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Compromisos del Alcalde de Urrao con la Contraloría, glosas a la gestión de 2009

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Compromisos de la alcaldía de Urrao a instancia de la Contraloría General de Antioquia a fin de evitar en el futuro los fallos detectados en la auditoría a la gestión 2009.

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Compromisos del Alcalde de Urrao con la Contraloría, glosas a la gestión de 2009

  1. 1. PLAN DE MEJORAMIENTONombre/Código Entidad: Administracion municipio de UrraoPeriodo Auditado: 2009Año realización Auditoría: 2010Observaciones: AUDITORÍA INTEGRAL No Fecha Descripción Acción Correctiva Responsable Hallazgo Implementación LÍNEA DE GESTIÓN. Evaluación Contractual Obra Pública No se apreció en la documentación de los contratos el análisis o Realizar el soporte que permita la tipificación, Todas las 01 enero de soporte de tipificación, estimación y asignación de los riesgos estimación, y asignación de los riesgos dependencias 2010 previsibles que puedan afectar el contrato, tal como lo prescriben previsibles que puedan afectar el equilibrio los numerales 6 y 7 del Artículo 3 del Decreto 2474 de 2008. (D) económico del contrato el cual hace parte de los estudios previos, de conformidad con lo establecido en el numeral 6 y 7 del Artículo 3 del Decreto 2474 de 2008 y el cual hace parte del proceso contractual. 1 En los siguientes contratos de obra pública se determinó una inadecuada retención sobre el valor de cada pago, al aplicar el 6% por concepto de retención en la fuente sobre contratos de SECRETARIA DE construcción que solo se gravan con el 1%, contrario a lo PLANEACION Y Retener a los contratos de construcción el 1% OBRAS 12/1/2010 2 establecido en el Artículo 68-1 del Estatuto Tributario. (A) por concepto de retención en la fuente de PUBLICAS acuerdo a lo ordenado por el artículo 68-1 del Estatuto Tributario. Ver cuadro informe Se requirió al contratista para la devolución Confrontadas las cantidades de obra canceladas para el contrato de los dineros no ejecutados ya que no se No 046 de 2009 celebrado con la Junta de Acción Comunal de la pudo evidenciar en la zona la ejecución de Vereda el Porvenir para “la construcción del muro de contención de estos, para lo cual se realizo un acuerdo de la vía Urrao-Pavón el Porvenir, kilómetro 0+300 del Municipio de pago con esta junta de acción comuna. Para SECRETARIA DE Urrao” por un valor de $11.964.000, con las cantidades tomadas en evitar este tipo de situaciones, la entidad PLANEACION Y 12/1/2010 OBRAS la visita del 8 de septiembre de 2010, se detectó un presunto realizaran verificaciones con registros PUBLICAS detrimento patrimonial de $4’448.800, lo anterior según el siguiente fotograficos de los trabajos a ejecutar de tal 3 cuadro: (A) ver cuadro informe manera que despues de culminada se pueda verificar el cumplimiento contractual. En la respuesta de la entidad a las observaciones del preinforme se envió recibo de caja No 054244 por valor de $100.000, como abono al acuerdo de pago según solicitud del 22 de octubre de 2010, lo que indica que el saldo de $4’348.000 será cancelado en cuotas previamente pactadas. CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 1
  2. 2. PLAN DE MEJORAMIENTONombre/Código Entidad: Administracion municipio de UrraoPeriodo Auditado: 2009Año realización Auditoría: 2010Observaciones: AUDITORÍA INTEGRAL No Fecha Descripción Acción Correctiva Responsable Hallazgo Implementación Revisada la documentación para el contrato de obra sin número celebrado bajo el convenio de Asociación con el objeto de “Rehabilitación y Mantenimiento del puente peatonal colgante de la vereda Arenales” celebrado con la Corporación CORPOSOCIAL por valor de $186’165.987, aunque argumentada y soportada en estudios técnicos y actos administrativos en los que se declaró que por necesidad la contratación fue adelantada al amparo del Decreto 777 de 1992, lo cual no es plenamente justificables por el Organismo de Control, dado que no se ajusta plenamente a lo consagrado en la norma citada, es comprensible por parte del SECRETARIA DE PLANEACION Y 4 organismo de control, de acuerdo con lo apreciado durante el OBRAS 12/1/2010 desarrollo del objeto contractual a la luz de un análisis de los PUBLICAS hechos previos a las etapas contractuales, la buena fe de la administración en la celeridad con esta actuación para resolver oportunamente la situación de inestabilidad generada en la infraestructura del puente y lograr con ello su rehabilitación. No obstante se reporta la observación con el propósito de que se implementen los correctivos a fin de evitar incurrir en omisiones de Realizar la verificación de las normas legales los principios que deben regir las actuaciones contractuales y para no incurrir en una contratación indebida, administrativas. Adicionalmente no se apreció la inclusión del de tal manera que se de cumplimiento a la amparo de estabilidad de las obras en la póliza 994000009544 de ley. la Aseguradora Solidaria, contrario a lo establecido en los Prestación de Servicios y Suministros numerales 6 y 7 del Artículo 3 del Decreto 2474 de 2008, lo cual es Mediante el rubro presupuestal 23211109 correspondiente en El Municipio contratará todo lo referente con Secretaria de 40544 suceptible de correctivos en razón a que aún se encuentra a Educación (A) ejecución. “Acciones de mejoramiento de la gestión” se cancelaron el director de la escuela de música, profesora Educación, obligaciones contractuales al director de la escuela de música, de manualidades para madres cabeza de Dirección de profesora de manualidades para madres cabeza de familia, y el familia, cubrirá el contrato de arrendamiento Cultura, arrendamiento de la escuela de música por valor de $49.721.936, de la escuela de música con recursos Secretaria de estos gastos no están cancelados con recursos destinados a la destinados a la financiación de competencias Haceinda. financiación de competencias en materia de cultura, por lo tanto se en materia de cultura y no con el rubro de 5 está incumpliendo lo establecido en el Decreto 111 de 1996 educación “Acciones de mejoramiento de la Artículo 18. “ESPECIALIZACION”. Las operaciones deben referirse gestión”, cumpliendo así con el Decreto 111 en cada órgano de la administración a su objeto y funciones, y se de 1996 Artículo 18. “ESPECIALIZACION”. ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron Las operaciones deben referirse en cada programadas. (A) ver cuadro informe órgano de la administración a su objeto y funciones, y se ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron programadas. Adicionalmente, se reintegraron estos recursos al rubro de educación. Con recursos del Sistema General de Participaciones (S.G.P.) y No reconocer obligaciones contractuales por Dirección de 40422 mediante la utilización del rubro presupuestal 23280901 arrendamiento (Casa de la Mujer) o cualquier Bienestar correspondiente a Programas de Bienestar Social, se cancelaron otro concepto que no correspondan al rubro Social, obligaciones contractuales por arrendamientos a la señora Aura 23280901 correspondiente a Programas de Secretaria de Inés Montoya, estos gastos no están cancelados con recursos Bienestar Social, cumpliendo con el Decreto Hacienda destinados a la financiación de competencias, por lo tanto se está 111 de 1996 Artículo 18. el cual habla del 6 incumpliendo lo establecido en el Decreto 111 de 1996 Artículo 18. principio de “ESPECIALIZACION”. Las “ESPECIALIZACION”. Las operaciones deben referirse en cada operaciones deben referirse en cada órgano órgano de la administración a su objeto y funciones, y se de la administración a su objeto y funciones, y ejecutarán estrictamente conforme al fin para el cual fueron se ejecutarán estrictamente conforme al fin programadas.(A) ver cuadro informe para el cual fueron programadas. CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 2
  3. 3. PLAN DE MEJORAMIENTONombre/Código Entidad: Administracion municipio de UrraoPeriodo Auditado: 2009Año realización Auditoría: 2010Observaciones: AUDITORÍA INTEGRAL No Fecha Descripción Acción Correctiva Responsable Hallazgo Implementación Con los siguientes comprobantes de egreso se cancelaron con No se continuo cancelando gastos por estos Secretaria de 31/10/2010 recursos propios del rubro presupuestal 21112102, gastos de conceptos y se le dio a conocer esta situación Hacienda, 7 transporte, viaje y capacitación a Concejales del municipio, al Presidente del Concejo Municipal Presidente Incumpliendo lo establecido en el Art 65, 67 Ley 136 de 1994. (F) ordenador del gasto. Concejo (D) ver cuadro informe Municipal. Los contratos detallados en el siguiente cuadro, suscritos con Se exigirá y verificara la totalidad de la Todas las 40544 diversos proveedores o contratistas, carecen de los requisitos papelería requerida a los proveedores y Dependencias descritos. (A) ver cuadro informe contratistas según corresponda como son los siguientes documentos: Certificado Antecedentes Disciplinarios, Certificado Judicial, Certificado de la Contraloria, SICE CUBS, y a su vez la entidad contratante efectuará la debida asignación de supervisión interventora, realizará las correspondientes actas de liquidación, verificará el registro y la aplicación correcta de acuerdo al rubro presupuestal y su designación, elaborará los 8 estudios previos dentro de los cual se tipifican, estiman y asignan los riesgos, Lo anterior conforme lo establece la Ley 80 de 1993, Ley 1150 de 2007, Decreto 2474 de 2008, Ley 190 de 1995, Ley 111 de 1996, Ley 115 de 1996, Ley 715 de 1991, Ley 1176 de 1997, Decreto 115 de 1996, Ley 1176 de 1997, Decreto 3512 de 2003. A la fecha de realización de la Auditoría, la Administración Aprobar por parte del Concejo Municipal de Archivista y 40663 Municipal, no había dado cumplimiento a la Ley 594 de 2000, en Archivo las tablas de retención que elaboró el Secretaria de cuanto a la elaboración de Tablas de Retención Documental, Municipio de Urrao y aplicarlas debidamente Gobierno norma que propende por la recuperación, producción y para obtener mejor manejo del mismo y administración de todo el archivo histórico que permite beneficios cumplir con la Ley 594 de 2000. 9 en el manejo, control y acceso a la información. (A) La Administración Municipal de Urrao, no tiene constituido el Constituir el comité de compras encargado de Secretaria de 40441 Comité de Compras, lo que denota que éstas se realizan sin planear y priorizar las compras del municipio Gobierno y 10 ninguna planeación y priorización, inobservado lo establecido en el Control Interno. artículo 2 de la Ley 87 de 1993. (A) LÍNEA FINANCIERA Evaluación Estados Contables GRUPO 16 PROPIEDAD PLANTA Y EQUIPO CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 3
  4. 4. PLAN DE MEJORAMIENTONombre/Código Entidad: Administracion municipio de UrraoPeriodo Auditado: 2009Año realización Auditoría: 2010Observaciones: AUDITORÍA INTEGRAL No Fecha Descripción Acción Correctiva Responsable Hallazgo Implementación Cotejado el saldo de la cuenta 1615 Construcciones en curso por Se ajustará el valor de las Construcciones en Secretario de 30 de junio de valor de $1.721.167.15, correspondiente el valor de los costos y curso con la información recibida del Planeación, 2011 demás cargos incurridos en el proceso de construcción o Secretario de Planeación Municipal Contador ampliación de bienes inmuebles, hasta cuando estén en Público y condiciones de ser utilizados en desarrollo de las funciones de Comité de 11 cometido estatal se presento incertidumbre acerca de la veracidad Sostenibilidad de las cifras, debido a que no fue posible obtener los documentos soportes que avalen las cifras reveladas como lo establece el numeral 9.2.1 Soportes de Contabilidad, de la Resolución 355 de 2007, y el Instructivo 9 del 18 de diciembre de 2009, de la Contaduría General de la Nación. (A) Analizado el saldo de la cuenta 1645 Plantas, ductos y túneles por Se ajustará el valor de las Construcciones en Secretario de 30 de junio de valor de $38.200.000, correspondientes el valor de las plantas, curso con la información recibida del Planeación, 2011 ductos y túneles adquiridos a cualquier título por la entidad Secretario de Planeación Municipal Contador contable pública, para el desarrollo de sus funciones de cometido Público y estatal. Tratándose de las entidades contables públicas, incluye las Comité de plantas, ductos y túneles para el uso permanente recibidos sin Sostenibilidad contra prestación de otras entidades, se presentó incertidumbre 12 acerca de la veracidad de las cifras, debido a que no fue posible obtener los documentos soportes que avalen las cifras reveladas como lo establece el numeral 9.2.1 Soportes de Contabilidad, de la Resolución 355 de 2007, y el Instructivo 9 del 18 de diciembre de 2009, .de la Contaduría General de la Nación. (A) Cotejado el saldo de la cuenta 1650 Redes, líneas y cables por Se ajustará el valor de las Construcciones en Secretario de 30 de junio de valor de $130.626.615, correspondiente el valor de las redes, curso con la información recibida del Planeación, 2011 líneas y cables de propiedad de la entidad contable pública, Secretario de Planeación Municipal Contador adquiridas a cualquier título, para el desarrollo de sus funciones de Público y cometido estatal Tratándose de las entidades contables públicas, Comité de incluye las redes, líneas y cables para el uso permanente recibidos Sostenibilidad sin contraprestación de otras entidades, se presentó incertidumbre 13 acerca de la veracidad de las cifras, debido a que no fue posible obtener los documentos soportes que avalen las cifras reveladas como lo establece el numeral 9.2.1 Soportes de Contabilidad, de la Resolución 355 de 2007, y el Instructivo 9 del 18 de diciembre de 2009,.de la Contaduría General de la Nación. (A) GRUPO 19 OTROS ACTIVOS Analizado el saldo de la cuenta 1905 Bienes y servicios pagados Se realizará la amortización de seguros en el Contador 31 de diciembre por anticipados por $37.154.772, correspondiente el valor de los tiempo estipulado de acuerdo con las normas Público de 2010 pagos anticipados por concepto de la adquisición de bienes y contables emanadas de la Contaduría servicios que se recibirán de terceros, cuando las normas de General de la Nación contratación le permitan a la entidad contable pública hacer esta 14 modalidad de pago, en desarrollo de sus funciones de cometido estatal. Se presentó incertidumbre acerca de la veracidad de las cifras, debido a que no fue posible obtener los documentos soportes que avalen las cifras reveladas como lo establece el numeral 9.2.1 Soportes de Contabilidad, de la Resolución 355 de 2007, y el Instructivo 9 del 18 de diciembre de 2009,.de la Contaduría General de la Nación.(A) CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 4
  5. 5. PLAN DE MEJORAMIENTONombre/Código Entidad: Administracion municipio de UrraoPeriodo Auditado: 2009Año realización Auditoría: 2010Observaciones: AUDITORÍA INTEGRAL No Fecha Descripción Acción Correctiva Responsable Hallazgo Implementación Cotejado el saldo de la cuenta 1920 Bienes entregados en Se ajustara esta cuenta con la información Secretaria de 30 de junio de comodato por valor de $41.964.426 que representa el valor de los suministrada por la Secretria de Gobierno y el Gobierno, 2011 bienes muebles e inmuebles de propiedad de la entidad contable Asesor Juridico del Municipio Asesor pública entregados a terceros mediante contrato, para su uso, Jurídico, administración o explotación que deberán restituirse en las Contador condiciones establecidas en los contratos que amparan la entrega Público y 15 de los mismos. En esta cuenta se registran los bienes que se Comité de entregan en comodato a las empresas así como los que entreguen Sostenibilidad las empresas a entidades del gobierno. se encontró que dichos registros corresponden a cifras históricas, incumpliendo lo establecido en el numeral 9.2.1 Soportes de Contabilidad, de la Resolución 355 de 2007, y el Instructivo 9 del 18 de diciembre de 2009, .de la Contaduría General de la Nación.(A) Confrontado el saldo de la cuenta 1960 Bienes de arte y cultura por Se ajustará este valor con la información Almacenista, 30 de junio de valor de $207.648.357, que corresponde el valor de los bienes suministrada por el Almacen Municipal Contador 2011 muebles de carácter histórico y cultural, adquiridos a cualquier Público y título por la entidad contable pública con el propósito de decorar Comité de .Incluye los libros y publicaciones de investigación consulta de la Sostenibilidad entidad contable pública, así como los de las entidades contables 16 públicas que prestan el servicio, contra lo reportado en los inventarios del Municipio que refleja $200.000.000, se encontró una diferencia $7.648.357. Lo anterior, afectó su razonabilidad a fin de año, sobrestimándola, además de reflejar deficiencias de conciliación entre las áreas administrativas que generan información contable en acatamiento al numerales 1.4.2 y 1.5.3 del Instructivo 9 del 18 de diciembre de 2009, todas de la Contaduría General de la Nación.(A) GRUPO 25 OBLIGACIONES LABORALES Y SEGURIDAD SOCIAL la cuenta 2510 pensiones por pagar por valor 18.410.718 Se ajustará este valor a la deuda real Secretaria de 31 de diciembre Analizada que corresponde al valor de las obligaciones por concepto de cotejada con la Secretaria de Hacienda Hacienda, de 2010 nómina de pensiones de jubilación o vejez, invalidez y Contador sobrevivencia, indemnizaciones sustitutivas, auxilios funerarios y Público y demás prestaciones económicas a cargo de la entidad contable Secretaria de pública empleadora que asume el pago de su pasivo pensional, se Gobierno 17 presento incertidumbre acerca de la veracidad de las cifras, debido a que no fue posible obtener los documentos soportes que avalen las cifras reveladas como lo establece el numeral 9.2.1 Soportes de Contabilidad, de la Resolución 355 de 2007, y el Instructivo 9 del 18 de diciembre de 2009,.de la Contaduría General de la Nación. (A) GRUPO 29 OTROS PASIVOS CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 5
  6. 6. PLAN DE MEJORAMIENTONombre/Código Entidad: Administracion municipio de UrraoPeriodo Auditado: 2009Año realización Auditoría: 2010Observaciones: AUDITORÍA INTEGRAL No Fecha Descripción Acción Correctiva Responsable Hallazgo Implementación Confrontado el saldo la cuenta 2905 Otros pasivos por valor de Se ajustará la diferencia de las estampillas Secretaria de 31 de diciembre $163.129635 que corresponde al valor de las obligaciones con la información que nos suministre la Hacienda y de 2010 originadas por el recaudo de ingresos de propiedad de otras Secretaria de Hacienda Contador entidades contables públicas, entidades privadas o personas Público naturales, que deben ser reintegrados a éstas, en los plazos y 18 condiciones convenidos. Contra lo reportado en la Tesorería, reflejó $225.267.107; se encontró una diferencia $62.137.472, lo cual afectó su razonabilidad a fin de año, subestimándola, además de reflejar deficiencias de conciliación entre las áreas administrativas que generan información contable en acatamiento al numerales 1.4.2 y 1.5.3 del Instructivo 9 del 18 de diciembre de 2009, todas de la Contaduría General de la Nación.(A)Representante Legal de la Entidad : LUIS ERNESTO VELEZ MADRIDContralor Auxiliar Integrada: EVA INES SANCHEZ Contralor Auxiliar: ALINA MARCELA RESTREPO R CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 6
  7. 7. PLAN DE MEJORAMIENTO Administracion municipio de Urrao 2009 2010 AUDITORÍA INTEGRAL Observaciones Ya esta acción de mejora se viene aplicando en el Municipio, es así como en todos los procesos contractuales que se han adelantado por parte del Municipio de Urrao desde el año 2010, cuentan con los estudios previos y dentro de este la tipificación, estimación y asignación de los riegos previsibles y en el evento en el cual ha sido necesario, se ha celebrado la correspondiente audiencia de tipificación de riesgos. La administración municipal ya se habia dado cuenta de este error y por tal motivo ya se habia implenetado la medida correctiva con el fin de no afectar y dar cumplimiento al estatuto tributario. l CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 7
  8. 8. PLAN DE MEJORAMIENTO Administracion municipio de Urrao 2009 2010 AUDITORÍA INTEGRAL Observaciones El Municipio trasladó del rubro de sector de cultura inversión social con recursos propios al rubro de educación, el valor correspondiente a lo que se había gastado por concepto de obligaciones contractuales al director de la escuela de música, profesora de manualidades para madres cabeza de familia, y el arrendamiento de la escuela de música por valor de $49.721.936 El Municipio de Urrao a partir del momento en la cual el equipo auditor presento en el preinforme de las observaciones dejadas, esta observación, inmediatamente se implementó la acción de mejora y no se continuo cancelando obligaciones contractuales por arrendamiento por el rubro presupuestal 23280901 correspondiente a Programas de Bienestar Social . CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 8
  9. 9. PLAN DE MEJORAMIENTO Administracion municipio de Urrao 2009 2010 AUDITORÍA INTEGRAL Observaciones Desde el año 2010 la entidad viene mejorando en la exigencia de estos requisitos y en dar cumplimiento a la normatividad contractual vigente. El Municipio ya elaboró las tablas de retención documental, estando a la fecha pendiente la aprobación por parte del Concejo Municipal de Archivo, para su correspondiente aplicabilidad y dar cumplimiento a la Ley 594 de 2000 y tener mejor manejo y organización del archivo central. CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 9
  10. 10. PLAN DE MEJORAMIENTO Administracion municipio de Urrao 2009 2010 AUDITORÍA INTEGRAL Observaciones CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 10
  11. 11. PLAN DE MEJORAMIENTO Administracion municipio de Urrao 2009 2010 AUDITORÍA INTEGRAL Observaciones CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 11
  12. 12. PLAN DE MEJORAMIENTO Administracion municipio de Urrao 2009 2010 AUDITORÍA INTEGRAL Observaciones Contralor Auxiliar: ALINA MARCELA RESTREPO R CONTRALORÍA AUXILIAR DE AUDITORÍA INTEGRADA 12

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