Optimiser votre intranet pour favoriser la culture collaborative d'entreprise

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Au cours de son déploiement, à la fin de l’année 2013, le nouvel intranet de La Capitale a été optimisé pour devenir un environnement technologique et communicationnel performant. En plus d’être le point d’accès central à l’information d’entreprise, le réseau ouvre la voie à une nouvelle culture en matière de communication et de collaboration dans les différentes entités de l’organisation. Depuis, des gains opérationnels sont régulièrement observés.

- Quelles conditions gagnantes vous permettront de réussir l’optimisation de votre intranet au moment de son implantation ?
- Comment organiser le contenu, encadrer les émetteurs et faciliter la publication ?
- Comment gérer les utilisateurs ?
- Quelles sont les principales difficultés rencontrées et comment les surmonter ?
- Comment gérer le changement ?
- Quelle valeur le nouvel intranet procurera-t-il à votre entreprise ?

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Optimiser votre intranet pour favoriser la culture collaborative d'entreprise

  1. 1. Optimiser votre intranet pour favoriser la culture collaborative d'entreprise Jacinthe Croisetière | Directrice des stratégies numériques Martine Rioux | Conseillère en communications interactives
  2. 2. Changement d’image…
  3. 3. … changement de culture
  4. 4. Mission possible!  Opérationnel en quelques mois seulement  Relation harmonieuse avec les TI  3000 utilisateurs (employés et partenaires d’une dizaine de secteurs d’affaires)  Gains rapides en efficience  Collaboration entre les employés
  5. 5. En coulisse  5 conditions gagnantes  3 volets d’un intranet collaboratif  Surmonter les difficultés  Valeur pour l’entreprise
  6. 6. L’intranet en un coup d’oeil Publier Cibler Publier Cibler Consulter Filtrer Chercher Consulter Filtrer Chercher CommenterPartagerApprécier CommenterPartagerApprécier
  7. 7. Une seule chose à retenir Plus qu’un changement de plateforme  Changement de la façon dont on travaille  Nouvelle culture de communication et de collaboration Travailler mieux ensemble!
  8. 8. 5 conditions gagnantes
  9. 9. 1. Faire équipe avec la direction
  10. 10. 2. Questionner la confidentialité Confidentialité Il y a des cas où il doit y en avoir Complexité des permissions Transparence Meilleure connaissance des secteurs Diffusion plus simple
  11. 11. 3. Être prêt au changement
  12. 12. 4. Rassurer les secteurs
  13. 13. 5. Établir vos besoins Conclusion : choix d’un progiciel (Jive)
  14. 14. 3 volets d’un intranet collaboratif
  15. 15. La publication de contenu : centraliser ou décentraliser?
  16. 16. Les présidents le font aussi!
  17. 17. Communication rapide de la part des ressources humaines Avis d’ébullition de l’eau et distribution de bouteilles  Rétroaction d’employés Situation de crise – «Eau» secours!
  18. 18. Organiser la documentation
  19. 19. Faisons un calcul…
  20. 20. Des gains considérables!  Perte de 5 minutes par visite, anciennement 6 mois6 mois  11 600 visites avaient pour but de trouver le mot de passe
  21. 21. Collaborer sur un document
  22. 22. Diminuer les courriels
  23. 23. Participer à des emplacements
  24. 24. Échanger entre collègues
  25. 25. Humaniser les rôles et les relations
  26. 26. Surmonter les difficultés
  27. 27. Résistance au changement J’ai pas le temps d’aller dans Agora. Il y a trop d’information, je ne m’y retrouve pas et je manque des nouvelles. Je n’aime pas les réseaux sociaux Je ne sais pas comment rechercher sans menu. C’est fait pour les jeunes. Où est mon répertoire?
  28. 28. Relativisez… et continuez! 100% des employés ont réussi à s’inscrire au party de Noël. Le menu de la cafétéria est le document le plus consulté chaque semaine.Le bingo du président pour amasser des fonds pour Centraide s’est comblé en 2 heures… Les billets à rabais pour le Festival d’été de Québec se sont envolés en quelques minutes. Le serveur a planté lorsque les employés sont allés massivement voir les photos d’un événement.
  29. 29. Tenir compte du niveau d’habileté  Peu de connaissance sur comment chercher sur Internet  Méconnaissance des fonctionnalités des navigateurs +  Nouvelles fonctionnalités (abonnement, partage, etc.)  Guides pratiques sur chacune des fonctionnalités (placer sa photo, etc.) Le secret : accompagner!
  30. 30. Idées pour faciliter le changement  Plan de communication de chaque étape d’implantation  Facilitateurs dans chacun des secteurs  Formation en ligne  Espace de soutien « live » aux utilisateurs  Feuillet des premiers pas avec Agora  Concours : ex. retrouvez dans l’Agora... tel document  Kiosques  Accompagnement sur mesure lors de projets sectoriels  Soutien un à un
  31. 31. Le déclic!
  32. 32. Quelle valeur le nouvel intranet procurera-t-il à votre entreprise?  Gains en efficacité des communications  Savoir ce qui préoccupe les employés  Meilleure connaissance entre les secteurs  Gains opérationnels  Minimiser les coûts de développement TI  Culture de collaboration  Mobilisation
  33. 33. La plus grande valeur de votre Travailler mieux ensemble
  34. 34. /jacinthecroisetiere @jacintaka /riomarti @riomarti Jacinthe Croisetière | Directrice des stratégies numériques Martine Rioux | Conseillère en communications interactives

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