Successfully reported this slideshow.
Your SlideShare is downloading. ×

A Practical Guide to using Social Media in your Job

Loading in …3

Check these out next

1 of 38 Ad

More Related Content

Slideshows for you (20)

Viewers also liked (17)


Similar to A Practical Guide to using Social Media in your Job (20)

More from Jane Hart (16)


Recently uploaded (20)

A Practical Guide to using Social Media in your Job

  1. A WORKING SMARTER RESOURCE A Practical Guide to using Social Media in your Job An overview Jane Hart Centre for Learning & Performance Technologies
  2. About this Guide In the workplace, individuals are making increasing use of  social media tools to support their own as well as their  team's performance and productivity. The free availability of a huge number of online tools  means that it is now very quick and easy to set up and  use these tools for your own purposes.  The Guide looks at a range of activities you are likely to  encounter in your job and how using social media tools  can help you and your team become more productive.   The complete Guide is available at A Practical Guide to using Social Media in your Job 2
  3. Contents 1 – Finding things out on the Web 2 – Keeping up to date with new content on the Web 3 – Building a trusted network of colleagues 4 – Communicating with your colleagues 5 – Sharing resources, ideas & experiences with your colleagues 6 – Collaborating with your colleagues 7 – Improving your personal productivity A Practical Guide to using Social Media in your Job 3
  4. 1 ‐ Finding things out on the Web If you are looking for  help or information  whilst you are doing your  job, what do you do?  Where do you go first? A Practical Guide to using Social Media in your Job 4
  5. If you can't find the answer in your  organisation's intranet or learning  portal, then you, like millions of other  people probably go to Google. In  fact receives 7.2 billion  daily page views and 620m daily  visitors. But are you getting the most  out of Google? In How to use Google  to search effectively, we look at some  of the clever ways you can use Google  to get the best search results. A Practical Guide to using Social Media in your Job 5
  6. But don't forget there are also  a number of other and tools  around to search the web.   You'll find some suggestions in  Search the web with other  tools A Practical Guide to using Social Media in your Job 6
  7. Wikipedia and YouTube usually rank quite highly on a  search results list. But what other sources are useful and  valuable that you should know about? We list some useful  sources of information and instruction. A Practical Guide to using Social Media in your Job 7
  8. 2 ‐ Keeping up to date with new Web content  The world is changing fast, and  your job may require you to  keep up to date with what is  happening in your industry. In  this section we look at some  ways to do this. A Practical Guide to using Social Media in your Job 8
  9. Be kept informed  about what's  happening by  monitoring the web  for new content using  Google Alerts. A Practical Guide to using Social Media in your Job 9
  10. Read industry, analyst or organisation  blogs where new postings are being  made all the time. A Practical Guide to using Social Media in your Job 10
  11. Even better, subscribe to blog and  website news so that it is sent to  you automatically, rather than you  having to spend valuable time  searching for new content, and  aggregate all your news feeds in a  reader like Google Reader A Practical Guide to using Social Media in your Job 11
  12. 3 ‐ Building a trusted network of  colleagues Another very important  and key way of keeping  up to date is to be in  constant contact with  colleagues whose  opinions and thoughts  you trust and value. A Practical Guide to using Social Media in your Job 12
  13. Although Facebook is often  frowned upon in business circles, it  has over 400 million users, so there  are plenty of opportunities to build  a network of colleagues from all  over the world if you so desire. A Practical Guide to using Social Media in your Job 13
  14. LinkedIn is a large network aimed  at professional people, where its  focus is to help members establish  professional connections with  others. A Practical Guide to using Social Media in your Job 14
  15. Twitter is a public micro‐updating  service which allows individuals to  keep in touch with one another  using tweets of up to 140  characters. A Practical Guide to using Social Media in your Job 15
  16. Yammer is a private micro‐sharing  service for both in‐company and  community use ‐ based on 140  character updates. A Practical Guide to using Social Media in your Job 16
  17. 4 ‐ Communicating with your colleagues Communication is a key  aspect of working  effectively and  productively in your  team, department or  organisation. A Practical Guide to using Social Media in your Job 17
  18. Email has become the standard way of  communicating online, whether it be  friends, family, colleagues or  business. Web‐mail has now become  very popular, particularly Gmail, because  it is accessible from any computer ‐ at  home or work. A Practical Guide to using Social Media in your Job 18
  19. There are also a number of spin‐off systems that  extend the functionality of webmail even further, i.e.  Google Buzz ‐ which extends email into a  conversation, and Google Wave ‐ which extends  email into a real‐time conversation A Practical Guide to using Social Media in your Job 19
  20. Instant messaging (IM) has also  become a very important way for  people to communicate with one  another immediately. Skype is an  important tool supporting both  text chat and voice calls.  A Practical Guide to using Social Media in your Job 20
  21. If instant messaging is blocked in your organisation, as  it sometimes is, other alternatives are online talk and  video groups, like Voxopop and Zorap. A Practical Guide to using Social Media in your Job 21
  22. Although many web meeting  systems are enterprise tools,  there are a range of web  meeting tools that offer a range  of functionality for small  meetings that anyone can set  up, and for free. For instance Dimdim is free for  up to 20 users A Practical Guide to using Social Media in your Job 22
  23. 5 ‐ Sharing resources, ideas and  experiences with your colleagues A key feature of the use  of social media is that  it supports sharing ‐ of  resources, ideas and  experiences. A Practical Guide to using Social Media in your Job 23
  24. Sharing calendars:  One of  the simplest things to share  is your calendar, this will let  you easily schedule  meetings and events with  others. One useful tool for  doing this is to use Google  Calendar A Practical Guide to using Social Media in your Job 24
  25. Sharing files: If you want  to share files across  computers or with others,  there are a number of  tools to support  this. Dropbox is a very  popular tool. A Practical Guide to using Social Media in your Job 25
  26. Sharing web links. If you want to share weblinks with others, then social bookmarking tools are an  easy way to do this. Two popular social  bookmarking tools are Delicious and Diigo A Practical Guide to using Social Media in your Job 26
  27. Sharing resources: If you want  to share resources like photos,  videos, documents,  presentations, etc) with others,  there are a number of major  hosting sites that allow you to  upload your own resources and  then share them privately or  publically with others, e.g. Flickr for images, YouTube for videos  and screencasts, Slideshare and  Prezi for presentations. A Practical Guide to using Social Media in your Job 27
  28. Sharing ideas, experiences and  more: You might want to consider  using blogging or podcasting tools  to do this. With blogging tools  you can write regular blog  postings that document your  thoughts that others can  comment on. A very easy tool to  get started with blogging is  Posterous.   If you prefer to create  podcasts, then these can easily be  achieved using a tool like  Audacity. A Practical Guide to using Social Media in your Job 28
  29. 5 – Collaborating with your colleagues A further aspect of the  use of social media is that  it supports group and  team collaboration. A Practical Guide to using Social Media in your Job 29
  30. Collaborative working normally refers to a group  of people working together to create a  document, presentation, spreadsheet  etc. Online office suites let people work  together on a file and have an equal ability to  add, edit, or delete items in it. Working  collaboratively in this context means only one  version of the document is maintained ‐ rather  than multiple copies showing different  edits. Google Docs is the most online  office/collaboration suite. A Practical Guide to using Social Media in your Job 30
  31. There are also a range of live text  collaboration tools that support  real‐time collaborative writing and  useful for ad hoc collaboration, e.g.  TypeWithMe. 31
  32. Wikis ‐ or editable web pages ‐ provide another way of working  collaboratively on a common  resource, e.g. building a knowledge  base or resource area. Once again  there are a range of wiki tools  available to do this, but PBWorks is a  useful one A Practical Guide to using Social Media in your Job 32
  33. When working within a team or group you  might want to have a shared group  workspace where you have access to a  number of social media tools to work  together as a group. is a free tool  that easily lets you set up a secure, private  group space with social networking  functionality, forums, blogs, wikis etc as  well as RSS feed. A Practical Guide to using Social Media in your Job 33
  34. 7 – Improving your personal productivity Here are some further tools that will  help to improve your personal  productivity as well as aggregate  the resources and tools  you already have. A Practical Guide to using Social Media in your Job 34
  35. Having a good online experience is  essential in order to manage your  own personal productivity, so it goes  without saying you need a good web  browser, as it is your "window on the  web world". Firefox is a very popular,  free, open source browser. One of  the reasons for its popularity is the  thousands of add‐ons available for it  which increases its functionality. A Practical Guide to using Social Media in your Job 35
  36. Another useful tool is a personal  online dashboard. This lets you  keep track of all your online  activities in one place, and is also  know as a "start page". One of the  most popular dashboards is iGoogle,  which lets you create a customised  version of the Google home page as  your personal start page, where you  can aggregate content from  different social media tools. A Practical Guide to using Social Media in your Job 36
  37. There are many other tools that  can help to improve your  personal productivity, e.g. tools  for keeping your computer  backed‐up, for information and  time management, as well as  note taking. Many tools also  provide collaboration features so  can also support team  productivity. A Practical Guide to using Social Media in your Job 37
  38. Find the complete Guide  at A Practical Guide to using Social Media in your Job 38