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Integridad
• Modelo de datos
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Record Management
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Integridad
Disposición
• Relacionado a nivel de categorías
• Permite políticas de:
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– Disposición
• Planificaci...
Localización de documentos
• Almacenamiento
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Como nos ayuda Alfresco en la seguridad del archivo electrónico

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Presentación para la XX Jornadas de Archivos Universitarios, Universidad de Navarra, 7 de Mayo 2014.
Rápido resumen de cómo Alfresco nos ayuda a securizar los documentos de archivo mediante el módulo de Record Management.

Información sobre el programa : http://www.unav.edu/web/archivo-general/xx-jornadas-de-archivos-universitarios/programa

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Como nos ayuda Alfresco en la seguridad del archivo electrónico

  1. 1. XX Jornadas de Archivos Universitarios Como Alfresco nos ayuda a la seguridad en el cumplimiento de normativas y de almacenamiento de documentos de archivo. Universidad de Navarra, 7 de mayo de 2014 Jose Carrasco Skype: jcarrasko jose.carrasco@alfresco.com
  2. 2. Alfresco y el módulo de Record Management
  3. 3. La plataforma abierta para gestión de contenidos críticos y la colaboración documental. Modelo de subscripción + Open Source + Una fracción del coste de un ECM propietario Simple en su despliegue y uso + Pensado para el usuario final + Se ejecuta en plataformas de código abierto Innovación e Interoperabilidad + El ciclo de innovación más rápido en el mercado ECM + Líderes en el soporte de estándares abiertos
  4. 4. Alfresco en cifras 4.000 mill. archivos 7 millones usuarios 3.000empresas 180países
  5. 5. El 70% de las organizaciones que utilizan Alfresco tienen más de 10.000 empleados. Un gran ejemplo de organización con muchos usuarios son las universidades. Por su carácter Open Source, sus interfaces de conexión y su integración con soluciones de e- learning, Alfresco es una de las soluciones preferidas por los grandes centros educativos
  6. 6. Solución 360º Servicios Documentales de Usuario Servicios Documentales de Repositorio Servicios Documentales de Archivo Tramitación ColaboraciónCaptura AuditoriaPolíticas …Búsquedas Transformaciones Integración Clasificación y Archivado Cuadro de clasificación Descripción Tipos documentales Preservación Calendario de conservación Eventos Auditoria Destrucción Disposición Transferencia
  7. 7. El Ciclo de vida … • Captura • Creación • Formularios • Escáneres • Correo electrónico Generación • Tramitación • Revisión • Colaboración • Aprobación • Flujos de trabajo Tramitación y colaboración • Publicación • Web • Movilidad • Portales Distribución • Archivo • Conservar • Espurgo y Custodia • Disposición • Destrucción Almacenamiento y custodia Auditoria y Seguimiento (Del documento vivo al documento de archivo)
  8. 8. Serviciosde Repositorio Serviciosde Archivo Aplicaciones DeArchivo Integración Tecnológica .RDBMS . Archivo Archivo Multimedia Archivo longevo Otros Calendario de conservación Cuadro de clasificación Reglas Flujos de trabajo Seguridad Modelo de datos Catalogación Políticas Auditoria Estructuras Archivo histórico IndexaciónAlmacenamiento RDBMS MetadatosUsuarios . Sistemas propios Plataforma tecnológica Versiones Estructuras Seguridad Y Auditoria Búsqueda Automatización Administración
  9. 9. Cómo Alfresco nos ayuda a securizar nuestro archivo ?
  10. 10. Módulo RM Diseñado para: • Documentos confidenciales • Información sensible Asegura que: • La información no es alterada • Protege ante la perdida de información • Protege su distribución • Asegura la integridad de datos • Asegura la autenticidad Se encarga de : • Mantener y preservar la documentación de archivo • Gestionar el ciclo de vida • Controlar las políticas establecidas y normativas • Controlar la accesibilidad de los datos • Controla el modo en que los documentos de archivo se transfieren a terceras partes • Almacenar documentos de archivo electrónico y referencias a documentos de archivo físico
  11. 11. Acceso y Seguridad • Puede tener diferentes políticas según la sensibilidad de los documentos de archivo: • Seguridad por serie, expediente o documento de archivo • Políticas de almacenamiento según la criticidad de los contenidos • Encriptación de metadatos concretos • Tablas de apoyo dependiendo del perfil • Posibilidad de comportamientos propios de la organización, • Eg. Confidencial • Eg. Propio • Existen más de 50 permisos especiales, p.eg: • Extender periodo de retención o bloqueo • Crear, modificar documentos de archivo o cerrar expedientes • Destruir tipos de referencias, • Destruir documentos de archivo • Programar reglas • Modelo extensible para necesidades propias • Visores propios para evitar la descarga
  12. 12. Auditoria y Autenticidad • Sistema de auditoria configurable y adaptable • Se pueden auditar cualquier acción dentro del repositorio • Registra que se ha hecho y por quien • Planificación de la auditoria • Se puede integrar con sistemas externos • Aplica a todos los elementos • Metadatos • Documentos de archivo • Expedientes , • Series y sub-series • Informes • Interfaz de usuario • Genera informes de auditoria con intervalos de fechas • Se pueden exportar estos informes de auditoria como documentos de archivo y archivarlos • Filtro por tipo de evento , usuario o fecha • Firma digital • Preparado para integrar con suites de firma electrónica como @Firma • Preparado para implementar firmas y refirmados mediante el calendario de conservación
  13. 13. Integridad • Modelo de datos • Tipos documentales propios para Record Management • Capacidad de encriptar metadatos • Herencia en tipos documentales • Subtipos y aspectos • Obligatoriedad de describir los documentos añadidos al archivo • Behaviours • Referencias (relaciones entre registros) • Automatización • Se pueden automatizar tareas para simplificar el archivado • Reglas de comprobación de metadatos y contenidos • Automatizar la creación • Automatizar el archivado y la descripción • Cuadro de clasificación dinámico • Relaciones • Padre / Hijo • Bidireccionales • Definidas por el usuario
  14. 14. Integridad Disposición • Relacionado a nivel de categorías • Permite políticas de: – Retención – Disposición • Planificación de distintos pasos dentro del ciclo de vida como Obsoleto, Transferido, Retenido, Custodiado o Destruido Observación de Registros • El sistema es capaz de identificar los documentos que precisan ser revisados, avisando automáticamente al usuario al termino del periodo de revisión. Eventos • Definidos por el usuario • Definidos por el sistema • Permiten ser enlazados a las planificaciones de disposición • Gran conjunto de eventos predefinidos: – Caso terminado – Obsoleto – Reasignación – Preparado para disposición
  15. 15. Localización de documentos • Almacenamiento • Capacidad de integrar con cabinas a nivel de políticas de retención • Capacidad de utilizar diferentes dispositivos de almacenamiento según cualquier criterio del modelo documental • Documentos seguros • Documentos pesados • Documentos en soporte multimedia • Record Management in place • Posibilidad de crear referencias en espacios colaborativo fuera del archivo • Visor para ver documentación sin capacidad de descarga Transferencia • Capacidad de "transferir" documentos al final del ciclo de disposición. • Control de transferencias
  16. 16. http://www.alfresco.com/RMassessment

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