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Procesos automatizados para reducir costos

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Procesos automatizados para reducir costos

  1. 1. CÓMO ADOPTAR PROCESOS AUTOMATIZADOS DE DOCUMENTOS PARAREDUCIR COSTOSEl Estado y las empresas enfrentan la necesidad de implementar solucionesde administración de procesos de negocios que reduzcan el trabajo enpapelLas presiones económicas y políticas están forzando a las organizaciones aser eficientes, productivas y competitivas, pero también transparentes y encumplimiento de las regulaciones. En tiempos en que los presupuestos sereducen y las regulaciones se hacen más estrictas, es vital para lasorganizaciones y las compañías encontrar nuevas maneras de reducirdramáticamente los costos sin sacrificar la calidad de los servicios queofrecen, al tiempo que cumplen con las regulaciones de seguridad,privacidad y transparencia.En el sector público, las organizaciones de hoy en día luchan porincrementar y mejorar los servicios a los ciudadanos a pesar de ladisminución en la recaudación. Para ello, deben buscar la manera deacelerar sus operaciones y ofrecer una gama más amplia de información alos ciudadanos, y mejorar al mismo tiempo el cumplimiento de las normasde privacidad y seguridad.En el sector privado, las compañías enfrentan precisamente los mismosretos que las organizaciones del sector público. Deben mejorar el servicio acliente y reducir los costos, al tiempo que cumplen con las regulacionesgubernamentales que rigen la privacidad y seguridad de la información.Ambos tipos de organizaciones han encontrado un terreno común: lanecesidad de implementar soluciones de Administración de Procesos deNegocios (Business Process Management – BPM) que reduzcan el trabajoen papel, mejoren los niveles de servicio y aceleren la toma de decisiones:todo esto al tiempo que aseguran el cumplimiento de las regulaciones. Lasorganizaciones públicas y privadas que implementan con éxito lassoluciones BPM logran reducir los costos, acelerar los procesos, mejorar lacalidad de los servicios e incrementar su eficiencia y competitividad.Una de las maneras más rápidas y efectivas de que cualquier organizaciónpública y privada reduzca sus costos y mejore sus niveles de servicio escambiar a soluciones BPM que incorporen procesos de automatización de
  2. 2. documentos. Como están descubriendo cada vez más y másorganizaciones gubernamentales y negocios, hasta las mejoras máspequeñas a soluciones BPM pueden producir un enorme impacto encostos y niveles de servicio. Así que una visión inteligente de las solucionesBPM tendrá efecto en la base central de cualquier organización.Sin embargo, para la mayoría de las organizaciones, cambiar a procesosde automatización de documentos electrónicos representa riesgos y retosespeciales. Las consecuencias de perder datos críticos pueden llevar alconocimiento público de las fallas de seguridad, pérdida de la confianzade los clientes, amenazas de la competencia debido a la fuga deinformación clave y multas por incumplimiento de las regulacionesgubernamentales. La tecnología digital hace que los documentos seanfáciles de alterar o copiar, lo que aumenta el riesgo de que múltiplesversiones no-idénticas de un documento puedan usarse de forma noautorizada. Asimismo, aumenta el riesgo de que información crítica, comodatos financieros, médicos, personal o criminal caiga en las manosequivocadas. Es por eso que las organizaciones en todo el mundonecesitan proteger la información clave de manera segura, confidencial yen cumplimiento de las regulaciones.Tanto las organizaciones públicas como las privadas, también enfrentan elreto de diseñar nuevos procesos y sistemas atractivos para las personasdentro y fuera de las empresas: incluyendo ciudadanos, otras agencias,empleados, ejecutivos, clientes, socios y distribuidores.Una vez que se implementan los procesos, también es clave saber qué tanbien están funcionando de manera de medir en tiempo real las accionesnecesarias para mantener los procesos al día. Si se aprovechala Supervisión de la Actividad de Negocios (Business Activity Monitoring –BAM) como parte de la tecnología BPM, las organizaciones y compañíaspueden revisar los análisis de procesos y afinar las implementaciones a lolargo de los años. Este artículo se enfoca en cómo las organizacionesgubernamentales de todos los niveles han implementado solucionescreativas para mejorar sus modelos de flujo de trabajo y cumplir con lasestrictas leyes acerca de la privacidad y autenticación de la información.Foco en eficiencia y seguridadAún cuando el mundo se hace cada vez más digitalizado, muchas de lasorganizaciones de hoy en día todavía se apoyan fuertemente en los
  3. 3. procesos en papel, especialmente cuando deben proteger la seguridad yautenticidad de la información. Hasta hace poco, la Oficina de Imprentadel Gobierno de los Estados Unidos (United States Government PrintingOffice – GPO) distribuía sus documentos prácticamente solo en papel. LaGPO ha sido el distribuidor oficial nacional de documentos de gobierno porcasi 150 años. La agencia sirve como fuente centralizada para reunir,catalogar, producir, proveer y preservar la información gubernamentalpublicada en todas sus formas, y garantizar su autenticidad.El aumento del uso de documentos electrónicos supone retos especiales.La tecnología digital hace que los documentos sean fáciles de alterar ocopiar, lo que puede llevar a que múltiples versiones no-idénticas de undocumento se utilicen de forma no autorizada. Además, la solicitud dedocumentos digitales ha aumentado tremendamente y la GPO ya noimprime los documentos de forma centralizada tan frecuentemente comosolía hacer. A pesar de estos obstáculos, la GPO debe asegurar que susmateriales sean seguros y validados, lo que incluye la verificación de laautenticidad, asegurándose de que los usuarios no puedan alterar losdocumentos de su formato original y previniendo el uso ilegítimo o noautorizado de los documentos.Para vencer estos retos, la GPO comenzó a evaluar soluciones para ladistribución electrónica de documentos, con varios criterios clave enmente: La solución tenía que ser fácil de usar y disponible para todos losusuarios sin cargo. La GPO quería asegurar que los usuarios no necesitarandescargar ningún software especializado en sus computadoras paravalidar las firmas digitales de los documentos. El sistema debía contar consoporte para la autenticación de documentos a la escala industrial demillones de documentos por año. Era imprescindible contar con atributosrobustos de seguridad, incluyendo soporte para módulos de seguridad dehardware que habilitarían las firmas digitales criptográficas. Además, elsistema debía mantener una autenticación continua inherente a losdocumentos sin importar su sitio de destino.Para mejorar los servicios y acelerar la distribución de documentos, la GPOintegró los documentos electrónicos como parte de los sistemasautomatizados con el objetivo de asegurar los documentos. El sistemamezcla el Formato de Documento Portátil (PDF) con soluciones basadas enservidor para generar, autenticar y distribuir documentos electrónicamente.
  4. 4. Ahora, cuando un miembro del Congreso, un ciudadano o algún otrosolicitante requiere la re-impresión de un documento, la GPO convierte eldocumento en un PDF y usa un sistema de documento certificado paracolocar un sello electrónico en el documento y asegurar su autenticidad.Con la entrega, los controles integrados al documento aseguran que eldocumento no haya sido modificado desde su certificación. Con el nuevosistema, la GPO puede llevar los procesos de documentos fuera de laorganización. Cualquier usuario en cualquier plataforma puede accedera, ver y leer un documento en PDF usando software disponiblegratuitamente.Para la GPO, los beneficios de distribuir los documentos de formaelectrónica y segura son reales. El cambio a la distribución online no soloprotege la precisión de los datos y amplía el acceso público a lainformación, sino que además le ahorrará a la GPO cerca de 20 toneladasde papel, o aproximadamente 480 árboles, y cerca de un millón dedólares por los próximos cinco años.Mejoras en cumplimiento de regulacionesLas organizaciones del sector público no están solas en la adopción de lassoluciones de automatización de procesos y documentos que mejore laseficiencias y reduzca los costos, y al mismo tiempo cumpla con lasregulaciones. Janus Health es una compañía que desarrolla tecnologíasmóviles patentadas que permiten que los médicos de cabecera ofrezcanun nivel excepcional de cuidado de salud a domicilio. El manejo de datosde cuidado de salud e información de paciente es complejo en cualquiercircunstancia, pero los encargados de prestar servicios de salud "móvil"tienen un conjunto especial de retos: deben seguir los mismos estrictosprocedimientos que cualquier proveedor de cuidado de salud que trabajeen instalaciones médicas, en todo lo relacionado con seguimiento,reportes e información segura del paciente, pero hacer todo esto en undispositivo portátil, a menudo sin conexión a Internet.Janus Health construyó una solución que combina los documentos sinpapel y las tecnologías basadas en la Web y los sistemas de escritorio parahacer que el cuidado de salud a domicilio sea fácil, intuitivo y seguro, yque esté en cumplimiento de las regulaciones y la precisión de los datos.La compañía ha creado una aplicación rica de Internet (RIA), el portalRegistros Médicos Electrónicos (Electronic Medical Records - EMR), que
  5. 5. permite a los doctores ofrecer servicio completo de atención médica apacientes en el hogar o en cualquier punto de una manera digna yefectiva en costos.El sistema seguro y sin papel cumple con todas las regulaciones deprivacidad del paciente, permite la recepción y transmisión de toda laserie de servicios médicos como rayos X, reportes e imágenes deresonancia magnética, interacciones con agencias de salud a domicilio, ypermite a los doctores realizar pre-admisiones de pacientes a hospitales, sinobstáculos. La RIA de Janus corre en cualquier computadora portátil,permite capacidades de firma digital y mantiene actualizados los cuadrosmédicos del paciente en los servidores centrales de Janus, sea que eldoctor esté trabajando en ambientes online u offline.Usando la solución Janus, todas las interacciones entre los doctores, lospacientes y otros encargados de prestar servicios de salud a domicilioestán encriptadas localmente y documentadas de manera segura vía PDFy firmas digitales. El proceso electrónico evita los largos retrasos quepueden ser causados por los envíos de reportes médicos vía fax o correoelectrónico, u otros métodos lentos o problemáticos. Y, si un pacientenecesita ser admitido en un hospital, la solución Janus también realiza pre-admisiones y envía todo el proceso en papel, cuadros médicos, imágenesy órdenes necesarios al hospital con antelación de forma tan segura comoen archivos PDF, evitando lo que hubiera podido ser 12 horas de espera yun cargo de u$s3.000 dólares si el paciente hubiera tenido que esperar enla sala de emergencia por una habitación.Las ventajas de usar la RIA de Janus basada en herramientas deautomatización de procesos y PDF son sustanciales. Actualmente, hay másde 100 prácticas médicas usando el servicio en seis estados de los EstadosUnidos. Estas prácticas reportan que han reducido los típicos formularios de26 páginas a un estándar de nuevo paciente porque todos los formulariospueden completarse, guardarse y entregarse electrónicamente en PDF.Las prácticas pueden revisar los formularios PDF en una hora, para hacerloscumplir con las cambiantes regulaciones, y enviar formularios actualizadossobre la red en un instante a todos los involucrados con un paciente. Lasprácticas médicas pueden hacer crecer su negocio porque la solución deJanus incrementa drásticamente el número de llamadas que es posiblecompletar en un día. La solución ahorra costos del programa Medicare y
  6. 6. acelera el pedido de prescripciones, imágenes y otros servicios médicos enlista. Todos estos beneficios de eficiencia y negocios se logran en elcontexto del cumplimiento de regulaciones HIPPA.ConclusionesTanto las organizaciones públicas como las privadas están bajo máspresión que nunca en el complicado clima económico de hoy en día deser más competitivas: reducir costos, mejorar los niveles de servicio y hacermás con menos. Muchas reconocen que la automatización de procesospuede tener un impacto positivo significativo en la habilidad deincrementar la eficiencia y reducir los costos. Sin embargo, muchasorganizaciones líderes no automatizan los procesos manuales por lanecesidad de asegurar la información crítica. Pero las soluciones deadministración de procesos de hoy en día, que incluyen manejo dederechos, certificación de documentos, firmas digitales y otras importantescapacidades, permiten a las organizaciones reducir dramáticamente loscostos al tiempo que mejoran la calidad del servicio y aseguran quecumplen con las regulaciones relacionadas con la seguridad, privacidad ytransparencia.Los beneficios y el retorno de la inversión a partir de la automatización deprocesos son muy significativos como para que las organizaciones losignoren. Las organizaciones públicas y privadas han encontrado un terrenocomún: ambas pueden ser más efectivas, más eficientes y más capacesde adaptarse a ambientes en cambio constante: todo esto al tiempo queaseguran la información crítica.

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