July 2013 cabinet_update


Published on

Published in: Education, Business
  • Be the first to comment

  • Be the first to like this

No Downloads
Total views
On SlideShare
From Embeds
Number of Embeds
Embeds 0
No embeds

No notes for slide

July 2013 cabinet_update

  1. 1. A Year in Review 2012‐13 Major District Accomplishments
  2. 2. Alignment, Leadership & Continuous Improvement -Jay Marino
  3. 3. Aligning  efforts to  “The Plan”
  4. 4. Continuous Improvement “Systemic” Alignment Model  “No one escapes continuous improvement”          Shared Leadership   Roles & Responsibilities  Documents/Goals  Results/Data  Time  District  District Leadership  Team (DLT)   Provides oversight to the District  Plan on a page (goals/data)   Communication & alignment  (report back to stakeholders)   Voice of customer & stakeholder  input (insight into decisions)      District Strategic  Plan on a Page  SMART Goals Aligned – PDSA as Improvement Process  District  Balanced  Scorecard  Meets quarterly  School  Building Leadership  Team (BLT)   Set and communicate direction  at school   Create and monitor: SIP, POP,  Scorecard, etc.   Build leadership capacity   Align PLC work in school   P.D. on systems/process (not  curriculum)  School Improvement  Plan & School Plan  on a Page  School Balanced  Scorecard  Meets 1 to 2 times  per month  Classroom/ Teacher  Professional Learning  Communities (PLC)   Align PLC work across grade  levels or content area   Align work to SIP goals (SMART  goal & short cycle PDSA)   Address 4 PLC questions   RTI/Systems of intervention  Classroom SMART  Goals & Classroom  Plan on a Page  Classroom Data  Center  Meets 2‐4 times  per month  Classroom/ Student  Classroom Learning  Community (CLC: The  8 components/Lotus)   Engage students in 21st  century  learning    Empowerment/accountability   Align class goals to SIP goals   Connect every student to goals  Student Individual  SMART Goals  Student Data  Folder  Daily (Class  meetings 4 times  per month) 
  5. 5. Baldrige Criteria 4 Measurement, Analysis & Knowledge Management 1 Leadership Organizational Profile Environment, Relationships, & Challenges 2 Strategic Planning 3 Customer & Market Focus 6 Process Mgmt 5 Workforce Focus 7 Business Results
  6. 6. SMART Goal Accomplishments • Completed self‐assessment of perceived  progress within the 7 Baldrige criteria • Board/Administration perception compared to  employee perception • Assigned category champions for areas  rated lower  • SMART goals and action plans created  (updated and posted publicly on the District  web site)
  7. 7. 8
  8. 8. Other Accomplishments • Created a “continuous improvement” portion to  our District website • Multimedia content created by Dunlap teachers,  administrators and students • Published 219 blog posts from August 1, 2012 to  June 30, 2013 (1.25 posts per school day!) • Second Harris Poll stakeholder satisfaction data  point collected • Implemented the Dunlap Stakeholder Suggestion  Process (DSSP) and implemented 35 employee  ideas in the 2012‐13 school year!
  9. 9. 1. Originate Suggestion Card 2. Leadership Team Review & Assign 3. Implement Idea/Suggestion 4. Complete, Sign-off & Recognize 12
  10. 10. Facilities &Technology Lisa Parker
  11. 11. • Established a Disaster Recovery Team • Developed an Emergency Disaster Recovery Plan • Plan will be shared with the Board of Education  and administrators in the fall SMART Goal Accomplishments
  12. 12. • Several conference calls and a week long visit • Spent a day with each director and staff • Support service department leadership teams will  review the recommendations • Presentation to the Board of Education with  complete recommendations to be phased: • Immediate implementation • 13‐14 school year • 14‐15 school year • 15‐16 school year SMART Goal Accomplishments
  13. 13. • Selected vendor in February • Training conducted May, 2013 – January,  2014 • Automated time clocks for all hourly  employees • Greater efficiencies with the ability to  integrate data with other systems and  capture key information  SMART Goal Accomplishments
  14. 14. • Opening of Hickory Grove • Phase 2 construction at DHS • Development of Food Services Handbook • Continue to automate processes such as  online fees, flyer approval process, etc. Other Accomplishments
  15. 15. Curriculum & Instruction Lonna Anderson
  16. 16. • Focused on PLC question #2:  • How will we know our students are learning? • Developed, administered, and analyzed common  formative assessments • Elementary building & district grade level teams • Secondary course teams • Attached formative assessments within                unit maps on the Atlas software • http://dunlapcusd‐public.rubiconatlas.org/Atlas/Public/View/Default SMART Goal Accomplishments
  17. 17. • Effective and efficient use of weekly PLC’s • Implementing with fidelity  • Focusing on what and how students are learning • Interdisciplinary teams • Vertical teams • Developed and implemented K‐2 standards based  report cards aligned to the Common Core  Standards • Common assessments • Common rubrics • Opened the Atlas course maps for public view Additional Accomplishments
  18. 18. • Implementation of the IL Common Core Standards • Math in Focus: Grades K‐2 and 6‐8 • Supported through professional development • Reviewed secondary Language Arts courses for alignment with  the ELA standards • Infused Literacy Standards within all disciplinary course units  • Implementation plan for World Language • Spanish for all K & 1st grade students beginning in the fall  • Plan for K‐5 implementation • Additional opportunities for MS World Language • Spanish and Arabic: 7th grade • French: 8th grade • Spanish for HS credit: 8th grade SMART Goal Accomplishments
  19. 19. • Expanded enrichment services at the middle school SMART Goal Accomplishments )
  20. 20. • Successfully completed                                                                   the first year of full                                                                          day Kindergarten  • Successfully completed the first year of the Elementary  Enrichment Eagles Program • 100% of teachers trained in the components of  Continuous Improvement Additional Accomplishments
  21. 21. Human Resources Erik Christian
  22. 22. Dunlap Community Unit School District 323    Strategic Plan – Goal    Goal Area:  CERT  Goal Champion:  Erik Christian    1.)  State the SMART goal (Specific, Measurable, Achievable, Results‐oriented, Target date).    During the 2012‐2013 school year, the Certified Evaluation Revision Team (CERT) will implement the certified staff evaluation tool, using the  iObservation software.  The tool will be communicated to all certified staff and administrators, and will include training on the tool and its impacts.  This  goal will be measured by 1) the existence of the tool and artifacts; and 2) the implementation of training on the use of the tool and artifacts.    2.)  Describe data sources consulted and a summary analysis of the data that indicate the need for the goal.    Charlotte Danielson’s Framework for Teaching is widely regarded as best practice in teacher evaluation.  Staff had attended several training sessions by  the Consortium for Educational Change and consulted with other school districts who have implemented the Framework, relying upon their experience  and sample tools and artifacts.    3.)  Identify the correlation of the stated school improvement goal to the District strategic plan.    Check all that apply:   GOAL 1:  To Continuously Improve Student Growth and Achievement   GOAL 2:  To Obtain a Satisfying and Productive Classroom and School Learning Environment   GOAL 3:  To Achieve a Satisfying and Productive Classroom and School Teaching Environment   GOAL 4:  To Ensure a Satisfying and Productive Partnership with Families and the Community   GOAL 5:  To Obtain Efficient, Effective, and Equitable Use of Resources    4.)  Summarize how this goal will be measured.  What will be the evidence of goal attainment?  This goal will be measured by the implementation of data warehousing.    Evidence of attaining this goal will be the creation of the Certified Staff Evaluation Tool and the training of staff on the tool. 
  23. 23. •Certified Evaluation Revision Tool (CERT) • The revised certified evaluation process was  implemented on‐schedule and successfully • A survey on the new process and tool was  presented to staff at the end of the year • The CERT committee is currently improving the  process/tool based upon this feedback SMART Goal Accomplishments
  24. 24. Dunlap Community Unit School District 323   Strategic Plan – Goal    Goal Area:  HR Metrics  Goal Champion:  Erik Christian    1.)  State the SMART goal (Specific, Measurable, Achievable, Results‐oriented, Target date).    During the 2012‐2013 school year, metrics will be developed to measure the status and progress of various Human Resources initiatives.  This goal will  be measured by 1) the identification and definition of the specific metrics; and 2) quarterly analysis reports to the Superintendent on the metrics.    2.)  Describe data sources consulted and a summary analysis of the data that indicate the need for the goal.    The Dunlap School District is a data‐driven organization and the HR activities align with that vision.  Also, the Society for Human Resource Management  and the International Personnel Management Association for Human Resources identify that HR metrics play a crucial role in workforce planning and  performance.    3.)  Identify the correlation of the stated school improvement goal to the District strategic plan.    Check all that apply:   GOAL 1:  To Continuously Improve Student Growth and Achievement   GOAL 2:  To Obtain a Satisfying and Productive Classroom and School Learning Environment   GOAL 3:  To Achieve a Satisfying and Productive Classroom and School Teaching Environment   GOAL 4:  To Ensure a Satisfying and Productive Partnership with Families and the Community   GOAL 5:  To Obtain Efficient, Effective, and Equitable Use of Resources    4.)  Summarize how this goal will be measured.  What will be the evidence of goal attainment?  This goal will be measured by the implementation of data warehousing.    Evidence of goal attainment will be the identification of the metrics and the quarterly reports of the metrics to the Superintendent [and board?].
  25. 25. HR Metrics • HR needs to track data to make data‐driven  decisions • The metrics needed and the gaps to capture  them have been identified • The major progress is via the                                         implementation of the HRIS system,                            which will enable HR data analysis SMART Goal Accomplishments
  26. 26. • Principal evaluation process revision • District‐wide administrator process revision • Support staff structure transition • HR portion of the HR/finance system • Labor/employee relations consistency Other Accomplishments
  27. 27. A Look Forward… 2013‐14 Major District Initiatives August Board Meeting