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Introducción a Alfresco Workdesk

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Presentación del Webinar "Introducción a Alfresco Workdesk" . En este webinar (19/09/2013) se puede ver una introducción de Alfresco Workdesk, destacando los casos de uso a que aplica, sus características generales y como conseguimos mayor rapidez y eficacia con Alfresco Workdesk en nuestros procesos documentales.

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Introducción a Alfresco Workdesk

  1. 1. Alfresco Workdesk
 La Solución de Alfresco para escenarios de negocio basados en documentos.! ! ! Jose Carrasco! Skype: jcarrasko! jose.carrasco@alfresco.com!
  2. 2. La plataforma abierta para
 gestión de contenidos críticos y la colaboración documental.
  3. 3. Alfresco en cifras 4.000 mill. archivos 7 millones usuarios 3.000empresas 180países
  4. 4. 100,000,000+ documentos Los 10 mayores despliegues tienen una media de más de 60 millones de documentos, superando algunos los 100 mil. 100,000+ usuarios Los 10 mayores despliegues tienen una media de 72.000 usuarios, superando algunos los 100 mil. 10,000+ docs/hora Una agencia federal de USA carga en el sistema +10,000 registros médicos por hora en Alfresco Alfresco en el mundo real
  5. 5. La plataforma Alfresco Plataforma Open Source Web Content Services IMAP Server Colaboración Flujos de Trabajo Contenido social Gestión de documentos Gestión de Archivo Gestión Activos Digitales Gestión de Expedientes y negocio Aplicaciones de movilidad Alfresco Cloud DAM IMAP ACTIVITI OWD Mobile DM RM SHARE SOCIAL WCS Content Platform CLOUD
  6. 6. Alfresco Workdesk •  Casos de Uso •  La Suite Workdesk •  Puntos clave de Alfresco Workdesk •  Arquitectura •  Demo •  Preguntas
  7. 7. Cuáles son 
 tus casos de uso?

  8. 8. Process-centric?
 "   Eficiencia en los procesos "   Reducción de costes "   Múltiples roles "   En base a normativas o Content-centric?
 "   Colaboración documental "   Publicación de contenidos "   Compartición de archivos "   Contenido móvil
  9. 9. Process-centric Tramita tu documentación, accede a los expedientes. Tramita. Content-centric Navega, colabora, organiza, distribuye, publica…
  10. 10. Alfresco Workdesk es la interfaz de usuario orientada a procesos, la forma más rápida, para realizar aplicaciones de negocio basados en Documentos.
  11. 11. Crear aplicaciones de negocio dispositivo. Permite implantar de manera rápida p r o c e s o s d e n e g o c i o m e d i a n t e configuración, sin desarrollos y que funcionan tanto en desktop , web y mobile.   El expediente electrónico Gestiona expedientes desde el punto de vista de negocio y no documental. WorkDesk hace la conversión a gestión documental internamente por ti.   Una vista de negocio, múltiples repositorios. WorkDesk gestiona repositorios Alfresco, IBM y cualquier otro compatible con CMIS. El usuario ve el expediente y documentos, independientemente de la ubicación de sus archivos.     Implementar tus propias tramitaciones. Con WorkDesk puedes configurar varios tipos de documentos , flujos y tipos de expedientes, como por ejemplo: •  expedientes de crédito •  reclamaciones de pólizas •  Facturas y contratos •  archivos de gobierno •  expedientes de personal •  informes financieros Lanzar procesos enfocados a documentos Con Alfresco Workesk puedes lanzar procesos y asignar tareas adhoc en base a entidades de negocio Casos de uso
  12. 12. ¿Por qué Alfresco Workdesk? 1.  Gestión de Contenidos Transaccional •  Tramitación y gestión de expedientes.
 2.  Case Management •  Centros de atención al usuario, reclamaciones de seguros, contratos, registros, expedientes… 
 3.  Coexistencia •  Desde FileNet, Documentum, OpenText, y otros repositorios compatibles con CMIS
  13. 13. El grupo financiero Mannheimer Insurance Group cuenta con 14 millones de documentos . Entre sus productos financieros hay pensiones, seguros de vida, coberturas de accidente, mutuas laborales y otros productos similares. Cada activo cuenta con un conjunto variable de documentación que es gestionada como expedientes dentro de WorkDesk. “La utilización de Alfresco Business Solutions mejora otras soluciones ECM no solamente en relación a los costes, si no también en relación a toda la funcionalidad y beneficios que ofrece a los usuarios .” Norbert Koch, Head of IT Mannheimer Insurance Group
  14. 14. Alfresco Workdesk cuenta con muchas referencias en Pharma, Hospitales y organismos dedicados a salud pública. Un sector por necesidad crítico donde no pueden haber errores. Departamento de salud pública de California Gestión de los expedientes vitales de salud pública según legislación de 2006 utilizando como Interfaz de usuario WorkDesk. “Según nuestros datos y el conocimiento de los usuarios, la interfaz de Alfresco WorkDesk es intuitiva… La rápida adopción y despliegue del sistema fue en parte debido a la gran usabilidad del sistema.” David Fisher, CDPH Center for Health Statistics
  15. 15. Comparativa con
 Alfresco Share
  16. 16. Diferencias con Alfresco Share y Mobile Workdesk, Office Workdesk, Mobile Workdesk Alfresco Share, Alfresco Mobile Descripción Aplicaciones para negocio orientadas a contenido especifico (incluso con diferentes repositorios ECM) Clientes de propósito general para Alfresco Concepto Principal Aplicaciones para diferentes usuarios y grupos combinando configuración y roles de negocio. Framework de desarrollo y personalización orientado a cliente. Diferentes usuarios y grupos acceden a contenidos y procesos organizados mediante sitios. Los usuarios tienen diferentes permisos agrupados en roles. Propósito Principal Aplicaciones de negocio, Contenido transaccional, eFile-management, Case Management Colaboración, Gestión Documental, Extranet – Intranet, Gestión de contenidos multipropósito Beneficios Rápida puesta en marcha de aplicaciones orientadas a negocio especifico sin desarrollo o con poco desarrollo. Rápida puesta en marcha de un sistema de colaboración con modelos de contenido y roles de usuarios predefinidos. Ejemplos Gestión de clientes, aplicaciones de Recursos Humanos, Gestión de reclamaciones, Gestión de Contratos, Verificación de Facturas, Archivo de seguros, Banca, Edificios Centraliación de contenidos de una intranet, creación de materiales y documentación de todo tipo, centralización de información, documentación de proyectos, etc.
  17. 17. Diferenciación de casos de uso Share vs. Workdesk Share Workdesk Entidad de gestión o de organización Sitios Carpetas o Dossiers gestionados mediante eFiles, definidos y estructurados por metadatos Caso de uso típico Colaboración en la creación de contenidos y publicación Procesar contenidos en el curso de un proceso de negocio. Duración en el tiempo Momento concreto Procesos permanentes Usuarios/roles Individuales, contenidos Roles de negocio con diferentes responsabilidades Búsquedas Texto completo, Nombre de fichero, Metadata Orientado a Metadata Navegación Estructura de carpetas diferentes en cada sitio, por categorias, por etiquetas Clasificación predefinida, orientada al negocio y basada en procesos y metadatos.
  18. 18. Share y Workdesk
 Demostración
  19. 19. Módulos
 La suite Workdesk

  20. 20. La suite Alfresco Workdesk Alfresco Workdesk •  Con cualquier navegador •  Orientado en usabilidad y procesos repetitivos Alfresco Office Workdesk •  Para usarlo como cliente de escritorio en aplicaciones •  MS Word, Adobe Acrobat, etc. Alfresco Mobile Workdesk •  Para iOS
  21. 21. Alfresco WorkDesk nos permite mediante configuración implantar la gestión de nuestros expedientes vía WEB
  22. 22. Alfresco Workdesk Gestión de roles orientados a negocio Interfaz web con usabilidad orientada •  Accesibilidad (Section 508 compliant) •  Instalación sencilla •  Drag and Drop Caracteristicas de Productividad •  Integración con E-Mail •  Operaciones masivas •  Edición en linea de metadatos Add-Ons •  Edición en linea de MS Office •  Thumbnails •  Vistas avanzadas

  23. 23. Usabilidad •  Cumple con la sección 508 ( accesibilidad) •  Multi-idioma •  Múltiples zonas horarias •  Drag&Drop y Copy&Paste •  Se puede utilizar el teclado para la navegación •  Actualización masiva de documentos •  Menús contextuales basados en roles •  Indicadores de progreso visuales
  24. 24. Seguridad •  Soporta LDAP •  Testeado con OWASP ( test de seguridad ) •  Seguridad con el ECM probado en cada punto •  Soporta sistemas de SSO •  Soporta estar bajo la protección de una zona DMZ
  25. 25. Office Workdesk nos permite mediante integrar nuestras herramientas office en la gestión de expedientes y aprovechar su usabilidad
  26. 26. Office Workdesk Sin instalación en las máquinas clientes Utiliza los menús por defecto de Office, sin macros No se necesita formar a los usuarios Contempla las funciones de los usuarios Introduce la vista de los expedientes , plantillas, etc, en los diálogos de Microsoft Office Guarda contenido de las aplicaciones Office en el ECM
  27. 27. Office Workdesk •  Acceso a los contenidos y metadatos •  No se necesita otro interfaz •  Sin instalación adicional •  Soporta varias combinaciones de Sistema Operativo y Aplicaciones Toda la potencia de Workdesk en el Escritorio
  28. 28. Office Workdesk Integrable en aplicaciones web Soporta, entre otros : •  MS Office •  Adobe Acrobat •  Open Office •  Libre Office Modifica metadata directamente en el ECM desde la aplicación de Office Accede a los Expedientes mediante una unidad de red del sistema operativo
  29. 29. MobileWorkDesk nos permite interactuar con nuestros expedientes en movilidad, con todas las ventajas de Alfresco Business Solutions
  30. 30. MobileWorkDesk Aplicación nativa para iOS y iPhone Cumple con las especificaciones de Apple para aplicaciones de usuario final Código fuente disponible: fácil de adaptar Una aplicación soporta varios 
 ECM: •  Alfresco •  CMIS •  Filenet P8 •  IBM CM8
  31. 31. MobileWorkDesk •  Basado en roles y funciones de usuario •  La aplicación es diferente en función de los usuarios y grupos •  Información relevante centralizada •  No se necesitan otra •  Carpetas virtuales (eg. Inbox) y workflows •  Configuración de servidor ( en lugar de desarrollar en cliente) •  Componentes de servidor •  Se requieren conocimiento básicos de IT para configurarlo, no conocimientos de Objective-C u otras tecnologias propias de Apple.
  32. 32. MobileWorkDesk
  33. 33. Por qué es diferente.
 Puntos clave de workdesk.

  34. 34. Puntos claves •  Basado en estándares, sin inversión inicial en licencias , open source •  Separación de las aplicaciones de negocio y documentales •  Carpetas virtuales y vistas de negocio •  Web – Desktop – Mobile •  Soporte de diferentes plataformas
  35. 35. Configuración vs Desarrollo •  Alfresco WorkDesk esta pensado para configurar las pestañas, los contenidos, los flujos de trabajo.
 •  Actúa como un gestor de mantenimientos con base documental •  Al ser configuración, las actualizaciones no requieren de revisión de código.
 •  La configuración provee un time to market mucho más rápido que el desarrollo
 •  La configuración permite una respuesta más ágil a los cambios por parte de negocio.
  36. 36. Multi-repositorio y Multi-BPM •  Alfresco WorkDesk puede trabajar con más de un repositorio documental a la vez , permitiendo que los documentos de un determinado procedimiento puedan estar en varios gestores documentales de varios fabricantes. •  Soporta cualquier repositorio compatible con el estándar CMIS. •  Soporte nativo para otros repositorios importantes ECM de IBM como son IBM FileNet P8 V5.x o CMIS •  http://www.alfresco.com/services/subscription/supported- platforms para comprobar los sistemas soportados •  Alfresco WorkDesk permite una única visión de varios procesos ejecutados en diferentes motores de workflow.
  37. 37. Coexistencia y Migraciones •  Alfresco WorkDesk es Multi-repositorio. Permite mover aplicaciones, documentos y metadatos con seguridad entre sistemas ECM como IBM Filenet, Alfresco o cualquiera que cumpla con la especificación CMIS. •  La migración se realiza en el contexto del expediente. Este proceso es completamente transparente para el usuario. •  Permite almacenar documentos en diferentes repositorios, maximizando los costes por documento. •  Permite migrar documentos entre repositorios entendiendo el contexto de negocio.
  38. 38. Configuración vs Desarrollo •  La configuración necesita únicamente de conocimientos mínimos de IT para mantener y actualizar las aplicaciones de negocio. •  El configurador Desktop te permite crear nuevos tipos documentales, formularios y pestañas.
 •  Cada configuración representa una función de negocio
 •  Utilización de plantillas y posibilidad de copiar-pegar configuraciones para crear nuevos trámites en minutos.
 •  Código fuente disponible. Fácil de integrar gracias a su diseño.
  39. 39. Gestión de expedientes •  Soporte para direccionamiento de los documentos (document routing) •  Vistas consolidadas para cumplir contextos específicos de negocios con diferentes tipos de información : documentos, expedientes, carpetas, tareas y otros tipos de objetos. •  Plantillas base para casos de negocio (eg. Contratos) •  Generador de Ids únicos •  Herencia de metadatos (por ejemplo ID) •  Administración de Tareas:
 •  Crea un expediente y sus tareas asociadas •  Edición directa de un determinado eFile en el menu contextual de la tarea •  Ver la lista de tareas relacionadas con un eFile
  40. 40. Gestión de casos •  Procesos y contenido utilizando la misma interfaz •  Navegación por teclado y procesos en bloque •  Reenvío y reasignación de los ítems de trabajo •  Soporte para diferentes workflow engines •  Capacidad de añadir varias referencias a una determinada tarea
  41. 41. Gestión de casos •  Capacidad de añadir varias referencias a diferentes expedientes •  La administración de roles nos ofrece las tareas representativas para el contexto de negocio del usuario •  Vistas configurables •  Capacidad de definir alternativas en caso de ausencias (por ejemplo vacaciones) •  Visión estructuradas de los procesos , visión del grado de avance •  Auditoria y historial de los casos
  42. 42. Como es internamente
 Arquitectura
  43. 43. 3 Pilares Principales de Workdesk CarpetasVirtuales Configuración Flexible RolesdeNegocio Common Framework & Configuration Workdesk Office Workdesk & Mobile Workdesk Gestión de roles flexible: Los roles no están predefinidos, deben ser definidos por Analistas de Negocio y basados en los Requerimientos Los Roles dan mucha potencia a la aplicación ya que todo se basa en configuración. Cualquier parte de Workdesk está basada en roles. Cualquier nuevo componente está cubierto por la gestión de roles (opciones, menus, contenidos, acciones, etc.) Workdesk está construido como un framework configurable y reusable basado en componentes (plugins): Vistas, búsquedas, interfaz, funciones simples y avanzadas. Virtual Folders o Carpetas Virtuales son búsquedas dentro del repositorio cuyo resultado constituye una estructura virtual de documentos u otros objetos del repositorio. Están orientados a mostrar contenido de cualquier parte del repositorio en uno o múltiples eFiles, basado en reglas de negocio. Se muestra lo que pertenece a el caso concreto.
  44. 44. Alfresco Workdesk BPM Human Resources Permisos RolesdeNegocio eFileModule(HR) Clientes Reclamaciones Otros Negocio Vistas y Necesidades Usuarios De Negocio eFileModule(Claims)eFileModule(Customers)BPMModuleInstanciasadiferentesmódulos Vista desde la parte Técnica a la parte de Negocio Vista Técnica
  45. 45. Integración nativa Expedientes Fiscales Contratos Gestión de reclamaciones Servidor de Trabajo Aplicaciones de Negocio Gestió de Facturas WorkDesk Adaptadores de BPM Adaptadores de Contenido Adaptadores de Bases de datos
  46. 46. Workdesk y el Repositorio de Alfresco
  47. 47. Qué fases hay en 
 un proyecto de Workdesk?

  48. 48. Fases Analizar los casos de negocio Definir el Modelo de datos (Alfresco) Configurar las vistas de negocio y las plantillas (Workdesk) Configurar Case Files y Features Asignar los artefactos de la solución a los roles de negocio •  Paso para construir la solución mediante configuración
  49. 49. Qué hay de nuevo en 
 Workdesk 4.1.1 y 4.2 ?
  50. 50. Novedades en la versión 4.1.1 •  Localización  (Inglés  ,  Francés,    Alemán,  Español,  Italiano,  Japonés)     •  Nuevo  adaptador  para  ECM,  basado  en  OpenCMIS   •  Mejora  de  la  adopción  del  estándar  CMIS   •  Mejor  rendimiento   •  Mejor  compaHbilidad  con  repositorios  CMIS   •  Lista  de  resultados  AJAX  
  51. 51. HTML 5 Drag & Drop Upload
  52. 52. Role Manager
  53. 53. Novedades en la versión 4.2.0 •  Soporte  para  el  nuevo  módulo  de  RM  2.1   •  Advanced  Case  Management   •  Soporte  de  la  Public  Workflow  API  de  AcHviH  (req.  Alfresco  4.2)   •  Thumbnails,  Previews,  RendiHons   •  Soporte  de  las  transformaciones  naHvas  de  Alfresco  y  thumbnails   •  Incorporación  de  Alfresco  Preview  &  el  visor  PDF   •  Mejora  de  la  administración   •  Configuración  de  las  propiedades  CMIS   •  Office  Workdesk   •  Integración  con  los  sistemas  naHvos  de  Workflow  
  54. 54. Novedades en la versión 4.2.0 •  Mejoras   •  SSO  y  soporte  para  Alfresco  Auth   •  Mejor  integración  con  los  sistemas  de  búsqueda  (  eventual  consistency  )   •  Listas  de  selección  conectadas  a  la  base  de  datos   •  Cuadro  de  mandos  (  phase  I  )  
  55. 55. En
 Resumen.
  56. 56. En resumen •  Interfaz enfocada a los mantenimientos •  Múltiples aplicaciones de negocio en una única instancia •  Orientación a roles •  Carpetas virtuales basadas en vistas de negocio •  Basado en configuración para rápida adaptación al cambio
  57. 57. ¿Preguntas?

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