Formacion de auditores SIG- SA UNIVERSIDAD NACIONAL DE PIURA

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Formación de auditores internos según ISO 19011

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Formacion de auditores SIG- SA UNIVERSIDAD NACIONAL DE PIURA

  1. 1. 27/09/2013 1 Módulo XI: Formación de Auditores SIG ISO 19011:2011  Auditor SIG Ing. JUAN ENRIQUE BRUNO CALVAY DIPLOMADO: EN IMPLEMENTACIÓN Y FORMACIÓN DE AUDITOR LÍDER DEL SISTEMA INTEGRADO DE GESTIÓN DE CALIDAD, AMBIENTE, SEGURIDAD , SALUD OCUPACIONAL Y RESPONSABILIDAD SOCIAL Las auditorias de sistemas de gestión integrado son herramienta para verificar la conformidad de dichos sistemas, con respecto a documentos de referencia tales como las normas de gestión, documentos de la empresa, marco legal entre otros. Las auditorias de sistemas de gestión integrado se realizan con el fin de:  Dar a la gerencia la confianza en que las cosas ocurren en la forma proyectada.  Dar confianza a los clientes internos y externos.  Detectar y observar problemas operacionales.  Suministrar retroalimentación para acciones correctivas y mejoramiento continuo. Introducción
  2. 2. 27/09/2013 2 Las auditorias de sistemas de gestión debe de tenerse en cuenta que :  Uno de los objetivos de una auditoría es evaluar si es necesario introducir acciones de mejora o correctoras.  No se debe confundir una auditoría con actividades de "supervisiones" o "inspección"; el objetivos de estas últimas es el control de un proceso con aceptación de un producto.  Las auditorías integradas se pueden realizarse con propósitos internos o externos. Introducción UNIDAD I NORMA ISO 19011:2011 DIRECTRICES PARA LA AUDITORIA – TERMINOS Y DEFINICIONES OBJETIVO ESPECIFICO Conocer las definiciones relacionadas a la actividad de auditoria con el fin de garantizar el marco conceptual requerido para la ejecución de la auditoria.
  3. 3. 27/09/2013 3 Auditoría Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener evidencias de la auditoría y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar hasta que punto se cumplen los criterios de auditoría. AUDITORIA INTERNA AUDITORIA EXTERNA AUDITORIA A PROVEEDORES AUDITORIAS DE 3RA PARTE A veces llamada auditoría de primera parte A veces llamada auditoría de segunda parte. Para propósito legales, regulatorios y similares. Para certificación. Términos y Definiciones Criterios de auditoría Conjunto de políticas, procedimientos o requisitos usados como referencia y contra los cuales se compara la evidencia de auditoría.  Si los criterios de auditoría son legales, se utilizan a menudo los términos “cumple” o “no cumple” en un hallazgo de auditoría. Evidencia de la auditoría Registros, declaraciones de hechos o cualquier otra información que son pertinentes para los criterios de auditoría y que son verificables (cualitativa y cuantitativa) Términos y Definiciones
  4. 4. 27/09/2013 4 Hallazgos de la auditoría Resultados de la evaluación de la evidencia de la auditoría , frente a los criterios de auditoría NOTA :Los hallazgos de auditoría indican conformidad o no conformidad, nos dan a conocer Fortalezas y Debilidades. Conclusiones de la auditoría Resultado de una auditoría, proporcionado por el equipo auditor después de considerar los objetivos de la auditoría y todos los hallazgos de la auditoría. Cliente de la auditoría Organización o persona que solicita una auditoría. Términos y Definiciones
  5. 5. 27/09/2013 5 Auditado Organización que está siendo auditada Auditor Persona con la competencia para realizar una auditoria Equipo auditor Uno o más auditores que llevan a cabo una auditoría, con el apoyo, si es necesario, de expertos técnicos.  El auditor del equipo auditor se le designa como líder del mismo y también puede incluir auditores auditores en formación. Experto técnico Persona que aporta conocimientos o experiencia específicos al equipo auditor Términos y Definiciones Observador Persona que acompaña al equipo auditor, pero no audita. NOTA Un observador pude ser una persona del auditado, un regulador u otra parte interesada que fue testigo de la auditoría. Programa de auditoría Conjunto de una o más auditorías planificadas para un periodo de tiempo determinado y dirigidas hacia un propósito específico. Alcance de la auditoría Extensión y límites de una auditoría Términos y Definiciones
  6. 6. 27/09/2013 6 Plan de auditoría Descripción de las actividades y de los detalles acordados de una auditoría. Riesgo Efecto de la incertidumbre en los objetivos. Competencia habilidad para aplicar conocimientos y habilidades para alcanzar los resultados esperados Conformidad Cumplimiento de un requisito Términos y Definiciones No conformidad Incumplimiento de un requisito. Sistema de gestión Sistema para establecer políticas y objetivos y para alcanzar dichos objetivos NOTA: Un sistema de gestión de una Organización puede incluir diferentes sistemas de gestión, tales como sistema de gestión de calidad, un sistema de gestión Financiero, sistema de gestión ambiental, sistema de seguridad o responsabilidad social. Términos y Definiciones
  7. 7. 27/09/2013 7 UNIDAD II TIPOS DE AUDITORIAS OBJETIVO ESPECIFICO: Conocer los tipos de auditoria según el propósito, según la organización involucrada y auditoria de certificación. A. Según la organización involucrada 1. Auditoria de primera parte Las que se realiza la organización a su propio Sistema de Gestión La auditoría de primera parte es conocida como AUDITORIA INTERNA o AUTO- AUDITORIA. Esta se realiza dentro de su propia compañía, puede ser que un grupo de la compañía central audite a una de las plantas; que se realice una auditoría dentro de la división, que sea una auditoría local dentro de la planta o cualquier número de combinaciones parecidas. Aquí no existe una relación de auditoría externa y cliente-proveedor, sólo clientes externos y proveedores. TIPOS DE AUDITORIAS
  8. 8. 27/09/2013 8 A. Según la organización involucrada 2. Auditoria de segunda parte Entre Clientes y proveedores un cliente puede realizar auditorías de segunda parte a un proveedor. Generalmente esto se hace cuando existe un contrato entre ambas partes y ya se están suministrando o se proveerán bienes en el futuro. Si usted utiliza éstas técnicas de auditoría en el proceso de aprobación de un proveedor potencial, antes de firmar el contrato, en realidad usted está inspeccionando a dicho proveedor. Si por el contrario, se efectúa después de que el contrato esté firmado, entonces se le denomina Auditoría. A las auditorias de segunda parte también se les conoce como AUDITORIAS EXTERNAS, si es usted quien la realiza. Si su cliente lo audita a usted, aún se le denomina auditoría de segunda parte, pero ya que es usted quién la recibe, se le denomina AUDITORIA EXTRINSECA (no externa). TIPOS DE AUDITORIAS A. Según la organización involucrada 3. Auditoria de tercera parte. Conducidas por un Organismo de Certificación Las entidades encargadas del cumplimiento de las o los certificadores son quienes realizan las Auditorías de Tercera Parte. Los inspectores del gobierno pueden inspeccionar sus operaciones para examinar si está cumpliendo con las normas establecidas. Esto es muy común en industrias reguladas en los Estados Unidos, como las estaciones de energía nuclear y las manufactureras de dispositivos médicos. TIPOS DE AUDITORIAS
  9. 9. 27/09/2013 9 Auditorías de 1 era. Parte “Auditorías Internas” Cliente Empresa Auditorías de 2da. Parte “Auditorías Cliente-Proveedor” Empresa Auditorías de 3 era. Parte “Auditorías Certificación” Empresa Empresa Certificador B. Según la Etapa a ejecutar 1. Auditoría de suficiencia o del sistema o de intención o documentaría o de escritorio o de revisión de la documentación, es decir como entienden los procesos de su empresa. También conocida como:  Auditoria del Sistema  Auditoría de Intención  Auditoría de Documentación  Auditoría de Escritorio  Auditoría de la Documentación TIPOS DE AUDITORIAS
  10. 10. 27/09/2013 10 B. Según la Etapa a ejecutar 2. Auditoria de Conformidad o Implementación La auditoria de conformidad, busca establecer hasta donde se ha entendido, implementado y observado el sistema documentado por parte de la fuerza laboral, por ejemplo, el auditor busca la implementación de los disposiciones planeadas. TIPOS DE AUDITORIAS C. Según Certificación  Auditoría inicial  Auditoria de seguimiento o de mantenimiento.  Auditoria de re-certificación, cada 3 años TIPOS DE AUDITORIAS
  11. 11. 27/09/2013 11 UNIDAD III PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA OBJETIVO ESPECIFICO Conocer los principios de la auditoría que todo auditor debe considerar durante el desarrollo de las auditorías.
  12. 12. 27/09/2013 12 Los principios siguientes se asocian a los propios auditores: Conducta Ética: El fundamento de la profesionalidad, la confianza, la integridad, la confidencialidad y la discreción son esenciales en la auditoría. Presentación Imparcial: La obligación de informar con sinceridad y exactitud. Los hallazgos, conclusiones e informes de la auditoría reflejan sinceramente y con exactitud las actividades de la auditoría. Se informa de los obstáculos significativos encontrados durante la auditoría y no resueltos o de las opiniones divergentes entre el equipo auditor y el auditado. Principios de Auditoría Principios de Auditoría LOS PRINCIPIOS DE AUDITORÍA PRESENTACION ECUANIME DEBIDO CUIDADO PROFESIONAL CONFINDENCIALIDAD INDEPENDENCIA ENFOQUE BASADO EN EVIDENCIAS INTEGRIDAD
  13. 13. 27/09/2013 13 UNIDAD IV COMPETENCIA DE LOS AUDITORES OBJETIVO ESPECIFICO Conocer las responsabilidades y competencias del auditor solicitadas por la Norma ISO 19011.  Recolecta toda la información necesaria  Selecciona al equipo auditor  Prepara plan de auditoría.  Comunica y aclarar requisitos de auditoría  Asigna tareas individuales  Asegurarse de que los documentos de trabajo estén preparados  Representar al equipo de auditoría  Liderar reuniones de apertura y cierre  Asegurar que la auditoría se desarrolla de acuerdo al plan  Asegurar que las reuniones de enlace se realicen periódicamente.  Asegurar que los resultados de auditoría sean reportados claramente y a tiempo Competencias del Auditor RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR LIDER
  14. 14. 27/09/2013 14  Cumplir con los requisitos  Seguir plan y procedimientos  Permanecer dentro del alcance  Comunicar y aclarar requisitos de auditoría  Planear y realizar tareas individuales, acertada y responsablemente  Recolectar y analizar evidencia  Permanecer alerta  Reportar las observaciones  Verificar acciones correctivas  Cooperar con el auditor líder  Retener y proteger documentos de la auditoría  Mantener confidencialidad  Actuar de manera ética Competencias del Auditor RESPONSABILIDADES DEL AUDITOR COMPETENCIAS:  Educación  Experiencia de trabajo  Entrenamiento  Experiencia en auditorías  Independencia  Capacidad para entender las actividades Competencias del Auditor
  15. 15. 27/09/2013 15 HABILIDADES  Perceptividad: Habilidad para dar con el problema rápido, sin apresurarse a conclusiones.  Persistencia: Habilidad para cumplir las acciones programadas, a pesar de obstáculos  Visión flexible: Habilidad para ver las cosas desde distintos puntos de vista, para adaptarse al cambio  Acercamiento disciplinado: Habilidad de enfrentar un problema lógica y sistemáticamente. Competencias del Auditor HABILIDADES Habilidades sociales: Habilidad para comunicarse y trabajar con gente de distintos niveles y de diversos trasfondos. Habilidades de presentación: Habilidad de expresar pensamientos, ideas y propuestas claramente, tanto oralmente como por escrito. Habilidades técnicas: Habilidad para investigar y buscar el cumplimiento acertado en diversas áreas. Competencias del Auditor
  16. 16. 27/09/2013 16  Educado  Mente abierta  Amable  Diplomático  Servicio  Honesto  Constructivo  Maduro  Informativo  Modesto  Perceptivo  Tiene Tacto  Justo Competencias del Auditor CARACTERÍSTICAS POSITIVAS  Crítico  Argumentativo  Emite juicios  Precipitado  Agresivo  Desconsiderado  Inconsistente  Inflexible  Perezoso  Susceptible  No práctico  "Sabelotodo”  Indeciso  Intratable  Descuidado Competencias del Auditor CARACTERÍSTICAS NEGATIVAS
  17. 17. 27/09/2013 17 VISIONADO DE VIDEO UNIDAD V GESTION DE UN PROGRAMA DE AUDITORIA OBJETIVO ESPECIFICO • Conocer los lineamientos para gestionar un Programa de auditoria de Sistemas de Gestión de la Calidad e Inocuidad.
  18. 18. 27/09/2013 18 Gestión de un Programa de Auditoría Procesos para la gestión de un programa de auditoría Establecer los objetivos del programa de auditorias Establecer el programa de auditorias Implementación del programa de auditoría Monitoreo el programa de auditoría Revisar y Mejorar el programa de auditoría Competencia y evaluación de auditores Realización de una auditoría Planear Verificar Hacer Actuar Gestión de un Programa de Auditoría
  19. 19. 27/09/2013 19 Establecer el Alcance de la Auditoría La persona que gestiona el programa de auditoría debería determinar el alcance de dicho programa, el cual puede variar dependiendo el tamaño y naturaleza del auditado, así como de la naturaleza, funcionalidad, complejidad y nivel de madurez y temas significativos para el sistema de gestión a ser auditado. Gestión de un Programa de Auditoría Considerar  Importancia de los procesos y áreas a auditar, importancia ambiental de las operaciones y los resultados de las evaluaciones de riesgo  Estado de la actividad  Resultados de auditorías previas  Minimizar alteraciones en la Empresa  Disponibilidad de los auditados y auditores  El programa suele ser anual o semestral Gestión de un Programa de Auditoría
  20. 20. 27/09/2013 20 UNIDAD VI ACTIVIDADES Y TECNICAS DE AUDITORIA OBJETIVOS ESPECIFICOS: Conocer los lineamientos para elaborar el Plan de la Auditoria. Conocer los aspectos relacionados con la preparación para una auditoria de campo. Conocer las pautas para la realización de una auditoria de campo. Conocer los componentes de un Informe de auditoria. Discriminar los aspectos relacionados al seguimiento de actividades post auditoria. Etapas que deben ser ejecutadas para la realización de una auditoria 1. Recolección de información. 2. Planificación y preparación. 3. Reunión de apertura. 4. Auditoria. 5. Reunión de cierre 6. Seguimiento Actividades yTécnicas de Auditoría
  21. 21. 27/09/2013 21 1.-RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN Antes de comenzar a recolectar toda la información requerida para una auditoría, el auditor líder debe de establecer la información fundamental:  La organización a ser auditada.  La razón de la auditoría.  El alcance de la auditoría.  Las actividades y complejidad de las áreas a auditar.  Los criterios para la auditoría.  Fechas  Duración.  Tamaño y composición del equipo. Actividades yTécnicas de Auditoría 1.-RECOLECCIÓN DE INFORMACIÓN Una vez establecidos los anteriores puntos, el auditor puede comenzar a recolectar la información requerida para asegurar la efectividad de la auditoria. El alcance de la Auditoria describe los límites de la auditoria en términos de: Áreas a ser auditadas. Partes o procesos de la organización que deben ser cubiertas. Una visita previa en el caso de auditorías internas es siempre posible y recomendada. Actividades yTécnicas de Auditoría
  22. 22. 27/09/2013 22 2.- PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN Habiendo recopilado toda la información necesaria, es la responsabilidad del líder del equipo prepararse para la auditoria. Se deben ejecutar los siguientes procesos:  Determinar la cantidad de trabajo involucrada así como el tiempo que será necesario el tamaño y la complejidad determina este tiempo  Organice las fechas que se ajusten a cada uno de los interesados, comunicándoles con la debida antelación.  Decida el enfoque.  Prepare el plan de auditoria Actividades yTécnicas de Auditoría 2.- PLANIFICACIÓN Y PREPARACIÓN  Prepare los documentos de trabajo  Listas de verificación  Formatos  Normas, etc. Notifique al auditado y envíe el programa Es una práctica muy buena dar al auditado tanta información como sea posible antes de la auditoria. Asegúrese que el equipo está totalmente preparado. Obtenga toda la documentación necesaria para revisión. Esto puede incluir una auditoria de suficiencia. Actividades yTécnicas de Auditoría
  23. 23. 27/09/2013 23 3.-REUNIONES DE AUDITORÍA Durante una auditoria, el auditor líder tendrá que conducir varias reuniones con el fin de asegurar que la auditoria progresa de acuerdo al plan. Estas incluirán: a) Una reunión de apertura. b) Reuniones de enlace. c) Reuniones de retroalimentación con el representante de la dirección. d) Una reunión de cierre. Actividades yTécnicas de Auditoría a.- Agenda de la reunión de apertura  Presentar al equipo  Objetivo, alcance y criterios  Revisión del plan de auditoría  Explicación sobre el muestreo  Confidencialidad  Método de informe  Grado de las NCs.(Si aplica)  Confirmar disponibilidad de tos auditados  Confirmar aspectos logísticos  Confirmar guías  Requisitos de seguridad  Preguntas Actividades yTécnicas de Auditoría
  24. 24. 27/09/2013 24 b.- Reuniones de enlace del equipo:  Para asegurar el progreso sin problemas y eficaz de la auditoría  Para asegurar que se cubre el alcance  Para revisar no conformidades  Para reunir hallazgos c.- Reuniones de retroalimentación : Con el Representante de la Dirección y otros Directivos  Para revisar los hallazgos  Para explicar no conformidades  Para acordar acciones correctivas Actividades yTécnicas de Auditoría Reunión final de enlace del equipo:  Preparación para la reunión de cierre  Revisión de hallazgos  Discutir conclusiones  Preparar el informe final Actividades yTécnicas de Auditoría
  25. 25. 27/09/2013 25 d.- Agenda de la reunión de cierre  Agradecer al auditado y volver a presentar al equipo  Recapitular objetivos, alcance y criterios  Revisar plan  Informar sobre las fortalezas y áreas de mejora a nivel global  Detallar NC  Conclusiones  Preguntas y respuestas  Acciones correctivas y plazos  Seguimiento Actividades yTécnicas de Auditoría 4.- ETAPAS DE UNA AUDITORÍA a. PREPARACIÓN b. EJECUCIÓN c. INFORME d. SEGUIMIENTO Actividades yTécnicas de Auditoría
  26. 26. 27/09/2013 26 a.- PREPARACIÓN DE LA AUDITORÍA - PAUTAS  Las auditorias son costosas  Las auditorías deben ser bien planeadas y conducidas  Las auditorías no deben ser realizadas "por sorpresa"  Acordar siempre con el auditado fechas convenientes por adelantado (ver "Programa de Auditoría") COSTOS MÍNIMOS Máximo efecto Actividades yTécnicas de Auditoría PLANIFICACIÓN  Determinar volumen de trabajo  Preparar programa  Preparar documentos de trabajo  Definir Metodología  Mantener informado al auditado Actividades yTécnicas de Auditoría
  27. 27. 27/09/2013 27 PREPARACIÓN DE DOCUMENTOS DE TRABAJO  Listas de verificación Formúlanos  Estándares  Guías LOGÍSTICA  Viaje y arreglos  Espacio privado de oficina  Intérpretes Actividades yTécnicas de Auditoría
  28. 28. 27/09/2013 28 INFORMACIÓN PREVIA  Informes de Auditorias anteriores y Revisiones de la Dirección  Documentos del SIG: Procedimientos, métodos, manuales, etc.  Legislación y otros requisitos aplicables  Reclamos de partes interesadas  Necesidades de la Gerencia INFORMACIÓN DEL ÁREA A AUDITAR  Qué hacen en el Área / sector?  Cuan grande es?  Qué procesos operan?  Qué criterios se deben cumplir?  Complejidad de las operaciones Actividades yTécnicas de Auditoría PREPARACIÓN DEL AUDITOR - ENTENDER EL SISTEMA Y LOS PROCESOS • Mapear el sistema  Procesos  Entradas & salidas  Controles  Secuencia de procesos  Interacciones • Elaborar el Plan de Auditoria Actividades yTécnicas de Auditoría
  29. 29. 27/09/2013 29 El auditor debe prepararse para...  Seguir el proceso de un extremo hasta el otro, verificando la eficacia del control  No limitarse solo a determinar la conformidad de las actividades con lo establecido en los procedimientos  Evaluar también y sobre todo si el proceso es capaz y produce los resultados intentados El auditor debe enfocarse en evaluar la capacidad de los procesos y del sistema para alcanzar los objetivos establecidos. Actividades yTécnicas de Auditoría PLAN DE AUDITORIA  Objetivo y alcance  Lugares, fechas y recursos  Criterio: Documentos o requisitos aplicables  Integrantes del Equipo de Auditoria  Cronograma de actividades, con tareas asignadas a los auditores Debe ser acordado con el auditado Actividades yTécnicas de Auditoría
  30. 30. 27/09/2013 30 PREPARACIÓN DE LA AUDITORIA El Equipo de Auditoria debe ser informado de:  Objetivos,Alcance y Criterio de la auditoria  Detalles de los sectores y actividades a auditar  El Equipo de Auditoria debe:  Recopilar la información previa necesaria  Elaborar la agenda de Auditoría  Preparar los documentos de trabajo:  Listas de verificación  Formatos Actividades yTécnicas de Auditoría
  31. 31. 27/09/2013 31 1.- El SIG esta diseñado conforme a las normas aplicables? 2.- El SIG está implementado y funciona según la planificación? 3.- El SIG es eficaz? 4.- El SIG es capaz para lograr los objetivos y alcanzar la satisfacción de las partes interesadas? Actividades yTécnicas de Auditoría LISTAS DE VERIFICACIÓN  Servir como ayuda memoria  Asegurar que se cubren todos los asuntos y puntos relevantes  Asegurar profundidad y continuidad de la auditoria  Ayudar en la administración del tiempo  Organizar la toma de notas  Es parte del reporte de auditoría ASPECTOS IMPORTANTES  Las listas deben ser específicas para el Sistema de Gestión a ser auditado  Preparadas a partir de documentos del Sistema de Gestión Actividades yTécnicas de Auditoría
  32. 32. 27/09/2013 32 LISTAS DE VERIFICACIÓN - FORMATO:  Deje espacio para notas  Referencia a los criterios de la auditoría  Referencia a los documentos del Sistema  Referencia a los registros. MAL USO DE LISTAS DE VERIFICACIÓN  Usada como cuestionario, disminuye la visión y entorpece la comunicación  Un seguimiento muy estricto de la lista de verificación, puede ocasionar la omisión de aspectos importantes de la auditoría Actividades yTécnicas de Auditoría b.- EJECUCIÓN DE LA AUDITORIA - ETAPAS  Reunión inicial  Recopilación de evidencias  Reunión final RECOGIENDO INFORMACIÓN  Entrevistas  Revisión de documentos  Observación Actividades yTécnicas de Auditoría
  33. 33. 27/09/2013 33 EVIDENCIAS OBJETIVAS  Información verificable  Se basan en:  Entrevistas  Examen de documentos  Observación de actividades y condiciones  Resultados de mediciones y ensayo  Registros Actividades yTécnicas de Auditoría ENTREVISTAS Técnicas de preguntas abiertas  Qué  Porqué  Cuándo Muéstreme!  cómo  Dónde  Quién Usar prudentemente las preguntas:  Cerradas  Aclaratorias Actividades yTécnicas de Auditoría
  34. 34. 27/09/2013 34 Técnica de preguntas Tipo Característica Tipo Característica Las preguntas abiertas no se pueden contestar con un “Si o No” Las preguntas cerradas se limitan a un “Si o No” Ejemplos Ejemplos ¿Cómo ... ¿Cuándo... ¿Qué... ¿Dónde... ¿De qué forma... ¿La inspección se realiza cada 3 horas? ¿El resultado se registra en formato XYZ? Beneficios Beneficios  Se obtiene gran cantidad de información  No se limita al interrogado  No tiene la sensación de que se le está arrinconando  Confirma información importante  Ahorra tiempo Inconvenientes Inconvenientes Abiertas  Se pierde tiempo valioso en explicaciones extensas  No se concreta hasta terminar con una pregunta cerrada Cerradas  Limita la información que proporciona  Denota falta de planificación previa RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS  El auditor mantiene el control  Lista de participantes  Auditar dentro de la actividad planeada  Tomar notas  Recabar evidencias objetivas en todas sus formas  Investigar todo lo necesario  Seguir la pista de auditoría  Tomar muestras representativas  Verificar la coincidencia entre procedimientos escritos y la realidad Actividades yTécnicas de Auditoría
  35. 35. 27/09/2013 35 RECOPILACIÓN DE EVIDENCIAS  Verificar lo expuesto durante las entrevistas  Comunicar al auditado las No Conformidades  Determinar si las No Conformidades  constituyen casos aislados  o si son generalizadas  Registrar las No Conformidades Actividades yTécnicas de Auditoría MUESTREO DE REGISTRO  No hay tiempo de chequear todo  Escoja ejemplos representativos  No hay un porcentaje establecido  Representación de acciones  Cubrir periodos relevante  Mirada al control Actividades yTécnicas de Auditoría
  36. 36. 27/09/2013 36 OBSERVACIONES  Observe siempre la evidencia física:  Aspectos  Equipos, instrumentos  Condiciones, control operacional Observaciones - Qué buscar:  Procedimientos disponibles  Operaciones en curso  Puntos de emisión  Registros Operacionales  Instrumentos con mediciones de procesos  Alarmas  Limpieza y Organización  Carteles de comunicación  Registro de Toma de conciencia  Etiquetas de Calibración  Letreros de Peligro Actividades yTécnicas de Auditoría Observaciones de instrumentos  ¿Para qué se usa?  ¿Necesita mantenimiento?  ¿Se le dio mantenimiento?  ¿Hay un registro?  ¿Cuál es la lectura? Actividades yTécnicas de Auditoría
  37. 37. 27/09/2013 37 NOTAS Siempre tome notas  Explique la necesidad de tomar notas al auditado  Haga sus notas:  Comprensivas  Acertadas  Precisas  Legibles Actividades yTécnicas de Auditoría ADMINISTRANDO EL TIEMPO  El tiempo es siempre corto  Planifique bien  No permita que su auditoría se desvíe  No cave demasiado profundo  No se enfoque en trivialidades  Decida el tamaño de la muestra y  apéguese a el. Actividades yTécnicas de Auditoría
  38. 38. 27/09/2013 38 Qué es una No Conformidad?  No cumplimiento de un requisito de las partes interesadas  Requisito: necesidad o expectativa establecida o implícita  Requisito legal o regulatorio  Una Oportunidad para mejorar el desempeño, los resultados y la satisfacción de partes interesadas Actividades yTécnicas de Auditoría Para que un Hallazgo se defina como NC se requieren 3 condiciones mínimas: 1.- Debe describir el problema. 2.- Debe estar basado en evidencias objetivas. 3.- Debe demostrarse incumplimiento de requisitos:  De normas (ISO 9001, ISO 14001 u OHSAS 18001)y otros estándares aplicables  Procedimientos, planes u objetivos/metas  Requisitos legales o regulatorios HALLAZGO DE LA AUDITORIA Actividades yTécnicas de Auditoría NC OBS
  39. 39. 27/09/2013 39 Categorías de Hallazgos CATEGORÍA DESCRIPCIÓN No conformidad Mayor Ausencia completa de uno de los requisitos de la norma auditada en el sistema de gestión o el incumplimiento en la implementación y manutención de uno o más elementos obligatorios del sistema; o falta sistémica de uno de los requisitos especificados. No conformidad Menor Hallazgo aislado o esporádico referente a un requisito de la norma auditada que indica una debilidad en el sistema, procedimiento, registro, o en la gestión de una actividad en particular, si es que no se corrige. Observación Hallazgo puntual del que se necesita más información, pero no requiere tratamiento como acción correctiva/preventiva, pero si necesita la aplicación de acciones correctoras. Oportunidad de mejora Mecanismo del SGCI orientado a implementar iniciativas ó acciones para aumentar la capacidad de cumplir con los requisitos de las normas auditadas. Reporte de no conformidad  Claro y preciso  Comprensible  Describe el problema  Explica el requisito  Referencia la evidencia Actividades yTécnicas de Auditoría
  40. 40. 27/09/2013 40 CONTENIDO DEL REPORTE DE NO CONFORMIDAD  Área/Proceso  Hallazgo (evidencia objetiva)  Requisito incumplido  Firma  Clasificación Actividades yTécnicas de Auditoría Evidencia objetiva  Datos que respaldan la existencia o veracidad de algo Nota.-La evidencia objetiva puede obtenerse por medio de la observación, medición, ensayo/prueba u otros medios. Actividades yTécnicas de Auditoría
  41. 41. 27/09/2013 41 EJEMPLO 1: Departamento Producción bolas de acero Turno de la Mañana 4 de 14 operarios fueron vistos no usando cascos ni zapatos de seguridad. Los cascos estaban disponibles a la entrada del área y los zapatos de seguridad habían sido asignados la semana anterior. La Instrucción BA-P-01 clausula 5, requiere que todo el personal que entre al departamento de producción debe usar los cascos y zapatos de seguridad. La instrucción estaba claramente visible a la entrada del área. Actividades yTécnicas de Auditoría CONTENIDO DEL REPORTE DE NO CONFORMIDAD  Área/Proceso  Hallazgo (evidencia objetiva)  Requisito incumplido  Firma  Clasificación Actividades yTécnicas de Auditoría
  42. 42. 27/09/2013 42 ATENCIÓN  Sea cauteloso, no saque conclusiones apresuradas  Asegúrese de tener evidencia completa  Asegúrese de que su evidencia es acertada  Cuando dude, investigue  Identifique los puntos clave para siguientes investigaciones Actividades yTécnicas de Auditoría Tomar Disposición Investigar Causa Determinar Acción Correctiva Verificar Implementación Verificar Eficacia No conformidad Auditor Auditado Actividades yTécnicas de Auditoría
  43. 43. 27/09/2013 43 c.- INFORME DE AUDITORÍA  Área auditada  Lugar y Fecha  Equipo de Auditoría  Participantes  Documentación aplicable  Objetivo , Alcance y Conclusiones  Resumen de los resultados, fortalezas y debilidades del SIG  No conformidades y observaciones Actividades yTécnicas de Auditoría Características de los Informes de auditoria  Los Informes pueden ser verbales o escritos.  Se reportan todos los resultados y no sólo las no conformidades.  Los Informes agregan valor al Sistema de Gestión  Informe de acuerdo a los procedimientos de la organización. Actividades yTécnicas de Auditoría
  44. 44. 27/09/2013 44 Receptores de Informes Verbales  Auditados directos  Gerentes de área Receptores de Informes escritos  Auditados directos  Gerentes de área  Otros auditores internos  Responsable del programa de auditorías  Representante de la gerencia  Alta gerencia Actividades yTécnicas de Auditoría Características de calidad del Informe Por su Forma  Conciso  Legible  Claro y entendible  Presentación adecuada Por su Contenido  Informativo  Basado en hechos  Completo  Exacto y preciso Actividades yTécnicas de Auditoría
  45. 45. 27/09/2013 45 Informe con prontitud  No lo deje para después  Nunca espere tener tiempo disponible, posteriormente  Prepare los Reportes de No conformidad , a la brevedad.  Informes entregados a tiempo agregan valor. Actividades yTécnicas de Auditoría Contenido del Informe final  Alcance de la auditoria, objetivos y Criterio de Auditoria  Programa de auditoria, identificación de auditores  Resultados de auditoria incluyendo irregularidades  Evaluación del equipo auditor sobre cumplimiento de requisitos y criterio de auditoria  Capacidad del Sistema en relación a los objetivos definidos  Resumen de la auditoria, incluyendo Observaciones y no conformidades  Lista de distribución Actividades yTécnicas de Auditoría
  46. 46. 27/09/2013 46 REPORTE FINAL  Reporte completo  Listas de verificación completas  Reportes de No Conformidad  Matriz de análisis (opcional) Actividades yTécnicas de Auditoría d.- SEGUIMIENTO  Seguimiento de la implementación  Evidencias  Capacitación  Nuevos procedimientos  Cambios en la infraestructura  Nuevos registros  Seguimiento a la eficacia  No hay recurrencia de la NC, accidente o incidente Actividades yTécnicas de Auditoría
  47. 47. 27/09/2013 47 Programación de Auditoría Asignación del Equipo Auditor Elaboración Plan de Auditoría Listas de Verificación Difusión del Plan de Auditoría Reunión de Apertura Evaluación de la Documentación Ejecución de la Auditoría Documentar los hallazgos Observaciones Oportunidades de Mejora No Conformidades Informe de Auditoría y Reunión de Cierre Existen N.C. Procedimiento Acciones Correctivas Procedimiento Acciones Preventivas Op. Mejora Observaciones Seguimiento a las Acciones Eficaz A A B B Inicio Sí No Sí No B Planeación Ejecución Proceso de la Auditoría al SG
  48. 48. 27/09/2013 48 Gracias por su Atención Email jbrunocalvay@gmail.com Movil 943691047 // #943691047

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