Successfully reported this slideshow.
We use your LinkedIn profile and activity data to personalize ads and to show you more relevant ads. You can change your ad preferences anytime.

Nine insights on intranets after 14 years as intranet manager

1,284 views

Published on

Presentation given by Jesper Bylund at internal event at City of Aalborg in January 2018

Published in: Education
  • Be the first to comment

Nine insights on intranets after 14 years as intranet manager

  1. 1. Nine insights after 14 years 
 as intranet manager Jesper Bylund
  2. 2. Background Intranet manager 2016– 35.000 employees 9 divisions/”subsidiaries” Healthcare Public transport Regional development Facilitator of regional culture Intranet manager 2003–2012 Manager the digital team 2012–2016 25.000 employees 23/18 divisions/”subsidiaries” Preschool, elementary school, upper secondary school, adult education, elderly care, social services, disabilities services, labor market, streets, plazas, traffic, parks, environment, city planning, culture, tourism, trade and industry…
  3. 3. Our new intranet homepage Warnings Visible on every page Simple digital 
 workspaces Every person creates
 his/her own list of 
 workspaces The workspace for your
 own unit ”semi expanded” Step Two: Seven roles of the intranet homepage: bit.ly/intra01
  4. 4. Our new intranet homepage Job role support Different roles see 
 different boxes, 200 pages 
 expert content giving 
 support in work • Manager • Comms officer • HR Expert • … Your systems Every person creates
 his/her own list of 
 preferred systems Step Two: Seven roles of the intranet homepage: bit.ly/intra01
  5. 5. Our new intranet homepage Your favourite 
 pages Every person creates
 his/her own list of 
 favourite pages News Global news, 
 my division news, 
 geo-loc-news (my 
 physical place) Step Two: Seven roles of the intranet homepage: bit.ly/intra01
  6. 6. Our new intranet homepage Bigfoot with 
 global navigation About me Self service Our organization Health care stuff Mission, vision, goals Travel Support Book, order stuff Projects Environment, CSR Saftey … Step Two: Seven roles of the intranet homepage: bit.ly/intra01
  7. 7. Templates Region Skåne Intranet homepage (personalized start) Navigation page (section start) List page (lists every sub-section) Content page (the answer!) jesperby.com: Building the core intranet templates: bit.ly/intra02
  8. 8. Responsive design 12Dina hemvister Dina system Dina genvägar Dina nyheter Intranät 2.0 20 jun Raindance måste startas om + © Region Skåne - Alla rättigheter förbehållna - version Trunk-180 Anställning och medarbetarservice Vårdadministration och patientservice Om SUS och Region Skåne Dina hemvister 18 jun Lorem ipsum dolor sit amet, consectetur adipiscing eliz 22 jun Sed do eiusmod tempor incididunt ut labore et dolore magna aliqua. 12 sep Lorem ipsum dolor sit amet Din avdelning Thoraxintensiven 4 Mottagningen Thorax Operationsenheten 4 Barnintensiven 4 Lägg till/ta bort Dina system Dina genvägar Dina nyheter Intranät 2.0 20 jun Raindance måste startas om + © Region Skåne - Alla rättigheter förbehållna - version Trunk-180 Anställning och medarbetarservice Vårdadministration och patientservice Om SUS och Region Skåne Intranet homepage (personalized start) Navigation page (section start) List page (lists every sub-section) Content page (the answer!)
  9. 9. Digital workspaces A simple digital workspace unit, group, team • Announcements within the 
 group • Facts you need in the work 
 day Intranät 2.0 20 jun Raindance måste startas om + Operationsenheten Landskrona Tilllbaka till sökresultat Internlista Akutnummer Jourläkare Serviceportalen 39 000 Chef Jan Holm 040 12 34 56 Kontakt Skriv ett meddelande här Meddelanden Digitala medier Från ditt VO 13:40 12 nov 8 nov Konsert på BUS 51 51 23 23 13:40 Fel på elen i rum 12 Visa alla Lorem Ipsum Lorem Lorem ipsum Lorem ipsum Lorem ipsum Visa alla Riktlinjer och PM Senaste länken Viktigt dokument med ett väldigt lå… Viktig länk Viktigare dokument Visa alla Vårdhygien Rutin Landskrona Infektionsmanual Operation Stick- och skärsår Lund Vårdhygien på Vårdgivare Intranet homepage (personalized start) Digital workspace
  10. 10. Intranet homepage News page Staff directory Blog Templates City of Malmö jesperby.com: Our intranet—more RWD then ever before: bit.ly/intra03
  11. 11. Region Skåne has four business: 1. Healthcare (30.000 employees) 2. Public transport (300 employees) 3. Regional development (150 employees) 4. Facilitator of regional culture (40 employees) • 80–90% of all employees work with 
 healthcare • 34 av 38 billion SEK is spent on 
 healthcare = The prime mission for the intranet is to contribute to the delivery of healthcare! Intranets must support the business9
  12. 12. A loquacious vision Our intranet is mainly for solving […] and providing […] with a broad selection of […]. The main target groups are […], […], […], […] and […]. Our goal is to give the key users a […], […], […], reflect the company values, […] and an excellent user experience. A spot on-vision The intranet gives you support and makes you efficient jesperby.com: A single sentence about your intranet that says it all: bit.ly/intra04 Intranets must support the business9
  13. 13. Accessible Advanced Annoying Appealing Approachable Attractive Boring Business-like Busy Calm Clean Clear Collaborative Comfortable Compatible Compelling Complex Comprehensive Confident Confusing Connected Consistent Controllable Convenient Creative Customizable Cutting edge Dated Desirable Difficult Disconnected Disruptive Distracting Dull Easy to use Effective Efficient Effortless Empowering Energetic Engaging Entertaining Enthusiastic Essential Exceptional Exciting Expected Familiar Fast Flexible Fragile Fresh Friendly Frustrating Fun Gets in the way Hard to Use Helpful High quality Impersonal Impressive Incomprehen-
 sible Inconsistent Ineffective Innovative Inspiring Integrated Intimidating Intuitive Inviting Irrelevant Low Maintenance Meaningful Motivating Not Secure Not Valuable Novel Old Optimistic Ordinary Organized Overbearing Overwhelming Patronizing Personal Poor quality Powerful Predictable Professional Relevant Reliable Responsive Rigid Satisfying Secure Simplistic Slow Sophisticated Stable Sterile Stimulating Straight Forward Stressful Time-consuming Time-Saving Too Technical Trustworthy Unapproachable Unattractive Uncontrollable Unconventional Understandable Undesirable Unpredictable Unrefined Usable Useful Valuable Wikipedia: Microsoft Reaction Card Method (Desirability Testing): bit.ly/intra05 Microsoft Reaction Cards – find out what the intranet should be about Intranets must support the business9
  14. 14. Gerry McGovern: Reducing tool time of knowledge workers: bit.ly/intra06 Ej effektiv Effektiv Supereffektiv 0 25 50 75 100 Tool time Skill time Tool time Skill time Tool time Skill time Gerry McGovern What is the cost of tool time for Region Skåne? • 1 minute per employee per day = 36 million SEK/year • 15 minutes per employee per day 
 = 500 million SEK/year = 1000 full-time equivalent Intranets must support the business9
  15. 15. Gerry McGovern: Reducing tool time of knowledge workers: bit.ly/intra06 Ej effektiv Effektiv Supereffektiv 0 25 50 75 100 Tool time Skill time Tool time Skill time Tool time Skill time Gerry McGovern 34.700 st employees x 500000 kr Average annual salary = 17.350 Mkr Total salay/year / 480 min Minutes per work day = 36 Mkr Cost of one minute per employee per day What is the cost of tool time for Region Skåne? • 1 minute per employee per day = 36 million SEK/year • 15 minutes per employee per day 
 = 500 million SEK/year = 1000 full-time equivalent Intranets must support the business9
  16. 16. Behov Röster % av röster Kumulativt röster Kumulativt behov 1 Sök person, funktion eller verksamhet 423 7.1% 7.1% 1.8% 2 Information, meddelanden och nyheter inom min enhet, verksamhet 387 6.5% 13.6% 3.5% 3 Utbildning och kompetensutveckling 309 5.2% 18.7% 5.3% 4 Lön, ersättning och förmåner (försäkringar etc) 302 5.1% 23.8% 7.0% 5 Medicinska riktlinjer och rutiner (vårdprogram, PM, AKO) 277 4.6% 28.4% 8.8% 6 Arbetstider, ledighet och frånvaro 250 4.2% 32.6% 10.5% 7 Support, manualer och felanmälan (it/tele, medicinteknisk utrustning, lön etc) 218 3.6% 36.3% 12.3% 8 Drift, störningar och underhåll (it, fastighet, lab, medicinsk utrustning etc) 213 3.6% 39.8% 14.0% 9 Vårdhygien och smittskydd 183 3.1% 42.9% 15.8% 10 Avvikelser (rapportering, Avic, Lex Maria etc) 181 3.0% 45.9% 17.5% 11 Mitt schema 171 2.9% 48.8% 19.3% 12 Regionövergripande nyheter, ledningsinformation 163 2.7% 51.5% 21.1% 13 Analyser och provtagningsanvisningar (Analysportalen) 130 2.2% 53.7% 22.8% 14 Beställa produkter och tjänster (it/tele, förråd och förbrukning, lokalvård, måltider etc) 130 2.2% 55.8% 24.6% 15 Informationsmaterial, trycksaker och mallar (Word, Powerpoint, logotyp etc) 130 2.2% 58.0% 26.3% 16 Dokument- och informationshantering 125 2.1% 60.1% 28.1% 17 Friskvård och hälsa (tobaksavvänjning, hälsoinspiration, ersättning etc) 125 2.1% 62.2% 29.8% 18 Lediga jobb 123 2.1% 64.3% 31.6% 19 Kris, katastrof och beredskap 121 2.0% 66.3% 33.3% 20 Resor (bokning, reseräkning, JoJo, etc) 117 2.0% 68.3% 35.1% Top Tasks – Gerry McGovern, ”What do you need during a work day?” 7 13 33 Gerry McGovern: Top Task Identification: bit.ly/intra07 Survey and measure8
  17. 17. Google Analytics Survey and measure8
  18. 18. Intrateam Self Assessment Benchmark Survey and measure8 Intrateam: Intranet self-assessment benchmark: bit.ly/intra36
  19. 19. Task Performance Indicator-tests Gerry McGovern: Task Performance Indicator: bit.ly/intra37 Survey and measure8 Major Issues (35-49) TPI = 48 Fredrik Wackå: Effektivitetsmätning: bit.ly/intra08
  20. 20. Card sorting Optimal Workshop: Optimal sort – online card sorting: bit.ly/intra09 Survey and measure8
  21. 21. The intranet as a tool for knowledge sharing ”Contribute yourself” The intranet as a 
 tool time reducer ”Doing things 
 on the intranet” Get to know about changes ”What is different today” Knowing what applies 
 in the organication ”How it works 
 every day” Base
 content Tools News Collabo-
 ration Nice to know 30% Need to know 70% Links API Blogging Comments Discussing Four kinds of content7
  22. 22. jesperby.com: If you put any executive “blah, blah, blah” in the way I will kill you: bit.ly/intra10Copyright: foto: Christiaan Dirksen Value not Noise Ab.www.christiaan.se.www.vnn.se Which medical rules apply??? What must I comply with? How does this 
 machine work? HR-systemet Which systems 
 should I use? Is something 
 different today?
  23. 23. jesperby.com: Intranet manager, you have different audiences: bit.ly/intra21 Different target groups have different needs 6 Manager Social worker
  24. 24. Wrong method: All content to everyone • The intranet has to be personalized in order to be able to provide different users with the right content. • The intranet end user is not anonymous. We often know subsidiary/ business unit, geolocation, job role.
  25. 25. Step Two: Intranets: global and local: bit.ly/intra22 Segmenting information needs5
  26. 26. Segmenting information needs Step Two: Segmenting staff information needs: bit.ly/intra23 Global content 
 = everyone sees Local content = you only see the relevant part Organization Geography Job role Search Business unit 1 Kristianstad Manager Staff directory Business unit 2 Malmö Economy expert Warnings Business unit 3 Lund HR expert ”About my employment” Business unit 4 Helsingborg Comms officer ”Self service” Business unit 5 Ängelholm Developer ”Mission, vision, goals” Business unit 6 Trelleborg IT worker ”About the organization” Business unit 7 Ystad … Business unit 8 Hässleholm … Business unit 9 Landskrona … Business unit 10 … … Business unit 11 … … 5
  27. 27. The intranet team Step Two: Intranet Teams: bit.ly/intra26 Intranet manager SEO Web analysis expert Systems admin 100 % 10-25%? 10-25%? 100 % THE WEB
 TEAMLocal content
 producers Head editor Workspaces editor News editor Core sections editor 100 % 50-100% 25-50%? 50%? THE WEB
 TEAMIntranet owner/
 Owner group THE WEB
 TEAMConsultants Fredrik Wackå: Intranätet: Allt handlar om service: bit.ly/intra24 4
  28. 28. Tabell 1 Arbetsuppgift Typ Webbchef Ansvarig externweb b Ansvarig internweb b Ansvarig fria digitala lösningar Systeman svarig CMS- lösningar Ansvarig analys Ansvarig sök Ansvarig redaktione llt innehåll Annan Förvalta de tekniska plattformarna: hantera felrättningar och löpande förbättringar i systemmiljön, monitorera drift och föra dialog/samarbeta med tekniska tjänsteägare. Teknik A C C C R C C C Intressenthantering, verksamhetsrealtioner: att proaktivt och löpande identifiera och hantera intressenter för området genom dialog och kommunikation. Att strukturera och facilitera relationen med ägare/ägargrupp och andra nätverk inom området. Bygga relationer med andra tjänsteansvariga och nyckelpersoner. Förankring, kommunik ation, marknadsf öring A (R ägare/ ägargrupp) R (produkten malmo.se) R (produkten Komin) R (produkten fri digital lösdning) R (teknik) R (mätning, analys) R (sök) R (redaktione llt) Samla in organisationens och verksamheternas behov genom workshoparbete och andra metoder. Administrat ion A R (produkten malmo.se) R (produkten Komin) R (produkten fri digital lösdning) R (teknik) R (mätning, analys) R (sök) R (redaktione llt) upphandlade konsulter R Rådgivning till verksamheterna i webbrelaterade insatser: att med både teknisk, redaktionell och strukturell förmåga styra och stödja i enskilda aktiviteter kopplat till webben, liksom att samordna i behov och initiativ som berör flera verksamheter. Internstöd A R (produkten malmo.se) R (produkten Komin) R (produkten fri digital lösdning) R (teknik) R (mätning, analys) R (sök) R (redaktione llt) Hantera arkitektur för webben: utveckla strategier för systemlandskapet och tillämpa dessa vid förändringar och implementation av nya system och mjukvarukomponenter. Teknik A C C C R C C C EA S/C Verktygsanpassning på root-/admin-nivå: Att konfigurera de verktyg vi använder på husnivå/motsvarande genom att använda den back-end som finns (ej hacka/koda om) Teknik A C C C R (CMS) R (mätnings- & analysverkt yg) R (sökverkty g) S upphandlade konsulter S Budgetarbete: att i förvaltande eller utvecklande aktiviteter formulera & bidra till struktur för budget och fördelning och uppföljning av kostnader. Att arbeta med övergripande kvalitet i ekonomihanteringen och finansieringsmodell. Administrat ion A R (produkten malmo.se) R (produkten Komin) R (produkten fri digital lösdning) R (teknik) R (mätning, analys) R (sök) R (redaktione llt) controller k-avd S/C Budget och budgetföljning Administrat ion A R (produkten malmo.se) R (produkten Komin) R (produkten fri digital lösdning) R (teknik) R (mätning, analys) R (sök) R (redaktione llt) Beställa: att i större beslutade insatser/projekt formulera mål, business case och direktiv, resurssätta, hantera avvikelser samt följa upp. Administrat ion A R (produkten malmo.se) R (produkten Komin) R (produkten fri digital lösdning) R (teknik) R (mätning, analys) R (sök) R (redaktione llt) Förvaltning och anpassning av interna stödverktyg för gruppens arbete Administrat ion A S S S R (utveckling sstödjande verktyg) R (mätnings- och analysstödj ande verktyg) R (sökstödja nde verktyg) R (redaktione llt stödjande verktyg) Arbetsuppgift 1 rollbeskrivningexternwebbansvarig.docx Rollbeskrivning Version 1,0 beta 2016.4.13ExternwebbansvarigExternwebbansvarig är den medarbetare i kommunen som är expert på externebben som helhet, som verkar för att Malmö stad, med hjälp av externwebben, ska uppnå verksamhetens mål och få bästa möjliga effekt i organisationens arbete. Som externwebbansvarig har man ett helhetsansvar för externwebben. Helhetsansvaret innebär att stå vid rodret och ha kontroll över nuläge, utveckling och avveckling, alltså externwebbens livscykel. Externwebbansvarig har överblicken över externwebben som hel produkt, med allt sitt varierande innehåll. Externwebbansvarig arbetar tillsammans med kollegor, inblandade målgrupper, aktörer och leverantörer, med förankring, samarbete och samordning, och ser till att externwebben planeras, beställs, utvecklas och levereras på bästa möjliga sätt. Denna roll är en heltidsroll. Kärnan i rollen Ansvar för att det finns en grundläggande beskrivning av externwebben, tydligt formulerad vision och syfte med externwebben och vilka effekter externwebben ska ge organisationen, och att allt detta rapporteras och förankras i rätt instans/er i organisationen. (Arbetsuppgift 14 i RACI) Ansvar för att det finns väldefinierade målgrupper för externwebben och ett mottagarfokus, en god bild över vilka inblandade aktörer som finns och att externwebben är rätt förankrat bland dessa målgrupper och aktörer, så att insikt om externwebbens syfte och effekter och rätt förväntningar på påverkansgrad finns. (A16) Ansvar för att det finns en välfungerande behovsinsamling för externwebben, så att målgruppernas behov kan tillgodoses och externwebben levereras på bästa möjliga sätt. (A17) Ansvar för att externwebben ger en god användarupplevelse för målgrupperna, anpassad till målgruppernas användningspreferenser och digitala mognad. (A19) Ansvar för att det finns en god dokumentation av nuläget för externwebben, med externwebbens styrkor och förbättringsområden, och en god dokumentation av vilket önskat framtidsläge utvecklingsarbetet strävar mot, rapporterad och förankrad i rätt instans/er i organisationen. (A15) Ansvar för att externwebbförvaltning och -utveckling genomförs och administreras på ett gott sätt, med kontroll över drift- och förvaltningskostnader enligt de redovisningsformer som Malmö stad har. Att i förvaltande och utvecklande aktiviteter formulera och bidra till struktur för budget och fördelning och uppföljning av kostnader. (A20) The team at City of Malmö: bit.ly/intra25 The intranet team4 RACI matrix and team roles descriptions Responsibility assignment matrix: bit.ly/intra35
  29. 29. IT unit THE
 INTRANET
 TEAM Communications unit HR unit Development unit ”The business” Administration unit jesperby.com: You, Intranet Manager, have to understand IT: bit.ly/intra27 The intranet team4 Where should it be in the organisation?
  30. 30. In every device, at every place • RWD rather than native apps • Easy access from every place on earth, komin.malmo.se • Let all devices use the intranet 
 (including BYOD/shadow IT!) • Don’t fork your content or 
 the IT solutions jesperby.com: An Intranet in Every Device, in Every Place: bit.ly/intra29 jesperby.com: The Device Agnostic Intranet: bit.ly/intra28 ContentStrategyForMobile Brief books for people who make websites No. 8 ContentStrategy ForMobile Karen McGrane foreword by Paul Ford 3
  31. 31. • An intranet is a home page 
 for employees LMS BPMS PMS All 
 Business
 Systems • The digital workplace is everything digital the employees use at work Digital Workplace Group: Which of these 8 definitions of “digital workplace” works best for you?: bit.ly/intra31 THE WEB
 TEAMEmployee Starts 
 here Is led on 
 to this Steve Brynghall: The intranet as a front door to the wider digital workplace: bit.ly/intra30 The way to your digital workplace2
  32. 32. We have immature end users Nielsen Norman Group: The Distribution of Users’ Computer Skills: Worse Than You Think: bit.ly/intra16 Paul Rubens: Why employees don't use collaboration tools: bit.ly/intra12 1- 1 2 3Can´t Digital mognad 26%26% 14% 29% 5% Early adopter Demanding At least one work computer + BYOD Writes his own rules Mature digital user Demanding: ”I need tool X on the 
 intranet within a week or else 
 I will buy it mysel.” Does not like changes Has no electronic demands Shared computer or no computer Must be led Does not want to use digital devices Moaning: ”Why do you always change things on the intranet?” 1 Digital maturity
  33. 33. Matt Wade: The Periodic Table of Office 365: bit.ly/intra18 James Robertson: Launch Office 365 in Waves: bit.ly/intra19 2toLEAD: Office 365 – When to Use What: bit.ly/intra32 We have immature end users1 ClearBox Consuting: SharePoint intranets in-a-box: bit.ly/intra34 Will they be able to use this?
  34. 34. Nine insights Intranets must support the business Survey and measure Four kinds of content Different target groups the different needs Segmenting information needs The intranet team In every device, at every place The way to your digital work place We have immature end users 9 8 7 6 5 4 3 2 1
  35. 35. jesperby.com jesperbylund@me.com On a good day, I make the web more awesome. On a bad day, I just make it suck less.Karen McGrane

×