo – Sirve un cronómetro de cocina – Aplicaciones para iPod/iPhone, Android, Java – Aplicación para escritorio, como Focus Booster ● Una hoja de tareas “ToDo” ● Una hoja de inventario de actividades ● Una hoja de registro (normalmente, hoja de cálculo de ordenador o una base de datos).
  14. 14. ● Ejemplo: ● Comienza el día, y anotamos nuestras primeras tareas: Tareas de hoy Sevilla, a X de Enero de 2011, Juan Carlos Rubio Pineda Escribir texto de “Cómo aprender pomodoro”, (máx 10 páginas) Perfeccionar artículo leyendo intensamente el manual de pomodoro Condensar texto (máx 3 páginas) ● Activamos el temporizador y comenzamos
  15. 15. ● Ejemplo (II/) ● Transcurren 25 minutos y salta el temporizador. Anotamos un pomodoro y descansamos Tareas de hoy Sevilla, a X de Enero de 2011, Juan Carlos Rubio Pineda Escribir texto de “Cómo aprender X pomodoro”, (máx 10 páginas) Perfeccionar artículo leyendo intensamente el manual de pomodoro Condensar texto (máx 3 páginas)
  16. 16. ● Nos obligamos a descansar 5 minutos, porque ● Nuestra mente asimila el trabajo previo ● Descansa, se repara, y se prepara para un siguiente pomodoro ● Si no hacemos el descanso correctamente, cometeremos errores que nos harán perder más tiempo que el que creemos estar ganando incumpliendo los descansos. ● SOMOS ESTRICTOS en no usar esos 5 minutos en responder correos, pensar en trabajo, o seguir trabajando. ● Se puede usar la computadora, pero NO para continuar el trabajo. Aconsejable, descansar la vista
  17. 17. ● Cada 4 pomodoros descansamos de 15-30 minutos. Si acabamos, tachamos la tarea: Sevilla, a X de Enero de Tareas de hoy 2011, Juan Carlos Rubio Pineda Escribir texto de “Cómo aprender pomodoro”, XXXX (máx 10 páginas) Perfeccionar artículo leyendo intensamente el manual de pomodoro Condensar texto (máx 3 páginas) Tareas de hoy Sevilla, a X de Enero de 2011, Juan Carlos Rubio Pineda Escribir texto de “Cómo aprender pomodoro”, XXXXX (máx 10 p) Perfeccionar artículo leyendo intensamente el manual de pomodoro Condensar texto (máx 3 páginas)
  18. 18. ● Al final del día, registramos lo hecho (recordar la exactitud de la hora de comienzo no es importante; sí los pomodoros) JUAN REGISTROS CARLOS RUBIOFECHA HORA TIPO ACTIVIDAD POMODOROS NOTAS EFECTIVOS X de 08:30 Escribir Escribir texto de cómo 5 7 páginasEnero de aprender pomodoro 2011 Y de 11:30 Perfecci Escribir texto de cómo 2Enero de onar aprender pomodoro 2011 Z de 14:00 Reducir Escribir texto de cómo 3 De 7 á 3Enero de aprender pomodoro páginas 2011
  19. 19. ● Al final del día, me pregunto: ● 10 pomodoros para escribir el texto. – Mi valoración: Demasiados. ● Quisiera escribir el próximo en 9 pomodoros o menos. – ¿Qué debería evitar? – ¿Qué actividades son realmente útiles? – ¿Cómo puedo reorganizarlas para ser más efectivas? ● Esto ayuda a mejorar ● La actividad de registrar o buscar vías de mejora al final del día, no debe durar más de un pomodoro
  20. 20. ● Y eso... ¿Para qué me sirve? ● Aparte de la propia personal de mejora, la de estimación de costes. ● Supongamos un trabajo que haya realizado un equipo. Ha costado 2 pomodoros de un técnico, más 3 pares de pomodoros de otro. Supongamos que el pomodoro (30 minutos) lo valoramos a 10 € ● TOTAL: 2 x € 10.00+ 3 x 2 x € 10.00 = € 80.00 – Esto es la teoría; en la práctica, trabajar con pomodoros como técnica de estimación de costes con equipos es inadecuado, o al menos, bastante complicado.
  21. 21. Objetivo II: evitando interrupciones
  22. 22. ● Aparentemente, un intervalo de 25 minutos de trabajo intenso no puede tener demasiadas interrupciones, pero ocurren.● Las interrupciones pueden ser de dos tipos: ● Internas: nos interrumpimos nosotros mismos rompiendo el hilo del trabajo ● Externas: alguien irrumpe en el despacho, suena el teléfono, visita inesperada, etc. etc.● Las interrupciones han de registrarse con una pequeña y breve anotación. Veamos cómo.
  23. 23. ● Supongamos que mientras escribo el texto de mi primera tarea, se me ocurre que debo llamar a una chica para citarme con ella. No es urgente, puedo verla hasta el 15 de Febrero. ● Entonces en la hoja ToDo, marco con un apóstrofe de interrupción. ● En la hoja de inventario marco esa tarea como “U” (unplanned) y su fecha tope (15 Febrero)● Si las interrupciones duran segundos, el pomodoro es válido. Si la interrupción suma más de 5 minutos, el pomodoro es inválido Y EMPEZAMOS DE NUEVO. Si ha habido varias interrupciones breves, el “break” se reduce de 5 á 3 minutos.● Si la interrupción genera la entrada de una tarea inesperada y urgente, la registramos en ToDo en el área correspondiente● Si la interrupción genera un trabajo no urgente, la incluímos el la hoja de inventario de actividades con su fecha tope.
  24. 24. ● ¿Qué ocurre si cuando llevo 20 minutos de trabajo intenso, me interrumpen con 5 minutos o más? ¿Tengo que considerar que todo el pomodoro es inválido? ● En la teoría sí. En la práctica, yo considero que 15 minutos o más de trabajo son medio pomodoro, y lo registro con una marca especial, el asterisco. – Pero si me han interrumpido, empiezo con una nueva franja de pomodoro y no descanso. ● Un “asterisco” es indivisible para mí.
  25. 25. ● La cosa queda así: TAREAS DE HOY Sevilla, a X de Enero de 2011, Juan Carlos Rubio Pineda Escribir texto de “Cómo aprender pomodoro”, (máx 10 p) X Perfeccionar artículo leyendo intensamente el manual de pomodoro Condensar texto (máx 3 p.) INVENTARIO DE ACTIVIDADES Sevilla, a X de Enero de 2011, Juan Carlos Rubio PinedaU Pedir cita a Marta[15 Feb]
  26. 26. ● Veamos un escenario posible de interrupciones internas: TAREAS DE HOY Sevilla, a X de Enero de 2011, Juan Carlos Rubio Pineda Escribir texto de “Cómo aprender pomodoro”, (máx 10 p) ’’’’’’’’’’ XX Perfeccionar artículo leyendo intensamente el manual de pomodoro Condensar texto (máx 3 p.) NO PLANEADO Y URGENTE Pedir una pizza Elegir una montain bike que comprarme Leer un artículo similar al mío para tomar ideas X Buscar conciertos de rock en internet en Sevilla Comprobar el correo Hacer un pedido de comida china para llevar a casa en la cena Ordenar mi escritorio Afilar punta de lápices
  27. 27. ● Consideraciones ● Un pomodoro es indivisible, así que si algo lo ha interrumpido, se anula y no se marca, incluso si estaba apunto de finalizar (si es sólo unos segundos no se anula). ● Es evidente que en la tabla anterior, se refleja una absoluta falta de concentración. – Esto hay que evitarlo. – El marcaje con apóstrofes de las interrupciones, da al final del día la explicación de por qué no hemos podido acabar lo que queremos. – CIERTAS INTERRUPCIONES, ESTUDIADAS, SE PUEDEN PLANIFICAR, Y DEJAN DE SER INTERRUPCIONES
  28. 28. ● Interrupciones externas ● La principal diferencia con las internas consiste en que mediamos con otros, y necesitamos comunicarnos. ● Para tratar estas interrupciones, que no vienen de nuestra mente, debemos hacer lo mismo que en la internas: hacer que las interrupciones dependan de nosotros, en vez de que nosotros dependamos de ellas. – Eliminar aplicaciones de ventana emergente o avisadoras – Si alguien te interrumpe, invitarle a venir más tarde (si se puede, depende de quién sea) ● En realidad, muchísimas de las tareas que nos interrumpen como “urgentes”, no lo son en realidad tanto; pueden esperar 25 minutos. ● Se marcan con un “-” y se procede como en las internas
  29. 29. ● Ejemplo: TAREAS DE HOY Sevilla, a X de Enero de 2011, Juan Carlos Rubio Pineda Escribir texto de “Cómo aprender pomodoro”, (máx 10 p) -- X Perfeccionar artículo leyendo intensamente el manual de pomodoro Condensar texto (máx 3 p.) NO PLANEADO Y URGENTE [14:40] Enviar un borrador del escrito a Fulano INVENTARIO DE ACTIVIDADES Sevilla, a X de Enero de 2011, Juan Carlos Rubio PinedaU Cita con director para actualizar estado del[15 Feb ] proyecto X
  30. 30. ● Interrupciones sistemáticas ● Dependiendo del trabajo o puesto, pues ocurrir que tengamos que lidiar con ellas. ● Lo más favorable es tratar de agrupar uno o más pomodoros con las tareas urgentes o con las que nos interrumpen. – Ejemplo: en vez de estar leyendo el correo cada 5 minutos, leerlo tres veces al día. – Ejemplo 2: si hay que hablar con nuestro personal, programar las reuniones en horas fijas diarias, en lugar de una reunión por cada pequeño incidente o decisión que se produzca. ● Objetivos: – Degradar el grado de ciertas tareas “aparentemente urgentes” – Gradualmente, tratar de reducir el número de pomodoros necesarios para organizar interrupciones.
  31. 31. ● ¿Hay más? ● Se puede tratar de estimar el esfuerzo en realizar tareas, guardando históricos con sobreestimación o estimaciones defectuosas para aprender a controlar tiempos y costes. ● Se puede optimizar los pomodoros con tablas de tiempos. ● … ● Experimentar sobre estas bases.
  32. 32. ● Trucos y recomendaciones ● Usar auriculares: música que nos permita concentrarnos. También hace que quien quiere interrumpirnos, a veces se lo piense. ● NO COMER durante el pomodoro (pipas, maíz, etc., nos distraen) ● RECHAZAR programas de avisos emergentes durante el pomodoro ● El progreso temporal del pomodoro SIEMPRE debe estar al alcance de la vista.
  33. 33. GTD
  34. 34. ● ¿qué es GTD? ● Es un profundo cambio de hábitos en tu organización. ● No hay “listas” de tareas por orden de prioridad. ● Un flujo de cuatro pasos a seguir de forma estricta. ● Vale para tu trabajo y tu vida diaria (“contextos”).
  35. 35. ● ¿Qué necesito? ● Aprender y habituarse al método: flujo de los 4 pasos. ● Aplicación online o bien una que pueda sincronizar. ● No es el método definitivo, a algunos no les vale... ● Paciencia: no desesperes, persiste y lo conseguirás.
  36. 36. ● Los 4 pasos:
  37. 37. – Captura: ideas, tareas, recordatorios, cosas-para-hacer...– Todo va directo a un lugar o carpeta llamada Inbox ● Incluso las cosas personales– En cuanto aparezca la idea- tarea... directa al Inbox.– No hagas nada más, sólo asegúrate de enviarla ahí
  38. 38. – Es el momento de “sacar” las cosas del Inbox.– ¿Requiere acción? Delégala o asígnala a carpeta.– ¿No requiere una acción? Archívala o elimínala.– Aplica la regla de los 2 minutos de forma estricta. ● Si una tarea puede hacerse en 2 minutos o menos, hazla sin moverla a carpetas
  39. 39. – Organizamos por carpetas lo asignado anteriormente.– Carpeta: Próximo.– Carpeta o carpetas: Proyecto.– Carpeta: En Espera.– Carpeta: Algún día o tal vez...
  40. 40. – Chequea el estado de tus tareas y proyectos.– Hazlo “siempre que puedas” o una vez al día.– Reasigna estado... o mueve de un sitio a otro.– Proceso ágil, pero asegura el éxito del método.
  41. 41. ● Ejemplo práctico: al revisar, muevo elementos de una carpeta a otra y elimino lo resuelto
  42. 42. ● David Allen: “no ocupes tu mente en organizar, ocúpala mejor en crear y disfrutar”

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